我国高校档案管理论文10篇

第一篇:高校毕业生档案管理

人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色，高校毕业生档案是人事档案的重要组成部分，是人才信息的重要载体，是大学生在校期间学习及各种社会实践的真实历史记录，是其家庭社会关系的主要原始材料，主要包括入学登记表、成绩单、毕业生登记表、党（团）材料、奖惩材料等。目前就业、职称申报、计算工龄、工作流动、考研、办理保险等都需要个人档案，特别是在国有企业、机关事业单位，人事档案相当重要。

一、高校毕业生档案管理现状

目前管理高校毕业生档案的部门大致有五类机构：一是未就业或到非公企业就业的由各级人力资源和社会保障部门管理；二是由具有人事管理权限的国有企业或国有控股企业，如:银行、保险、电力等部门管理；三是考取了机关事业单位的高校毕业生，由用人单位上级行政主管部门或各级组织、人力资源社会保障部门管理；四是师范类高校毕业生由各级教育行政部门进行管理；五是由于学校和学生个人等原因，还有相当数量的学生档案目前还存放在原学校、学生个人手中或非公企业里。

二、高校毕业生档案管理存在的问题

纵观毕业生档案管理的现状，确实还存在不少问题，主要表现如下：

（一）建档出自多门，档案材料混乱、不规范、不完善。当前，由于各大高校管理学生档案的部门参差不齐，有的高校归学生处管理，有的高校归招生、就业处管理，还有的高校将学生档案管理权下放到二级学院。缺乏统一的管理机构与专职人员，部分学校在毕业前夕让学生临时突击整理，这就难免在档案材料的整理、收集等工作中出现材料不全、错装、漏装现象，给以后学生及档案使用部门带来诸多麻烦。

（二）毕业生档案意识不强，档案去向“懵懂”，有的甚至成为“口袋”档案。有相当一部分毕业生对档案的重要性认识不足，毕业多年也不知道自己的档案现在在哪里，有的甚至是将档案长期存放在自己手里，致使档案由于缺乏有效的管理与保存，出现毁坏、涂改、丢失现象。殊不知，档案是其就业及今后各级选拔、任用、考核的重要依据，更是其由学校走向社会的重要人生履历，是其作为毕业生的一项重要凭证，有着难以替代的作用。

（三）档案转递部门对高校毕业生档案重要性认识不足，不按国家相关规定转递，信息化程度不高。有些高校在学生毕业后将档案交由学生自己携带，还有些学校为片面地追求升学率，毕业前找学校所在地的一些企业突击签约，事实上多数毕业生在毕业后的一段时间内还是回生源地就业，就业时人档分离的现象给毕业生及人力资源管理部门带来诸多不必要的麻烦；档案转递渠道不规范，没能按国家通过机要或派专人转递档案的规定转递，工作人员不能在学生毕业后及时转档，已转递的档案也不能通过高校网站等方式查询去处。档案转递时间的相对滞后性，高校转档信息的不通畅性，给许多毕业生就业带来了影响。

三、对策

高校毕业生档案是毕业生个人身份、学历、资历等方面的证据，与今后个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系等紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据，也是毕业生本人一生拥有的无法用金钱衡量的“财富”，档案管理无小事，这就要求我们从事高校毕业生档案管理工作的各个阶层、各类人群提高重视度，齐抓共管，各尽其责，切实发挥好人事档案的有效价值。

（一）切实提高对高校毕业生档案重要性的认识。这就要求负责毕业生档案管理的各个阶段的人群切实履行工作职责，各级高校及人力资源管理部门要加强档案重要性的宣传力度，思想上的重视是档案管理中收集、整理、保存、转递等环节的基础，是新形势下高质量服务于毕业生的根本保证。这当然也包括在毕业生毕业前夕对他们进行档案重要性及档案有关规定的宣传，提醒他们毕业后及时了解档案去向，并告知他们毕业后及时到生源地办理报到及档案托管、转移等手续。

（二）规范档案管理工作机制，提高档案管理整体工作质量。档出多门的工作机制，必然给档案的整理、转递、查询、利用带来诸多问题。高校要严格按照相关规定建立档案管理工作制度，提高档案管理专职人员的职业道德与业务素质，加大人、财、物的配备力度，这是解决这一问题的根本途径。同时高校必须对学生人事档案的价值重新定位，重视学生人事档案的建档质量，加强对毕业生人事档案的管理力度。

（三）堵住档案转递、保管之“陋习”，严格执行国家相关规定。高校毕业生档案要通过机要或由专人直接送至接收部门，不得邮寄，严禁学生个人携带档案。进一步明确流动人员人事档案管理机构为县以上党委组织部门和政府人事部门所属的公共就业与人才服务机构,其他任何单位和个人不得擅自管理流动人员人事档案。这些规定从源头上杜绝了档案邮寄、个人携带、无保管权限的非公企业私自保管学生档案等违规行为，为高校毕业生人事档案价值的实现提供了制度保证。

（四）提升档案管理信息化水平，扩大毕业生信息资源共享覆盖面。高校是毕业生建档的初始部门，要充分利用计算机网络等现代技术提高档案信息化建设水平，这是发挥学生档案利用价值、提高工作效率的有效手段。各级高校毕业生档案接收、管理部门也要加大档案信息化建设步伐，精细化、现代化的档案信息为用人单位选人、为学生就业、为档案管理部门开展工作都能起到资源共享、高质量便捷服务的效果。例如，当前，许多高校网站上都还没有毕业生信息及档案转递去向等信息，笔者建议高校和各级人力资源管理部门要多在门户网站上下功夫，实现档案信息存储的电子化和检索的网络化是高校毕业生档案管理工作的发展趋势。

作者:孙柏国 单位:枣庄市人力资源服务中心

第二篇:高校办公室文书与档案管理工作关系

高校档案管理工作和文书工作本是一个有机衔接的整体，文书工作是档案管理工作的源头和基础，形成档案资源，收集档案资料；档案工作是文书工作的拓展和延伸，整理文书资料和成果，为文书工作提供服务和保障，两者有效的衔接和统一才能促进文书工作的高效运转和档案资料的有效利用。

1文书工作和档案工作的关系探讨

公文是文书工作和档案工作的衔接主体，它不但是文书工作的主要成果，也是档案资料的主要载体。一方面，公文是档案的前身，另一方面，档案又是公文行文的基础和依据，服务学校的各项事业。所以公文质量和档案质量是直接相关的，规范的公文提供优质的档案资源，标准科学的档案归类又为文书工作提供了便利和快捷。对于高校而言，档案既是学校的历史记载，也是学校的发展缩影，更是领导设计规划、安排部署的可靠依据，是前人的丰碑也是后人的基石，是传承学校文明的薪火，更是指引学校发展的灯塔，所以说没有档案就没有历史可循。高校办公室是学校的大脑中枢和信息中心，是学校档案形成的密集区域。办公室文书工作是在准确、规范、周密、迅速、高效、安全的基本原则下，处理好各类信息的收集、整理、汇报、传达工作，形成政策、指令、规划、决策、活动落实实施的文字材料。档案工作就是对这些材料和文件的整理归档和保管利用，所以说文秘工作是档案工作的源头活水，在档案工作中具有非常重要的地位，他们是一个整体的两个部分。

2在档案工作和文书工作对接上存在的问题

在多数高校中，办公室和档案管理部门是隶属于同一系统独立运作的两个部门，这种模式的运行虽然能够明确分工、各司其职、各尽其责，有利于档案的收集和各业务人员对岗位工作的钻研和提高，避免因为职责混淆，推诿懈怠造成的损失。但是，长期的独立运作模式，在一定程度上也对文书工作和档案管理工作的沟通与协作产生了一定的影响，如文书人员归档意识淡薄等。

2．1文书人员归档意识淡薄

文书工作时效性、灵活性强，高校办公室作为窗口单位，工作人员往往任务重，干扰多，压力大。另外办公室作为档案的主要发生地，工作产生的资料类型繁多、内容形式复杂、数量众多，而兼职档案员多由文书人员兼任，一方面是没有足够的精力投入到归档工作中；另一方面是欠缺专业的档案培训和指导，不具备档案人员的专业能力，没有判断、甄别档案的洞察力和立卷、分类的判断力，甚至于有人极端地认为把文件放在自己手边使用起来更方便，何必交到档案室再来查阅，缺乏大局意识，往往造成档案延误、遗漏或者“玉”“石”不分，统统上交的现象。

