企业档案管理质量体系研究

摘要：本文围绕企业档案管理标准、管理规范的现状及问题进行调查、分析、研究，以期找到提高企业档案管理水平及利用效率效果的方式方法，并使档案的价值得到充分的发挥。

关键词：企业档案；质量体系；管理标准

近年来，企业档案越来越受到企业各层管理者的重视，管理好企业档案对提高企业的服务效率、经济效益、竞争力、社会地位等大有益处。在企业档案实际工作中，存在很多问题，企业档案工作开展难度大、进展缓慢、效率低下。针对这些问题，笔者认为，企业档案管理应遵守一定的质量标准，并纳入企业管理的整体标准体系中，与其他标准体系相互协调配合，共同为企业服务。

1企业档案管理标准、规范的现状及问题

1.1企业档案管理标准、规范现状。企业档案管理的行业规范有《工业企业档案分类试行规则》《企业档案管理规定》《企业档案工作规范》《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》等。《工业企业档案分类试行规则》（国档发〔1991〕20号）是国家档案局1991年的规范性文件，并于2011年1月28日经国家档案局局务会议审议，属于继续有效的规范性文件。此规则的为深化企业档案业务管理，提高现代化科学管理水平，促进企业档案工作的整体建设，更好地服务于企业生产、经营管理和技术进步。2002年9月，《企业档案管理规定》由国家档案局、国家经委、国家计委联合颁布实施，该规定是根据国务院关于加强企业管理和改善档案工作的要求，为进一步加强企业档案工作，更好地为企业提高经济效益服务制定的。《企业档案管理规定》的制定，在规范企业档案工作，为企业领导、档案部门和档案人员提供指导，保证企业档案工作正常、有序、规范开展的同时，为档案行政管理部门提供业务指导依据，也符合国家标准化建设提出的将企业建设成为标准化的主体的要求。2009年11月，国家档案局《企业档案工作规范》，《企业档案工作规范》对企业档案的管理原则、管理人员及组织、管理的制度要求作了具体规定，给出了企业档案业务工作、档案信息化建设、档案工作设施设备配置等方面的方法与技术指南。随着企业档案管理的自主性增强，企业形式的多样化发展以及整个社会信息化的快速发展，为根据企业情况及时调整档案工作规范，2013年2月，国家档案局第10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》施行。对企业文件材料，特别是管理类文件材料的归档范围和保管期限作出了明确规定，具有很强的指导性和可操作性，为企业提高档案管理水平提供了标准。1.2企业档案管理标准、规范的问题分析。目前，各企业虽然部分或全部根据以上标准、规范进行档案管理，但仍存在一些问题，问题包括以下几点：1.2.1缺乏按标准、规范进行管理的意识。因对档案的重视不够，档案按标准、规范管理的意识不强、档案质量管理意识不够完善，档案管理人员能力欠缺，思想受到局限，使档案质量管理流于形式，不能起到改进档案质量的作用。1.2.2强制性差，任意性强。部分标准和规范性文件中采用的是推荐性标准，强制性差，任意性强。如《企业档案管理规定》十九条：“直接责任者，依法进行处理”，没有明确的处理细则，应有的惩罚措施不明确，在执行时，该规定的执行力度就被弱化或者被采取随意的态度进行处理，增加了主观性和可操作的空间。应在档案质量管理的关键环节，增加强制性规定，如规定“任何人不得拒绝归档”等。标准、规范的任意性规定会使条款无所适从，降低了条款的可执行性。1.2.3更新慢，动态性差。当前经济环境、信息更新迅速、瞬息万变，随着企业的发展，机构、职能发展，企业档案收集的内容、范围都在不断地深化、扩展。构成企业管理资源的人力、财力资源、物质资源等的档案信息在企业内部相关机构中产生，而标准和规范的制定有一定周期，等其完善出台可能已经产生了新的档案类别和档案内容，与档案标准与规范不一致。且档案标准、规范性文件更新慢，不能很好地满足企业日新月异的变化需求，导致遵从性差。

