高职档案管理存在问题与对策研究

摘要:伴随大数据时代的来临，信息技术不断普及，高职院校档案管理工作开始引入信息化管理系统，全面提高了档案管理的效率。但在实际运用的过程中，也存在一些问题与不足，制约了高职院校档案管理工作的质量与效率提升。本文采用文献研究法、分析法等，逐步分析了大数据时代黑龙江高职院校档案管理存在的问题，并提出解决对策，供高职院校档案管理工作人员参考。

关键词:大数据;高职院校;档案管理

新时代背景下，由于生源数量的不断增加，教师研究成果不断增多，图书馆软硬件设备不断更新，档案资料也逐渐变多，且表现出种类多样，分散庞杂的特点，这给高职院校的档案管理工作带来了一定的难度。为此，本课题组开展了关于“大数据时代黑龙江省高职档案管理应用研究———以黑龙江旅游职业技术学院为例”的课题研究。本文采用文献研究法、分析法等多种研究方式，逐步分析了大数据时代黑龙江高职档案管理存在的问题，并积极探索了有效的解决对策，以此为高职院校档案管理提供一定的理论基础与实践指导。为了全面分析大数据时代黑龙江省高职院校档案管理存在的问题与不足，课题组开展了全面深入的研究。本课题组立足黑龙江高职院校档案管理实际，全面分析了其中存在的问题，并积极探索了有效的解决对策，为高职院校档案管理提供一定的参考，进一步推动了黑龙江省高职档案管理质量与效率的全面提升。

1高职院校档案管理存在的问题

1.1高职院校对档案管理的重视不足。经调研发现，黑龙江省内80%的高职院校对档案管理工作的重视程度都明显不足，部分高职院校对档案管理工作的重视严重不足，具体表现在:第一，部分高职院校没有安排专门的人员开展档案管理工作，对档案管理工作的制度建设、规范性建设与人员安排都存在严重空白，对档案管理的价值与意义也认识不足。第二，部分高职院校对档案管理的交接、收取、发送等环节都没有具体的步骤与管理程序，对档案资料的归档、整理、分类工作也开展不足，致使档案资料混乱无序，缺失严重。第三，部分高职院校对档案管理的资金投入不足，没有积极引入信息化系统，没有实现高职院校档案管理的信息化建设，对档案管理的重视程度严重不足，相关设备设施、资金投入相对较少，难以保障档案管理的高效开展，难以实现档案管理工作质量的全面提升。1.2档案管理的信息化建设不足。大数据时代，互联网与计算机的普及，使得高职档案管理信息化逐渐显现出巨大的优势，档案管理信息化可以实现数据的共享，可以在分散庞杂的文献数据中及时调出所需的数据信息，这是传统的档案管理方式所不具备的优势。对于黑龙江高职院校而言，档案管理信息化建设有利于全面提升档案管理的效率与质量，有利于打造优质的档案管理工作格局。然而，目前黑龙江省高职院校档案管理中信息化建设的力度明显不足，大量的高职院校没有开展信息化建设，没有配备相应的档案管理信息化系统，对于档案工作的开展与实施没有积极配备信息化设备，促使高职院校档案管理工作难以有效开展，档案管理效率难以有效提升。1.3档案管理工作的人才队伍建设不足。在高职院校档案管理工作中，人才队伍建设明显不足，主要表现在:第一，部分高职院校没有配备专门负责档案管理的工作人员，而是由行政管理人员代为管理，致使高职院校档案管理工作难以有效开展，难以落实到位。第二，部分高职院校的档案管理人员素质不高，大多是临时人员，不具备档案管理专业知识，也不会操作档案管理信息化系统，难以实现高效、高质量的档案管理，难以确保档案管理工作的全面开展与不断发展。第三，部分高职院校的档案管理人员流动性很大，促使档案管理工作衔接不佳，难以有效落实到位，档案管理人员的频繁流动，也致使档案管理工作难以规范化开展，具体的管理措施与管理步骤难以有效落实，降低了高职院校档案管理工作的有效性与规范性。

