房地产项目档案管理十篇

房地产项目档案管理篇1

一、明确档案管理的主要对象

我们首先要明确一个概念，房地产企业管理的档案不等同于房地产档案。房地产档案是指在房地产发证登记、房地产交易买卖、房屋动拆迁、建设用地及批租用地活动中，经过收集、整理、鉴定，形成的反映产权人、房屋自然状况及使用土地状况，应当归档保存的文字材料、计算材料、图纸、图表、照片、录像带、录音带、磁介质软盘等各种载体内容的文件材料。

房地产开发企业以营利为目的，从事房地产开发和经营活动。因而，注定会产生大量建设工程类档案与经营管理类档案，它们构成了档案管理工作的主要对象，这也是本文论述的对象。

建设工程类档案即基建档案，也属科技档案范畴。房地产开发企业是建设单位，对于施工、设计、监理等单位来讲是业主单位，保管的档案最多。根据2002年起施行的《建设工程文件归档整理规范》要求：在组织工程竣工验收前，应提请当地的城建档案管理机构对工程档案进行预验收；对列入城建档案馆（室）接收范围的工程，工程竣工验收后3个月内，向当地城建档案馆（室）移交一套符合规定的工程档案。换句话说，最后公司内部档案管理员整理归档的工程档案，主要是向城建档案馆（室）移交后剩余的档案。

房地产经营管理档案是企业在房屋经营、租赁，办理产权登记，交易转手过程中形成的。原来房屋产别只有直管房产和单位自管房产，而现在私房房产、涉外房产、股份制房产不断增多，出现了多元化的态势。同时，产权形式的变化频率加快，房地产买卖、租赁等交易活动越来越多，所涉的部门也越来越多。笔者现在于成都市房管局下属的一个国有房地产开发企业工作，现在局下属的单位就有房地产交易中心、房产登记中心、房地产经营公司等不同的企事业单位。这些单位由于业务不同，所以保管的房地产档案，特别是经营管理类房产档案大不相同。

关于建设工程类与经营管理类档案具体包括哪些档案，将在第二部分讲到。此外，房屋在几十年的管理过程中，还涉及很多物业管理档案，这些也属于房地产档案范畴。由于现在房屋都有专门的物业公司管理，所以本文就不再做专门论述。

二、档案管理应注重动态性

众所周知，房屋从准备修建到竣工，以及产权的办理、转移，时间跨度是很长的，期间不断有新的档案形成。这决定了建设工程类档案与经营管理类档案不可能像文书档案那样按年度归档。动态性管理关键就是在房地产开发和经营的工作进行中就重视档案工作，注重档案产生时间上的连续性。

先谈建设工程类档案。刚才讲到，最后公司内部档案管理员整理归档的工程档案，主要是向城建档案馆移交后剩余的档案，当然这部分档案数量也不少，这就意味着我们不能只重视管理日后移交进馆的档案。各项目部的档案资料员应该认真执行《建设工程文件归档整理规范》，档案收集应按建设程序划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件五部分。工程档案管理的动态性，关键就是档案要持续性收集，分阶段存放。像在工程准备阶段，就要把关于工程立项的会议纪要、领导讲话，专家建议文件，拆迁安置意见、方案，国土证等收集齐全。准备阶段完后，工程进入施工阶段，该阶段的文件资料最多。项目部有关人员在制定、填写、审核这些文件时就应特别仔细，以便档案资料员收集保管到齐全、有效的文件。

房地产开发企业是建设单位，在工程进行过程中，除了本单位产生的档案外，施工、设计、监理等单位也应该向其移交一些档案资料。笔者建议房地产企业在与施工单位、监理单位签订有关合同时，在合同中写明对方有义务提供有关文件资料。公司项目部有关人员平时也应主动向其他单位征集所需的文件档案。另外，工程竣工验收合格后，并不意味着就没有工程档案了。比如一些住宅小区竣工验收合格后还涉及路灯安装、大门修建或某些局部改造，这些工程也会产生相应的档案，并且它们可以不移交进档案馆。因此，项目部人员也应注意收集这类档案，日后向公司档案室移交。笔者所在的公司还专门成立了档案巡检小组，坚持每季度一次到各项目部检查指导档案、文件的管理工作，发现问题及时解决。总之，各项目部的人员要努力做到在工程彻底竣工后，既能向当地城建档案馆（室）移交一套符合规定的工程档案，又能向公司内部档案室移交一套完整规范的档案。

再谈谈经营管理类档案的动态管理。当今很多房屋还未竣工就开始准备销售了，所以这类档案虽产生时间一般晚于工程档案，但也必须尽早开始重视这类档案的收集工作。任何房地产开发企业都有专门从事房地产市场调研、房屋营销工作的人士。所以这部分人士应注重经营类档案的动态性管理。但笔者认为不必把问题搞得太复杂，其实对一个企业来说，某个项目的经营管理类档案主要就分为两部分。

第一部分是项目管理类文件。主要由研发策划、前期配套、营销策划等文件组成。项目研发成果，包括可行性分析、报告、评审资料等文件；项目营销策划方案、市场调研报告；项目广告，包括公司整体形象广告及相关报道，载体形式包括剪报、刊物等；项目销售价格方案、销售分析、销售总结；宗地情况，包括自然条件、社会条件、竞争楼盘信息等；项目规划设计草案相关文件，概念设计相关文件及项目设施指导书，方案设计文本及相关文件，房产证，预测报告，预售许可证；资产、法务等相关合同，等等。

第二部分是房产销售和租赁档案。其主体是房屋销售或租赁过程中双方形成的合同。销售一套房屋就有与之相应的一份产权，就有一套合同及相关资料，一套合同及相关资料就组成一卷档案。因此，合同在房地产档案数量中占了很高的比例。这类档案虽然数量多，但同一项目的每卷档案组成基本相同，一般包含房屋买卖合同、买卖合同补充协议、业主公约、户型图、产权证复印件、户主身份证复印件、定购书等。当然还有一些特殊情况，比如某位客户亲笔承诺书，承诺他首次在本地购房，那这份承诺书最好也应放入销售档案中。由于同一楼盘中不同房屋购买时间不同，办理产权的时间也不同，这些不确定因素使房产销售档案的形成和收集也有时间上不确定的特点，营销部门人士必须坚持动态性管理。所以，一般应该是一个楼盘所有房屋销售完毕，有关证件办理完毕，才能将这些档案移交给档案室。

三、档案管理应注重整理环节

在档案管理工作若干环节中，整理工作是核心，不仅花费时间较长，而且直接关系到以后的统计、检索、查阅等。刚刚讲到的动态性管理主要是企业中相关职能部门人员的工作，而整理肯定是专职档案工作者的工作。关于整理，笔者只谈论三点。

首先是涉及分类。其实刚才讲到的前期有关部门对档案动态性管理，即收集、鉴定等工作搞好了，就已经将不同档案的大类分好了，如此，档案管理员整理起来就会比较顺畅。档案的分类方法有多种，通常有两种方法：一是按种类分类，即将建设工程类档案和经营管理类档案分为一级类目。不同项目的建设工程档案都放到一起；不同项目的经营管理档案都放到一起。二是按房地产项目分类，即把具体一个项目划分为一个大类，形成一级类目，然后将此项目的建设工程类档案与经营管理类档案作为二级类目。无论按哪种方法分类，同一项目的建设类档案肯定都是按工程进行的时间先后顺序排序，即分阶段排序，经营类档案应把项目管理类与房产销售类档案分开整理。

房地产项目档案管理篇2

关键词:

房地产档案;信息技术标准;数字化档案

中图分类号:F49

文献标识码:A

文章编号:1672-3198(2010)16-0307-01

1 项目背景

海安县房地产交易所、海安县房屋产权监理承担全县房地产交易市场管理、房屋登记发证、房地产权属档案(以下简称房产档案)管理等多项职能。所内所设档案室是集房产档案、房(地)平面图纸、其它信息文件资料的综合性信息管理部门。在信息化建设过程中,逐步完善政府信息公开查阅工作,以数字化管理促效率,做到制度健全,软硬件设施配套,更好地为人民群众提供快捷方便而全面的服务,是建设海安房产数字档案馆的根本目的。2 建设目标

2.1 尽快实现库藏纸质房产档案资源数字化

档案室存有纸质房产档案近八万宗,每年新增约一万宗,将这些档案数字化加工,是数字档案资源数据库的重要组成部分。自2005年开始,我所与杭州浙大升腾计算机有限公司共同开发海安房产图文信息系统,采用嵌入式软件开发方式进行产权产籍网络化管理,实现网络化办公,提高房产档案的管理效率,使得房地产信息的获取和处理速度大大加快,房地产信息的储存能力和储存寿命更强,最终使得房地产管理向科学化、正规化方向迈进。

2.2 房产档案管理资源库的无缝链接

房产档案管理与房屋登记管理如何更好的结合起来,提高效率,是房产档案数字化管理系统的一个极其重要的环节。在房屋登记工作中充分利用计算机网络,对房屋登记的收件、初审、复审、审批、缮证、发证和归档等实现现代化管理,使登记过程中收集、产生的信息都能输入计算机,通过对产籍资料的扫描录入档案影像,形成完整、准确的数字化房产档案数据库。并利用其强大的分类组合、检索、调阅、复制功能来建立完整的房产档案管理系统。

目前,许多城市的房屋登记机构都已经使用了房屋登记管理软件,但这些软件只是把档案管理作为权属登记管理的一个附属模块或子程序来处理,对档案信息的电子化停留在粗浅的层次,还不能完全满足日常管理的需求,这极大地影响了办事效率。通过计算机联网,把两个职能有机地结合在一起,可以极大地方便用户,提高办事效率,也能提高档案管理的水平。

