基建档案的重要性十篇

基建档案的重要性篇1

1.重视工程建设、轻视档案管理

目前企业工程项目管理中普遍存在重工程，轻档案的问题。负责工程项目的管理人员，档案意识淡薄，认识不到位，平时只注意抓工程质量、进度、安全等工作，忽视建设工程中档案资料的管理。究其原因：一是企业档案工作效益显现较工程项目效益相对滞后，导致部分企业不够重视档案工作；二是基建档案管理工作未纳入本单位或管理人员年度绩效考核；三是企业档案工作在很大程度上仍沿用传统工作模式，缺乏管理理念创新，影响档案服务于企业中心工作的作用发挥。

2.档案制度不健全，档案职责不明确

基建档案涉及范围广、数量大、收集难、专业性强，加之企业的基建项目往往需要几年甚至更长时间才能完成，期间产生大量文件材料，由于管理人员变动频繁，档案制度不健全，缺少统一的整编标准，档案管理人员不能及时对施工单位工程资料的收集、整理及归档范围进行指导。建设、设计、施工、监理等单位，对自己在整个工程建设中所担负的责任不十分明确，或明确但执行不到位，致使档案归档质量不高。此外，有的企业工程项目验收了，档案没有进行专项验收，造成归档资料不完整，为今后工程的维修、改扩建等一系列工作带来隐患。

3.工程项目前期资料收集工作缺乏有效监管

通常在项目前期，工程管理部门尚未成立，档案管理人员也未介入，工程项目建议书及批复、征地批文、勘察记录、招投标文件等前期资料的收集缺乏监管力度。有的文件散落在各职能部门，随着时间的推移，这部分文件材料的收集难度加大，甚至丢失，有的甚至给企业造成严重的经济损失。

针对基建档案管理工作中存在的问题，笔者认为应从以下几方面着手改进，使之在企业生产建设中更好地发挥作用。

1.加强领导，增强档案意识

基建档案是工程管理工作中不可或缺的重要内容之一，也是重要的企业管理手段。企业应当加强对基建档案工作的领导，加强档案普法宣传，通过定期组织培训、定期深入基层检查指导，不断提高工程项目管理人员的档案意识，只有把项目档案工作从源头抓起，才能保证基建档案工作顺利进行。

2.实行基建档案工作全过程管理

将档案工作贯穿于工程项目建设全过程，通过对“前端、过程、后期”各个环节的控制，确保基建档案完整性和准确性。

（1）前端控制。就是从各类项目文件形成的源头进行控制，梳理归档流程、加强协同管理，确保外部参建单位资料交付受控。明确相关职能部门的监控责任，档案管理部门参与监控、协同管理，保障基建档案归档质量。

（2）过程控制。要求各参建单位明确档案人员，建立覆盖全项目的档案管理网络，将有关档案制度和标准及时发到各参建单位，同时，档案管理部门定期参加工程进度例会，一方面能及时掌握动态信息，根据项目建设进度把好质量关；另一方面，也将过程管理中的有关问题提请各职能部门协同解决。通过过程检查，将问题消除在萌芽状态，为项目按时竣工验收赢得时间。

（3）后期控制。首先，建立档案管理部门一票否决制度，施工单位必须在实物交接后的规定时间内将编制的施工文件和竣工图提交监理审核，并提交生产单位复核，然后向档案管理部门归档，交工验收书上如无档案管理部门签字、盖章，不能进行财务结算。其次，将档案自检作为档案专项验收的基础工作，由项目建设单位与监理单位共同组织档案自检工作，对发现的问题全面整改，为档案专项验收打好基础。按国家有关规定，档案专项验收是建设项目竣工验收的必备条件之一。可以说通过档案专项验收可以折射出一个企业的整体管理水平，企业应予以高度重视。

基建档案的重要性篇2

[关键词]高校基建；档案管理；问题；对策；约束机制；专业化水平

高校基建档案不仅反映并记录了高校不同时期的发展规模、办学理念、发展规划以及学校的基本建设情况，而且也是高校改扩建、维修的重要依据，同时还是学校日后建设发展的基础。由此可见，高校基建档案的管理工作相当重要。但就当前情况而言，无论是从资金投入、人员配备还是重视程度来讲，高校基建档案管理仍旧是我国高校档案管理中一个较为薄弱的环节。

一、高校基建档案管理存在的问题

（一）高校基建档案管理缺乏有效的约束机制与考核指标

因当前我国大部分高校的基建档案管理缺乏具体的考核和检查指标，基建档案管理的重心也仅仅集中在本工程完工后高校的下一步建设对原有工程资料档案有所涉及时才会查询原有的基建档案上。因欠缺长效的约束体系，致使基建档案管理人员消极应付、态度懒散，高校基建档案管理也不能确保系统性、准确性以及及时性，这给基建档案管理工作的质量水平带来了严重的负面影响，甚至影响了未来高校的基建建设。

（二）高校基建档案管理缺乏专业性

作为工程管理的一个重要分支，高校基建档案管理工作在高校工程建设中扮演着相当重要的角色。高校基建档案管理也是高校档案管理的重要组成部分之一，做好基建档案管理，本应该得到高校领导以及相关管理工作人员的重视。但实际情况却并不是这样的：从学校领导到相关管理人员甚至学生本身都对高校科技类档案的管理，包括科研档案、学生档案以及高校教学档案等在内的档案管理相当重视，但是对于基建档案的管理，高校的重视程度相对很低。我国一般高校均未配备专职的基建档案归档管理人员，通常情况下均由基建工程管理人员来兼职此职位，因工作精力和重心的分散，致使基建档案管理工作专业性水平不高，管理质量直线降低。高校基建档案管理是一个非常专业的系统性工程，缺乏专业化管理人才必将导致基建档案管理水平停滞不前。

（三）高校基建档案管理人员意识不高

我国高等教育长期处于计划经济管理思想的影响之下，高校欠缺发展与管理的积极性与自主性，致使很长一段时间之内我国各大高校的建设管理人员以及领导人对高校基建档案管理的重要性认识不到位，意识不高，长期存在的“轻档案、重建设”的思想意识致使高校基建管理工作人员将全部工作重心放在了工程建设方面，在日常收集与整理基建资料方面经常性流于形式，影响了高校基建档案管理的水平。故此，高校主管领导以及相关基建档案管理人员需要加强对高校基建档案管理工作的重要性的认识，才能切实提高高校基建档案的管理水平与质量。

二、高校基建档案管理对策

（一）明确约束考核机制，构建并完善高校基建档案管理制度

构建并完善高校基建档案管理制度与基本流程，要明确档案管理的约束考核机制与岗位职责，为高校基建档案管理工作的顺利进行保驾护航。不仅在学校层面要构建相关的管理机构，配备相应的管理人员，学校的纪律检查部门也需要制定专项的监督管理措施来约束、监督基建档案管理工作。此外，要明确可操作的检查考核机制和制度，定期考评学校档案管理部门的档案管理工作，将基建档案管理工作具体落实到个人，及时发现并处理基建档案遗漏、整理滞后和归档不及时等问题，切实提高档案管理工作部门以及管理人员的积极性，如此，高校基建档案管理水平才能确保在制度督促和制约下有所提升。

（二）在高校基建档案管理中引入专业管理人才，提升基建档案管理的专业化水平

当前我国高等院校专业的基建档案管理人员配备不足，基建部门结构不合理，高校基建档案管理工作通常由基建部门的工程管理人员兼任，而随着社会经济的告诉发展以及各行各业分工日益专业化和精细化，工程管理人员的精力大多集中在工程过程管理，加之工程管理人员欠缺收集、整理与归纳基建档案的工作经验，致使高校基建档案管理水平大大降低。故此，若想提升高校基建档案管理工作的水平，必须将目光锁定在“人才”方面，积极引进专业的基建档案管理人才。或者可以从基建工程管理队伍中抽调人才进行档案专职管理，如此，才能将基建档案管理的责任具体落实到个人，且术业有专攻，基建档案管理的归档管理水平也会得到大大的提升。针对部分数量较少工程规模也较小的高校，或者部分规模比较小的高等院校，配备专职的基建档案管理人员极容易出现工作量不饱满的问题，对此，可以通过定期聘请社会上的所属于专业工程咨询服务公司的专职档案管理人才加以解决，以此提高高校基建档案管理水平。

