高职院校档案信息化建设几点探讨

摘要：随着信息化建设的推进，智慧校园在各大院校改革中开始兴起。档案管理作为高职院校发展中的重要组成部分，也开始注重其信息化建设，本文先阐述智慧校园环境下高职院校档案信息化建设的必要性，接着分析当前高职院校档案信息化建设中存在的问题，最后提出智慧校园环境下高职院校档案信息化建设措施，以此更好地促进高职院校档案管理的信息化进程。

关键词：高职院校；智慧校园；档案管理；信息化

随着智慧城市概念的提出，在高职院校发展中也开始注重智慧校园的建设，高职院校在教育教学方面开始融入信息化建设，利用信息化技术为师生进行服务和学习。在智慧校园建设中高职院校开始在校园范围内实施网络覆盖，通过各项服务的集合形成系统化的服务体系，以此更好地实现信息知识等数据的共享。通过智慧校园的建设，使得学校各个部门能够突破一定的界限，以此更好地促进高职教育的持续健康发展。当前智慧校园的发展还处于起步阶段，虽然实施的平台标准不够统一，数据能够实现共享，形成相应的网络监管系统都取得了一定的进步，但是也存在一定的问题。

一、智慧校园背景下高职院校档案信息化建设的必要性

（一）档案信息化是构建智慧校园的基础。档案信息化建设是高职院校实现智慧校园的基础，高职院校发展的主要职能是进行文化以及技能的传授，同样也担负着进行文化传承的重任，本身也具有一定的文化蕴含。当前很多高职院校有着较为悠久的历史，在数据收集方面具有自己的优势，这也是推动档案信息化进行发展的有利条件。随着经济社会的发展，高职院校改革也进入新阶段，对外交流工作也日益频繁，档案管理工作开展的形式，手段也发生了一定的变化。随着数字化技术的进步，档案管理在传统方式的基础上增加了使用图片、视频等形式进行管理。在信息化发展趋势下，高职院校也更加注重自身档案的信息化管理水平，以此更好地促进智慧校园的建设。（二）增加档案信息存储容量。随着高职院校规模的不断扩展，档案信息不仅从数量也从类型上不断增加，传统纸质管理档案的方式不仅占有较大的空间，挤压时间较长的档案也要进行销毁处理，这就会在一定程度上导致档案信息的流失。档案信息管理中利用信息化技术，不仅在类型上更加具有多样性，可以使用文本、图像、音视频等形式对信息进行存储，还可以占用较小的空间，保持档案信息的时间也会比较持久。（三）提升档案利用效率。高职档案信息管理中传统的纸质档案保护形式在一定程度上具有客观性，但是由于时间过长会受到一定的磨损。随着高职院校发展所涉及到的事务越来越多，对档案的利用也会越来越频繁，纸质的档案资料会因为反复使用查看出现一定的磨损现象。档案信息经过数字化处理之后，对档案的查询只需要通过计算机平台的方式即刻找到自己所需要的资料内容，通过这种方式能够更好地提升档案的利用效率，能够使得档案的管理和使用更加高效。另外加之纸质形式的档案不会被直接的接触，也就提升了档案的保存时间。

