探究企业档案管理研究论文

摘要:档案工作已经成为企业管理中的重要组成部分之一。为适应现代化新时期的的发展需求,企业必须树立新观念,构建新体制,实行新的制度进行管理。档案管理人员是档案管理的关键因素,所以档案管理人员应该创新思路,对档案管理的各项功能进行开拓,并且积极探索和体现机制、观念和管理的创新。下面本文将对企业中的档案管理展开讨论。

关键词:企业;档案管理;信息技术

档案管理是企业管理中的重要组成,与其他方面的管理有所不同,它不是只局限于某一领域的管理活动,也不仅仅是档案部门和档案管理人员的事情,而是需要企业中所有人员共同参与的情况下才能取得一定成效的事业。企业没有创新就失去希望和活力,档案管理工作也是如此,这就需要企业中全体成员创新思路,全面开拓档案管理中的各项功能。

1企业档案的重要性

企业档案指的是企业在各项经营、生产活动中形成的对社会、国家及本企业具有保存价值的文字、图标以及声响等形式不同的历史记录。企业在日常的工作当中,注重对各种文件材料的形成和积累,并且按照特定的要求科学的进行分类整理,统一对企业各部门和各种载体档案进行管理,来使得档案能够有效的被利用。

企业档案的重要性表现为四个方面。第一是,企业的档案起着企业科技发展过程中催化剂的作用;第二是,企业档案的科技档案是企业知识形态的生产力:第三是,企业档案是社会效益和企业经济效益的表现形式;第四是,企业的档案的企业文化中的重要内容,是企业能够成功的金桥。

2企业档案管理遵循的原则

2.1分级管理,统一领导企业中的档案机构要对企业的档案工作进行统一领导和集中管理,建立起企业内部统一的档案管理制度,对企业实施全部档案的综合管理。

2.2维护企业档案的安全与完整企业档案安全的维护,是对企业档案实施良好的管理和保护,做好档案的保密工作,严格防止企业档案的丢失、泄密和失密现象的发生,严格遵守企业档案中所包含的涉密事项,来保护企业的知识产群,维护企业的合法权益。

企业档案完整的维护,从数量上来讲,就是要保证企业档案内容上的齐全配套;从质量上讲,就是要保持企业档案的内在有机联系和系统性;在范围上,应涵盖企业的全部工作活动所产生的各种形式、各种门类的档案文书,严防档案进行人为地凌乱堆砌和加以割裂。

2.3便于社会和企业对企业档案的有效利用对企业档案的利用不只是企业档案工作的基本出发点,也是企业进行档案工作的最终目的所在。企业档案管理工作能够不断延续中得到发展的原因就在于它对社会存在一定的利用价值。对企业档案利用已经贯穿于企业档案管理中的始终和各个环节,而且,其也是对档案管理工作进行检验的根本标准。

3档案管理中信息技术的运用

3.1企业档案载体发生转变企业实现计算机进行档案的全程管理之后,适时地实现了信息数据的远近传递处理和交换。在企业的档案管理活动中,电子文件以其快捷的传递速度和办文进度逐渐取代了纸质文件,电子图纸也以其手工绘制所无可比拟的优势而大量出现。通过计算机进行辅助设计使企业档案设计、存储、修改和查询变得方便又快捷。

3.2企业档案分类发生转变传统的企业关于文书档案、产品档案、科技档案、会计档案、基建档案、人事档案等传统分类方案已经被逐步打破,取而代之的是,以企业信息集成系统中各个管理模块、流程的设置。一份完整的档案信息被分散在几个管理系统中,计算机按照规定发出指令,根据档案管理目标随时调整和设立类目。这种档案分类的方式更能贴近企业的生产、经营及管理等各方面,分类也将更加详细、更加科学、更加规范。

3.3企业档案的接收和保管发生转变传统的档案管理工作是档案工作者通过参加产品鉴定、重要设施开箱、重要项目建设及技术改造的竣工验收,来作为企业档案的指导、监督和接收。在当今电子环境下,档案人员只有积极的介入文件的形成和保管过程,档案文件才能被鉴定、保存、编目来提供应用。企业的档案工作者要在专业人员的指导下学习如何运用专门的档案信息来接收管理平台,要懂得如何对档案进行控制和维护档案信息资源的有效性、实时性和可靠性,来对电子档案信息的收集和管理进行掌握。

4加强企业档案管理的措施

4.1统一规范,建立档案管理现代化技术标准档案管理工作的规范化和标准化是企业信息化建设的前提和必要条件。当今时代的档案管理已经不再是属于一个特定的部门,它是作为一个系统、一个地区、一个国家甚至是国际的信息交流的一个组成部分。所以,企业档案管理部门必须要遵循档案标准化的原则,对收集、编目、整理、检索、防霉防虫、温湿度控制以及安全保护等基础性的工作,应该严格按照统一的标准法则进行规范整理。公务员之家

4.2提高企业档案管理工作者的素质首先,是较高的政治素质。企业档案管理工作者较高的政治素质能够为企业档案事业的发展奠定坚实的理论基础。其次,是较高的职业道德素质。企业档案管理工作者要树立为档案利用者提供优质的服务为准则,来提高其服务质量。同时档案管理工作者还必须有严格的保密观念,来为档案信息的安全提供保证。再次,是较高的专业素质。企业档案管理工作者的专业素质包括:专业的理论基础、对档案工作的方法和规律的掌握、精通的档案业务以及基础的计算机知识,来使得档案管理工作由传统人工操作向现代化管理的转变得以实现。最后,是创新意识。企业档案管理工作者在日常的工作当中应当具有开放性,用新的思维来对待新问题,用新的对策和思路来解决出现的问题,把档案的管理工作提高一个层次。

4.3服务进行创新在信息高速发展的今天,企业档案管理工作的内容和服务方式与传统的档案管理发生了很大的变化,为企业档案管理的发展提供了巨大的创新和发展空间。企业档案管理工作人员应该树立信息服务的理念,在信息服务的方式上,要充分考虑档案利用者对信息的需求,提供面向利用者的信息利用平台。企业应该在对档案信息的需求进行充分调查的基础上,建立专题,收集和筛选,对相关信息进行深层加工,以先进的科学技术为支撑,为业务部门和企业领导和提供信息服务。

4.4正确处理档案保密与其利用的关系在企业档案管理的日常工作中,工作人员要十分重视档案的保密措施,工作中应尽心尽职。但是受传统的保密观念的影响,企业的档案管理工作普遍存在着重视保护轻视利用的现象。大批的档案得不到有效的利用,甚至有些价值很高的档案也被长期的束之高阁,造成了档案价值的严重浪费。有些企业领导不能及时的了解到这一情况,使得档案管理工作者的价值难以在档案的利用过程中体现出来。所以,企业档案管理部门,应该改变传统的档案管理观念,在做好档案保密工作的同时,切实完善自己的本职工作,来为领导的决策服务。

4.5加强企业档案管理建设的标准化程度加强企业档案管理建设的标准化程度可以通过明确规章制度、严格遵守企业档案管理流程以及完善企业档案管理制度来实现。

总之,企业档案管理工作并不是孤立的,它是与社会环境发生密切联系的开放系统。档案的管理工作应该做到与时俱进,随着经济建设发展而不断的延伸。

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