（三）提高对高校基建档案管理工作重要性的认识意识

要切实提高学校各级领导以及基建档案管理工作人员对基建档案管理工作重要性的认识意识，并提升基建档案管理部门以及管理人员的责任感。做好高校基建档案管理工作，首先需要高校领导的鼎力支持。要依靠高校领导实实在在的人力、物力资源以及各方面的配合与支撑，如此，才能够将学校基建档案管理工作提升到高校日常管理工作这样的一个高度，并顺利将基建档案管理纳入到高校规范化、系统化管理中，为高校基建档案管理工作奠定扎实的基础。此外，可以通过各种宣传方式，不同的宣传途径，比如校园座谈会、各类型校园媒体等形式以及方式进行主题宣传，为高校基建档案管理工作营造一个更加完善、积极的环境，让高校相关人员都明白基建档案管理的重要性，并让基建档案管理人员能够深切感受到高校基建档案管理工作的使命感和传承性。

三、结语

高校基建档案管理是一项系统工程，需要高校领导以及基建档案管理工作人员的高度重视与大力支持。在高校基建档案管理中，必须明确约束考核机制，构建并完善高校基建档案管理制度；在高校基建档案管理中引入专业管理人才，提升基建档案管理的专业化水平；同时，还需要提高对高校基建档案管理工作重要性的认识意识。

[参考文献]

[1]余嘉.高校基建工程档案管理存在的问题及对策研究[J].重庆文理学院学报(社会科学版),2011.

[2]肖永菊.谈高校基建档案管理工作存在的问题及对策[J].科技信息,2011.

[3]文金平.高校基建档案管理中存在的问题及其对策[J].湖南工程学院学报(社会科学版),20076.

[4]李江荣.高校基建档案管理存在的问题及对策[J].毕节学院学报,2007.

[5]李君,陈建群.高校基建档案管理中存在的问题与措施[J].湖南医科大学学报(社会科学版),2009.

基建档案的重要性篇3

关键词：基础设施建设 前期档案 管理

工程基础设施建设前期管理已经得到了足够的重视，各单位工程基础设施建设管理部门也积累了不少工程基础设施建设前期管理的先进经验，但对于工程基础设施建设前期管理中很重要的一个方面――项目档案管理却没有得到应有的重视。这个现象伴随着项目档案管理相关规定的出台而得到了很大转变，各个单位也在不知不觉中重视了项目档案管理工作，只是苦于不知如何做好项目档案管理工作。

工程基础设施建设前期档案也叫工程准备阶段文件，是指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件材料。前期档案是工程项目档案的重要组成部分，是工程建设的凭证性和基础性文件材料，是一个主体单位永久保存的法律原始性凭证。只有规范前期档案管理，明确归档范围，保证前期档案的齐全、完整，才能为主体工程档案管理打下良好的基础，才能保证国有资产的完整。

一、基础设施建设档案管理存在的问题

1.面对发展机遇，国家工程项目建设管理体制改革进一步深化，也颁布了一系列工程项目管理和工程档案管理法规、标准，在传统的基础设施建设档案管理工作中同时产生了问题和困难。基础设施建设工程具有工程周期长、流程长、阶段多、涉及部门多等特点，使基础设施建设档案具有多样性、复杂性、成套性等特点，由于经济利益或赶工期等原因，人们只重视工程本身，轻视工程档案，基础设施建设档案的收集、整理与归档工作与工程建设不能协调开展，造成了基础设施建设档案工作滞后，反而影响了工程各方面对档案资料的利用工作，工程项目管理和技术文件资料处在分散、损坏、丢失等情况下，制约了单位经济和档案管理工作的持续发展。

2.档案管理意识不强，领导和档案人员对基础设施建设档案重要性的思想认识不够，基础设施建设档案工作的学习宣传力度不强，基础设施建设工程队伍流动性大，人员不稳定，使档案资料管理工作严重脱节，档案资料流向不清，工程各参建部门缺乏相互沟通交流，档案管理职责没有落实到具体人员。由于基础设施建设工程和档案的专业性，工程人员和档案人员互相不了解专业和技术知识、工作程序，缺乏工程档案管理的实践能力，使基础设施建设档案的收集、整理和归档不及时、规范。对基础设施建设档案管理的观念和认识是做好基础设施建设档案工作的前提和保证，目前，随着经济和科技的发展，在适应基础设施建设档案管理新要求方面存在一定的问题。

3.传统的基础设施建设档案管理模式面临着重大的挑战，相关规章制度不健全，不能采取规范标准的管理方法和操作流程，基础设施建设档案管理各环节不符合质量要求，由于工程参建单位多，档案工作标准得不到统一，如归档的基础设施建设档案质量不一，格式和内容不相同，给档案部门带来一定的负担。基础设施建设档案管理工作程序不规范，没有履行监督、检查、指导等职能，基础设施建设档案管理措施不完善，对当前的改革形式和管理方法缺乏研究和思考。

4.基础设施建设档案管理体制不完善，由于工程建设单位人员和经费的原因，许多单位没有建立基础设施建设档案管理部门，基础设施建设档案管理不健全，档案人员由其他管理人员兼职，没有设立专职档案人员，没有专门的档案工作场所，档案质量、安全得不到保障。基础设施建设档案管理设施设备不能满足档案管理需要，如没有专门的库房，档案保管达不到“八防”要求，基础设施建设档案管理现代化程度不能适应单位和工程建设快速发展的需要，机应用仅是打字的水平，影响了档案管理的工作效率和经济效益。

二、充分认识工程基础设施建设前期档案的重要性

根据国家档案局、国家发改委联合的《重大工程基础设施建设前期档案验收办法》规定，项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，未经项目档案验收或项目档案验收不合格的工程基础设施建设前期，不得进行或通过整个工程基础设施建设前期的竣工验收。由此可以看出，项目档案验收对整个工程项目的竣工验收具有一票否决权，充分体现了项目档案在工程基础设施建设前期竣工验收中的重要性。此外，项目档案对工程基础设施建设前期日后的管理、使用、维护、改建、扩建、技改有着十分重要的作用，项目档案收集不齐全、整理不规范、保管不安全都会直接影响工程基础设施建设前期发挥最大效益。

三、如何做好工程基础设施建设前期档案管理工作

1.各级领导要高度重视工程基础设施建设前期档案工作。工程建设是百年大计，工程基础设施建设前期档案同样是百年大计，有了工程没有档案将后患无穷。工程项目从立项开始，主管领导就要指定专人负责文件、图纸、计算数据、声像记录等资料的收集、管理工作，制定明确的岗位责任，进行考核并与奖惩挂钩。

2.加强对工程基础设施建设前期档案工作的组织领导。成立工程基础设施建设前期档案工作领导小组，建立工程基础设施建设前期档案工作人员网络体系，明确每人的工作职责，加强考核，建立健全项目档案工作各项规章制度，建立切合实际的项目档案工作管理体制和工作程序。

3.定期召开工程基础设施建设档案工作会议。项目建设单位对工程基础设施建设档案工作实行统一管理，对本单位各部门和设计、施工、监理等参建单位进行有效的监督、指导，确保项目档案工作与项目建设同步进行。定期召集有关参建单位及档案管理人员参加项目档案工作会议，汇报项目档案工作进度，安排布署下步工作。

基建档案的重要性篇4

【关键词】基建项目；档案质量；方法

基建项目档案是指在各种建筑物、构造物、地上地下管线等基本建设工程的勘察、设计、施工、管理和维护等活动中形成的科技档案。基建项目档案在基本建设中具有重要的地位和作用，它是项目建设过程的真实记录，是对建设项目进行稽查、审计、监督、管理、验收以及维护、改造的重要依据。随着基本建设的快速发展，基建项目档案管理滞后的矛盾日益突出，如何使基建项目档案管理跟上基本建设快速发展的步伐，已成为当前亟需解决的问题。

