高职院校学籍管理论文

时间:2022-07-29 04:24:39

高职院校学籍管理论文

一、当前高职院校学籍管理中存在的问题

随着信息技术革命的发展,计算机信息系统不仅作为信息的储存、加工处理与传输工具,而且在建立科学的决策机制、优化资源配置和组织结构、提高人员素质等高校管理活动中扮演重要的角色[1]。在当前大力提倡科学发展观的前提下,学籍管理中运用信息技术更是顺应时代的要求,也是学校发展的必然。然而,目前高职院校结合信息技术的学籍管理工作却开展得不是很顺利。以泉州经贸职业技术学院为例,前几年,学校专门购买了一个青果教务软件,用于课表编排、考务安排、学生成绩管理。但是,由于前期调查、准备工作没做好,资金投入进去以后没办法做到物有所需,不能真正运行起来,学生的成绩都没能及时录入系统,都是后期进行补录,学生也没办法在学校网页上查询自己的成绩。经常是开学过来,三三两两的学生到教务处问自己的期末成绩、补考成绩,无形中加大教务处工作人员的工作量。更甚者,每到毕业生离校前,加班加点地补录毕业班学生补考成绩,力争能够顺利将毕业生的学籍档案及时寄送出去,这样,工作不仅累,而且多而杂,效率不高。将泉州经贸职业技术学院使用青果系统进行实例剖析,如图1。

泉州经贸职业技术学院购买了上述青果系统的所有模块,从教学计划的选择到教材管理的录入等模块全部购买。按照原来购买的意愿,如果要完全将此系统运用起来的话,就应先把教学计划做好,随后进行课表编排,而后才能做学籍管理及后续的学生成绩及档案信息,这样,所有的信息就能完全做到网内共享,增加信息的流通渠道。但是,由于青果系统比较庞大,在本院没能真正运用起来,到现在为止,也只用到学籍成绩这块。为了能使用学生成绩的模块,还要人工将成绩模块之前的几个没运用的模块人工使用起来,导致的结果是,原本是应运用系统来为教务员减少手工操作,现在,反而是为了能打印出档案表,教务员还得有目的地、人为地进行手工录入工作,增加了人力劳动。随着高职院校办学规模的扩大,必然导致学籍管理工作的分工、细化。然而,随着高校办学规模的不断扩大,系部结构也已初显,但是教务处仍然是学籍管理工作的主体,如:考务工作,课表编排、成绩管理等。因此,教务处学籍管理人员整天忙得不可开交,而系部的职能却没办法有效地运行。系部只是一味地服从安排,不能自主的完成其本身应负的责任,工作积极性不高。

以泉州经贸职业技术学院为例,所有教务处的工作都是与系部的教务员联结。而系部教务员又都是聘请合同工,责任感就不会太强,稳定性也不是很好,工作量又大。更糟糕的是,在教务员的意识中,他们只负责教务教学工作,所有与学生有关的工作,都应该由辅导员负责。而学校辅导员又是由学生处管理,教务处派给辅导员的工作,他们会觉得端口不对,只服从学生处的安排。这样,就导致教务处学籍工作没办法顺畅完成,原来本应由系里反馈给教务处的学籍信息,相反,现在却需要教务处往下去咨询,本末倒置,无形中带来很多棘手及被动的工作。泉州经贸职业技术学院教学相关职能部门结构如图2。从上面的结构图就可以看出,泉州经贸职业技术学院纯属单向型职能部门。这样,能够确保高层主管的权威性并使之能有效地管理组织的基本活动,强化了控制,避免了重叠,增加了执行力度。但由于权力过于集中,导致部门之间难以有效沟通。从上面的职能分工中可以看出,教务处不仅负责教学,还涉及到科研、实训等方面,而所管辖的系部,却只对应教学工作,这样,无形中增加了很多交叉工作执行的难度,进而影响到工作的效率。

二、加强和完善高职院校学籍管理工作的建议

首先,学籍管理包含学生从入学到毕业的一系列表现,更关系到学生是否能顺利毕业。因此,应该从根本上让大家认识到学籍管理工作的重要,积极宣传学籍管理的政策和制度,努力营造一个大家自觉遵守规章制度,自我约束的氛围。其次,在普及学籍管理工作的同时,学校也应从本质上重视学籍管理工作。一所学校能否正常运行,就看教学工作时候能否顺利进行。教学工作能否正常开展,在于学籍管理工作能否有序进行。因此,学校应努力完善学籍管理工作的各项规章制度,将学籍管理工作作为日常的重点项目来抓。再次,在与系部之间的工作交流中,应加强与负责学生工作的辅导员之间的工作交流,不能只是一味地以“端口不对”为由,拒绝教务处分派给的任务,促进学籍管理工作的有序进行,应该互相配合,以大局为重,一切以学生为出发点,同心协力,把学校的学籍管理工作做好。

信息化是当今世界发展的大趋势,是推动经济社会变革的重要力量。《国家教育事业发展“十一五”规划纲要))指出:安全教育管理相关制度大全要“加快教育信息化步伐。以教育信息化带动教育现代化。”在我国教育信息化步伐不断加快的历史背景下,高职院校教务管理信息化建设势在必行,而高职院校学籍管理信息化建设则是高职院校教务管理信息化建设的重要组成部分,加强学籍管理信息化建设顺应了信息化不断发展的大趋势。具体来说,在学籍管理的信息化进程中,应该将录取进来的学生录入系统,进而进行学费缴交、宿舍安排等报到手续,而系部应该就此基础上应用系统按班级对学生进行管理,从而完善应用系统完善学生的学籍管理工作。这样,教务处就可以很方便地根据系统信息进行课表编排、考务管理、学籍管理以及学生毕业的档案管理工作,充分利用信息技术来服务于学籍管理工作人员。学籍管理人员管理的水平,关系到高校学籍管理工作的水平,关系到教学质量的提高和教学工作的运转。因此,在日常的学籍管理工作中,应立足于学生,摆正工作心态,时刻牢记“教育服务”的意识,以高度负责的工作态度、认真细致的工作精神、实事求是的工作原则来处理一切事务。并且在工作之余,应该加强自身业务素养的提升,积极参加各种技能培训,甚至是继续深造,不断充实自我。

总而言之,学籍管理工作任重而道远,只有从本质上认识到学籍管理的重要性,并建立、健全学籍管理工作机制,才能保证学籍管理有效运行,进而能够促进教学秩序有效运行,实现教育的长远目标,保证人才质量的培养。

作者:苏美玲工作单位:泉州经贸职业技术学院教务处