2．2办公自动化普及过程带来的困扰

传统的公文处理模式，在广大文秘从业人员中已经有了根深蒂固的影响，办公自动化系统在引进和普及过程中必然受到阻力，一是大家习惯于传统的方式难于改变；二是对新的自动化管理系统在技术上的掌握需要一个过程。改革总是会遇到困难，公文的处理和归档处在这样一个新旧更替的过程中，也就存在纸质和电子公文阅办、存档的困难。因此要做好宣传工作，提高文秘人员的信息化管理意识，转变观念、统一认识，尽量避免有些资料只有电子版，有些只有纸质版，有些又纸质版和电子版有共存，有些文件在审阅、修改、签发的过程中两种形式交替出现。两种形式混用造成管理不便，两套体系存档都不完整，很容易造成遗漏。利用计算机等现代化手段办文、存档，发挥计算机的管理优势，既减少了手工操作，又提高了工作效率和工作质量，能收到事半功倍的效果。

2．3文书档案不够规范

档案资料不规范主要存在以下几种情况：

2．3．1公文格式不规范，文种使用不当

公文具有极强的规范性和精确性，2012年4月中办和国办联合的《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》）严格规范了公文格式的基本组成部分及其行文规范、标识规则，明确了各文种的用途和意义。但我们经常遇到有些公文“请示”和“报告”混用，该用“请示”的情况用了“报告”，有的在报告中夹杂着“请示”的内容，不能一文一事，专文专事，有的甚至把两个文种混合使用为“请示报告”，还有些“请示”中出现一文多事。“决定”和“通报”不分，“通知”和“通告”混用的现象也比较常见，降低了公文的水平和规范，影响了公文作用的发挥，对以后归档也造成了麻烦。

2．3．2附件

公文的附件是一个既容易出错，也容易被忽视的地方，文件制作过程中，有些文件后有附件，但是正文没有标识；有些文件正文中有标识，却不按规范来添加附件；有些正文中标识的附件名和附件不一致；还有一些文件，正文中标识的多个附件没有序号，或者与附件顺序不符。这些看似细小的问题，一旦出现同样会影响公文的严肃性，同时对公文的立卷和归档也会造成麻烦和困扰。

2．3．3版记不规范

“版记”是文书工作和档案管理工作的衔接点，是文秘人员和档案工作者实现无声沟通，达成“文档一体化”的一个重要标识。版记包含的信息量是很丰富的，但在文书工作中版记常常不能得到重视，有些文件没有版记；有些文件附件很长，就直接把附件加在正文之后；有些信息不全不标明印发部门或时间、抄送单位、印制份数等，导致归档信息提取困难，带来不必要的麻烦。

2．3．4归档材料不完整

归档材料不完整，主要存在以下几种情况，首先是在纸质公文处理向自动化办公过渡的时期，有些文件有纸质签发稿，有些文件只有定稿、没有原稿和修改稿，这样发文原始稿件的保存就出现了漏存的现象，按要求原始稿件和修改稿都应该存档，原稿上往往有领导修改的痕迹，这是定稿的依据，是最有保存价值的东西。第二，因为发文登记不及时，造成公文编号出现漏号、重号等情况，这一方面影响了公文的质量，另一方面给立卷归档带来困扰。第三，由于部分人员归档意识淡薄，不能严格按照归档的范围要求收集文件资料，仅把手头常规文件归档上交，导致一些零散的文件、材料经久遗失，结果就是该归档的文件材料无法实现集中统一。

3实现文书工作和档案工作一体化的衔接

3．1工作认识到位

要实现文书工作和档案管理工作的有效衔接，首先工作认识要到位，文书人员和档案管理员对档案和归档工作要达成共识并高度重视，这是文书档案一体化的基础性工作。办公室是档案资料的发生地，文书人员是档案资料的编制者。文秘人员必须具有较强的存档意识，能充分认识和领悟到档案是人类社会发展的记录，是历史的缩影，是文明传承的薪火，是再现历史的第一手资料。对高校来讲，要回顾校史、记录校史，总结历史成果，主要靠大量的文件资料，所以每一位文书人员都要强化档案意识，增强历史责任感，严格按照“文档一体化”的规范来收集、办理好每一份公文。作为文书工作者，应该充分认识到档案管理是文书工作的一个重要组成部分，从思想上主动把档案管理纳入秘书工作范畴，积极支持档案工作。另外，档案部门收集档案材料要及时，尽可能积极催收而不是被动等待。与此同时，档案管理人员也要积极配合文书工作，为编写校史、年鉴、大事记等工作提供资料和数据。这样，文书工作和档案工作就能在思想认识上达成共识，共同为学校文书档案事业做出贡献。

3．2工作平台无缝对接

解决技术层面的问题，完成办公OA和档案管理系统的无缝对接，实现文档一体化管理。办公室OA系统是单位内部信息流通、共享的现代化办公平台，档案管理系统是进行档案资料归档、查阅、管理的应用软件。高校文档一体化的实现在技术层面是依托办公自动化（OA）平台和档案管理系统，将高校相关部门的文件管理与档案管理统一成一个有机整体。办公室和档案馆要积极配合OA系统和档案管理系统的建设和对接，对接完成，办公室工作中形成的电子文件既可以实现信息交流和共享，又可以实现网上移交和接交，完成实时归档，把收集归档的环节提前到文件的制作和生成过程，把电子文件直接从网上归档到档案系统，逐步实现档案文档数字化。

3．3工作制度融通

把文书工作和档案管理工作从组织制度到具体管理程序真正交融在一起，实现文档管理科学化、合理化和高效化。秘书部门和档案部门在大多数高校都是隶属于一个部门的两个独立运作单位，因为工作上的沟通、交流和理解参与不到位，工作往往出现因为文书工作不到位造成档案质量参差不齐、数量短缺等，给档案管理造成困难，或者是档案管理上的僵直造成秘书查阅档案的不便等。建立规范有效的管理制度，严密的工作程序，严格按照程序办理公文。以《条例》为准则规范文件，严格遵循签发制度，审核、完善签发手续，确保公文质量。建立严密的档案收集人员网络，结合学校管理机构实际情况，在各部门培养兼职档案员，做到档案收集，层层有人负责，步步有人把关，形成上下配合、左右协调的档案管理网络体系。档案管理员要与兼职档案员加强联系沟通，多到基层指导、检查工作，做到档案收集及时、完整，既能拓展收集范围，又能丰富馆藏。

作者:黎乃宁 单位:杨凌职业技术学院

第三篇：高校教学档案管理创新模式分析

建立科学规范的高校档案管理系统，能规范档案管理中的各项工作，进一步提升高校的教育教学水平。对我国高校教学档案管理现状进行分析、提出针对性策略，是检验高校教育成果，促进高校健康发展的重要课题。

一、高校教学档案管理现状

教学档案的管理水平和高校教育发展空间紧密相关，如何实现档案管理的科学化、民主化是教育界的关注重点。经众多档案管理人员的不懈努力，我国高校在档案管理方面取得了显著成绩，很多高校都设立了专门的教学档案管理机构负责档案管理工作，为高校的教学管理活动提供了可靠保障。尽管高校档案管理水平有所提升，但管理体系没有实现真正的科学化，不能满足社会发展对档案管理的民主化需求，有些高校的档案管理工作暴露出很多问题，阻碍了高校教育的发展步伐。

(一)档案管理体系不科学

很多高校针对档案管理中的诸多问题，已经采取了一些措施来完善管理体系，对实施规范化办学具有积极意义。可我国高校众多，高校之间的办学水平参差不齐，在教学档案的科学化管理上差距较大。部分高校严格执行规范办学的指导方针，建立了较为科学的档案管理体系。另一部分高校依然延续传统的档案管理模式，档案管理不科学，档案管理工作人员态度不积极，没有认真完成档案管理中的资料收集、录入工作，缺乏有效的监督监管机制，这种缺乏规范化的档案管理模式影响档案管理作用的有效发挥;有些档案管理人员对部门领导检查时提出的问题敷衍了事，没有切实完成规定的工作内容。此种状况对实现我国高校教育的规范化、民主化建设步目标还有很长一段距离，不利于我国高校教育的长远发展。

(二)档案管理体系不民主

在一些高校的档案管理体系中，档案管理的主要地点仍然是办公室，和其它管理工作一样体现出很强的行政色彩，忽略了档案管理为人服务的理念，然而这种不符合社会发展趋势的档案管理体系最终会被改变。目前已经有越来越多的管理工作者开始关注档案管理体系的民主化建设，他们发现档案管理工作不仅是简单的信息采集、录入工作，而是要把师生作为主体服务对象，强化档案管理的民主化意识。但高校档案管理工作依然停留在浅显表面工作上，工作人员只侧重于师生材料的采集工作，缩小了信息的提升空间;以行政心态参与到档案管理工作中，忽略了档案管理以人为本的服务理念。纵观全国高校的档案管理状况，科学民主的档案管理体系还不够健全，有很多需要改进的地方。