为了全面、准确地收集信息,必须将房产档案信息系统与房屋登记系统有机结合,将房屋登记过程中产生的房屋权属信息自动归入房产档案信息系统,形成文本信息;并利用扫描仪、数码相机等先进设备将有关资料以图像信息方式归入房产档案信息系统;同时,在档案数据库的更新、管理、维护上要实时控制,保证房产档案信息与房产产权状况的同步变动,这是房产档案管理的核心所在。

针对司法查封、抵押登记、房屋租赁、房产交易等不同业务,对房产档案信息要求也不相同。因此,必须建立一个完整的档案检索系统,充分利用计算机强大的检索功能,将房屋坐落、产权人姓名、房屋面积、交易时间、产权状况等房屋产权管理中的每一要素都作为检索点,编制各种检索工具,形成计算机检索与手工检索互补的档案信息检索体系,实现万能检索,提供高效、便捷的查询服务。

2.3 实现档案馆业务流程的自动化

原始档案数据进入计算机后,利用计算机建立起完整准确的地产档案数据库。包括:编目、归档、组卷、借阅、管理、编研、报表、统计等,类似于传统的档案管理系统。建立房产档案数据库并实现其网络化管理,制订统一的规范和标准,以指导具体工作的实施。

2.4 建立准确的房产档案数据分析系统

房产档案信息不仅要满足产权人产权交易的需要,还要为政府职能部门进行宏观调控提供科学的决策依据。这就要求建立一整套房产档案数据分析系统,以便管理人员能够从多角度对房地产产权产籍数据进行分析、整理。通过数据分析系统对房地产市场的现状和发展趋势做出准确的判断,以便相关职能部门能够及时运用相关调控手段,使全社会房产需求保持基本平衡、结构基本合理,达到科学决策,回避风险的目的。

2.5 组织完整的加密压缩备份防护及权限机制

网络化管理在提高工作效率的同时,也对房产档案的安全管理提出了更高的要求,主要是计算机硬件、软件、数据及网络等各方面的安全。因此,必须要做好服务器机房的配置,防火防雷措施到位;订立详尽的责任制度、安全保密制度;完善权限分级体系,设置网络防火墙,对传输的数据加密、解密;定期进行数据备份,防止数据信息损失;做好防病毒工作等。只有保证系统的安全顺利运行,房产档案的网络化管理目标才能得以实现。

2.6 建立以GIS空间数据库实现房产图文一体化管理与利用平台

传统上的房产办公软件一般以MIS系统为核心,只能实现简单的受理,缮证,查询等功能,无法对图形数据进行有效的管理,但房管部门在实际业务管理中会涉及到大量的图形数据,如城市的地籍图,测绘的分层分户图,很多房管部门只能通过其他的图形处理软件进行操作,这样就无法实现相关数据的共享,造成文字档案和图形档案不能有效、时时关联,给房管部门在管理和决策带来诸多不便。GIS技术的引入很好的解决了这一问题,通过与传统MIS系统的完美结合,可以实现文字数据和档案数据的一体化管理,真正达到“以图管房,以图管档”的目标。以《海安县房地产综合管理信息系统》的MIS系统为核心,通过工作流机制对规范化、科学化的纯数据统一结案归档,建立纯MIS数据库。做到产权产籍纯数据、各类图库及档案库三库合一、信息共享。

2.7 建设一个完备的图档网站和高效的局域网

随着政府职能的转变工作地深入开展,各地政府部门大力推行政务公开化和透明化,采取了各种便民服务措施,大大提高了政府形象。房管部门更是强化服务意识,多渠道、多层次地架设政府和社会公众的沟通桥梁,全面提升电子政务的便民服务水平。

通过本系统建立海安房产信息网,公众可以通过接入Internet远程查询和申请存量房网上合同备案,房地产开发企业申请商品房买卖网上合同备案,金融机构可以查询房屋抵押权登记信息,政府职能部门可以查询相关数据。组建高效的局域网,使其有利于档案资源的快捷存取、安全防护、并发利用、大容量保存、扩展与升级迁移、远程连接、自动化程度高、并易于维护等。

3 项目应用

本系统网络结构由两部分构成,即内网和外网。内网以《海安县房地产综合管理信息系统》的MIS系统为核心的局域网络,负责房产数据的日常管理维护工作,例如房产数据及图形的录入、检索、修改以及统计、打印,是房产管理系统的核心。外网主要完成房产信息的对外及查询。

运行模式采用C/S(客户/服务器)模式与B/S(浏览器/服务器)模式相结合的混合模式。对于登记机构内部的工作人员、政府相关职能部门、金融机构,采用C/S模式,可降低系统开发难度,提高信息安全性;对于外部的用户采用B/S模式,充分利用Internet和Intranet的便捷性,实现随时随地提供服务,用户可以通过网络查阅有关房产档案(房屋登记簿)的基本信息。

4 项目实施

房产档案数字化管理是形势发展的必然,但它又是一项系统工程,需要一定的资金和技术作保障,必须统一规划、分步实施。数字化档案组织实施过程主要包括:

(1)房产档案资料的录入。 录入过程中必须保证档案内容的真实性、可靠性、完整性。房产档案资料的扫描。扫描过程中,不得漏扫或随个人意愿随意增减、丢失房产档案中的每一页资料,不得造成因在这个工作程序中,房产档案资料得不到应有的完整保护而丢失或散失,给房屋权利人造成不可弥补的损失。

(2)录入、扫描的全过程进行检查。房产档案资料每一个信息历经录入、扫描以后,就进入检查阶段。检查阶段是至关重要的阶段,是纸质档案转变为电子档案的最后一道关键环节。检查人员要对房产档案中每一个信息的真实性负总责。

(3)电子档案的及时备份。此时的房产档案已经是传统的纸质档案的载体与信息的一体化。

5 项目意义

房产数字档案的建设完成,使我所在为民服务、内部管理等方面得到全面提升,主要体现在以下几个方面:

(1)提高了工作效率,通过数字档案的使用,窗口工作人员实时调阅影像档案,并可及时打印输出,节省了业务办理时间;

(2)便于档案的规范化整理。

(3)通过数据库技术管理影像档案,提高了档案管理的安全性,并可实现档案的跨地域共享利用等服务,充分体现了科技创新对业务工作的推进作用。

参考文献

[1]玄艺兰.论房产档案室的数字化建设[J].中华教育周刊,2003,(6).

[2]李京萍.电子文件及其归档管理[J].机电兵船档案,2005,(4).

[3]齐国益.电子档案系统特点及功能综述[J].武夷科学,2006,(12).

[4]李仕宝,许宁,蔡彦虹.电子文件归档与电子档案管理初探[J].农业科技管理,2005,(5).

房地产项目档案管理篇3

关键词： 房产； 档案； 管理； 对策

中图分类号： F293文献标识码： A 文章编号： 1009-8631（2012）02-0073-01

1 房地产产权档案管理存在的问题

房地产行业是我国的一项基础性支柱产业，在整个房地产行业发展过程中，房产权属管理工作直接形成的历史记录,成为城市房产权属登记管理工作的真实记载和重要依据，是整个房产管理的基础。如何让房产档案工作更好的为经济发展服务、满足社会需求成为我市房产管理亟待解决的问题。它对于研究房地产业的过往、现在和将来都是不可缺少的依据，研究和开发房地产档案这一信息资源,提升房地产档案的价值，对我国的经济建设具有十分重要意义。 本文就正确认识房产档案管理现状，进一步提高房产档案管理水平谈谈自己粗浅的认识。

1.1产权档案收集面狭窄

房地产作为城市建设的龙头产业，越来越多地参与到各种经济活动中，例如旧城改造、房屋拆迁、企业改制、资产重组、房产买卖、交换、抵押等，每当有涉及到房地产产权的活动发生，都会产生相应的产权文件资料，除了登记档案之外，还有他项权设立和撤消的档案、产权注销登记的档案，房地产接(代)管档案、房地产交易档案、房屋拆迁档案等。而档案管理职员很少参加到这些业务工作中来，产权档案的收集仅仅局限在登记部分。这就造成了产权档案与房地产现状的不一致。因此。产权档案的收集单靠接受登记部分移交是远远不够的，档案工作必须渗透到产权登记和相关工作的各个环节，否则该回档的产权档案就难以收集齐全。

1.2忽视了特殊载体的产权档案收集

土地和房屋的存在是长期的，而它的产权及使用行为却是可能处于不断变动的状态，如何使我们的工作记录始终与房地产实况保持一致，又如何使各部分在对同一房屋进行不同职能管理时，能互相知照、资源共享，避免出现撞车现象呢?这是我们避免行政过错而不得不面对的问题。产权档案除了常见的纸质材料以外，还包括记录反映房屋现状的影像资料、拆迁审批用的照片、重要照片的底片、调查处理房地产纠纷过程中形成的有关房屋产权的录音材料，以及在使用计算机进行产权治理过程中形成的磁盘、光盘等材料。这些特殊载体的档案在某些方面比纸质档案更轻易遭到损坏。因此，特殊载体的档案要求有特殊的保管方法。但在实际工作中，产权档案治理部分对这些特殊载体的档案收集不力，这些档案没有得到特殊的管理，以致于产权档案在内容上不够完整，在载体上不够丰富。

1.3档案质量存在问题

产权档案形成于产权管理过程中，其数目大，内容涉及面广，要求严格执行档案查借阅制度、保密制度。健全房地产档案材料形成、报送责任制，并把执行情况作为检查管理职员工作质量的内容，才能确保房产档案材料回档及时，内容真实、完整、连贯。

1.4对不符合要求的资料，难以及时纠正

《城市房地产权属档案管理办法》中规定“房地产权属档案管理机构应当按照档案管理的规定对回档的各种房地产权属档案材料进行验收，不符合要求的，不予回档。”但实际上，由于资料回档是整个权属管理工作流程中最后一个环节，当一宗业务进行到回档环节时，各种审批手续都已经履行完毕，房产证也已经发放出去了。即使档案管理职员在验收材料时发现缺少资料或者有不规范、不正确之处时，退还登记职员要求补齐或者更正就非常困难。

