高校档案范文10篇

时间:2023-03-20 21:28:06

高校档案

高校档案范文篇1

1.1直接为高校加强管理、科学发展提供最全信息。

高校档案部门主要通过对各类档案进行分析研究,去粗取精,去伪存真,综合加工,将准确的、可靠的各种档案信息,按要求、按专题分门别类汇编成系统性资料提供给各级领导、业务部门调阅使用。利用这些编研成果,调阅使用人员可少花时间、少费精力,获得自己所需要的全面完整和准确可靠的资料。高校档案部门通过编研工作,改变过去那种“看门守摊”和“你来我借”的被动服务方式,积极主动地为高校加强管理、科学发展提供准确可靠的全面信息。

1.2主动为高校推广先进、介绍经验提供最新信息。

高校保存着成千上万的档案,既载有成功的经验,又记录失误的教训,这些档案是历史的见证者。但这些档案平常都淹没在档案馆室的陈纸故堆中,不是人人都了解的。高校档案部门可以将档案中有价值的、有推广意义的资源信息,撰写成编研成果,在高校内部或社会广泛传播,使高校成功经验或办学理念在社会得到推广应用,开花结果。通过编研工作,使“静止”的档案信息变成了“流动”的档案信息。“死”档案变成了“活”档案,“陈”档案变成了“新”档案,沟通了高校档案信息的内外交流,便于互相学习,取长补短,使学校先进办学理念和成功经验得到发扬和推广。

1.3积极为高校领导决策、教学服务提供最佳信息。

高校档案部门不能停留在“收收发发”、“借借还还”这种服务方式上,要改变人们把高校档案部门工作看作是资料库和图纸库的模糊认识。高校档案部门不能满足于编辑汇编、写写简介这种低层次的利用工作,而要充分利用档案信息资源,进行综合分析,撰写调研报告,提出改善教学管理的具体措施,发掘档案资源的最佳信息,拿出高层次的有份量的编研成果,为高校领导决策和提高教学质量发挥参谋助手作用,为高校发展作出积极的贡献。

1.4及时为高校档案晋级、水平提高提供最快信息。

高校档案管理的各项业务工作,如收集整理、立卷归档、编制检索工具、安全保管等都是档案管理的基础工作,也是搞好档案编研工作的前提和基础,不做好这些工作是无法进行编研工作的。从另一方面说,通过编研工作,可以看出档案归档是否完整准确、鉴定组卷是否规范合理、检索工具是否齐全、保管条件是否安全、档案晋级是否达标。一旦发现问题,即可及时改正、补充,从而使文件资料的归档率、完整率得到提高,整理组卷更为合理,保管条件更为安全,档案晋级早日实现。这就是通过编研工作,自我发现自我检查自我改正,为加强高校档案管理的基础工作,促进高校档案管理水平的提高提供最快信息。

2高校档案编研工作的特点、范围和形式

高校档案编研工作以高校档案为主要对象,在加工整理、分析研究的基础上,编辑参考资料,撰写专题文章,形成编研成果,有其自身的特点:

一是实用性。高校档案是学校本身在教学实践活动中形成的历史记录,其主要服务对象是本学校,其主要利用者是本校教职员工,因此高校档案编研工作首要的特点就是实用性,是为本单位服务的。所以,高校档案的编研工作,应从高校的实际出发,确定编研课题,撰写出符合高校发展需要的档案编研成果。

二是技术性。对于高校来说,教学档案记载了教学管理工作的内容、途径和效果,准确地反映出学校各个历史时期限的教学管理、教育质量面貌,在高校全部档案中具有特殊的重要作用。高校档案部门要紧紧围绕学校教学档案富有成效地开展档案编研工作。档案编研人员要对这些教学档案进行分析研究,比较评价,综合归纳,这就要求编研人员了解档案、熟悉档案,也就是要求编研人员要了解和熟悉档案所记述和反映的教学业务专业知识,这样才能拿出合格的档案编研成果。因此可以说,高校档案的编研工作也是一项技术性的工作。

三是真实性。编研人员必须尊重历史、尊重科学、尊重教学规律,实事求是地开展档案编研工作。高校档案编研成果是为提高教学质量、改进教学方法、提高学生素质服务的。因此,编研成果的内容和所取得的数据等都必须准确无误,不仅选题要科学,选材要忠于原文,而且在编研过程中要认真细致、一丝不苟,一个数据、一段文字都要仔细核对,绝不能出错,确保档案编研成果的真实性。

高校档案编研工作的范围,按不同加工层次档案编研成果的类型主要有三个层次:

第一层次是根据教学管理、教学改革等活动中形成的原始文件(或原始文件的复印件),按时间或不同类别汇编成册。一次加工档案编研成果主要是利用原始文件或复印件汇编而成,基本保持档案原貌,继续发挥依据作用,其加工编辑比较简单。如《高校年度发文汇集》、《教学评估文件汇编》、《学籍管理规定》等。

第二层次是对原始文件进行摘录、缩编、剪辑,并按一定要求重新组织编写而成。按专题特点,进行加工归纳,形成概要性、介绍性资料。如《学校大事记》、《学校组织机构沿革》、《高校院系介绍》等。二次加工档案编研成果改变了档案原来的面貌,针对性强,信息相对集中,提供利用简便迅速,既有依据作用,又有参考作用。现有的高校档案编研成果大多数属于此类。

第三层次是在对档案资源进行分析研究和归纳的基础上,编写形成的一种新的参考材料。如《高校××年发展史》、《高校志鉴》等。三次加工档案编研成果的编写过程是一个再创造过程,编写难度比较大,对档案编研人员的要求特别高。这一高层次的编研成果不同程度地产生其他材料没有的知识和内容,形成了新的知识产品,从信息量的角度来看这些都是新增加的信息,更具有参考价值。可以说,有了这三个层次的档案编研成果,基本满足了高校加强教学管理、提高教学质量、促进科学发展的需要,高校档案的编研工作跃上一个新台阶。

高校档案编研成果的形式,根据高校的具体情况,常见的有八种形式:

一是专题汇编。专题汇编是将反映同一问题的一组文件汇集成册。可以是全文汇编,也可以是摘录汇编;可以是文字汇编,也可以是图形汇编。

二是大事记。大事记是按照时间顺序,简要地反映学校一定历史时期与一定范围内发生的大事要事的真实的文字记录。大事记述范围要准确,力求大事突出,要事不漏。

三是组织机构改革。主要是将学校组织机构和院系结构等方面的情况编写成册,供高校领导、人事部门及有关方面研究使用。

四是简介。主要是对档案的内容、范围作简单的介绍,为利用者选用档案提供线索。简介突出“简”字,简明扼要,要点突出。

五是手册。手册大多是专业性的,具有简明、实用、方便的特点,是深受高校领导和业务人员喜爱的资料齐全、知识全面的工具书。

六是志鉴。志鉴是以记述学校综合情况为内容的历史性资料工具书,编纂志鉴对档案史料的征集和档案编研人员的要求较高,学校领导及各业务部门必须高度重视,密切配合,并在志鉴主管部门指导下才能完成。

七是文摘。以简单的文字摘录档案的主要内容,便于人们了解档案的概况。摘录要精炼,文字要简短。

八是调研报告。主要对某一个专题、某个专业、某项技术的档案进行综合研究后编写的专题报告。高校档案编研成果除上述形式外,还可以列出不同形式。这就要求高校档案编研人员坚持一切从实际出发的原则,根据高校的特点,切忌单纯追求编研数量,而不顾实际需要带来学校成本增加,给学校造成浪费。

3高校档案编研工作的思考

高校档案编研工作是高校档案部门的一项基础性工作,也是一项专业性、技术性和知识性较强的工作。努力完成高校档案编研工作,确保在档案编研成果上出“精品”夺“名牌”,是高校档案编研部门必须认真思考的问题。

首先,加强学习,注重实践,提高高校档案编研人员的素质。

档案编研人员良好的政治素质和业务素质是做好高校档案编研工作的前提和保障。档案编研人员要加强理论修养,改进思想作风,热爱本职工作,忠于职守,尽职尽责,确保档案安全,自觉遵守档案法律法规。高校档案编研工作的专业性、技术性特点要求档案编研人员除了具备系统扎实的档案学的基本理论、基本知识和基本技能外,还应熟悉和掌握高校教育管理和教学办法等方面的科学知识,同时要理论联系实际,勤于实践,不断提高自己的业务才干和办事能力。要脚踏实地,爱岗敬业,淡泊名利,埋头苦干,在平凡的岗位上做出不平凡的业绩。高校档案编研人员的政治素质、业务素质水平和办事能力越高,档案编研的水平就高,编研成果的质量也就越高。

其次,依托档案,拓宽渠道,扩大高校档案编研素材的来源。

高校档案是搞好编研工作的来源和基础,没有丰富的档案提供给编研人员使用,是无法开展编研工作的。但是,仅仅依靠这一点是不够的。要搞好编研,提高编研成果的质量,特别是提高高层次档案编研成果的质量,不能局限于高校的档案资源,还应该拓宽渠道,扩大编研工作基本素材的来源,广泛收集国内外知名高校教育、教学和教改文献。从这些文献资料中,了解和掌握国内国外同行业的水平。通过对本学校档案和国内外同行档案史料的综合分析,研究对比,作出评价,编写具有一定深度的编研成果。因此,高校档案部门除加强内部文件资料的收集和整理外,还应注重收集与高校有关的各种教育、教学和教改文献,不断丰富编研工作的素材,适应高校档案编研工作的需要。

再次,部门配合,优势互补,增强高校档案编研工作的合力。

档案编研工作是高校档案部门的重要工作,理所当然应由高校档案编研人员来完成。但在多数高校存在这样情况:

一是由于编研人员知识的局限性,对种类繁多的高校档案、特别是内容丰富的教学档案难以全部熟悉;