(三)档案管理人员职业素养低

教学档案管理是高校教育健康发展的必要前提，可仍有很多人对档案管理的认识不够透彻，并且很多档案管理人员的职业素养不高。分析这种现象不难发现，很多档案管理人员都是学校的行政工作者或为资质较高的教师，他们负责档案管理工作缺乏专业档案管理知识和积极的服务态度，使档案管理工作差强人意。从档案管理的重要性看，很多工作人员对档案管理工作的重心不了解，误认为档案管理工作就是单纯资料采集、归档，是对学生在校生活的简单记录，所以在管理工作中态度松懈，甚至有些档案管理人员并非全职工作，而是业余兼职，这使他们对档案管理工作有所怠慢。

二、如何实现档案管理模式创新

我国教育事业的发展备受瞩目，高等教育面临着挑战的同时，也迎来了新机遇。近几年，很多高校纷纷更新教学理念，利用先进的科学技术提高办学水平，尤其在学生日常管理工作中自动化技术崭露头角，为创新高校教学档案管理模式提供了宝贵的实践经验。在高校开展标准化办学的进程中，对学生的准确评估工作能在一定程度上检验教学成果，是高校教学档案管理工作的重要内容。也就是说档案管理工作的核心是和学生相关的一切教学活动，只有公正、科学的学生评估体系才能推动高校教学档案管理模式的创新，为提高档案管理质量、规范办学打下坚实基础。

(一)加强档案分类的内在联系

高校教学档案是学生在校期间各种生活和学习活动的简单记录，是学生个人的第二张名片，决定了用人单位对学生的印象，对学生的未来发展有一定影响，如今档案管理人员的社会地位也随着社会各界对档案的重视程度而提高。传统的档案管理模式早已不能满足高校教育工作的需求，对档案管理模式创新是时展、教育进步的必经之路。但目前仍有很多高校的档案分类工作延续传统的工作模式，根据档案的主要作用、重点特征等分类后再进行存档工作。这种档案管理的分类方式存在两面性，一面它将不同类型的档案清楚的分隔开，使档案的分类管理工作十分便捷，很同意容易突出一些重点档案，适合具有真针对性的档案筛查。另一面它精确的分门别类又忽视了各种档案之间的内在联系，不能体现所有教学档案之间的统一性。权衡传统教学档案管理模式的特点，在档案管理模式的创新工作中要引用档案横向分类的管理特点，使各种档案之间的内在联系更加紧密，保证不同档案的主要作用正常发挥，进而高效准确的落实档案管理的基础工作，以科学、高效的管理模式完善档案管理的基础建设工作。

(二)创新档案管理思路

档案管理的主要服务对象是师生，如果管理人员在工作中没有秉承以人为本的管理思路，使档案管理的模式过于形式、机械化，则会影响档案管理功能的发挥，阻碍高校教学质量的提高。要创新档案管理思路，就要求档案管理人员在工作中坚持服务师生的管理理念，各项工作都紧系高校的各种教学活动，真正做到“取之于民，用之于民”。在档案管理工作的具体实施中，负责人员要注意结合师生的群众力量，让资质较高的教师与学生参与到管理机制的建设中，帮助管理负责人完成教学档案资料的归档工作，让师生们对档案管理工作的性质及作用有更深一步的了解。当然档案管理的专职工作人员还要重视档案服务于师生的管理理念，切实贯彻档案的人性化管理思路，为师生提供优质服务，加强广大师生对档案管理工作的理解与支持，使教学档案的管理工作落到实处，为高校教学的健康发展提供基础保障。

(三)借助科学技术的信息管理创新

科学技术的发展迎来了信息时代的春天，为高校自动化办公提供了可靠的技术支持。高校教学档案的建设工作涉及内容广泛，有很多数据的收集整理工作，信息技术的发展为教学档案管理模式的创新提供了广阔的发展空间。高校教学档案要想适应时代的发展步伐，借助先进的科学信息技术十分必要。在档案管理系统的构建中，要适应信息快速调动、传输等多种需求，建设一个高度信息化的档案管理平台，提高档案管理效率，为高校的健康发展做好基础工作。如今办公自动化已经十分普及，很多高校领导也看准这一契机，把档案管理的信息化建设列为重点工作，很多高校早已提出档案管理的自动化设想，但实施起来绝非易事。在很多高校的档案管理中，纸质档案已经延续多年，尽管网络信息化的管理方案具有很多优势切实可行，可现实的档案管理仍以纸质管理为主，网络信息只起了辅助作用，最后依旧要以纸质档案的形式进行转移，在用人单位进行档案交接时需要负责人的纸质签章。很显然在信息技术迅速发展的今天，纸质档案为主的管理模式大大降低了档案管理的自主职能，远不能满足高校、用人单位与学生本人之间的信息传递需求。针对上所述问题，档案的信息管理创新在尊重纸质档案必要性的前提下，借助高校教育现代化的发展平台，依靠信息技术的便利条件，把网络作为档案存储途径，信息技术作为档案存储载体，建造一个自动化的数据管理平台，把纸质档案的数量最大程度降低。档案的自动化管理要重视档案的真实性、有效性，高校领导要支持档案管理的安全保障工作，采用最新的防盗软件，防止档案信息被窃取、篡改。同时要建立有效的奖惩制度，防止管理人员在工作中利用职位之便以权谋私，督促管理人员以认真的态度投入到日常工作中，使档案的职能高效发挥。

(四)丰富档案管理机构

高校教学档案的信息采集工作涉及很多内容，需要学校多个部之间的有效配合，如果各部门之间的合作不合理、默契，就会使档案管理冗长复杂，难以制定统一的管理标准。高校档案管理工作的各部门要明确本部门的工作职能，有机协调各部门之间的重点工作。在多项档案管理工作的统筹协调中，高校领导要把握好档案管理系统的建设方向，把教务部门作为管理核心，改变档案管理的集权制度，把档案管理的重点工作分配到高校各机构。这种分散的管理方式起到桥梁、纽带的作用，将档案管理部门和其它机构部门之间的工作有效联接起来，缓解了档案管理部门的工作压力，提升档案管理的建设速度和质量。高校各部门的档案建设工作要把提升教育质量作为终极目标，并充分发挥教育研究机构人员的职业优势，把档案管理的技术性工作顺利解决，以完成高校档案建设的基础工作，为完善档案管理细节工作、拓宽档案管理空间提供基础保障。除此之外，高校各部门机构要理解档案管理协调工作的重要性，在工作中多加沟通、重视合作，避免出现重复的教学档案建设工作，大幅度提高档案建设效率。

(五)提升档案工作人员的职业素养

在促进高校办学质量的各项工作中，档案管理工作发挥了不可替代的作用，基础工作为档案的资料收集、分类、归档等工作上，反映了教育教学工作中的各种活动。正因为教学档案的重要性，很多高校的教育政策开始向档案管理倾斜，档案工作人员的社会地位也随之提高。尽管很多高校成立了专门的档案管理机构，建立了科学的奖励晋升制度，来提升档案管理人员的工作积极性，促进高校档案管理水平的进步，为实现高效的档案管理工作提供新动力。但在高校档案管理的日常工作中，很多专职人员的工作积极性不高，服务意识不强，不但影响了高校档案管理职能的发挥，而且让广大师生对档案管理人员产生了不满心理，对教学档案管理的工作十分不利。为此，高校领导应该重视档案管理人员的职业素质培养工作，对档案管理知识薄弱的工作人员组织培训，学习本国或者国外高校教学档案管理的先进经验，再根据本校具体情况“取其精华，去其糟粕”，以此提升档案管理人员的理论知识和实践技能。在档案管理人员的工作态度上，要不定期进行民意调查，对服务态度差、工作状态散漫的工作人员予以适当批评、进行心理疏导，对工作热情、态度认真的工作人员书面或适当物质奖励。当然不论工作年限长短，所有负责档案管理的工作人员都应以十倍的耐心投入到工作中，对工作中出现的各种问题总结反思，探讨出合理的解决方案并上报校领导，再由校领导组织小组会议对方案的可行性进行评估。

三、结束语

我国高校教学档案的管理模式存在很多不足之处，影响了档案管理职能的发挥，只有对教学档案管理工作的各种问题进行分析探讨，才能提出具有针对性的解决方案，可见创新高校教学档案的管理模式十分重要。高校领导要高瞻远瞩，从加强档案管理各部门工作之间的内在联系、创新档案管理思路出发，然后借助先进的网络信息技术，对档案的存储方式进行创新，然后是分散档案管理工作内容，促进各教学机构之间的协调配合，最后是档案管理人员的专业技能和职业素养提升，以此体现教学档案管理以人为本的服务理念。

