中小学教职工档案信息化建设思考

摘要：本文阐述了中小学教职工档案信息化的意义，分析了当前教职工档案信息化建设中存在的问题，并以古田县教育局中小学教职工档案信息化建设实践为例，探讨了其对中小学教职工档案信息化建设的启示，希望能为中小学校教职工档案管理工作提供一些思路。

关键词：中小学教职工；档案；信息化建设

教职工档案管理是教育部门非常重要的一项工作，直接反映了本区域的师资力量和教育水平，也是教师管理、调动的依据。将信息技术引入教职工的档案管理工作当中，可以有效提升档案管理工作的效率和质量，保证档案信息的安全。

一、中小学教职工档案信息化的意义

首先，可以明显提升档案管理的工作效率。档案信息的收集、整理、保存、分析的每一个环节都需要耗费大量的时间和精力，实现档案信息化管理之后，只需要认真做好信息录入这一环节，就可以实现反复多次利用，电脑会自动对录入的信息进行整理，工作人员只需要输入自己的筛选需求，就可以迅速找到需要的资料，大大节约了档案管理的时间，明显提高了工作效率[1]；其次，实现档案管理信息化能有效预防传统纸质档案遗失的情况，也能避免纸质档案长时间存放字迹不清的现象；再其次，可以实现档案信息的共享。实现教职工档案管理信息化之后，无论是教师个人还是相关上级部门领导都可以利用网络对教职工的档案进行检索和查询，为教职工的升迁调动等提供依据。最后，还可以有效节约资源。传统档案馆管理方式大多以纸质资料为主，会耗费大量的纸张，不环保且占用大量存储空间，实现档案信息化管理之后，仅需要一台电脑就可以实现档案管理工作，节约了资源和成本。

二、中小学教职工档案信息化建设中存在的问题

(一)管理混乱，影响效率

当前，中小学教职工的档案信息按照其类型分属于多个职能部门管理，教学档案归学校管理、人事档案归教育部门管理，科研档案归科研部门管理，还有很多资料由教师所在的年级进行管理，总体来说教职工的档案管理非常混乱，缺乏系统性，没有一个主管部门或者档案共享平台，导致教职工的档案零散、不完整，也存在个人不正当窃取教职工信息的行为，严重影响了教职工档案管理的效率和质量。

(二)缺乏网络安全意识

很多学校和教育部门在进行教职工档案信息化建设的工程中，往往忽视档案的安全管理问题，不重视防火墙或者杀毒软件的安装，给了不法分子可乘之机，很多教职工的档案信息时有被窃取，给学校和教育部门乃至社会造成了巨大的损失。

(三)档案管理人员信息化水平较低

虽然已经对教育部门和各个学校的档案管理人员进行了相应的技能培训，但是由于档案管理人员学历层次低、专业程度不高等原因，存在着档案管理信息化水平较低的情况，严重阻碍了中小学教职工档案信息化建设的进程[2]。

(四)忽视纸质档案保存工作

实现档案信息化之后，只需要做好电子档案就可以了，忽视了纸质档案的用途，导致教职工档案资料的不完整。

三、福建省宁德市古田县教育局教职工档案信息化建设实践及启示

(一)福建省宁德市古田县教育局教职工信息化建设实践

该县共有中小学教职工3894人，再加上离退休的教师，共有个人档案和专业技术档案5600卷，档案信息量非常大，档案信息的收集、整理、储存和开发等工作非常繁琐，需要耗费大量的精力，而且容易出现资料丢失损坏等问题。因此，福建省宁德市古田县教育局进行了档案管理的信息化建设，建设内容和步骤如下：首先，建立了中小学教职工档案信息数据库，将现有的档案资料扫描或者录入数据库当中，并进行分级编号。其次，与学校加强联系，要求各学校持续做好信息的收集和录入工作。之前教职工的档案信息通常由学校移交纸质文档，现在要求各学校要建立电子档案室，对教职工的档案信息及时录入系统，同时将纸质档案和电子档案提交教育局，由教育局工作人员对档案信息进行审核。再其次，做好电子档案信息的整理与保存工作，工作人员每个月对数据库当中的档案信息进行整理归档，并将整理完成的电子档案信息保存到光盘、硬盘等存储设备上，避免电子资料的遗失；同时，在各个学校大力推广档案管理软件，由于种种原因，各个学校之间录入档案信息依赖的软硬件平台有所区别，这就造成了教育部门与学校进行档案移交困难，因此古田县教育局大力倡导各个学校使用同一套软件，确保了教职工档案管理信息化建设工作的顺利开展。最后，对相关人员进行业务培训，提高档案管理人员的整体素质。

(二)对中小学教职工档案信息化建设的启示

第一，建立健全档案管理体制，由教育部门统筹负责。中小学教职工档案涉及到人事档案、业务档案、科研档案等多项内容，档案的管理也涉及到信息收集、整理、保存、分析、开发等多个环节，是一项非常庞大的、复杂的系统工程，教职工档案信息化建设还关系到网络建设、数据库建设等，因此只有建立一套完善的管理体制，才能让教职工的档案信息化建设工作步入正轨。针对当前存在的教职工档案管理混乱问题，应当由教育部门牵头，进行统筹管理，形成教育部门负责档案信息管理、审核，学校负责档案信息收集、录入的工作模式，解决档案管理的混乱现状，避免信息不完整、不安全等现象的出现。第二，重视档案安全保密工作。在实际工作当中，要对教职工的档案进行认真研究，对各类档案进行密级界定，并对其进行加密，在数据库的使用权限上也要进行加密，不同层级的人员看到的档案信息应该与其职级相一致，正确处理好档案信息保密与利用关系。同时，还要对网络环境进行清理，安装防护软件，避免档案资料被窃取；此外，还要注意保存环境和方式，注意电脑及相关设备的防潮、防毒[3]。第三，对档案管理人员进行持续培训。档案管理人员的专业技能和素养是确保中小学教职工档案信息化建设工作顺利开展的基础，因此必须要有一支专业档案管理队伍作为支撑。除了要求档案信息管理人员自学外，教育主管部门也要对其进行持续的培训，帮助他们尽快熟悉和掌握相关技术。第四，妥善处理好纸质档案与电子档案的关系。中小学教职工档案信息化建设的目的在于实现档案信息的易于管理性、安全性和共享性，但是并不能因此就否认纸质档案的价值。纸质档案作为最原始的资料，具有不可复制性、真实性、准确性等意义，是档案信息管理不可忽视的、不可放弃的重要手段，在实际工作当中，应将两者有机结合起来，互为补充，并做好原始纸质档案的保存工作和电子档案的更新工作，将二者进行合理的衔接。总之，中小学教职工档案信息化建设是我国档案事业发展的趋势和客观需要，也是教育部门和学校不断完善自身的重要举措，对于档案管理的效率、质量和安全等方面都具有非常重要的意义，也对档案管理工作提出了更高的要求，教育部门和各个学校要做好准备迎接这一机遇和挑战。

作者:黄昭眉 单位:福建省宁德市古田县教育局

参考文献：

[1]郝小红.新时期人事档案管理信息化建设研究[J].办公室业务，2012(15)：142-143.

[2]胡海莺.人事档案信息化建设中面临的困境及对策建议[J].人力资源管理，2016（2）：176-177.

[3]刘文军.人事档案信息化管理中的安全问题[J].晋中学院学报，2015（5）：119-121.