二是胜任编研工作的档案人员不可能配备足额,无法承担大量的编研任务。

为解决这些问题,高校档案部门可以聘请其它部门的专门人才协助,合作完成提出的编研课题。通过高校档案部门和其它部门相互合作,取长补短,优势互补,形成高校档案编研工作的合力,既完成了编研工作的既定任务,又提高了档案编研成果的质量。

最后,建章立制,奖惩分明,保障高校档案编研工作的实施。

按照党和国家关于档案工作的方针政策和法律法规,结合高校工作特点,建立健全高校档案工作的各项制度,确保高校档案管理工作有法可依、有章可循、有条不紊地进行,逐步走上法制化、规范化、标准化的轨道。对在高校档案编研工作中作出成绩的档案工作人员及有关人员予以奖励;对在改善教学管理、提升教育质量、提高学生素质等各方面发挥重要作用的高校档案编研成果,应该列为参加高校科学成果的评奖范围。

高校档案范文篇2

1.1直接为高校加强管理、科学发展提供最全信息。

高校档案部门主要通过对各类档案进行分析研究,去粗取精,去伪存真,综合加工,将准确的、可靠的各种档案信息,按要求、按专题分门别类汇编成系统性资料提供给各级领导、业务部门调阅使用。利用这些编研成果,调阅使用人员可少花时间、少费精力,获得自己所需要的全面完整和准确可靠的资料。高校档案部门通过编研工作,改变过去那种“看门守摊”和“你来我借”的被动服务方式,积极主动地为高校加强管理、科学发展提供准确可靠的全面信息。

1.2主动为高校推广先进、介绍经验提供最新信息。

高校保存着成千上万的档案,既载有成功的经验,又记录失误的教训,这些档案是历史的见证者。但这些档案平常都淹没在档案馆室的陈纸故堆中,不是人人都了解的。高校档案部门可以将档案中有价值的、有推广意义的资源信息,撰写成编研成果,在高校内部或社会广泛传播,使高校成功经验或办学理念在社会得到推广应用,开花结果。通过编研工作,使“静止”的档案信息变成了“流动”的档案信息。“死”档案变成了“活”档案,“陈”档案变成了“新”档案,沟通了高校档案信息的内外交流,便于互相学习,取长补短,使学校先进办学理念和成功经验得到发扬和推广。

1.3积极为高校领导决策、教学服务提供最佳信息。

高校档案部门不能停留在“收收发发”、“借借还还”这种服务方式上,要改变人们把高校档案部门工作看作是资料库和图纸库的模糊认识。高校档案部门不能满足于编辑汇编、写写简介这种低层次的利用工作,而要充分利用档案信息资源,进行综合分析,撰写调研报告,提出改善教学管理的具体措施,发掘档案资源的最佳信息,拿出高层次的有份量的编研成果,为高校领导决策和提高教学质量发挥参谋助手作用,为高校发展作出积极的贡献。

1.4及时为高校档案晋级、水平提高提供最快信息。

高校档案管理的各项业务工作,如收集整理、立卷归档、编制检索工具、安全保管等都是档案管理的基础工作,也是搞好档案编研工作的前提和基础,不做好这些工作是无法进行编研工作的。从另一方面说,通过编研工作,可以看出档案归档是否完整准确、鉴定组卷是否规范合理、检索工具是否齐全、保管条件是否安全、档案晋级是否达标。一旦发现问题,即可及时改正、补充,从而使文件资料的归档率、完整率得到提高,整理组卷更为合理,保管条件更为安全,档案晋级早日实现。这就是通过编研工作,自我发现自我检查自我改正,为加强高校档案管理的基础工作,促进高校档案管理水平的提高提供最快信息。

2高校档案编研工作的特点、范围和形式

高校档案编研工作以高校档案为主要对象,在加工整理、分析研究的基础上,编辑参考资料,撰写专题文章,形成编研成果,有其自身的特点:

一是实用性。高校档案是学校本身在教学实践活动中形成的历史记录,其主要服务对象是本学校,其主要利用者是本校教职员工,因此高校档案编研工作首要的特点就是实用性,是为本单位服务的。所以,高校档案的编研工作,应从高校的实际出发,确定编研课题,撰写出符合高校发展需要的档案编研成果。

二是技术性。对于高校来说,教学档案记载了教学管理工作的内容、途径和效果,准确地反映出学校各个历史时期限的教学管理、教育质量面貌,在高校全部档案中具有特殊的重要作用。高校档案部门要紧紧围绕学校教学档案富有成效地开展档案编研工作。档案编研人员要对这些教学档案进行分析研究,比较评价,综合归纳,这就要求编研人员了解档案、熟悉档案,也就是要求编研人员要了解和熟悉档案所记述和反映的教学业务专业知识,这样才能拿出合格的档案编研成果。因此可以说,高校档案的编研工作也是一项技术性的工作。

三是真实性。编研人员必须尊重历史、尊重科学、尊重教学规律,实事求是地开展档案编研工作。高校档案编研成果是为提高教学质量、改进教学方法、提高学生素质服务的。因此,编研成果的内容和所取得的数据等都必须准确无误,不仅选题要科学,选材要忠于原文,而且在编研过程中要认真细致、一丝不苟,一个数据、一段文字都要仔细核对,绝不能出错,确保档案编研成果的真实性。

高校档案编研工作的范围,按不同加工层次档案编研成果的类型主要有三个层次:

第一层次是根据教学管理、教学改革等活动中形成的原始文件(或原始文件的复印件),按时间或不同类别汇编成册。一次加工档案编研成果主要是利用原始文件或复印件汇编而成,基本保持档案原貌,继续发挥依据作用,其加工编辑比较简单。如《高校年度发文汇集》、《教学评估文件汇编》、《学籍管理规定》等。

第二层次是对原始文件进行摘录、缩编、剪辑,并按一定要求重新组织编写而成。按专题特点,进行加工归纳,形成概要性、介绍性资料。如《学校大事记》、《学校组织机构沿革》、《高校院系介绍》等。二次加工档案编研成果改变了档案原来的面貌,针对性强,信息相对集中,提供利用简便迅速,既有依据作用,又有参考作用。现有的高校档案编研成果大多数属于此类。

第三层次是在对档案资源进行分析研究和归纳的基础上,编写形成的一种新的参考材料。如《高校××年发展史》、《高校志鉴》等。三次加工档案编研成果的编写过程是一个再创造过程,编写难度比较大,对档案编研人员的要求特别高。这一高层次的编研成果不同程度地产生其他材料没有的知识和内容,形成了新的知识产品,从信息量的角度来看这些都是新增加的信息,更具有参考价值。可以说,有了这三个层次的档案编研成果,基本满足了高校加强教学管理、提高教学质量、促进科学发展的需要,高校档案的编研工作跃上一个新台阶。

高校档案编研成果的形式,根据高校的具体情况,常见的有八种形式:

一是专题汇编。专题汇编是将反映同一问题的一组文件汇集成册。可以是全文汇编,也可以是摘录汇编;可以是文字汇编,也可以是图形汇编。

二是大事记。大事记是按照时间顺序,简要地反映学校一定历史时期与一定范围内发生的大事要事的真实的文字记录。大事记述范围要准确,力求大事突出,要事不漏。

三是组织机构改革。主要是将学校组织机构和院系结构等方面的情况编写成册,供高校领导、人事部门及有关方面研究使用。

四是简介。主要是对档案的内容、范围作简单的介绍,为利用者选用档案提供线索。简介突出“简”字,简明扼要,要点突出。

五是手册。手册大多是专业性的,具有简明、实用、方便的特点,是深受高校领导和业务人员喜爱的资料齐全、知识全面的工具书。

六是志鉴。志鉴是以记述学校综合情况为内容的历史性资料工具书,编纂志鉴对档案史料的征集和档案编研人员的要求较高,学校领导及各业务部门必须高度重视,密切配合,并在志鉴主管部门指导下才能完成。

七是文摘。以简单的文字摘录档案的主要内容,便于人们了解档案的概况。摘录要精炼,文字要简短。

八是调研报告。主要对某一个专题、某个专业、某项技术的档案进行综合研究后编写的专题报告。高校档案编研成果除上述形式外,还可以列出不同形式。这就要求高校档案编研人员坚持一切从实际出发的原则,根据高校的特点,切忌单纯追求编研数量,而不顾实际需要带来学校成本增加,给学校造成浪费。

3高校档案编研工作的思考

高校档案编研工作是高校档案部门的一项基础性工作,也是一项专业性、技术性和知识性较强的工作。努力完成高校档案编研工作,确保在档案编研成果上出“精品”夺“名牌”,是高校档案编研部门必须认真思考的问题。

首先,加强学习,注重实践,提高高校档案编研人员的素质。

档案编研人员良好的政治素质和业务素质是做好高校档案编研工作的前提和保障。档案编研人员要加强理论修养,改进思想作风,热爱本职工作,忠于职守,尽职尽责,确保档案安全,自觉遵守档案法律法规。高校档案编研工作的专业性、技术性特点要求档案编研人员除了具备系统扎实的档案学的基本理论、基本知识和基本技能外,还应熟悉和掌握高校教育管理和教学办法等方面的科学知识,同时要理论联系实际,勤于实践,不断提高自己的业务才干和办事能力。要脚踏实地,爱岗敬业,淡泊名利,埋头苦干,在平凡的岗位上做出不平凡的业绩。高校档案编研人员的政治素质、业务素质水平和办事能力越高,档案编研的水平就高,编研成果的质量也就越高。

