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中文书信格式十篇

时间：2023-04-10 06:21:46

中文书信格式

中文书信格式篇1

March 26th， 2009

Dear Cathy，

I like your program very much. It has a lot of interesting stories， attractive games and popular English songs. From your program we can learn many new words and expressions. We can improve our listening and speaking in English .We can also know more about the culture of other countries in the world. In a word， we learn a lot from your program.

I‘m sorry to tell you that I can’t follow you easily sometimes because you speak little bit fast. It‘s also a pity that we can only watch your program twice a week.

Thank you for giving us a lot of fun！ I wish your program a bright future！

Yours sincerely

WangPing

(二)电子邮件（e-mail）

To： Kayla @hotmail.com

Cc： None

Subject： Re： Pen-pal wanted

Hello， Kayla，

I’m Mike. I am 15 years old. I‘m glad to know that you would like to have a pen-pal. I also want to find a pen-pal from the Internet. When I’m free， I like to listen to the music， go hiking and play basketball. I‘m good at English and art .We can learn from each other and be good friends. I hope to hear from you often.

中文书信格式篇2

关键词：电子图书制作软件；教学应用；PdfFactory

中图分类号：TP31文献标识码：A文章编号：1009-3044(2007)12-21700-01

Popular Software of Electronic Book and it's Teaching Application

MO Hong-zhi, WU Lan-an

(Yulin Normal College,Yulin 537000,China）

Abstract:In this paper, we introduce The Popular Software of Electronic Book and it's teaching application, and introduce the teaching application of PDF Factory Pro as a example.

Key words:software of Electronic Book;PDF Factory

1 引言

在多媒体教学、网络教学、学习与工作过程中，需要一些课件、教学资源、电子文档等数字化资源与学习材料；或者为了快速保存一些有用的电子文档,对所学知识进行高效的管理等.这些都是我们在教学中经常遇见的事情。

工欲善其事，必先利其器，本文将为教师们介绍几款电子图书制作软件工具。这些软件操作简单、使用方便、容量小,灵活使用这几款电子图书制作软件工具，相信对广大教师电子教案制作、知识管理、教学资源的保存与管理等带来很大的方便，提高教学工作与学习的效率。

2 常用电子图书制作软件简介

电子图书存在的格式有很多种，主要格式有EXE、CHM、HLP、PDF、SWF、WDL、SWB、LIT、EBX、RB、EBK、CEB、CAJ、PDG、NLC等,以上电子图书格式中常见的有EXE、CHM、SWF、PDF、CAJ，这些格式的电子图书各有特点，制作这些格式电子图书的软件也很多。

常用电子图书制作软件一览表

其中EXE格式电子图书制作软件最多,本文只列举其中两款免费制作软件；CHM格式电子图书制作软件也非常多；而SWF格式电子图书制作软件目前只发现Macromedia Flash Paper这一款；PdfFactory Pro是国内制作PDF格式电子图书最常用的一款；而Cajwriter 很难找到。

3 电子图书制作软件教学应用

这些电子图书制作软件在教学中有什么作用呢？一般说来电子图书制作软件可以为我们的教与学带来以下应用。

3.1 知识与信息管理

在网络信息时代,科学技术的更新非常快,这就要求新时代的教师们要不断学习新知识，不断进步，学会终生学习。我们在日常的生活中会通过Internet进行学习，在学习中我们会接触到大量有用的信息，但是短时间内我们又无法全部消化，这时我们可以用这些小巧、实用的电子图书制作软件对我们需要的知识与信息进行管理，帮助我们获取大量的知识与信息，有利于教师进行自主学习、发现式学习。例如我们把自己需要的知识信息保存为网页格式的文件，然后通过Easy CHM把所有网页制作成一本chm格式的电子书，这样这本书中就可以包含有大量的知识与信息了。当然我们也可以通过PdfFactory Pro把这些网页制作成pdf格式的电子书；通过eBook Edit Pro把这些网页制作成exe格式的电子书。通过这些电子图书制作软件可以把整个站点的知识新信息制作成一本电子书，非常方便与实用,也有利于帮助学习者建立一个合理的网状知识结构,也就是知识地图。

