卫生健康老照片档案数字化管理研究

摘要：卫生健康老照片档案是指以感光材料为保存载体，以摄影方式来记录卫生健康事业发展的历史依据和凭证，具有很高的保存和收藏价值。随着社会的发展和进步，照片档案数字化管理成为现代档案管理的大趋势，如何更好地收集、保管、利用好卫生健康老照片档案，是卫生健康管理部门要思考的问题。

关键词：档案管理；数字化；卫生健康；照片

一、卫生健康老照片档案现状

1.载体老化，难以长久保管。以甘肃省卫生健康系统为例，现存最早的照片档案为60年代末的纸质版黑白照片，距今已有几十年的历史。这些老旧照片是传统光学照片由感光材料制成，经过多年的存放和长久的借用翻拍，照片的耐久性、画面质量均不同程度受到影响，尤其是80年代后的彩色照片，褪色、渗化、失真、褶皱等现象十分严重，有些照片还出现了腐蚀和霉变，严重影响照片档案利用价值。2.占用存贮空间大，管理有效性降低。老照片档案在存贮中要求底片与照片相对应，并且有足够的特殊存放载体，在存贮中要占用大量的档案库房空间。随着卫生健康事业的发展和照片档案的不断增加，部分卫生健康单位的档案室设备空间严重不足，有些单位的照片档案与文书类档案同空间保存，导致照片档案有丢失和毁坏现象，同时管理有效性降低。3.缺乏统一分类标准，整理不规范。照片档案基本以时间为顺序，以事件为集合体来存放和保管，一卷照片档案一般存放5-10组照片，卷脊为本卷照片关键字索引。在实际工作中，个别卫生健康单位没有按照规定存贮照片档案，存在没有编号或编号混乱，整袋原封装箱，用胶粘剂将照片粘贴于纸板上，底片不装底片袋，说明不规范，内容不明了等问题，不便于照片档案的检索和利用。

