高校经济合同管理分析

摘要：基于风险防范的视角，阐述高校加强经济合同管理的现实意义，分析高校经济合同管理的现状及存在的问题，结合内部控制的有关要求，提出完善制度建设、严格预算控制、确立管理部门、规范审批流程、实行跟踪控制、加强人员培训、加强档案管理等对策。

关键词：财务风险防范；经济合同管理；内部控制

一般意义上的合同，是指平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。随着社会主义市场经济体制的逐步确立和高等教育改革不断向纵深推进，承担着人才培养、科学研究、文化传承和社会服务功能的高校，以其特有的文化、科技、服务等角色，多样性地参与各类社会经济活动。合法、依规、公平、公正的高校经济合同，是高校参与社会经济活动、防范经济活动财务风险、维护自身合法权益的重要保障。因此，加强高校经济合同管理，是新时期高校在践行内涵式发展、推进精细化管理工作中的重要一环。

一、高校加强经济合同管理的现实意义

（一）加强高校经济合同管理是贯彻落实依法治校的要求。按照《国家中长期教育改革和发展规划纲要（2010—2020）》以及《教育部关于加强依法治校工作的若干意见》（教政法〔2003〕3号）等文件要求，高等学校努力推进依法治教、依法治校、依法办学。《国务院关于印发国家教育事业发展“十三五”规划的通知》（国发〔2017〕4号）指出，高校应大力推进依法治校，推动学校建立章程配套制度及落实机制，健全各种办事程序、内部机构组织规则、议事规则，强化学校依法办学意识。各个高校基本都根据文件精神相应地制订了本校的经济合同管理办法，目的就是贯彻落实依法治校的要求。（二）加强高校经济合同管理是大力推进内部控制的要求。财政部《行政事业单位内部控制规范（试行）》（财会〔2012〕21号）等有关内部控制文件，对单位的合同管理控制提出了具体要求。因此，从内部控制的角度来讲，高等院校应建立健全合同内部管理制度，确定归口管理部门，明确签订合同的业务和事项范围以及合同授权签署权限，加强对合同履行情况的监控，加强合同信息安全保密等工作，切实维护高校的合法权益。（三）加强高校经济合同管理是严格规范财务管理的要求。新时期高校财务管理工作，除了日常的财务核算工作外，更多的是强调管理会计职能。按照“努力办好人民满意的教育”有关要求，高校的管理会计工作应做好学校当前发展和长期规划的经济前景预测；建立经济指标体系，落实经济责任制，控制经营全程；做好资金筹集工作，加强现金流量管理；建立严谨的绩效考核与评价体系；参与学校相关经济决策等。上述过程的实施，无不涉及相关经济合同的签署。因此，合法、依规、公平、公正的高校经济合同，是规范财务管理、防范财务风险的重要保障。

二、当前高校经济合同管理存在的问题

（一）合同签订不规范。在对外开展经济活动时，部分高校相关院系各自为政，签订的合同格式不统一，合同的附件五花八门，甚至合同印章有的直接用部门印章代替，如此签订的经济合同风险重重、隐患多多。（二）立项资料不完善。支撑经济合同有据、合法的相关材料，应保证其事项论证充分、金额真实准确、条款严密充分。当前一些高校在经济合同审签前，合同反映的经济事项论证过程匆忙、草率，甚至一些经济事项的确立未经考察调研和立项论证，造成不必要的资金浪费和资源流失。（三）预算控制不严谨。一是资金的来源渠道控制不严谨，尤其是物资采购等经济合同，经费的使用容易在各专项资金中串用，挤占其他专项资金指标；二是预算刚性不能得以体现，预算调整随意性大。其根本原因在于合同事项的资金立项论证不严密，造成财务预算控制的难度加大。（四）合同履行不严格。高校的经济合同种类繁多，收付款的时间不一，业务经办部门一旦合同签好后，习惯性地将收付款工作交给财务部门，而未对经济合同的履约过程进行跟踪，及时提醒，协同办理；或是经济合同未通过相关信息化手段对合同执行时间进行提示式控制，从而造成合同资金应收未收、应付未付的后果，进而导致违约等经济责任的产生，给单位带来经济利益上的财务风险。（五）合同归档不及时。经济合同事项的立项材料、招投标材料以及其他相关合同文本等是单位开展经济活动的重要档案资料，部分合同档案属于密级资料，必须及时归档保管。而一些业务经办部门档案管理意识不强，立项论证材料、合同文本等随意放置，致使高校在开展财务审计、资产清查时资料不全，校领导和相关部门难以掌握学校的对外经济活动情况，给高校带来潜在的经济风险［1］。

