高职院校学生信息管理现状分析

摘要：在数字化校园的建设中，本科院校由于自身的优势，发展很快，高职类院校相对落后，由中职院校升格起来的高职院校更是由于起步慢、资源少等，在数字化校园建设方面远远跟不上时展的需要。

关键词：高职院校;学生信息管理;现状

在信息技术高速发展的今天，随着“移动互联网、物联网、大数据、云计算”等新技术的广泛应用，学校的教学、科研、管理等各个领域迅速加入这个运用大军之中。在这个过程中，各种各样的管理模式、应用软件不断更新、发展，学校管理进入数字化校园的管理时代。随着各种应用的不断延伸，数字化管理模式逐渐被各级各类学校的办公、教学、科研、人事、财务、实验、图书与后勤等管理部门采用。在学校所有这些应用数字化管理模式的部门当中，对于学生信息的管理占据了极其重要的地位，几乎所有部门都会涉及此类信息。学生信息管理是各级各类学校学生管理的基础，在整个管理链中更是起着至关重要的作用。学生信息管理手段不但反映了管理部门的水平，而且反映了学校的教育教学水平及学校办学水平。由于各类学校实际情况不同，在数字化校园的建设中，本科院校由于自身的优势，发展很快，高职类院校普遍落后，由中职院校升格起来的高职院校更是由于起步慢、资源少等，在数字化校园建设方面远远跟不上时展的需要。以海南软件职业技术学院为例，学校由中师类的学校升格为高职院校后，加大数字化校园建设力度，在教学、科研、学生信息管理方面利用学校的专业优势，开发适应本校实际情况的应用软件。但面对生存与发展，亟待投入的方面更是多之又多，数字化校园的全面建设，面临的问题非常多。下面以海南软件职业技术学院为例，谈谈高职院校学生信息管理的现状。

一、系统使用率不高，更新慢

学院一直很重视现代化管理手段的应用，在学生学业成绩管理方面，早在二十世纪九十年代就购置了成绩管理系统，而其他方面由于没有相应的应用软件，一直沿用最原始的人工管理。直到二十一世纪初，各种应用软件逐渐面世，教务管理系统的使用，使学生信息管理除了成绩管理外，增加了学生基本信息、学籍管理、教学管理、教材管理及财务管理等功能，却因为系统的运行跟学校管理的模式与各项工作流程不符而难以应用，数据格式与各部门使用系统的数据格式不同而难以实现对接，若要运用，则必须重新录入，为了避免重复操作，不选择使用该功能。如毕业资格审核需要对学生的缴费情况进行审核，学生的缴费情况由财务部门提供，财务部门提供的数据是使用专业的财务处理系统，其统计的数据不能直接被教务系统读取，必须将数据导出后再重新录入，无形中增加相关部门的工作量，在进行毕业资格审核时不采用系统进行审核而改为其他形式。由于运用不多甚至不用，对相关系统需求不迫切，更新慢甚至停滞不前。

二、生源情况复杂多样，信息容易混淆

招生途径多样与多种学制并存，使学生信息管理更加复杂。目前，高职院校招生途径主要有中招、高招、单独招生、3＋2试点等，学制主要有五年一贯制、三年制、两年制、3＋2试点、3＋2衔接等，而单独招生和3＋2试点招生的学生信息管理尤为复杂。以单独招生为例，学生分别来自普通高中、职业高中和中职学校，学制有2年，也有3年，为了方便教学，加上招生计划的限制，常常会把几类的学生编在同一个班级进行管理，这就给学生信息管理增加了难度和强度，使得不同部门在进行汇总时因分不清楚学生的情况，得出不一样的结果。如在进行在校生数据统计时，学生处是根据专业班级进行统计，教务处根据学籍情况来统计，其结果自然不一样，学生管理部门在整理学生材料时，这种情况给整理工作带来一些困扰。

三、数据格式不统一，产生信息不一致

目前学生的基本信息主要是招生部门提供录取信息，然后分别由学生处、教务处分别进行收集补充，学生的奖罚信息由学生处产生，学籍异动的第一级管理在学生处产生，然后由教务处负责在教务系统进行标注，学生缴费情况由财务处进行统计。这三个部门使用的系统都是根据各自的需求而配置，三者之间尚未建立连接，所有信息都是由各自部门各自录入的，或者需要到相关部门拷贝初始数据进行处理后导入系统，而后期所产生的数据变化则需要各部门随时收集并进行录入。由于各部门收集的途径不同，时间不同，数据格式也是根据本部门的需要进行处理的，因此提供给学校的数据不一致，致使学院拿不到统一的、权威的数据。

