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卫生健康老照片档案数字化管理研究

摘要:卫生健康老照片档案是指以感光材料为保存载体,以摄影方式来记录卫生健康事业发展的历史依据和凭证,具有很高的保存和收藏价值。随着社会的发展和进步,照片档案数字化管理成为现代档案管理的大趋势,如何更好地收集、保管、利用好卫生健康老照片档案,是卫生健康管理部门要思考的问题。

关键词:档案管理;数字化;卫生健康;照片

一、卫生健康老照片档案现状

1.载体老化,难以长久保管。以甘肃省卫生健康系统为例,现存最早的照片档案为60年代末的纸质版黑白照片,距今已有几十年的历史。这些老旧照片是传统光学照片由感光材料制成,经过多年的存放和长久的借用翻拍,照片的耐久性、画面质量均不同程度受到影响,尤其是80年代后的彩色照片,褪色、渗化、失真、褶皱等现象十分严重,有些照片还出现了腐蚀和霉变,严重影响照片档案利用价值。2.占用存贮空间大,管理有效性降低。老照片档案在存贮中要求底片与照片相对应,并且有足够的特殊存放载体,在存贮中要占用大量的档案库房空间。随着卫生健康事业的发展和照片档案的不断增加,部分卫生健康单位的档案室设备空间严重不足,有些单位的照片档案与文书类档案同空间保存,导致照片档案有丢失和毁坏现象,同时管理有效性降低。3.缺乏统一分类标准,整理不规范。照片档案基本以时间为顺序,以事件为集合体来存放和保管,一卷照片档案一般存放5-10组照片,卷脊为本卷照片关键字索引。在实际工作中,个别卫生健康单位没有按照规定存贮照片档案,存在没有编号或编号混乱,整袋原封装箱,用胶粘剂将照片粘贴于纸板上,底片不装底片袋,说明不规范,内容不明了等问题,不便于照片档案的检索和利用。

