高职院校财务报账流程优化研究

摘要：高职院校在开展教学之余，还会组织科研活动，或者充分发挥高职院校的社会服务功能，而上述工作的有效开展，离不开高职院校财务部门的大力支持，换而言之，高职院校财务部门的工作效率，对高职院校各项工作能否顺利开展起到了直接的影响作用。因此，在信息化环境下，高职院校优化账务报账流程，对高职院校的发展起到攸关重要的作用。通过对高职院校现有财务报账流程存在的问题进行分析，进而提出在信息化环境下高职院校财务报账流程如何优化提出自己的见解，希望能对提升高职院校的财务报账工作有所助益。

关键词：信息化；高职院校；财务报账；流程优化

在信息化环境背景下，传统的财务报账方式已经不能满足高职院校财务管理需要，随着高职院校的办学规模不断扩大，学生以及教职工的数量呈现了高速发展的格局，大幅增加了高职院校财务报账的工作量，高职院校传统的报账方式，严重影响了财务报账的工作效率，对高职院校的发展起到了消极的作用。信息技术在高职院校的广泛应用，为优化高职院校财务报账工作流程提供了坚实的保障。因此，高职院校应该充分利用信息化的优势，优化财务报账流程，提升高职院校的财务管理质量。

一、高职院校财务报账流程的内容及现状

目前，很多高职院校的财务报账流程依然采取传统的方式，首先，经办人收集原始凭证（第三方或自制），按照高职院校财务管理制度的要求填制费用报销单，同时将原始凭证粘贴到原始凭证粘单上并附在费用报销单后面；其次，经办人在原始凭证上签字，逐一经过部门领导、主管院领导、财务票据审核、财务处长、财务院长，院长这一系列环节之后，再由财务部门进行报销。而高效的财务报账流程是，对经办人的资料进行审核，核对无误后填写支出凭证，并交与会计主管进行审核验收，最终由出纳部门完成最终的支付［1］。高职院校隶属于行政事业性单位，随着教育事业的不断发展，教育经费等收支也呈现出了爆发式增长，尤其是收入来源的多样化，使得高职院校的财务报账工作面临重大的挑战。高职院校教职工对财务报账流程也不满意，审批时间过长、一次性通过率低等诸多的问题，极大程度的降低了教职工对财务部门的满意度。高职院校传统的报账模式有着较强的原则性，同时具有流程长、手续复杂等特点，无形中加大了财务人员的工作难度。

二、高职院校财务报账流程优化的有效手段

（一）优化沟通渠道。在信息技术高速发展的背景下，沟通方式已经呈现出了多样化，沟通呈现多样化趋势。财务部门要将票据粘贴，以及各种经济业务报销的方式，通过视频录制的方式进行说明，其中包括报销项目，报销流程，以及具体的操作方法等，并到官方网站。同时，通过微信群、QQ群等方式建立沟通渠道，打破传统的沟通方式的束缚。在群内，定期组织指导性会议，传达最新的财务制度，并将校内规章制度进行系统的讲解。此外，财务人员要将出现问题比较多的情况进行归纳与总结，并将问题解决方式以文件形式保存在平台，节省普遍性问题反复回答的时间，同时，也方便师生进行有效学习。同时，完善交流平台，对师生的疑问进行统一的回复。财务人员在财务报账过程中，将经常性发生的错误进行整理，并在平台进行归纳与总结，避免同样的问题反复出现。待审核完成并通过后，以短信、邮件等多种方式告知经办人的审核结果［2］。（二）完善岗位设置。财务人员在收单过程中，一定要对票据的标准程度进行判断，例如，经费的支出范围、票据真伪等，一定要进行预审，及时发现问题，及时告知经办人补充与更正。当初审完成后，进行单据的录入，进入二审制单流程。初审对单据标准率实行有效控制，可以极大程度的降低返工现象的发生，让工作效率得到一定程度的提升。二审要根据财务报销的类型，设置相应的岗位，如借款、发放工资、出国人员报销等等，岗位经过明确的细分后，不仅能强化专业岗位人员的专业技能，还能有效提升单据审核的准确性，进而最大限度的提高了工作效率。同时，复审岗位也要进行业务划分，明确岗位职责以及业务范围，利用专业提高效率。可以聘用专门的引导人员，对未掌握网络报账的人员进行引导，并为其提供充分的服务。此外，加强对引导人员的培训工作，使其完全掌握学校经费的报销流程，以及基础的财务知识。同时，引导人员一定要具有解答能力和协调能力，不仅能帮助经办人答疑解惑，完成简单的报账准备工作，还能协调大厅秩序。（三）信息管理系统的开发。财务管理系统应该紧跟时展的脚步，通过技术的更新，完善管理系统，使其满足高职院校财务工作的具体要求。在高职院校财务信息管理系统中，利用信息技术优化财务报账流程，冲破各个环节之间的束缚，打造一个透明化的信息管理系统。因此，高职院校要充分发挥校园网络平台的作用，打造独立的财务系统，并在系统中创建独立的财务报账管理模块，具体内容不限于报账预约、审批、完成等窗口，最终目的以符合高职院校财务管理制度为前提条件。不仅节约了时间，同时也降低了成本，而且清晰的模块能让财务人员快速地掌握工作流程［3］。（四）优化财务人员专业技能。对于业务能力较低的财务人员，一定要开展定期或不定期的培训与教育工作，为其讲述规章制度，传达政策导向。促进员工间的有效沟通，在交流中强化专业技能，增加知识储备。同时，校方应邀请财务专家做专题培训会，解读最新的财务政策，使财务人员与时俱进，全面提高财务人员的专业能力，健全高职院校的财务报账流程。

三、结语

高职院校财务报账的信息化，有利于减轻高职院校财务管理工作所带来的压力，提升高职院校对经费的管理与控制，充分体现高职院校的资源运作状况。然而，信息化财务报账管理工作，需要高职院校财务部门有效发挥信息化优势，科学合理的分配财务工作，缩减环节。高职院校信息化的财务报账系统要保证系统的安全性，促进经办人与财务人员熟悉全新的报账方式。

参考文献

［1］叶娟.信息化条件下高职院校会计核算优化研究［J］.环球市场信息导报,2017（39）.

［2］谭玉娥.高职院校财务管理信息化、网络化的研究与实践［J］.现代经济信息,2017（24）.

［3］鹿秀梅，张砚文.基于财务共享服务对管理会计信息化策略研究［J］.江西建材,2017（14）.

作者:段红艳 单位:湖南外贸职业学院