企业文件管理范文10篇

企业文件管理范文篇1

【关键词】结构化思路；电力企业；招标文件；管理模式

招投标文件是招标采购过程中的重要依据。信息化时代背景下，电子化招投标更是得到了电力企业的认可。在招投标过程中，招标文件阐明出工程性质与要求，为招投标人提供指导。在逐年增加业务量的情况下，如何使招投标文件编制更为快捷，减少出错的现象是现阶段亟待解决的问题。本文基于结构化思路的招标文件管理模式研究，设计出符合电力企业现阶段状况的编制系统，旨在提升招投标文件管理效果。

1项目背景

随着“三集五大”体系建设深入推进，电力企业中招标采购等工作量逐渐增大，且编制过程中问题众多，如不解决，将给业务人员带来难以承受的工作压力，也影响着招标文件审查。基于这种现象进行招标文件结构化管理与研发服务，通过优化招标文件管理方法，以提升招标文件编制质量，解决招标文件管理难度大等问题，意在提升电力企业招标文件管理效果。

2招标文件标准化与结构化

2.1标准化招标文件的意义。招标文件涉及的环节十分烦琐，在编制招标文件的时候相当麻烦，快速地将招标文件内容编写出来，并且保证没有错误，就需要专业的编制人员耗费大把的时间来做这件事，还要保证不分心，避免出现错误，这也给了编制人员相当大的压力。为了保障招标文件编制的规范性和准确性，避免后期采购过程中因文件内容不规范，导致招标双方产生不必要的纠纷，减少双方的投标风险，需要针对编制招标文件进行强制性的规范，制定规范的示范样本，为编制人员提供参考，更好地服务于招标采购部门服务。目前电力行业并未出台与工程招标文件有关的“标准化样本”，所以不同的电力企业在编制文件也是千差万别。因此，在编制招标文件的同时，要先考虑文件格式的规范性，通过修订文件样式，规范编制文件样本，为其建立文件模板，为实现招标文件电子化编制操作提供前提条件。2.2标准化和结构化招标文件范本。基于现阶段社会工程服务项目中企业招投标的现状，招标文件标准化和结构化思路如下：2.2.1收集与分析典型样例。设计招标文件范本的格式，以国家发改委的招标文件模板为基础，结合电力行业招标文件范例，分析每一份文件范例的格式构成，设计出招标文件的初步格式。招标文件中包含公告、评标办法、合同等多种格式，其中招标公告是整个项目的概览，一般会采用单独编制的方法。投标人须知是关于采购环节的中的招标要求，需要投标人按照投标规定来进行编制。合同条款是国家电网公司等电力企业统一编制并强制使用的专用词。2.2.2整合与规范招标文件模板，结构化分解管理。在根据上述的格式，进行梳理后，明确了招标文件初步格式，在此基础上深入研究招标文件的详细内容样例，针对不同招标项目、招标内容之间的差异性和共性，进行归纳和整理分析。将不同类型招标项目、招标内容使用文件按照物资类与服务类、协议库存类与批次采购类、基建类与非基建类等内容建立九种招标文件范本，将招标采购所使用的各种类型的招标文件分解，按照固化部分、半固化部分、非固化部分等，结合角色和权限管理，与招标方案生成、投标响应、阅标记录等整合。对于固化的编制文件范例，在编制的时候内容就不能再做修改；非固化部分编制文件范例内容，可以通过计算机软件去进行修改。

3招标文件结构化管理系统设计

就招标文件管理存在的问题，进行招标文件结构化管理与设计，“基于结构化思路的招标文件管理模式研究”科技项目的部分内容，通过研究招标文件的结构化管理方法，按照结构化思路，将招标采购所使用的各种类型的招标文件分解，按照固化部分、半固化部分、非固化部分等，结合角色和权限管理，与招标方案生成、投标响应、阅标记录等整合，解决招标文件管理难度大、管理成本高、招标文件编制易遗漏或出错问题，达到招标文件质量和管理效益提升效果。3.1功能描述。系统应用功能主要是以采购需求计划为基础，利用信息化手段，包含基础文件配置、招标方案生成等功能模块，将投标响应、阅标记录等进行整合。将物资招标、非物资招标、非物资非招标、物资非招标的招标文件，按照半结构化思路进行分解，从模板中获取相关的数据，结合角色和权限管理，采用网络与信息化手段，自动生成不同分标或项目的招标文件，实现招标管理部门、招标机构等部门对招标文件的编制与管理。3.1.1基础文件设置。招标文件中的合同条款，按照固化部分、半固化部分、非固化部分进行划分，结合角色和权限管理，因不同的项目会选择不同的条款，而需求计算中涉及的项目与合同样式已经有明确规定。在此基础上建立与合同相应的模板，用详评合同模板与合同模板对应，将其作为基础配置表格导入至系统中。3.1.2模板导入。合同模板、详评打分细则模板的电子文件，需要在详评之前导入到系统中，以此作为合同、详评打分内容的依据。如果合同中的内容或者详评打分细则发生变化，只需要将文件的内容进行调整，在此将其导入系统中，进行文件更新，从而实现模板内容的灵活变化。3.1.3需求计划导入。需求计划中详细地会规定每一次招标采购的基本需求，而负责编制招标文件的工作人员编制招标文件时，也是基于需求计划表中详细的招标采购需求信息来编制的。因此，在系统中建立批次项目，并在批次项目下导入需求计划表，系统会依据需求计划表中的信息，来获取生成招标文件或者与其相关内容文件的信息。3.1.4招标文件生成。依照标准编制招标文件范本的规定，除了合同部分和详评部分，大部分数据是需要经过系统进行自动填充的，如招标文件封面信息（招标编号、项目名称等）报价方式、评分权重、价格分计算公式等。这些内容同样依据需求计划表，获取计划内容并自动填充至相应章节。将招标文件分解为招标公告、通用部分（常规情况下每批次无须更改的部分）、专用部分（招标方案各部分、合同范本等），在系统中部署好后，每批次只需按照类别，结合角色权限管理功能，批次经理维护公告和通用部分中需要更新的内容、项目经理维护专用部分，导入合同范本和技术规范书后，自动整合生成完整的招标文件，传输给大厅、招标主管、物资部等各审核方，实现在线针对性审核，以解决非物资招标文件范本多、管理难、制作精细度和制作质量因人而异、字体和文档结构差异大等问题，并提高招标文件审核效率[1]。3.2应用成效。通过开展招标文件结构化管理与研发设计工作，实现了招标电子文件自动生成，在为编制招标文件提供便利的同时，也促进了信息化技术与采购部门之间的融合。招标文件自动编制系统立足于招标文件和企业实际采购需求，在编制过程中利用计算机技术可以自动套用模板，实现了电子招标文件自动编制。改变了以往的编制方式，用电子设备代替了人工，减轻了大量的重复性工作，以及管理难度大、管理成本高的问题，极大地缓解了人工编制的压力[2]。另外采用自动编制招标文件，能进一步规范招标文件的规范性，保障内容的准确性，避免了招标文件编制出现遗漏或出错的现象，减少采购风险发生的概率，提升电力企业管理效益。

4结论

综上所述，招投标文件是电力企业在实施工作中用到的指导性文件，文件内容的完整性和准确性是电力企业采购活动能继续开展的前提。随着工程招标量提升，招投标文件管理难度大、招投标文件编制易遗漏等弊端逐渐暴露，针对招投标过程中出现的问题进行规范，采用信息化手段实现自动编制文件，结构化的管理方法提升编制效率。电子化的招投标更符合现阶段社会发展趋势，能推动电力企业更好发展[3]。

参考文献

[1]乔薇.国家电网河北省电力公司招投标采购过程管理改进研究[D].石家庄：石家庄铁道大学，2018.

[2]张明.电力物资采购项目招标风险及其预防[J].企业改革与管理，2018（8）：13-14.

企业文件管理范文篇2

企业现行文件和档案管理应用计算机技术的历程，不仅记录着企业现行文件和档案规范化、系统化管理的轨迹，而且反映着企业经营管理和产品开发信息化的进程。根据计算机技术在企业现行文件和档案管理中应用的环节、功能及运作的不同，可以把其划分为以下三大阶段：

一、现行文件和档案管理分别应用计算机技术阶段

现行文件应用计算机技术源于企业管理信息系统（MIS的建立，什么是MIS，解释不一。虽然各自的文字表述不尽相同，但有两点内涵是共同的，即其一，管理信息系统的建立是依托于企业管理职能系统，并为之服务。它一般都先从会计核算电算化开始，应用商品化的会计软件管理帐务、应收和应付帐款及固定资产核算。在会计核算电算化的基础上完成财务管理电算化，运用计算机辅助完成财务分析和编制财务计划。随后，把计算机技术扩展到采购、销售、库存及人事管理。运用计算机实现财务管理及这些管理在数据上的一体化处理，极大地提高了企业管理的效率。最后，再把计算机技术运用于生产管理，实现生产计划编制和生产指挥调度的计算机化①；其二，管理信息系统的职能主要是对正在形成的现行信息进行收集、加工及处理。

现行文件应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。公务员之家

档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。

总之，在计算机技术应用于企业管理之初，现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作。

二、现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段

由于现行文件和档案管理是具有承继联系的密不可分的两个阶段，所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来影响，而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况。因此，为了实现现行文件和档案管理不同阶段文献信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的研究，开发文档管理一体化系统软件。目前，一些企业已经自行开发或购买了文档管理一体化系统软件，进行现行文件和档案管理的综合化管理。

第二阶段不同于第一阶段的特点和难点在于，现行文件和档案自动化管理子系统之间的接口。现在各企业应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同。

不管企业应用的现行文件和档案计算机管理系统软件的结构与功能有怎样的差异，但它们基本上都是遵循现行文件和档案手工管理的程序和方法。计算机技术的应用仅是使原有手工管理更加规范化、系统化及效率化，并未对现行文件和档案管理基本理论产生根本影响。

三、电子文件阶段

电子文件这一概念的出现是近10年的事。1996年12月，国家科委在北京召开了全国CAD应用工程工作会议，会上宋健主任指示：这件工作要请国家技术监督局和国家档案局参加。国家档案局很重视电子文件的管理问题。1996年9月成立了“电子文件管理、归档研究领导小组”。②1998年1月9日，王刚同志在全国档案局长馆长会议的讲话上也指出：要在1997年研究制订的《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》试行稿国家标准的基础上，在35个企事业单位进行试点，为实现我国电子文件管理规范化和现代化探索办法和积累经验。③1998年8月11日－13日，国家档案局档案科学技术研究所召开了电子文件管理研究专家研讨会。该会的中心议题是对《电子文件归档及电子档案管理概论》和《办公自动化电子文件归档及电子档案管理方法》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》两个标准的征求意见稿进行修改、补充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程设计研究院中国兵器工业第五设计研究院召开了CAD电子文件应用光盘存储技术宣讲演示会。⑤1998年8月23日，国家档案局科学技术研究所和外事办又联合承办了“电子文件归档管理国际学术研讨会”。可见，有关电子文件及其管理问题的研究与应用正在紧锣密鼓地进行。