作者:邓荣娟 罗晓霞 单位:信阳学院

第四篇：二维码技术在高校学籍档案管理中的应用

在条码技术当中应用了很多高新技术，这一技术在应用的过程中能够非常明显的展现出快捷性强、准确性高、成本投入较低的特点，同时其也被广泛的应用在了医疗、管理和服务等多个领域，二维码技术应用在档案数字化建设和管理中是当前我们需要认真思考的一个问题。

1.基于二维码在高校学籍档案管理系统需求的分析

就宏观层面来看，当前我国高校学籍档案管理工作具有一定的复杂性和特殊性，毕业生对于学籍档案的利用主要包含以下几个方面：一是在毕业之后部分学生需要进行户籍变动，需要高效学籍档案管理系统为毕业生提供录取名册以便毕业生在户籍转入时能够提供准确可靠的户籍信息促进户籍变更工作的顺利完成。二是在学生毕业后，一旦出现毕业生丢失或其他方面的原因需要证明的，需要高效学籍档案管理中心为毕业生提供学籍档案，从而对毕业生的毕业信息进行可靠的证明。三是毕业生需要继续深造的，应当由高效学籍档案馆提供毕业生在校期间的学科成绩以及相关资料等，新学校以此为主要依据来创建新的学生档案，并为以后学习期间的个人表现以及奖学金评定等提供可靠的依据。由于毕业生对学籍档案进行利用的目的存在一定差异，此种情况下需要高校学籍档案管理部门积极为毕业生提供准确详实的材料，通过对现代科学技术进行有效的应用，在二维码技术的基础上，建立一套科学化的学籍档案管理系统，并结合毕业生的实际情况不断加以完善，切实维护毕业生的切身利益。此种模式下，在充分保证毕业生实际需求得以满足的同时，促进高校学籍档案管理工作效率和工作质量的提升，推进高校学籍档案管理工作的顺利高效开展。

1.1毕业生可以借助网络来填写和注册自己的信息，学籍档案系统对学生注册的信息进行核实，对注册信息属实的毕业生要专门为其生成一个二维码，这样就可以将其应用在身份识别当中，同时还能将其返回给毕业生。

1.2毕业生能够通过二维码正确的识别身份，同时还能根据自己的需要获得自己的学籍档案信息。

1.3二维码当中应该存储完整的毕业生信息，同时还要储存一部分的网址超链接，这些超链接一般都会直接链接到毕业生学籍档案当中的入学名册当中，在学成绩单以及毕业证验证信息中也应该做好链接工作。

2.二维码基础上的学籍档案管理系统设计方案

在二维码技术基础上的学籍档案管理系统我设计一般要以B/S构架模式为主，此外在设计的过程中还要充分的考虑到用户在访问系统的时候所采用的终端设备也会存在着一定的不同，在这一过程中我们还要采取有效的措施建立与系统相对应的WAP网站，这样就能够为智能手机或者是平板电脑等多个终端的访问提供更多的便利条件。系统在设计的过程中主要涵盖了以下几个模块：

2.1毕业生学籍档案的数字化和信息录入模块

这一模块主要是针对档案管理员开发的模块，档案管理人员首先要对不同类型的学籍档案进行扫描处理，然后按照图片的形式将其保存起来，同时还要将学籍档案当中一些非常重要的学籍信息录入到系统当中，这样也就为学籍档案的检索提供了非常便利的条件。涉及到的字段主要有毕业生的姓名、学院、学号、毕业年份等等，从技术的角度上来说，这一模块的实现并不是很难，主要有建立数据库，为档案管理员创建学籍档案的录入界面，之后就是将学生的学籍档案信息录入到档案信息数据库当中，这一模块在学籍档案数据库建设的过程中是非常重要的组成部分。

2.2毕业生身份识别模块

就毕业生身份识别模块来看，其设计的主要目的是更好的满足学生对学籍档案信息的实际需求，促进学籍档案管理工作效率的提升。通过毕业生身份识别模块的科学化设置，毕业生能够通过在线注册的方式来实现个人档案信息的创建，具有良好的应用价值。在此种情况下，高校学籍档案管理工作中，应当坚持以学号为主对学籍档案数据库进行创建，在明确学生学籍档案相关数据的基础上，促进科学化的数据库的形成，从而为毕业生对学习档案信息的利用提供可靠的基础。在此基础上对系统进行全面的核查，对毕业生注册的姓名、毕业年份以及专业等各项信息的一致性进行全面的检查，如果信息完全一致就证明该毕业生所提交的各项信息是真实的，系统会自动的生成二维码，同时还要将这一二维码发送到学生的手机当中，这一二维码除了有毕业生的一些基本信息之外，还有学位证的验证界面等等。

2.3二维码生成模块

这一模块是系统的业务模块，主要是对系统进行运算和逻辑处理，在系统开发的过程中，二维码编码制式选择的是常用的QRCode编码，同时还使用了Qrcode来生成二维码。在生成二维码之后，系统以短信方式将二维码发送到学生注册时使用的手机上。

2.4二维码解析模块

这一模块主要就是为系统的访问设计的一个模块，毕业生在利用该系统生成的二维码扫描之后就可以得到其中的信息，在学成绩和学历证明当中的超链接能够帮助学生找到相关的学籍档案。二维码技术在学籍档案管理中的应用还处于一个相对比较初级的阶段，同时其还存在着一定的不足，在这样的情况下，我在管理方式和服务的模式等方面还需要对其进行适当的改进，科学技术在不断的发展，同时工作人员也在不断的努力，所以这一技术会得到更为广泛的应用。

作者:安琪 单位:哈尔滨工业大学

第五篇：高校人事档案管理面临的挑战及对策

“大数据”时代到来的最早提出者是全球知名咨询公司麦肯锡公司。麦肯锡认为当今每一个行业和业务职能领域多少都会有数据的渗透，数据已经成为重要的生产因素。目前大数据一词被越来越频繁的提及，在信息爆炸时代背景下产生的海量数据需要用大数据来进行描述和定义，一些与之相关的发展和创新也需要用大数据来命名。大数据时代的来临，正在给各行各业以及整个社会带来根本性的变革。人事档案是记载人生轨迹的重要依据，是对一个人的主要经历、品德作风和政治面貌等个人情况进行记录的文件材料，人事档案起着凭证、依据和参考的作用，具有法律的效用。人事档案是国家人事档案的一个重要组成部分，具有全面性、真实性、现实性、流动性、动态性和机密性等多种特性。在大数据时代的背景下，做好人事档案的管理工作对高校人力资源的开发利用非常有帮助。

一、对高校人事档案进行管理时遇到的一些挑战

1.高校人事档案管理人员相对缺乏

随着我国市场经济的建立，竞争越来越激烈，越来越多的人放弃了所谓的“铁饭碗”，离开事业单位，下海经商。市场经济越发达，人才的流动就越大，尤其是近几年这种现象日趋严重，从而给人事档案管理带来了不少的麻烦。从改革开放以来，高校的教育规模不断扩大，师资队伍逐渐壮大，教职工的人事档案数量也在逐年增多，使得人事档案的日常管理日趋繁重。但是，在部分高校人事档案室却很少设有专门的档案管理人员，即使设置了专门档案管理人员，他们往往也没有受过系统的专业技术培训。还有的高校人事档案管理人员只是兼职人员，他们没有足够的精力和时间对人事档案进行管理。

2.高校人事档案管理的相关制度不够健全

据不完全统计，我国高校人事档案管理制度并不是十分健全，相关的管理制度落实也并不十分到位。部分高校没有制定明确的管理人员岗位职责，也严重缺乏系统完备的规章制度。而有的高校，由于管理制度的不规范，致使工作无法落到实处。

3.高校人事档案内容不够全面或缺乏真实性

一直以来，高校人事档案管理的内容大都侧重教职工个人的思想表现、政治面貌、社会经历等，反映历史情况和过去面貌的死板材料较多，反映教职工近期情况和现实活动鲜活材料的却比较少。并且对教职工品德、成绩、业务能力等考核评价的材料大都是千人一面、千篇一律。人事档案存在的另一个问题是要素的缺失。有的管理人员在填写教职工的材料时，当事人重要信息被漏填，当事人出生年月、入党时间、文化程度或参加工作时间记载前后不一致的现象也时常出现。还有部分人事档案出现造假的情况，在调整工资、分配住房、晋职晋级时，有些教职工为了个人的私利，如谋求仕途发展或提高工资标准等，在所填报的相关材料中造假。