其次,依托档案,拓宽渠道,扩大高校档案编研素材的来源。

高校档案是搞好编研工作的来源和基础,没有丰富的档案提供给编研人员使用,是无法开展编研工作的。但是,仅仅依靠这一点是不够的。要搞好编研,提高编研成果的质量,特别是提高高层次档案编研成果的质量,不能局限于高校的档案资源,还应该拓宽渠道,扩大编研工作基本素材的来源,广泛收集国内外知名高校教育、教学和教改文献。从这些文献资料中,了解和掌握国内国外同行业的水平。通过对本学校档案和国内外同行档案史料的综合分析,研究对比,作出评价,编写具有一定深度的编研成果。因此,高校档案部门除加强内部文件资料的收集和整理外,还应注重收集与高校有关的各种教育、教学和教改文献,不断丰富编研工作的素材,适应高校档案编研工作的需要。

再次,部门配合,优势互补,增强高校档案编研工作的合力。

档案编研工作是高校档案部门的重要工作,理所当然应由高校档案编研人员来完成。但在多数高校存在这样情况:

一是由于编研人员知识的局限性,对种类繁多的高校档案、特别是内容丰富的教学档案难以全部熟悉;

二是胜任编研工作的档案人员不可能配备足额,无法承担大量的编研任务。

为解决这些问题,高校档案部门可以聘请其它部门的专门人才协助,合作完成提出的编研课题。通过高校档案部门和其它部门相互合作,取长补短,优势互补,形成高校档案编研工作的合力,既完成了编研工作的既定任务,又提高了档案编研成果的质量。

最后,建章立制,奖惩分明,保障高校档案编研工作的实施。

按照党和国家关于档案工作的方针政策和法律法规,结合高校工作特点,建立健全高校档案工作的各项制度,确保高校档案管理工作有法可依、有章可循、有条不紊地进行,逐步走上法制化、规范化、标准化的轨道。对在高校档案编研工作中作出成绩的档案工作人员及有关人员予以奖励;对在改善教学管理、提升教育质量、提高学生素质等各方面发挥重要作用的高校档案编研成果,应该列为参加高校科学成果的评奖范围。

高校档案范文篇3

一、增强档案工作的自评自建意识和全体教职工的档案意识,促进档案服务意识

教学评估是高校档案工作发展的良好契机,在教学评估之前要重视档案的自查自评工作,全体动员,努力使高校档案工作形成一种周期性的自查、自评、整改和自建的长效机制,使这种周期性的自评机制能够成为高校档案工作自我驱动的动力,推动档案工作构筑扎实基础,与时俱进,持续发展,使高校档案工作步入规范化的轨道。

无论综合性评估还是专项评估,其评价指标体系都是系统而完整的,观测点是全方位的,特别是本科教学工作水平评估,它涉及学校工作的方方面面,要求各方面的档案都应当是齐全完备的。因此,迎评过程中的档案建设需要动员各方面和各层面的人员积极参与,使每位教师都要参与对历年试卷、毕业论文和毕业设计等存档资料的自查与整理,通过全员参与的过程全面促进自评自建意识,尽可能使档案材料规范完善。

学校在迎接评估的准备过程中,应将评估指标各项内容所需文件、档案材料细化,并层层落实到各个院系、处室,使全校教职工和专兼职档案员紧密结合,增强归档自觉性,做好归档工作。要使档案人员认识到自身所肩负的责任,更加自觉地努力工作,提高业务素质,拓宽知识面,积极主动地提供高质量、高效率的服务,充分发挥高校档案在评估中的作用。

第一,积极主动做好档案资源的收集工作。从实际情况看,相当一部分档案资源长期散存在部门或个人手中,尤其是科技、声像档案收集难度大,这就需要档案工作者变被动收集档案为主动上门服务,宣传档案工作的重要性、增强档案意识。

第二,准确地把握评估工作对档案工作的要求,学结一切创造性的先进做法和成果,为评估工作进行全面服务。档案部门要借助评估工作的强大推动力,进一步提高档案的服务功能,档案管理人员要更新观念,正确认识档案管理工作在当今高校评估中的重要地位和所发挥的巨大作用,在职能上要从管理型向服务型转变。

第三,提高自身的业务素质,力争在评估中为评估专家提供快捷、准确的档案材料。能否及时准确地提供档案材料是评估专家衡量高校管理水平的重要依据,在目前信息查阅、信息处理、信息传输速度日益发达的网络时代,档案管理人员更应该提高业务水平、更新观念、强化服务意识、端正服务态度,提高服务效率,更新知识结构,提高整体素质,以便迅速准确地从浩如烟海的档案信息中找到评估专家所需的档案信息。

二、丰富馆藏,查漏补缺是本科教学工作水平评估之前档案工作的首要任务

高校本科教学工作水平评估的指标体系包括办学指导思想、师资队伍、教学管理、学风、教学效果、毕业论文或毕业设计和思想道德修养七项一级指标,评估范围涉及学校整体工作的方方面面,所以完整、充实、丰富的档案材料在教学工作水平评估中的作用是不可替代的。任何一所高校要接受本科教学工作水平评估,无论是评估的程序,还是各级指标体系的数据结论,其支撑材料都离不开档案信息,最有说服力的依据也是档案材料,评估专家只有全面掌握了解由档案材料整理归纳出来的真实数据资料,才能对一个评估单位的办学实力和办学水平进行全面评价。若在评估过程中拿不出“真凭实据”,评估工作也就难以进行。

目前高校档案室库藏档案,在数量与质量上都难以满足各级评估材料整理工作的需要。因此,档案部门必须以迎接本科教学工作水平评估为契机,遵循一定的原则和方法,从其形成、积累开始入手,加以规范或统一,并进行科学合理的分类整理等系统化处理,对照教学评估指标体系方案要求,加大档案建设的宣传力度,强化各职能部门和二级学院档案员建档、收集、整理、归档、立卷等技能培训工作,扩大档案收集范围,拓宽档案收集渠道,查漏补缺;尽量做到经常性收集与集中性收集相结合,主动送交与上门收集相结合,归档范围内与归档范围外相结合,特别是对师资队伍、学风、教学效果、教学评价、实践教学、教学质量监控、多媒体课件、专业地位与特色、毕业生在各自工作岗位上的业绩成就等非文件材料和电子文件多加关注,不断丰富馆藏,做到数量充足、质量优化、成分充实、结构合理,全面反映学校的教书育人情况,为准备丰富、翔实的本科教学工作水平评估汇报材料打下坚实的基础。迎评材料主要来源于学校教学档案资料,而教学档案资料是长期教学改革实践中形成的原始记录。在日常档案工作中,要坚持档案工作“四同步”的原则,在教学改革实践的同时,同步做好教学档案资料的形成、积累、整理和归档工作,真实系统地记载和反映教学实践活动,使评估支撑材料准备工作形成良好的先天基础。努力使管理工作规范,该建档的建档、该归档的归档,功夫下在平时。

近些年来,伴随着我国高等教育的快速发展,各高校的教学、科研以及基本建设等方面都在发生着日新月异的变化,反映改革建设与发展的信息资料应当是十分丰富的。由于在学校各层面的工作群体中客观存在着档案意识的强弱差异,使得某些工作或环节的档案资料未能及时整理成卷或未能及时收集入档,要弥补这些缺失,充实档案卷宗,就要借迎评阶段全面动员,全员参与之机,组织相关人员在对具体工作实践的真实过程进行回顾的基础上,广泛收集散存的原始件,汇总整理并充实到档案资料体系中去。

与此同时,由于迎评工作本身又是对至少近三年时限长度的学校工作的整体总结或专项总结,所以,可以借此机会形成具有较为完备的阶段性总结材料及时归入档案资料库,充实档案全宗。

再者,近些年来多数高校始终处于快速变化的动态发展过程,师资队伍、学生规模、基本建设、体制结构、课程体系等方面的资料,尤其是各种数据变化频繁。再加上不同的职能部门依据本部门的职能职责会对相同项目的数据进行统计和使用,使有些数据出现多头统计的现象,档案资料会或多或少地存在数据矛盾和表述不一的问题。在迎评阶段的档案建设中,应当对学校状态数据及各方面资料进行全面的核实与修正,明确数据统计的统一口径和标准,明确特定部门统计的特定数据的权威性。

高校档案范文篇4

在档案信息化建设过程中,首先要对现存档案进行数据化处理,通过缩微、扫描等手段,将照片、音像、文书、书籍等转换成电子文件。然后根据档案管理规范,便于检索利用,对其归类,并根据电子信息技术的进步,更新软件,设置防火墙,进行数据备份、数据加密等防范措施。信息化时代需要档案管理人员具备较高的综合素质及专业能力,档案管理员需熟练使用计算机同时又精通档案业务知识。但在目前高校重视教学、科研的情况下,学校很少会把档案管理视为重点,去培育优秀的档案管理人员,人才的匮乏已成为制约高校档案信息化建设的瓶颈。

2对策及措施

2.1加快信息化建设规章制度的制定及推行档案信息化建设能否正常发挥其功能离不开档案管理部门规章制度的建立。制定出符合档案信息化运行的具体措施和办法,明确档案信息化建设的任务和重点,指导高校档案管理规范的建设、运行、管理及维护工作,使高校档案信息化建设有规可守,有章可循,保障高校档案信息化建设朝着制度化、标准化和规范化的方向发展。档案信息化建设的制度一般包括:保密制度、查阅利用制度、网络安全管理制度、操作管理制度、以及具体工作人员的岗位目标责任制等。各项规章制度随着工作实践不断完善,以保证档案规章制度的权威性。

2.2增加资金投入,加强软硬件基础设施高校档案业务要正常运行需要配置计算机、网络软硬件、复印机及扫描仪等设备,这是一项投入大,累积长、见效晚的工作。争取领导重视和支持,加大资金投入力度,是实现、加速档案信息化建设的基本保证。首先,教育主管部门要依法增加高校教育经费投入,使高校有可靠的资金投入档案信息化建设中。其次,高校自身要多方筹措资金,加大档案信息化建设方面的投入力度,以此提高档案信息化软硬件设备。最后,档案管理部门自身也可以通过合理的渠道增加收入,坚持争取财政支持与积极自筹相结合,使高校数据库资源能够发挥其应有的作用。

