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图书馆学对档案文献的影响

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一、档案文献编纂

“档案文献属于文献的一种,具备文献所具有的共性,但它也有区别于其他文献的个性,主要表现为两点:第一,它具有原始性,即人们通常所说的第一手材料;第二,它具有权威性,与其他文献比较,它具有或曾经具有法律效力,在一事有不同记载的情况下,一般以档案的记载为准,它的凭证作用较其他文献更为可靠。”②档案文献编纂学是档案学的一个分支学科。档案文献编纂工作的最终目的是为了用。

二、“图书馆学五定律”及档案文献编纂

阮冈纳赞提出的“图书馆学五定律”是基于人民对图书、图书馆、阅读等物质重视、认同的一种意识形态,在人民的意识中,图书是生活的伴侣,知识的传递和存贮,学习的必备之物,在公民的生活中占有重要地位。当公民对档案文献的重视达到一定高度,这五定律同样适用于档案文献编纂学,即“档案文献编纂学五定律”:第一定律:档案文献是为了用。同图书一样档案保存起来,其最终目的就是为了用,只是二者之间利用的广度、深度不同。档案文献编纂的结晶是档案文献出版物,而档案文献的出版是有明确目的性,其最终也是为了传播档案信息为社会服务,其利用率高于档案,重在用,而非藏。国家图书馆从1998年开始实行全年365天开馆制度,2004年面向全国读者开放借阅中外文各类图书,2008年全面减免收费项目。2009年,全国公共图书馆总流通人次达到32167万人次;各地结合实际,采取总分馆制、图书馆联盟、一卡通、流动图书馆等形式。由此来看,档案文献编纂的成果能否得到高效利用,关系到档案文献的受众、环境等因素。要达到图书馆的利用率是有差距的,但提高利用率是可行的。对档案文献出版物,相关部门应重视起来,对公开发行的成果可以学习图书馆,设立专门的阅读室或借阅室免费阅读,简化借阅手续,也可多出版一些分发给图书馆或相关机构,让更多人来利用,还有宣传也是必要的。第二定律:每个读者有其档案文献。此定律强调了读者和民主精神,每人都有权力阅读、学习和享受的机会。也表现了公民的自由、平等和主权。曹喜琛在《档案文献编纂学》书中说过“档案文献编纂工作,从编纂题目,到档案文献的查选、考订、加工、标题、编排、注释、加按、编目、作序,一切都是从出版公布的角度来考虑、来要求、来进行的,贯穿着一切的主线就是出版公布。”出版公布就意味着对公众的开放,传播信息的行为。档案文献经编纂,应当为读者所用。①国家图书馆自2011年3月3日起,再次对部分现行服务项目的收费进行减免。截至2009年底,全国公共图书馆共有计算机126207台;电子阅览室终端数72150个;网站总数超过900个。②档案文献出版物比图书的真实性、原始性更强,为让更多的人了解真实的历史,国家档案部门应学习国家图书馆,通过一系列措施尽量让每个读者有其书,不仅从费用上进行减免,从信息技术上和阅读环境上来提高利用率。第三定律:每本档案文献出版物有其读者。此要求为每本出版物找到其合适的读者。首先,档案文献是有用的,并让公民都有此概念;其次,其编纂就是为了解决档案文献浩瀚的客观状况同人们利用之间的矛盾,并让公众了解每本档案文献出版物都是有价值的。为每本档案文献出版物找到需要它的读者,档案馆需要做好办展览、开展咨询等宣传工作。国家图书馆在图书的宣传上主要表现在网络宣传和实际行动宣传,其中包括数字图书馆、电视传媒宣传、咨询活动、讲座等形式。我国档案局对档案数字化虽说很重视,但没有像图书馆建立专门的数字馆以供阅读,这与档案文献的密级程度有关,其实可以把能公开的档案文献和编纂成果进行数字化后建立数字档案馆以供读者阅读。第四定律:节省读者时间。其内涵包括:第一,档案文献编纂就相当于对浩瀚如烟的档案文献进行选择加工,选取有用的、真实的、可公开的文献汇集在一起,这无疑节省了读者的时间和精力;第二,档案馆在管理方面也相应改革,如:设立开放阅读区,缩短读者借阅时间;给图书馆和地方性相关机构配置编纂出版物等。在服务设施上,截至2009年底,全国公共图书馆房屋建筑面积达到850万平方米;阅览室面积达到204万平方米;阅览室座席数达到60.2万个,平均每馆211个。中国国家数字图书馆网页也已正式运营。覆盖全社会的图书馆服务网络正在形成。③目前,档案文献编纂的出版物并不多,导致许多人查阅档案,找到自己需要的内容往往要花很长时间,因此,提高档案文献编纂率,公开的档案文献数字化是有效的途径。第五定律:档案馆/局是一个生长着得有机体。此定律决定着档案馆计划和组织的基本原则。任何事物都是不断变化和发展着的,档案馆如此,档案文献编纂学也是如此。用动态的观点来看档案馆、档案文献及其编纂,生长着的有机体有吐故纳新、形成新的形状和结构等属性。国家图书馆重视公益性服务、数字图书馆建设等,尤其是在数字资源建设方面,经历了由被动建设到主动规划、由封闭建设到逐步共享、由不重视标准规范到重视标准规范研究、由忽视知识产权保护到尊重知识产权的发展历程。档案馆/局是档案文献编纂的主要责任者,好的领导者将是档案文献的价值得到很好的体现。随着时代的发展,档案部门也应重视文献资源的建设问题及电子化问题。

综上,同属于社会学科范畴的图书馆学及档案文献编纂学,有一定共同之处,但因各自的不同分属于独立的学科。一切的编纂都是为了公民的利用,从图书馆学中吸取经验,借鉴图书馆学五定律最终的得出“档案文献编纂学五定律”,是为了提高档案文献出版物的用。

作者:余弦 徐国娟 肖玉兰 白敏珍 单位:云南大学公共管理学院

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