2 切实进步房产档案管理水平，发挥房产档案管理的作用

2.1高度重视，把房产档案管理摆在重要地位抓紧抓好

作为政府的行政职能部分，领导班子要非常重视产权产籍档案的管理工作，始终把产权产籍档案管理纳进重要工作日程。把产权产籍档案管理纳进到工作职责中，领导对产权产籍档案管理负领导责任，要突出职能部分专业档案的重要地位。认真落实产权产籍档案工作计划。制定切实可行的产权产籍档案管理长远目标规划，确保产权产籍档案管理工作每年都有新目标，新起色。建立档案工作管理目标责任制。责任到人，层层负责，实行德能勤绩全面考核，实行百分制进行表彰和奖励。

2.2加大投入力度，帮助解决档案经费问题

国家档案局颁布的《中华人民共和国档案法实施办法》第五条规定“把档案事业建设列进本级国民经济和社会发展计划，建设、健全档案机构，确定必要的职员编制，统筹安排发展档案事业所需经费”，第二十二条第六款规定：“各级档案馆应为社会利用档案创造便利条件。提供社会利用的档案，可以按照规定收取费用。”国家建设部频布的《城市房地产权属档案馆理办法》第二十七条规定”向社会提供利用房地产产权属档案，可以按照国家有关规定，实行有偿服务”。根据上述文件精神，房地产档案馆应实行房产档案有偿服务，“以档养档”。

3 创新治理机制，狠抓制度落实

要将档案工作列进全局目标治理范畴，并赋予档案室对所有档案资料终结审查把关的职能，对不符合回档要求的业务文件，办公室有权退回业务部门纠正完善。所有的房产档案经初步整理后，交到档案室鉴别、立卷、整理、回档，专柜存储，专人管理。业务档案（如房改、评估、测绘等）均严格按照档案管理标准和技术规范管理，综合利用。

4 科学治理，逐步使房产档案管理科学化、规范化

4.1从房产档案接收、录进电脑、整理上架、提供利用，都要留意了工作环节的衔接，保证房产档案各项工作有序进行，达到房产档案提供利用服务的目的

要结合房产档案管理的实际情况，推行房产档案管理业务技术标准规范，进行标准管理。主要进行了产权资料的正确回档、产权资料的系统分类并进行编号，分清各类产籍资料的保管期限，严格档案室管理，做好档案借阅和利用工作，做好保密和统计分析工作，严格计算机数据录进工作程序及档案整理装订工作程序等。为今后做好档案管理和档案升级工作奠定坚实的基础。

4.2及时分类整理，进一步提高回档工作质量

房产档案管理按社区划分进行分类、排列、编号，每幢房屋都要建立一个完整的产权卷，记载立档房屋的变更情况。在原有的基础上，将零散的和需要进一步系统化的房产档案重新进行了分类、组合和编目，进行系统的回档。要遵循房房产档案的形成规律，保持卷内文件之间的历史联系，充分利用原来的整理基础和便于保管利用的原则，对所有规划区内的产权档案由专人进行了系统的整理。确保所有产权卷的分类、组卷、卷内文件重新排列与编号，卷内文件目录和备考表的编制、案卷封面的编目、案卷的装订、案卷的排列、案卷目录的编制、装盒、上架等工作，使档案升级工作初具规模。

房地产项目档案管理篇4

关键词：房产权属；档案管理；数字化建设

我国的经济发展已经进入了一个全新的阶段，科技c经济共同促进了现代企业的转型以及发展，我国的房地产产业随着人们物质生活水平的提升有了新的发展，这带给了我国的房地产产业不仅仅是大额的经济收益，更多的是挑战，需要进行管理的档案数量也逐渐增多，以前使用的人工管理档案的方式已经不再适用于现代的房产权属档案的情况了，因此数字化的房产权属管理工作能够有效改善当前的档案管理工作不善的现状，本文对如何建设数字化的房产权属档案管理工作进行分析，希望给当前的房产权属的档案管理人员参考的价值。

1 房产权属管理工作概述

如果想要进行房产权属的数字化的档案管理建设，就必须先对房产权属的管理档案这项工作有充分的了解，才能根据其实际的情况进行档案管理工作的改造。下文对房产权属的档案管理工作的主要内容以及价值进行阐述。

现代的经济模式给房地产产业带来了新的发展，再过去房地产一般处于消费者的住宿需求，而在情况完全不同的现代社会，房地产发挥的经济功能更加重要，用于人们进行商业性的投资，这也使得其相关房产权属的档案管理工作发生了变化，一般的房产权属档案管理工作负责的事项比较繁杂，管理的对象也比较丰富，包括对房产的权属进行调查、登记、测绘、变更以及转移等工作之后产生的各种类型资料、数据以及其他的历史记录，涉及到的领域也十分广阔，不仅有经济、房地产建设方面的知识，还有法律、测绘等专业知识。另外在现代社会房产权属的变化比较频繁，这在一定程度上也加大了房产权属档案管理人员的工作量。

做好房地产权属档案管理工作对明确产权、解决民事纠纷等具有现实意义，对领导决策、研究房产政策，乃至房产志的编写有着极深远的历史意义。由于一个地区中的房地产权属档案处于独立和垄断地位，因此，房地产权属档案管理是否科学合理将直接影响到该地区房地产市场的管理和发展进程。

2 建设数字化的房产权属档案管理工作的具体措施

在了解了房产权属的档案管理工作的基本情况以及特点之后，我们就可以根据房产权属档案的管理需求，进行数字化的改造，使这种档案管理工作进行得更加顺利有序。

2.1 建设目录数据库

档案目录数据库是将著录、标引后形成的，反映档案内容和形式等各种特征的规范档案目录数据，依照一定的格式存入数据库，通过数据库管理系统排序等处理，形成由计算机管理和检索的目录数据体系。通过检索档案目录数据库，可以满足档案利用者了解房地产权属档案基本信息的要求，并迅速找到档案实体确切的存放位置和排列顺序。档案目录数据库的建立一般通过人工录人方式实现，在房地产管理部门中，由于以前房地产权属档案的管理方式相对滞后，积压了大量历史信息需要录人，要将这些信息在短时间内全部录人管理系统并且保证信息的准确，需要大量的人力、物力和财力。

2.2 优化数字化配置设施

配置稳定、可靠、安全和较高性能的数字化软硬件设施，是数字化环境下档案资源安全采集、管理、利用和更新的基本要件。实现档案数字化须配置四个基本设备：一要有输人、输出的终端设备计算机；二要有传输、储存、管理档案信息和网络服务器；三要有档案信息运行所需的操作系统和应用软件；四要有将纸质文件转换成数字化加工和存储设备。只有配备先进的房地产权属档案数字化设备，才能切实提升硬件系统和软件系统的性能。

2.3 健全相关制度

建立健全房地产权属档案管理工作制度，是档案资源齐全完整并实现准确数字化利用的有效保障。没有规矩不成方圆，必须建立和完善一套完整的房地产权属档案管理工作制度，首先，必须规范房地产权属档案的收集、整理、立卷、归档、保管、统计、移交、鉴定与销毁、保密、专兼职档案人员的岗位责任制等。其次，要制订完善的数字化工作流程操作规范，确保数字化档案的完整、准确和安全。最后，要制定合理、科学的信息安全管理利用制度，其中包括①制定应急计划和安全检查规定；②对重要的、保密的档案材料和数据加密并备份；③制定系统运行安全管理和电子档案管理制度，定时进行病毒检测、消除；④规范重要场所（如机房、库房等）的配套设施及出人规则等；⑤严格遵守档案查询制度，保证原始档案的完整安全，保证数字档案的安全合法利用。

2.4 加强管理人员建设

建立高素质的档案管理人员队伍，是档案数字化建设的保证，也是档案数字化建设可持续发展的基础。实现档案数字化需要引进或培养具有较高专业素质的技术维护人才，来专门从事档案数字化的建设、运行、管理及维护，以保障档案数字化工作的快速、稳定、健康发展。档案工作者在全面系统地掌握档案专业知识的同时，要积极参加数字化专业知识的培训、学习，掌握现代化的科学技术管理手段和技能。

3 结语

本文中列举的进行房产权属的数字化建设工作的方法只是其中几种，还有很多实用性的方法可供房产权属的档案管理人员选择，管理人员在选择档案管理方法时要注意结合房产权属的档案管理的具体情况，将数字化的技术更好地应用与这项工作中，使新型的数字化房产权属的档案管理工作更好地为房产投资者以及其他的房产消费者提供既高效又具有规范化的服务。

参考文献

[1]孙雪静.浅谈房地产权属档案的数字化管理建设[J].中国房地产业，2013（07）.