二、老照片档案数字化管理的探索

随着社会的发展和进步,以数字成像设备拍摄获得,以数字形式存储,依赖计算机等数字设备阅读、处理,可在通信网络上传送的数码照片已成为拍摄照片的主流,照片档案数字化管理是现代档案管理的大趋势,将老照片档案进行数字化转化,是照片档案保管一项重要工作。1.照片档案的数码转化。对于卫生健康系统存档的老照片,应按照片形成的年度顺序,逐册逐张地进行扫描或翻拍。目前比较常用的方法是利用扫描仪、高拍仪对照片进行扫描处理。扫描过程中要注意以下几点:第一,选择合适的分辨率。一般来说普通照片数码转化要求分辨率大于300DPI;第二针对黑白照片,应选用256灰度图像方式进行扫描,而彩色照片则通常选择24位真彩方式;第三,选择合适的存储格式。一般来说照片数码转化有JPEG和TIFF两种存储格式。其中,JPEG格式具有占用数据空间小、存储速度快的优点,相应的其图片清晰度和色彩就有所折扣;TIFF则是一种无损的图片存储方式,要求数据空间大但具有优良的图片表现效果。大多数的照片选用JPEG格式存储,而重要性和价值较高的照片则可以选用TIFF格式存储。对老照片档案扫描和翻拍过程中要戴棉质手套,以避免指纹、汗液对照片档案的污染和侵害。照片输入计算机后要利用“画图”、“PHOTOSHOP”等软件对照片进行处理,如调对比度、调色彩、去除和修补瑕疵等,在保障其长期保存的真实性、可读性、完整性和安全性的前提下,使照片效果达到最佳。对具有永久保存价值的数码照片,归档时必须冲印或打印出纸质照片,按双套制要求保存,扫描后的照片档案一般不需要进行二次加工。照片档案转化也可以使用数码相机进行翻拍,翻拍虽然速度快,但拍摄质量难以保证,在实际工作中建议使用扫描的方法对老照片进行数码转化。2.照片档案的数字化管理。(1)对数码转化后的老照片要进行命名。命名规则包括两种:一是对数码照片文件进行重命名,在老照片完成数字化和信息化之后,在相同的文件夹内多个照片会形成IMG_011、DSC_025等有规律性的文件名,但一旦进行更大范围内的照片管理,这种文件名就失去了意义,很容易和其他种类的照片混淆。为达成照片档案的标准化、规范化和科学化管理,应根据一定的命名规则对其进行命名;相较于第一种,第二种命名规则就更加细化,也更便于管理人员的理解。当前,我部门通常采用“保管年限—著录年度—组号—张号—扩展名”的格式进行命名。(2)对转数码化后的老照片进行著录。在传统的纸质照片管理中,通常仅对拍摄人、拍摄场景、事件描述、底片等简单信息进行标识。但随着纸质照片逐渐被数码照片所替代,技术上的便利性给更为复杂的著录工作带来了可能性。当前,数码照片著录的必要项目主要包括:全宗号、保管年限、著录年度、所属部门、摄影人姓名、摄影时间、摄影主题、文字描述、存储格式和使用权限等。其中,全宗号是指该文件在档案管理部门接受时在全总名册上的顺序代号;著录年度则是指对该数码照片转化或者生成的年度;所属部门是指对该数码照片进行管理或者照片所属的部门,所属部门通常较为稳定,以便于各类照片档案的归类和整理;摄影时间是指该照片的拍摄时间,对于老照片来说,其著录年度和摄影时间应是不同的。拍摄时间通常精确到日,如2002.05.27,用八位阿拉伯数字表示;文字描述则是对该照片的简要描述,通常包括时间、地点、人物、事由等,是判断照片价格和重要性的重要依据;摄影主题就是以较为简要的语句描述该照片的内容,通常为4-8个字;文件格式直接显示了该文件的图片存储格式,也有利于管理者快速对其排序和管理,通常包括JPEG、TIFF、RAW;使用权限是指何人、何部门对该照片有查看的权限,或者表明该照片是开放或者关闭状态。(3)合理存储和保管数码转化后的照片档案。首先,要根据《照片档案管理规范》对老照片进行标准化和规范化的管理。第一,要保障底片与影响的一致;第二,确保照片主题、时间、地点、人物、背景、摄影者这六个要素的齐全;第三,核对年度编号流水号,注意对所有的底片应与相对应的照片档案同编一个流水号,并注明底片,如照片和底片因褪色或损坏已没有利用价值,应删除。最后确定保管期限,装入照片档案盒。照片档案数字化管理根本目地就是为了利用方便,即使对所有照片档案进行数字转换,也要对胶片老照片存储和保管好。对已经转化为数码的老照片要按照《数码照片归档与管理规范》进行管理。数码照片档案的存储包括存储结构、存储载体两个方面。存储结构应遵循分层级存储的原则:首先,建立一个总文件夹;第二步根据保管年限、年度和组号依次建立各层级的文件夹。在存储载体的选择上,主要遵循三个原则:一是应用耐久度较高的载体来保存数码照片,在过去通常选用光盘和磁带,如今则更多的选用U盘或者移动硬盘来存储,以便于大批量照片的存储和使用;二是应做好数码照片的备份工作,根据封存保管、日常使用和异地保存等用途对数码照片进行备份;三是存储数码照片档案的载体应有专门的装具,且应在载体装具上粘贴标签,标签上注明载体套别(封存保管、查阅利用、异地保存)、载体序号、保管期限、起始年度、终止年度和存入日期等。在数码照片档案的保管方面要注意,一是要符合《计算机场地通用规范》《磁性载体档案管理与保护规范》《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》的要求。二是要对存储数码照片档案的磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验,抽样率不低于10%,如发现问题应及时采取恢复措施。三是对存储在磁性载体上的数码照片档案,应每4年转存一次,原载体同时保留时间不少于4年。3.加强档案人员专业技能培训。卫生健康老照片档案数字化工作是一项专业性很强的工作,要求档案人员既要有档案专业知识,也要有摄影、图像处理、计算机网络和卫生健康等方面的知识,加强技能培训十分必要。各卫生健康单位要加强档案人员继续再教育,认真学习《照片档案管理规范》(GB/T11821-2002)、《数码照片归档与管理规范》(DA/T50-2014),提高计算机、网络技术和摄影技术,掌握计算机数据库技术、图片编辑软件技术,了解卫生健康知识,以确保数码照片的真实性、完整性和安全性。甘肃省卫生健康系统的老照片见证了甘肃卫生事业的发展,是不可多得的历史档案,老照片的数码转化、修复整理工作,加快了甘肃卫生健康系统的照片档案数字化建设进程,提高了照片档案管理工作效率,让照片档案最大限度的发挥出应有的价值,服务于卫生健康系统,服务于社会。

参考文献:

[1]孙守红.如何做好数码照片档案管理[J].黑龙江档案,2013(04)

[2]韩瑛.老照片档案的数字化管理[J].探索,2015(04)

[3]刘萍.照片档案数字化管理初探[J].档案业务探索,2011(03)

作者:王力 杨媛媛 单位:甘肃省卫生健康宣传教育中心

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