4.高校人事档案管理信息化程度较低

近年来不少高校人事档案管理都实现了信息化，但也有很多高校人事档案管理信息化水平较低，仅局限在打印档案目录，不仅没有办法查询与检索人事信息，更没有办法对人事信息进行筛选、排序、分类、汇总等。有些高校的人事档案管理工作还局限于纸质档案的建立和保管层面上，人事档案管理信息化和现代化的水平不高，很多人事统计工作只能靠手工来完成。

5.高校人事档案管理资金投入不足

部分高校人事档案管理资金投入不足，必要的人事档案管理硬件设施设备配备不足。许多高校人事档案库房、办公室、阅览室等没有达到标准。

二、对高校人事档案加强管理的对策

1.对高校人事档案管理意识进行不断强化

高校人事档案是我国档案资料中最为宝贵的一笔财富。高校必须通过有效的宣传和教育手段向广大教职工们普及人事档案管理知识，并且要增强全体高校工作人员档案管理的意识。只有高校领导对人事档案管理工作愈发的重视起来，才能制定强有力的管理措施进行人事档案管理的工作。当然，人事档案管理人员也要认识到自身工作的重要性，要发自内心地去热爱自己所从事的这一份事业，认真做好人事档案管理工作。

2.充分加强人事档案管理制度的建设

人事档案管理制度主要包括两个方面，即人事档案保管制度和人事档案利用制度。对人事档案进行有效保管的关键就是健全人事档案保管制度，人事档案管理制度的健全意味着检查核对制度、材料归档制度、保卫保密制度、转递制度、统计制度等几方面的制度都要健全。同时，在互联网和大数据时代，建立完善、有效的人事档案管理安全制度尤其显得紧迫。

3.做好人事档案管理工作人员配备和培训

高校人事档案管理部门需要配备专职人员。只有配备数量足够的人事档案管理人员，才能对高校人事档案管理工作进行加强。同时，在信息爆炸的大数据时代，人事档案管理工作是一项技术性很强的工作，对工作人员的专业素质要求也相对较高，所以要通过多种形式的培训，不断提高大数据时代档案管理人员的信息化水平和专业能力。

4.确保人事档案管理资金设备投入

高校人事档案管理需要配备与其规模相适应标准的专用库房和阅档室、办公室，计算机、打印机、档案柜、扫描仪、复印机、装订机等办公设备也要配置齐全。高校必须重视人事档案管理资金的投入，因为必要的设施设备是高校人事档案管理系统正常运作的基础和保障。高校在编制年度财务预算方案时必须单列人事档案管理专项经费，保证必要的人事档案管理经费。

5.高校人事档案材料要保证完整性和真实性

人事档案记录的是个人成长和思想发展的历史，能展其个人的各个方面，例如家庭情况、专业情况、个人自然情况等。档案材料包括个人履历、鉴定、自传、简历、奖励、处分、入党入团、任免、工资等，就像是教职工个人信息的一个储存库。想要做到为用人部门提供优质服务，人事档案就必须做到内容完整齐全，个体材料客观真实。我们知道，档案的生命就是真实性。没有真实性，档案等于丢掉诚信的灵魂。但近年来，档案材料造假时有发生，最典型的事例就是伪造学历和工作经历，以求平步青云走上高级领导岗位的原石家庄市委副书记王亚丽。人事档案管理人员要本着认真负责的态度，经常有计划的收集补充人事档案材料。因为人事档案工作的起点和基础是收集整理材料，要加强教职工的业绩跟踪，关注各种活动信息，不仅要收集电子信息和数据库信息，还要收集各种文字和表格等材料。在收集整理的过程中，要做好甄别工作，确保档案材料的真实性。

6.加强高校人事档案管理的信息化建设

近几年，高校人事档案管理机制在不断发生改革，人事档案管理的政治化和神秘化在逐渐弱化。信息技术的快速发展不仅改变了人事档案的管理模式，也改变了人事档案管理的服务模式。档案信息数字化、计算机管理网络化和电子化是高校档案管理工作的必然趋势。我们所说的人事档案信息化，是用电子化载体、网络化载体、数字化载体代替传统的纸质，用动态代替原始静态人事档案。只有对人事档案管理人员的意见充分听取，并选用适合本校人事档案管理工作的管理软件，才能不断的提高人事档案管理工作的信息化水平，早日实现人事档案管理的信息化。综上所述，想要做好高校人事档案管理工作，不仅关系到每一位教职员工的切身利益，对高校人事工作也有着重要的影响。在大数据时代，高校必须对人事档案管理工作信息化建设充分的重视，不断提高人事档案管理信息化水平，以使人事档案管理适应新形势的需要。

作者:尹艳华 单位:湖南外贸职业学院

第六篇：高校干部人事档案管理与服务工作

一、高校干部人事档案管理工作的特点

（一）干部人事档案的真实性。建立高校干部人事档案，必须把真实性作为其前提，要放在档案中的资料需要经过相关组织的审核，得到认可后才可以实施工作。这样可以鉴别出档案资料的真假，使其更加真实。此外，通过这种鉴别，也可以使资料更加完整，为现实工作提供更便捷的服务，这正是干部人事档案和其他档案的区别。

（二）干部人事档案的动态性。当事人在未来的人生道路上会有各种各样的经历，关于他的新信息也会不断产生。因此，干部人事档案需要在原有的基础上，对其信息进行适当补充。同时，根据相关规定，对那些失去价值的资料要进行及时清理，否则会影响新信息的录入，这就要求干部人事档案要做好打孔并且装订工作，及时更新信息。

（三）干部人事档案的保密性。高校干部人事档案中记录着各个干部的情况，因此会涉及到他们的隐私情况，他们的过错失误或者是做过的功绩都会被记录在上面。高校干部人事档案的保密功能会对他们的隐私进行保护。也就意味着，他们的大部分信息只有学校可以掌握，不可以随便公开或者是对外宣传。所以，作为高校干部人事档案的管理人员，必须做好档案的保密工作，不可以放松警惕。

二、高校干部人事档案管理工作中存在的问题

（一）忽视人事档案管理工作。就目前而言，大部分的高校管理人员对干部人事档案的管理并不是十分重视，有些记录档案的工作总是往后拖延，态度并不积极，给人懈怠的状态，由此造成工作效率十分低下，耽误很多工作的进程。

（二）欠缺专业管理人才。随着观察可以发现，高校对于干部人事档案这一区域内的管理手段十分的落后，这与管理者的专业性有很大的关联，如果不能正确筛选管理人员，就会导致这项工作停滞不前，其次，管理人员的态度在很大程度上决定了他们的管理水平。

（三）缺乏法律意识。现阶段，在干部人事档案的管理工作中依然存在一些违法的现象，主要是由于在干部人事档案管理上采取的法律措施不够严格，其次就是管理人员没有意识到人事档案的重要性，发生档案丢失或者是档案材料不全的事件时，由于没有法律意识，而无法做出正确的选择，因此也就有了违法事件的发生。

三、高校干部人事档案管理工作中问题的应对措施

针对在干部人事档案中出现的种种问题，我们必须要采取一些有效的措施，具体的应对措施如下所示：

（一）强化人事档案管理意识。必须要加强人员的管理意识，要彻底改变其思想，让他们由从前的被动工作状态转变为主动工作的状态，积极地想出发展干部人事档案的新方法。同时，校领导方面也应该对这项工作重视起来，归纳到学校发展的重要任务中，间接地带动档案管理人员的工作热情，只有这样，才可以提高档案管理的效率。

（二）提高对人事档案管理工作的重视度。高校应该把强化干部管理的方案作为首要任务，不断探索出新途径。同时，高校人事改革的制度也在不断地进行着，单位的领导也越来越重视干部人事档案，因此每年都会加大支持力度，促进干部人事档案工作走上更加规范的轨道。作为高校干部人事档案的管理者，必须清醒地意识到自身的责任，因此，更要努力学好现代化的管理方法，从基础做起，稳扎稳打，全面掌握各种先进设备，只有这样，才能够提升高校干部人事档案的管理水平。

（三）加大法律力度。必须要加大法律的力度，依靠法制环境保障高校干部人事档案管理工作的顺利实施。这就要求高校领导者要不断地提高管理人员的综合素质，加强对他们的思想教育，只有端正了思想，才可能更好地做好档案的管理工作。此外，还要不断地强化管理人员的法律意识，建立各种有效的规章制度，促进干部人事档案的发展。作为管理者也要积极地和学校里的各部门积极接触，争取收集到更多的资料，保证做到人事档案材料的完整性。如果发现档案材料有缺失的地方，要及时地向上级反映，及时的做出补救措施，避免触犯法律。