一、基建项目档案管理质量问题

（一）基建项目档案内容不够完整

基建项目由于工作量大、涉及单位多、工作环节复杂、建设周期长等特点，导致基建项目档案成为建设项目管理工作中的滞后点与难点。一些项目论证、可行性研究等应保存的依据性文件经常漏缺不全。在项目招投标过程中，往往由于中标单位外委发包或归档不及时等导致资料散失。施工过程中施工单位对于项目附属设施所形成的照明线路图、隐蔽工程设施图、照片档案、施工日志等的收集极易疏忽，对设备安装文件资料也不够重视。

一些项目仅注重阶段性文件资料的收集，往往忽略基建项目全过程文件资料的完整归档，特别是忽略了项目前期形成的文件材料和建设后期形成的交工验收文件材料、工程监理、工程决算、科研课题等方面的材料，造成项目档案的成套性、完整性存在缺陷。有些项目仅注重纸质文件材料的收集，而忽略其他门类、载体档案的收集。

（二）竣工图质量欠缺

竣工图是记载工程土建、结构以及工艺管线、设备、电气、仪表、上下水、暖通、环保设施等建筑安装工程真实情况的技术文件。国家对基建项目竣工图的编制有明确的规定和要求。目前基建项目竣工图的编制存在的问题主要表现在：①一些项目的竣工图归档不完整，存在漏做的情况；②一些竣工图的修改不到位，造成竣工图与实际工程不相符，数据误差时有发现；③竣工图中相关责任人审核签署经常漏缺不全；④有些竣工图编制不规范、标识不统一，竣工图章不符合规格，无竣工图纸目录、设计与竣工图数量对照表等；⑤设计变更通知单存在空号或者编号重复现象，由于变更执行程序的不规范，也极易导致竣工图的误差和失实，甚至施工图在加盖竣工图章后直接做竣工图，对设计变更、材料变更等视而不见；⑥还有一些隐蔽工程在竣工图中未得到反映。

（三）质量保证资料的真实性、严肃性欠佳

由于一些基建项目不重视平时的积累，资料内容缺乏真实性，施工过程中有些材料已经用过，而材料质量证明后到，造成质保资料与施工进度不同步；有的资料等到将要验收时才急于拼凑补救，造成内容残缺不全，无法反映工程质量的真实情况。此外一些施工质量评定资料有签字无结论或者结论表述不规范，缺乏严肃性。

二、基建项目档案质量问题的成因

（一）基建项目档案工作得不到应有的重视

随着我国经济的快速发展，各项基本建设高潮迭起，重建设工期、重工程质量却往往忽略了档案工作，加之施工、监理等单位对归档工作重视程度不够，极易造成基建项目档案工作滞后。另外一个重要原因是施工单位认为收集归档工作不能够给施工单位带来效益，反而增加不必要的工作量，使档案工作在基本建设中排不上应有的位置。

（二）档案管理缺乏专业人员

由于基本建设项目大小不一，施工队伍不同，基建项目档案质量存在明显差别，根本原因是基本建设项目参建单位的档案专业力量严重不足，且专（兼）职档案人员频繁变动。甚至有些施工单位在基建项目交工后带走部分交工资料，造成归档不完整。

（三）收集归档难度大

基本建设项目档案来源于各种职能活动，由于项目档案工作量大、涉及单位多、形成周期长，收集难度很大，加之从文件材料的产生到归档要经历相当一段时间，经过许多环节，其中每一环节都会影响质量，影响其齐全性、完整性、准确性。

三、基建项目档案管理的有效途径和方法

提高基建项目档案质量除了重视档案工作，加强收集归档力度之外，更重要的是要有档案部门的参与，只有档案管理部门真正参与到基建项目档案的管理，才能起到“治标又治本”的作用，切实提高基建项目档案的质量。

（一）档案部门要对基建项目档案超前控制

提高基建项目档案质量必须要有档案部门的参与，在基建项目建设之前档案部门就要介入，指导项目科技文件材料的形成、积累和归档工作。

对于一些竣工的改扩建基建项目，项目档案归档到档案部门后，如果继续沿用传统的工作方法，按照新建项目整编，将会导致档案归档不完整，使档案整编工作混乱。为了保证基建项目顺利进行，又使归档科技文件材料齐全完整，档案部门要对产生科技文件材料的建设项目进行超前控制，变过去档案“后置管理”为“前置管理”，即在工程项目建设前建设部门要通知档案部门参与项目管理，并对有关档案管理的工作要求制定在施工合同中，完善档案归档制度，落实责任人。同时对档案人员也提出了更高的要求，档案人员要清楚基建工程项目将产生哪些科技文件材料，哪些属于归档范围，并且要做好新产生的科技文件材料与原有档案的衔接，确保档案的有机联系。

（二）档案部门要参与全过程管理

全过程管理就是在科技文件材料形成过程中和在档案收集、鉴定、整编、归档的过程中，档案部门都要参与管理。由于基建项目在改扩建过程中，档案利用率增加，要求档案人员不断提高业务素质，了解工程项目建设的专业特征，参与全过程管理。档案人员在深入了解基建项目的性质、内容后，在其整编过程中，才能够使新产生的科技文件材料与原有基建项目档案之间成为有机联系体，使档案更加真实、准确、完整地体现基建项目建设发展过程，也能为今后查考利用提供翔实的依据。

（三）做好档案的跟踪优质服务

档案资源的价值和意义在于开发利用，开发利用工作中要做好跟踪优质服务。即在基建项目建设前，档案人员能够提供相关的档案，使基建项目建设有完整的依据；基建项目中期，档案人员能够督促有关人员做好科技文件材料的形成，并做好全过程管理；基建项目后期，档案人员要协助做好竣工文件材料的编制工作，这样既可以方便项目工程技术人员查找原有建设项目档案，为工程建设提供可靠依据；也可以使基建档案完整，保持新形成档案与原有档案有机系统联系。

基建档案的重要性篇5

关键词：基层党建；党建档案；管理工作

随着我国社会的进步以及经济的快速发展，我国对基层党建工作的开展也越来越重视，而基层党建档案作为机关党建工作开展过程中形成的重要资料，若不进行恰当的管理，将会导致基层党建档案的流失、泄露等问题，严重影响到党建工作的顺利进行，并会对我们党和国家以及机关和事业单位造成巨大的损失。因此，如何做好基层党建档案管理工作是当前的一个重要问题。

一、当前基层党建档案管理工作中存在的问题

基层党建档案管理工作存在很多问题，首先是党建档案管理不受重视，社会对于基层党建档案工作认识不到位。其次，在基层党建档案管理中缺乏科学的管理设备以及科学的方法。第三，档案管理工作效率不高与工作人员的综合素质有关。

（一）档案管理意识差

基层党建档案管理工作的重要性难以凸显，包括很多基层单位领导人员对于档案管理的认识不到位，在实际工作中忽视了对于档案工作重要性的认识。单位领导人员认为档案管理工作无非档案的抄写、收藏、整理、归档等，难以认识到档案开发与利用对于基层党建工作的重要意义。

（二）党建档案管理缺乏科学性

声像档案是档案管理中的重点内容，目前，基层党建档案管理中的像管理严重滞后，大部分事业单位中缺乏声像档案，以及声像档案管理条件差的问题。党建档案管理缺乏一定的科学性，直接拉低了档案管理水平。

（三）档案管理工作人员素质有待于提升

档案管理工作人员的综合素质对档案管理工作产生直接影响，目前，在很多基础党建档案材料管理中能够发现，有的档案管理人员素质偏低、专业水平较差，对于工作比较懈怠、散漫，工作积极性不高，导致有关党员入党原始材料的缺失或丢失。