关于什么是电子文件，美国联邦管理法规对其解释为“电子文件包括数字的、图形的及文本的信息。它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的定义。”⑥国际档案理事会电子文件委员会的定义为“电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输或处理的文件。⑦我国《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》GB／T17678－1999把电子文件解释为能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。为了全面、准确地把握电子文件的概念，不妨从与其最临近的概念——机读文件入手。

机读文件仅指计算机识别的文件最早产生于本世纪40－50年代。这一概念经过近半个世纪的发展演变，至90年代逐渐被电子文件所代之。从机读文件到电子文件不仅仅是概念叫法的变化，而是标志着计算机技术应用于文件管理的不同发展阶段。弄清这两个阶段的差异，有助于深入认识电子文件的形成和管理特点。两者的主要区别在于以下四方面：

其一，存在形式。机读文件的存在形式一般为磁带、磁盘及光盘等有形介质。而电子文件的存在形式则不仅包括有形介质，还可以是网络上传递的代码序列。

其二，管理模式。机读文件的管理模式是模拟现行文件和档案手工管理的程序与方法，因此对原有现行文件和档案管理体系的影响是非本质性的。而电子文件的管理模式不是建立在独立的现行文件和档案的管理体系基础上，它是建立在管理手段与现代信息技术的高度结合的基础上。它要按照现代企业管理、科技开发及生产的要求重组管理体系，根据电子文件形成和作用的特点划分管理程序与方法。

其三，生成环境。机读文件中的关键词是“机读”，即“能够由计算机输入装置读出的”文件。⑧所谓“读”包括两层含义：第一，通常指信息从一个存储区读到另一个存储区；第二，从某一形式的记录媒体，如磁带读出信息。⑨可见，复制和识别是机读文件的主要特点。在这一阶段，计算机读出的文件不是由计算机制成的，它源于纸质文件的输入。与机读文件不同，电子文件则包括在计算机上直接生成的文件。它是企业管理和科技开发信息化的产物，是研究和应用CIMS的必然结果。

其四，管理者的构成。在机读文件阶段，纸质文件管理者是文献信息管理者构成的主体，而且文献信息管理者是独立的群体。而在电子文件阶段，电子文件信息管理、开发人员和载体维护人员将是文献信息管理者的构成主体，但文献信息管理者将不再是独立的群体，文献信息管理者已不能独立承担起文献信息管理职能。文献信息管理系统功能的发挥将取决于文献信息管理者、企业管理及技术开发人员的有机结合和共同努力。

企业文件管理范文篇3

关键词：档案管理；高校；信息化；建设研究

一、绪论

传统的高校档案管理和审核方式都是线下完成的——即档案管理员线下通知相关老师和部门整理、准备好档案信息，将整理好的档案打印出来上交给档案管理员，档案管理员再对档案进行审核。审核结束后，管理员将档案入库保存。这种线下提交和审批的方式已经维持了很久，而且管理员已经习惯于这样的档案管理和审批方式。2020年，由于新冠肺炎疫情的传播，基本上所有的学校都延时开学。一切的活动都转到线上进行，档案的提交和审核作为高校管理工作的一个环节自然也必须通过线上完成。经过一年的尝试和使用，人们越来越感觉到线上将档案管理提交和审核进行数字化后的好处[1]。在信息化的时代下，存储文档要求能够快速、准确地找到，要可以极大地提高业务单元的业务效率[2]。然而，在档案管理的过程中，有许多问题，高校必须面对问题并加以解决。如果这些问题没有及时发现和解决，可能会对高校管理产生非常负面的影响，因此对高校档案管理的研究发展有着非常大的必要性，进而使得各高校适应新时代管理系统的变化趋势[3]。

二、高校档案管理信息化的意义

（一）减轻工作人员工作强度

比较传统的文件收集管理方法，高校要对被管理的文件进行收集和直接存储，需要大量的工作人员，同时工作效率较低，也耗费了大量的时间和精力[4]。如果现代高校采用电子信息记录管理档案的方式，将能够更快地实现数据采集管理，具有自动化、网络化、实时性的优势，实现档案共享的同时降低了管理工作人员的工作强度，有效提高管理工作效率。[5]

（二）保证快速查询

网络信息技术进步发展的时代下，传统的管理方法有效地处理了高校存档文件，加强了监督，访问管理人员在详细查看存档文件的仓库就能直接基于所需的文档，这一方法是困难的。然而，如果使用计算机检索所需的档案，可以找到的信息相对更快和更准确。这有效地降低了管理组的工作强度，使查找更快捷、更方便。文献数字化建设是适应时展的一项新举措，它能够提高档案文献管理的单一化操作，打破文献存储的地域性[6]。通过采用信息化保存的方法，可以有效地提高管理工作效率，不需要大量的人工操作工作，可以让管理人员更快的收集和编辑记录。

（三）便于信息的安全以及保密

对于高校而言，档案文件是一种相对重要的信息资源，直接影响着高校的生存和发展，档案中的信息具有较高的价值。高校档案中的信息一旦损坏，就会给高校带来不可避免的损失，也可能直接影响到高校人员的利益。通过档案文件的信息化手段，可以有效地提高信息的安全性和保密性[7]。与传统的纸质保存相比，它更快、更机密，有效地保证了数据信息的安全。同时，可以通过使用加密等手段有效防止信息泄露和信息被盗，从而保证高校的利益，传统的档案管理方法已不适应信息时代的要求。

三、高校档案管理信息化存在的问题

（一）没有重视档案信息化的管理

对于一些高校来说，由于在学校发展过程中没有建立专业的档案文件信息管理部门来节约成本资源，无法承担档案文件管理信息的发展。即使一些部门监督档案文件管理信息的发展，也只是以形式出现。监督管理人员往往只是一个简单的分类，归档文件的集合不配备档案的知识文档，因此责任不强，从而归档文件的管理部门不规范。信息管理至关重要，如果管理不严谨，高校档案文件可能被大量非法使用。

（二）档案文件管理在信息发展水平上存在一定差距

因为有很多相对传统的高校受这些传统的限制，信息技术不发达，大部分的高校仍然采用手工归档，对如何管理信息不符合市场发展规律没有创新的想法。与一些先进高校相比，这些高校没有一定的技术和能力。说到先进高校，他们认识到档案信息管理的重要性，投资于档案信息领域，把档案信息管理作为高校生存发展的基础。这使得高校可以在社会上获得更多的信息和支持，有效地结合网络技术，不断开发文档资源，进一步加速高校的发展[8]。

（三）档案管理人员存在的问题

1.档案文件管理规定的业务态度缺失。在一个高校的发展过程中，拥有大量档案管理经验是相当不错的，管理档案文件的单位的工作人员也是如此。许多高校的文件存储管理都有一种应对业务流程的态度，并没有及时更新文件归档或者缺乏清理工作，同时也发现工作人员缺乏适当的耐心，这对高校管理业务单位的发展产生了非常大的负面影响。2.档案文件管理重新建立后的存储文件管理。现代高校的档案文件管理，常采用纸质归档文档管理，在涉及许多其他部门临时员工，在校学生的归档文件管理，大部分管理成员没有专业知识。阻碍了档案文件管理事业的发展。当许多档案管理部门的文档管理人员被替换时，文档管理接管工作没有很好地完成，许多文档被丢弃。这对高校来说是巨大的错误。

（四）高校没有采用相应的措施保管好档案

大部分的高校仍然采用手工归档文档管理领域的工作，对如何管理信息不符合市场发展规律没有创新的想法。与一些先进高校相比，这些高校没有一定的技术和能力。相对先进高校，档案文件管理上存在许多欠缺。因此，加强存储业务的管理，同时明确这些文件容易损坏的特殊性质，特别保管。1.档案文件管理业务单位不规范。档案文件的管理是一项复杂的业务，在高校中，没有存储文件的管理规范。另外，档案馆的文件混乱无序，需要花很多时间才能找到，影响了管理的效率。2.业务单位个人资料更新不及时。大多数业务单位不能及时更新档案，或者更新速度慢。随着时代在变化，科技在进步，一切都在变化，这就要求管理档案文件不能停留在一个阶段，而是要跟上时代的进步。3.对企业集团引进先进技术进行文件归档的管理和保护意识不强。随着时代的进步，现有的存档管理方法和设施，已经无法适应时代的发展，但许多业务单位都没有意识到问题的严重性，有必要引进高科技产品，进行全面高效的管理。4.关于法律法规的制定。在我国，当前管理业务单元，开发过程起步相对较晚，因此相关法律法规不是很完整，归档文档管理的内容暂时无法进一步提升，单位负责人有大量的档案文件，无法妥善管理，由于低效率的归档文件管理，混乱的档案文件管理业务多，也存在归档文件的损失。因为没有法律保护，没有办法对其处理。

四、高校档案管理的对策研究

鉴于档案管理工作中存在的诸多问题，需要我们去进行整改、去创新去发现，通过分析原因，结合现状找到合适的解决措施，从而提高高校档案管理的工作效率，促进我们国家各高校档案管理工作现状的提升。

（一）制度建设方面

1.建设规范统一的管理平台。档案管理信息化的实现，首先要建立规范统一的管理平台。明确规定信息采集标准、应用软件标准等内容，确保相关规定不断规范统一，使管理平台能够实现与其他信息系统的集成。确保数据的完整性、真实性和有效性。在社会发展的当下，业务集团为社会做出了巨大的贡献，档案文件的管理在业务单位的发展中，发挥了相对重要的作用。因此，在高校中发展中，存储文档的管理，是建立一个相对严格的存储文档管理系统，在必要的业务单位，按照国家有关法律、法规，归档文件的管理监督高校可以依规处理工作，确保安全的高校档案文件。2.加强电子文件保管及技术。归档文件的管理必须首先改变自己的想法，必须积极认识到电子文档存储的重要性，加强高校本身统一管理系统技术，保证个人信息的安全，归档工作小组应该谨慎对待，注意归档文件的管理。各部门使用的存储文件管理电子系统也必须与存储文件管理系统相一致，实现一体化的存储文件管理系统要有保障，保证准确性和真实性。通过采用规范的制度，可以有效地提高数据库的质量，增强资源共享的力度，从而减少不必要的工作和资源成本。3.云存储。作为高校，电子文档的数量可能会稳步增加，给内存带来压力。在这种情况下，高校可以采用云存储，云存储具有大量的库存和数据存储以及业务访问。通过提供在线存储空间，确保最大安全性，高校也可以降低成本，提高资源利用率。另外，在信息技术飞速发展的今天，互联网的应用已经渗透到各个行业，建立一个业务单位档案管理的信息平台是非常必要的。一种新形式的记录管理方法可以快速发现记录持有者的存储位置，也可以方便地导入，可以减少记录归档人员的工作压力，一边记录管理也可以做一些更细微的工作。4.引进先进的设施，形成管理规则。如果存储文档管理设施被上锁，必然会影响高校的发展，高校也要意识到已经走出了传统时代，应该通过引进先进的设施来管理存储文档。电子档案文件的使用是新时代档案文件管理的必经之路，存储文件管理都应朝着这个方向发展。只有这样，才能加强档案的服务。管理归档文档应逐步加强的过程中合理有效地管理文档，补充自己的管理规则，不能陷入困境。文档管理人力资源消耗高，高效管理文档目前是所有高校的目标，所以管理工作应加强。5.及时更新档案，合理有效地保存档案。因为每一个新的人员波动，都需要对档案文件，收集和归档，这对高校发展将有很大的帮助，也能够快速收集，实现业务单元信息的归档。因为高校需要的信息在任何时间，如为自己增加存档文件的利用率和使用合理的现有记录。各高校单位必须将注意力转向现有档案文件，及时了解有用的信息，这会是一个巨大的帮助，也能更好地发展高校。