三、加强高校经济合同管理的对策

（一）完善制度建设。高校应制订或完善经济合同管理办法，加强对经济合同的立项、审核、报批、结算、备案、履约检查、合同归档等各个环节的管理，明确经济合同审签各环节的责任，严格制度，统一领导，分工负责；制订或完善招标采购等管理办法，加强招标工作的统一领导，规范招标采购行为，完善监督制衡机制，提高资金使用效益；制订或完善经济合同授权审批等相关管理办法，明确经济责任，防范财务风险；建立使用合同专用章制度，学校对外签订合同所加盖的印章，一律使用合同专用章。（二）严格预算控制。高校的财务预算是根据学校各项事业发展计划和任务编制的年度财务收支计划，是学校事业发展和各项工作目标的反映。经济合同在其执行过程中，与高校的财务预算控制密切相关。《行政事业单位内部控制规范（试行）》（财会〔2012〕21号）规定：“单位应当对合同实施归口管理，建立财会部门与合同归口管理部门的沟通协调机制，实现合同管理与预算管理、收支管理相结合。”一方面，高校财务部门应严格按照有关收入类经济合同的约定，及时提醒并协助业务经办部门做好各类应收款项的收缴工作，做到应收尽收。另一方面，对于支出类经济合同的应付款项，应严格按照合同的付款时间、付款比例或金额等约定，在财务审批手续齐全的情况下，由原合同立项预算经费予以列支，杜绝无预算、超预算列支合同经费。（三）确定主管部门。为做好经济合同管理工作，高校应根据实际情况，确定法务部门或审计部门等作为经济合同的归口管理部门，明确合同拟定、审批、执行等环节的程序和要求，对经济合同进行统一规范管理。归口管理部门具体负责制订经济合同管理制度，审核经济合同条款中权利和义务的对等性，制订经济合同的规范文本，协调经济合同的审签进程，跟踪经济合同的履行过程，协助做好经济合同的归档工作，定期检查和评价经济合同管理中的薄弱环节，采取相应的控制措施，促进合同的有效履行［2］。（四）规范审批流程。经济合同的审签涉及业务经办部门、合同归口管理部门及法人或其授权人的审核与批准等流转过程。因此，高校对外签订的经济合同，首先应由业务经办部门初审，再由归口管理部门审核，最后提交法人或其授权人审批，以保证经济合同的合法、依规、公平、公正。同时，按照高等院校有关经济活动内部控制要求，正式对外订立的经济合同，应当由学校法定代表人或其授权人签名盖章。授权签署合同的，应当签署授权委托书，未经授权不得签署合同。同时，高校还应制订或完善授权委托等管理办法，明确经济合同授权委托的事项范围和审签金额，明确经济责任，规范经济合同管理。（五）实行跟踪控制。为保证经济合同的规范签订及有效执行，高效、有序的流程跟踪控制是防范经济合同风险的重要保障。经济合同经业务部门初审并提交后，合同管理部门应严格审核合同事项的立项审批材料以及财务部门的经费落实情况，确保合同经费的落实和合同事项的真实准确；审核经济合同所涉及的招投标等材料，应保证合同金额的精确合理；审核经济合同条款订立的合理性，保证经济合同的公平公正。经济合同经归口管理部门审核后，应按授权审批有关规定，提交相关领导审批，以保证经济合同签订过程的合法合规。经济合同签订后，归口管理部门应协同业务部门对合同的执行过程进行跟踪管理，督促合同款项的及时收付、合同资料的及时归档，以及当发生不可预见事项时，协助签订补充合同或提醒终止合同等。（六）加强人员培训。管理工作需要人来完成，尤其是经济合同的管理工作，需要管理人员具备相关的专业知识、法律知识、财经法规、档案管理等知识，这就对相关管理人员提出了更高的要求。因此，加强对经济合同管理人员的培训教育，对提高经济合同管理水平具有重要意义。一方面，高校应加强经济合同管理人员的法律知识、经济活动相关法规制度的培训，重点学习合同法、招投标管理办法及系列财经法规及学校相关财务制度，强化经济合同管理人员的法律意识、廉洁意识和依法办事观念，提高依法、依规办事能力；另一方面，应鼓励和支持经济合同管理人员的相关专业知识学习，了解市场行情及业务发展动态，明确管理岗位职责，提升业务管理水平，提高合同风险意识，努力防范经济合同风险［2］。（七）加强档案管理。经济合同管理涉及合同文本、相关招投标资料以及合同事项的论证等诸多材料。合同履约后，相关材料需按学校档案管理部门的有关要求及时归档。业务经办部门应将合同事项的立项论证材料、立项审批材料以及学校留存的合同正式文本，按一定顺序整理归档；招投标管理部门应将发标材料、评标材料、中标材料等，按招标项目整理后定期归档；经济合同管理部门应协助相关部门做好合同材料的检查及归档工作，保证经济合同所涉及材料的完整性。

参考文献：

［1］王春晖．内部控制视角下对高校经济合同管理的思考［J］．会计之友，2016（19）：87－91．

［2］乔春华．高校内部控制研究［M］．苏州：苏州大学出版社，2014：256－262．

作者:汤守宏 单位:无锡商业职业技术学院