3.2 电子教案制作

通过一些操作简单的电子图书制作软件，就可以制作出和计算机操作系统的版本无关的电子教案，而且制作出来的这些电子教案还可以随意进行放大、缩小、打印和翻页等操作。同时，它生成的文件较小，适合于网络络传播。

例如Macromedia Flash Paper就轻松可以制作美观、实用的swf、pdf格式的电子教案。

3.3 网页下载与页面内容复制

在Internet上，我们经常与碰到一些无法下载或者内容无法复制、我们又特别需要的网页，怎么办？通过Macromedia Flash Paper可以把无法下载的网页通过“打印”的方法以swf格式的文件下载到自己的计算机中。而通过PdfFactory Pro“打印”的方法，把页面内容复制的网页以pdf格式的文件保存到自己的计算机中，然后打开这个pdf文件，就可以对网页内无法复制的内容进行复制了。

4 电子图书制作软件在教学中的应用实例――PdfFactory Pro的教学应用

PdfFactory Pro为FinePrint Software研发，可以在其网站上或者“天空下载”、“华军软件园”下载。

安装好pdfFactory Pro后，在操作系统中自动安装了一个名为“pdfFactory Pro”的虚拟打印机，这个打印机并不是真的用来打印的，而是帮你把任何可打印的文档输出成PDF文档。

应用一：制作电子教案

下面我们介绍如何把用Office PowerPoint制作的演示文稿制作成PDF格式的电子教案。打开制作好的PowerPoint演示文稿，单击【文件】>【打印】，在弹出的打印设置对话框中的“名称”后选择【pdfFactory Pro】，然后单击【确定】，弹出pdfFactory Pro打印设置框。如图1所示。

图1

pdfFactory Pro打印设置中有八个设置按钮。在【预览】中选择任务列表中的一个任务，单击鼠标右键，可以重命名此任务、删除此任务、显示任务信息。在【字体】中可以设置PDF文档的字体。在【文档信息】中可以设置文档的标题、主题、作者、关键字、页面设置等信息。在【安全策略】中可以给文档加上密码，设置是否允许复制、打印、更改文档等。在【连接】中可以设置是否要“把网址自动转化成PDF连接”、设置连接的外观。在【书签】中设置书签。在【设置】中可以进行文件设置、常规设置、PDF设置、E－mail设置等。在【关于】中显示软件的版本、注册等。

使用者按照自己的意图设置完成后或者采用默认设置，单击图1中的【参看PDF】即可浏览PDF文档，单击【保存】即可保存PDF文档、单击【发送】可以把文档发送到【设置】中的E-mail中。制作完毕单击【关闭】，退出pdfFactory Pro打印设置。

应用二：网页下载与页面内容复制

通过pdfFactory Pro可以下载哪些不允许保存的网页，只要打开这些网页，然后单击【文件】>【打印】，通过pdfFactory Pro把他们保存下来。如我们在internet上学习“Macromedia Flash MX 2004教程”的时候，整个教程总共有25张网页，都无法保存，而且文字又小，浏览起来很不舒服；我分别打开这些网页，每打开一张网页的时候我就执行一次【文件】>【打印】>择pdfFactory Pro打印机>【确定】……,当执行完最后一次打印时，再设置pdfFactory Pro面板中的几个设置按钮，最后【保存】，这样就把“Macromedia Flash MX 2004教程”的所有内容保存在计算机的计算机中，而且这些页面的内容还可以复制。

应用三：知识与信息管理

当我们在浏览网页时，需要对同属于一个专题的知识与信息、需要进行管理时，我们就可以通过pdfFactory Pro快速完成这个任务。操作很简单：先打开要进行管理的网页、文件，然后单击【文件】>【打印】>选择pdfFactory Pro打印机>【确定】，当把所有要管理的知识与内容全部放入pdfFactory Pro打印机后就可以单击【保存】按钮，把这些文件、网页制作成一本电子书，完成了对这些知识与信息的管理。

