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行政管理降本节支分析

摘要:近年来,受国内外经济下行压力直接影响,炼油、化工投资持续大幅削减,石化及煤化工工程建设市场任务来源匮乏,石化行业遭遇了严峻的考验与挑战。面对“新常态”,公司提出,要努力压降各类费用,严格控制非生产性费用开支,做好成本管理;树立“过紧日子、苦日子”的意识,强化“开源节流、降本增效”工作。笔者通过实践,提炼了一套集制度、规划、节能于一体的3S管理法,用科学、创新的管理手段压低成本,降低支出,取得较好成效,值得借鉴。

关键词:行政管理;降本节支;创新方法

一、行政管理降本节支的实施背景

行政管理降本节支适应市场大环境的需要。2016年,国内外经济形势都很严峻,面临的矛盾和压力十分巨大,2017年经济形势可能更困难。特别是,消费需求持续不旺,炼油等众多行业产能过剩,国际油价持续低位运行,市场形势异常严峻,市场竞争更加白热化。有些工程公司为了拿到业主的EPC合同,甚至免费为业主做工程设计。面对复杂多变的国内外经济形势,石化企业亟待调整管理方式,持续推进转型升级。对于行政管理部门而言,就是要花大力气,改革管理理念,创新管理手段,压低成本,降低支出。行政管理降本节支是落实中央“八项规定”重要举措。党和国家、集团公司党组明确要求,要贯彻执行中央“八项规定”精神,坚决反“四风”,营造廉洁自律、节俭朴实的良好氛围。公司根据“八项规定”的要求,落实精简会议活动、规范出访活动,厉行勤俭节约等要求。行政管理降本节支是践行精细化管理理念的必然要求。现代企业的发展,要杜绝粗放的管理模式。精细化管理是提升行政管理水平的重要途径,对我们更好地做好行政管理工作具有十分重要的意义。必须树立精细化管理理念,养成精细化工作习惯,通过制度化、标准化,切实推进精细化管理。在当前经济形势下,市场竞争更加激烈。公司想要生存,除了加强市场开拓、生产管理和技术研发之外,还要强化成本控制,通过压降成本来提升企业竞争力。而精细化管理正是降低企业成本,实现效益最大化的重要手段和措施。

二、3S管理法的内涵

企业的行政管理是一个复杂的体系,是企业的中枢神经系统,其触角深入到企业的各个部门和分支机构的方方面面。在新形势下,为了做好行政管理,降本节支,笔者对繁杂的行政管理体系作了梳理,并从实际出发,研究探索出的一套管理方法,使公司文秘、接待、外事、企业管理、综合治理、资产管理、后勤、车队等条块工作在高效、规范开展的基础上,有效降本节支,取得一定成效。行政管理3S管理法,3S分别代表System(机制)、Scheme(规划)、Saving(节能),从建章立制、科学规划、节能降耗三个方面真正将降本节支落到实处。3S管理法可以广泛运用于企业行政管理,较大程度地降本节支,控制成本费用,向管理要效益。

三、3S管理法的实施方法

(一)完善制度规范,建立有效机制

目前,我公司有较为完整的管理制度体系,共有200余项制度,内容涵盖了行政管理、企业改革管理、党群工作、市场开发、项目管理、人力资源管理、技术质量管理、安全生产管理、财务管理、监察审计、采购管理、施工管理、档案管理、信息化管理、法律与知识产权管理等全方位工作。每年年初,公司制定制度改造方案,报公司领导审批后实施。公司结合发展需要,对以前没有明确制度要求的,研究制定相关的实体性规范;对已经有明确制度要求的,研究制定保障性规范,并注重二者的结合与配套,增强制度的针对性、指导性和可操作性,切实形成便于遵循、便于落实、便于检查的制度体系。为了使制度进一步适应工作实际,符合依法合规工作要求,公司定期梳理、完善行政管理有关工作流程。