2.3加强档案信息源建设,完善档案管理应用系统充分利用档案信息化管理软件,在档案管理应用系统中给与各部门权限,使全校各部门可根据自己的权限范围在应用系统中分类传阅相关文件,并注明处理意见,只需在年终归档时向档案馆移交一份归档清单,从而减少了档案馆数据录入工作。或者档案管理部门组织大量人力,以人工输入的方式录入档案数据,有重点、分步骤地将现有档案信息数字化,保证所有保存的电子文件的真实性、安全性和完整性。加强档案信息源建库入网工作,把档案数据库作为学校重要信息资源,构建全校档案文献数据库。同时充分利用并发挥网站的作用,使档案部门网站成为宣传档案工作、开展档案业务的服务窗口。

高校档案范文篇5

一、国内高校档案网站建设情况

自2002年印发《全国档案信息化建设实施纲要》以来,我国高校档案信息化建设取得良好成果,但由于我国高等学校办学层次、办学规模的不同,以及严重的地域差异,使得高校档案信息化建设存在巨大差异,呈现不同地区、不同办学规模和层次的不平衡。2008年,中山大学的学者对我国高校档案网站建设现状进行了调研,指出:“我国华北、东北、华东(南/北)等地高校档案网站平均建站比例为83.9%,华中、西北、西南、华南等地的高校档案网站平均建站比例为72.4%。”[1]352014年,北京大学档案馆的学者总结了我国高校档案网站建设中存在的问题:“一为网站制作粗糙,二为信息资源建设不足,三为服务功能薄弱,四为维护更新缓慢。”[2]24可见,高校档案的信息化建设虽取得良好成果,但还是存在很多问题。而高校档案网站建设情况只是档案信息化建设的表层指标之一,而更深层次的资源建设和标准建设方面,各自的差异更大。总体而言,高校档案信息化建设态势良好,但发展不平衡,西部地区普遍落后于东部地区,办学规模大、层次高的学校超前于办学层次低、办学规模略小的学校。

二、贵州高校档案信息化建设现状

贵州地处西南腹地,又是最落后的省份之一,高校数量不多,办学层次和规模都不如东部地区乃至西部其他地区。根据中山大学的调查,西南地区高校档案建站率为71.4%[1]34,但该结果是基于全国的调查数据,在选取对象时,优先选择重点大学,因此,在反映某一地区的具体情况时就会出现较大偏差。贵州仅有一所211工程重点建设大学,所以,该调查数据完全不能反映贵州省高校档案管理及信息化建设真实状况。因此,笔者于2015年5月,对贵州省18所本科院校。26所专科院校和8所独立学院的网站建设情况进行了调查分析,其调查对象参考中国高校之窗(www.gx211.com)提供的“贵州高等院校名单”及网站链接。通过访问高校网站、电话咨询该校人员、QQ交流以及填写调查问卷等方式,了解贵州省高校档案信息化建设的现状。1.总体态势良好,发展迅速。贵州高校档案信息化建设正高速发展,尤其在本科院校当中发展迅速,如贵州师范大学在2004年实现了用计算机进行文件级目录的检索与查询;2008年,实现了档案现代化管理与学校办公平台的无缝衔接,达到办公、归档“相统一、两步走”,实现档案的网络化管理及电子文件的逻辑归档、检索与利用;2009年,该校对民国时期档案以及运用频率高的档案进行了数字化处理;2015年又启动了死亡档案清理工作,并对该部分档案进行数字化。由此可见,虽然贵州高校档案信息化建设总体落后于东部,但发展态势良好。尤其是近几年贵州省打造大数据产业,借着这股东风,信息化的发展比较迅速,相信贵州省的档案事业也会插上大数据的翅膀,迅速腾飞。2.高校档案馆设立数量少。根据2008年所颁布的《高等学校档案管理办法》第六条之规定:建校历史在50年以上,或全日制在校生规模在1万人以上,或已集中保管的档案、资料在3万卷(长度300延长米)以上的学校应设立档案馆,没有设立档案馆的应设立综合档案室。但从调查的数据显示,贵州省52所高校当中,目前已建立独立档案馆的学校仅有9所,且8所都为办学层次稍高的本科院校,仅有一所专科学校设立了档案馆。而所调查的52所院校当中,满足建校时间在50年以上的有23兰台世界2016•01调研高校总量7有专人负责数字化高校数量及比例3(42.8%)参加数字化培训学校及比例5(71.4%)表三:已建设档案馆网站的高校信息化人才调研表表二:贵州已设档案馆高校档案管理软件使用情况调查高校总量9已购置管理软件高校及比例5(55.5%)未购置管理软件高校及比例4(44.5%)所,满足全日制在校生规模1万人以上的有19所,综合下来,如表一所示,贵州省高校当中符合设立档案馆的学校合计32所,仅有9所学校设立了档案馆,占调研高校总数的17.3%。这些学校的档案管理,有的是由党办负责,有的是由校办负责。如遵义职业技术学院、安顺职业技术学院就是由党政办公室负责;有近70年行业办学特色的贵州商学院,其档案由校长办公室负责;创建于1950年的贵州警官职业学院,其学生档案由学生处管理,人事档案由人事处管理,学院办公室管理综合档案[3]。因此,贵州省高校档案管理的体制还有待进一步健全,专业人员配置和资金投入也需要不断加强。3.档案网站建设比例低。高校档案信息化建设的基本内涵包括:“档案信息利用的网络化、档案信息存储的数字化和档案信息管理的标准化。”[4]28因此本文从最表层的档案网站的数量、档案数据库数量及档案信息人才等方面来看贵州省高校档案信息化的现状。从中国高校之窗提供的数据来看,贵州省高校档案部门单独建站的情况不容乐观,全省52所高校当中,建有学校门户网站的有49家,而档案馆有自己单独网站的学校仅有7家,占贵州高校总量的13.5%(见表一),且全部为本科院校,这与2008年西南地区的建站比例71.4%相距甚远。如果将学校门户网站上开辟了档案工作栏目的学校也算在内,也不超过30家。因此,从此数据分析来看,从档案信息化的一个浅层次的标准,即档案网站建设来看,贵州省高校的档案信息化建设远远落后于全国高校的水平,从办学层次来讲,贵州省本科院校的信息化建设水平高于专科学校及独立学院的水平。4.档案管理软件应用不普及。笔者进一步对贵州省已设立了档案馆的9所学校进行了调研,从表二可以看出,贵州省高校档案管理软件的应用程度也低于其他地区高校,9所学校当中只有5所学校购置或开发了档案管理软件,4所未购置。而没有设立档案馆的学校,情况就更不乐观,还停留在手工检索的阶段。再从软件类型来看,也是五花八门,有的学校采用比较老的管理软件,如好易管理软件、GE档案管理系统,有的是随着学校OA系统的开发,同时开发了档案管理软件,有的运用了南大之星等系统。总之,贵州省高校中运用了档案管理软件的学校不多,类型五花八门,各自为政,相互不兼容,不能进行信息互通,对信息化建设和信息内容的共享设置了屏障。5.档案信息化所需的人才缺乏。从表三中可以看到,在档案信息化所需人才方面,贵州省高校也极度缺乏,在对已经建设了档案馆网站的7所学校的档案馆在职人员调查显示,有专门负责档案信息化人员或部门的学校只有3所,占调研高校总数的42.8%,每年档案馆派人参加信息化培训的学校有5所,占调研高校总数的71%。而调研的学校,还是办学层次较高的学校,从整个贵州省高校的数量和办学层次来讲,信息化人才的缺乏是显而易见的。各学校人员编制本身就不足,很多学校,尤其是专科院校中,大多数没有专门独立的档案馆,管理档案的人员多数为校办、党办,或者很多部门抽1人或2人出来管理,且管理的人也并不专门做档案工作,还承担着其他的行政工作。如贵州师范学院,管理档案的工作人员隶属于党政办公室,仅有1人,同时还肩负着管理公章、文件处理等其他工作。

三、贵州省高校档案管理及信息化建设对策

综合而言,贵州省高校档案管理及信息化建设存在的问题有以下几点,档案管理的机制不健全,高校档案网站数量少,数据库应用数量不多且不相统一,信息化建设人才极度缺乏等。结合目前的状况,笔者提出几点建议。1.提高档案管理意识,健全管理体制。没有档案就没有历史,档案在学校管理中发挥越来越重要的作用,学校须未雨绸缪,做好档案工作,为将来着想。首先“领导要重视,为高校档案信息化建设营造良好的发展环境”[5]95。其次,档案工作者要提高自身档案意识,深刻认识档案信息化建设对档案事业的巨大推动作用,增强加快高校档案信息化建设的紧迫感和责任感,认真做好档案管理工作和信息化建设工作。档案的作用在于存史、资政、育人,如果一个学校不能很好地保存档案、利用档案,就无从谈起学校的历史底蕴,无从营造浓郁的学习氛围,无从保证学校辉煌的发展前程。2.借着大数据的东风,让档案数字化工作更进一步。2015贵阳国际大数据产业博览会暨全球大数据时代贵阳峰会(数博会)于5月25日至29日举行,展示国际大数据发展最新成果、最新技术,探讨大数据未来发展趋势。高校是培养人才的摇篮,高校的档案事业也应赶上时代潮流,借着大数据的东风,加快档案网站的建设、档案数字化的推进。3.加强横向联系,共建、共享信息化网络。贵州省高校档案信息化之路任重而道远,要实现又快又好的发展,各档案馆或管理档案的部门或档案工作人员须走出档案馆,走出本校,加强横向联系,博采众长,共建共享档案资源,借着一年一度的省内高校档案工作协作会议,统一规划部署,共同商讨,出谋划策,相信贵州省的高校档案信息化会越做越好,甚至实现后发赶超。4.提高档案工作者整体素质,培养信息化人才。人才是高校档案信息化建设的关键,在提高档案工作者整体素质的前提下,还要着重培养一批档案信息化的人才。《全国档案信息化建设实施纲要》提出,档案信息化的关键是工作者素质的提高。为此,高校应该有计划、有目的地培养一批适应档案信息化建设需要的人才。通过在档案人员当中举办培训班、专题讲座、学术研究、实践操作、交流调研等形式,使档案工作人员都有信息化的意识,并能够进行信息化操作。在条件允许的情况下,专业培训一些专门从事信息化建设的信息化负责人,使其精通信息技术、现代管理、计算机网络等档案信息化的相关知识,培养一支过硬的专业队伍。

作者:罗应梅 唐圣琴 姚红 戴玲 黄凯 单位:贵州大学档案馆(校史馆)

参考文献

[1]钟其炎,范圆圆.我国高校档案网站现状的调查与分析[J].湖北档案,2009(2).