二、智慧校园环境下高职院校档案信息化建设所存在的问题

（一）认识有待提升。高职院校档案管理工作正在面临转型期，一方面是要将传统纸质的档案转变为数字化的形式，将档案信息进行扫描，整理等一系列的过程。此外，还要将档案信息与网络资源进行相应的整合，以此实现档案管理由原来的封闭状态准变为开放的状态，更好地提升档案资源的利用效率。此外，高职院校档案管理的部门规模相对比较小，投入也比较少，从而使得档案管理工作毫无头绪。此外，由于对档案信息管理的认识存在不足，一些档案管理人员认为档案管理的信息化建设，就是将纸质的档案转变为电子的形式，仅仅注重档案的数字化进程，关注自己身上的工作任务，但是对电子文件的收集和整理相对忽略，从而在一定程度上导致档案管理工作会停滞不前。此外，一些管理人员没有认识到对档案信息应该具有一定的开放性，在工作中仅仅将范围限定在自身工作范围之内，与其他工作部门之间缺乏交流沟通。高职院校本身涉及到的档案信息比较多，会包含干部，科研，教学等方面的科研内容，档案管理的局限性会在一定程度上影响到资源最终的开发利用，导致高职院校最终的档案信息管理不一致，影响到最终档案管理的信息化进程。（二）质量有待提升。高职信息化建设中存在理念上的偏差，在档案信息化建设中定位不够准确，基础相对薄弱，导致工作开展效率不高，高职院校档案信息化建设中会出现表面化和形式化的特征。对于高职院校发展来说工作的重点一般是进行教学，但是对档案管理工作相对忽视，这样也就造成在档案信息化管理中的科研经费，资源等方面相对缺乏。此外，高职档案管理信息化建设中还存在科技和资料质量相对偏低的情况，不能很好的保证档案信息化建设的标准化。(三)人才素质有待强化。高职院校档案管理的信息化建设要注重人才素质的信息化，当前高职院校档案管理中人员大多不是专业出生，往往会半路出家，缺少相对专业的档案管理知识，对计算机操作知识也不够熟练，不能很好的满足档案信息化建设进程。此外，高职院校档案管理人员往往兼职比较多，工作相对繁琐，一些档案工作人员知识技能水平不能满足工作的需求，对人员安排结构也不够合理，最终影响档案管理人才素质的提升。此外，高职院校档案管理人员处于封闭状态，不善于学习，缺乏与时俱进的意识，不利于档案管理信息化工作的开展。

三、智慧校园环境下高职院校档案信息化建设措施

（一）注重基础设施建设。高职院校档案信息化建设中要注重基础设施建设，能够从硬件和软件两个方面进行建设，具体来说硬件方面是在计算机、打印机、存储器等方面做好相应的配备。软件方面主要包括信息处理系统，档案数据库等软件等，只有软硬件都配备齐全才能够更好地开展档案信息化建设。高职档案信息化管理中还要注重标准规范化建设，高职院校档案管理中要对相关工作进行制定，具备一定的技术方法，设备等。其中包括档案系统的设计，标准等，能够根据行业标准及发展趋势对档案管理进行信息化开展。（二）强化资源建设。高职档案信息资源建设中要能够意识到资源建设处于其核心地位，高职院校在发展中要注重设定档案管理的专门部门和数据库，各个部门之间通过一定的权限对数据库的信息进行使用。在资源建设中馆藏档案的数字化，电子信息的采集收集等都是资源建设中的重要内容。高职院校档案管理中要具备丰富的信息资源，实现档案信息之间的共享，以此也能够更好地提升档案信息的使用效率。（三）构建安全保障体系。高职院校档案管理信息化中要注重构建信息安全保障体系，当前，档案信息资源利用嗯越来越广泛，档案信息的安全性需要有相应的系统进行保障。为此，这就需要在管理的组织、措施等方面制定相应的规范，以信息的利用和保密为其核心，采用一定的手段和措施，以此更好地保障档案信息安全性。（四）提升人才队伍素质。高职档案管理信息建设进程中要注重提升人才队伍素质，引进更多的档案管理和计算机方面的人才，为工作人员提供可以进行学习和培训的机会，以此更好地提升工作人员的专业知识和技能。具体来说可以通过对人才进行培养和引进，以此构建有专业素养的人才队伍，为高职档案管理信息化的开展提供一定的保障。

四、结语

在信息化发展趋势下，高职院校也更加注重自身档案的信息化管理水平，以此更好地促进智慧校园的建设。但是当前高职档案管理信息化建设中还存在一定的问题，具体来说主要对档案管理信息化认识不足，不能有效地提升档案管理的信息化效率。此外，档案管理信息化质量也有待进一步提升。为此，在高职院校档案信息化管理中要注重基础设施和资源的建设，以此为档案管理信息化的开展提供最为基本的保障。还要注重信息的安全性设置，尽可能的提升档案管理信息化的质量和使用效率，对人才队伍进行培训，引进等，以便最大程度上推进高职院校档案管理的信息化进程。

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作者:李燕 单位:湖南工程职业技术学院