二、如何做好基层党建档案管理工作策略

基层党建档案是党的建设信息载体，它是档案工作中的一个单独的、特殊存在的档案体系。党建档案中涉及党和国家、党组织及党员个人信息等。这些材料一旦泄露，将会给我们党和国家及单位造成巨大的、甚至无法弥补的损失，所以在基层党建档案管理工作中，要对基层党建档案信息安全的保护高度重视，并充分做好基层党建档案保密工作。

（一）建立健全完善的党建档案管理制度

建立健全完善的管理制度是做好基层党建档案管理工作的必要措施，必须制定完善的党建档案管理制度，使党建档案管理工作有章可循。党建档案管理规章制度包括移交接收、分类、立卷归档、保管利用等等规章制度。这些制度的建设能起到保护党建档案信息安全的作用，特别是党建档案的利用制度，更是为确保党建档案信息安全提供了有力保证。在党建档案资料的收集过程中，应该按照国家综合档案管理的要求。形成自己独有的《党建档案分类及档号编制》《党建文件材料的形成收集整理和保管》《党建照片档案及数码照片档案管理》《党建全宗卷的编写》《党建档案管理》以及《党建归档文件整理规则》和《党建档案管理办法》等一系列独有的党建档案管理。党建档案利用制度一般是查阅、调卷工作制度。根据当地组织部门的实际工作情况和要求，对不同级别党员、干部，组织部门要制定相应的查阅、调卷制度。在大力开展党建档案利用工作的同时，确保不失密、不泄露及确保党建资料文件的完好无损。基层党建档案要制定相应的规章制度，规章制度的条文应严谨而简单明了，便于档案工作人员执行，并在实践中认真加以完善、充实、总结。

（二）重视基层党建档案保管环境及过程

基层党建档案资料的收集与保管工作，重点在基本党建档案的存放及档案管理工作，它包含在这两个环节中，档案工作人员必须做到党建档案的完整性和安全性。

1.设立专门的单位党建资料库房，从而保证党建档案资料的安全。党建资料库房应按照国家有关规定设立，在组织部门的指导下，应单独兴建。档案库房应该与办公室分开，与查阅室分开。出于对党建档案保密工作的需要，指定专人负责管理，制定严格的进出、保密制度，无关人员严禁入内。防止党建资料的丢失、泄密等严重事件的发生。

2.党建资料档案保管工作坚持按照档案“八防”要求进行。档案“八防”即：防火、防盗、防潮湿、防高温、防鼠、防虫、防水、防污染。

3.对党建资料要做到收集不断，从而保证档案的连续性。完好无损，保证党建档案不断档、档案不损坏，对有损坏的档案要及时进行修补、充实；不能因工作人员的失误，造成档案被窃、丢失而对档案的安全、保密造成无法弥补的损失。

4.基层党建档案作为一个单独的档案体系。要求档案保管也应做到工作有条有理，档案摆放整齐，一目了然、工作方便。

（三）做好档案利用的监督

党建档案应该保密，但保密的目的是为了利用，但党建的资料利用，是有严格的要求和规定的，不然就失去了档案的价值。在党建档案利用过程中，做好保密工作。每位利用者严禁将档案带出档案室及随意摘抄其档案内容，并做好档案利用时的监督，确保党建档案内容不泄密，切实做到党建档案在利用中的安全性和利用的有效性。做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施，即有效地发现并制止、纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为。加强重点监控，档案室最好能安装摄像头，并对某些有不良习惯查阅者进行监督。档案机要部门要加大对党建档案保密的宣传，工作人员要做到对档案保管勤检查、勤添加。

（四）提高党建档案工作人员的素质

档案人员的能力素质是一项重点问题，很多档案管理工作人员的工作积极性不高，工作懈怠，难以认识到档案工作的重要性。为了提升基层党建档案管理工作质量，在档案管理中，应该着重引进和培养现代化的管理人才，全面提高工作人员的素质。第一，首先要努力培养工作于档案管理的数据库开发人才，只有非常好的人才储备才能更好地服务于党建档案管理工作。第二，定期对基层党建档案管理人员进行业务培训，加强对业务能力的考核，努力提高档案管理人员的业务素质，从党员入党材料的每个环节等，把好档案资料的完整度和质量关。第三，基于领导干部的榜样带头作用。单位领导人员就是职工工作的榜样，领导人员需要努力把档案信息作为一项重要内容，在档案管理中发展壮大，提高档案信息的社会服务质量。在具体的党建档案保密中，档案工作人员要切记，在任何情况，不能把党的机密、党的建设、党的决议、党员个人信息等带到公开场合，说三道四并对单位的领导干部个人信息进行评价，泄露党的机密。党建档案管理人员应该随时随地把党的各种信息安全作为自己必须要保密的工作。

（五）加强基层党建档案保密的宣传

党的干部和党员依法履行对党的秘密信息的保密是作为一名共产党员的基本义务和职责，要对党员进行《保密法》《档案法》学习、宣传和教育，加强对党建档案保密工作的宣传就显得相当必要。要不断地向广大党员宣传党建档案的知识，使每位党员了解党的建设工作和党建档案工作保密工作的重要性，使党在思想建设、组织建设、纪律建设、作风建设等方面的活动所形成的档案更具有准确性、完整性、充分体现党的建设成果。在适当的时机对党员举办档案知识讲座等形式的宣传工作，使全体党员了解党的建设和党建档案保密工作的重要性，从而提高全体党员个人的素质和修养。

三、结束语

综上所述，基层党建档案是在党建工作开展过程中形成的重要档案资料，是党建的信息载体，做好基层党建档案的管理工作十分必要。因此，要建立完善的党建档案管理体系制度，加强党建档案的管理工作，并做好相关保密工作，同时还要加强对党建档案管理人员的培养，提高从业者的专业素养，从而提高党建档案的管理水平。

参考文献：

基建档案的重要性篇6

一、基建档案的含义与分类

基建档案是指建筑物、构建物、地上管线和地下管线等建筑工程规划、设计、施工和使用的一种科技档案，基建档案也记录工程建设中所用到的相关资料，并通过基建档案对项目工程中数据进行采集、整理和分析的过程，在项目中如果出现一些相关问题，基建档案管理人员能及时地发现问题才能及时解决问题，避免不必要的问题影响施工质量。基建档案的种类分为基建项目类和房屋产权类。

二、坚持以人为本理念

基建工程档案管理在我国工程中是一项非常复杂的系统体系，基建档案人员要具有较强的自身素质，还要有协调管理能力和全面掌握知识技术的能力，树立以人为本的理念和推动基建档案全新发展的观念。一个建筑工程队伍，工期较长、参加建设单位多、档案资料来源广泛且丰富，档案人员必须了解建筑工程基本特点，工程划分与规划、工程进度等，每个阶段所需要的档案资料有关部门和相关人员必须全面了解，明确档案管理的职责、原则、任务范围和注意事项等。

三、档案人员需要新理念

档案人员需要改变自己的理念，实行依法治党、多思维控制、共同协作的新观念，档案工作人员需要改变传统封闭理念，同时需要档案技术人员和施工工程技术人员对工程进行实施，把封闭式的理念转变为开放式的工作理念，对工程进行超前的介入与了解、跟踪调查并随时监督、实施合同管理对工程进行同步验收等新理念。

四、基建档案的作用

（一）基建档案反映出工程的真实过程。基建档案是建筑工程开始到工程结束之间具有保存意义的档案，它记载了图纸、图像、文字等各个载体的文件材料，其中包括建筑工程前期文件、建筑工程测绘文件、建筑工程设计文件、工程施工的技术文件、监理和设备文件、竣工验收文件等相关文件内容，基建档案同时也是单位档案的基本组成之一，反映出建筑工程项目的真实情况，基建档案为单位的事业发展起到了有利的条件和依据，并按照基建工程规定收集、整理、保存完整的基建档案资料，是基建工程管理技术人员在建筑项目工程中创造出的成果，?樘岣呓ㄖ?单位的发展和加强单位基础的建设力度，同时增强单位档案合理化、规范化的工作起到重要作用。

