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高职学校档案管理中电子档案应用

[摘要]随着科学技术的进步,网络信息化渐趋成熟,电子档案在高职学校的应用也更加普遍。在信息管理方面电子档案凭借便捷、高效的优势,帮助高职院校实现了全面化、规范化管理。本文从高职学校档案管理中电子档案的应用现状出发,对电子档案的应用管理进行探讨研究。

[关键词]高职学校;电子档案管理;应用管理

进入21世纪以来,我国全面进入信息化时代,作为一种新型的管理工具,电子档案以其独特的优势广泛应用于日常管理和办公,在企业、学校等领域中应用普遍。与传统纸质档案管理模式相比,电子档案更易于保存和查阅,不仅节约了档案管理成本,而且极大地提高了工作效率。对于高职院校来说,选择电子档案对广大学生的信息进行管理,不仅便于档案管理人员进行学籍的整理、奖学金的评定等日常工作,减轻了工作人员的工作压力,而且大大节省了档案录入、阅读、查找的时间,在需要时能够快速完成档案查询工作,确保整个学校的运行井然有序。因此,在高职学校实施电子档案管理十分必要。

1高职院校档案管理中电子档案的应用优势

1.1提高效率,资源配置合理化

与传统纸质档案相比,电子档案具有方便、快捷、高效的优势。对于高职学校来说,校内学生多达数万名,同时还包括众多教师及职工,如果采用纸质档案的管理方法,不仅占据较大的空间进行档案安放和储存,耗费大量的人力完成档案整理工作,而且易出现查找不方便和档案丢失的情况。电子档案则完全解决了这一弊端,充分保证了学生及教职工档案的完整性并且更利于保存,当有查找档案的需要时,可以使用电子设备快速进行查找,从而有效提升了办公效率。同时,与传统纸质档案不同,电子档案充分借助了网络的力量,在电脑上即可查询,不受时间和地点的限制,有效节约了时间和空间,具有很大的灵活性,而且仅需要部分工作人员即可完成管理工作,不需要动用大量的人力进行重复的信息录入和枯燥的查阅工作,避免出现消极懈怠的工作情绪从而影响工作效率。一方面,采用电子档案管理减少了这方面的人员投入,使得人才资源重新分配,各型人才在高职院校其他部门发挥自身作用,使高职学校的资源配置趋于合理,避免出现岗位分布不均的情况。另一方面,有利于高职学校各部门获得均衡发展,共同推进整体进步。

1.2降低强度,院校管理高效化

采用电子档案的管理模式,对高职院校的学生和职工的信息进行统一整理,能够实现资源共享,学生与学生之间可以进行直观地对比,教职工之间的工作效绩也可通过电子档案呈现出来,在加强学校人才管理的同时,极大地促进学校的长远发展。例如,在对学生进行评优时,就可以通过电子档案搜索学生的平时成绩、课堂表现等,通过各个方面进行评定。电子档案不仅包含个人信息等内容,还以图片、音频、视频等形式,便于对学生的个人情况进行详细评估。档案管理人员还可以进行排列比较,从而选择合适的人选。电子档案的内容客观真实,检索迅速准确,充分保证了评优的公平公正,并且在极短的时间内就可完成,为学校开展评优工作提供了极大的便利。同时,学生及教职工的档案均是按照一定规则进行整理,档案文本一体化,在查找过程中减轻了工作人员的负担,降低工作强度,节省大量时间,档案管理人员轻松就能完成工作,避免产生疲惫心态,有效地保证了工作的准确性,有利于多项工作正常开展,丰富了校园活动,有利于进行校园管理,对提升学校的综合实力大有裨益。

1.3减少风险,档案传递快速化

电子档案具有安全、低廉、快速等特点,主要体现在以下几个方面。第一,电子档案通过电脑录入的方式,极大地缩短了录入时间,减少了录入过程所花费的人力和财力。在高职学校中,数万名学生的档案信息和千名职工信息的归纳整理就是一项庞大的工作,采取电子档案管理模式则能够快速地完成整理工作,有效地提高了档案管理效率,为高职院校其他工作开展奠定了坚实的基础。第二,电子档案采取电子信息的方式完善个人信息,最大程度保证了学生信息的安全,有效地降低了信息泄露的风险,避免被有心之人利用,进而产生严重的后果。第三,电子档案没有时间和空间限制,无须大量的纸质资源和特定的空间进行档案储存,极大地削减了高职学校档案管理的开支,有利于高职学校合理利用资金。第四,电子档案管理依赖于电子设备,在稳定的校园网覆盖下即可完成快速的档案传递。通过电子档案,可以将巨大的档案信息储存在一个较小的储存卡里,正常的校园网下信息录入和阅读在几秒内就可以完成。例如,需要对全校学生进行排列名次,在录入成绩几秒后便可以得到结果。同时,在高职学校利用电子档案进行档案传输,既可以将档案快速返还给每一位学生,又节约了档案邮寄所花费的成本,还减少了档案邮寄过程中出现的档案丢失、未准确寄到学生家中等情况。电子档案以其快捷、高效的特点,减少了各种潜在的风险,提高了档案传递速度,充分发挥了巨大的社会价值。