（二）人员管理方面

1.加强对高校档案管理人员的培训。高校档案管理单位应定期安排一组管理人员接受相关业务培训，加强他们的专业知识，确保他们认识到工作的重要性，树立正确的业务态度。自改革开放的开始，我国的发展速度迅速，信息需求快速增长，文档管理工作必须跟随时代的发展，不能雇佣非专业人员。最好是在每个部门都认真做好管理，特别是档案管理的单位，应该把管理质量放在第一位。第二，管理监督部门也进行定期专业培训项目的管理保留文件，通过培养党的思想教育项目，在许多方面增加高校整体发展，保证归档文件管理的操作项目。2.业务单位档案文件的管理应符合业务接管的相关规定。管理单位委员会应严格规定档案文件管理业务接管事宜。高校人员因故缺勤的，应当在离开前交接保管文件并在原单位发现问题时进行及时交接。3.做好档案文件管理的保护工作。加强档案组的管理意识，定期检查归档文件的完整情况，发现问题及时进行修复和补充。归档业务似乎是一项非常复杂的业务，但事实并非如此。管理团队必须非常耐心，并且关注这个业务。

五、结论

在档案管理中，目前许多高校都采用信息化平台系统管理档案。紧随现代互联网和信息技术的发展，各高校更加重视教育领域大数据技术的应用，同时努力提高互联网信息数据处理效率，促使现代文件管理更加清晰智能。这些工作既促进了高校的发展，同时解决了文件信息的规范管理。高校的档案管理工作并不是一朝一夕就能完成的，它是一项繁琐、系统的工程，高校档案管理人员不仅要做好传统的档案管理工作，还要结合档案现代化管理需要，充分运用信息化技术等先进手段提高档案科学管理水平，这样才能使高校档案工作不断创新发展，适应现代高校发展的需要。

参考文献

[1]杨青青.陕西省高速公路项目档案信息化管理研究[D].西安:长安大学,2012.

[2]柏海玲.人事档案管理信息化建设策略与实践意义之研究[J].中国管理信息化,2017(9).

[3]杨军.高校人事档案管理策略分析[j].黑龙江档案,2010.

[4]章研.浅谈高校档案管理工还是作中存在的突出问题与解决措施[J].经营管理者,2015(12):350.

[5]周丽娟.高校档案管理工作中存在的突出问题与解决措施[J].中外企业家,2017(06):242.

[6]刘志春.高校档案管理工作中存在的突出问题与解决措施[J].办公室业务,2016(05):104.

[7]孙航.高校档案管理信息化建设的必要性及意义解读[J].才智,2016(7).

企业文件管理范文篇4

【关键词】电子文件管理/国际电子文件管理/研究热点

在信息技术飞速发展的今天，世界各国比以往任何时候都面临着电子文件的共同挑战，建立在信息技术应用平台上的电子文件管理理念、方法、技术、模式等更具趋同性。因此，聚焦电子文件管理前沿，借鉴国际同行的成功经验，有助于推进我国电子文件管理的进程。

国际上有关电子文件管理的研究已经达到相当的广度和深度，据笔者不完全统计，世界主要国家、地区和相关机构的代表性研究项目的主要内容如下页表所示。

这些电子文件项目研究周期长、涉及问题多、参与机构广，形成的研究报告、相关标准、工作手册往往多达数十页乃至百余页，在理论与实践方面取得了可喜的进展，在电子文件的管理思想与管理模式、管理方法与技术、管理标准及其应用等方面都积累了丰富的经验。其中最值得关注的项目包括：国际档案理事会出版的《电子文件管理工作手册》、美国国家档案与文件管理署的电子文件档案馆项目(ERA)、澳大利亚的电子文件管理战略及元数据标准(VERS)、欧盟的电子文件管理通用需求(MoReq)、加拿大哥伦比亚大学的电子信息系统中文件真实性的永久保护国际研究项目(InterPARES)以及ISO关于文件管理的相关标准等。经过分析，可以看出国际电子文件管理的研究热点及其给我们的启示主要集中在以下几个方面：

一、电子文件管理的顶层设计——国家战略的提出

西方发达国家在多年电子文件管理实践和理论研究的基础上，不约而同地提出了电子文件管理国家战略问题，认为战略研究是解决电子文件管理问题的前提条件。国际档案理事会2005年出版的《电子文件管理工作手册》中明确提出要“从战略角度影响电子文件管理实践”；加拿大国家图书档案馆于2006年提出了“加拿大数字信息战略”；2005年美国的ERA项目负责人在向国家数字战略咨询部汇报时，指出该项目正是基于“要为联邦机构的电子文件管理提供政策、战略、指导和工具”；澳大利亚、英国、丹麦等国家也先后将电子文件管理作为信息时代政府治理与政府责任的重要内容，纳入国家电子政务建设之中，并开展了电子文件管理战略研究项目。由此可见，国际电子文件管理研究发生了战略转型，开始由机构层面向国家层面转变。以顶层设计带动整体规划，以国家战略带动全面发展，将是今后电子文件管理的趋势。

2006年5月中国人民大学的冯惠玲教授在“2006中国信息资源管理论坛”上首次提出“全面制定和实施我国电子文件管理国家战略”，标志着我国的电子文件管理走上了顶层设计、全面规划和集中控制的轨道。2006年9月，国信办推广应用组副组长赵小凡在谈到未来15年国家信息化战略时说：“十一五是一个信息化发展的转折点，我们国家的信息化已经从战术转为战略。”可见“电子文件管理国家战略”的提出与我国信息化战略转型也是完全一致的。实施电子文件管理国家战略就是从国家层面进行统筹规划和集中管理，从方针政策、体制、管理制度体系、项目保障措施等各个层次制定电子文件管理战略的基本框架，从根本上提高国家对电子文件信息资源的实际控制力和对电子文件管理的调控能力，从而确保这部分国家信息资源的现实安全和长久真实。电子文件管理国家战略的提出使我国电子文件管理研究与国际接轨，对于避免现行分散管理状态下潜在的风险，从根本上控制各机构（地区）电子文件管理低水平重复现象，大幅提高研发效益有着重要意义。

二、电子文件管理理念——集成管理

多年来，在国际电子文件管理理论与实践的不断探索过程中，档案界与各方面专家在电子文件的管理理念上已达成了共识：信息时代电子文件的最优化管理就是集成管理。在ISO档案文件管理分技术委员会(ISO/TC46/SC11)2006年5月召开的第十六次年会中，来自15个国家的40多位代表在研究文件管理标准(ISO15489)的修订草案时，特别提及了文件管理要贯穿文件整个生命周期、嵌入机构职能及业务流程之中的集成管理思想。在欧美文档管理软件市场上，一种融合电子文档管理、内容管理、文件管理、档案管理的理论和方法，集成的文档管理解决方案崭露头角，势不可挡。可见“集成管理”逐渐成为电子文件管理的最新理念。

“集成管理”是一种将电子文件管理集成于电子文件生命连续体之中的全程管理。它要求利用文件连续体模式设计电子文件管理系统，采用“从文件形成（包括形成前，文件管理系统的设计）到文件作为档案保存和利用的管理全过程中连贯一致的管理方式”，实现一种比文档一体化管理要求更高的一体化。这种理念在国际电子文件研究项目中已不断得到肯定，正如InterPARES项目的主持人露西娅娜·杜兰蒂教授所言：“随着InterPARES研究的深入，将继续证明这样一种观点：不采取全程管理的眼光，就不可能保管电子文件”。①这种始于电子文件形成源头的全程管理理念，要求对电子文件管理系统的设计进行前端控制。它要求文档管理人员了解和熟悉机构的主要职能及业务工作流程，对流程中各个节点产生的电子文件的情况有预期把握，能从保证文件的真实性、完整性、可用性等角度干预电子文件管理系统设计，从而成为“文件保管政策的制定者、标准的制定者、文件保管系统和执行政策的设计者”②。同时，集成化管理还强调了资源的整合，它要求在电子文件管理全过程中，综合应用各种不同的方法、手段和工具，将各方资源和优势结合起来，实现优势互补，效用共享，最大限度地放大系统功能，提高电子文件管理系统的整体功效。“集成管理”已成为国际电子文件最优化管理的理念，也将是我国电子文件管理的必然选择。

三、电子文件保管模式——集中管理

针对电子文件的保管模式，国际上曾存在着“集中式”和“分散式”两种模式之争。在近几年的电子文件管理项目研究中，各国的认识逐步趋于一致，集中管理具有永久保存价值的电子文件成为越来越多国家的共识。

集中式保管模式是加拿大哥伦比亚大学提出的方案，这一方案的代表人物是InterPARES项目的负责人露西娅娜·杜兰蒂以及美国的戴维·比尔曼。他们认为电子文件的保管与纸质文件相似，也需要经过两个阶段：一是文件生成机构使用文件，并通过一些方法来保护电子文件的真实性与可靠性；二是文件生成者将失去现行价值的文件移交档案馆，由档案馆集中整理、编目和长期保管。