[2]邹儒楠,刘晋伟,王书琴.我国高校档案网站研究现状及其展望[J].兰台世界,2014(3).

[3]文中涉及的学生规模及建校时间,来源于该校官方网站或百度百科资料.

高校档案范文篇6

第一条为规范高等学校档案工作,提高档案管理水平,有效保护和利用档案,根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法,制定本办法。

第二条本办法所称的高等学校档案(以下简称高校档案),是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条高校档案工作是高等学校重要的基础性工作,学校应当加强管理,将之纳入学校整体发展规划。

第四条国务院教育行政部门主管全国高校档案工作。省、自治区、直辖市人民政府教育行政部门主管本行政区域内高校档案工作。

国家档案行政部门和省、自治区、直辖市人民政府档案行政部门在职责范围内负责对高校档案工作的业务指导、监督和检查。

第五条高校档案工作由高等学校校长领导,其主要职责是:

(一)贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策,批准学校档案工作规章制度;

(二)将档案工作纳入学校整体发展规划,促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展;

(三)建立健全与办学规模相适应的高校档案机构,落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费;

(四)研究决定高校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。

第二章机构设置与人员配备

第六条高校档案机构包括档案馆和综合档案室。

具备下列条件之一的高等学校应当设立档案馆:

(一)建校历史在50年以上;

(二)全日制在校生规模在1万人以上;

(三)已集中保管的档案、资料在3万卷(长度300延长米)以上。

未设立档案馆的高等学校应当设立综合档案室。

第七条高校档案机构是保存和提供利用学校档案的专门机构,应当具备符合要求的档案库房和管理设施。

需要特殊条件保管或者利用频繁且具有一定独立性的档案,可以根据实际需要设立分室单独保管。分室是高校档案机构的分支机构。

第八条高校档案机构的管理职责是:

(一)贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策,综合规划学校档案工作;

(二)拟订学校档案工作规章制度,并负责贯彻落实;

(三)负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料;

(四)编制检索工具,编研、出版档案史料,开发档案信息资源;

(五)组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作;

(六)开展档案的开放和利用工作;

(七)开展学校档案工作人员的业务培训;

(八)利用档案开展多种形式的宣传教育活动,充分发挥档案的文化教育功能;

(九)开展国内外档案学术研究和交流活动。

有条件的高校档案机构,可以申请创设爱国主义教育基地。

第九条高校档案馆设馆长一名,根据需要可以设副馆长一至二名。综合档案室设主任一名,根据需要可以设副主任一至二名。

馆长、副馆长和综合档案室主任(馆长和综合档案室主任,以下简称为高校档案机构负责人),应当具备以下条件:

(一)热心档案事业,具有高级以上专业技术职务任职经历;

(二)有组织管理能力,具有开拓创新意识和精神;

(三)年富力强,身体健康。

第十条高等学校应当为高校档案机构配备专职档案工作人员。

高校专职档案工作人员列入学校事业编制。其编制人数由学校根据本校档案机构的档案数量和工作任务确定。

第十一条高校档案工作人员应当遵纪守法,爱岗敬业,忠于职守,具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

第十二条高校档案机构中的专职档案工作人员,实行专业技术职务聘任制或者职员职级制,享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。

第十三条高等学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员,应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生,保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇,并可以按照有关规定予以补助。

第三章档案管理

第十四条高等学校应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度,定期布置、检查、总结、验收档案工作,明确岗位职责,强化责任意识,提高学校档案管理水平。

第十五条高等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围是:

(一)党群类:主要包括高等学校党委、工会、团委、派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要;各党群部门的工作计划、总结;上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

(二)行政类:主要包括高等学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要;上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。

(三)学生类:主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

(四)教学类:主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局的《高等学校教学文件材料归档范围》((87)教办字016号)的相关规定执行。

(五)科研类:按原国家科委、国家档案局的《科学技术研究档案管理暂行规定》(国档发[1987]6号)执行。

(六)基本建设类:按国家档案局、原国家计委的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发[1988]4号)执行。

(七)仪器设备类:主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

(八)产品生产类:主要包括高等学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。

(九)出版物类:主要包括高等学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

(十)外事类:主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料;学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料;学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料;学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

(十一)财会类:按财政部、国家档案局的《会计档案管理办法》(财会字[1998]32号)执行。

高等学校可以根据学校实际情况确定归档范围。归档的档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带等各种载体形式。

第十六条高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。

学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求,组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律,对文件材料系统整理组卷,编制页号或者件号,制作卷内目录,交本部门负责档案工作的人员检查合格后向高校档案机构移交。

第十七条归档的档案材料应当质地优良,书绘工整,声像清晰,符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)执行。

第十八条高校档案材料归档时间为:

(一)学校各部门应当在次学年6月底前归档;

(二)各院系等应当在次学年寒假前归档;

(三)科研类档案应当在项目完成后两个月内归档,基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。

第十九条高校档案机构应当对档案进行整理、分类、鉴定和编号。

第二十条高校档案机构应当按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》,确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案,经有关部门鉴定并登记造册报校长批准后,予以销毁。未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。

第二十一条高校档案机构应当采用先进的档案保护技术,防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案,应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化,加工成电子档案保管。

第二十二条高校档案由高校档案机构保管。在国家需要时,高等学校应当提供所需的档案原件或者复制件。

第二十三条高等学校与其他单位分工协作完成的项目,高校档案机构应当至少保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外,应当将复制件送交高校档案机构保存。

第二十四条高等学校中的个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料,应当按照规定及时归档,任何个人不得据为己有。

对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料,高校档案机构可以通过征集、代管等形式进行管理。

高校档案机构对于与学校有关的各种档案史料的征集,应当制定专门的制度和办法。

第二十五条高校档案机构应当对所存档案和资料的保管情况定期检查,消除安全隐患,遇有特殊情况,应当立即向校长报告,及时处理。

档案库房的技术管理工作,应当建立、健全有关规章制度,由专人负责。

第二十六条高校档案机构应当认真执行档案统计年报制度,并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第四章档案的利用与公布

第二十七条高校档案机构应当按照国家有关规定公布档案。未经高等学校授权,其他任何组织或者个人无权公布学校档案。

属下列情况之一者,不对外公布:

(一)涉及国家秘密的;

(二)涉及专利或者技术秘密的;

(三)涉及个人隐私的;

(四)档案形成单位规定限制利用的。

第二十八条凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人,在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后,均可以利用已公布的档案。

境外组织或者个人利用档案的,按照国家有关规定办理。

第二十九条查阅、摘录、复制未开放的档案,应当经档案机构负责人批准。涉及未公开的技术问题,应当经档案形成单位或者本人同意,必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密,应当经学校保密工作部门批准。

第三十条高校档案机构提供利用的重要、珍贵档案,一般不提供原件。如有特殊需要,应当经档案机构负责人批准。

加盖高校档案机构公章的档案复制件,与原件具有同等效力。

第三十一条高校档案开放应当设立专门的阅览室,并编制必要的检索工具(著录标准按《档案著录规则》(DA/T18-1999)执行),提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等,为社会利用档案创造便利条件。

第三十二条高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构。

高校档案机构应当为社会利用档案创造便利条件,用于公益目的的,不得收取费用;用于个人或者商业目的的,可以按照有关规定合理收取费用。

社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案,高校档案机构应当无偿和优先提供。

第三十三条寄存在高校档案机构的档案,归寄存者所有。高校档案机构如果需要向社会提供利用,应当征得寄存者同意。

第三十四条高校档案机构应当积极开展档案的编研工作。出版档案史料和公布档案,应当经档案形成单位同意,并报请校长批准。

第三十五条高校档案机构应当采取多种形式(如举办档案展览、陈列、建设档案网站等),积极开展档案宣传工作。有条件的高校,应当在相关专业的高年级开设有关档案管理的选修课。

第五章条件保障

第三十六条高等学校应当将高校档案工作所需经费列入学校预算,保证档案工作的需求。

第三十七条高等学校应当为档案机构提供专用的、符合档案管理要求的档案库房,对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆库,按照《档案馆建设标准》(建标103-2008)的要求及时进行改扩建或者新建。

存放涉密档案应当设有专门库房。

存放声像、电子等特殊载体档案,应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。

第三十八条高等学校应当设立专项经费,为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施,加快数字档案馆(室)建设,保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。

第六章奖励与处罚

第三十九条高等学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人,给予表彰与奖励:

(一)在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的;

(二)在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的;

(三)在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的;

(四)将重要的或者珍贵的档案捐赠给高校档案机构的;

(五)同违反档案法律法规的行为作斗争,表现突出的。

第四十条有下列行为之一的,高等学校应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分;构成犯罪的,由司法机关依法追究刑事责任。

