物业服务企业内部控制问题与对策

摘要：物业服务企业的内部控制是现行财务制度体系的重要组成部分，也是企业管理的内部重要制度。内部控制就像物业服务企业的“牛鼻子”，抓住了这一中心环节，可以带动企业的全面管理提升，降低成本，提高经济效益，从而规范投资者、企业及经营者的关系和行为。本文从物业企业内部控制的重要性入手，分析内部控制的现状及问题，并提出改进对策。

关键词：物业企业；内部控制；问题；对策

一、加强物业服务企业内部控制的重要性

根据物业服务企业自身的经营特点和内部管理要求，内部管理制度应着眼于发挥好“三种职能”，即监管职能、反映职能、服务职能。建立和完善公司的各项资产的实物管理制度，加强相关业务的内部控制牵制，建立必要的内部监督机制，保障公司财务的安全和完整。以适应外部市场的快速发展及经营环境、布局的不断变化，但在原有制度的基础上，也不能一成不变，而应根据公司的发展不断适时修订，确保其顺利推行实施。以此优化人员结构，建立一支高素质的财会队伍，加强财务人员职业道德和业务培训，保证会计机构和会计人员的服务意识，依法履行职责。物业服务是我国现代化服务业中的重要板块，经历了物业发展三阶段，即“物业管理－物业服务—生活服务”的转变。物业服务对于城市经济的发展和社会的和谐发展具有一定的促进作用，由于许多业务事项是由企业自主决定，且内部控制起步较晚，现状不容乐观，这就要求企业必须通过内部控制的具体化、明确化，来制定和完善内部控制制度，强化其在物业企业服务中的重要作用，从而满足物业服务企业全面适应市场发展的需要，增强企业市场核心竞争能力，才能充分落实好理财自主权，促进物业服务行业向现代服务业转型升级,为行业进步“添砖加瓦”。

二、物业服务企业内部控制现状

内部控制的目的在于管好用好资金，降低企业成本，实现企业价值最大化。在物业服务的工作中有许多可以降低成本的地方，只要我们认真去找，就会发现“遍地是黄金”。随着政府改革的不断深入和推进，这个市场发生着高速和深刻的变化，现代化物业服务的重要性愈发突显，供给也达到高度竞争，差异性日渐缩小。由于物业服务面之广泛、基础地位之重要、情况多样而复杂，如果有任何服务的不到位，都会成为失职，因此失去机遇、失去客户。所以需要通过充分挖掘内部潜力，充分考虑服务升级和提高，以适应新时代、新阶段的要求。首先，物业服务企业要树立全新的成本管理理念，做到事前有目标、事中有控制、事后有考核，让物业服务更简单、更有价值，才能赢得服务主动权、赢得市场。从三个方面来看：(一)人力资源控制。由于物业服务行业的特殊性质决定了物业服务成本费用主要是人力资源成本费用支出，有近90%的工作量在服务中完成的，其中占的比例最大的主要是操作层服务人员的工资，包括保安、保洁等人员的工资。在机构设置时，应以精干、高效为宜，部门越少、人员越精越好，如果机构设置过多，人员工作不饱满，会造成极大的资源浪费，不但增加成本、增加内耗、劳动用工风险也随之加大。这几年随着最低工资的连续上调，人工成本上涨，用工风险加大，使得物业服务盈利空间收窄。（二）物业费用的控制。1.节约能源意识。现如今能源节约已经是物业行业中，一个需要融入日常生活和工作的问题了。如果能够做好能源节约，积少成多，将会有利于降低总成本。而能源节约是一个日常的问题，一个习惯问题。我们需要我们的每一位员工做好日常生活中的小事，减少浪费行为。将能源的节约和降低能耗培养成日常生活中的工作习惯，培养良好的能源节约意识和成本控制意识。例如，用节能的绿色产品替换常用的消耗设备：照明，换气等设备。在选用绿色产品的同时，也需要货比三家，悉心挑选相关材料供应商。这虽然是前期准备工作，但俗话说“好的开始是成功的一半”，一个良好的开端会使得后续工作成本降低，这也是所谓物有所值。使用性能良好质量上佳的产品使得续航长久，在日后的工作中可达到降低维修成本，从而达到控制总的物业管理成本，节约能源的作用。而在维修保养过程中，应该有详细的登记记录工作，及时处理问题，减少不必要的损耗。同时，在能源节约方面，废物利用也必不可少。宣传变废为宝，给予将废物利用做得好的表率奖励，调动其积极性。2.维修保养费控制。在方才的节约能源中也有提出，降低维修成本可以达到控制物业管理总成本的重要作用，维修保养的费用在营业成本中占很大比重，控制物业管理费用的支出很大程度上也就是控制好维修保养费用，维修保养费用主要包括公共部位维修费用和日常维修费用。在物业管理中，维修费用的支出应当认真对待，率先进行全年预算的编制，并建立完善的审批制度。（三）内部管理的控制。内部控制制度贯穿于业务活动的每一个细节和步骤，相应的风险就会出现在日常的工作中，因此物业企业建立内部控制要结合行业的发展方向和特点，明确经济业务事项的决策和执行程序，确立会计工作人员的职责权限，制定相互制约办法，尤其要健全重大资产处置、资金调度、工程结算、对外投资、对外担保等重要事项的内部牵制、监督与集体决策工作，防止舞弊败德行为的发生，这就必须坚持“四项原则”：1.收支两条线原则：是所有收入和支出全部纳入公司资金管控，即每笔收入应及时存入公司银行帐户，每笔支出按公司费用报销流程办理手续，对不经批准的坐支、挪用行为，一经发现，按相关收费管理规定，坚决给予处理，保证有章可行。2.合理合规原则：是财务人员处理事情的原则，即保证合规性，也要注意合理性，在原则中注意灵活，在灵活中掌握原则，随机应变，真正做到切实可行，不然会适得其反。3.公平原则：财务人员应当具有较强的协调平衡能力，在考虑业务、收入的分配时，必须有根有据地进行，做到公平、公正。在决策过程中，站在思索一盘棋的角度，细想每一步，充分考虑企业的长远利益和可持续发展。4.管理过程最优化原则：物业服务行业从行业名称就明确说明了这是一个服务行业，是一个需要注意细节要求，规范管理的行业。所以在工作中需要培养并规范从业人员的服务意识和工作意识。只有提高相关人员素养，才能保证该岗位上的工作人员质量，细节决定成败，避免重复劳动和无价值付出，节约人力成本。