美国、加拿大、英国和北欧等国家原则上赞成这种方案，并已付诸实施。其中影响最大的是美国电子文件档案馆项目(ERA)。这项由美国国家档案与文件管理署(NARA)组织的、经过6年前期基础研究、耗资3亿美元、并将进行为期6年的系统研发的大型项目，旨在“建立一个未来的档案馆”，以“保存联邦政府任何部门产生的任何形式的电子文件并提供利用”③，还将对各州政府电子文件的管理产生全面的示范效应。此外，英国国家档案馆以电子文件从形成机构生成到通过网络接收进馆的全程无缝管理为目标，牵头制定了《基于互联网的无缝连接数字档案在线服务计划》，以促进全国范围电子文件信息的共建共享。澳大利亚、加拿大、西班牙、丹麦、新加坡等国家档案馆也都已开始接收或决定接收政府部门产生的电子文件。可见，以国家档案馆为中心形成电子文件管理和服务网络的集中保管模式，已成为电子文件管理的主流模式。在这种模式中，国家档案馆作为集中永久保管政府文件的专门机构，在电子文件管理链上具有十分重要的地位，在协调全国电子文件管理系统的互联互通方面发挥着核心和枢纽的作用。如何充分发挥我国集中制管理的优势，注重部级档案馆在电子文件管理过程中的核心作用，实现国家电子文件信息资源的集中管理和利用，是值得我们思考的问题。

四、保证电子文件证据价值的关键——管理系统的功能需求

电子文件的管理势必采用以软件为中心的系统管理方法，软件功能是否科学、完善，直接关系到电子文件的真实性、完整性与可用性。近年来的电子文件管理研究项目显示：规范电子文件管理系统的功能需求，将成为保证电子文件证据价值的关键。为此很多国家和地区制定并大力推行电子文件管理系统的功能需求标准。

2006年4月15日国际标准化组织正式的《信息和文献——描述文件管理需求标准指南》(ISO22310:2005)，是应用于开发文件管理需求的任何机构组织的最高层次标准，以满足一致性和互操作性需求。此外，最具典型意义的是欧盟于2001年5月推出的《电子文件管理通用需求》（MoReq，将于2007年推出新版），详细规定了电子文件管理的需求及管理元数据，具有鲜明的通用性、开放性和丰富性，被称作第一部ED/RMS（电子文档／文件管理系统）需求报告。之后，“国际信息和影像管理联合会”(AIIM)在2002年5月启动了“电子文档、电子文件一体化管理系统功能需求”项目，更加全面而透彻地分析了集成系统的功能需求；美国于2002年出台了适用于国防系统或政府机构的《电子文件管理应用软件设计评价需求报告》（DOD5015.2-STD，2007年正在修订）；英国颁布了《电子文件管理系统功能需求》；澳大利亚也于2006年2月了《电子文件管理软件功能规范指南》……这些管理系统功能需求规范在一定范围内得到了有效的应用，在国际上具有广泛的影响。

制定并电子文件管理系统的功能需求规范，是解决电子文件证据作用的关键所在，也是确保各类电子文件管理系统的性能和质量的有效举措。为避免低水平重复研发现象，我国也应当尽快出台我国的电子文件管理系统功能需求规范，尤其是适用于国家机关的系统功能通用需求规范，并通过对电子文件管理系统的质量认证、推介示范产品等措施推动实施，为电子文件管理软件供应商制定规则，为机关文件管理人员、档案管理人员和操作人员提供标准，从而保证文件在生命周期各个阶段的真实性。

五、电子文件管理走向——国际化与标准化

分析电子文件管理几十年来的研究之路，可以发现早期研究项目主要是某一类机构从自身需求出发研究电子文件管理的相关问题，得出的结论或解决之道往往也因研究主体的局限性而不具有普遍意义。近年来，越来越多的国家意识到了这一问题，开始寻求电子文件管理研究的共同框架、统一标准和理论依托，使电子文件管理不断地走向国际化与标准化。

尤为值得关注的是国际标准化组织档案／文件管理分技术委员会(ISOTC46/SC11)的标准化工作，它反映出国际社会在文件管理领域取得的共识，其关于文件管理的系列标准有助于明确电子文件管理的基本概念与原则，为各国各领域制定相关标准规范提供了基础和框架。英国、美国、澳大利亚等国的电子文件管理战略正是基于《信息与文献——文件管理》(IS015489)和《开放档案信息系统参考模型(OAIS)》(ISO14721)而形成的。同时，这些国家的电子文件管理项目都以文件连续体理论、文件全生命周期管理理论等为支撑，并尽可能多地借鉴国际经验，吸纳世界范围内具有广泛影响的研究成果，如InterPARES、MoReq等项目报告，从而使其电子文件管理研究拥有坚实的实践基础和理论依托。

立足于国际标准和基础研究成果的电子文件管理，通过共同框架、统一标准实现文件信息的互联互通，对于实现基于信息共享的公众信息服务有重要意义。美国制定的适用于电子文件的《政府信息资源定位服务系统》(GILS)框架与标准、澳大利亚基于国际元数据标准DublinCore制定的《澳大利亚政府资源定位服务》(AGLS)已经充分证明了这一点。同时，文件与档案信息管理的国际标准也为电子文件管理的质量检验与国际认可提供了最优化评估的准则，是机构电子文件管理是否采用国际先进经验、管理是否高效、服务是否满意的重要标志。公务员之家

六、电子文件管理问题的解决之道——联合协作

随着研究的深入，人们越来越认识到电子文件管理问题不是档案管理人员、文件工作人员需要独自面对的问题，也绝不是某一国家、某一专业领域的人员所能独立解决的问题。联合协作才是电子文件管理问题的解决之道。

世界上许多国家的专家学者都在为解决电子文件管理中的各种问题开展国际合作研究，并致力于形成通用的文件与档案管理国际规范。ISO信息与文献工作技术委员会(ISO/TC46)与ISO的其他技术委员会（如TC42、TC10、TC171、TC176等）及国际研究机构（如国际档案理事会、国际图联、国际文件管理基金会、世界银行档案馆等）都有紧密的联系，以协调相关标准、采纳相关成果。美国国家档案与文件管理署(NARA)也在不断加强与其他联邦政府部门、社会机构以及公司企业的合作，其ERA项目的合作伙伴达20个之多。在欧洲，负责起草MoReq需求报告的康维尔管理咨询公司是一个专门提供信息系统和信息技术管理咨询的公司，它的介入一定程度上突破了档案专业的封闭性，使得报告能够用一种更开放、更客观、与相关技术集成、更容易被市场接纳的方式诠释电子文件管理的需求。

知识经济时代的到来，使文件管理、档案管理成为信息资源管理的组成部分，作为知识管理有机组成的各类信息资源管理在管理理念、管理目标、管理功能、管理过程、管理方法及管理技术等方面都存在许多相似之处，这一切使档案工作者与相关各方结成合作伙伴关系成为可能，也成为必然。这种联合协作不仅意味着其他机构会优先向我们提供研究技术和成果，还意味着我们反过来也能够影响那些机构的研究进度和发展规划，从而建立起更紧密的合作关系，推动电子文件管理研究的进展。

注释：

①［加］露西娅娜·杜兰蒂，［美］肯尼斯·迪波多.InterPARES国际研究项目.山西档案，2002年第3期。

企业文件管理范文篇5

关键词：档案管理；高校；信息化；建设研究

一、绪论

传统的高校档案管理和审核方式都是线下完成的——即档案管理员线下通知相关老师和部门整理、准备好档案信息，将整理好的档案打印出来上交给档案管理员，档案管理员再对档案进行审核。审核结束后，管理员将档案入库保存。这种线下提交和审批的方式已经维持了很久，而且管理员已经习惯于这样的档案管理和审批方式。2020年，由于新冠肺炎疫情的传播，基本上所有的学校都延时开学。一切的活动都转到线上进行，档案的提交和审核作为高校管理工作的一个环节自然也必须通过线上完成。经过一年的尝试和使用，人们越来越感觉到线上将档案管理提交和审核进行数字化后的好处[1]。在信息化的时代下，存储文档要求能够快速、准确地找到，要可以极大地提高业务单元的业务效率[2]。然而，在档案管理的过程中，有许多问题，高校必须面对问题并加以解决。如果这些问题没有及时发现和解决，可能会对高校管理产生非常负面的影响，因此对高校档案管理的研究发展有着非常大的必要性，进而使得各高校适应新时代管理系统的变化趋势[3]。

二、高校档案管理信息化的意义

（一）减轻工作人员工作强度

比较传统的文件收集管理方法，高校要对被管理的文件进行收集和直接存储，需要大量的工作人员，同时工作效率较低，也耗费了大量的时间和精力[4]。如果现代高校采用电子信息记录管理档案的方式，将能够更快地实现数据采集管理，具有自动化、网络化、实时性的优势，实现档案共享的同时降低了管理工作人员的工作强度，有效提高管理工作效率。[5]

（二）保证快速查询

网络信息技术进步发展的时代下，传统的管理方法有效地处理了高校存档文件，加强了监督，访问管理人员在详细查看存档文件的仓库就能直接基于所需的文档，这一方法是困难的。然而，如果使用计算机检索所需的档案，可以找到的信息相对更快和更准确。这有效地降低了管理组的工作强度，使查找更快捷、更方便。文献数字化建设是适应时展的一项新举措，它能够提高档案文献管理的单一化操作，打破文献存储的地域性[6]。通过采用信息化保存的方法，可以有效地提高管理工作效率，不需要大量的人工操作工作，可以让管理人员更快的收集和编辑记录。

（三）便于信息的安全以及保密

对于高校而言，档案文件是一种相对重要的信息资源，直接影响着高校的生存和发展，档案中的信息具有较高的价值。高校档案中的信息一旦损坏，就会给高校带来不可避免的损失，也可能直接影响到高校人员的利益。通过档案文件的信息化手段，可以有效地提高信息的安全性和保密性[7]。与传统的纸质保存相比，它更快、更机密，有效地保证了数据信息的安全。同时，可以通过使用加密等手段有效防止信息泄露和信息被盗，从而保证高校的利益，传统的档案管理方法已不适应信息时代的要求。

三、高校档案管理信息化存在的问题

（一）没有重视档案信息化的管理

对于一些高校来说，由于在学校发展过程中没有建立专业的档案文件信息管理部门来节约成本资源，无法承担档案文件管理信息的发展。即使一些部门监督档案文件管理信息的发展，也只是以形式出现。监督管理人员往往只是一个简单的分类，归档文件的集合不配备档案的知识文档，因此责任不强，从而归档文件的管理部门不规范。信息管理至关重要，如果管理不严谨，高校档案文件可能被大量非法使用。

（二）档案文件管理在信息发展水平上存在一定差距

因为有很多相对传统的高校受这些传统的限制，信息技术不发达，大部分的高校仍然采用手工归档，对如何管理信息不符合市场发展规律没有创新的想法。与一些先进高校相比，这些高校没有一定的技术和能力。说到先进高校，他们认识到档案信息管理的重要性，投资于档案信息领域，把档案信息管理作为高校生存发展的基础。这使得高校可以在社会上获得更多的信息和支持，有效地结合网络技术，不断开发文档资源，进一步加速高校的发展[8]。

