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高校财务报账流程问题及对策

一、高校财务报账流程现状

财务报账流程指报账人在经济活动中取得真实合法的发票,按照财务规定合理粘贴好发票,每张发票需经领导人审批签字,经办人、验收人也需签字,然后将票据送到财务部门会计岗进行审核制单,制单后记账凭证需要复核,复核后出纳岗办理支付手续。票据审核是财务报账流程中最为关键且繁琐的一个环节,因为会计人员不仅在审核发票时要做到细致谨慎,还要与教职工和学生耐心沟通。管理好教育科研经费支出的第一道防线就是财务报账,优化报账流程对财务报账和财务管理至关重要。

二、高校财务报账流程中存在的问题

(一)报账人找领导审批签字难。通常而言,高校经费分为科研经费和事业经费,事业经费包含教学经费、学科经费、基金及其他事业费,经费种类繁多。高校实行一支笔签字制度。以H高校为例,报销发票都需学院、部处负责人签字,超过1万元需财务处长签字,超过3万需职能部门签字,超过5万需分管校领导签字,超过10万还需主管财务的校领导签字。国家对高校教育经费投入加大,根据学院需要,学院经常购买一台大型仪器设备需花费几十万,发票需要找至少4个领导签字,然而找领导签字是非常困难的,因为这些领导身兼数职,他们也要出差调研、参加会议,报账人经常找领导签字就要跑好几趟,这成为老师们觉得报账难的原因之一。久而久之,形成了对于财务报销报账等工作的逃避心理,总认为这一工作较为繁琐、耗费时间长。(二)报账人对财务规章制度不熟悉,报账信息不对称。国家财务政策不断改变,高校财务制度也跟着不断更新,但是老师们对财务政策信息了解不及时,导致报账信息不对称。例如从2018年1月1日起增值税专用发票、增值税普通发票,“货物或应税劳务、服务名称”栏次要有“简称”,有的公司没按要求开发票,老师们对发票新政策又不了解,对方给开什么发票就收什么发票,结果拿发票到财务来报账,发票不符合规定,财务人员不给报销。老师们的处理办法只有换发票或者不报销这张发票了,由于不了解财务政策,给自己带来了麻烦。有的老师们觉得财务人员不给报销是在为难他们,心生抱怨,其实是老师们对国家政策不了解,财务信息滞后,这样造成报账难的现象。(三)财务信息传达不及时。报账难现象的产生的原因不仅由于老师们对财务政策的变更了解不及时,还因为高校财务人员传达财务信息得变更不及时。高校财务部门没有设置专门人员对各学院、部处老师进行财务规章制度宣传,只有等老师们亲自到财务部门来报账时才能慢慢了解财务信息的变更。信息不对称导致财务信息传达不够及时,高校教师和行政人员通常将更多的精力放在教学科研和行政上,对于财务信息了解较少,主动获取信息的意识也相对薄弱。同时报账人也常常随着学生毕业或者行政岗位变动有所变更。(四)高校财务人员稀缺,报账等待时间长。随着国家对科研事业支持力度加大,投入科研经费剧增,财务报销工作繁重,然而财务人员缺少,以H高校为例,会计人员一共7人,2017年科研经费来款2亿多元人民币,每天到财务处报账的人很多,尤其期末封账前,来报账的人特别多,整个财务大厅都挤满了人,大家排长队等待报销,会计人员对每张发票都需要认真审核,审核签字、发票是否符合规定、核算差旅费补助等,审核程序复杂、通常需要耗时间较长。赶上年底封账前或者项目结项前,报账人多的时候要等1个多小时,老师们经常抱怨科研教学任务繁重,报账等待时间长,影响到他们的教学科研工作效率,导致对于高校财务报账工作满意度降低。