（二）基建档案是工程的重要决策。建筑工程项目是在一个计划书或总体施工设计内进行的施工，一般由几个单独项目组成，工程项目中的独有特点，决定了基建档案的记录性、完整性，为基建工程各个阶段的建筑决策提供了财富，基建档案是由收集、整理、分类、鉴定、保存5个方面组成的，并实行统一管理原则，为建筑工程档案提供了便利，所以，要加强基建工程档案管理工作，有效提高档案的管理水平作用。

（三）基建档案记录工程全过程。基建档案记录了工程建筑的全过程，反映出工程项目管理和工程实体的全貌，基建档案比工程实体本身时间长，基建档案具有规范性和准确性，是工程进行管理、维护、改进和使用的依据与凭证，是关系到工程质量、人员安全、财产保证的有效措施，在工程形成方面，工程人员根据基建档案质量的好与坏来控制工程项目质量，通过基建档案质量管理，提高工程质量，加快我国经济建设发展，提高认识基建档案的重要性，是基建档案管理的重要任务。

五、存在问题

（一）基建档案工作滞后。我国工程项目建设管理体系得到很大改进，国家也颁布了许多关于工程项目管理的法律法规和相关标准等。传统的基建工程具有流程长、阶段多、周期长、管理部门多等特点，从而使基建档案出现了复杂性、多样性等特点，此外，由于赶工期或一些别的因素，施工人员对工程档案的轻视，只注重工程不注重质量，造成基建档案工作滞后，影响了档案工作的利用率使工程项目管理和资料处于损坏、丢失、分散的情况，限制了单位经济和基建档案管理工作的可持续发展。

（二）档案管理意识不强。领导和档案管理人员对基建档案的认识程度不够强，宣传力度不够大，基建工程人员不稳定，工程队伍流动性较大，使档案资料管理脱节，并且档案管理没有落实到个人，从而缺乏了对工程档案管理的能力。

基建档案的重要性篇7

关键词：基层基建档案；档案管理；对策

Abstract: to strengthen the basic construction archives management, which is beneficial to realize the archives resources, records management, archives utilization efficiency. Therefore, must strengthen the basic construction archives management work, at the same time, we should fully recognize the basic construction archives management faces at present stage, serious study countermeasures, so as to promote the comprehensive development of archives. This article starts with the current situation of grassroots construction archives management, discussed the effective measures, in order to offer reader reference.

Keywords: infrastructure at the grass-roots level files; File management; countermeasures

中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：2095-2104(2013)

前言

基建档案是指在基建管理和基建工程项目活动中直接形成的、有保存价值的文字、图表及声像载体材料等，它既是建设过程的真实反映和记录，又是建设发展的重要基础和依据，也是单位维权的凭证和依据。基建档案承载了建设工程的大量信息，基建档案是在基建过程中积累起来的文字、图表资料，主要包括综合管理、项目的可行性研究、设计基础材料、设计文件（含方案报建）、工程管理文件、工程监理文件、施工文件、竣工文件等。基建档案具有内容的单一性、载体的多样性、形式的特殊性等特点，随着社会信息化的飞速发展，基建档案的内容、形式、载体等属性也发生了较大的变化，特别是以基建工程项目为中心所形成的文件材料具有全面化、精确化、系统化的成套性和现实性、专业性要求，而一个完整的基建工程项目要经过立项、设计、施工、竣工等阶段，要经过主管机关、建设单位、施工单位、设计单位、监理单位等好多部门，相对的，通过正常程序进行建设的基建，在文件收集过程中，文件材料相对比较完整，但是，对于基层的基本建设来说，有两个特点，一个是规模小，二个是项目本身不规范，以某分局为例，其下属各个中心、中心站、中心站下属各个台站、测点，对这些台站、测点而言，基建项目可能是整理一块几十到一百平米观测场，找一家施工单位平整土地，水泥抹平，起上围墙。也可能是在码头边造一个小的验潮井，简单的通上电，安装一下仪器，甚至可能仅仅是翻盖一下围墙，相对大的项目一般也可能是造一个二层小楼，做两间实验室，造一个院子。在这种投资、建造规模较小的情况下，很多是没有监理、设计方参与的或者全程参与的。有些施工甚至无需通过招投标，简单的找个施工队施工就行。

图1气象观测场基建示例

图2验潮站基建示例

但是从单位基本建设的管理来说，这些依然是属于基建项目，要进行基建档案管理。基层单位在一些大型的基建专项时，反而很规范，设计、监理、勘察、施工各方协调，正规单位本身对档案管理的比较严格，而且大项目当地城建档案馆还会提出要求，并进行档案验收，对基层档案管理人员来说，反而相对比较轻松，恰恰是这些小项目，反而是基层基建档案管理的重点。

就此对基建档案管理谈几点粗浅的认识。

一、基建档案管理存在的问题

（一）管理基层的思想观念存在偏差

管理基层的思想观念存在偏差，对基建档案管理工作缺乏正确的认识。工程人员和档案人员缺乏工程档案管理的实践经验，不仅不熟悉工作流程，专业水平也有待考证，工程人员和档案人员间的档案移交手续不规范，基建档案的整个运作流程没有秩序可言。为了适应新形势下的基建档案管理要求，需要摆正对基建档案管理的观念和理清对基建档案的认识，为做好基建档案工作做好准备。

（二）基建档案管理网络尚待完善

有的参建单位从其他部门抽调几人兼职草草行事组建了档案管理部门，但未设立专职机构，没有指定工作场所，无法保证档案资料的质量和安全；基建档案管理的现代化水平跟不上时代要求，落后的信息技术无法满足快速发展的基建工程项目建设的基本要求，不仅影响档案管理的工作效率，单位的经济效益也大打折扣。

（三）档案管理人员素质不强

现实状况来看，还有很多档案人员不能胜任档案工作。能完全胜任本职业务工作，独当一面的还是少数。出现这种局面的原因是多方面的。一方面从领导的角度上看，由于有些领导不重视档案工作，特别在配备档案主要领导时，很多是从本行政区域内安排一些其他业务相对较强的同志来担任档案工作的领导，而实际从档案员中提拔的很少，外行领导内行，导致档案业务工作在低级水平上恶性循环也就不足为奇了；同时也使得从事档案工作的同志积极性较低；还有些领导过问工作的多，而关心档案员个人思想和实际问题少，因而档案人员钻研业务的积极性没有切实调动起来。另一方面由于基层单位的专业人员因内部机构的设定，限制了专业人员的业务沟通，导致了档案专业水平得不到锻炼提高；重业务专业、轻档案专业，也使得档案业务人员的工作热情无法充分施展。

（四）基建档案材料收集不齐全

基层基建档案材料一般是较为规范的，从一开始接受多家企业竞标，到各方论证、相关审批、实践检验、竣工验收，都有建筑工程档案管理条例的规范和相关制度的约束，所以基建档案材料的形成应该是比较系统和规范的。但是一些基层小型项目在基建档案整理中，由于对工程整体建设没有前瞻性，对工程建设过程中所产生的基建档案材料没有一个整体的思路，档案专职人员也没有对各施工企业档案整理人员提前进行培训和指导，导致一些施工单位移交的基建的档案材料不齐，出现错漏现象。基层基建的工程项目档案中，最容易出现的问题是施工材料欠缺，并且出现卷内文件目录著录的文件级条目与文件内容不符等现象。

二、基层基建档案管理措施

（一）制定一套完整档案管理制度

由于建设项目的参建单位多，项目档案管理工作面广量大，为使基建档案资料工作纳入统一化管理轨道，增强管理的依据性、权威性、规范性，统一工程文件的收集、编制和归档整理，必须一开始就制定一套完整的与工程建设相适宜的档案管理制度是十分必要的。从组织领导、管理体系、职责分工、奖励处罚等方面作出明确规定,对文件材料的形成、收集、归档范围、分类、整理、立卷归档以及竣工文件编制、交接验收等提出具体要求。所以在工程建设开始,档案人员应向各参建单位宣贯国家标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》、行业标准《归档文件整理规则》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案管理规范》以及《电力建设施工、验收及质量验评标准汇编》等专业的验收要求,各地还有专门的基建档案整理要求,在收集和编制竣工资料时做到有章可循、标准一致、职责分明。用规范的档案管理行为来推动各参建单位档案规范化管理,从而有效地控制档案的归档质量。