三、加强物业服务企业内部控制的对策

（一）充分利用智能化科技，降低人力成本。物业服务降低成本的一大途径是控制人力成本，要降低人力资源成本，首先需要合理的制定各物业服务中心的用人编制，需要灵活变通，因地制宜。在最初进行人员定编定岗时，需结合实际，根据所管理的小区自身情况进行不同的编制。比如在某些有共通之处或者技术含量不高的岗位，可以减少人员分配或者采用一人多岗。或者工作集中管理，将物业管理的内勤岗位集中在物业服务中心，节省在路上不必要的消耗时间，降低工作成本，提升工作效率。除此之外，负责业主档案管理工作的工作人员同时也可以负责业主的接待工作，两个职位之间有共通之处，基于档案管理人员对业主较为熟悉，在进行业主的接待工作时可以实行更为人性化的服务，提升工作质量。充分利用智能化材料有利于大幅度提升工作效率，降低人工成本。智能化水平的低下是在无形地提高人工成本，例如提升小区安全，可采用电脑自动收费、刷卡入门、巡更机、监控设备等智能化科技。这样有利于针对性的分配保安岗位的人手，在提升安全性的同时，降低了人力成本。（二）树立减能降耗意识。树立节能降耗意识，即是促进人力、物力的节约。梳理经营思路，推行预算控制，最直接的方法是将考核项目同工资绩效挂钩，考核项目将包括经营收入、企业利润、支出费用，让全员都有成本意识，充分调动积极性，以此达到节能降耗目的。其次建立供货商评价体系。针对物资配备计划与工作计划进行匹配性核算，规范物资采购流程，通过市场询价与供应商竞争谈判，为性价比及可控性目标创造基本条件；另外将设备、工具等物资按价值、使用频次等进行分类管理，统一调拨、提高物资的利用率，避免积压、降低损耗。（三）规范采购流程。不断规范采购环节过程管理，与优质服务、价格合理、讲信誉的维修公司签订定期合同，对于金额较大的维修要实行竞争性招标，不但服务质量可得到保证，还可得到价格上的优惠，控制好费用，提升盈利空间。（四）发挥规模优势控制成本。无论企业或者个人，都需要有努力不断进步的目标，这样才能长远发展，在越发激烈的市场竞争中越做越好。规模扩大意味着管理人员以及物资能源等能够共享，在此基础上降低成本，良性循环，从而使企业得到持续性发展，提升企业盈利能力。（五）约束评价机制。1.强化成本考核。成本指标考核是促进管理人员积极性的重要考核，也是培养各部门对于成本控制的责任心的重要手段。只有考核严肃规范，大家都重视，才能推进公司成本管理水平，从而形成良性循环。2、做好内部控制审计，尤为必要。每年度末，聘请外部审计，接受会计师事务所外部评价，对企业内部控制有效性开展自我评价，及时发现问题，不断完善和改进，以发挥好监督作用，及时查错纠弊，堵塞漏洞，最大程度地降低企业风险。

四、结束语

强管理、增效益。伴随着现代服务业发展进程的步伐加快，物业服务企业发展中所面临的市场竞争也越来越激烈，只有不断提升自身的服务水平，挖掘内部潜力，增强物业服务知名度，才能使其在市场竞争中能够得以长效发展。

参考文献：

[1]刘宗军.物业管理企业加强内部控制浅议[J].会计师,2018(10):54-55.

[2]王秀梅.如何实施物业企业内部控制[J].财会学习,2018(12):1-3.

作者:张春丽 单位:云南鸿园电力物业服务有限公司