2企业档案管理质量体系建设的必要性和意义

企业档案质量体系是以档案管理的质量为中心、以满足利用群体的需求为目的，综合利用各种质量控制方法，持续提高、改进档案信息来源质量、管理质量、服务质量的系统。将档案质量体系作为一个系统，系统目标的实现取决于每个环节职能的完成情况和各环节之间的协调配合。因此，必须对企业档案全过程进行计划、组织、协调，控制档案实体质量与档案工作各环节质量的关系。档案的实体质量是档案工作各环节质量的前提和保证，档案工作各环节质量是实体质量的综合反映和必然要求。档案工作过程中的每一个环节的质量都要靠档案专兼职工作人员去实现，档案专兼职工作人员的素质、质量是质量体系建设的基本保证。2.1企业档案管理质量体系有助于提高档案管理水平。企业档案管理质量体系是对文件从形成、归档、整理、保管、利用、销毁或永久保存的全过程进行严格质量控制，使档案管理工作的各个环节都有章可循、有规可依，从而弥补了以往档案工作中的薄弱环节，保证档案工作的有效性和连续性。企业档案管理质量体系的建设要求领导重视，全员参与，这样可使每一位档案工作人员树立起档案质量意识。可通过多项措施如讲座、培训、继续教育等方式来提高工作人员素质。基于标准的档案质量管理体系注重档案人员业务能力、创新能力、服务水平的培养和提高。2.2企业档案管理质量体系是企业发展的要求。随着人们对档案信息资源的依赖性日益增强，对档案质量的要求也越来越高。因此，提高档案质量及档案管理质量成了当务之急。档案管理标准体系的建设让档案工作渗透到企业业务工作中，健全了档案管理制度，扩大了档案管理的队伍，确保了业务档案的完整及准确。企业档案管理标准体系的建设也是企业管理建设的重要内容。建立档案管理标准体系，及时了解企业档案材料的价值状态、自然寿命和保管状态不仅对搞好企业档案管理，开发档案信息资源有积极的作用，同时对全面加强企业综合管理，推进企业建设，促使科研成果转化为生产力产生积极的影响。因此，企业为了保证工作效率，应该建立档案管理标准体系。2.3企业档案管理质量体系是全面质量管理的内涵之义。全面质量管理是指以质量为中心，以全员参与为基础，目的是通过让顾客满意和本组织所有成员及社会受益而达到长期成功的一种管理途径。档案管理是企业管理中的一个重要环节，按照企业全面质量管理的思想，以及质量管理标准的要求，企业的档案管理应当也必然要纳入企业的质量管理体系当中。企业档案部门推行全面质量管理的主要途径就是实施标准，按照该系列标准的要求建立并实施档案质量管理体系。

3企业档案管理质量体系的建设

3.1以利用者的满意度为目标。利用者如同“顾客”，顾客是接受产品和服务的对象，顾客即是上帝。在档案管理中如是。因此，档案质量管理应以利用者的满意为目标，通过调查、研究档案用户群体的整体及个性需求及期望，整体需求如：档案的真实性、可用性等，个性需求如利用档案的内容需求等。确保档案质量体系的建设能直接体现用户群体的需求，满足用户的期望。确保利用者的需求与期望在整个档案质量管理体系中得到沟通，使档案工作人员能及时了解利用者需求的内容、细节和变化，并采取措施以满足利用者的需求。3.2运用系统的管理方法。将相互关联的过程作为系统加以确认、理解和管理，有助于提高组织目标实现的效果和效率。在档案质量管理过程中采用系统方法，就是将档案从形成到销毁的整个过程作为一个系统，对组成档案管理系统的各个过程加以分析、确认、管理、控制，从而达到档案高质量管理的目标。档案部门应运用系统的管理方法，采取积极措施建立档案质量管理体系。分析、控制、协调档案质量管理体系各过程的运行，并进行各阶段的测量和评价，根据测量和评价结果来持续改进档案质量管理体系。3.3注重过程管理。过程管理是以目的为导向，将档案形成及管理过程中所有相关的资源和活动进行管理。档案形成即管理过程一般包括：（1）档案管理的基础：如人员结构、管理方法、设施、环境等。（2）档案的形成者、形成单位的职责和权限；（3）档案归档过程顺序；（4）档案管理运行的有效准则和方法。（5）档案工作内外部活动的接口等。

参考文献：

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［4］惠宁.浅析质量管理体系与现代档案信息资源管理的融合［C］.中国航空学会管理科学分会学术交流会.2012.

作者:刘江霞 刘蓓 单位:中国人民大学