房地产项目档案管理篇5

一、当前房屋登记工作面临的问题

（一）房屋登记系统问题

《房屋登记办法》的颁布实施，坚持“登记为民”原则，注重可操作性，方便人民群众办理登记，如登记依申请而启动，明确登记时限，对登记申请人必须进行告知等；确立和细化了登记簿制度，明确了登记簿的内容和形式；合理界定了登记机关权限，有利于提高登记效率；细化了《物权法》规定的登记类型，对《物权法》确定的预告登记、在建工程抵押权登记和最高额抵押权登记、更正登记等登记类型做了具体化规定，更具有可操作性。

以上各种规定，都需要我们切实落到实处，才能真正发挥应有的效用，这不仅是贯彻落实国家法律法规的要求，更是提高自身素质、保障登记安全、维护社会稳定的迫切需要。其中，针对建立房屋登记簿这一核心要求，各地都在原来登记系统的基础上开始了房屋登记簿的建立工作，烟台市也为此开发了全新的登记系统。我市目前在这方面面临着极为严峻的形式，原有的登记系统不完善，无法满足建立房屋登记簿的要求，只能自己摸索手动建立登记簿，工作效率低，无法形成完善的房屋登记系统，也无法完成原来大量登记数据的建立工作，造成房屋登记簿的数据不齐全，不规范，严重影响了房屋登记工作的质量和安全。

同时，由于没有统一的房屋登记系统，房屋的预售备案、房屋抵押等工作都难以统一起来，案件的受理和审批工作也相互分离，不仅增加了大量的重复工作，降低工作效率，更重要的是不能建立统一的房屋登记信息，造成房屋登记的误判，产生不稳定因素。

（二）房产档案管理问题

房产档案目前由市城建档案馆管理，在房产档案管理上主要面临以下问题：

1、部分档案没有做到一户一档

一户一档是房产档案管理的基本要求，如果不能做到一户一档，房产档案就无法体现房屋的产权现状，往往造成产权归属的误判。目前房产档案的管理普遍存在这一问题，一处房产具备几套档案，甚至抵押档案也是单独立档，互不联系，根本无法确定哪一套档案记录的是该房屋的当前所有权人。《办法》实施以后，需要逐步建立房屋登记簿，而房产档案是建立登记簿的重要数据来源。目前房产档案的现状显然不符合数据准确的要求，使房屋登记簿的建立困难重重。一旦因为房产档案的混乱造成登记簿的错误，导致经济损失，我局必将依法承担赔偿责任。

2、没有建立分丘分幅的管理模式

分丘分幅、以图管档的档案管理模式是房产档案管理最科学、最有效的管理模式。目前房产档案只是简单地放入档案柜，办理一批存放一批，全市各个区域的房产档案混在一起，同一栋楼的各户档案分散在整个库房中，难以实现档案的统计分析及利用。比如，因城市规划需要调阅我市某一区域的所有房产档案，目前只能先到现场逐户调查产权人姓名，根据姓名到档案馆逐户调阅，往往几天时间也不能完全调出。而如果采用分丘分幅的存档模式，同一区域的房产档案都集中在同一个档案柜，只需在规划图上划定范围，立刻可以找到该区域内所有房产档案的存放位置，可以极大提高工作效率，更不会出现错误或遗漏。

（三）商品房预售管理问题

为切实规范商品房预售行为，保护交易双方的合法权益，各地都采取各项措施，以加强对预售资金的监管为根本，实现市场的平衡与稳定。烟台市房管局自2003年起开始了该项工作，目前已取得很好效果。我市2008年起，房管处开展了商品房预售备案工作，仅为整套工作程序的一个环节，严格来讲管理工作尚未真正运作，可能产生的后果是：一些企业无证售房、更改设计、面积不足；一些小区配套设施不完善、工期延误；一些企业收取预收资金后，不积极为业主办理产权证书，引起不稳定因素；一些小区物业管理跟不上，体现在收费标准、服务项目和质量不达标的方面；同时，预收资金监管不到位，将可能发生抽逃资金等现象，对市场秩序危害极大。

（四）房屋登记历史遗留问题

2008年下半年，我们集中力量对规划区范围内房屋登记的历史遗留问题进行较为全面的调查摸底。调查中发现存在两大类问题，一类是由于历史原因，房产证未办到个人名下，另一类是已办理了个人房产证，但由于不同因素，无法上市交易。涉及问题总户数为8650户，其中，开发商开发建设的小区产生问题4454户，机关、企（事）业单位自建或购买民房产生问题1240户，驻城村房屋产生问题2956户。

房屋登记中产生历史遗留问题原因是多方面的，甚至相互交叉。主要有以下五种：

一是土地原因。有的在开发建设前没有取得土地使用权，或土地手续不齐全；有的机关、企（事）业单位购买民房，分配给本单位职工，由于户籍与土地政策冲突，无法办理房产证；有的驻城村利用宅基地搞开发，对外出售，导致房产证无法办理，或已办理房产证后无法上市交易。

二是规划问题。有的项目没有办理规划手续便开发建设；有的规划审批手续与土地审批手续不一致；有的实际建设超出规划审批手续许可的范围，等等。

三是建设手续不齐全。主要涉及工程开工、建筑质量、人防工程等。

四是政策因素。我市的房地产业管理是随着法律、法规、政策的不断完善而逐步走上正规的。具体讲，直到1998年《城市房屋权属登记管理办法》实施以后，房屋登记管理工作才逐步步入正常轨道。1998年10月市政府召开会议，要求房屋登记中出具土地手续，我市才逐步完善房屋登记中的土地管理。同时，还存在一种情况，相关职能部门对解决历史遗留问题曾出台过政策，集中清理过部分违章行为，但由于政策传达或政策理解等因素，违章建设单位没有及时申请办理，使问题积压下来。而在统计的8650户问题中，土地问题占48%。

五是少数的人为因素。极少数项目，在办理房屋登记过程中，采取欺瞒等手段办理了相关手续，随着工作的深入开展，问题显现出来，最直接的后果是已办理房产证的住户不能上市交易。

房屋登记历史遗留问题，是引发房产相关社会不安定因素的根源，也严重制约了房屋登记工作的完善与发展，是群众反映最直接、最迫切的问题。

（五）房屋登记体制建设问题

目前我局从事房屋登记相关工作的单位科室有局业务科、房地产管理处、城建档案馆，开发办还涉及商品房预售许可的审批工作。随着《物权法》、《房屋登记办法》（突出房屋登记簿法定效力的作用，以及中间环节“无缝对接”

、办事效率的最大化提高等要求的提出，现行房屋登记体制面临着以下问题：

1、登记簿的法定效力难以实现

《物权法》规定：不动产物权的设立、变更、转让和消灭，自记载于不动产登记簿时发生效力，即登记簿是房屋权利归属的法定依据，房产证只是权利人享有房屋权利的证明；不动产登记簿由登记机构管理。同时，房屋登记类型包括国有、集体两大项登记，五大类型，30多个小项，每一小项登记均有不同要求，登记工作繁琐而复杂。但均需作到针对登记的事项、内容等询问申请人，并做笔录归档保留；均需作到将登记事项、内容记载于登记簿。

在现有的房屋登记体制下，受理案件的工作人员见不到登记簿，无法作到依据登记簿询问申请人有关登记事项、内容等，也无法做询问笔录，无法根据登记簿登记事项、内容等要求申请人提供相关资料，无法确定申请人申请登记的房屋是否已进行了查封登记、预告登记、异议登记、抵押登记、预告抵押登记及在建工程抵押登记等，难以做到准确受理。

2、房屋登记效率受到很大制约

目前我市房产登记案件由业务科受理，由房管处现场勘查、审核、审批。而业务科与房管处没有实现集中办公，业务科受理案件后只能等半天或一天后集中送往房管处，这样在客观上就造成案件办理的滞后，不能做到受理即开始办理。目前，我们的办证承诺时限为5个工作日，而传件与转件就要占去20%—40%，不利于效率的进一步提高。《办法》中规定的异议登记办理时限是1个工作日，而目前的工作机制仅接送案件就至少需要1—2天，根本无法达到规定要求。其他登记类型也会因为案件的传接占用了较多的时间，造成实际工作时间的紧张。尤其对异议登记、查封登记、房产证遗失登记等需要即时办理的登记，势必因工作机制问题导致登记不及时，极有可能产生法律纠纷，我局也会承担相应的法律责任。

3、房屋登记簿建立及信息系统建库工作难以开展

目前房产档案由市城建档案馆管理，在房屋登记系统的建设过程中，对房产档案进行标准化整理，建立规范的文本档案库及电子档案库，是登记系统建设中最基础、最核心的工作，需要大量的人力、物力和时间，对成果的质量也有严格的要求，需要确保100%的准确无误。这些工作都需要由房地产管理处组织专业技术人员进行，因此协调房产档案的管理体制也是目前亟需解决的问题。

（六）村镇房屋登记问题

1、体制不理顺。目前，建成区的三个街道区域内所有房屋登记（包括该区域内集体土地房屋登记），均由市建设局直接受理当事人申请，直接派工作人员现场勘查，调查笔录，完成内审外查后给予登记发证；而另8处镇街的集体土地房屋登记工作自2005年8月后，市房地产管理处只增加了业务量，人员编制並没有随之增加，现该处负责房屋登记工作的工作人员共11人，尚不足烟台市其它县市区房屋登记机构工作人员平均人数的半数，在这种情况下，2005年8月起的村镇集体土地房屋登记工作只能沿用以往模式，即由各乡镇村镇建设办公室受理案件，申报资料初审，然后现场勘查，再将资料报至市房地产管理处，该处只能做到形式审查，一方面无法确认资料真伪，另一方面对现场的实际状况並未真正掌握，只能以各村镇建设办公室的审查结果作为依据进行登记並发证。村镇建设办公室隶属于各乡镇政府，受诸多因素制约，审查结果时有纰漏，影响了登记工作的正常开展。

2、办公经费和办公设施匮乏。目前，我市各镇街财政对于村镇房屋登记都不拨付办公经费，村镇建设助理员都是自己负担给老百姓办理房产证所需要的交通费、燃油费、通讯费等相关费用。同时，缺乏工作必需的办公设备，如电脑、数码照相机、交通工具，有的乡镇甚至不为村镇建设办公室配备办公电话，长期以来，不但给村镇建设助理员造成很大的经济负担，而且打击了村镇建设助理员的工作积极性。

3、工作人员严重不足。由于市房地产管理处只增业务不增人员编制，只能继续依靠村镇建设办公室办理各镇街的房屋登记业务。而各镇街一般只设置一名村镇建设助理员，多的有大辛店镇、潮水镇、南王街道也只有2人，还要负责村镇规划、新农村建设、村镇公用事业等业务，而且多数村镇建设助理员还担任其他职务；由于我市乡镇合并，乡镇规模大幅扩大，少则五十个自然村，多则过近二百个自然村，而村镇建设办公室人员並未增加，原来小乡镇的村镇建设助理员要负责已增至两倍、三倍的大镇的实地勘察房屋、测量绘图、填写表格等大量的工作，加上还要负责到市建设局业务科交件、拿证等工作。工作量相当大，人手明显不足，尤其是距离偏远的乡镇。