（三）档案管理人员存在的问题

1.档案文件管理规定的业务态度缺失。在一个高校的发展过程中，拥有大量档案管理经验是相当不错的，管理档案文件的单位的工作人员也是如此。许多高校的文件存储管理都有一种应对业务流程的态度，并没有及时更新文件归档或者缺乏清理工作，同时也发现工作人员缺乏适当的耐心，这对高校管理业务单位的发展产生了非常大的负面影响。2.档案文件管理重新建立后的存储文件管理。现代高校的档案文件管理，常采用纸质归档文档管理，在涉及许多其他部门临时员工，在校学生的归档文件管理，大部分管理成员没有专业知识。阻碍了档案文件管理事业的发展。当许多档案管理部门的文档管理人员被替换时，文档管理接管工作没有很好地完成，许多文档被丢弃。这对高校来说是巨大的错误。

（四）高校没有采用相应的措施保管好档案

大部分的高校仍然采用手工归档文档管理领域的工作，对如何管理信息不符合市场发展规律没有创新的想法。与一些先进高校相比，这些高校没有一定的技术和能力。相对先进高校，档案文件管理上存在许多欠缺。因此，加强存储业务的管理，同时明确这些文件容易损坏的特殊性质，特别保管。1.档案文件管理业务单位不规范。档案文件的管理是一项复杂的业务，在高校中，没有存储文件的管理规范。另外，档案馆的文件混乱无序，需要花很多时间才能找到，影响了管理的效率。2.业务单位个人资料更新不及时。大多数业务单位不能及时更新档案，或者更新速度慢。随着时代在变化，科技在进步，一切都在变化，这就要求管理档案文件不能停留在一个阶段，而是要跟上时代的进步。3.对企业集团引进先进技术进行文件归档的管理和保护意识不强。随着时代的进步，现有的存档管理方法和设施，已经无法适应时代的发展，但许多业务单位都没有意识到问题的严重性，有必要引进高科技产品，进行全面高效的管理。4.关于法律法规的制定。在我国，当前管理业务单元，开发过程起步相对较晚，因此相关法律法规不是很完整，归档文档管理的内容暂时无法进一步提升，单位负责人有大量的档案文件，无法妥善管理，由于低效率的归档文件管理，混乱的档案文件管理业务多，也存在归档文件的损失。因为没有法律保护，没有办法对其处理。

四、高校档案管理的对策研究

鉴于档案管理工作中存在的诸多问题，需要我们去进行整改、去创新去发现，通过分析原因，结合现状找到合适的解决措施，从而提高高校档案管理的工作效率，促进我们国家各高校档案管理工作现状的提升。

（一）制度建设方面

1.建设规范统一的管理平台。档案管理信息化的实现，首先要建立规范统一的管理平台。明确规定信息采集标准、应用软件标准等内容，确保相关规定不断规范统一，使管理平台能够实现与其他信息系统的集成。确保数据的完整性、真实性和有效性。在社会发展的当下，业务集团为社会做出了巨大的贡献，档案文件的管理在业务单位的发展中，发挥了相对重要的作用。因此，在高校中发展中，存储文档的管理，是建立一个相对严格的存储文档管理系统，在必要的业务单位，按照国家有关法律、法规，归档文件的管理监督高校可以依规处理工作，确保安全的高校档案文件。2.加强电子文件保管及技术。归档文件的管理必须首先改变自己的想法，必须积极认识到电子文档存储的重要性，加强高校本身统一管理系统技术，保证个人信息的安全，归档工作小组应该谨慎对待，注意归档文件的管理。各部门使用的存储文件管理电子系统也必须与存储文件管理系统相一致，实现一体化的存储文件管理系统要有保障，保证准确性和真实性。通过采用规范的制度，可以有效地提高数据库的质量，增强资源共享的力度，从而减少不必要的工作和资源成本。3.云存储。作为高校，电子文档的数量可能会稳步增加，给内存带来压力。在这种情况下，高校可以采用云存储，云存储具有大量的库存和数据存储以及业务访问。通过提供在线存储空间，确保最大安全性，高校也可以降低成本，提高资源利用率。另外，在信息技术飞速发展的今天，互联网的应用已经渗透到各个行业，建立一个业务单位档案管理的信息平台是非常必要的。一种新形式的记录管理方法可以快速发现记录持有者的存储位置，也可以方便地导入，可以减少记录归档人员的工作压力，一边记录管理也可以做一些更细微的工作。4.引进先进的设施，形成管理规则。如果存储文档管理设施被上锁，必然会影响高校的发展，高校也要意识到已经走出了传统时代，应该通过引进先进的设施来管理存储文档。电子档案文件的使用是新时代档案文件管理的必经之路，存储文件管理都应朝着这个方向发展。只有这样，才能加强档案的服务。管理归档文档应逐步加强的过程中合理有效地管理文档，补充自己的管理规则，不能陷入困境。文档管理人力资源消耗高，高效管理文档目前是所有高校的目标，所以管理工作应加强。5.及时更新档案，合理有效地保存档案。因为每一个新的人员波动，都需要对档案文件，收集和归档，这对高校发展将有很大的帮助，也能够快速收集，实现业务单元信息的归档。因为高校需要的信息在任何时间，如为自己增加存档文件的利用率和使用合理的现有记录。各高校单位必须将注意力转向现有档案文件，及时了解有用的信息，这会是一个巨大的帮助，也能更好地发展高校。

（二）人员管理方面

1.加强对高校档案管理人员的培训。高校档案管理单位应定期安排一组管理人员接受相关业务培训，加强他们的专业知识，确保他们认识到工作的重要性，树立正确的业务态度。自改革开放的开始，我国的发展速度迅速，信息需求快速增长，文档管理工作必须跟随时代的发展，不能雇佣非专业人员。最好是在每个部门都认真做好管理，特别是档案管理的单位，应该把管理质量放在第一位。第二，管理监督部门也进行定期专业培训项目的管理保留文件，通过培养党的思想教育项目，在许多方面增加高校整体发展，保证归档文件管理的操作项目。2.业务单位档案文件的管理应符合业务接管的相关规定。管理单位委员会应严格规定档案文件管理业务接管事宜。高校人员因故缺勤的，应当在离开前交接保管文件并在原单位发现问题时进行及时交接。3.做好档案文件管理的保护工作。加强档案组的管理意识，定期检查归档文件的完整情况，发现问题及时进行修复和补充。归档业务似乎是一项非常复杂的业务，但事实并非如此。管理团队必须非常耐心，并且关注这个业务。

五、结论

在档案管理中，目前许多高校都采用信息化平台系统管理档案。紧随现代互联网和信息技术的发展，各高校更加重视教育领域大数据技术的应用，同时努力提高互联网信息数据处理效率，促使现代文件管理更加清晰智能。这些工作既促进了高校的发展，同时解决了文件信息的规范管理。高校的档案管理工作并不是一朝一夕就能完成的，它是一项繁琐、系统的工程，高校档案管理人员不仅要做好传统的档案管理工作，还要结合档案现代化管理需要，充分运用信息化技术等先进手段提高档案科学管理水平，这样才能使高校档案工作不断创新发展，适应现代高校发展的需要。

参考文献

[1]杨青青.陕西省高速公路项目档案信息化管理研究[D].西安:长安大学,2012.

[2]柏海玲.人事档案管理信息化建设策略与实践意义之研究[J].中国管理信息化,2017(9).

[3]杨军.高校人事档案管理策略分析[j].黑龙江档案,2010.

[4]章研.浅谈高校档案管理工还是作中存在的突出问题与解决措施[J].经营管理者,2015(12):350.

[5]周丽娟.高校档案管理工作中存在的突出问题与解决措施[J].中外企业家,2017(06):242.

[6]刘志春.高校档案管理工作中存在的突出问题与解决措施[J].办公室业务,2016(05):104.

[7]孙航.高校档案管理信息化建设的必要性及意义解读[J].才智,2016(7).

企业文件管理范文篇6

关键词：工程项目管理；电子文件；管理；探讨

工程项目是一项系统且精密性较强的工作，在工程项目管理中，科学的电子文件管理，能够有效提升工程项目管理的质量，优化工程项目管理的水平，同时还能够保障工程合同等要素的完整。相比纸质文件，电子文件在管理实践中，因网络安全及存储安全等因素，往往会出现电子文件失窃、篡改等风险。因此，在工程项目管理中，必须着重优化电子文件的管理水平，全面提升电子文件的整体管理质量，确保工程项目管理的效益。

1工程项目管理中电子文件管理的目标及要求分析

工程项目管理中电子文件的管理具有其特殊性，为优化管理水平，提升管理效益，必须全面落实科学的电子文件管理制度，以规范科学的制度来约束管理人员，提升管理意识，树立安全意识，以此来全面提升电子文件的整体管理水平。1.1工程项目电子文件管理的目标。工程项目管理中电子文件的管理是至关重要的，为提升电子文件的整体管理质量，优化电子文件的整体管理水平，在管理实践中，要努力探索适合公司制度和特点的工程项目管理制度，制定科学的电子文件管理方式，以便全面科学地提升电子文件管理的整体效益。同时，在电子文件的管理中，科学的管理目标除制定需要完成的任务及把握管理的方向外，更要充分结合当前工程项目管理中电子文件管理存在的突出问题，充分利用自身的优势资源，制定出未来的管理建设目标，从而为公司打造一个标准化、制度化的电子文件管理体系。实践证明，科学的电子文件管理体系，能够规范工程项目电子文件管理的标准，为电子文件的管理树立标杆，以便实现规模化、标准化的电子文件管理。1.2工程项目电子文件管理的要求。工程项目管理中电子文件管理是相对严谨的工作，为全面优化电子文件管理效益，充分提升电子文件管理质量，应该明确电子文件管理的要求，全面提升电子文件管理的水平。首先，在运用科学的电子文件管理办法，在电子文件的建设方面，应该遵循计划、审核、、归档等程序进行严格管理，利用电子文件的管理办法可以为公司的管理标准起到一定的借鉴作用。其次，总结归纳出电子文件的管理经验。工程项目管理电子文件的管理仍处于空白，在实践的管理过程中，需要充分结合企业的发展形势及自身的特点，也应该积极借鉴国外先进的管理经验，有效提升管理的成效，更要形成制度化的管理办法。最后，在工程项目管理电子文件的管理中，还应该积极学习计算机信息技术，掌握纸质文件管理和电子文件管理的异同，针对性地开展电子文件的管理。

