探究办公室文件资料信息化管理

摘要:相比于传统的文件资料管理方法，信息化管理的优势十分显著，已然成为了办公室文件资料管理的一种必然趋势，但是在具体管理工作中仍然存在一些问题，如文件信息的易变问题和安全问题，亟待得到解决，否则将会严重影响到文件资料的管理效果。本文将对办公室文件资料的管理现状以及信息化管理的有效途径加以探析，希望能够充分发挥信息化管理的优势，提高文件资料管理的实效性，促进办公室工作的持续稳定开展。

关键词:办公室;文件资料;信息化;管理

一直以来，办公室文件资料都采用了纸质文档的保管模式，存在的弊端十分明显，无论是资料的保管还是使用都面临着重重困难。信息化管理的应用给办公室文件资料管理工作注入了新的生机和活力，大幅度提高了管理效率和管理质量，减轻了工作人员的负担，更为符合新时期办公室工作的具体要求，值得在办公室文件资料管理中予以推广，需要相关工作人员能够贯彻落实信息化建设和管理的相关举措，进而给企事业单位的发展提供有力的支持和保障。

一、办公室文件资料管理现状

通过对当前办公室文件资料管理现状的分析不难发现，待归档的文件资料数量越来越多，依托传统管理模式无法满足管理要求，还经常会出现各种各样的问题，如若处理不及时，将会直接威胁到文件资料的安全性和归档效率。比如说文件资料在同一时间只能供单人使用，其他人要想借阅只能等到上一个用户归还资料以后，而办公室文件资料的用户数量庞大，难免会发生多人需要同一份资料的情况，传统管理方式尚不能实现文件资料的共享。工作人员的时间和精力有限，需要服务的用户众多，用户提出借阅需求以后往往通过手工检索，耗费的时间较长，给工作人员带来了沉重的负担。再加上传统的文件资料管理模式是以纸质为媒介，长时间使用纸质文档容易泛黄、破损，维护起来相当麻烦，成本也比较高昂。这些问题的存在给办公室文件资料管理工作的开展造成了巨大的阻碍，可以说，文件资料管理模式的改革和创新已经迫在眉睫。

二、文件资料信息化管理内涵

所谓信息化管理就是应用信息技术、计算机技术、通讯技术等多种先进科技，构建信息管理平台，该平台的功能多样，可以很好的满足不同用户的多样化、个性化需求，使得办公室文件资料的管理更加趋于标准、规范，使用率也会迈上一个崭新的台阶。现如今办公室文件资料的信息化管理通常可以概括为两大模式，即电子文档的标准化处理和编目检索。首先，我国的企事业单位长期以来都运用的纸质文件保管模式，这些文件资料要想凭借手工方式录入计算机无疑是一个庞大的工作量，还容易受到工作人员主观因素的影响出现信息数据失真的现象。扫描技术的应用攻克了这一难题，只需要将纸质资料进行扫描，计算机上就可以清晰的显示资料内容，再经过格式转化使文档成为统一格式保存在系统平台中，即可完成资料的归档任务。

其次，计算机的自动编目对工作人员的技术水平提出了较高要求，需要工作人员能够积极革新思想观念，主动学习先进的编目技术，结合本单位的实际情况开展编目工作，对于发现的问题要及时加以解决，防止给文件资料管理埋下隐患，唯有如此才能保证计算机自动编目功能的实现，大幅度提高编目的灵活性，进而打破手工编目的局限性，促使办公室文件资料信息化管理彰显实效。检索工具是查寻文件资料的重要手段，是进行文件资料管理和提供利用的一种工具，是打开文件资料宝库的钥匙，是提高文件资料管理工作水平和实现科学管理的有力举措，是建立目录中心和进行信息交互的前提条件。电子文件资料的检索工具很多，如Windows操作系统自带的搜索功能等，但由于没能提供全文检索功能，在具体的使用过程中仍然会受到限制，不能满足现代办公室文件资料信息化管理需求。一般情况下，企业和单位都采用了和数据库结合专用的检索工具，最简单的办法就是建立电子表格的形式，对文件资料的分类、来源、发放等进行管理，也可使用Access简单数据库实现，这在小企业中比较适用。对于一些大中型企业，可以采用Sqlserver、Oracle或者DB2等大型数据库系统，基本上可以实现文件资料在保管和使用过程中，对使用者的计算机软件环境复杂度的要求。

三、办公室文件资料信息化管理有效路径

要想实现办公室文件资料的信息化管理，必须从实践工作中不断总结经验，对于管理中的常见问题做到心中有数，并以此为依据制定解决对策，这样才能进一步的强化管理效果。大量的调查和研究表明，办公室文件资料信息化管理工作中的主要问题包括以下两种:其一，文件资料的易变问题。众所周知，通过计算机来修改文件是一件非常方便的事情，而且修改后很难找到痕迹，这就容易被某些人钻空子，为了一己之私而随意删改数据信息，破坏了文件资料的完整性，给企事业单位带来了不可估量的损失。其二，文件资料的安全问题。由于电子文件储存在网络环境中，一旦计算机网络遭到攻击，电子文件的安全性就无法得到保障，单位的机密文件也会遭到窃取。对于上述问题，企事业单位必须要予以充分的重视，可以在外部网络和内部局域网之间构建防火墙，任何进入内部局域网的信息都会经过过滤，还要实时进行信息的监测，以防范病毒木马的攻击。机密文件要予以加密处理，避免其他人员使用计算机来盗取文件，这也可以在一定程度上提高电子文件的安全性。除此之外，经常对电子文件进行备份，备份文件要用其他存储设备单独保存，当遇到停电、系统故障时就不怕电子文件会丢失了。

四、结语

总而言之，文件资料的管理是办公室工作的重中之重，必须要注重现代化技术手段的应用，积极实施信息化建设，与此同时，对于信息化管理应用过程中暴露出的问题加以妥善解决，以扭转传统管理模式弊端，最大化的展现信息化管理的优势，给办公室文件资料管理工作的顺利开展增添助力。

参考文献:

［1］任灵芹，李桂玲．初探办公室文件资料信息化管理［J］．河南水利与南水北调，2012(16)．

［2］王丽．如何做好会议文件资料管理工作［J］．秘书之友，2010(10)．

［3］刘钰洁．浅谈办公室文件的归档管理工作［J］．中国集体经济，2016(03)．

作者:刘蒙菊 段军囡 杨媛媛 单位:中国电子科技集团公司第二十七研究所