4、历史遗留的管理漏洞。以前房屋登记程序不严谨，管理不完善，造成一些房屋登记问题。大的方面有：（1）1993年全市乡镇房屋普查换证时，没有及时收回1985年颁发的房产证，造成“一房两证”问题。根据市政府《转发市建委关于更换农村房产所有正意见的通知》，1993年在我市所有的乡镇进行农民住宅普查换证，但是当时只是颁发了新的房产证，并没有收回1985年颁发的房产证，造成了许多房屋出现了“一栋房屋拥有两个房产证”的现象，这给房屋登记管理工作带来了许多问题，如法院查封了1993年的房产证，但是房屋权利人利用1985年的房产证进行转移登记。（2）1993年房产证转移登记、变更登记、遗失补证登记后，原来房产证的存根没有及时注销，造成“一房两档”问题。“一房两档”的问题给房屋登记和档案管理造成了许多弊端，如对房屋抵押、房屋查封的档案管理造成许多漏洞；房屋过户后，原房屋权利人利用原房屋档案补办房产证等问题。若因此类问题造成工作上的错误，我们单位将要面临经济赔偿等法律责任。

5、村镇建设助理员业务培训工作不到位。各镇街的村镇建设助理员分散不均，而且身兼数职，很难集中培训。由于缺少必要的培训，村镇建设助理员在日常工作中常常出现绘图、填写表格错误和漏报资料的现象，从而造成退件。这不但成倍增加了村镇建设助理员的工作量，而且也打击了村镇建设助理员的工作热情。

6、责任不明确。由于村镇建设办公室隶属于各镇（街）政府，其人员编制也属于当地政府，而国家规定，登记机构即建设局所属的市房地产管理处要为最终的登记结果负责任，所以一旦登记失误、错误，登记机构就要为此买单。而目前在我市各镇街村镇建设办公室，客观上存在人员缺乏、经费设备不助等因素，更重要的是主观上落实责任不理顺，工作人员在具体的工作中责任心不强，审查资料不彻底，现场勘查不认真，表现在：有的受理业务案件不见当事人，随意性大；有的现场勘查不严肃，根本不到现场；有的办人情案件，违规操作。部分业务案件房管处在复审时能够及时发现处理，而大部分案件如有漏洞市房管处仅凭形式审查並发现不了。如某镇街村建设办公室没有按照要求见到房屋卖双方当事人，仅凭买方提供的双方当事人的身份证就给审核盖章，结果买方提供的是假身份证，造成极恶劣的影响。此类问题不发生则已，一旦发生就很难收拾，群众反映很强烈。

二、规范房屋登记工作的对策

针对以上六方面问题，现提出如下意见及对策：

（一）对于房屋登记系统问题，应加强房屋登记软硬件基础设施建设，提高技术水平。

一是配合《房屋登记办法》的深入实施，及时更新引进房屋登记软件系统，解决原有软件功能落后、效率低下的状况，尽快组织人力物力投入到系统建设中去，提高登记质量，提高服务水平。二是加大投入，报请建设局党委，购置一批先进的仪器设备，完善登记基础条件，提高房屋登记效率。当前我市房屋登记基础设施薄弱，面对房地产市场的迅猛发展，以及日新月异的先进科技手段，房屋登记工作在更新基础设备、改进工作手段方面已经严重滞后。对此，应在科学论证的基础上，尽快着手基础仪器设施的更新工作，配置用于房屋登记系统的服务器、计算机、扫描仪、内网设施等硬件，用于房屋面积测绘的gps定位系统、测距仪、绘图计算机、绘图仪等设备，从基础上提高房屋登记技术水平。

（二）对于房产档案管理问题，应采取以下措施：

1、实现档案分区分丘管理

（1）房产档案管理的分区分丘及编号，均参照土地宗地图进行。房产档案的分区分丘管理按照“房产区—房产分区—丘—幢—房”五级进行。

（2）房产区：将××市划分为几个房产区，按照城区、各村镇区域进行划分，在房产档案库房中划定相应的区域，用于存放相应房产区的房产档案。各房产区进行统一编号，作为房产区号。

（3）房产分区：每一个房产区划分多个房产分区，城区按照土地街坊图进行划分，村镇按照行政村进行划分。在房产档案库房的各房产区中划分房产分区，用于存放相应房产分区的房产档案。同一房产区的各房产分区进行统一编号，作为房产分区号。

（4）丘：每一个房产分区划分多个丘，按照宗地进行划分。属于同一住宅小区的几块宗地，或同属一村农居房的小块宗地，可根据实际情况划分为一个丘。在房产档案库房的各房产分区中划分丘，用于存放相应丘的房产档案。同一房产分区的各丘进行统一编号，作为房产丘号。

（5）幢：每一丘中的每一幢房屋划分为一幢，在档案库房中相应丘中进行划分，编排幢号。

（6）房：每一幢房屋分为若干户房，在档案库房中的相应幢中划分每一户房的档案存放位置，用于存放该户房产的所有档案资料。

通过对全市房屋进行五级划分，确保了每一户房有一个系统的、唯一的编号。同时，通过对档案库房进行相应的五级划分，使全市每一户房屋在档案库房中都有一个唯一、固定的对应位置，层次分明，条理清晰，管理科学，且能确保档案的唯一性、准确性，同时最大程度地增强了档案的利用效率。

2、实现档案一户一档

通过上述做法对档案库房进行了五级划分，建立了档案管理的整体框架，为实现一户一档奠定了基础。下一步工作是将现有的房产档案进行整理，逐步将每一户房产档案“充实”到划分好的框架之中。

（1）新登记的房产档案

新登记产生的房产档案，按照上述五级编号进行整理，归入档案库房中的相应位置。

属于初始登记的，直接进行归档。

属于转移、变更登记的，提出上一份房产档案，与新档案合并后进行归档。上一份档案仍为转移或变更登记的，逐一提出上一档案，直至初始登记档案，一起合并为一份档案后归档。

属于抵押、查封、遗失、预告等各类登记的，提出房产档案，按上述要求进行整理、合并，与抵押、查封等相应的登记档案资料合并后归档。

（2）原有房产档案

新登记产生的房产档案按照上述要求整理归档后，原来存放的房产档案不会再增加，原有档案的整理工作应同时进行。

原有档案是按照登记时间的先后顺序进行存放的，因此应该从最后办理的档案开始，从后向前逐步推进，从最大程度上确保整理的档案为最后登记的产权人，保障房产档案的准确性。

档案整理的基本步骤：从最新的档案开始，对每一份档案按照要求逐一提出上一份档案，直至找到初始登记档案，合并为一份完整的档案；然后，按照要求进行五级编号，做好记录后进行归档。

（三）对于商品房预售管理问题，要在三个方面加强管理。

一要抓好商品房预售许可。商品房预售许可是允许开发公司预售商品房的行政许可，是介入商品房预售管理的第一步，也是最关键的一步。做好商品房预售许可工作，一方面要严格审查预售项目的各项手续，审慎发放预售许可；另一方面更要严密监控违规售房，无证售房，使预售许可真正成为规范市场的有力手段。

二要抓好预售资金监管。预售资金监管是商品房预售管理的核心步骤。房地产开发公司进行商品房预售的根本目的在于资金的周转利用，同时，缴纳的购房款也是广大购房户的核心利益，一旦这部分资金出现问题，后果不堪设想。而我市长期对商品房预售进行粗放管理，资金监管工作更是没有实质性的实施，这是今后亟待解决的重要问题。房管处对该项工作进行了严密的论证讨论，制定了预售资金监管的有效方法与步骤，争取能够尽快使该项工作进入实质的实施阶段。

三要抓好商品房预售合同监管。商品房预售合同备案管理是商品房预售管理的重要手段。商品房预售合同备案和预售资金监管相辅相成，一面约束开发公司不能挪用资金、一房多卖，一面约束购房者不能私卖炒房、哄抬房价，共同构成了完善的商品房预售管理体系。商品房预售合同备案管理制度自2008年7月实施以来，已经初步显现出成效，为建立完善的商品房预售管理体系奠定了坚实的基础。

（四）对房屋登记历史遗留问题的对策

解决房屋登记历史遗留问题，要遵循以下基本原则：

尊重历史、实事求是的原则。对时间跨度较大的项目，建议不能以现行的政策来衡量，而应用历史的眼光看待，政策把握应当立足当时。有的项目在调查过程中，当事人谈了很多当时的道理，且有可信的证据，建议尊重客观理由和客观存在，予以办理。

认真甄别、宽紧适度的原则。所有项目不能一概而论，要仔细勘察，对发生时间较近，明显违反政策的项目，要在相应尺度内予以惩处。

从速解决、一次办结的原则。鉴于解决历史遗留问题的根本目的，建议限期办理解决，政策许可范围内的尽量尽快解决，以防一拖再拖，继续积压。立足客观实际，针对不同问题，制定切实可行的政策办法，一次性解决问题，不能“留尾巴”，又产生新的问题隐患。

（五）对于房屋登记体制问题，应探讨建立规范的集中办公体制。

集中办公体制，即统一登记程序、统一办公场所、统一记载于登记簿，实现案件的受理、审批、登记、收费、发证、归档等各项业务集中办理，真正实现“一条龙”工作标准。集中办公在硬件上应具备相应的案件受理窗口、案件审批办公场所、房产档案库房、登记收费窗口、缮证发证窗口等五大部分，在软件上应具备流畅的传接程序，完善的管理机制。

集中办公体制的建立，一是可以规范房屋登记簿管理制度，实现登记业务的统一管理，避免登记错误的赔偿，符合《物权法》、《房屋登记办法》等法律法规的实施要求；可以对房产档案直接进行规范化管理，杜绝工作漏洞，尽最大限度的规避登记风险。二是可以解决案件传接的滞后问题，做到受理即开始办理，即避免案件的“抢办”现象，又可以缩短20%—40%的登记时间，提高工作效率。三是可以做到即时询问申请人相关问题，更好的为申请人办理房屋登记提供方便，符合《办法》要求，提高收件质量。

