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高校档案数字化管理分析

高校档案管理是以高校档案为对象,主要是对高校建设与发展过程当中产生或生成的各类档案进行收集、整理、鉴定、保管、统计、利用与开发等。在数字时代发展背景下,探讨高校档案数字化管理的必要性、面临的问题及推进策略,将有利于更好地认识、理解并不断推进高校档案数字化管理的进程。

一、高校档案数字化管理的必要性

1.适应数字时代“新趋势”的需要。在以互联网、大数据、人工智能等技术为核心的现代数字技术体系的支撑和推动下,人类社会正迈向数字时代,面临着新的生存空间、组织形式和行为模式[1],而其中“数字化”也是数字时代的根本特征和发展趋势,这在促进高校档案管理发生实质性变化的同时,必将对传统形态下的高校档案管理模式带来严峻挑战,档案管理必须顺应数字化的大趋势。因此,紧跟时代发展潮流,大力引进和应用现代数字技术手段,是档案管理适应数字时代“新趋势”的内在要求。2.落实新时期战略“新要求”的需要。当前,国家和政府及相关部门对档案管理工作围绕中心、服务大局提出了很多明确要求,如2010年由国家档案局发布的《数字档案馆建设指南》,2014年发布的《数字档案室建设指南》,其中的一个共同任务与主要目标,就是要求各级各类档案机构加大力度,积极响应“存量数字化、增量电子化”战略,实现档案及其管理“数字化”转型。而依托“互联网、大数据、人工智能”等新技术开展与优化高校档案管理工作,无疑是落实新时期战略“新要求”的重要体现。3.提升社会服务“新形象”的需要。目前,很多高校档案机构数字化建设落后,手动查档是主要途径,耗时耗力,工作效率低,难免会令利用者对档案机构的工作方法和办事效率提出质疑[2]。而只有坚持将科技进步作为固本强身的核心竞争力,主动学会运用新兴科技来改造和创新档案管理,不断提高自身管理水平,才能满足广大师生、社会对档案管理服务的新需求。因此,高校档案管理从数字化破题,为社会提供更为快捷、高效与舒适的服务,让校内师生、社会公众肯定档案工作,利于推动档案管理工作,树立“新形象”。

二、高校档案管理数字化建设面临的问题

1.档案数字化管理观念不强。面对数字时代的冲击,各行各业必须作出相应的调整与转变,高校档案管理亦是如此。然而,在“数字化”这一发展大势面前,一些档案管理者对档案数字化建设的重要性还存在一些思想观念上的误区,认为可有可无,并没有给予足够的重视[3],对档案数字化工作建设的紧迫感不强;另一方面,部分档案管理者还存在“身体进入数字时代,思想却还停留在过去时”的问题,安于现状,习惯延续前人或传统的工作经验和管理方式,不能打破惯性思维,如一些档案管理者,由于不了解数字化管理及其所带来的便利,便会产生“抗拒”心理,宁愿用传统的人力和手工管理档案。2.管理队伍数字化素质欠缺。推进高校档案管理向数字化转型与深入发展,就必须打造一支既懂档案业务又具备数字化素质的管理队伍。而当前高校档案管理队伍,不仅专业化水平普遍不高[4],而且数字化相关知识与技能也难以匹配[5],从而导致在档案数字化建设和后续使用过程当中出现很多问题,直接影响到档案数字化建设与推进的进程和效果。3.数字化基础设施建设滞后。在高校中,档案部门的受关注程度一般相对较低,在整体发展规划上,也较少有人主动关心档案工作应如何发展,所以经费投入有限。很多高校档案管理的数字化水平不高,管理的方式仍采用传统的纸质等实体进行归档和查阅,档案管理效率较低。究其原因,尽管有观念滞后和管理者数字化素质不匹配等因素,但经费投入不足,便难以满足数字化改造与升级的需要,造成数字化基础设施建设不同步,数字化的想法只能是空谈,数字化管理目标难以实现。

三、推进高校档案数字化管理的策略

1.革新思想观念,强化数字化管理意识。思想观念是行动的先导。革新思想观念是推进高校数字化管理改革走向深入的“驱动器”。高校档案管理者,要转变传统的档案管理观念,树立破题思维,摒弃惰性、惯性思维,勇于担当,建构起科学的档案管理观念;同时要增强时不我待的紧迫感,主动学习,深入认识和理解档案数字化管理的内涵与意义,不断强化数字化管理意识,从而以思想观念大解放之力推动档案管理数字化转型。2.加强教育培训,提升管理者数字化素质。人才是实现档案管理数字化转型与发展的成功之本,而管理者的数字化素质是关键。高校及档案机构除了要积极引进专业化人才以优化档案管理队伍结构之外,还要以教育培训为载体,不断提升档案管理者的数字化素质,以应对数字化操作需求。为此,高校要加强统筹和支持,所属档案机构要形成协同,积极筹办多种形式的在职在岗教育培训,不断提升档案管理者数字化素质。而为更好地保证教育培训的实效性和档案管理者参与教育培训的积极性,一方面立足档案管理者工作实际和数字化管理的现实需求,有针对性地、有组织地进行教育培训,培训合格,持证上岗;另一方面制定数字化管理能力考评、奖励机制,激发档案管理者学习欲望,鼓励终身学习,不断提高专业技能与数字化素质。3.加大资金支持,夯实数字化管理基础。一是在高校层面,要重视档案管理的数字化建设与发展,为数字化管理转型与升级所需的软硬件设施建设提供足够的经费支持,为数字化管理人员的再教育提供资金保障。二是在高校档案机构层面,将“数字化建设与发展”列为专项计划,申请专项资金支持,保证资金利用率,为档案管理向数字化转型与发展提供必要准备。

参考文献

[1]南旭光,张培.智能时代我国高等教育治理变革研究[J].中国电化教育,2018(6):1-7.

[2]车向清.高校档案机构社会责任履行的动因、障碍与路径探析[J].档案与建设,2018(12):13-15+27.

[3]高雯,代达琪,张广凤.油田档案管理工作观念和方法的创新[J].档案管理,2016(2):92.

[4]金德海,韩仁先,李洁.新时代呼唤档案事业发展观念创新[J].档案与建设,2018(9):71-73.

[5]高立芹,苗庆显.转变观念加快高等院校科研档案信息化建设[J].城建档案,2018(8):28-30.

作者:车向清 单位:广西师范大学档案馆

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