（二）加强人员培训

除各级领导要重视档案工作，基建项目负责的领导或者档案分管领导也要加大档案培训。切实使档案人员成为多面手，万事通，问不倒。作为海区档案主管部门在实践中多进行业务培训和宣贯，要把精力用在如何提高档案人员业务水平上，在加强培训的同时，还要多给各基层单位交流的机会，不断促进他们业务水平的提高。

（三）认真做好基建工程档案的收集工作

基建工程档案的收集工作不是独立的，需要各个部门和专业人员的密切配合、通力合作。能否做好收集工作体现了领导者的工作能力和工程档案人员的业务素质，而收集工作的成败则取决于整个工程项目的管理水平。文件材料收集工作是档案工作最基础、最重要的工作，在基建项目中也是一项难度比较大的工作。基建工程项目文件是一种特殊的、不可再生的信息资源，包括有工程依据性文件、工程管理文件、工程设计文件、竣工验收文件、国内外设备随机资料等，文件材料数量多，内容繁杂，如果等到整个工程竣工时才进行档案的收集，就有可能出现积重难返。因此，要确保基建项目档案的完整、准确，就必须注重平时的收集积累，科学合理地确定文件归档范围，保证基建工程档案的收集既不繁杂，又不遗漏，因为项目文件的收集工作直接影响基建档案的内在质量和以后的参考利用。为此，档案人员要做到现场办公，现场收集，参加工程例会，以了解工程的进展情况，并作好详细记录，有针对性地开展收集工作；此外，档案人员还应积极参与设备开箱验收，对随机设备资料做到先归档，后利用。

（四）加强竣工文件的管理与移交

严格执行工程档案的归档与移交管理制度。档案的管理与移交应该与工程建设同步进行，这样有利于工程技术档案材料的全面收集，保证工程技术档案资料齐全；有利于保证工程技术落后档案反映内容的准确性，有利于工程技术档案保管利用，有利于工程结束即对技术档案进行全面的归档整理工作。在此期间，档案人员要经常与各参建单位联系并现场检查指导，严格控制归档文件的完整、准确、系统、规范及文件材料质量，协助指导他们完成竣工资料编制工作，并组织施工监理单位对竣工移交文件进行核查。核查无误后，方可按规定办理移交手续。

（五）材料不完整的措施

针对一些非常小的基建项目，一些“野路子”施工的，除了一方面要发包单位要加强对施工单位的管理，对一些基础项目的验收、把关之外，更要灵活掌握收集的文件材料的类型。

在一些非新建、大型的基建项目中，除了履行正常的审批程序外，上级单位更重视的是对经费使用文件材料的审查；

一些小型的项目，如需要施工单位出具施工、竣工图纸的必须在签订工程承包合同而非简单的施工合同或劳务合同，在正常建设项目的管理中，图纸必须经过第三方审查后才能使用。

在一些特别小的项目、特别少的经费情况下，可能就只能“野路子”施工了，在这种情况下，发包方要多在现场巡查，对一些要求、不足之处尽量通过双方签署备忘录的形式沟通，并通过照片档案的方式来弥补图纸等其他类型档案的不足。

对于有些所谓的小项目来说，他前期所履行的审批手续、后期所履行的报验手续依然必须按照国家规定执行，在基建档案中，所缺失的可能仅仅是因为施工单位的不重视、缺少设计、监理单位等一系列单位的参加而导致施工过程这一部分材料，对于其他必要材料而言，仍然需要按照上述内容加以重视。

结束语

随着建筑行业的发展，基建工作量与日俱增，业务楼改造、翻修、装修、翻盖新盖等，都离不开参照有关基建档案。因此必须加强对基层基建档案工作的管理，这就要求档案管理人员首先对基建工程档案管理的现状进行精细分析，接着采取行之有效的促进措施，并不断完善，形成建设工程档案管理的长效机制，从而确保形成有价值的档案资料，对一些微小项目，除一开始合同约定外，可采取一系列补救措施，来使得基层的基建档案尽量的完整，能够反映项目的建设过程。

参考文献

[1]单鹤舫.档案信息化与电子化的建设和管理[J].兰台内外，2009，（1）

[2]杨丽辉.科学定位—档案信息化的关键[J].办公自动化，2009（1）.

基建档案的重要性篇8

论文摘要：基层事业单位的基建档案，存在职责不明、保存不妥的现象，造成了不良后果和损失，因此，加强基层事业单位基建档案管理，要在组织领导、建章立制、提高人员素质等方面进行，做到领导重视、相关人员通力协作、及时收集、按时归档、严格交接，推动档案工作的规范化、标准化。

基建档案是指在基建管理和基建工程项目活动中直接形成的、有保存价值的文字、图表及声像载体材料等，它既是建设过程的真实反映和记录，又是建设发展的重要基础和依据，也是单位维权的凭证和依据。基建档案具有内容的单一性、载体的多样性、形式的特殊性等特点，随着社会信息化的飞速发展，基建档案的内容、形式、载体等属性也发生了较大的变化，特别是以基建工程项目为中心所形成的文件材料具有全面化、精确化、系统化的成套性和现实性、专业性要求，而一个完整的基建工程项目要经过立项、设计、施工、竣工等阶段，要经过主管机关、建设单位、施工单位、设计单位、监理单位等好多部门，给收集管理工作带来很多困难，就此对基建档案管理谈几点粗浅的认识。

1加强领导，建立档案组织

抓好基建档案工作，首先要从思想上重视基建档案管理工作，提高认识，从监与管两方面入手，分管档案工作的领导应给以多方面的支持和提供可靠的保障，用规范化、标准化来要求档案的收集、整理、归档、保管和开发利用工作，建立起"内外"有别而又相互统一的档案管理网络。"内"就是要协调内部各职能部门增强档案意识，注重收集与及时移交，防止档案材料的散失；"外"就是要抓住每一个环节的档案收集，积极与设计、施工、监理等参建单位负责人及档案人员通力协作，以保证归档档案资料的完整、准确、系统。建立档案管理组织，不仅是行政管理的重要组成部分，而且是必须做好的一项基础性工作，因此，要明确有关人员与部门的职责，用制度管人，用制度办事，将基建档案工作作为硬任务列入工程条款，将基建档案工作以法律文书的形式规定下来，鼓励和支持档案管理人员深入现场收集档案资料，作为档案人员应有针对性地列出所需收集的资料名目，自建设项目开始，就积极介入。

2建立健全基建档案管理制度、编制分类方案和规则

制度要健全，执行要坚决。按照档案管理的法律法规及国家规定的有关规定与标准，对已经收集的文字、图纸、图片、声像等资料，应根据基建档案形成的规律和特点，在便于保管和利用的前提下，进行科学分类整理，设置相应的归档类目，如它所包括基本建设工程的规划、设计档案、基本建设施工档案和以竣工图为核心的工程竣工档案等。应根据本单位的实际情况和具体要求，制定本单位的基建档案管理实施细则，细则应主要明确本单位基建档案的范围，归档的基本要求和基本内容，基建档案的移交与整理、保存与借阅的要求。这样就可以在组织基建档案的过程中给相关人员提供标准，增加基建档案资料整理的可操作性。

资料要齐全，内容要完整。要达到此目标要求，应该重视抓好资料的收集工作，坚持工程项目建档工作按照档案管理规范要求与工程建设、竣工验收同步，坚持档案部门与基建部门相结合，编制分类方案，正确区分和把握依据性文件、基础性文件、工程设计文件、工程管理文件、施工竣工验收及文件、基建财务文件、监理文件等的分类工作，齐抓共管，进一步做好基建竣工归档工作。

