高职院校档案信息化建设的研究

1高职院校档案信息化建设的必然性

1．1时展的要求

随着时代的进步，计算机网络技术的普及，各种信息的收集、存储、使用变得越来越快捷方便。档案作为重要的信息资源正步入信息化时代。数字化档案信息能够让使用者不受时间、空间的限制，在互联网上就可进入自己权限范围内的档案管理系统查阅档案资料；数字化信息在采集、整理、利用、存贮与传统的档案管理具有不可比拟的优势。因此，高职院校综合档案室作为储藏信息基地的组成部分，应在传统的档案收集保存利用的基础上，尽快采用现代信息技术，以信息化手段不断提高档案保存功能和利用效率。

1．2高职院校自身发展的要求

高职院校主要为社会培养高技能实用型人才，在我国的现行教育体制中发挥着不可替代的作用。随着职业教育教学改革的不断深入，学校与企业的接触更加广泛、融合不断深化；学校更加开放，优质的教学成果以视频的形式放在信息库中，供学生自由选择；学生学习可能在教室，可能在实训室，可能在网上，更可能在企业的某个岗位上；学生学习与工作交替进行也属常事；企业招聘毕业生可能来学校查阅学生档案进行面试，也可能就在网上进行。这就要求学校在诸如办学资质、学生的学习操行信息、教学文件、精品课程等都将以档案的形式有条件地供人们查阅，与人交流。这势必要求高职院校加快档案信息化建设。

1．3档案工作发展的要求

数字化档案信息使高职院校档案业务工作更为方便、快捷、高效。计算机管理档案可使传统的以纸质为载体的档案转变为机读档案，它以光盘、磁盘作为信息存储的载体，向数字格式转变，建立档案网站并与校园网联接，为学校教学、管理、科研提供了先进的技术手段和网络环境，方便师生和社会查阅、利用有关档案。同时也使档案采集更加方便，管理更加轻松，存储更加安全，利用更加有效。

2高职院校档案管理存在的问题

2．1档案信息化意识不强

首先高职院校领导层对档案工作信息化建设重视不够是普遍现象。其次是档案工作者自身存在重保管、轻利用，重馆藏管理、轻信息服务等观念，有的甚至认为自己只是一个档案资料管理员，抓好常规管理就行，至于档案信息化建设，领导和上级主管部门要求搞时积极一阵子，不作要求就放一放。这样就形成了领导不重视，自身轻建设的状况，严重影响了档案信息化建设。

2．2档案信息化基础设施薄弱

由于高职院校从领导到档案工作者信息化意识不强，导致了高职院校档案信息化基础设施投入远远落后于其它方面。特别是高职院校经费普遍比较紧张的情况下，很少会安排经费加强档案信息化所需的硬件和软件建设。导致档案信息化成为高职院校信息化进程中的落伍者。

2．3档案工作人才缺乏

目前，多数高职院校专、兼职档案工作人员数量均偏少，面对繁琐的工作，只能疲于应付，基本没精力从事档案信息化研究。高职院校档案工作人员要么毕业于非档案管理专业，缺乏档案管理基础理论知识，要么档案工作人员只有专业知识而缺乏相关的信息技术知识。再加上档案工作不受重视，档案工作人员在高职院校被忽视，甚至被边缘化，导致档案工作留不住人才，后继乏人。这些都制约着高职院校档案信息化建设的发展。

3高职院校档案信息化建设的设想

3．1提高认识，加强领导，明确职责

思想是行为的先导，提高对档案信息化重要性认识，是推进档案信息化建设的前提。首先必须认识到档案工作是利在当代，功在千秋的事业，档案信息化是提升档案在记录历史、传承文明、服务社会、造福人类等工作质量的重要手段，是学院数字化校园建设的重要组成部分。档案信息化是档案工作自身发展的要求，也是科学技术发展的必然。高职院校必须把档案信息化工作作为一项重要工作认真抓好。学院可成立档案信息化建设领导小组，全面领导、规划、组织、协调全院档案信息化工作，确保学院档案信息化建设有计划、有步骤地实施。学院各部门单位可配备兼职档案管理人员，建立以综合档案室为中心的全院档案信息化建设组织网络。学院综合档案室作为学校档案工作的职能部门要把电子档案的收集、整理、保管、利用纳入档案管理程序和岗位职责，对各单位、部门归档工作提出相应要求，并进行监督和指导。各单位、部门兼职档案员按照学院统一部署，有计划地做好本单位、本部门的电子文件的收集、积累、鉴定、保管、归档等工作，保证本单位、本部门产生的电子文件真实、完整、规范，并通过学院数字校园的档案管理系统上传到综合档案室，综合档案室进行整理后放于档案数据库。

3．2加大资金投入，优化信息设施配置

档案信息化建设，资金投入是保障，档案管理系统的开发建设，计算机及附属设备的配备和人员素质的提高都需要经费投入。在信息化建设项目上既要舍得投入，又要使资金投入效益最大化。档案部门在购置新设备时，要根据档案信息化建设需求和学院的支付能力合理购置适合的、性价比最优的信息设施；也要提高旧设备利用率，充分利用部分可正常运行的旧设备，将有限的资金优先用于购置其他更急需的信息设备上。同时，档案管理的设施配置要与数字化校园建设相匹配。

3．3推进档案资源数字化建设

一是充分运用计算机技术，加快档案目录数据库建设，做到全部档案案卷级目录都实现机验，重要全宗档案逐步实现文件级目录机验，以提高档案检索利用服务质量。二是积极建设各种数据库，通过对接收的各种电子档案进行数字化处理，逐步建立档案全文信息查询数据库系统。三是大力推进档案数字化转换，努力实现学院室藏重要全宗纸质档案和照片、录音、录像档案的数字化，建立相应的数字化综合应用平台。

3．4利用校园网，实现档案管理网络化

高职院校的档案软件管理系统只是数字化校园的一个子系统，只有接入学院的数字校园网才有生命力。档案数据必须与校园网建立文档一体化的信息系统，利用先进的数据库技术和网络技术实现学院内部信息的共享和传输的数字化，实现文件转化为档案的“无缝交接”，以便电子文件的归档、查询，以及与上级主管机关、社会之间的信息交流，真正实现资源共享。

3．5加强档案管理队伍建设

现代档案工作对档案工作人员提出了越来越高的要求，他们应该是既懂档案业务，又熟悉信息技术的复合型人才。高职院校要从实际出发，对现有档案人员进行教育与培训，充分发挥其对本校档案情况熟悉的优势，尽快提高其应用信息技术的水平。同时，要进行统筹规划，有计划地引进和培养年轻人才，努力使本校档案工作人员结构合理，优势互补，为不断提高档案信息化水平提供智力支撑。

3．6构建安全保障体系

信息安全，是档案信息化建设的重要内容。档案信息安全主要包括三层意思：一是档案信息内容的保密性，二是数字化档案保存的持久性，三是信息存储和传输的可靠性。为保证档案信息的安全，技术上要部署网络杀毒软件，硬件防火墙，有些档案存储设备为了保密还必须采取物理措施与网络分离；制度上要建立严格的安全、保密制度，杜绝非法操作和泄密事件的发生；管理上要对软件、硬件经常维护，定期升级，及时发现问题，消除隐患。

作者:方红单位:长江工程职业技术学院