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高校管理模式创新应用分析

财务共享服务是管理模式的创新,更是管理与服务理念的创新。财务共享服务是基于流程再造、信息系统整合,将简单重复、低附加值以及标准化会计核算业务集中管理、集中核算,推进财务、业务和战略的一体化发展。实现会计信息与业务信息的共享,对传统的会计核算流程进行再造,以数据信息化、流程信息化、决策信息化整合业务流程,并以程序固化,将财务管理的触角延伸到业务前端,实现经济业务事项办理的网络化、智能化。目前,高校以特定业务(采购采购、商旅服务、资产购置)开展一体化综合平台建设,正是财务共享理论在高校的现实运用。

1一体化平台的建设意义

建立既符合内控又提升管理效率,融管理于服务之中,缓解报销压力,为师生提供更加优质高效便捷的财务服务,为教学科研营造更加良好的财务环境,是高校财务部门面临的现实问题。2016年7月,中共中央办公厅、国务院办公厅印发《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》,文件明确指出要创新服务方式,“充分利用信息化手段,建立健全单位内部科研、财务部门和项目负责人共享的信息平台,提高科研管理效率和便利化程度。”学校自身也有管理需求。比如占浙江大学2017年全年凭证总量24.4%的材料采购业务(2017年浙江大学财务核算凭证总量69万份,耗材采购报销凭证16.8万份),其特点是:供应与需求均高度分散,采购成本居高不下;经费总量大,订单数量大,采购单值小(两大一小);财务报销工作量大。材料类耗材具有种类繁多、物资量大的特点,存在虚假采购、耗材领用及出入库登记使用等特征,监管难度大漏洞多。实验室的化学品试剂具有高危险性,使用或保存不当会造成严重生命财产安全。以物品金额建立不同审核流程,实时更新化学品标准信息库数据,规范材料类物资采购流程,对其全流程可追溯性监控尤为重要。因此,搭建一体化采购平台,发挥系统优势,建设合格供应商产品、服务库,实施从请购、采购供应、财务报销等全过程信息化一体管理,不仅能引导供应商提高供应能力和质量,有效提高科研人员采购效率,降低采购成本,提升财务效率和服务水平,又可以强化校内物资采购环节的内控管理,有利于堵塞管理漏洞、化解廉政风险,推动高校发展。

2一体化平台的实施路径

通过流程再造,建设连接经济业务、财务管控与核算相统一的集成系统,打通部门之间的“信息孤岛”,是促进业财融合,实现管理和服务网络化、平台化和智能化的有效路径。如图1所示为采购共享平台的业务流程图,采购共享平台的流程再造,是将原来分散的采购业务集中起来,重新建立统一的标准和操作流程,实现统一核算、统一管理、统一运作的目标。通过有效整合业务活动信息(采购、物流仓储保管、业务审批)、财务核算信息(资金冻结、预算控制、预约报销、单据投递、资金结算、财务入账)、物流信息(商品交接、服务投递、物流流转),使经济业务的办理不再受时空约束,通过数据传输、各系统相连,形成业务与财务、管理与核算的多部门联动、跨部门合作、“联审联办”。从而实现移动办公,让数据多跑路,师生少跑腿。实现信息数据共享,将业务数据信息、流程办理信息和决策管理信息的标准化、信息化。业务数据的信息化是要将从业务源头或一个环节录入的审批信息、采购信息、预算信息、资金使用等信息,以标准化的格式集成,并实现实时共享,为财务系统的单据流转、资金结算、财务入账,提供数据源,实现财务核算的智能化。流程信息化是通过业务、财务之间内在的钩稽关系,以系统命令语句固化业务办事流程,实现业财融合。当业务前端使用项目经费采购时,通过业务系统对接财务系统,自动检查项目预算、资金额度状况,把财务信息延伸业务前端,在业务请购、审批的同时,财务的资金冻结、支付、入账信息同时自动生成。决策信息化就是要充分挖掘数据,分析利用数据的价值,为管理决策、动态监控、增值服务。

3浙江大学材料采购平台建设成效

以浙江大学材料采购平台为例,平台由实验室信息化系统、电子商城以及学校采购管理流程定制构成。该平台集请购、审批、结算、内控及安全管理为一体,实现了业务审批从线下到线上、业务办理从分散到集中、资金结算从逐笔支付到同一供应商集中支付、账务处理从零星处理到集中汇总处理的转变,大大提升了管理效率和服务水平。如图2为采购共享平台审批流程图。3.1事前审批,预算控制。材料采购平台对师生请购事宜进行事前审批,再由经费主管审批,系统自动对项目经费款项进行预算控制并实时冻结。通过这种方式,实现了对经费用款的事前控制,又保证了对实际发生的业务流与经费预算的准确匹配。3.2事中控制,无缝对接。材料采购平台上的购买订单,从师生请购环节开始生成唯一订单号,当流程进入报销环节时该笔订单即被锁定,订单下的数据记录全部无缝衔接至财务核算系统,并自动审核校验订单真实性,获取对应数据生成会计凭证。待采购报销环节结束后,财务报销信息回填至材料采购平台,完成采购全部流程。3.3事后监督,集中结算。材料采购平台的供应商不再单独给请购人开具单张发票进行一对一结算,而是定期汇总采购订单,如月度汇总销售清单以多对一方式与学校财务进行结算,即一张发票集中结算。该系统平台承担了前端师生的请购、中间订单的物流和结算、后端财务入账等全部流程的服务与监管工作,对平台的复杂性、拓展性、兼容性提出更高要求,实现业务端、物流端和资金结算端三者的有效融合,实现电子流、实物流、审批流的集中管控、集中存储和集中应用。

参考文献

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作者:秦 慕 朱明丰 郎玲燕 单位:浙江大学

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