四、结束语

对于高校的人事管理部门来说，其干部人事档案的管理水平，严重影响着对人才的挑选和任用，因此，我们必须不断地加强档案管理水平，不断地学习，敢于创新，打破传统的观念，创造出属于我们这个时代的新模式，只有这样，才可以推进干部人事档案管理工作更好发展，走向更高的台阶。

作者:储华 单位:武夷学院

第七篇：高校档案管理信息化探讨

一、高校档案管理现状和存在问题

（一）高校档案管理的现状。为了加强高等学校的档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案的作用，根据档案法和有关规定，2008年9月1日颁布施行了《高等学校档案管理办法》，该办法由教育部和国家档案局共同制定。文件要求“高等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档”，对高校档案信息化建设提出了要求。我国高校档案管理信息化正是在这一社会背景下提出来。

（二）信息爆炸加大了高校档案管理的难度。自高校扩招以来，无论是学生的学籍档案，还是教师、职员的人事档案等，都呈现井喷现象，增加了信息收集、信息甄别、信息编辑存档和信息利用的难度。同时对高校档案信息的需求不断增加，对高校档案的利用效率要求也在不断提高。

（三）档案的特殊性制约了档案管理信息化。档案信息的内向性和原始记录性，决定了档案信息开发利用不能像图书期刊那样，毫无限制的将全文信息资源采用传统阅读和现代远程信息技术手段有偿或无偿地提供给他人利用。在校园网的基础上，一部分档案资源实现了共享和个人的自由利用，但是各校的网络化程度不同，档案信息的可利用程度差别很大。这种差别主要是由于技术上的原因造成的。因为各校所采用的档案管理软件及其设置的标准不统一，大部分的高校通过电子身份分类、实名登录等方式对本校的网络信息包括档案资源的利用者设置了不同等级的门禁。这一方面确实有效地加强了档案的保密性，但同时也可能降低档案的共享性和利用率。

（四）资金和设备投入不足，管理手段落后。除了档案的特殊性制约了档案管理的信息化，高校在档案的资金和设备上投入不足，也造成了信息化建设的缺陷。传统的档案管理方法存在效率较低、准确性不高、资源共享较为困难等问题，其制约着档案管理工作的开展。但是由于大多数学校建设资金不足，档案管理工作的信息化建设一直没有实质的进展。相关的信息化设备十分有限,制约了信息化的发展。随着现代高校各项事业的不断发展，网络信息技术在高校中普遍应用，这对档案管理工作提出了新的要求。

（五）档案管理人员素质不高。因为许多高校的档案管理人员并不是档案专业人才，有些入职后没有接受系统化的档案管理专业理论，普遍存在着学历层次偏低、专业技能缺乏、年龄结构高等现象。而信息化的档案管理却需要一定的文化底蕴和专业的档案管理知识，并熟练运用计算机和网络技术，这些都是传统的“资料保管员”式的档案管理人员所不具备的。

二、高校档案管理信息化策略

（一）加强监督管理,保证信息质量和信息安全。档案信息需要正确处理开放与保密、档案利用与知识产权保护的关系。高校档案信息化加强了档案部门与外部间的联系，但安全问题成为目前高校档案管理工作进程中不容忽视的问题。高校档案部门要提高信息安全意识，加强对计算机档案管理系统的管理，确保档案数据库安全，同时要加强对电子文件的管理，保证归档电子文件的真实、完整、有效。档案部门的内部局域网要确保档案信息网络传输的安全，严格遵守相关的安全保密制度，掌握好开放、控制的尺度。

（二）增加资金投入力度，加快档案管理的信息网络化。增加资金投入力度，采用现代信息技术，建立电子化档案信息管理，是加快高校档案管理信息化建设的物质保证。为了加快高校信息化建设的进程，就要改变现有档案管理设备落后的局面，增加资金和设备的投入，尤其是要加强档案信息化硬件的建设。针对不同的档案形式增设相应的设施、设备。

（三）开展档案信息在线检索服务。在档案信息数据库中，比较常见的检索方式有：全文检索、多媒体检索、联机检索、光盘检索等。高校档案馆可将宜公开的档案信息放到校园网档案馆网站后台数据库中，设置多途径检索通道，以全文信息或目录信息形式方便用户开展检索。其中联机检索对档案信息化的要求最高，联机检索是利用专门的档案网站作为平台，它拥有数量丰富的后台档案信息数据库支持，并可开展在线网络信息服务。在美国的原始资料房、档案信息查找者等都是比较成熟的档案信息联机检索网站。相比而言在我国，这种技术应用还不多。高校档案馆的信息化必须走合作共建之路，共同建立一批功能强大、检索方便、信息全面的档案信息联机检索数据库。只有共享共用高校档案信息，才能使得高校档案信息运用充分。

（四）加强高素质、专业化档案管理人才队伍建设。只有提高档案管理人员的业务水平，才能适应档案信息化、网络化发展的需要。高校要充分利用多种教育培训途径，加大对在职档案人员的培训力度。要加强对档案人员的计算机应用基础、数字化技术、网络化技术、现代管理技术等各方面知识的培训，提高档案人员的理论和业务素质。加强对档案业务人员应用新技术、新设备、新方法的培训，提高领导干部信息化知识水平，培养既精通档案业务又能熟练运用现代化技术的复合型人才。

作者:郭俊霞 单位:铁道警察学院

第八篇：高校人事档案管理问题与改革路径

高校人事档案作为高校人事服务与管理的核心，是建设高校人事工作基础工程的有效途径之一。由于我国政治体制的改革和高校高等人事制度改革的不断推动，高校的人事档案管理面临了新的问题与新的情况，如何对高校人事档案工作进行改革与创新，并推动高校飞跃式的发展，已成为了现阶段衡量一所高校管理现代化程度和综合实力水平的主要参考依据。根据我国目前高校改革的情况来看，高校人事档案管理工作的主要内容有：高等院校的人才队伍建设情况、教学资源建设情况、信息管理与制度建设情况等，具有较强的专业化、复杂化和特殊化。但随着高校改革的不断深入及人事制度改革的不断改善，高校人才的流动频率逐渐增大，这就为高校人事档案的管理带来了一定的难度。

一、高校人事档案管理面临的新问题

（一）人才市场竞争激烈

我国实行改革开放以来，市场经济体制得到不断更新与发展，现代社会的人才竞争愈发激烈，导致了人员的流动性较大，也使人事档案管理中出现了最大的一个难题，即人档分离，大体含义为：在人才快速流动的过程中档案并没有与人相统一，要么是档案离开，人没有离职；反之是人离职，档案没有离开。这种现象的出现说明了现阶段高校的人事档案管理机制还未能完全适应这种趋势，若不对其进行有效解决和改善，则会严重影响到高校人事档案管理工作的正常开展。

（二）人事档案资料缺乏

因为高校领导与档案管理人员缺乏对人事档案的重视和关注，加之为了提高本校的综合实力与市场竞争力，广泛地吸纳大批的高学历人才，而这样大量的招新工作使得个人材料的完整性愈发缺乏，再因为数十年、数二十年的人员变动等情况，使大多数的人事档案材料都出现了缺失和漏洞。

（三）管理规划标准不统一

根据现阶段我国高校的人事档案管理现状来看，大部分的档案管理人员在整理人事档案资料上没有一个明确的管理规划标准，所以无法合理地将这些档案资料进行整理与分类。同时新档案与原档案的使用纸张材料和规格具有较大的差异，如果按照新档案的标准来对原材料进行处理，会造成资源的浪费和材料内容的损坏；反之如果按照原档案的标准来进行整理与规划，便会给档案管理人员的管理工作带来一定的难度和负担。

二、高校人事档案管理的改革路径

（一）有效整合信息资源

信息资源整合的不足，是现阶段影响与阻碍高校人事档案管理工作的最大因素。所以一定要有效整合信息资源，这样才能体现出信息资源的价值，也才能使高校人事档案管理工作正常开展。故要求档案管理人员必须充分寻找与整合高校内部现有的信息资源，提高档案管理的工作效率。其次，可有效利用现代化科学技术和信息技术来增强信息资源的整合与维护，全面融合新档案与原档案，这样不但能有效提高信息资源的整合，而且能对信息资源随时调用。