（六）关于加强农村集体土地房屋登记的对策

要将集体土地房屋登记发证工作切实管理起来，并不断加以规范，必须解决人员问题。首先是人员的责任心，形成错案追究的长效机制。其次是人员的业务素质，提高工作人员的办案水平。第三是解决人员短缺的问题，配备足够的人手。第四是解决办公条件差的问题，不断提高办事效率。

房地产项目档案管理篇6

【关键词】数字化技术 房地产权属 档案管理 应用

传统的管理房地产权属档案的方式是指派专门的管理统计人员，完全依赖于管理人员的手工操作，存在较大的误差性和不确定性。而数字化技术的规范性、严谨性、准确性，可以实现房地产权属档案的科学化管理，简化管理人员的工作，提高管理工作的效率和准确性。

1 数字化技术的内涵

数字化技术是多媒体技术的基础，将文字、数字、语音、图像等整合在一起，可以虚拟现实亦可以存储信息。数字化技术是通过光信号和电信号对数据进行扫描，通过相关设备，将光信号和电信号转化成数字信号，转化成的数字信号适合远距离传输，由于受外界影响较小，因此，能在传输过程中保持较高的稳定性和可靠性[1]。

数字化技术可以压缩数据，实现海量存储，可以将模糊的图片处理清晰，可以解除压缩等等，基于上述优点，目前已被广泛应用到房地产权属档案的管理工作中。

2 房地产权属档案信息化管理的必要性

手动的档案管理方式非常繁琐，当需要查询某个档案信息时，需要翻阅大量记录才能找到所需要的信息，效率非常地下，在这个快节奏的社会中，这种管理方式显然已经不能满足人们的需要，人们追求更高效率的档案管理模式。数字化技术的使用，在查询信息时，只需要输入关键字，所需要的信息便可以呈现在用户面前，非常便捷，节省了时间，也节约了纸质资源。

对房地产权属档案进行管理的目的在于：分类整理档案、统计档案、分析档案。数字化技术可以按照管理人员想要的分类方式进行整合，统计不同分类标准下各个档案的数目，分析系列档案中的发展趋势，房地产市场走向，为房地产开发商提供有效数据[2]。

3 数字化技术在房地产权属档案管理中的应用

3.1 数字化系统设计所遵循的原则

数字化系统最重要的原则是具备稳定性和安全性。稳定性能够保证整个数字化系统在运行的过程中具有较强的容错性，在系统发生错误是后台能够实现备份，防止数据无故丢失、后台数据库崩溃。安全性是指设计的数字化系统能够符合保密的原则，后台数据库设有数据保护和数据监控的功能，客户访问页面时，接受一般性访问，不接受泄露其他顾客信息的访问。

其次，数字化系统在设计时还应该遵循先进性的原则。现在信息技术发展速度非常快，技术更新换代的速度也非常快，因此，具备先进性的数字化系统可以保证系统的运行速度。先进性要求运用最新的设计技术和设计理念，使这个系统在未来的一定时间内保持活力，保证系统运行的优良性，能够完成正常的管理工作。

最后，数字化系统在设计的时候还需要具备便利性的原则。便利性要求管理人员以及用户能够非常方便的查询到所需要的信息，档案归档以后，在保证用户权益的同时，可以分程度的向不同部门开放档案，直接借助网络查询即可，无需手动查阅[3]。

3.2 对数字化信息系统的构架设计

前后设计：在房地产权属档案管理的前台设计中，主要是档案查询系统，这个系统面向企业业务人员以及查询人员，应该设置档案查询端口、档案日志基本信息显示、档案具体图像信息显示三个项目。

后台设计：在房地产权属档案管理的后台设计中，面向档案管理人员的的扫描系统应该设置档案归档入档、档案图像处理、设置密码权限、建立索引目录四项内容；面向档案管理人员的档案图像存储系统和数据库应该设置数据导入＼导出、数据维护、数据备份、系统日志四项内容。

3.3 数字化技术在房地产权属档案信息化管理中所需要注意的事项

3.3.1 建立健全数字化信息管理的制度

数字化技术带给人们便利的同时，也存在着潜在的危险，为了统一数字化管理，需要建立健全一套涉及各个方面的管理制度。数字化信息管理制度里面需要明确规定整个系统的运行环境、安全制度、保密制度等，对于一些敏感的档案，应该严格规定保密协议，一旦发生泄密事件需严惩不贷。对于房地产管理部门内部工作人员利用职务之便更改信息的，需要交给相关部门处理。同时，还需要建立一定奖赏制度，对于工作良好，在一定时间内无错误发生的职工，应该给予一定的物质和精神方面的奖励，来提高工作人员的工作积极性。

3.3.2 档案管理人员需具备一定知识水平

数字化信息管理并不是一项简单的工作，他对工作人员的知识水平以及专业性要求很高。从事房地产权属档案管理的工作人员需要掌握系统的常规操作，面对查询人员所提的要求，能够及时的整合出合适的档案，同时，管理人员还需要掌握一定的处理异常的能力，在系统奔溃时能够及时的修复。为实现档案管理的高效性，房地产部门需要定期对管理人员进行技能培训，并用相关标准对员工进行考核。

3.3.3 数字化管理和手动管理相结合

通常对档案的信息化管理的档案录入过程是通过光电信号转换的，不可以直接进行读取，需通过计算机设备进行转换，但在转换的过程中，容易受外界的影响导致信息丢失或者重复，人们由于事先并未研究过档案，因此，这种错误难以查询。为了能够保证信息的准确性，在存储了电子信息档案以后，还需要手动进行纸质版档案的存取，保留原稿，以免信息丢失。

4 结语

综上所述，房地产权属档案的数字化管理能够极大便利房地产部门的管理工作，但数字技术的发展迅速，各个黑客网站实实力雄厚，档案的安全性存在一定的风险。因此，为了保证房地产档案的安全性，减少风险，需要不断的更新数字化技术，用做可靠的保密系统做保障，这是一项长期的任务，需要在管理中不断摸索。

参考文献：

[1]袁涛.数字化技术在房地产档案管理中的应用[J].山东档案，2013.

房地产项目档案管理篇7

关键词：房地产；档案管理；报关；交易

1 房地产档案的特点

1、专业性。房地产档案产生于房地产专业部门，是专业性材料，房地产管理工作，特别是登记工作，面广量大，政策性强，形成的档案资料专业性强，在内容形式上与一般公文有明显的区别，内容上反映了房地产权属状况、房地位置和面积大小，文件名称上用房地产术语多。形式上，结构规范，多为表格式、填写式。

2、动态性。房屋档案的动态性是最显著的特点。房屋档案形成后，其所涉及情况并不是固定不变的，随着产权人的变化，房屋的损坏倒塌，城市建设的发展，房地产市场的活跃，房屋的买卖、变换、继承、赠与、分析等房屋权属不断发生转移，房屋的拆除、扩建趋于频繁，土地分割、合并等房地变更不可避免。因而房地产权属处于不断转移和变更之中，具有强烈的动态性。目前，房地产档案因产权变更引起异动的每年约有20%。随着产权人的变化，房屋现状的变更，档案体系中的图、档、卡册多项内容也作相应变更，档案资料要作动态登记，档案多项及时补充新资料，以确保档案的真实性、系统性、和完整性。产权的动态性，使档案成为“活”档案。

3、真实性。房屋档案是产权严格的历史记录，这种记录多与实际相符，记载的产权人产权范围必须清晰，能在产权审核和排解产权纠纷中起凭证和参考作用。真实性是房地产档案的生命，也是发挥档案的现实效用的基础和前提。

4、完整性。权属档案的完整性体现在两个方面，一是房地结合。二是图、档结合。

5、价值性。房地产属于不动产，价值高，在单位和个人的财产构成中占有重要地位。因此房屋档案属于财产档案。

6、法律性。由记载房屋所有权属的凭证材料组成的房地产档案，具有法律效力，是房地产管理部门和人民法院确认房屋产权、处理房地产纠纷的重要依据。

2 房地产档案的管理与保存要求

1、职贵规范化。房地产档案具有较强的专业性，因此，在档案的收集与整理中，必须具有规范化的职责分工。在房地产交易过程中，首先，根据职责要求，各部门在受理房屋交易时，要求买卖双方出示所需资料，在办理完毕之后，统一送交资料科。其次，资料科把所收集上来的资料进行进一步的划分，收集整理后立卷归档。随着科学技术的不断发展，房地产档案的现代化管理已经提上议事日程。计算机网络技术的应用打破了多年房地产档案手工记录的传统模式。房地产档案信息和数据处理速度，以前所未有的快捷方式为内部行政管理和外部监督所接受。随着社会主义市场经济的飞速发展，特别是住房制度改革的深化和房地产交易市场的日益活跃，房地产档案的利用频率日渐加快，对房地产档案管理也提出了更高的要求。先进的技术手段如何与现代化管理理念相结合，将政策与信息技术相结合，提高房地产档案的利用价值，成为目前需要迫切解决的问题。

2、内容具体化。根据档案形成的不同规律和特点，要求我们把档案按照不同的内容加以分类整理，进行加工处理，为不同门类的档案制定出不同的归档范围，提出归档时限，并作为每个部门的工作标准及考核的依据。这种双向互动，有效地解决了部门和整体间的个性和共性冲突给档案管理带来的难题，使形成的全部档案基本处于全局的监管之下。

3、工作程序化。在房地产交易过程中形成的文件材料，我们确定了阶段性和随时性相结合的档案接收原则。我们把每天办理完毕的档案分门别类地整理好，由专门的档案管理人员统一归档，这是一项非常繁杂的工作，仅私房交易科每月就形成近2000卷的档案。为了保证资料的完整齐全，使其结构合理，有利于编研，以便能够提供及时、全面、准确的服务，我们必须做到工作程序化，来适应房地产档案的不断变化的需要。