四、管理流程缺少有效连接，信息处理不及时

在管理过程中，由于各级管理部门会根据各自的情况制定不同的管理制度，跨部门使用数据必须找到相应的管理人员才能获得相关数据，同时管理流程之间反馈机制不够完善，管理平台没有进行有效的对接，造成某些流程有没有走完，主管部门难以了解和监督。如学生办理退学手续，根据管理流程，学生的退学申请在经所在部门、学生处、教务处、主管院长审批通过后，交回学籍部门进行登记处理后，再通知到学生所在部门、学生处、财务处。而在这一过程中，一旦某个环节没有通知到位，可能出学生所在部门、学生处将该生标注为退学，学籍部门因没有收到退学申请表没有进行退学处理，教务系统中该生却是注册状态，教师在进行成绩登记时要录入考核成绩，甚至是进行毕业资格审核时，把已经退学的学生纳入审核名单；财务处因没有收到退学申请表，在统计学生欠费时仍有该生名单，等等，致使产生因信息不一致而需要反复重新核查的情况，不但增加各部门人员的劳动量，而且影响了工作效率，损害了学生的利益。

五、信息使用率的提高使信息管理工作更加复杂

学生信息包含学生基本信息、学籍学历、课程、成绩等，使用学生信息的部门涵盖了全校行政、教学、科研、人事、财务、实验、图书、后勤等各个部门，在处理本部门的各项事务中，各个部门都根据自己的业务需要选择相应的应用系统。为了维护本部门系统的正常运行，各部门需要根据系统数据格式录入基本数据。以学生基本信息为例，教务系统、学工系统、财务系统、图书馆系统、一卡通系统等系统都在使用，并且要根据部门需要进行维护，其原始数据分别从招生处、学工处、教务处收集，来源不同，格式不一，使用部门需要对这些数据进行格式处理才能导入系统，或者重新逐一录入。这样就产生了一些重复的录入，也同时增加了数据不一致的可能性。再者，学生基本信息来自不同部门、不同系统，学生从入学至离校，期间各个系统都在不断补充、更新学生的基本信息，这些变化使要获得一份准确的学生信息变得更加复杂。换言之，一份完整的学生信息，需要多个部门共同维护才能保证其完整性，如果没有确定一个权威的来源，则很难保证数据的完整、准确。对学生信息的主要管理部门来讲，给全校各个部门提供数据也是一项非常繁杂的事情，因为各部门要求、数据格式不同，学校行政、科研、人事部门需要的是统计数据，财务、后勤部门除了统计数据外，还需要每个学生的信息，教学、图书馆只需要学生的基本信息。出于信息安全考虑，主管学生信息部门不能将学生全面信息全部提供给使用部门，必须对数据进行整理才能提供给使用部门。这种反反复复的操作，大大增加部门工作人员的劳动量，也使部门工作人员的工作更加复杂化。

六、信息使用的需求使学生信息安全管理工作存在隐患

随着信息的使用率不断提高，范围不断延伸，学生信息安全问题存在一些隐患。首先，从使用过程来说，学生信息在全校各部门之间的交叉传输、反复整合，很容易出现信息丢失和泄漏的情况。其次，信息的传输渠道存在一些安全隐患，有时为了方便，操作者会将信息保存在U盘里，U盘一旦丢失或损害，所有数据将无法找回。另外，使用者的工作习惯及安全防范意识也会影响信息的安全问题，笔者发现，在信息收集与整合过程中，为了操作方便，将相关信息随便放置在电脑桌面上的情况并不少见。

根据学生信息管理的现状，要使更多的部门更充分地使用已有的数据资源，减少资料收集、数据采集等重复劳动，就要实现信息共享。实现信息共享，需要有平台支撑，开发和完善数据共享平台系统，建设数据共享资源体系，推进数据的共享和综合开发利用，实现学校各部门信息数据共享和互联互通，使各个部门都能查看和使用准确、统一、及时更新的标准数据，使数据共享平台成为学校建设的支撑和服务平台，并为后续系统的建设提供标准的数据接口，数字化校园的建设是摆在所有学校面前最迫切的任务之一。

参考文献：

［1］杨朝晖.职业院校学生个人信息管理现状调查与分析———以天津医学高等专科学校为例［J］.职业教育旬刊，2016（11）.

［2］崔行臣，赵佟，颜景佐.数字化校园中信息资源整合和共享平台建设研究［J］.山东广播电视大学学报，2015（6）.

［3］王益.高校数字化校园中的信息共享与交换研究［J］.中国教育信息化，2012（11）.

作者:史君萍 单位:海南软件职业技术学院