（二）创新人事档案管理模式

大多数高校的人事档案管理模式基本相同，都采取了传统性的管理观念和管理方法，导致了高校人事档案管理工作无法适应现代社会市场的变化与需求。所以要求高校档案管理人员不断创新人事档案管理模式，首先，针对高校自身的发展情况及人事档案管理的实际情况，对其进行深入的分析与讨论，指出其中存在的问题与不足，确保人事档案管理模式的可行性。其次，加强对学生综合素质的培养，以便有效提升高校人事档案管理工作的工作效率。最后，更新管理理念和管理技术，并借鉴其他院校优秀的人事档案管理模式，结合本校的实际情况进行相应的改进和完善，最终确保创新的人事档案管理模式能够促进高校档案管理工作,并能够适应高校的发展。

三、结束语

总而言之，在信息技术与科学技术不断发展的今天，高校的人事档案管理质量要进行提升，尤其是在信息资源整合与利用方面，必须加强其人性化和服务化。本文就高校人事档案管理面临的新问题，即人才市场竞争激烈、人事档案资料缺乏和管理规划标准不统一，对其改革路径提出了具体的方案，即有效整合信息资源和创新人事档案管理模式。通过这样的做法，能够很大程度上提升高校人事档案管理工作的水平与质量，并为我国人事档案处理优化奠定坚实的基础。

作者:刘岁梅 单位:重庆广播电视大学

第九篇：高校实物档案管理存在的问题及对策

实物档案是指以实物为载体的，能够反映档案主体真实历史面貌的特定物品，如荣誉证书、奖杯、印章、字画等等。高校实物档案管理是高校档案管理的重点内容之一，同时也是高等教育事业不可缺少的环节，对于史实性要求较高的档案需求以及重大历史事件的传承具有极大的现实意义。

一、高校实物档案管理存在的问题

（一）对实物档案管理工作重视度不足。首先，大多数人认为高校的核心任务是教学科研等人才培养工作，实物档案管理时辅助性的，甚至是无关紧要的，只有当上级视察或富裕时间时才安排档案管理工作。其次，档案工作者投入了大量时间与精力在文字档案的收集、整理上，忽视了实物档案的整理与保管。加之实物档案种类、形态各异，大到牌匾、锦旗，小到奖章、荣誉证书，整理、归集起来有一定难度，一些管理人员缺乏工作热情，实物档案长期处于无人管理的混乱状态。

（二）高校实物档案管理方式落后。当前，参与高校实物档案管理的工作人员大多不是档案专业出身，普遍存在着业务素质偏低、年龄偏大等问题，加之高学历、业务能力强的管理者稀缺，导致实物档案管理工作迟迟得不到发展，管理方式仍很落后。尤其是档案管理信息化的今天，证书、牌匾、奖状等实物均需要用电脑系统进行登记，一些档案管理人员仍采用手工纸质登记的方法，这不仅浪费了大量时间和人力，还容易造成重要信息的丢失。

（三）管理工作循规蹈矩，创新意识不强。高校档案工作人员对于如何利用高科技管理实物档案、如何提高档案信息服务效率缺乏实质性创新，有些档案管理人员在接手实物档案后，不愿花心思与精力去解决实物档案的存放问题，也不愿依据实际情况制定出一套简便、快速的实物档案接待查询方案，致使实物档案管理常年以陈旧的模式运行，服务效率较为低下。

（四）实物档案质量不高，无法有效开发利用。以往，实物档案管理工作过于注重档案数量，盲目收集实物档案，这造成实物档案的质量和利用率不高。一些有价值的实物档案被埋没于众多实物档案中，一旦使用难以找到。譬如，对于荣誉证书的管理，工作人员大多不做分类直接堆到一个地方，利用时需要耗费大量人力和时间进行翻找。而一些奖牌、奖杯等实物档案由于怕借用损坏，常年堆积在角落中，利用价值很低。

二、高校实物档案管理的对策

（一）解放思想，重视实物档案管理工作。1.高校档案管理部门的主管领导要提起对实物档案管理工作的重视度，努力发挥实物档案在高校发展中的作用。2.发动广大师生共同参与实物档案的搜集、保管工作，让他们真正成为实物档案信息的受益者。3.调动档案工作人员的积极性，激发他们的创新意识，让他们更加热爱实物档案管理工作。

（二）建立数字化、信息化实物档案管理系统。目前，高校实物档案的登记多以纸质为主，电子形式的存储少之又少。高校应积极利用互联网技术，对高校实物档案管理系统进行数字化、信息化改革，通过数字化的实物档案信息汇总缩短档案的查找时间，提高档案利用效率。同时，将实物档案制作成书籍、光盘，供课堂教学、新生入学培训、爱国教育培训等日常教育教学活动使用。

（三）制作照片实物档案，按主次收集照片。实物档案管理要适应当下社会“读图”为主的信息传递特性，以照片的形式记录实物档案信息。高校可将学校获得的牌匾、荣誉证书、奖杯、名人字画等拍摄成照片，从而便于收藏、拷贝。在对照片进行采集时，档案管理部门要掌握好主次：一是要将实物档案进行主次分类，对使用率高、意义重大的实物档案照片进行网络备份、传播。二是要按重要与否分类存放照片，以提高工作效率，方便师生调取。

（四）建立网络化牌匾实物室。高校可将部分牌匾集中于一间可供展览与多媒体直播的房间内，以此向外界更加直观地展示牌匾等实物本身。这种立体化的档案展示方式能够给档案使用者更全面的印象，是对高校档案管理信息网络最有力的支持。

（五）建立实物档案陈列室，以满足高校教育教学目的。实物档案是见证学校荣誉与历史的重要印记，将这些档案展示出来，可以使广大师生更加了解学校，更加以学校为荣，从而激励自己为学校争光。有条件的高校可将便于直接同外界接触的实物档案归集到一间陈列室内，定期开放，供广大师生以及校外人士参观。同时，学校还可将实物档案陈列室的参观作为爱国爱校教育的必要内容，将课堂搬到陈列室中，以更好地发挥实物档案的价值与意义。

三、结语

总而言之，高校要不断引导档案工作人员朝着实物档案工作所应当努力的方向前进，让实物档案管理的工作目标成为档案工作人员积极工作的内在动力。当今社会经济高速发展，实物档案管理方法要跟上时代的步伐，走科学化、信息化的道路，努力改革旧有模式，最大限度发挥实物档案的内在价值。

作者:刘琴 单位:湖南财经工业职业技术学院

第十篇：高校人事档案管理信息化探讨

高校的人事档案管理一直是人事管理的一项重要工作，因为人事档案包含有个人身份、学历、资历等方面的证据。在实际人事管理中，人事档案的作用通常通过个人工资待遇、社会劳动保障组织关系等方面表现出来。人事档案不仅仅是个人发展轨迹的官方表述，更是国家对于个人动态信息的正式认可，受到法律保护，具有法律效用。2015年6月，随着机关事业单位基本工资标准的上调、个人养老保险和职业年金的代扣预留，全国机关事业单位养老保险制度改革正式启动。由于此次改革前的工作时间视同养老保险的缴费年限，因此，人事档案对工作履历及工作年限的证据作用更是得到空前凸显，对人事档案的发掘和利用也将变成人事管理新的常规工作。随着人事管理及社会保障部门对职工人事档案信息的共享需求与日俱增，现代信息技术对社会各行业无孔不入地渗透，利用现代信息技术手段管理高校人事档案，是信息技术在人事管理领域的延伸，对高校人事档案价值的发掘和利用有着重大意义。正因如此，人事档案信息化管理已经成为人事档案管理工作的必然趋势。

一、人事档案信息化管理的内涵和历史沿革

人事档案信息化是在组织人事部门的统一规划和组织下，在人事档案管理活动中应用现代信息技术，对人事档案信息资源进行组织、管理和提供利用，做好人才信息基础保障工作，是运用现代信息技术管理人事档案的过程。对高校干部人事档案实行计算机辅助管理，利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将档案资料整理输入计算机，以实现高校干部人事档案纸质与数据格式的并存，根据需要实现纸质与屏幕的人事档案查阅，进而完全实现高校干部人事档案管理的科学化、信息化和网络化。在人事档案信息化发展过程中，大致经历了以下几个阶段：第一阶段是单机检索。20世纪80年代，一些企业和事业单位开始利用计算机管理本部门的职工信息，建立起一个个以单机为处理工具的人事档案信息检索系统。大多采用dBASE、BASIC、C、FoxPro等语言作为编程工具，在DOS操作系统下运行。这一时期的信息管理系统管理的数据简单，没有统一的格式，检索内容单一，数据处理能力有限，通用性差，但推进人事档案管理软件的普及应用积累了宝贵的经验。第二阶段是20世纪末期，单机与局域网相结合的管理系统。系统开发工具主要有VisulFoxpro、PowerBuilder和大型数据库管理系统Oracle、Sybase等，操作系统平台为Windows、Unix、Linux等，并建立了统一的数据格式标准和其它技术标准，为后来人事档案信息数据的交换和管理软件的共享奠定了坚实的基础。由于网络技术的推广，推动了人事档案信息管理系统服务范围和服务水平的提高。第三阶段是20世纪末至今。由于档案信息化的推动，各单位和机构开始开发和应用人事档案信息管理系统来管理人事档案。从当前主要应用来看，人事档案信息管理系统，采用基于B/S模式的全文数据库居多，这使得人事档案管理信息系统的开放性、扩展性、集成性、人性化等都有更大的改善。但是，如何利用Internet技术进行CA认证并提供远程服务以及人事档案信息管理系统的共享方面还有大量工作要做。纵观近年来国内应用较多的人事档案信息管理系统，越来越符合当代人事档案信息化管理的需求，其功能也越来越完善，这不仅提高了管理效率，而且优化了人力资源配置。