3 房地产档案的管理与保存措施

从管理角度讲，档案不仅是历史的记录，更为重要的是，作为动态管理的一种手段，可以通过档案管理情况，来洞悉房地产交易的各种指数，从而达到对房产交易的统筹管理及宏观上的控制。房地产交易档案是房产交易的载体和依据，为房地产交易者提供借鉴和参考。所以，它是直接记述和反映房产交易过程、保存备查的各种文件材料，是房地产经营管理的有机组成部分。因此，档案部门必须抓住机遇，迎接挑战，加强房地产档案墓础建设，使房地产档案工作再上一个新台阶。

积极探索房地产档案管理的新模式。经过一个时期的努力与探索，房地产交易中心根据中心的实际情况，确立了统一领导、统一制度、集中管理的中心档案管理模式。即组建了全面履行监督指导和保管利用双重职能的房地产档案管理如何为房产交易服务的交易中心资料科，并建立了以交易中心资料科为中心的现代化管理网络，较好地理顺了各方面的工作关系，协调好档案工作的各项活动。

把档案作为一种企业财富。房地产档案要发挥档案管理网络作用，做好档案的收集归档工作，不断丰富档案内容，优化室藏结构，就要收集、保管更多、更好、更有价值的房地产档案，增强市场竞争力，保证档案不流失与损毁。

档案要在服务中体现其价值。房地产事业的改革与发展对档案利用需要更加广泛、多样化，为企业提供了一个充分发挥档案作用、证明档案工作存在和发展价值的大好机会。大力开发房产档案信息资源，使档案工作在市场经济中显出勃勃生机，是房产档案工作的生命力所在。档案部门要熟悉和了解房产交易的需要，为房产交易中心改革和经营决策服好务。就是要提供先进的档案服务手段，认真执行国家有关档案工作业务标准、规范，积极采用档案管理现代技术、方法和手段，不断提高档案的科学管理水平。

4 结束语

总的来说，为获取更好的社会效益和经济效益，应该在房地产交易中加强档案管理工作，力争提供系统性、成套性、集约性的档案信息服务。

参考文献

[1]李莘园. 细致入微的产权交易档案管理工作[J]. 产权导刊，2013，04：60-61.

[2]《信息系统下的企业国有产权交易档案管理》课题组. 企业产权交易档案管理研究[J]. 上海档案，2010，07：7-11.

房地产项目档案管理篇8

[关键词]房地产企业 建设工程 档案管理 归档

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）41-0179-01

前言

房地产档案管理主要是为了加强房地产公司文书档案、声像档案资料等管理工作，要求对公司相关档案资料进行年度立卷，并按照类别、价值、部门等对各系统工作过程中形成的各种具有留存价值的档案资料立卷归档。房地产档案管理是在房地产业务中直接形成的历史资料，规范房地产档案管理工作有着重要的现实意义。

一、房地产档案归档要点

1、房地产档案的收集

房地产档案的收集，是档案管理工作的起点和基础，是不可缺少的重要环节。

（1）收集过程中，应确保每次产权登记、变更和涉及产权活动的文件材料完整、准确、详实，力求文件材料的形式、规格、各项技术指标和验收标准达到高度统一。在收集纸质档案的同时，要重视收集感光载体档案和磁性载体档案，避免档案载体单一的现象。

（2）凡属归档范围内各种形式产权文件材料都要收集齐全，收集范围包括：产权来源、产权登记以及产权变更的证明、证件，房屋及其使用土地权属界定位置图，反映测绘工作的图纸、报告，反映基建拆迁审批工作的文件材料等。

（3）核对移交清单与实物，核对无误后双方在移交清单上签名盖章。

（4）归档时间要根据房地产文件材料形成过程的特点来确定，本着便于集中统一管理，维护房地产档案的完整和安全、方便保管利用等要求，应采用随时归档和定期归档。

2、房地产档案整理

（1）分类和组卷是两项重要工作。分类中要考虑类目体系具有很大的包容性，要保证类目的相对稳定。方法包括：按文件材料载体类型、按项目、按业主姓名（单位名称）、按区划（项目名称、坐落、地块等）、按丘（地）号、按证号大小顺序及按时间等。

（2）卷内文件材料排列应遵循：结论性材料在前，依据性材料在后；审批材料在前，申报材料在后；同类材料编号小的在前，编号在的在后；文字材料在前，图纸在后；按内容的重要程度排列；按时间先后顺序排列。

二、房地产企业工程类档案管理要点

1、工程类档案的归档范围

根据GB/T50328-2001《建设工程文件档案整理规范》和各地区关于建设工程档案的整理规范，其归档范围如下：综合性文件。包括项目建议书批复及项目建议书（立项报告）、建设用地系列材料、征地拆迁安置、用地申请报告、国有土地使用权出让合同等有关协议、工程地质、水文地质勘察报告等等。

土建、安装质量保证资料。包括开工报告、竣工工程申请验收报告、钢材质量证明单、单位工程质量竣工验收记录、主体结构分部工程质量验收报告、安装材料、设备合格证、试验单汇总表等等。土建工程竣工文字材料。包括图纸会审记录、工程定位测量资料、地基处理记录、钢材、水泥等材料的出厂证明文件及检测报告、土壤各种试验报告、商品混凝土出厂合格证、隐蔽工程检查记录等等。给排水、电气（强、弱电）、消防、通风、空调、电梯、装修（装饰、幕墙）工程文字材料。包括开工报告、竣工工程申请验收报告、设备、产品质量合格证、各专业隐蔽工程检查记录、工程质量事故处理记录等等。竣工图。包括综合图（建筑、建筑小品、水景、照明、道路、绿化等平面布置）、各专业（建筑、结构、给排水、电气[强、弱电]、消防、通风、装修[装饰、幕墙]）竣工图。建设工程声像档案。包括照片、电子文档、光盘等特殊载体的档案资料。

2、工程类档案的归档质量要求

一是归档的工程档案应为原件；二是工程档案的内容及其浓度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程；三是工程档案的内容必须真实、准确，与工程实际相符合；四是工程档案应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备；五是工程档案的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件；六是工程档案中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mmX210mm）。图纸宜采用国家标准图幅。七是工程档案应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。八是所有竣工图均应加盖竣工图章。

3、工程档案整理中的重点环节

重点环节为工程图纸的叠存，其具体叠法依据GB10609.3-89的《技术制图复制图的折叠方法》进行，统一折叠成A4幅面，图标栏露在外面。

4、工程档案的立卷原则、方法及遵循要求

一是立卷原则。应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。二是立卷方法。工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件5部分。工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位等组卷。监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。竣工图可按单位工程、专业等组卷。竣工验收文件按单位工程、专业等组卷。

5、立卷过程中宜遵循的要求

案卷不宜过厚，一般不超过40mm；案卷内不应有重份文件；不同载体的文件一般应分别组卷。卷内档案的排列顺序：文字材料按事项、专业顺序排列；同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列；图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列；既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。

三、工程类档案分析

档案分析，有点类似于档案统计和档案年报工作，是对所属档案整体情况的一个分析。

1、档案分析的作用

就是通过对所存档案进行系统分析，掌握档案数质量情况（馆藏情况、利用情况等），为决策者和利用者提供第一手的资料。对于建设工程类来讲，档案分析工作尤为重要。它可以全面了解一项工程运营的全部情况，通过比对，规避项目中重复出现的一些问题，更好地节约开支，优化工作进程。

2、档案分析的种类

一是文字式。主要以文字总结的形式对所属档案的数质量情况进行全面总结分析。如：档案情况汇报提纲、档案利用情况汇总等等。二是列表式。主要以列表的形式全面直观地表述所属档案的数质量情况。如：档案情况分析表等。三是文字―――列表式。将以上两种方式合为一起，既有文字又有列表，详细、直观、全面、系统。

结束语

总之，工程类档案的管理是近几年建设工程市场百花齐放的结果，是科技专门档案的一个延伸，也是一个比较新型的课题。特别是房地产企业的工程类档案，基本上都是关乎民生的住宅、商业、交通等重要档案，如果不进行有效的管理，势必对建设社会主义和谐社会带来一定的影响，存在的问题会随着时间的推移越来越显现的。同时，国家职能部门对建设工程的质量监督也就无本可据了。所以，我们一定要按照《国家档案法》、《企业档案管理条例》等一系列法律法规，未雨绸缪，做好档案管理工作，为全面实现小康社会保驾护航。

参考文献

[1] 曾旺辉，黎永索.房地产档案管理的问题及对策[J].全国商情（经济理论研究）.2009（08）.

[2] 马志玲.太原中房地产开发公司召开《企业档案工作规范》试点考察汇报会[J].山西档案.2009（02）.

[3] 王鹏.黑龙江省城建项目声像档案管理的难点及对策[J].黑龙江史志.2009（07）.