2高职学校档案管理中电子档案的应用管理方略

2.1加大电子档案在高职学校的管理力度

高职学校对学生和教职工进行信息录入后,对其个人信息应该加密保存,避免个人信息泄露。电子档案信息通常储存在较小的储存卡中,易出现损坏、信息丢失等问题,在电脑上操作不当时也会出现信息泄露等问题,高职学校相关部门应高度注意。一方面,学校相关管理人员应制定相应的规章制度,严格规范管理人员工作,加大处罚力度,防止管理过程中出现的一系列问题;另一方面,工作人员应定期对电子档案进行更新修正,删除错误信息,添加遗漏信息,确保档案信息与真实情况相符。当档案出现问题时,工作人员要及时上报处理,不应私自进行修复,避免造成信息丢失、泄露或更加严重的后果。同时,档案管理人员要对工作认真负责,熟悉信息录入和查询档案等基本流程,对不同专业、不同班级的学生进行分类整理,对学生的校园表现、奖罚情况也要如实记录。例如:管理人员通过不同的记号对学生进行整理归档,在每个编号建立相应的文件夹,用于记录该学生的表现。如此一来,管理人员查找时更加方便快捷,学校举办与学生有关的活动时,可通过电子档案对学生进行初步了解,营造公平公正的校园氛围。当需要档案查询时,严格遵守学校相关管理制度,不私自将档案信息泄露给他人,不擅自更改档案信息,确保档案的真实性,保证在各项工作中电子档案能够发挥真正的作用。

2.2重视电子档案管理

电子档案不仅在社会中应用更加广泛,在高职学校也占据着越来越重要的地位。在高职学校中,电子档案对于学生事务和人事管理都起到至关重要的作用。因此,从管理阶层到工作人员都要提高对电子档案管理的重视程度。首先,管理阶层应树立正确的观念,充分认识电子档案的巨大潜力,采取不同方式大力宣传电子档案的重要作用,积极呼吁全体档案管理人员认真负责,确保学生档案整齐有序,避免出现信息不匹配等问题。例如,管理阶层可以针对相关档案管理人员开展讲座,宣传电子档案的优势,引起档案管理人员对自身工作的高度重视。高职学校也可以通过广播等渠道加大宣传力度,在整个校园营造相应的氛围。其次,相关工作人员应逐渐摒弃传统的纸质档案管理方式,在观念上认可电子档案推广,逐步了解电子档案的优势,熟悉电子档案的工作流程,在每一次录入时认真对待,保证信息的准确性,避免出现任何差错。工作人员也要及时更新学生和教职工信息,例如学生学籍变动或者职工有岗位变动时,工作人员应及时更新,保证电子档案的时效性。

2.3提高高职学校电子档案工作人员的专业水平

电子档案在高职学校的广泛应用,需要相关工作人员具有较高的电脑操作能力,熟悉相应的专业知识,抱有严谨认真的工作态度。例如在信息录入时,需要工作人员将大量的信息输入电脑里,这不仅考验工作人员的动手能力,工作人员认真严谨的工作态度同样至关重要。就像图书馆管理人员一样,电子档案工作人员需要熟悉不同档案的编号规则,可以在第一时间准确找到相应档案;工作人员也应掌握电子档案的整理方法,便于统一归档,资源共享。电子档案涉及的领域广且杂,需要相关工作人员进行系统的学习。因此,高职学校可以为电子档案管理人员提供相应的培训机会,定期进行相互经验探讨和交流;邀请外校专业的讲师传授专业知识,讲解不同意外的处理方法,培养工作人员的随机应变能力,提高对电子档案管理的重视程度,进而高效率地完成本职工作;提供外出学习交流的机会,借鉴不同的管理模式,让每一位管理人员提升自身能力,遵守相关要求,严谨高效地完成本职工作并进一步优化创新,使高职学校的电子档案管理更加完善。

2.4优化高职学校电子档案管理设施

随着电子档案在高职院校应用的日益广泛,高职院校应更注重对电子档案设施的及时升级和逐步优化,使电子档案设施充分服务于日常工作,便于档案管理人员熟练、流畅地操作,避免使用时出现各种故障,进而严重影响工作效率。因此,对高职学校来说,应定期对电子档案设备设施进行检查,排除已存在的故障,避免潜在的隐患。高职学校也要加强电子档案设施安全管理,建立坚固的防火墙,升级和研发新型的杀毒软件,避免出现不相关人员入侵档案管理系统造成的信息泄露问题,使全校档案管理工作在安全的环境下有序地开展。对技术人员来说,应更加注重完善电子档案管理系统的漏洞,修复电子档案管理系统的缺陷,降低电子档案管理系统的风险,升级电子档案管理软件,使软件应用与学校需求紧密结合。同时,高职学校要及时更新电子档案设备设施,淘汰落后老化的设备,更换完整、齐全的设施,使得电子档案管理系统与所需的相应设备相配合,进一步促进电子档案管理工作高效开展。

3结语

科技在飞速发展,电子档案也正在逐步取代传统纸质档案的地位。电子档案以高效、便捷、省时等诸多优势,有效提升了档案管理效率,有力推动了高职学校的发展。现如今,电子档案仍具有无限的发展空间,需要高职学校管理阶层和相关工作人员一起努力,共同挖掘电子档案的巨大潜能。

主要参考文献

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[2]张红.电子档案管理在高职学校档案管理中的应用[J].兰台世界,2016(12).

[3]钱坤.高职院校档案管理工作中电子档案的应用研究[J].办公室业务,2016(16).

[4]赵长莉.计算机网络技术在高职院校档案管理工作中的应用[J].新教育时代电子杂志:教师版,2017(41).

[5]吉顺霞.电子档案管理在高职院校的应用分析[J].办公室业务,2014(7).

作者:安宗强 单位:泰国正大管理学院

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