管理要及时，立卷要规范。为确保基建工程档案齐全、完整、系统，就要把基建档案工作与工程建设计划、检查、总结、验收各个环节的工作相联系，同步进行，做到工程进度到哪个阶段，档案收集和管理工作跟踪到哪个阶段。立卷做到格式统一、字迹工整、图像清晰,同时根据基建文件材料的形成规律,对基建文件材料的内容、价值、数量和载体形式进行系统整理，按工程项目组卷，使档案资料做到文件齐全、分类准确、体系鲜明、方便管理，方便利用，保持其整体功能。并将立卷好的档案按规定移交有关档案管理部门，严格交接手续，认真核查案卷质量并确保档案的完整。

3加强对有关人员的培训

一个单位基建档案管理的好坏，不仅与本单位的档案规章制度健全与否、主管档案的领导的思想观念、档案管理人员水平的高低息息相关，更与档案资料的组织者对档案资料的重视程度有着极大的关系。基建档案作为科技档案的重要组成部分，它服务于今天，有利于未来，为历史查找、产权查证、经济纠纷以及科学研究提供素材，针对某些领导和技术人员档案意识薄弱、档案管理人员与负责基建人员工作不协调、缺乏基建方面专职人才、施工企业一般比较重视工程质量和进度等现状，一是要结合建设项目的特点，加强对基建管理部门、工程质量监督机构、项目设计及建设施工单位档案管理人员的培训，将基建档案工作作为硬任务列入工程条款，将基建档案工作以法律文书的形式规定下来，引起参建单位的足够重视，自项目建设开始，应该组织其学习、贯彻国家关于建设项目档案管理的有关法律法规及办法，强化岗前培训，要求做到统一的要求、标准与格式，严把档案质量关，要求做到技监与基建档案同步进行、工程建设与档案材料的积累、整编、审定同步进行，系统掌握项目开工前、项目进行过程中、项目竣工后档案工作的不同点与侧重点，既瞻前顾后，又紧抓过程；二是要组织本单位档案人员及其相关人员，认真学习贯彻《档案法》及国家关于建设项目档案管理的有关法律法规和办法，在各部门间形成档案共识，不断提高业务能力，自觉增强责任意识，做到主动出击、提前拟定计划，实行跟踪收集、动态收集、严把质量，同时要求档案人员，要根据工程进度，紧密与参建单位的经理、施工人员等联系，争取配合，做到边施工、边检查、边记录、边收集资料。

基建档案的重要性篇9

关键词:高校 基建档案 信息化

高校基本建设项目档案是在基本建设工程项目活动过程中直接形成的，有保存价值的文字、图表及声像载体材料等。基建档案作为一个独立的高校档案管理门类，随着高校基础设施建设的蓬勃发展，也越来越为高校的管理部门所重视和利用。其档案价值主要体现在学校基础设施的新建、扩建;学校基建处对基础设施的维护和修理以及房屋的翻新改造;后勤服务公司对公房的出售，还有工程质量事故处理和经济纠纷的调解等方面。随着学校建设规模的不断扩大，产生了大量的基建档案，这些基建档案资料是学校档案的重要组成部分，不仅记录了学校建设发展的历史轨迹，更是筹划未来发展规划的可靠依据。

一、抓住高校基建档案的特点

是提高其档案信息化管理工作的核心

档案的利用日益频繁，基建档案的作用也越来越重要。这就同时要求基建档案管理也应跟上形势，因为高校投资主体的多元化和管理的多重性增添了档案管理工作的复杂化和社会化，对于高校基建档案自身的质量、项目的齐全性、数据的准确性、查找的方便性等都提出了更高的要求，所以基建档案管理要进行现代化方向的改进。基建档案管理现代化，是应用现代化的科学技术和设备，采用科学的管理方法管理档案信息资源，是全方位、多形式地提供高质量、高效率的档案信息服务的一个综合性的系统工程。抓住基建档案特点，是基建档案管理现代化的关键所在①。构成基建档案的载体材料主要有文字、图表、声像等，基建档案是随着基本建设工程的进展陆续产生的，其特点表现为:

1.基本建设项目档案材料来源的广泛性

基本建设项目从提出项目建议书到工程全面竣工验收，基建档案的材料来源涉及到政府部门审批、设计部门的论证设计、施工单位建设、监理单位监理、质检部门质量评定过程，以及材料、设备供货单位等，使基建档案的材料来源具有广泛性。

2.基本建设项目全过程的完整性

基建档案在基建项目建设过程中，包含了从提出项目建议书、进行可行性研究、编制初步设计、编制设计文件、进行地质勘察、设计招标、签订有关合同、工程施工、竣工验收等全过程形成的文件、资料，以把整个工程的来龙去脉清楚地显现出来。

3.基本建设项目档案数量的庞大性

基本建设项目由于投资规模大，参与单位多，涉及专业广，以及项目归档文件套数多等因素，使得最终形成的基建档案数量远比其他专业技术活动形成的档案多。如我校新校园建设、体育馆建设等工程所形成的基建档案数量就有300余卷。

4.基本建设项目专业内容的复杂性

基建档案涉及地质、气象、环保、建筑、结构、给排水、供变电、采暖、空调、电信、自动控制、消防等多种专业内容，这些专业的有机融合形成了基建档案专业内容的复杂性。

5.基本建设项目档案形成相对于工程进度的滞后性

基建档案是在基建活动中产生的，它真实地反映基建工程内容、过程和特征，相对于所反映的基建项目有着一种必然的滞后关系。同时，作为基建档案的特殊性，一般建设项目在竣工验收时，多数只按竣工检查整理好的资料用于验收，当验收工作完成后，经过整改，还需按高校档案管理细则对基建项目的归档要求进行进一步的整理，因此，这也反映出档案的全部形成与工程完成相对滞后。

6.基本建设项目档案的长久性和不可替代性

一份完整的基本建设工程(项目)档案，是建设工程(项目)使用、维护、管理、改建、扩建必不可少的依据，因此它可以在很长一段时间内发挥作用。又由于基建档案中存有大量的图纸，可以更为直观地反映建筑物的内部构造，所以在利用时是其他文件所无法替代的。

二、原始的基建档案在管理利用中存在的问题

真实地体现出基建档案信息化管理的必然性

长期以来，受档案保管和利用环境的制约，许多高校的基建档案管理基本上处于封闭、半封闭状态。检索手段落后，丰富的档案信息宝藏“锁在深宫无人识”，档案馆“门前冷落鞍马稀”，馆藏逐年递增，但档案利用率却没有同步增长，大量的基建档案信息与档案利用率之间存在着巨大落差，可以反复利用的档案信息资源得不到有效的流通与共享，长期以来这种状况不但严重影响基建档案价值的发挥和对现实工作的支撑，而且严重影响档案工作的作用和地位，不利于基建档案事业的可持续发展。 其问题简单概括为以下两个方面:

1.建档质量不高

有些档案管理人员对基本建设工程信息的来龙去脉认识不清，对收集到的资料不能及时进行整理、分类，往往简单装订、随意放置，这样不能保持其成套性、准确性、系统性，直接影响了档案的内在质量②。

2.纸质档案利用存在弊端

档案的利用是档案工作的最终目的，档案的价值也在一次次的利用中体现出来。一般来说，提供档案利用的方式有三种:第一，以档案原件提供利用。第二，以档案复制件提供利用。第三，根据档案内容编写参考资料提供利用。基建档案主要以前两种利用方式居多。从基建档案现存状况看，由于长期原件提供利用，许多图纸破损严重，且已无其他备份可供复制。再有些高校的档案管理员在整理档案的过程中，考虑到档案的完整性及避免日后利用过程中的遗失问题，通常把一栋楼的同种图纸用线装订在一起，这样虽然其完整性保证了，但是利用起来很不方便，图纸又大又多，给复印带来极大的难度。

