图书资料信息化管理策略探讨

摘要：信息化技术已经被广泛应用于政府部门、工商业活动以及居民生活的各个方面，其优势已经得到实践证明。然而，仍然有部分机关事业单位的图书资料管理仍然止步不前，没有能够跟上信息化时代的步伐。首先，本文分析了在图书资料管理中利用信息化技术的必要性及可行性。接着，讨论了在图书资料管理中利用信息化技术的方法。笔者认为，机关事业单位图书资料管理工作应该充分利用信息化技术对信息录入工作进行优化、对信息工作进行优化、对图书资料服务功能进行多元化改造。通过信息化改造，不仅可以提升机关事业单位图书资料的群众服务效率，而且还有助于相关学术研究活动的及时展开。

关键词：信息化时代；信息化技术；机关事业单位；图书资料管理

以大数据、云计算和人工智能为代表的信息技术革命为现代社会提供了越来越丰富的产品体验和管理工具服务。原本大量依赖人员数量、人员操作经验、个体能力的传统管理模式已经显然不适应信息化、智能化时代的种种要求。就图书资料管理而言，要提高管理质量并为用户提供更好的保存、查询、借阅、复制、保密和其他知识服务，就需要充分利用现代信息技术，最大限度地利用已有资源，从而为服务对象提供更高效、更合理且更人性化的图书资料服务。接下来，本文将以机关事业单位图书资料部门为例，对如何在图书资料管理中有效利用信息化技术进行分析和讨论，希望对改进现有图书资料管理方式有积极借鉴意义。

一、在图书资料管理中利用信息化技术的必要性及可行性

信息化已经覆盖社会的方方面面，且高校图书馆、公共图书馆、商业图书馆、大型商业书店等已经较好地进行信息化改造。相对而言，机关事业单位的信息化技术改造比较迟滞。因此，有必要强化图书资料管理中的信息化技术水平。具体来讲，在图书资料管理中利用信息化技术的必要性体现在如下2个方面：

1.必要性：机关事业单位图书资料管理信息化水平整体相对落后，制约了图书资料服务水平的再优化。当前，部分机关单位的图书资料管理实现了信息化，为职员、群众都提供了便捷、高效的的资料服务。然而，部分机关单位的图书资料管理仍然停留在传统阶段，不仅不方便内部职员、不同部门之间的信息查询和调阅，而且给群众的服务带来诸多不便。可见，为了提升图书资料的服务质量，必须借助信息化技术对机关单位的图书资料管理进行整体重建、改进或者优化。

2.可行性：现代信息化技术越来越简单易用，为机关单位图书资料管理信息化改造提供充实技术支持。从高校图书馆、商业图书馆其它机关事业单位图书资料部门的信息化改造经验来看，信息化改造并没有想象的复杂，对单位现有管理体系没有较大冲击，也不会有较大的财政负担。相反，信息化改造后能够带动相关工作业务的优化，从而简化办事流程，提升了办事效率。因此，对未进行信息化改造的机关事业单位图书资料管理部门而言，运用信息化技术并不存在技术层面、或者操作复杂性层面的障碍。

综上，机关事业单位图书资料管理不仅有必要充分利用现有的信息化技术（即时通信技术、微电子技术、计算机技术、平台技术、网络技术、大数据搜索技术以及多媒体技术等）对现行服务模式进行改进，而且后者也具备了充分的技术支持，已有的成功案例也有力地证明了信息化技术改造的可行性。

二、在图书资料管理中利用信息化技术的方法

从已有的成功运用来看，如果要在图书资料管理中高效、合理地利用信息化技术，需要从如下三个方面着手：

1.利用信息化技术对信息录入工作进行优化

首先，对纸质或者其他形式的图书资料进行电子扫描。在这个过程中，不仅需要将各个年代、各个方面的纸质图书扫描为电子文本，还需要将实物扫描成电子图片。同时，需要将声音、图像或者照片资料转化为数字电子资料，以便计算机软件可以处理、网络浏览器（动态flash）可以识别。其次，需要以适当的格式对扫描资料进行存储、编码和格式保存。为了便于用户通过网络渠道、APP渠道查阅相关电子图书资料，就需要对将所扫描的资料进行镜像存储，以便提升信息访问速度。同时，需要对电子资料进行信息编码，防止访问过程中出现资料错误。最后，需要设置合适的信息录入标准。在录入过程中，基于保密需要、披露权限以及现有服务器能力，机关事业单位的图书资料管理部门需要与信息化技术提供商充分沟通，设置适当的录入标准。比如，部分资料不能够进行外部访问，则不得录入；部分资料只能够部分公开，则只能够录入一部分。对于其余资料，则可以电子资料的形式存储于图书资料部门的数据库中，以备其他用途。

2.利用信息化技术对信息工作进行优化

首先，信息技术实现图书资料及时化、新颖性。对于能够公开的资料，需要及时通过搜索引擎渠道、官网渠道或者APP渠道，以便于索取者能够快速获取。事实上，图书资料是否及时决定着其价值（如办事群众及时了解、学术机构及时研究）大小，也是一个社会信息技术进步的重要标志。其次，信息技术实现图书资料的需求层次性、有用性。图书资料层次性是指信息具有不同等级，能够反映不同层次借阅者或者搜索者的需求。通过信息技术，能够设置不同的关键词、不同层次的搜索技巧（浏览搜索、普通关键词组合搜索、专业搜索）下所提供的信息内容，从而满足不同的需要。一方面，办事群众可以充分了解相关文件、政策法规的内容。另一方面，学术研究者能够搜索到更加系统的图书资料。

3.利用信息化技术对图书资料服务功能进行多元化改造

在信息化技术条件下，图书资料服务可以满足多样化的信息服务需求。比如，通过网络渠道，部分查阅者需要获取图书资料的全文，部分查阅者则只需要其中的某部分。因此，可以利用信息化技术对图书资料服务功能进行多元化改造。具体体现在如下几方面：首先，能够根据关键词检索提供不同的内容。这是智能化识别的重要功能。它不仅能够为查阅者节省搜索、阅读和理解时间，而且可以减轻服务器的压力。其次，能够提供专题文献服务、馆际互借服务。由于机关事业单位图书资料的全面性、数量规模都有限，因此可以利用信息化技术实现不同单位的图书资料共享。比如，某基层党校的图书资料数据库较小，阅读者需要的资料不能从该单位的数据库获取，则可以通过馆际互借服务向党校网络中的其它党校图书资料系统进行资料查阅。这不仅打破了各个图书资料馆（室）的地理空间限制，而且提升了全国（全省）同系统资料的利用效率。最后，为公众提供图书资料委托传递服务。部分查阅者在查阅某方面的资料时，可能没有进入机关事业单位图书资料数据库的官网，而是进入了其他单位、高校或者公共图书馆的官网。此时，为了便于查阅，可以与这些机构设网合作，在其中站置链接，使得查阅者可以通过委托传递服务进入文献阅读。

三、结语

在信息化时代，共享精神已经深入人心，公众通过网络不仅能够获取丰富的文件、技术和知识，而且还将自己的知识、技术和经验分享到网络中。这是时代创新的重要成果，也是创新活动得以持续的重要基础。如果机关事业单位图书资料部门仍然抱守残缺，与这个时代有意或者无意地保持距离，不仅不能够为办事群众提供高效资料服务，而且不利于社会资源高效利用的实现。然而值得注意的是，在利用信息化技术时，各图书资料管理部门需要结合自身实际情况进行信息技术系统、平台的优化，切忌盲目模仿，否则可能给查阅者带来不便。

作者:宋喜兰 单位:兵团党委党校

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