Macromedia Flash Paper的工作原理与PdfFactory Pro类似，Flash Paper安装完后在操作系统中自动安装了一个名为“Macromedia Flash Paper”的虚拟打印机，这个虚拟打印机可以帮你把可打印的文档输出成SWF文档与PDF文档，在这里我们就不详细介绍。

参考文献：

[1]李慧.PDF文档与多媒体电子图书[J].晋图学刊. 2000，01.

[2]穆红涛.电子图书文件格式与应用[J].辽宁师专学报(自然科学版).2007，01.

[3]何鹏.制作完美的PDF――Adobe Acrobat 8电子图书制作软件[J].微电脑世界.2007，21.

中文书信格式篇3

【关键词】网格技术；数字图书馆；资源共享

Internet发展到今天已经走过两代历程，目前正处在从第二代向第三代的过渡转型期。第三代Internet实际上就是基于网格(Grid)技术的互联网。“网格”的出现，将彻底改变人们使用信息设备和资源的方式。

1.网格的概念

按网格(Grid)研究专家Globus项目的带头人I.Foster所描述的：“网格是构筑在互联网上的一组新兴技术，它将高速互联网、高性能计算机、大型数据库、传感器、远程设备等融为一体，为科技人员和普通老百姓提供更多的资源、功能和交互性”。简单的讲，网格就是把整个互联网整合成一台巨大的超级计算机，实现计算资源、存储资源、数据资源、信息资源、知识资源、专家资源的全面共享。当然，我们也可以构造地区性的网格、企事业内部网格、局域网网格甚至家庭网格和个人网格。网格的根本特征并不一定是它的规模，而是资源共享，消除了资源孤岛。

2.网格在国内外的发展现状

国外一些有远见卓识的公司和研究所，已经开始对网格技术进行研究并进入试用或者实用阶段。网格技术虽然远不如互联网技术那样成熟，但随着网格技术在学术界的加速研究，一些信息产业界的大公司也相继公布了一些与网格目标一致的研究开发计划，如美国阿尔贡国家实验室研究项目Globus，美国科学基金委员会(NSF)资助的用于大型基础研究的TeraGrid，欧盟的Data Grid，还有惠普、sun、Microsoft、IBM、Intel等公司也取得共识，开发新一代网格技术。

而在我国，中国科学院计算机网络信息中心作为牵头单位，连接中国科学院分布在全国的40多个研究所，开发研究“科学数据网格”。研究目标是在“中国科学院科学数据库”数据资源的基础上，通过网格计算的相关技术，实现对科学数据库中大量分布式异构数据资源的有效共享，并在此基础上开发对科学研究有直接实用意义的应用系统。目前，国家网格北京主节点机的顺利上架，标志着两个部级科研项目的阶段性重要成果：其一是国家“863”计划重大专项“国家网格主结点”；其二是中科院“十五”信息化建设项目“超级计算环境建设与应用”。而在上海主节点、南京、合肥、武汉等一批普通节点相继建成后整个国家网格的“大模样”将构建成型，中国在网格领域的竞争潜力也将逐渐爆发出来，缩短与美国、欧盟等国家和地区的技术应用差距。

3.数字图书馆发展现状以及与网格技术的交互关系

数字图书馆是综合运用多种高新技术的数字信息资源系统，它将分散于不同载体、不同地域的数字化信息资源以网络化方式互联起来，实现资源共享。数字图书馆的核心问题是有序的信息组织、分布式的跨库检索，要达到的目的是实现信息或知识检索查询的快、准、全。数字图书馆的发展大致经过两个阶段：第一代数字化建设是基于MARC的数目管理系统为核心特征的自动化建设。这方面国内图书馆在20世纪80年代中晚期到90年代初期渐具规模，其不足在于只能针对纸本图书提供指引性信息，而不能提供电子化二次文献；第二代数字化建设是以对大量通过因特网提供的分布式电子文献信息资源的应用为主要特征的，目前国内电子化比较成熟的图书馆大都属于这一代。但这一代数字化也同样存在不足之处，首先是数字化信息服务机制还不能完全发挥网络的优势，其次，这一阶段人们还缺乏对庞大而混乱的网络信息世界进行有效的整序的能力。这种状况既限制了读者获得信息的质量，又使信息应用的效率得不到保障。