(二)科学规划,优化方案,改革管理方式

新形势下,企业往往面临着资金困难,尤其是现金流紧张的困境。行政管理的资金往往以流出为主,这时就需要决策者和行政管理部门作出更详尽的规划。通过充分的调查研究,明确指出,要做什么,不要做什么?哪些是急需,哪些可延后?手中有多少钱,就办多少事,切不可在企业生产经营困难、现金流紧张之时还将大笔资金用于不急需或不必要的行政管理和行政办公建设,给企业运营雪上加霜。1、引入市场竞争,充分评审,选定方案招标采购或询比价采购,具有公开、公平、公正的特性,面向社会,把采购的信息、宗旨、要求公布于众,极大地扩大了物资的来源,增加了竞争性,采购行为也更为规范、透明。去年,公司在服务承包商选择等方面作了大胆尝试,主动出击寻找厂家,获取多种方案,通过评审,择优合作。以公司出版发展历程书籍的印刷服务为例,我们采取询比价方式,从社会上邀请了5家图文印刷公司,参与报价。组织公司相关部门人员参与评审,最后选定合作方。整个过程公开透明,符合采购招投标规定,并且大幅度降低了开支。2、利用集团公司易派客平台采购,降本成效显著2015年起,中国石化“易派客电商平台”正式上线运行。通过集合批量、公开招标,目前已上架596万个具体规格的商品,涵盖化工、煤炭、设备等大宗通用物资及办公文具、复印用纸、打印耗材、电脑配件、安全帽、劳保服等低值易耗品。公司在线上完成采购,不仅采购依法合规、阳光透明,而且降本效果显著。3、签订酒店合作协议,节省差旅及业务招待费用我公司地处陆家嘴中心区域,酒店住宿费用高、预约难。为方便部门、项目组安排来访人员住宿接待,公司考察了附近3公里内不同档次的多家酒店,对比了其安全、整洁、交通、价格等多方面因素,通过谈判,争取了优惠价格,并享受优先预约、入住等待遇,为公司会务接待提供了实惠和便利。公司通过充分考察,最终确定与公司附近的6家酒店签订了合作协议,节支比例达20%~60%。此外,为节省员工差旅住宿费,方便住宿预订,公司还与华住酒店集团签订合作协议,约定我公司员工入住全国各地的汉庭酒店都可享受协议价格,节省了员工差旅支出,降低了成本费用。4、探索EPC项目现场的车辆、驾驶员属地租赁、聘用模式随着车队驾驶员逐渐进入到龄退休高峰期,如何缓解车队人手少、任务重的矛盾显得愈发重要。加之,公司承担的EPC项目分散于内蒙古、广西、广东、山东等地,驾车往返于公司本部和现场须消耗大量人力物力。经过充分的市场调研,笔者会同公司项目管理部门,积极开动脑筋,创新管理方式,在人员较多的EPC项目现场试行车辆和驾驶员属地租赁、聘用模式。这种管理模式有效缓解了车队人力负荷,节省车辆运营成本和用工成本。

(三)节能降耗,增强降本意识

我们不能不屑一顾于一滴水、一度电的价值,那是企业效益的根本所在。公司的每一个职工都应自觉地投入到节能降耗活动中去,坚持不懈地做好节约能源的工作。出台有效措施,一是要从硬件上找突破口,通过改革管理理念、改良设备等方式,切实践行节能降耗。与此同时,要加大宣传力度,号召员工树立一种“点点滴滴降成本,分分秒秒增效益”的节能意识,实现节能效益的最大化。推行行政办公信息化、无纸化是公司行政管理节能降耗的重要举措之一。近年来,公司行政办公信息化、无纸化程度大幅提升。除了集团公司统一开发上线的合同管理系统和公文管理系统外,公司于2012年推行了自主开发的综合管理信息平台,该平台下设行政管理、人事管理、信息技术管理、档案管理、HSE管理等十余个板块,其中,行政政务管理系统下设内部报告、信息发布、会议申请、物资采购、用车申请、出国(境)管理等13个业务流程,实现了该13个业务条线无纸化办公。在办公设备选用上,注重节能环保。例如,传真机设备老化亟待更换,借此机会,公司采购了CimFAX传真设备,并安装自动传真系统。对外传真收发实现无纸化,每年节省的复印纸极为可观。此外,公司着力强化物业公司、保安公司、餐饮公司等的管理和服务意识,责成物业加强巡检,杜绝“跑冒滴漏”;在午休、下班后及时关闭各楼层无需开启的照明,减少资源和能源的浪费。结合公司HSE观察卡、QHSE月报制度,及时了解各部门对公司行政管理尤其是后勤服务的意见和建议,定期召集物业公司、保安公司、餐饮公司负责人,对提出的意见和建议进行分析,落实整改。践行3S管理法,从建章立制、科学规划、节能降耗这三个角度切实管控成本,抓管理、降成本、增效益,取得较好成果。降本节支绝不是经营者和财务部门的“独角戏”,必须全程控制、全员参与。通过在企业上下践行3S管理法,加强宣传引导,让降本节支的理念深入人心,使人人讲节约、人人讲成本的氛围日益浓厚,成本费用被分解到每个岗位、每项工作、每位员工的身上,让每一个人都为降低成本费用贡献力量,推动公司的持续发展。

作者:陆敏 单位:中石化上海工程有限公司

参考文献:

[1]陈娟琴.强化成本管理实现降本增效.企业文化旬刊,2012(2).

[2]温德诚.精细化管理浅谈.管理与财富,2005(3).

[3](美)弗雷德里克•泰勒著.马风才译.科学管理原理ThePrin⁃ciplesofScientificManagement.机械工业出版社,2013.

[4]美国管理行政学院著,成本控制最佳实务.经济科学出版社.

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