2工程项目管理中电子文件管理的优缺点分析

在工程项目管理中，电子文件管理取代了传统的纸质文件的管理，这不仅能够提升文件管理的效率，同时也能够提升电子文件的整体利用率。但与此同时，电子文件在管理实践中也存在着自身的缺陷，若缺乏对电子文件的安全保护与管理，那么极容易造成电子文件的丢失、失窃以及被篡改。2.1电子文件管理的优势分析。在电子文件的管理实践中，它并不是纸质文件管理的一次升级，而是文件管理中的一次实质性的飞跃和发展。在工程项目管理实践中，电子文件的管理具有独特的优势。2.1.1占用空间小，存储能力大。工程项目在建设与管理中，会产生大量的数据资料，传统的纸质文件管理，需要占用专门的空间，还需要专门人才的管理与维护，以避免纸质文件的丢失、发潮、发霉等，这不仅会造成空间资源的浪费，也会造成人力资源的浪费。较之于纸质文件，电子文件的管理具有独特的优势。电子文件是以磁带、光盘、数据等为载体的，它所占用的存储空间非常有限，特别是在电子存储不断扩容的今天，电子文件的存储更加便捷。2.1.2快速化检索，利用效率高。在工程项目的建设与管理中，传统的纸质文件以纸质的形式存在，在人们利用文件的过程中，需要耗费大量的时间来进行文件的搜索，同时还需要现场搜索和利用。但电子文件出现后，人们在利用电子文件的过程中，可以通过系统内部的平台来快速检索所需要的文件，同时人们也无需亲临现场，借助于PC端和移动客户端，都可以实现文件的检索和利用，这本身能够提升文件的整体利用率。与此同时，在电子文件的归档管理中，借助于系统平台的分类功能，可以快速化对电子文件进行分类管理，这同样便于后期人们的检索利用。2.1.3展示方式多，传播效果强。在工程项目管理中，传统的纸质文件管理，其展示和传播都大打折扣。特别是一些影像类的资料，人们在使用时，还需要借助于专门化的影像设备，才能予以播放和呈现。但电子文件的管理则无需如此复杂，相比纸质文件，电子文件的展现方式是丰富多彩的，既可以展示文字类的信息，也可以展示音频、视频、动画、数据等综合性的信息。这种丰富的展现方式，极大程度地提升了电子文件的传播效果。2.2电子文件管理的缺陷分析。工程项目是系统且复杂的，这决定了它的文件类型、文件数量、文件内容等也是繁杂的。电子文件管理虽然占用存储空间小，但也具备一定的缺陷。一方面，电子文件的来源较为复杂。传统的纸质文件可以落实到工程项目的某个部门，以部门为纸质文件的呈送单元。但电子文件却更加细化，工程项目各个部门、各个人员都会产生大量的电子信息，这使得电子文件的来源特别繁杂。另一方面，电子文件的信息容易损毁，且容易被篡改。在电子文件的管理中，因管理人员的信息意识淡薄、网络安全漏洞等问题，经常容易造成电子文件的损毁或失窃。

3工程项目管理中电子文件管理的策略

工程项目管理中电子文件的管理需要遵循科学的要求，需要树立科学的目标，同时也需要分析电子文件管理的优缺点，以此来优化管理方式，全面提升管理效益。为全面提升电子文件的管理水平，应该运用科学的策略，从鉴定、归档、管理等多方面入手。3.1电子文件的鉴定。在工程项目管理中电子文件的类型及内容是多样化的，为从基础上提升电子文件管理的水平，应该做好电子文件的鉴定。一方面，电子文件的管理人员需要对电子文件做好严格的审核与检查，以确保文件管理前的完整性和精准性，避免后期电子文件管理中的诸多问题。同时，对于电子文件的审核与检查，并不是随便委托行政人员就可以，一定要具备工程技术资质的专业人员。通过他们的专业检查，能够及时发现电子文件中存在的问题，能够在电子文件归档与存储前，就解决其中存在的格式问题、内容完整与否等问题。另一方面，在电子文件的管理过程中，信息技术人员的作用也不容忽视。信息技术人员是电子文件的技术“把关人”，他们能够精准判断电子文件的格式是否与系统内要求的格式保持一致，这直接关系着后期电子文件的归档、分类及检索。在实践过程中，因电子文件格式错误，造成电子文件无法被读取，无法被检索，直接影响着电子文件的利用效益。因此，信息技术人员应该确保工程项目电子文件的可存取性、可处理性和可操作性。3.2电子文件的归档。在工程项目电子文件的管理过程中，电子文件的利用基础在于它是否得到了有效的归档和分类。因此，在审查结束后，工程项目电子文件将进入存储阶段。管理人员需要对存储的电子文件进行归档处理，以提升它的检索能力，便于利用者快捷检索和利用。一方面，在工程项目管理部门应该建立局域网，这便于电子文件在项目各个部门之间的传输。同时，规定各个部门的使用权限，这样能够针对性地提升电子文件的利用面。另一方面，工程项目各个部门在利用电子文件或者传送电子文件时，必须树立科学的归档与保存意识，遵循各自的使用权限，在使用过程中，要做好修改备注，要做好保存。此外，为提升电子文件管理的安全性，工程项目人员在使用电子文件时，要采用局域网，禁止外网访问行为。3.3电子文件的管理。工程项目电子文件的管理是一项严谨精密的工作，虽然电子文件具有独特的优势，但仍然不能舍弃纸质文件管理。电子文件的归档及检索使用应该区别于项目部门经常使用的网络系统，而应该单独运用新的局部系统，避免外网访问行为。电子文件归档系统，指利用再生系统与并行系统相结合的方法对电子文件进行归类整理。此外，在电子文件的管理中，还应该做好时间备注，优化电子文件的检索系统，为每一份电子文件录入关键词。同时，关键词要能够精准反馈电子文件的类型及内容，这样能够提升电子文件的利用效率，便于电子文件的检索。

4结语

工程项目管理中电子文件管理是非常严谨的工作，在电子文件的管理实践中，应该结合电子文件管理的要求及目标，理清电子文件管理的优势及劣势，同时采用科学的管理方式，有效提升电子文件的管理效益，全面优化电子文件的管理质量。

参考文献

[1]潘磊，董萌然，工程项目管理中电子文件管理的探讨[J]，消费导刊，2017（11）.

企业文件管理范文篇7

关键词：高校；电子文件；归档；范围

电子文件归档是电子文件管理的重要环节，这一环节为电子文件管理提供了支撑，也为电子文件后续工作提供了基础，是防止国家和高校电子资源流失的重要举措，是保障高校记忆延续的重要途径。在高校电子文件归档工作中，归档范围是否明确、可行，直接影响电子文件管理其他各项工作。新修订的《档案法》首次将档案归档范围纳入法规层面，体现了国家对档案管理中文件归档问题的重视程度，这一立法内容也将对高校电子文件管理产生重要的影响。除了《档案法》外，其他法律规范的要求对高校电子文件归档范围的制定也产生重要的指引作用，以下详细分析。

一、制定高校电子文件归档范围的依据

在电子文件归档工作中，哪些电子文件需要归档，哪些不需要归档，作为机构来说是要进行明确规定的。在电子文件归档范围的确定问题上，大多数机构都以传统环境下形成的归档范围作为基础，结合文件产生环境的变化来确定电子文件归档范围。从目前来看，高校电子文件归档范围的制定在很大程度上受到国家有关法规的指引。《档案法》为高校电子文件归档范围的制定提供了重要的依据。新修订《档案法》第十三条规定，直接形成的对国家和社会具有保存价值的下列材料，应当纳入归档范围，并且详细罗列了归档范围。从《档案法》的相关内容来看，把反映组织沿革和职能活动、维护企事业单位的权益、反映基层群众性自治组织和活动情况的档案纳入归档范围[1]。《档案法》所增设的这个条款是在1987年《档案法》的基础上，结合实践发展的需要而作出的调整，也反映了实践对此问题的高度关注。《档案法》作为我国档案事业规范的基础，必然会对档案工作产生指引、调节、协调等作用，也会给高校电子文件归档范围的制定提供更多的参考。与《档案法》的施行同步，其他相关的档案管理规范也应进行修订，这种情况也会出现在高校电子文件管理规范的修订中。除了《档案法》之外，教育部于2002年的《高等学校档案管理办法》中规定，高等学校可以根据学校实际情况确定归档范围。归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式[2]。该办法赋予高校制定电子文件归档范围的权限，具体如何执行，在实践中还需要更多、更具体的参考和指导。从目前来看，国家档案局颁布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号）第3条提到机关文件材料归档范围，为电子文件归档范围的制定提供更多的依据。如其中规定：“反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料……”[3]国家档案局8号令明确了文书类档案的归档范围，为高校文书类电子文件归档范围的制定提供了依据。国家档案局13号令《机关档案管理规定》第二十七条至第三十条中的相关内容也对归档范围进行了明确。在高校电子文件归档范围的制定中，目前可直接参考的是《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016），其中有关电子文件归档范围的内容较为明确，如其中规定“反映单位职能活动、具有查考和保存价值的各门类电子文件及其元数据应收集、归档；文书类电子文件归档范围按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》……”[4]从所引内容来看，《电子文件归档与电子档案管理规范》对目前社会存在的电子文件的各种类型都进行了一定程度的规范，对于高校电子文件归档范围的制定具有积极价值，但是《电子文件归档与电子档案管理规范》也保留了与传统载体浓重的联系，许多规定都直接参考和引用纸质环境下形成的规范。《企业电子文件归档和电子档案管理指南》中的有关规定值得借鉴，如：“电子文件归档范围应包括各业务活动中形成的各种结构化和非结构化数据及以独立文档形式存在的具有保存价值的信息记录，其来源包括来自办公自动化系统、支持本企业产品和业务的业务系统、财务和会计管理信息系统、人力资源管理信息系统及本企业其他职能活动业务系统，或从外部接收的。企业有些业务系统有可能是通过租用或以云计算服务的形式存在，所形成的电子文件不一定存于本企业的服务器中，其产生的电子文件也应纳入本企业归档范围。”[5]所引内容充分考虑了电子文件来源的不同，如来源于机构内部办公自动化系统、业务系统、财务系统等文件，具有鲜明的行业要求；对来源于机构外部的电子文件，该指南也有充分考虑，如云存储形式的电子文件，在进行归档范围的制定时更应给予关注。这是高校电子文件管理所面临的新业态，具体到电子文件归档范围的制定上，也要充分考虑这些新业态的发展趋势和管理的要求，从而能够更加充分地制定出科学的归档范围。除上述相关法律法规外，目前许多省份结合实际需要、区域电子文件管理的特点制定了适合自身情况的电子文件归档范围，如《天津市电子公文归档管理办法》就是其中较有特点的，其中第十三条规定：“各类电子公文的归档范围和保管期限按国家关于纸质文件归档有关规定执行，电子公文的归档内容包括：符合规范的电子公文版式文件，原格式电子公文定稿（签发文）、附件、法律法规和规划及工作报告等重要文件的历次修改稿、文件在办理过程中的留痕信息及文件处理单均需转换成版式文件。”[6]从所引内容来看，区域电子文件归档范围，较国家层面的规范来说，更加侧重于微观层面和操作层面，也更符合实际需要。

