我国高校行政管理工作现状及解决对策

随着信息时代的发展，我国高校发展迅速，高校行政管理理念及效率也得到了一定程度的提高，但尚存在一些问题。高校行政管理在高校管理体系中既处于领导组织地位，又处于保障和服务的基础地位。[1]高校行政管理的目的是为教学和科研服务，提高高校行政管理工作效率是高校行政管理的出发点和归宿。同时，高校行政管理水平的高低也是衡量高校整体水平的重要指标之一。因此，着力探讨我国高校行政管理工作现状中存在的问题，并提出相应的解决对策，从而提高工作效率和行政管理水平具有重要意义。

一、我国高校行政管理工作现状问题

（一）高校行政管理任务与责任不明确

我国高校行政管理工作目前所采用的是我国政府机构的行政级别，形成了金字塔形的组织结构。这样的组织结构设置的层次越多，功能就越细，相应的缺点是管事的人多、做事的人少。同时，行政管理工作比较繁琐，工作内容多。这种没有明确分工的工作大家都不愿主动去做，往往临时指定个人去做。这样不仅造成工作效率低，而且一旦出现问题就会出现责任不清、互相推诿、扯皮等现象。由于没有形成工作流程图或办事流程，有时候教职工或学生需要办理一件事情，往往会出现不知道该找什么部门或找谁的情况，形成办事难的局面。这样就造成了师生对高校行政管理工作的不满，不利于工作的开展。

（二）高校行政管理队伍不稳定

在高校行政管理工作中，最重要的因素还是人。高校行政管理工作管理的就是人、财、物等，而这些都必须由人来运行。因此，人的作用是不可忽视的，即高校行政人员起着举足轻重的作用。高校行政管理人员素质的高低将直接影响高校行政管理水平的高低。在我国高校行政管理工作金字塔形的组织结构下，高校的行政管理人员职务升迁的空间不大、机会不多，职位评级相对比较慢，相应的工资收入、待遇就不好。同时，学校很多政策都向提高教学质量和改善教学方法上倾斜，因此高校教师的待遇提高了，却忽略了高校行政管理工作人员素质和待遇的提高，而且学校也不愿花费太多的财力和精力在培养行政管理人员上。久而久之，高校行政管理人员和教师之间的差距就会越来越大，同时待遇差距也会越来越大。这样就会造成高校行政管理工作人员内心的不满，甚至不能安心工作。很多高校行政管理人员没有专业的行政管理背景或管理学背景，很多人忙于专业深造或参加各种考试。一个人的时间和精力是有限的，这样往往会造成高校行政管理人员力不从心，甚至完不成自己的工作。在这种情况下，更谈不上对自己的工作进行深入思考研究、优化工作流程和提高工作效率了。这使得高校行政人民员经常转岗或离职，流动性比较大，不能够形成稳定的高校行政管理人员队伍。

（三）高校行政管理观念滞后

随着信息技术的飞速发展，高校行政管理工作逐渐由纸质办公向无纸化办公转变，与此同时，也提高了对高校行政管理工作人员的要求。目前国内很多高校并没有全面普及与适应时展要求的行政管理观念，高校行政管理人员往往没有掌握好相应的技术，跟不上时代的发展，甚至受旧思想的影响，拒绝改变。因此，高校行政管理观念的严重滞后已经成为制约高校行政管理高效率的瓶颈之一。行政管理主要有管理、协调、服务三大功能。其中，管理是主干，协调是核心，服务是根本。可以说行政管理的实质是服务，要时刻有服务意识、服务精神。因此，高校行政管理工作人员要把为全校师生以及职工服务作为行政管理工作的重点。但是受传统高校行政管理模式的影响，高校行政管理工作人员在高校行政管理工作中服务意识比较淡薄，没有充分考虑全校师生以及职工的真正需求，致使高校行政管理工作效率十分低下，甚至在一定程度上导致高校师生与行政管理部门产生对立情绪，严重阻碍了高校行政管理工作的开展。

（四）高校行政管理缺少健全的考核激励机制

目前高校行政管理工作并未形成完善的考核激励机制，只有年终一次的形式化考核，这样并不能全面、准确地了解和评估每个高校行政管理人员的工作进度、质量及完成情况。这种考核往往缺失客观的考核指标，比较主观，从而极大挫伤了大部分高校行政管理人员的积极性。由于考核制度不完善，也没有相应的激励机制，许多高校行政工作人员工作不积极，甚至存在消极的心态，反正做多做少都一样，甚至有人浑水摸鱼。久而久之，就会造成工作氛围比较压抑，工作效率低的情形，严重时甚至会阻碍工作的开展。