(一)玩忽职守,造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的;

(二)违反保密规定,擅自提供、抄录、公布档案的;

(三)涂改、伪造档案的;

(四)擅自出卖、赠送、交换档案的;

(五)不按规定归档,拒绝归档或者将档案据为己有的;

(六)其他违反档案法律法规的行为。

第七章附则

第四十一条本办法适用于各类普通高等学校、成人高等学校。

第四十二条高等学校可以根据本办法制订实施细则。

高校档案范文篇7

【关键词】廉政档案;高校;全面从严治党

中国特色社会主义进入新时代,随着全面从严治党体制机制建设的不断完善和深入推进,党员领导干部“不敢腐、不能腐、不想腐”的意识逐渐增强,在此环境下,高校如何进一步从制度层面着手加强对党员干部的监督,成为新时代高校纪检监察工作面临的新课题。本文将从高校纪检监察工作者的视角,结合多年从事高校管理工作的经验积累,从深刻认识新时代全面从严治党背景下加强高校廉政档案建设的重要意义出发,分析阐述当前高校廉政档案建设的现状问题,提出加强高校廉政档案建设的途径策略,以期促进新时代高校廉政档案建设更加科学、更加规范,提升党员干部廉洁奉公的意识,推动高校全面从严治党向纵深发展。

一、新时代加强高校廉政档案建设的重要意义

(一)廉政档案建设是加强高校政治建设的关键一环。2019年2月,中共中央颁布了《关于加强党的政治建设的意见》,这是中国特色社会主义进入新时代、全面从严治党深入推进过程中,确保全党反腐败工作取得决定性胜利的又一重要纲领性文件。《意见》明确提出,要坚持党管干部原则,贯彻落实好新时期好干部标准,始终把政治标准放在首位,对政治不坚定,不合格的干部实行“一票否决”。高校纪检监察部门是党的政治机关,担负党内监督的重任,在办学方向、人才培养、干部选拔任用、经费使用等方面负有政治监督的重要职责,必须依照法律法规和党纪党规,加强对党员干部、特别是领导干部的政治监督,建立健全干部廉政档案的收集整理,形成科学规范的档案材料,为高校党员干部画好“政治像”,把好党风廉政意见回复关。(二 )廉政档案建设是增强高校党员干部廉洁勤政的有力武器。高校廉政档案建设是对党员干部履职过程中是否廉洁自律的直接反映。在全面从严治党背景下,是监督党员干部政治思想、工作行为,预防职务腐败和犯罪的“紧箍咒”,在对党员干部的考察上,廉政档案具备首道考察题作用,是任免干部的第一标准和一手材料。新时代,随着反腐倡廉工作的深入推进,廉政档案作为重要的监督工具,已辅助查处了众多违法违纪现象。廉政档案是展示高校领导干部履职尽责、廉洁自律的重要体现,这些经过规范整理、保存的档案材料具有极高的保存价值,在很多重要环节均可作为党员干部廉政建设及廉政动态的“放大镜”,因此廉政档案建设是增强高校党员干部廉洁勤政的有力武器。

二、当前高校廉政档案建设问题

(一)廉政档案建设意识较为薄弱。根据笔者多年从事档案管理工作的经验分析,一个单位从业者档案意识的强弱,很大程度上决定着该单位档案保存是否完备,这对于廉政档案建设同样适用。当前高校普遍存在廉政档案建设意识薄弱的问题:首先,廉政档案一般由专门岗位人员填写,其他人员接触很少,因此高校绝大多数教职工并不熟悉和关注廉政档案;其次,廉政档案是一项需要多部门协作的工作,由于日常业务工作的繁琐和档案意识的欠缺,有关部门如人事、监察、组织、财务等不能及时归档廉政建设相关材料;同时,部分高校廉政档案一般仅限于为副处级及以上职务人员建立,内容上也仅仅涉及廉政档案登记表和每人每年的重大事项汇报。可见,廉政档案意识薄弱及其工作的松散性仍是当前高校廉政档案建设中的现实问题。(二)廉政档案归档内容较为随意。廉政档案的归档内容,在中共中央印发的《监督执纪工作规则》中有专条规定,对于廉政档案材料收集范围进行了明确,包括人事档案、干部任免、因不如实报告个人有关事项受到处理的情况、党风廉政意见回复材料以及其他反映廉政情况的材料等,但是《规则》条文规定相对笼统,相关廉政档案建设的配套实施细则未具体制定,这就导致当前不少高校对于《规则》的解读存有不明晰的现象,往往按照自己的理解和经验去收集廉政档案材料。比如有些高校把领导干部述职述廉报告、任期审计情况、科研经费汇报纳入廉政档案,有些高校还将职工收入、房产等情况列入其中,这些不一样的标准、不规范的现象存在,造成廉政档案的归档同其他部门材料的收集重合,为高校统一管理廉政档案带来诸多困惑。(三)廉政档案建档对象范围覆盖不全。调研显示,当前大部分高校廉政档案的建档对象以处级及以上党员领导干部为主,对于一些涉及人财物的核心部门、关键岗位人员未纳入建档范围,因此在实际工作中,还应根据学校工作实际,将以下几类人员纳入建档范围:一是非党员的处级及以上领导干部,尽管这些人员不是党员,且占据少数,但是领导干部“同岗同责”,因此有必要纳入廉政监督对象范围;二是高校核心部门、关键岗位的科级及以下管理人员,这类群体是部门财、物的具体主管者和经办人,在部门担负重要职责,可谓日常管理中的“关键少数”,同样面临着拒腐防变廉政风险;三是在《监察法》中明确列出的公办的教科文卫、体育等单位的管理岗位人员,这类人员一般是高校中负责科研、人事、学工、党政等部门的领导,尽管这类人员可能在职级上不属于六级以上管理岗位,但是他们承担的相应管理工作也不容小觑。因此要实现对公权力人员监督的全覆盖,应当考虑将以上监察对象纳入高校廉政档案建档对象范围。

三、新时代加强高校廉政档案建设的途径

(一)培育主动作为、双向互动的责任意识。新时代,高校纪检监察工作是在校党委和上级纪委双重领导下开展工作,因此高校党委要始终贯彻落实中央反腐败工作部署,聚焦大局,把握方向,在重视支持廉政档案建设工作的同时,教育引导党员领导干部与腐败行为进行坚决斗争,同向而行加强廉政档案建设;高校纪委要主动协助党委开展廉洁教育,力争在日常监督上不断寻求突破,探索创新,把廉政档案的具体工作做实做细做扎实,达到潜移默化中对党员干部进行廉政教育的目的;党员领导干部要从思想上真正领会建立健全廉政档案的重要性,培育高尚情操,洁身自好、廉洁自律,践行好党风廉政“一岗双责”要求,积极主动支持配合好廉政档案建设工作,打通组织和个人双向互动的廉政档案建设通道。(二)建立部门联动、协调配合的责任机制。高校廉政档案建设涉及校内多个部门的协调联动,组织、审计、人事、财务、宣传等部门都负有相应职责,高校纪委要协助党委牵头抓总、主动作为,提高监督、检查责任担当,协调好各部门有序开展工作、公开业务程序、增强作风建设、听取师生意见建议。档案廉政建设不是“一家之言,一家之事”,需要相关部门互相配合,按照职责范围明确所需提供的材料规范、档案内容、提交时间等。具体工作中,为有效推进廉政档案建设工作,高校党委要建立廉政档案工作协调制度,定期召开协调会、调度会,形成相关人员和部门纵向贯通、横向联动的工作机制;纪委要牵头负起主要责任,各职能部门要协同发力主动配合,树立全校“一盘棋”意识,拧成一股绳,共同做好廉政档案建设工作。(三)健全内容规范、技术先进的管理系统。高校要加强制度建设,切实保障廉政档案建设工作的开展,明确规定好廉政档案的管理机制、建档对象以及档案收集的内容、形式、保管和利用,提高廉政档案的使用效益。认真贯彻落实《监督执纪工作规则》的要求,加强组织领导和资源统筹,确保廉政档案内容及时更新。同时,积极适应信息化时代的要求,充分利用信息化带来的便捷红利,加大信息技术的投入,运用大数据、人工智能、互联网等技术手段,借助计算机、网络、软件等信息工具,利用网站、APP、微信等信息平台,改善以往传统纸质档案的短板问题,拓宽廉政档案建设的手段和方式。通过建立廉政档案信息管理系统,实现建档材料网上填报,档案信息实时更新,为组织部门、师生员工日常查询、利用档案提供便利,充分发挥信息时代高校廉政档案的功能和作用。

【参考文献】

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[4]巩善鑫.新时代高校廉政档案建设研究[J].中州大学学报,2019(04):102-106.