二、制定电子文件元数据归档范围的依据

在电子文件环境下，电子文件的归档是全要素的归档，元数据的归档也是必不可少的内容。从目前来看，国家层面的标准规范也多强调此类数据的归档问题。高校电子文件归档范围的制定也要充分考虑元数据。在高校电子文件元数据归档范围的制定过程中，可以参考《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016），其中以列举的方式规定了电子文件元数据归档的主要内容，如其中规定，应归档电子文件元数据应与电子文件一并收集、归档。具体内容限于篇幅的限制，不再赘录。从《电子文件归档与电子档案管理规范》有关元数据的规定来看，对于元数据的内容要求与实体环境下形成的相关经验相对应，提出了一些可供参考的元数据项目。当然，高校电子文件元数据归档还有其自身的特点，需要在实践中不断摸索。在探索时，要注意不同格式类型电子文件对元数据的需求，诚如研究者所论：“电子文件应归档的元数据项是归档范围中不可缺少的一个重要内容。针对不同类型的电子文件，所需要采集的元数据项是不同的，如文本格式、图像格式、声像格式和图纸、多媒体等各类专业格式。”[7]尤其是随着大范围出现的网页电子文件的扩展、各种基建设计中出现的3D、BIM文件，也为高校电子文件归档工作中元数据的收集提出了更好的要求。

三、高校电子文件归档范围制定的思考

上述所列电子文件归档范围仅是众多的电子文件管理中的部分内容，在实践中由于机构业务活动的不同、组织结构的不同、电子文件产生的流程及所属行业规范约束的不同，有关电子文件归档范围也存在着众多的差异。从目前来看，国内一些研究者已经开始关注如何从宏观的角度为电子文件归档范围的确定提供更多的指导和启示，以便不同的机构在制定电子文件归档范围时能有一定的理论支持和框架。这些内容对于高校电子文件归档范围的制定来说，同样具有积极的价值。概括来说，电子文件归档范围需要考虑如下基本要素。1.电子文件管理系统中有关稿本的问题。“电子文件的草稿记录了文件的自然形成过程以及最原始的流转、修改流程等信息，因此保留电子文件草稿也应纳入电子文件归档的范围内。”[8]“对需要保存草稿或历次修改稿的电子文件，应当用版本保护措施和版本留迹技术，将重要的草稿、定稿一并归档。”[9]从上述所引的内容看，对于机构电子文件归档范围的制定来说，考虑稿本问题也不能盲目扩大范围，应该集中于电子文件中有重大价值的文件，如果盲目扩大范围，必然会增加电子文件管理的压力，使得机构电子文件管理陷入复杂的管理局面。2.电子文件产生的流程。电子文件产生流程的不同，也会导致电子文件归档方式的巨大差异。“识别文件流程伊始，必须跳出IT系统本身，先分析工作流程，包括相关的规章和业务需求，以确定究竟哪些证据需要保存。由于文件与业务流程直接关联，识别文件要借助标准的业务流程分析技术和工具，比如活动图表、流程分解和流程图。”[10]在这样的情况下，为高效完成电子文件归档工作，“就不能简单将传统纸质档案的归档流程照搬到电子文件归档中，必须从电子文件产生的业务系统开始……使电子档案能够像传统纸质档案一样，起到其凭证价值的作用，具备同等的法律效力”[11]。3.合理考虑电子文件归档与OA系统的关系。从目前来看，在电子文件归档范围的制定过程中，很少考虑与OA系统的衔接问题。许多高校基于已有的文件管理实践，将电子文件保存在OA系统中，这是较为普遍的做法。由于OA系统在规划、设计时并没有充分考虑电子档案保管的需求，尤其是满足电子文件管理“四性”检测的需要，对于电子文件元数据的捕获、链接、处置等方面，也缺乏系统的规划，因此在电子文件归档范围的制定过程中，遵循大电子文件观，从OA系统设计出发，把电子文件归档的各要素有机融合在文档一体化的规划中，并明确相关的管理要求、元数据方案等，是电子文件归档范围制定过程中需要充分考虑的内容。随着新《档案法》的施行，《档案法》中有关归档范围及档案信息化建设方面的规定，如对电子档案“来源可靠、程序规范、要素合规”的要求，对高校电子文件归档范围的制定提出了新的挑战。高校档案管理部门应该立足电子文件的基本特性、高校档案工作的特点、高校档案归档范围的具体内容及电子文件归档的基本要求，认真分析和研究适合本机构的电子文件归档范围，这样才能真正适应国家档案事业发展的趋势，才能更好地开展高校电子文件管理工作。

参考文献

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[2]高等学校档案管理办法.[EB/OL].[2021-11-27].

[3]机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定.[EB/OL].[2021-11-25].

[4]电子文件归档与电子档案管理规范（GB/T18894-2016[EB/OL].[2021-11-27].

[5]企业电子文件归档和电子档案管理指南[EB/OL].[2021-11-28].

[6]天津市电子公文归档管理办法.[EB/OL].[2021-11-27].

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[8]史爱丽.OA系统中电子文件归档问题分析及对策[J].办公室业务，2013（2）：114.

[9]冯惠玲，刘越男.电子文件管理教程[M].2版.北京：中国人民大学出版社，2017：138.

[10]王英，蔡盈芳.电子文件管理[M].北京：清华大学出版社，2016：48.

企业文件管理范文篇8

1.质量问题：主要包括文件的规范性、有效性、完整性、正确性，如文件编码有误，缺少公章，文件不清晰、装订不规范、缺页，竣工资料中人员签字不完善，资料内容不完整、不真实等等一系列问题；

2.时间问题：不能够按时提交，不能够随设备一起提交，影响工程现场开箱验收、安装、调试使用；

3.整改问题：主要是竣工文件的整改流程过长，涉及工程建设各方审查，接口多，审查、验收环节冗长繁复且无统一验收标准、规范，致使竣工资料整改反复，整改遥遥无期，影响工程建设使用，浪费资源。

二、设备竣工文件问题原因分析

造成设备竣工文件失控的主要原因有以下几点：

1.设备竣工文件管理标准不统一、不规范，工程设备竣工文件涉及的管理方有建设单位、总承包单位、供应商、分包商，每一管理方有各自的管理规范、程序，却不尽相同、一致；

2.建设单位、总承包单位竣工文件档案意识淡薄，在工程建设过程中存在重建设，轻档案的现象；

3.建设单位/总包单位在与供应商签订设备供货合同时对竣工资料的整编责任、内容、深度规定不明确，不具体，不细化；

4.管理机制不健全，没有专门针对竣工文件编制、移交归档的规章制度及管理办法或没有执行落实，职责不清，管理上存在漏洞

5.各单位对竣工文件重视程度不够，缺乏有效控制竣工文件质量的具体措施和管理体制

6.制造厂/供应商竣工管理人员缺乏，人手不够，经常更换、抽调管理人员流动性大，交接人员交接不清，管理人员责任心不强，质量意识不够，疏忽大意，不能够严格执行标准、规范，同时竣工资料管理人员中多数未参加过正规培训，管理意思薄弱，把关不严。

7.竣工资料多方审查、验收，造成竣工资料整改频繁，遥遥无期。

三、设备竣工文件采购管理的几点措施

工程设备竣工文件管理应从以下几个方面入手，加强控制，规范管理：

1.建立健全设备竣工资料管理制度，统一工程建设各方的竣工文件管理程序，达成一致，且符合工程竣工文件国家标准、规范要求，同时在竣工文件的制作、检查、验收、归档环节进行规范、统一，为竣工文件管理创建统一的管理要求；

2.重视竣工文件知识宣传教育，在工程项目开工时，各管理单位就应高度重视和加强竣工资料档案法规及企业基本知识的宣传和教育，有计划，有措施，分期分批对工程管理人员，监理人员、工厂制造人员开展竣工档案资料业务知识培训，详细介绍竣工资料标准规定，将竣工文件管理规范、标准、要求贯彻到基层人员，使得每一位管理人员清楚熟悉掌握竣工文件管理要求，做到每个管理者心中有规范，统一的规范，同时应形成一定的考核、奖惩机制来调动竣工管理人员的积极性，使得每位文件管理人员能够严格执行标准要求，杜绝施工过程中出现不规范的原始资料和文件，确保工程文件准确、规范。

3.竣工文件管理程序是竣工文件管理的统一要求、标准规范，是竣工文件管理人员执行的竣工文件管理工作的依据，其编制应全面考虑工程建设特点并且符合国家标准、规范，做好程序的完整性、准确性、适用性，避免因程序编制不完善，适用性差、不符合国家标准、规范等自身因素频繁升版，为竣工文件管理带来一定的难度；

4.简化竣工文件验收环节，必要时统一验收(建设单位、总承包单位、监理单位视情形而定)避免多环节、多接口，无统一标准、要求验收，造成竣工文件无限制整改、无限期的整改。

5.各工程管理方在制定各自的工程进度计划时，应将竣工文件的编制提交作为重要节点来进行控制，同时应提前做好收集工作，尽量做到工程设备制造一部分，做好一部分竣工文件，严格按照程序要求执行及时收集、整理制造竣工文件，避免因时间过长资料丢失等原因造成竣工文件整理困难，从而导致竣工文件随意性及不真实性。

6.推动竣工文件电子化，减少文件印刷、审查过程，提高文件传递效率，电子文件的快捷性与便携性有利于提高文件的使用率和及时性。

四、结束语

企业文件管理范文篇9

企业现行文件和档案管理应用计算机技术的历程，不仅记录着企业现行文件和档案规范化、系统化管理的轨迹，而且反映着企业经营管理和产品开发信息化的进程。根据计算机技术在企业现行文件和档案管理中应用的环节、功能及运作的不同，可以把其划分为以下三大阶段：

一、现行文件和档案管理分别应用计算机技术阶段

现行文件应用计算机技术源于企业管理信息系统（MIS的建立，什么是MIS，解释不一。虽然各自的文字表述不尽相同，但有两点内涵是共同的，即其一，管理信息系统的建立是依托于企业管理职能系统，并为之服务。它一般都先从会计核算电算化开始，应用商品化的会计软件管理帐务、应收和应付帐款及固定资产核算。在会计核算电算化的基础上完成财务管理电算化，运用计算机辅助完成财务分析和编制财务计划。随后，把计算机技术扩展到采购、销售、库存及人事管理。运用计算机实现财务管理及这些管理在数据上的一体化处理，极大地提高了企业管理的效率。最后，再把计算机技术运用于生产管理，实现生产计划编制和生产指挥调度的计算机化①；其二，管理信息系统的职能主要是对正在形成的现行信息进行收集、加工及处理。

现行文件应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。

档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。

总之，在计算机技术应用于企业管理之初，现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作。

二、现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段

由于现行文件和档案管理是具有承继联系的密不可分的两个阶段，所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来影响，而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况。因此，为了实现现行文件和档案管理不同阶段文献信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的研究，开发文档管理一体化系统软件。目前，一些企业已经自行开发或购买了文档管理一体化系统软件，进行现行文件和档案管理的综合化管理。