二、老照片档案数字化管理的探索

随着社会的发展和进步，以数字成像设备拍摄获得，以数字形式存储，依赖计算机等数字设备阅读、处理，可在通信网络上传送的数码照片已成为拍摄照片的主流，照片档案数字化管理是现代档案管理的大趋势，将老照片档案进行数字化转化，是照片档案保管一项重要工作。1.照片档案的数码转化。对于卫生健康系统存档的老照片，应按照片形成的年度顺序，逐册逐张地进行扫描或翻拍。目前比较常用的方法是利用扫描仪、高拍仪对照片进行扫描处理。扫描过程中要注意以下几点：第一，选择合适的分辨率。一般来说普通照片数码转化要求分辨率大于300DPI；第二针对黑白照片，应选用256灰度图像方式进行扫描，而彩色照片则通常选择24位真彩方式；第三，选择合适的存储格式。一般来说照片数码转化有JPEG和TIFF两种存储格式。其中，JPEG格式具有占用数据空间小、存储速度快的优点，相应的其图片清晰度和色彩就有所折扣；TIFF则是一种无损的图片存储方式，要求数据空间大但具有优良的图片表现效果。大多数的照片选用JPEG格式存储，而重要性和价值较高的照片则可以选用TIFF格式存储。对老照片档案扫描和翻拍过程中要戴棉质手套，以避免指纹、汗液对照片档案的污染和侵害。照片输入计算机后要利用“画图”、“PHOTOSHOP”等软件对照片进行处理，如调对比度、调色彩、去除和修补瑕疵等，在保障其长期保存的真实性、可读性、完整性和安全性的前提下，使照片效果达到最佳。对具有永久保存价值的数码照片，归档时必须冲印或打印出纸质照片，按双套制要求保存，扫描后的照片档案一般不需要进行二次加工。照片档案转化也可以使用数码相机进行翻拍，翻拍虽然速度快，但拍摄质量难以保证，在实际工作中建议使用扫描的方法对老照片进行数码转化。2.照片档案的数字化管理。（1）对数码转化后的老照片要进行命名。命名规则包括两种：一是对数码照片文件进行重命名，在老照片完成数字化和信息化之后，在相同的文件夹内多个照片会形成IMG_011、DSC_025等有规律性的文件名，但一旦进行更大范围内的照片管理，这种文件名就失去了意义，很容易和其他种类的照片混淆。为达成照片档案的标准化、规范化和科学化管理，应根据一定的命名规则对其进行命名；相较于第一种，第二种命名规则就更加细化，也更便于管理人员的理解。当前，我部门通常采用“保管年限—著录年度—组号—张号—扩展名”的格式进行命名。（2）对转数码化后的老照片进行著录。在传统的纸质照片管理中，通常仅对拍摄人、拍摄场景、事件描述、底片等简单信息进行标识。但随着纸质照片逐渐被数码照片所替代，技术上的便利性给更为复杂的著录工作带来了可能性。当前，数码照片著录的必要项目主要包括:全宗号、保管年限、著录年度、所属部门、摄影人姓名、摄影时间、摄影主题、文字描述、存储格式和使用权限等。其中，全宗号是指该文件在档案管理部门接受时在全总名册上的顺序代号；著录年度则是指对该数码照片转化或者生成的年度；所属部门是指对该数码照片进行管理或者照片所属的部门，所属部门通常较为稳定，以便于各类照片档案的归类和整理；摄影时间是指该照片的拍摄时间，对于老照片来说，其著录年度和摄影时间应是不同的。拍摄时间通常精确到日，如2002.05.27，用八位阿拉伯数字表示；文字描述则是对该照片的简要描述，通常包括时间、地点、人物、事由等，是判断照片价格和重要性的重要依据；摄影主题就是以较为简要的语句描述该照片的内容，通常为4-8个字；文件格式直接显示了该文件的图片存储格式，也有利于管理者快速对其排序和管理，通常包括JPEG、TIFF、RAW；使用权限是指何人、何部门对该照片有查看的权限，或者表明该照片是开放或者关闭状态。（3）合理存储和保管数码转化后的照片档案。首先，要根据《照片档案管理规范》对老照片进行标准化和规范化的管理。第一，要保障底片与影响的一致；第二，确保照片主题、时间、地点、人物、背景、摄影者这六个要素的齐全；第三，核对年度编号流水号，注意对所有的底片应与相对应的照片档案同编一个流水号，并注明底片，如照片和底片因褪色或损坏已没有利用价值，应删除。最后确定保管期限，装入照片档案盒。照片档案数字化管理根本目地就是为了利用方便，即使对所有照片档案进行数字转换，也要对胶片老照片存储和保管好。对已经转化为数码的老照片要按照《数码照片归档与管理规范》进行管理。数码照片档案的存储包括存储结构、存储载体两个方面。存储结构应遵循分层级存储的原则：首先，建立一个总文件夹；第二步根据保管年限、年度和组号依次建立各层级的文件夹。在存储载体的选择上，主要遵循三个原则：一是应用耐久度较高的载体来保存数码照片，在过去通常选用光盘和磁带，如今则更多的选用U盘或者移动硬盘来存储，以便于大批量照片的存储和使用；二是应做好数码照片的备份工作，根据封存保管、日常使用和异地保存等用途对数码照片进行备份；三是存储数码照片档案的载体应有专门的装具，且应在载体装具上粘贴标签，标签上注明载体套别（封存保管、查阅利用、异地保存）、载体序号、保管期限、起始年度、终止年度和存入日期等。在数码照片档案的保管方面要注意，一是要符合《计算机场地通用规范》《磁性载体档案管理与保护规范》《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》的要求。二是要对存储数码照片档案的磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。三是对存储在磁性载体上的数码照片档案，应每4年转存一次，原载体同时保留时间不少于4年。3.加强档案人员专业技能培训。卫生健康老照片档案数字化工作是一项专业性很强的工作，要求档案人员既要有档案专业知识，也要有摄影、图像处理、计算机网络和卫生健康等方面的知识，加强技能培训十分必要。各卫生健康单位要加强档案人员继续再教育，认真学习《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）、《数码照片归档与管理规范》（DA/T50-2014）,提高计算机、网络技术和摄影技术，掌握计算机数据库技术、图片编辑软件技术，了解卫生健康知识，以确保数码照片的真实性、完整性和安全性。甘肃省卫生健康系统的老照片见证了甘肃卫生事业的发展，是不可多得的历史档案，老照片的数码转化、修复整理工作，加快了甘肃卫生健康系统的照片档案数字化建设进程，提高了照片档案管理工作效率，让照片档案最大限度的发挥出应有的价值，服务于卫生健康系统，服务于社会。

参考文献：

[1]孙守红.如何做好数码照片档案管理[J].黑龙江档案，2013（04）

[2]韩瑛.老照片档案的数字化管理[J].探索，2015（04）

[3]刘萍.照片档案数字化管理初探[J].档案业务探索，2011(03)

作者:王力 杨媛媛 单位:甘肃省卫生健康宣传教育中心