二、人事档案信息管理中需要协调的几组关系

改善干部人事档案管理的方式，主要应从两个方面入手，一是针对干部人事档案管理的流程进行重新的界定，以确保干部人事档案管理的流程化、制度化；另一方面则是针对干部人事档案管理，应将先进的管理技术引入到其中，以提高干部人事档案管理的效率。人事档案信息化为人事档案管理提供了新的途径和方法，对提高人事档案管理效率大有裨益。当然，信息化过程对人事档案管理也存在着潜在的风险。如何将现代化的信息技术应用于人事档案管理，必须协调好以下几对关系：

1.实用性与规范性

实用性是指在人事档案管理信息化过程中注重切实解决客观存在的问题，并能在实践中产生积极效果。一方面要在引入信息管理系统后，人事档案的管理效率得以大大提高，另一方面要保证人事档案信息的安全性，考虑到人事档案的隐私权。人事档案信息系统设计要在实用性基础上，引进IT行业的人才和技术，结合本单位财力与技术基础，采取合作开发或引进方式，避免低水平重复建设。规范性是指人事档案信息化建设所建立的系统需要符合行业规范。以《全国组织干部人事管理信息系统》、《信息结构体系》为例，它是为实现干部信息的规范化及全国范围内的信息共享，按照人员管理及机构管理中科学的信息流程制定的，不仅具有较高的标准化、规范化程度，而且具有总揽全局的权威性。在信息化过程中，文本文件、图像文件、扫描文件、声音文件等的采集与管理都应遵循《电子文件归档与管理规范》（GB/T,8894-2002）所规定的格式，以减少转换与重新制定的难度，同时也是人事档案信息化规范性的客观要求。

2.安全性与开放性

为了防止将人事档案信息泄露给无关用户，必然要对人事档案中的隐私信息加以严密保护。在信息化过程中，加强对人事档案方面的电子文件的管理与审核，通过技术手段来达到保密的目的。同时，还要确保网络的安全性，做到人事档案信息管理系统与互联网对公共信息网实行物理隔离，涉密及隐私档案信息不能存储在与公共信息网相连的信息设备上，更不能储存在公共信息网的服务器上，能够建立人事档案专网则是最理想的选择。建立人事档案信息管理系统，很大程度上是为了科学管理和优质服务，这就决定了人事档案信息开放的必然性。长期以来，人们一直习惯地认为人事档案属于保密内容，除了负责收集和保管人事档案的管理者能接触到人事档案外，其他人包括档案当事人是不能接触到人事档案的。在当代条件下，人事劳动关系由行政隶属关系转变为平等的契约关系，人事档案的管理权、处置权也从完全交给用人单位转变为用人单位和个人共同管理。人事档案作为当事人“德、能、勤、绩、廉”的客观记录，部分信息也变得公开透明，信息开放已成为时代的必然趋势，尤其是对高校专业技术人员而言，他们在专业上的学术水平、学术成就、个人简介等基本信息都已完全公开，对用人单位和各级部门做到“知人善任”起到了至关重要的作用。当然，这种档案信息的开放并不是对所有人都无限制的开放，是在保证当事人隐私不被泄露的条件下的有限开放。

三、人事档案信息管理系统的需求分析与设计

1.需求分析

人事档案信息管理系统功能需求是指人事档案管理系统在面向实际应用时所应具备的各种功能。开发一套人事档案管理系统并非一朝一夕之事，如果功能设计存在缺陷，将浪费大量人力、物力和财力。因此，和其它软件产品一样，人事档案管理系统的功能需求分析是第一位的，是人事管理信息系统的核心，也是解决用户客观问题的关键。人事管理系统的功能一般分为基本功能和拓展功能，基本功能是人事档案管理系统中必备的功能，拓展功能则是人事档案管理信息系统设计过程中，根据实际需要添加的功能，以辅助人事档案信息的管理。

2.功能设计

一般而言，定制开发一套人事档案管理系统的初衷是基于互联网平台，将学校的日常管理、人员管理、人员考核、信息统计等工作集于一体，将教职工人事档案中的基本信息、工作履历、职称评审、职务晋升、年度考核、奖惩管理等信息进行电子化，并上传到网络管理系统，避免每次查询纸质人事档案这种低级重复的体力劳动，这将极大地提高管理部门服务师生的效率。设计的系统一般应有两种不同权限的用户，分别为管理员和普通用户。管理员（人事部门工作人员）具有全局信息审核和修改的权限，普通用户（教职工）只具有修改个人信息的权限。系统所有用户都从统一界面登录，普通用户可以用个人身份证号码作为用户名，初始密码由系统统一设置为身份证号码最后六位，首次登录后要求自行修改初始密码。登录系统后，应该将系统的主要功能清晰地呈现在教职工面前。根据用户需求设计出来的系统，一般来说，主要功能应包含机构管理、岗位设置、人员管理、人员变动、职称评审、培训进修、年度考核、合同管理、请假管理、档案管理、文件管理、信息统计、报表管理等模块，如图2所示：点击进入系统首页后，通过事务提醒、通知公告等功能区，除了向教职工展示相关信息及通知外，还具有温馨提示等功能，只要教职工用户登录即可收到系统弹出的信息及提示。机构管理主要是用于校内机构的增加、撤并、更名等工作。岗位设置模块则可以将学校的岗位设置情况，如各岗位等级的总数、结构比例、竞聘条件等信息集成到系统中，在新一轮的岗位聘任工作开展时，让教职工登录系统进行相关电子表格的填写和提交。人员管理模块则将全校职工根据人员状态分为在职人员、离休人员、退休人员、离职人员、死亡人员等类型分别管理。人员变动模块则用于处理平时校内人员的增加、减少、调动等业务，对于相关工作的档案材料电子化，重要档案信息则进行纸质打印归档，使管理部门在相当长一段时期内的工作得到延续和完善。职称评审和培训进修模块主要用于教师的专业技术职务评审以及教学科研水平的提升培训。年度考核是人事管理部门重要工作之一，每年让教职工填写大同小异的纸质表格不仅费时，而且各年度的个人基本信息可能被误填，引起教职工反感，通过此模块功能，教职工只需改动少量信息即可自动生成年度考核表，打印成功后只需签名确认即可，人性化的功能设计，省时省力。合同管理模块主要用于对每位教职工，尤其是学校的教学科研骨干人才的合同管理，比如待遇信息、服务年限等，新引进的人才可以快速查阅参照，即将离职的人员可以快速计算出合同履约金额，所有这些工作的完成几乎是自动化的，在无异议的情况下，一般不需费时费力地翻阅纸质文本合同。档案管理模块极其重要，教职工个人档案除了纸质版外，该系统内的职工个人档案电子版具有同样准确的信息。除了平时调阅档案之用外，还可在该系统中新增电子档案，再纸质化并存档，同时对职工档案进行动态管理，如哪些员工的档案在校，哪些被调阅或调出等，只需在系统查询栏输入姓名，即可快速知晓职工的档案保存状态及具体内容。请假管理、文件管理、信息统计、报表管理是方便教职工查询学校相关政策文件，对学校的基本数据有常规性的了解，对日常用到的报表进行自动生成，既有利于让教职工动态掌握学校相关政策的变化，又有利于更好地服务广大师生。总体来说，高校人事档案管理工作任务繁重，而且对教职工影响极其深远。借助现代信息技术手段对高校人事档案管理工作进行信息化管理，提供科学、规范、人性化的管理与服务，对学校及至整个教育事业的发展都是极具重要意义的。

作者:刘勇 单位:西华师范大学人事处