第二阶段不同于第一阶段的特点和难点在于，现行文件和档案自动化管理子系统之间的接口。现在各企业应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同。

不管企业应用的现行文件和档案计算机管理系统软件的结构与功能有怎样的差异，但它们基本上都是遵循现行文件和档案手工管理的程序和方法。计算机技术的应用仅是使原有手工管理更加规范化、系统化及效率化，并未对现行文件和档案管理基本理论产生根本影响。

三、电子文件阶段

电子文件这一概念的出现是近10年的事。1996年12月，国家科委在北京召开了全国CAD应用工程工作会议，会上宋健主任指示：这件工作要请国家技术监督局和国家档案局参加。国家档案局很重视电子文件的管理问题。1996年9月成立了“电子文件管理、归档研究领导小组”。②1998年1月9日，王刚同志在全国档案局长馆长会议的讲话上也指出：要在1997年研究制订的《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》试行稿国家标准的基础上，在35个企事业单位进行试点，为实现我国电子文件管理规范化和现代化探索办法和积累经验。③1998年8月11日－13日，国家档案局档案科学技术研究所召开了电子文件管理研究专家研讨会。该会的中心议题是对《电子文件归档及电子档案管理概论》和《办公自动化电子文件归档及电子档案管理方法》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》两个标准的征求意见稿进行修改、补充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程设计研究院中国兵器工业第五设计研究院召开了CAD电子文件应用光盘存储技术宣讲演示会。⑤1998年8月23日，国家档案局科学技术研究所和外事办又联合承办了“电子文件归档管理国际学术研讨会”。可见，有关电子文件及其管理问题的研究与应用正在紧锣密鼓地进行。

关于什么是电子文件，美国联邦管理法规对其解释为“电子文件包括数字的、图形的及文本的信息。它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的定义。”⑥国际档案理事会电子文件委员会的定义为“电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输或处理的文件。⑦我国《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》GB／T17678－1999把电子文件解释为能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。为了全面、准确地把握电子文件的概念，不妨从与其最临近的概念——机读文件入手。

机读文件仅指计算机识别的文件最早产生于本世纪40－50年代。这一概念经过近半个世纪的发展演变，至90年代逐渐被电子文件所代之。从机读文件到电子文件不仅仅是概念叫法的变化，而是标志着计算机技术应用于文件管理的不同发展阶段。弄清这两个阶段的差异，有助于深入认识电子文件的形成和管理特点。两者的主要区别在于以下四方面：

其一，生成环境。机读文件中的关键词是“机读”，即“能够由计算机输入装置读出的”文件。⑧所谓“读”包括两层含义：第一，通常指信息从一个存储区读到另一个存储区；第二，从某一形式的记录媒体，如磁带读出信息。⑨可见，复制和识别是机读文件的主要特点。在这一阶段，计算机读出的文件不是由计算机制成的，它源于纸质文件的输入。与机读文件不同，电子文件则包括在计算机上直接生成的文件。它是企业管理和科技开发信息化的产物，是研究和应用CIMS的必然结果。

其二，管理模式。机读文件的管理模式是模拟现行文件和档案手工管理的程序与方法，因此对原有现行文件和档案管理体系的影响是非本质性的。而电子文件的管理模式不是建立在独立的现行文件和档案的管理体系基础上，它是建立在管理手段与现代信息技术的高度结合的基础上。它要按照现代企业管理、科技开发及生产的要求重组管理体系，根据电子文件形成和作用的特点划分管理程序与方法。其三，存在形式。机读文件的存在形式一般为磁带、磁盘及光盘等有形介质。而电子文件的存在形式则不仅包括有形介质，还可以是网络上传递的代码序列。

其四，管理者的构成。在机读文件阶段，纸质文件管理者是文献信息管理者构成的主体，而且文献信息管理者是独立的群体。而在电子文件阶段，电子文件信息管理、开发人员和载体维护人员将是文献信息管理者的构成主体，但文献信息管理者将不再是独立的群体，文献信息管理者已不能独立承担起文献信息管理职能。文献信息管理系统功能的发挥将取决于文献信息管理者、企业管理及技术开发人员的有机结合和共同努力。

企业文件管理范文篇10

1、被纳入企业知识管理范畴

在经济发展的当今阶段，自然资源的优势已不再成为经济增长的关键，知识资源因能促使有限的资源得到更加合理和充分的利用，重要作用日益凸显，企业由信息管理向知识管理进行突破。知识管理就是帮助员工对拥有的知识进行反思，调整和发展企业内部结构，提高员工进行知识交流的技巧，增加获得知识的来源，最终促进知识交流并产生最大的效益。电子文件作为企业重要的信息数据，是企业进行知识管理的重要内容。如何组织开发利用好这种特殊的资源，成为企业发展的现实需要。

2、电子数据管理不够规范

档案、资料和数据是企业知识管理的重要组成部分，体量、载体、介质的多样化为档案收集带来了新的课题。国家《电子文件管理暂行办法》、《国家电子文件管理工作规划（2011—2015）》和《关于组织开展电子政务内网“业务信息和电子文件交换系统”试点示范工作的通知》，对我市电子文件管理的原则、内容和任务要求进行了进一步明确和部署。但是电子档案的科学化、规范化、安全化仍然较低，成为传统档案管理中的难点对象，重视纸质档案实体、忽视电子档案管理的现象较为普遍，企业信息系统中的重要信息和数据，缺少可借鉴的档案管理规范和标准，元数据不够统一，管控效率较低。

二、当前企业信息化环境下电子档案管理工作现状分析

由于电子文件对计算机设备的依赖性、内容与结构和存储载体的可分离性、电子文件自身的不稳定性以及认识不足，使目前信息化环境下的电子文件归档收集工作尚显薄弱。

1、信息壁垒加大电子档案收集难度

随着信息技术的高速发展，企业步入信息资源管理时代，各业务领域普遍开发应用了信息系统。由于各系统的开发环境不同，各专业之间、部门之间存在着信息壁垒，加之档案人员与业务人员沟通渠道有限，档案人员很难及时进行收集和归档指导，使企业电子信息很难实现有效聚合和共享，文件、数据的利用率较低。

2、管理粗放加大电子档案规范管理难度

目前，企业各级人员普遍未充分认识电子文件的意义、功用和重要性，未对电子文件进行收集、整理、鉴定和归档；有的未采取安全防范措施，电子文件易被非法访问、非法修改和损害；有的电子文件处于自生自灭状态；有的只用计算机起草和打印文件，打印出纸质文件后，作为草稿性的电子文件很多未被保存，或因存储载体用于存储其他信息而被删除；有的对电子文件不分价值进行全部保存；有的仅保存在硬盘里，电子文件数量庞大，增加了管理和使用的时间和精力，需要对电子文件进行收集、管理和归档等相关控制。

3、电子设备的更迭对档案征集提出考验

科技的进步使计算机系统加快升级更新，老版本的电子文件无法在新的软硬件环境中直接使用，不仅增加了电子文件有效利用的难度，也给电子档案的收集管理带来了极大的考验。

三、电子档案管理收集模式构建策略

“泛在知识环境”下的电子档案管理模式，应按照全程管理、规范管理和安全保密、便于利用为建设原则，采取电子文件前端控制、全程管理等方法，加强通用业务电子文件和专业工作电子文件的管控，厘清现行文件和非现行文件之间的管理要求，形成文件生成、办理、交换、归档、保存等各个环节的规范管理，构建高标准、高质量、高效率的电子文件管理体系和工作机制。

1、建立健全管理体系，提供坚强的组织保障

企业应高度重视电子文件管理工作，明确各职能部门的管理职责和归档任务。办公室负责电子文件的归档管理，科技信息管理部门负责系统运行维护，各个业务部门负责具体实施。根据各业务信息系统电子文件的运行流向和档案管理需求，建立以文件形成部门为核心的业务系统、以档案管理部门为重点的电子文件管理系统的电子档案保管利用系统，形成电子文件管理层、维护层和业务层共同协作的工作格局。

2、加强前端控制，提升电子档案管理质量

随着现代企业的科学管理程度不断加深，传统意义上“被动接收”和“看堆守摊”文件管理和档案管理观念已经成为提升档案工作效率和效果的桎梏。为确保电子文件真实可靠、完整安全，企业应确定电子文件管控范围，划定通用业务、专业工作和其他需要管控的电子文件。通用业务文件包含协同办公系统运转的电子公文等内容，专业工作文件包含电子商务、ERP等业务信息系统上形成的表单和数据等内容。档案人员应通过调研、分析等手段，加强与业务人员的沟通，划定档案收集的文件范围、元数据和背景信息、文件分类等内容，将档案管理提前延伸到文件的形成阶段并建立档案信息系统与业务信息系统的对接，实现对关键电子文件的直接管控。

3、创新管理手段，提升电子文件归档质量

企业应创新管控手段，对电子文件归档管理中全面实施标准化管理。一是对电子文件实行全方位、全过程、全覆盖，把本单位所有应归档的电子文件全部纳入企业管控和档案管理范畴，构建“统一策划、统一管控、统一标准、统一技术、统一平台”的工作局面。二是创新管理手段，充分利用融合职责、制度、标准、流程、绩效等管理要素于一体的“五位一体”协同管理平台，一方面优化交接、归档、保管、销毁、验收、评估等档案业务流程和归档标准、档案整理标准和重要档案管理表单，在“五位一体”协同管理平台中与相关部门的工作岗位进行匹配，规范文件形成部门管理行为；另一方面，应以工程项目档案管理为重点，梳理工程建设节点的重要表单，在“五位一体”协同管理平台中的各个基建业务流程中进行匹配，使工程管理人员清晰掌握档案管理的技术标准、管理标准和工作标准，使档案管理的要求与基建业务工作实现了有机融合，不仅可以提升归档效率，还能保障归档文件的质量。

4、完善制度保障机制的建设

为优化和规范管理计算机环境中产生的文件和档案资源，企业应该一方面认真落实《纸质档案数字化技术规范》、《电子文件归档与管理规范》、《文书电子文件元数据方案》等规章制度和管理标准；另一方面根据企业业务工作特点，制定出台本单位的电子文件管理规定、档案工作管理办法、档案工作考核评分标准、公文处理办法、公文考评规则等一系列内部规章制度，形成电子文件的收集归档的常态化机制。此外，企业还应将电子文件管理纳入对职能部门、基层单位主要负责人年度业绩考核指标，对各单位公文管理、档案管理和知识管理情况通过进行过程控制。同时，应采取工作情况通报、互查评比、年度专业工作讲评、评先评优等多种形式进行监督和考核，从而起到制度约束和监督管控的作用，形成规范电子档案收集和归档的氛围。