二、我国高校行政管理工作现状问题的解决对策

（一）加强制度建设，明确工作任务与责任

要明确规定各个部门的职能、各个人员的职责分工，形成相应的制度体系。做到信息公开，让每个人不但知道自己的工作任务与责任，也清楚其他人的工作任务与责任。坚决杜绝由于分工不清所造成的推诿、扯皮等现象。形成工作流程图或办事流程，责任到人，有助于职责分清，提高工作效率；也能让需要办理事情的人员知道应该找谁办理，以及如何办理。要尽可能地优化流程，减少流程，方便办事人员办理事情，以便工作的顺利开展，从而提高工作效率。同时，形成稳定的工作团队，稳定的责任分工。也就是说，如果一件事情分工给一个人做，最好一直由这个人做，除非换岗、退休、离职等特殊情况。因为高校行政工作有很多是常规性工作，这样同样的事情一直由一个人做，能形成工作的连续性；也积累了工作经验，为其以后的工作提供借鉴。如果是突发事件，可以根据工作分工的相似性进行分配。这样在保证工作顺利开展的同时，也提高了工作效率。

（二）建立高校行政管理队伍，重视及培养高校行政管理人才

要建立一支高素质、相对稳定的高校行政管理人才队伍，提供能够令其安心工作、充分发挥其才能的工作环境。首先，应该“从头做起”，即招聘专业行政管理人员或有管理学背景的人员，或招聘有工作经验的人员。其次，优化岗位设置及合理配置工作人员，充分挖掘高校行政管理人员的内在潜能，用人唯善、用其所长。再次，形成合理的薪酬制度、科学的职务晋升制度、有效的考核激励机制，吸引并留住更多的高校行政管理人员。最后，鼓励高校行政管理人员自主学习的同时，学校也应该定期或不定期地举办一些相应的讲座、培训等，进一步提高高校行政人员的业务水平和自身素质。不断加强高校行政管理人员廉洁自律的意识。以《中国共产党廉洁自律准则》《中国共产党纪律处分条例》的学习为重要抓手，使其严格要求并约束自己，把党章党规党纪的权威性、严肃性深入其心。在开展工作时，要积极发挥模范带头作用，调动其他教职工的积极性，把工作做得更好。

（三）与时俱进，更新管理理念

信息技术发展越来越快，高效行政管理人员也要与时俱进，跟上时展的要求。首先，要掌握好必备的新技术，进一步提高工作效率。充分掌握技术，并熟练应用，是做好事情的前提。例如，现在有很多通讯方式，传统通信方式有手机、办公室电话、QQ及电子邮箱等，新兴通信方式有飞信、微信及易信等。在通知工作的时候，可以采用多种通讯方式相结合的方式，并且可以根据通知事情的紧急性来选择通讯方式。同时，采用大部分人员使用的通讯方式能拉近彼此之间的距离，也便于工作的顺利开展。现在很多高校都有校内办公平台，对于直接使用并指导其他教职工使用的行政管理人员，应学习并掌握其使用方法。其次，要关注新的管理知识，学习新的管理思想。打破旧思想，不墨守成规，勇于创新和改变，在相关政策允许的范围内，大胆尝试新的管理手段和方法。最后，要深入树立“以人为本”的管理理念。打破行政管理人员的旧观念，充分发挥高等教育以育人为本、以学生为主体、以教学为根本的原则，增强行政服务意识，充分调动人的主动性、创造性、积极性。与此同时，要在高校行政管理工作中充分考虑全校师生以及职工的需求，围绕师生以及职工需求，为师生以及职工提供高质量的服务，进而为师生创造一个和谐的校园环境。

（四）不断完善高校行政管理考核激励机制

形成完善的高校行政管理考核激励机制，充分调动高校行政管理工作人员的主动性和积极性。首先，要形成合理、客观的考核指标，并且考核要公开、公正、公平。年度考核评优时，在轮流述职后，可以进行匿名投票选举，推选出真正具有榜样作用、带头作用的人员。在平时工作中也可以举行不定期或多样性的评优，并给予一定的奖励，进一步提高高校行政管理工作人员的积极性。其次，建立相应多方位的监管机制，形成全面客观的评估体系，避免偏听偏信。最后，建立反馈机制。广泛听取不同部门的意见和建议，并将意见和建议及时反馈给部门及个人。定期召开部门集体会议，使高校行政管理人员了解到部门之前工作的完成情况和其他人工作的完成情况，以及接下来部门的工作重点及工作情况。工作中做到分工不分家，创造一个相互交流、相互学习、相互帮助的和谐友爱的工作氛围，不断提高高校行政管理整体工作效率和服务质量。

作者:麻二磊 单位:上海立信会计学院数学与信息学院

参考文献:

［1］杨慧．构建和谐的高校行政管理体系［J］．管理观察，2008（18）．

［2］王欢．浅析如何提高高校行政管理效率［J］．管理科学，2015（2）．

［3］蔡红研．浅析我国高校行政管理工作现状及改革策略［J］．管理研究，2015（3）．