2高职档案管理工作的解决对策

大数据时代，黑龙江高职档案管理工作的有效开展与信息化建设紧密相关，如何立足高职院校档案管理工作实际，全面保障档案管理工作的高效化、质量化、信息化，是本课题组在课题研究中深入探索的问题。经过探索分析，提出以下几个解决对策，以此逐步推动黑龙江高职院校档案管理工作的稳步开展:2.1高职院校要全面提高对档案管理的重视程度。大数据时代，想要进一步提升高职院校档案管理工作的质量与效率，首先，高职院校必须全面提高对档案管理的重视程度，在思想意识上提升档案管理工作的地位与重要性，在人员安排与分工上体现档案管理工作的重要地位，具体可以从以下几点加强:第一，高职院校要全面提高对档案管理工作的重视程度，设立专门的档案管理部门，安排专门、专业的档案管理工作人员，建立健全档案管理制度，全面提高档案管理工作的规范化建设，在全校氛围内突显档案管理工作的重要性与价值，引导管理人员做好档案管理工作部署，确保档案管理工作效率。第二，建设档案管理衔接机制，对档案文件的交接、收取、发送等环节设置相关的制度建设，明确相关流程，确保档案管理工作的有序开展，平稳运行，与此同时，对档案资料的归档、整理、分类工作开展周密部署，确保档案管理的高质量。第三，加大对档案管理的资金投入，配备相应的档案管理设备，提高档案管理的信息化水平，全面实现档案管理信息化建设。2.2提高档案管理的信息化建设。想要进一步提升高职院校档案管理工作的质量与效率，必须全面提高档案管理的信息化建设水平。大数据时代，随着信息技术的不断发展与全面普及，各行各业都离不开信息化，高职院校的档案管理工作需要处理大量的文献资料与数据信息，种类庞杂，内容多样，加强信息化建设有利于高职院校档案管理的改革与发展。信息化建设符合档案管理的基本要求，有利于档案管理工作逐步实现规范化、便捷化、系统化，确保高职院校其他工作的有效开展，有利于更加合理、系统的配置档案资源，保障高职院校的基础性工作。与此同时，采用档案管理信息化建设，所有的档案资源都以网络、信息的形式展现出来，可以进一步提升高职院校档案管理的快速检索，以便查阅档案资料，促使档案管理为其他工作的有效开展提供切实保障。相较于传统的档案管理工作，档案管理信息化具有高效率、可共享的优势，可以更加有效地处理庞杂的档案资源，从而为高职院校的管理工作更好地服务。2.3加强档案管理的人才队伍建设。对于高职院校而言，档案管理工作的高效开展与人才队伍建设紧密相关，为此，高职院校要积极采取有效的措施，全面提升档案管理的人才队伍建设。第一，高职院校要招聘专门的档案管理人员，实行档案管理的专业管理与专门管理，促使档案管理工作独立化、质量化，以此实现档案管理的规范化建设。第二，加大培训力度，积极开展档案管理专业化培训活动，以此提高档案管理人员的专业素质与管理水平，全面提升档案管理人员的信息化技术能力，构建以档案管理信息系统为基础，专业档案管理信息员为保障的档案管理工作新格局，从而实现档案管理工作的信息化、高效化开展。第三，稳定档案管理人员队伍，降低档案管理人员的流动性，全面构建高质量、专业化的档案管理人才队伍，确保档案管理工作的有效衔接与规范实施。

3结语

对于黑龙江高职院校而言，档案管理仍然存在较多问题，高职院校对档案管理的重视程度不足，档案管理工作的信息化建设不足，档案管理工作的人才队伍建设不足，这些都在一定程度上制约了档案管理工作的有效开展，降低了档案管理工作效率。为此，在大数据时代，想要进一步提升高职档案管理工作效率与质量，首先，高职院校要全面提高对档案管理的重视程度，从而确保高职院校的规范化建设。其次，要全面提高档案管理的信息化建设，促进档案管理的效率化发展，与此同时，还要加强档案管理的人才队伍建设，提升档案管理的基础保障水平。

作者:李楠 单位:黑龙江旅游职业技术学院