高校档案范文篇8

一、高等学校档案管理信息化的价值

近年来,档案的生成方式在社会经济科技发展壮大的同时也产生了很大的变化。由原来的人工书写、实体存放等纸读形式逐渐的转成利用电子专用设备录入、储存的机读形式。信息化机读形式怎样在高等院校档案管理中更具有价值,更加系统化,更好的为师生提供完善的服务,是现代信息化档案管理时期带给去人们的重大机遇。相应的解决信息化档案管理系统研发、使用过程中所面临的问题,特别是网络安全、数据库建立、备份等问题,也将是现代信息化档案管理给予我们的巨大挑战。做好档案信息化系统研发前期工作,参考、借鉴、调查、研究相应管理系统、资料,开拓思想、创新优化。分析现今网络媒介当中的安全隐居问题,做好防范工作措施和后续处理工作办法将是档案信息化管理现阶段需要攻克的一项难关。

二、高等学校档案管普遍存在的问题

高校档案的管理、利用是以科学的信息化为载体,以分享、利用信息资源为目地,以提升教学质量为最终要求的管理。他不同于以往各类学校以保管档案为主要目标的档案管理。其是高校教学当中的重中之重。但是多年来它都以学院副设设施形式存在,作用常常被我们所忽视。目前很大一部分高等院校依然延续旧式的档案管理方法管理自己的档案,仅是起保管储存作用,档案信息的特定服务用途并未得到开发。目前牡丹江大学继续教育学院学历教育在校生近3000人,年培训13000多人次。着重强调完善教学档案管理信息化是毕行之路,涉猎多项专业,整合档案信息化管理的规划、利用尤为重要,要充分发挥收存档案信息作用及价值。

三、加速信息化管理进程,提高档案信息利用率

(一)档案信息化管理应用原则

制定和实施高校档案信息化管理规范性、安全性、效益性原则可以提升高校的教学质量和工作效率。依照相关职能部门制定的档案规范和法规,使用档案信息系统,实现数字化接收、传递、归档、查询、借阅、保管等一系列工作,规范档案管理避免重建、乱建、丢失等现象发生。现代网路络科技的发达,给人们带来方便的同时,也伴随着一定的安全隐患,不法分子常常利用网络漏洞盗取机密信息。加强对信息化档案管理系统中网络安全系统的研发至关重要。找寻有效的保护措施,成立专业信息技术部门,确保档案信息及信息系统的安全。档案信息化建设是一项需人、建物、耗财的系统化工程,但它的建立是势在必行的事情。其建立建成使用都要遵循管理工作的效益原则。结合学校自身条件、基础,发展方向,服务对象等因素,研究其利用率,制定自己的系统模式,化繁为简,关注点要、热点,优化信息化档案管理。

(二)研发建立档案管理信息化系统

高校的信息化档案管理就是在原由的传统式档案管理的基础上加入利用电子专用设备录入、储存、查询、借取等形式,结合网络技术传递方式向服务对象提供快捷一体化高质服务,提高广大师生对档案信息的利用效率,也相应的优化档案从业人员的工作环境。1.档案管理的技术流程。我们首先应当建立长效的档案管理信息系统,结合院校本身的实际情况,利用电子设备从电子档案的收集、整编、归档、验收、整理、入库到档案信息的、查询、借阅、销毁等处理流程进行全过程控制和管理。按照其处理流程,设计档案信息化系统软件功能模块。其流程中完善、规范档案管理工作相关制度应是第一优先完成事情,使今后档案从业人员有规可束,有章可行。为师生有效、合理、安全地使用各种学校电子档案奠定良好的基础。2.档案信息化管理建设。在高校档案管理的信息化进程中,要弘扬高校的传统文化精神,传承好的管理理念,在此基础上坚持改革创新。要做到运用电子技术,建设档案目录数据库,以便提高档案利用效率,提升服务质量。在此基础上推进电子档案多媒体化改革。整合多方面档案信息资源转型为数字化管理,建设成相关的全文信息型及多媒体信息型数据库,实现多形式信息化输出,提升工作效率和服务质量。要注意的是对于整编后归档的档案信息需要进行严格的验收程序方可入库,以确保档案信息完整、准确。3.提升档案信息化管理水平。档案从业人员是高校档案信息化改革的核心要素。其自身素质及职业素养,开拓及创新精神,所拥有的管理理念都影响着档案管理水平和质量。学院应当充分重视档案管理部门的创建,加大吸收专业档案从业人员充实队伍,定期组织档案工作人员参加进修,提供相应学习机会,培养高素质的档案管理工作者,以便于在之后的工作中进行标准化操作,保量优质提升档案管理水平。

高校档案范文篇9

一、编制目的

为了适应高等学校档案工作日益发展的需要,统一全国高等学校的档案实体分类,实现高等学校档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化,达到加强高等学校档案和档案工作的科学管理,促进整体业务建设的深化,充分发挥高校档案的作用,更好地为学校工作和社会主义建设服务,特编制本法。

二、编制原则

本法的编制,以辩证唯物主义为指导,引入系统论的观点和现代化管理的方法,源于实践,高于实践,把高等学校档案工作的历史、现状和发展前景结合起来,具有较强的思想性,科学性和适用性。

(一)体现思想性

档案工作是党性、政治性很强的工作。高等学校档案实体分类的体系结构、类目设置、序列编排,都必须以辩证唯物主义为指导,以国家的有关档案工作的法规标准为依据。要坚持党的“一个中心,两个基本点”的基本路线的原则精神,从实际出发,突出教学、科研档案在高等学校档案中的中心地位,党政管理档案统率全局的作用,力求反映新时期高等学校职能活动的新情况、新特点。

(二)符合科学性

本法规定的各项内容,既要实事求是,符合高等学校档案工作的实际,又要遵循档案学基础理论和形式逻辑原则,在理论与实践的结合方面,有较强的科学性,力求有所发展,有所创新。

1.采用“高等学校档案”这一综合概念,以高等学校全部档案为对象,按照高校档案形成的领域范畴将形成于同一活动领域的档案作为一个整体归入相同的类别。

2.在充分反映高等学校档案的形成规律和内容、特点的前提下,确定统一的实体分类体系,把同一门类档案的管理性和业务性材料集中在一起,适度注意与《中国档案分类法教育档案分类表(即信息分类)》体系的协调。

3.类目设置必须有相对稳定性。不受偶然因素、短期行为的影响,在较长时期内不随意改变。

4.类目排列,档号结构的确定须符合逻辑原则。要充分考虑到高等学校档案记述和反映事物的本质属性和非本质属性的不同,严格按从总到分,从一般到具体原则划分,做到各类之间,各类相同级位之间的划分标准一致。下位类目的外延之和,等于上位类目的外延,同位类目之间界限清楚,不互相交叉和包容。

(三)重视适用性

本法采用多元,灵活的处理方法,在强调大的原则统一的同时,照顾不同类型、规模、层次院校的特点,根据各校档案实际情况和发展水平,给各校在类目设置、序列编排、上架检索等方面以较多的自由度,留有较大的余地。

为了方便掌握使用,本法在类目名称、档号模式、标识符号等方面,力求做到准确、简明、易懂、好记。

三、体系结构

本法由编制说明和主表两部分组成。

编制说明是本法的编制目的、编制原则、体系结构、类目设置、档号模式、标识符号以及若干重要问题的说明,是使用本表的指南。

主表由类目、标识符号、注释等组成。

(一)一级类目的划分与标识

一级类目是高等学校档案实体分类的最高层位。根据高等学校档案产生的领域范畴,结合档案记述的内容性质,确定为十个一级类目,其名称、标识符号和主要内容如下:

DQ党群

主要包括学校党群部门在工作中形成的文件材料。

XZ行政

主要包括行政职能部门(教务、科研、开发、基建、设备、外事、财务等部门除外)工作中形成的文件材料。

JX教学

主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。

KY科学研究

主要包括科学研究管理和科研实践活动过程中形成的文件材料。

CP产品生产与科技开发

主要包括产品生产、科技开发管理及活动过程中形成的文件材料。

JJ基本建设

主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。

SB仪器设备

主要包括仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料

CB出版

主要包括出版工作管理和出版活动过程中形成的文件材料。

WS外事

主要包括外事工作管理和外事活动中形成的各种文件材料。

CK财会

主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。

一级类目的标识,采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母,如:“XZ”即“xingzheng”(行政)的简称。

(二)二级类目的设置和标识

二级类目是对上级类目的细分。细分的标准是根据该类档案的形成规律和特点,结合档案记述和反映的内容性质,进行设置。设置的标准,在大原则统一的情况下,各校可视具体情况对随机类目进行选择。例如:科学研究的二级类目,本法只规定按学科或专业或项目设置,具体到一个档案馆(室)如何选择,由各校自定。产品生产与科技开发、基本建设、仪器设备的二级类目设置,亦依此办法处理,一经确定,不得随意变动。

二级类目的标识,采用“双位制”。如:“综合”为“11”,其余二级类目依次层累为12、13……99,但10、20……等带“0”的数字不用。

(三)三级类目的扩展和标识

在二级类目确定的设置原则、范围、方法的基础上,由各校根据需要和可能,自行决定是否扩展三级类目,其标识方法与符号和二级类目相同。

四、档号的编制

(一〕档号:

是存取档案的代号,排架的依据,必须反映高等学校档案的分类体系和物理位置。

(二)档号编制的原则:

必须符合唯一性、合理性、稳定性的要求,即同一档案部门内的档案不得重号;方便插卷,使其有充分扩展的余地;不能随意变动;能适应计算机管理的需要,发挥排架、检索的双向功能。

(三)档号结构、模式和标识:

1.档号包括年度号、分类号、案卷号三个部分。

年度号由四位阿拉伯数字组成。

分类号是档号的主体,一般由一、二级类目代号组成,也可仅由一级类目组成。少数扩展到三级类目者,还应把三级类目代号包括进去。分类号究竟包含几级类目,由各校自行掌握。比如:“党委会议记录”的分类号,由一级类目组成者力“DQ”;由二级类目组成者为“DQ11”;由三级类目组成者为“DQ11ⅹⅹ”

案卷号同样有特定的含义。它是按所选择的分类号中最下位类顺序编码。由于案卷数量不同,案卷号可不限级数。

2.档号的模式。

本法规定为:

年度号十分类号十案卷号

对于库藏有多个全宗的院校,原则上应在年度号前加全宗号。标识到文件级的,还应在案卷号后面加件号。

3.档号的标识。

采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。全宗号、年度号、分类号、案卷号、件号之间,用连接符号“一”连结。例如:1990年内容是学籍管理的第23号卷的档案,可标为:1990一JXl4一23。

(四)档案的实体排架问题:

从维护档案的整体性和方便查找考虑,可不考虑保管期限。但编定档号前,在不影响案卷之间有机联系的前提下,可将永久、长期排在前面。

本法规定的档号模式属分段开放型编号方法,各校在按档号排架时,可根据案卷数量、自身条件,既可按一级类目年代纵向排列,也可按年度一一类目横向排列。

五、关于实体分类中几个问题处理

(一)关于声像载体档案

声像载体档案主要包括照片、录音带、录相带、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等不同载体的文件材料。它与纸质载体的文件材料同为高等学校档案的重要组成部分。随着现代科学技术的发展,电化教学的普及,管理自动化程度的提高,其数量越来越多,重要性越来越明显。从当前高校声像载体档案归档的内容看,基本不超出十个一级类目的范围,故暂不将它与十个一级类目井列,但由于载体和幅面尺寸(类型)不同,保管要求不同,拟作特殊处理:按载体类型分别单独编号排架,同时注明与相应载体档案的参照号。其编号模式为:

年度号十声像档案代号(SX)+载体代号(代码)+保管单位号

保管单位是声像档案最低限度的数量词,可以是卷、册、盒,也可以是张、件。

例如:某中央领导同志1990年来校视察,照片册序号是23,录像带序号是102,则可分别标引为:

1990一SX12一23

1990一SX13一102

CB15音像出版类档案中的声像载体材料,亦依此办法处理。

(二)关于教学类档案类目的划分

教学类档案是高校档案中数量最多的一部分。考虑到不同规模、类型学校的差异性,为保持其有机联系和便于管理、利用,在二级类目的设置上采用了二种分类方案,供各校根据实际情况选择。但一个学校只能选一种,并保持稳定。

(三)关于外事档案问题

外事档案有其特殊形成规律,而且内容涉及学校工作的各个方面,其他九个一级类目都包含有涉外内容,从维护档案的有机联系和查找利用方便考虑,将各种涉外文件材料集中起来,单独设立了“外事”一级类目。其中考虑到国际合作与会议、外国留学生工作的档案数量较多,价值和重要程度较高,有其特殊性,在二级类目中增设了“国际合作与会议”、“外国留学生工作”。

(四)关于纳入管理的人事档案的分类编号

按1991年4月2日中央组织部、国家档案局联合的组通字[1991」第13号文件,即《关于印发〈干部档案管理工作条例〉的通知》办理,本法不另作规定。

(五)关于人物档案、教师业务档案和其他特殊类型的档案的列类问题:

由各校根据本法的上述原则、内容、方法自行决定。

第二章主表

DQ党群

11党务综合

分党委、总支、直属支部综合材料入此。

12纪检

13组织

14宣传教育

15统战

派材料入此。

16工会

妇女工作材料入此。

17团委

学生社团材料入此。

XZ行政

11综合

教职工代表大会和院、系、所等单位综合材料入此。

12人事

师资培养材料入此。

13监察审计

14武装保卫

15总务

16档案、图书、文博

JX教学工作

11综合

学生运动会、教学评估、优秀教学评奖材料入此。

12学科与实验室建设专业设置入此。

13招生

14学籍管理

学生奖惩材料入此。

15课堂教学与教学实践

16学位

17毕业生

毕业生信息反馈工作入此。

18教材

注:此类二级类目的划分,也可以来用以下分类方法:

11综合

12研究生教育

13全日制本、专科教育

14成人教育

KY科学研究

11综合

科研经费管理、学术活动材料入此。

[12]按学科或专业或项目设置类目

CP产品生产与科技开发

11综合

[12]按产品种类或项目设置类目

JJ基本建设

11综合

[12]按单项工程设置类目

SB仪器设备

11综合

[12]按仪器设备种类或型号设置类目

CB出版

11综合

12报纸

13刊物

14书稿

15音像

WS外事

11综合

12出国(境)

国际合作与会议材料入WSl4。

13来校

外国留学生工作材料入WS15.国际合作与会议材料入WS11。

14国际合作与会议

15外国留学生工作

CK财会

11综合

12会计报表

13会计帐簿

14会计凭证

15工资清册

奖金,助学金入此。

注:“[]”代表随机符号

附:

SX声像

12照片

13录音带

14录像带

15幻灯片

16磁盘

高校档案范文篇10

关键词:文化建设;档案文化;高校文化

每一所高校都有档案馆(或档案室),其收藏的档案是高校的重要资源。它不仅是高校宝贵的精神财富,也具体一定的文化教育功能。高校文化建设主要有校园精神文化建设、校园制度文化建设、校园物质文化建设等几方面。高校档案资源对于这几方面的高校文化建设都有重要的支撑作用,如何在高校文化建设中发挥作用也应该是高校档案资源开发利用的重要内容之一。

1文化、高校文化及档案文化三者的关系

近40年来,我国经济高速发展,人民生活水平快速提高,人民的精神追求也随之提升,对文化建设的要求也越来越高。党的十七届六中全会做出了“中共中央关于深化文化体制改革、推动社会主义文化大发展大繁荣若干重大问题的决定”,这将给文化建设提出了更高要求,也带来前所未有的机遇。高校文化也属于文化建设的重要组成部分。高校文化是一种在大学社区中生活的每个成员所共同拥有的价值观和这些价值观在物质和精神上的形态;它涵盖学校长期形成的风格、观念、传统和价值标准,集中反映学校的校风、学风和整体面貌等,是一所学校素质和水平的综合体现[1]。高校文化活动产生的相关文件都会成为学校档案,高校档案是高校文化的必然产物。也可说,高校档案是高校文化的重要载体。档案文化是人们在一定历史时期围绕档案及在进行档案工作活动过程中所产生的观念,并在这种观念指导下形成有关档案和档案工作的行为方式和物化成果[2]。档案文化自身也是文化建设的有机组成部分。档案是文化的重要载体,是文化事业发展的重要组成部分。著名档案学家库克曾说,留给后人的历史面貌不决定于历史学家打开卷盒的时候,而是取决于档案工作者将什么文件或记录装入档案盒的时候,取决于那些对说明历史真相有价值的记录因为没有被选择而失落的记忆。这充分说明了档案的重要性。可以说档案是“历史文明之母”“文化之母”。没有档案,文化资源开发也就成了无源之水,无本之木。

2高校档案的主要功能

2.1记录高校发展历史

高校档案是学校里所有活动的原始记录,它反映了高校的教学科研、管理等所有活动的原始情况。每所高校都在办学历程中都积累了包括图片、音视频、实物等在内的大量档案资料,它们是学校发展的真实记录,是原生信息,也反映了学校文化传统,是学校办学成果的集中体现,是学校最为宝贵的财富。

2.2促进师生对本校的文化认同

高校档案可使师生了解学校的历史、精神文化,获得集体记忆。基于此,他们能够深刻理解体会本校文化,并获得对本校文化的认同,进而将其融入自己的行动之中,自己的行为模式和生活方式也将随之改变。

2.3传承高校文化

档案中凝聚着学校历史文化的积淀,有丰富的历史文化营养。查档者查阅原始资料,直观地了解学校的历史活动及其过程中积累的经验,再结自身实际去更好地完成教学、科研或管理工作等。这一过程自动地将高校文化传承下去并发扬光大。2.4为高校文化建设提供支撑。高校文化建设一个逐渐推进的长期过程。在这一过程中,必定需要参考借鉴以前的相关文件和历史经验。积累起来的大量档案资料,可为高校文化建设提供详尽的信息资源。甚至可以说档案是文化发展的基础平台。

3高校档案促进高校文化建设的几条途径

(1)利用档案资源(特别是实物档案)激励和教育年轻教师,提升教风,增强他们的凝聚力与向心力。在计算机普及之前,几乎所有的教师都是手写教案。这些实物档案可直观、形象地再现学校发展历史、光荣记忆和艰难岁月,这可有效激发年轻教师对本校文化的认同和归属感。这些实物档案具有极高的收藏价值,对年轻教师具有相当的教育意义,可让年轻教师继承老一辈优秀教师的优良传统。

(2)利用档案资源(特别是实物档案)引领学生,提升学风。证书、奖状(杯、牌、章)、锦旗(或牌匾)等实物也是学校良好教风学风的直接反映,这可增强学生的荣誉感和对学校及专业的认同感;也可激励学生奋发向上,培养他们勇于创新、坚韧不拔的品质。同时,还可将特色档案资源直接融入高校文化,与其他部门合作,共同开展丰富多彩的校园活动,直接融入学生的生活当中。

(3)利用档案教化育人。档案以原始资料的形式展现了高校发展历程,特别是具有极强感染力和启示作用的人物、事件。档案天然就是一部内容翔实的教材,学生可直接从这些档案信息中吸取养分。也有助于营造积极向上、奋发进取高校文化,增强学生的社会责任感与历史使命感。特别是档案中的校史资源对大学生可进行重要的德育教育和人文教育,对提高大学生的素质教育具有重要意义。这对营造良好的文化氛围、营造育人环境都有着不可替代的作用。

(4)档案直接用于教学。有些专业,特别是档案学专业的教学计划中,部分课程是直接与档案相关的。档案馆(室)可为他们作为他们的实习(或见习)场所,甚至可作为学生的毕业设计题材,让学生把所学理论用于实践,提高动手能力。

(5)利用新生入校、6.9国际档案日等重要时间点以及档案网站、官方微信等平台,向学生宣传普及档案知识。让他们走进档案、感受档案文化,了解档案的重要性,提高广大学生对档案的重视程度,也可促进他们自觉遵规守纪、忠实诚信,避免不良档案进入其个人档案并对其造成不良影响。这也可从另一侧面提升学风、考风。

4结语

档案文化与高校文化都是文化建设的重要部分,档案文化从多方面影响着高校文化建设。每所高校都可培育具有本校特色的档案文化,将档案文化和高校文化建设有机地结合起来,主动参与开展各类活动,助推高校文化建设,增强高校的凝聚力与创造力。

参考文献

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