三、解决财务报账过程中出现问题的对策

(一)使用OA系统办公软件,提高签字审批效率。办公软件的普及大大提高了办公效率,报账人可以通过办公软件向领导请示审批签字,领导审批签字可以随时随地,不受时间、地点限制。领导们都是学院院长、学科带头人,科研任务也很重,经常出差不在办公室,在传统报账过程中,报账人员通常找领导签字就要跑好几趟,这个过程消耗了老师们很多宝贵的时间。如果通过办公软件申请审批签字,会节省老师们宝贵的时间,提高报账工作效率。同时,系统化的保障也有助于提升报账的准确性和科学性,防止发生人工报账出现的核查不清等问题,在日后进行财务审核和项目审核工作中,也可以直接调取网上预约和处理的相关数据,实现效率质量的提升。(二)实行网上预约报账系统。随着互联网的发展,互联网技术得到广泛应用,许多高校也逐渐实行了网上预约报账系统。网上预约报账首先打破了时间、地点的限制,网上报账可以不分时间地点,在家,在单位,节假日都可以在网上报账,这样大大节约了老师的宝贵时间,避免了集中报账、来财务处排队的现象。其次,避免报账人和财务人员产生正面矛盾,老师对财务报账工作经常产生不满情绪,容易与财务人员发生口角,如果开通网上报账,所有报销程序都在互联网上进行,可以避免这种现象发生。最后,报账系统处理信息准确,快捷,能及时了解每位报账人的报账进度。报账人根据原始单据录入报账的基础信息,然后报账人将原始凭证交到财务部门,经财务部门制单人员初审后,通常报销人员即可拿回执单离开,然后复核岗位的财务人员复核后交银行出纳人员进行转账付款。网上预约报账提高报账工作效率,为学校节省了人力物力。(三)定期宣传财务制度。国家、各省市不定期的出台新财务规章制度,高校财务管理办法也要及时更新。老师们不能及时了解掌握新的财务政策,财务处最好每周定期走访各院对老师们进行培训,及时宣传财务制度,让老师们对财务管理办法及时了解掌握。这样可以避免老师们因为不明白财务政策而开错发票、重复跑财务处报销等问题,这样从根本上解决了老师们认为报账难的问题。对于更细的财务制度相关信息,积极采取网上通知、开会通知、微信通知等多种形式,更好地实现财务制度明确宣传和通知,保障规章制度落实的有效性。(四)提高财务人员服务质量。为师生做好服务是机关行政人员的服务宗旨,做好财务报账工作的首要任务是提高服务质量。第一,按照财务规定,报账人来财务处报销应自行粘贴好发票,有的报账人不会粘贴发票或粘贴发票不符合财务规定,财务人员应该给予耐心指导,教报账人如何粘贴发票;报账人经常遇到发票不符合规定或者报销手续不全,财务人员不给予报销的情况,这时财务人员要向报账人耐心解释,告诉报账人缺哪些材料,不要让报账人产生不满情绪。师生前来报账时,财务人员应笑脸相迎,做到服务周到,做到让师生满意而归。第二、财务人员应和各学院老师和领导主动沟通,询问各院领导和老师对财务工作的意见和建议,逐步完善报账工作。第三、各学院和各课题组应设置专门报账人员,财务人员对他们进行报账业务培训及最新的财经法规宣传,帮助各部门报账人员尽快熟悉最新的财经政策及报账业务流程。通过上文的探讨不难发现,财务报账是高校财务管理的重点,做好财务报账对高校的财务管理及内部控制具有很好的促进作用。高校财务报账中主要存在的问题包括签字难、信息不对称、财务规章制度不熟悉、信息传达不及时、财务人才稀缺、等待时间长等,针对以上问题,高校应改变传统财务报账不合理的程序,努力提高财务人员的业务素质引进先进的会计电算化核算软件,从而为高校的发展提供坚强有力的经济保障。

参考文献:

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[4]陆炜.“互联网+”背景下高校财务管理流程再造的新思路[J].现代商业,2017.

[5]李成艾,沈烈.高校财务报账制度的困境、根源与调适——基于机制设计理论的视角[J].财会月刊,2017.

作者:付彦琪 李鹏 单位:沈阳农业大学

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