人才档案信息化管理的必要性

摘要：随着社会不断发展和人才逐渐走向市场，传统封闭式的人事档案管理模式已不能适应经济发展和社会变革的需要，应建立一种开放式的人才档案管理模式。人才管理的社会化、信息化程序已成为国家或地区综合竞争力的重要因素，也是争得人才竞争优势的关键。而人才档案信息化管理是实现人才管理社会化、信息化的必要条件，也是新世纪人事档案管理的必然趋势。

关键词：人才；档案；信息化

一、坚持人才档案信息化的原则

人才档案的信息化，要以人才学和人力资源管理与开发理论及人事档案管理学为指导，在吸取我国传统档案制度的合理成分和借鉴国外人力资源管理的先进经验基础上，设计出符合时代特征、中国特色的人才电子档案，并形成计算机信息系统。人才档案信息化研究属于应用研究，档案信息系统的研制，在理论上要依据现代管理科学的原则，力求科学性、系统性和完整性，在实践上则要解决传统档案和目前人才市场求职者履历存在的问题和实际应用的难点，形成可供人才市场操作的人才档案信息系统，因此人才档案的信息化应遵循以下原则。

1.客观性原则。人才档案信息系统的建设必须以客观实际和需要为依据，具体地说，要能正确描述人才个体素质特征，符合单位择人的需要。

2.实用性原则。人才档案信息化的最终目的是为了有利于人才的评估、选拔和合理使用，因此要考虑到可操作性和实用性。有些指标理论上是必要的，可在实践中却很难准确地采集和科学地描述，比如社会交往能力、竞争能力与合作精神等，因此这些不适用的指标需要将其摈弃。

3.全面性原则。因为人才学术背景各异，职业不同，所取得的成果和做出的贡献也是多样的，所以具体指标设立要尽可能做到综合、全面和系统，具有通用性。

4.以业绩为主要的原则。学历只能在一定程度上反映一个人的学识水平，不能代替能力，对于能力的检验主要是看一个人的工作业绩。所以人才档案信息系统的内容要突出业绩成果。

二、做好人才档案信息系统的措施

1.建立开放人才档案管理服务方式。开放式人才档案管理服务，要适应市场经济的特点，要利于人才流动的方便、简捷且符合新形势下人事管理体制的要求，更要遵循档案管理自身的规律。建立人才档案信息系统最终的目的是打破人才“单位所有、部门垄断、条块分割”的传统配置模式，实现人才社会所有、资源共享、市场配置和动态开放体系。为此，必须把先进的计算机和网络通信技术应用到人才档案信息系统中，同各种类型市场中介组织沟通组成全国性联网的人才信息互联网络，使人才档案信息资源真正实现社会共享，可以灵活运用，随时提取各种情况和数据，满足社会需要。

2.建立多元化的信息采集机制。人才档案信息系统是否拥有信息量，直接关系到该系统的权威性和功能的发挥，但是传统模式下的人才归属条块分割、单位所有的体制仍严重阻碍着人才档案信息化的实施和推行，而对人才实行统筹管理和管用分离，又是一个极其复杂的进程。基于此，人才电子档案实施应采取先易后难、先点后面以及错落推进的策略。首先，可实行会员制，会员单位义务提供其专业技术人员的有关信息，并有查询电子档案相关信息的优惠权，也可为会员单位提供人事管理的跟踪服务；其次，可与有关高校合作，在有关高校中推行毕业生档案登记制度。

3.实行雇佣单位人才推荐证明责任制度。凡流动人才，其求职前必须提供雇佣单位负责人或直属主管的推荐证明材料，统一按人才档案指标要求填写，并承诺推荐责任，以防止徇情作假。

三、人才档案信息化在人才管理中发挥的作用

1.为人才建设提供信息保障。党中央明确提出人才强国战略，加强人才资源能力建设，深化人才工作体制改革，优化人才资源配置，建立完善人才市场服务体系。人才档案的信息化、网络化管理是达到这一目标的有效途径，为政府了解、掌握人才信息提供基本平台，为人才在更大范围内的合理使用和流动提供信息渠道。

2.为健全人才资源市场化配置体系提供条件。传统的人事档案制度以服从政治和组织的需要为重点，特别是封闭式的档案管理方式事实上已成为制约人才流动的瓶颈。人才档案的信息化要实行人才信息社会化集中管理，推行信息采集与分离的会员制度，这就克服了因单一的政治性档案造成对人才合理流动的障碍性的局限，从而为建立社会化、开放化以及信息化的人才资源市场配置体系提供了条件。

3.为用人单位选人提供可信有用的信息依据。一直以来，传统的人事档案制度为人员的使用、培养和流动提供了支持，发挥了重要作用，但其不足也是显而易见的。首先，以政治表现内容为主的评语式的鉴定具有相当主观性。其次，缺乏对人才知识、才能、成果与业绩的信息存录。

4.为人才流动提供便捷的途径。目前人才信息的传递方式主要有人才招聘会、广告和中介机构提供等，但是诸如此类的信息传递方式都不同程度上受时空制约，不能适应人才流速加快的趋势。人才档案信息化将突破现有人才信息传递的局限性，以大容量和高效率的信息满足人才流动的需要，提高市场交流的效率。

四、结语

当前，人才档案信息化还面临着各方面的问题，在市场经济条件下，靠行政命令推行实施是不能使其健康发展的，根本对策是根据市场经济的要求，深化人事制度改革，强化人才社会化管理职能和服务职能，有步骤地对人才实行统筹管理和管用分离，只有这样，才能保证人才档案信息化管理制度的顺利推行。

作者:王利华 单位:威海职业学院