房地产项目档案管理篇9

[关键词]房产档案；现代化；管理

一、引言

房产档案的现代化管理与传统管理方式相比具有非常明显的优势，大幅度的提高了房产档案的利用效率，并且操作起来简单方便，降低了房产档案管理的成本，提高了房产档案管理的水平。房产档案管理工作人员应当努力提高自身素质、提高服务质量，提高房产档案管理的工作效率。

二、房产档案现代化管理的意义

科学技术的不断发展，档案内容的日趋多样，档案载体的不断丰富以及计算机、多媒体等技术的广泛应用，使传统档案工作的管理模式和管理手段已不能适应时展的需求。要充分利用计算机等现代化手段的技术优势，提高房产档案管理的工作效率，使得信息的检索、存储以及管理更加的简单、方便。房产档案作用一个重要的社会信息资源，是城市发展建设的重要资料，管理好房产档案，将有助于城市的快速发展。而且通过现代化手段来对房产档案进行管理，可以大幅度的降低工作人员的工作量，提高房产信息资源的利用效率，满足经济和社会的发展要求。通过建立现代化房产档案管理，可以提高房产档案的管理水平，提高房产档案的服务质量。

三、房产档案现代化管理的实现

现代化条件下的档案工作比传统的档案更需要标准化和规范化，它需要有统一的档案信息采集标准，统一与规范的数据类型，主要包括电子文件归档和电子档案管理。

（一）提高服务质量

房产档案现代化运用了现代科学技术手段与方法，实现了房产档案管理优化的目的。因此，房产档案现代化将计算机技术作为核心、引入了信息处理技术以及数据库技术。通过这样的方式使房产档案管理工作能够以信息技术作为基础开展数字化管理。房产档案的管理要以信息技术为基础，实行高效率的数字化管理，并且要提高房产档案管理工作的适应能力，满足快速发展的经济社会需求。通过对网络和计算机相关技术的合理运用，可以提高房产档案工作中的各项工作的效率，使得信息的收集、查询、管理变得更加的快捷，而且数据的准确性可以得到保证。推进房产档案管理的现代化水平，将大幅度提高房产档案资源使用效率，提高房产档案管理的服务质量。

（二）构建信息数据库

在房产档案管理现代化实现过程中，技术信息数据库的构建是实现工作的难点与工作的重点。这项工作的实施需要较大的工作量与细致度作为基础。通过技术手段将传统档案信息录入数据库，而且录入过程要注重信息的准确性。这项工作的开展在现代图像识别技术应用中得到了简化。采用稳定的、易于拓展与维护的硬件基础实现房产档案管理的现代化。要对原有的纸质档案进行相关的拍照处理，以图片的形式加以保存，并且要保证其内容的准确、清晰。这样一来，大幅度的提高了档案管理的工作效率，降低了工作量，并且使得房产档案的信息更加的准确可靠。通过对现代科技的熟练运用，档案管理的工作将变得更加的简单、方便、高效。另一方面，档案的备份和保存也将变得更加的有效率，同时房产档案信息的安全也可以得到进一步的保证。

（三）构建检索途径以及安全系统

房产档案管理现代化是一项长期的、需要分步骤进行的工作。在注重基础数字化房产档案管理的基础上，应将数字化房产档案信息进行网络应用。通过对互联网技术的熟练运用，房产档案的信息查询将变得更加的简单、准确，从而提高房产档案管理的工作效率，满足经济社会的发展要求。查询效率得到大幅度的提高，查询方式更加的方便灵活，并且保证房产档案的相关信息真实、有效、可靠，只要给出一定的检索点，便可以迅速、准确的查询出相关的房产档案信息，极大程度的避免了纠纷以及诈骗等情况的发生，使得房产信息的安全得到保证，社会的和谐稳定得到保证。

（四）提高人员素质

房产档案管理现代化作为一项系统的、需要不断完善与扩充的过程，其对人员素质要求较高。不仅要求现代房产档案管理人员具有较高的档案管理专业知识与房产档案信息管理知识，还要求房产档案管理人员能够根据现代房产档案管理信息化数字化要求具有较高的计算机应用水平。提高房产档案管理的现代化水平，需要从管理工作人员的素质出发。在实际工作中，人起到了基础性、关键性的作用，只有工作人员的素质得到提高，房产档案工作的效率以及服务质量才能得到保证。所以在日常工作中，要加强对管理工作人员相关的业务培训，以及责任和服务意识方面的培养，以此使得房产档案管理工作更好的满足现代化管理要求，保证房产档案的各项工作顺利展开。通常来讲培训分为两个方面，一个是专业技能上的培训，另一个是综合素质的培训，两者缺一不可。要全面综合的提高房产档案管理工作人员的素质和能力，保证房产档案现代化管理的顺利实施。

四、房产档案现代化管理应注意的问题

虽然采用现代化管理方式能够极大地提高房产档案管理工作效率。但是笔者认为，在当前条件下，对房产档案管理工作还应采取现代化管理模式与手工管理模式并存的方式。一是电子档案信息内容易被纂改、窃取或遗失。信息的安全性和可靠性不高。二是在房产档案信息网上传递过程中，存在多种不可预见的安全隐患。容易致使房产档案信息被截获、更改，安全性不高。三是房产档案中含有大量的工程图纸。上述原因都促进房产档案现阶段必须采用两种管理模式并存的方式。进而保证房产档案有效、合理、安全地利用。要使数据的传输更加的简单、方便，及时有效的对房产档案的相关信息进行管理和维护，提高房产档案管理工作的质量和效率，促进房产档案现代化水平的提高。

五、结束语

房产档案的管理水平对城市的发展和建设起到至关重要的作用，为满足不断变化的经济和社会发展要求，要建立现代化的房产档案管理模式，使房产档案信息的利用率更高，提高管理工作人员的素质和能力。保证房产档案管理的服务水平。

参考文献：

房地产项目档案管理篇10

[关键词]房屋交易；权属档案；优化与创新

文章编号：2095-4085（2015）10-0073-02

房屋交易权属档案是房地产管理部门不可忽视的一部分工作，具有很强的技术性和专业性。但是目前我国房屋交易权属档案管理工作还不够完善，特别是房屋交易信息关乎着人们的切身利益，如何做好房屋交易权属档案管理优化与创新工作有着重要的意义。

1房屋交易权属档案管理问题

1.1信息收集面窄、方式单一

目前房地产作为城市建设的龙头产业，随着社会经济的发展，也让越来越多的经济业务参与其中。如房屋拆迁、旧城改造、房屋买卖、交换、继承、抵押等，业务的发生即带来相关文件资料的产生。除了登记档案外，还有其他的项权设立与撤销工作，但是我国的档案管理人员却很少参与到这些业务当中，房屋交易权属档案登记仅仅限于登记部门，这就容易造成交易权属档案与房地产现状不一致。所以房屋交易权属档案的收集不仅仅靠登记部门，还应该渗透到产权相关的部门。

1.2工作方式不到位

建设部目前还没出台一个明确的房屋交易权属档案保管期限表，所以档案部门基本将档案作为永久保存，不管房屋是否已经灭失。特别是像房屋抵押、拆迁、权属变动等历史久远的档案，没必要全部保留，会给后世子孙带来负担。另外，在档案形成、整理阶段忽略了鉴定工作，对一些仅由业务部门形成的资料几乎没鉴定即可保留，加重了档案管理工作。再者，目前房屋交易权属档案管理工作信息化和数字化较低，这样长久下去影响了整体上的管理效率，对管理工作造成了一定的损失和难度。

1.3管理服务观念不够

进行房屋交易权属档案管理工作的主要部门是司法部门和房地产管理部门。服务范围比较小，且只为用户提供房屋交易权属档案查询方面的服务。对于的产权问题，管理部门则以保护他人隐私为由，拒绝提供相关信息查询。所以档案管理部门的服务观念不够，也会引起民众对房屋交易权属档案管理工作的不信任。

1.4管理人员综合素质不高

房屋交易权属档案管理是一项政策性和业务性较强，涉及面较广且繁杂的工作，所以需要一批有高素质且专业知识较强的人来胜任。由于房屋交易权属档案管理的特殊性，要求管理人员必须具备良好的职业道德和思想政治觉悟。而目前我国有的档案管理人员不熟悉档案专业知识、也不懂与产权有关的建筑、测绘、法律知识。有的人不熟悉电脑操作，仅限于纸面写作处理工作，还有的管理人员对登记发证流程不熟悉，影响了档案管理的效率和准确性。

2优化与创新

2.1规范房屋交易权属档案信息收集范围

只有全面才能满足用户需求，只有准确才能保证房屋交易权属档案的利用价值，所以要规范房屋交易权属档案信息收集工作。如房屋产权属管理部门做好档案前期的控制工作；档案管理部门应把好归档关，对于不符合要求的不予归档；在审核资料环节中要严格遵循法律，注重真实性，确保房屋交易权属档案与房地产现状一致。不管是房屋产权属管理部门还是档案管理部门，都应该建立责任制，各司其职，做好工作。保证档案的客观与真实，为档案利用奠定基础。

2.2对房屋交易权属档案管理模式进行升级

房屋交易权属档案管理向数字化和信息化发展是社会的必然趋势。由于房地产业的发展，使得房屋交易权属档案数量非常大，仅靠人工管理会严重影响效率，所以必须采用先进的数字化管理模式，如房屋交易权属档案管理部门对管理软件进行完善，还可以成立专门的研发小组，对档案管理实际工作中遇到的问题，加以研究并制定新的提高管理效率的方案。

2.3重视服务观念。提高管理部门服务水平

积极宣传房屋交易权属档案的重要性，使民众了解房屋交易权属档案的内容，可定期开展一些活动，开通查询和咨询的渠道，让民众享受更直接、准确的服务。再者，通过开展宣传活动，可以进一步全面深入了解完善档案信息，保证档案数据的全面性。另外也要充分运用网络的发展来为百姓实现房屋交易权属档案信息共享，使网络服务模式更加全方位化和合理化，帮助档案管理部门提高服务水平。

2.4提高房屋交易权属档案管理人员的综合素质

档案管理人员不仅仅做好专业知识，还要跟上时代的步伐，学会运用互联网来提高工作效率。要不断提高对房屋交易权属档案信息的解决和处理能力，具备测量和法律的基础知识。特别是在工作中要树立正确的政治思想价值观，不能，影响档案管理人员的形象。

2.5鼓励管理人员进行创新

创新是对新事物的超越。管理部门要加强对相关部门进行专业培训，还要使档案管理人员与房地产其他部门进行沟通和配合，全面了解档案管理事项。管理部门可以建议奖励机制，积极鼓励管理人员进行创新，特别是对实际工作中遇到问题鼓励积极有效的解决策略，或者对档案管理信息研发的新的软件等，更好地提高房屋交易权属档案管理效率。