三、健全制度、依法治档、合理利用、积极创新

是基建档案信息化管理的运作方式

基建档案信息化其实也是一项系统工程，其实施也将按照工程建设模式来进行，作为一项工程其各项建设内容有着内在的逻辑关系。因此，其运作方式应该分步进行:

1.根据基建档案信息化总体规划拟订具体的分期实施方案。分期实施方案要充分考虑国家信息化战略实施进程、档案管理和发展需求、经费投入保障、技术支持能力、人力资源状况以及工作环境等因素。

2.建立基建档案管理制度和业务标准。即按照基建档案信息化的要求制定电子文件和数字档案的管理办法和标准，确定搭建系统平台的功能要求和技术规范，制定网络及信息安全管理制度，从依法治档的高度为基建档案信息化建设提供制度保障。例如制定电子案卷质量标准，使分类组卷达到或接近最佳水平;制定数字接收档案标准，以确保电子归档质量;制定计算机网络整理、鉴定、著录、标引、检索、利用等标准，使档案信息管理工作统一化、规范化。

3.基建档案归档自动化、馆藏数字化。即在自动化网络办公的条件下，其管理形式以电子文件的创建和流转为特征，其档案的形成必然以电子文件的形式出现，对电子文件的归档管理必须实现自动化。在这方面，我校是运用的OA办公软件系统和南大之星档案软件(B/S)，我们档案管理员在OA办公系统中对学校的收发文进行归档处理，然后以word、excel、PDF、html和txt文件形式再将文件上传到南大之星档案软件中，形成数字档案，以逻辑归档形式通过网络运行实现文档一体化。

4.队伍建设和业务培训。档案信息化对档案管理人员来说是新事物，为了确保技术应用和档案信息的知识化、社会化开发，不仅要求档案员有档案管理方面的知识，又要有企业管理方面的专业知识，并能熟练操作和应用计算机，所以专兼职档案人员要多参加一些专业知识培训、业务学习、研究专家写的优秀档案论文，尽快提高自身各方面的素质，成为一名出色的档案工作管理员、现代的档案管理和信息开发者。

5.开放基建档案共享信息和开发辅助决策支持系统。基建档案信息化的根本目的一方面是深入、广泛地开发利用基建档案资源，最大限度地提高基建档案利用价值;另一方面是有效提升基建档案管理的基础性作用和地位，充分发挥基建档案信息在工程建设方面带给决策者的辅助决策作用。因此，基建档案信息化的核心工作便是档案共享信息系统的建立和开发，辅助决策管理系统的开发和应用，但共享的同时一定要高度重视保密鉴定和授权管理，实现基建档案的真正利用价值。

总之，随着高校规模的不断扩大，高校的基本建设将会加速发展，所产生的基建档案是学校的宝贵财富，是学校基本建设的历史记录，也将反映学校基础设施的整体水平。基建档案工作是一项管理性极强的工作，它的信息化管理水平高低，与学校现代化程度休戚相关，所以我们应从档案事业的发展趋势来对待学校基建档案管理的现代化问题，进一步做好学校基建档案的信息化管理工作，适应形势发展，满足学校整体需要。

注 释:

①杜映池，陈坚.浅谈高校基建档案的现代化管理.山西高等学校社会科学学报，2004.5(增):111—112.

②罗丙军，易志坚.论高校基建档案的建设与管理.重庆交通学院学报，2006，12，(4):143.

参考文献

1.薛四新，彭荣，陈永生.档案信息化应用系统建设.北京:机械工业出版社，2006:31—32.

基建档案的重要性篇10

关键词：高校;基建;档案管理

高校基建档案是以图标和文字为载体，保存和记录高校基建工作过程中的各种信息，是高校基建工程的重要依据与凭证。但是很多高校不重视基建档案的管理工作，导致管理过程中出现了许多问题，对高校的建设产生了不利影响。因此，本文分析了高校基建档案管理中存在的问题及对策，对促进高校健康可持续发展有着积极意义。

一、高校基建档案管理中存在的问题

1.管理意识淡薄

很多高校没有认识到基建档案管理工作的重要性，档案管理的意识淡薄，过分注重高校建设而忽视基建档案管理的问题普遍存在。同时，很多管理人员与参建单位对归档立卷的认识水平存在差异，档案收集和编制的质量有限，使得很多基建档案资料缺失或者图文不符，从而影响了基建档案的分类与归档。

2.管理机制不完善

在基建档案管理工作中，很多高校没有采取严格的调控手段和制定完善的约束机制，没有要求施工单位缴纳基建档案保证金，使得管理人员对基建档案归档工作敷衍了事，从而使基建档案的归档验收工作无法顺利完成，进而对高校基建工程的开展产生不利影响。

3.管理技术落后

高校基建档案的管理工作内容枯燥单调，很多管理人员只是按部就班地进行基建档案的归档和管理工作，其工作积极性不高，管理效率低下。同时，很多高校将资金投入到教学建设上，而对基建档案的投入有限，使得高校档案管理仍然采用人工翻阅的传统模式，没有引入现代化的信息搜索和查询工具，既造成了人力物力资源的浪费，又影响了基建档案利用的效率。

二、针对高校基建档案管理中存在问题的对策

1.更新管理观念，注重高校基建档案管理工作

首先，高校需要更新管理观念，加大对基建档案的宣传工作，改变教职工对基建档案的错误认识，通过知识竞赛、校园网络、板报宣传和举办展览等途径，让教职工掌握基建档案的基础内容及法律法规，使更多教职工在工作中学会利用基建档案，主动开发基建档案的信息资源。其次，高校基建档案管理人员需要改变服务理念，打破安于现状和墨守成规的服务方式，主动为师生提供服务，明确基建档案的建档意义，将工作重心从开发利用方面逐渐转移至经济建设服务方面，确定基建档案在推动高校建设发展中的重要地位。最后，高校需要为基建档案管理工作人员良好的工作环境，如定期召开基建档案的工作会议，了解基建档案的常规材料、布置档案归档的任务和加强档案归档操作程序的培训等，以提高基建档案管理的质量与效率，取得高校领导对基建档案管理工作的理解与支持。

2.依据高校特点，健全高校基建档案管理制度

首先，高校需要依据本校特点，确定基建档案的归档范围，依据基建项目的重要性，选择合适的归档方法，如对重点的基建项目与普通基建项目，采取不同的档案管理方式，只保存高校常用基建档案，这样既可以减少归档时的工作强度，节约人力、物力成本，又可以保证基建档案的完整性与齐备性。其次，档案管理部门需要采用立卷制度，提高各部门的归档意识与工作责任感，并加快立卷改革的步伐，注重以“件”为单位开展基建档案的归档工作，这样可以减少立卷难度，有利于立卷制度的制定与实施。最后，高校需要健全基建档案的移交制度，明确基建档案移交工作的负责人，监督与指导基建档案归档的及时性与规范性，这样既可以改变高校档案室对基建档案管理的被动情况，又便于在出现问题时追究责任。

3.加强硬件建设，实现高校基建档案的数字化管理

一方面，随着计算机的普及，档案管理工作也需要采取现代化的管理措施，加强基建档案管理的硬件建设，如配置扫描仪、工程复印机和提供电子化图纸等，借助现代化的设备完成归档、立卷与管理等各项工作。另一方面，高校基建档案要采取数字化管理，引进现代化的管理手段和先进应用软件提高基建档案管理的信息化，完成对纸质图纸扫描工作，并生成电子档案，实现基建档案的缩微化与数字化，以利于基建档案的查阅与共享。

三、结束语

总之，高校基建档案的管理工作关系到高校基建工程的建设，在推动高校稳定可持续发展中起着重要作用。高校只有正视基建档案管理中存在的问题，并从更新管理观念，注重高校基建档案管理工作，依据高校特点，健全高校基建档案管理制度，加强硬件建设，实现高校基建档案的数字化管理等方面，提高基建档案管理的水平，才能真正充分发挥基建档案的作用与价值。

参考文献：

[1]余嘉.高校基建工程档案管理存在的问题及对策研究[J].重庆文理学院学报（社会科学版），2011（2）：117-120.