而网格式高性能计算机、数据源、因特网三种技术的有机结合，它具有高性能、一体化、知识生产、资源共享、异地协同工作、支持开放标准、功能动态变化等优点，为数字图书馆建设提供了有利条件。目前正在规划进行的图书馆第三代数字化建设就是将网格技术直接应用的结果。

所以，数字图书馆应用网格的主要目标是将网格中丰富的信息资源在时间、空间和内容上进行有机的组织、分类和整合，并依据不同用户的需要提供个性化的服务，将网格中的各种信息、数据、知识等丰富的文化资源广泛深入普及到千家万户，推送到每个用户，从而形成数据网格、信息网格、知识网格。这是一种典型的‘多对多’体系。而这其中，知识网格由于具有以下五个技术特征，将成为新一代数字图书馆的技术基础：(1)通过单一语义入口检索；(2)按需知识服务；(3)在一个单一语义空间映射、重构和抽象；(4)搜索范围广；(5)能动态演化。

4.网格技术在数字图书馆建设中的作用

为数字图书馆构建节约资金成本。网格技术大量节省数字图书馆构建所需资源，解决“过剩的计算容量，昂贵的容量扩展，高额的管理成本”三大难题，降低了建立网站和提供网络服务的成本。

为数字图书馆构建统一的平台。现在图书馆界有数量众多的服务器和计算机，它们大多得不到有效利用，而网格技术能将他们有效并联起来，形成超过许多超级巨型机的计算能力，使构建大规模的资源共享平台成为可能。

有利于数字图书馆的信息集成。网格技术可以合理而有效地将远程资源高效组织起来，形成网络虚拟计数器，形成超强能力。这对于图书馆信息的搜集、管理、和宣传至关重要。

有利于实现数字图书馆的资源共享。网格能实现应用层面的连通，消除信息孤岛，实现信息的职能共享。它可创造异地协同工作的信息环境，可以方便地将分布在各地的图书情报机构组织起来、联系起来，充分实现各自馆藏资源的共知、共享。

有利于数字图书馆的海量数据处理。连接网络上数量巨大的计算机，转化为超强的计算能力。网格是分布式计算模式，这种模式可获得负载平衡，避免网络的拥堵，还可把数据分别存储，容错容载，就近服务。

有利于数字图书馆进行知识管理。用户的需求被解决的过程也就是新的知识产生的过程，从而使数字图书馆的信息服务越来越完善。网格将实现图书馆从互联网和Web时代向网格按需计算时代的转变，使每个人都能充分享受网格的“主动式按需服务”。

5.网格技术应用于数字图书馆面临的问题

值得注意的是，网格技术是一门正在研究发展的技术，是网络的进一步发展，它也面临如标准化，安全性、知识产权、基础设施建设、系统改造等众多问题。但是，网格技术在国内外众多技术人员的不屑努力下，终将发展壮大，为解决复杂系统问题的综合集成技术打下坚实的技术基础；而数字图书馆的建设，在面对网格技术不断发展的状态下，也要具有前瞻性。图书馆要密切注意它的发展，将图书馆资源进行合理的配置和相互协调，一旦条件成熟就可英语网格技术，从而极大地推动数字图书的建设，实现我们长久以来文献与信息资源共享的梦想。

我们相信在不久的将来，网格技术普遍应用之时，数字图书馆的服务将更加人性化，将更切合用户的需求，提供更便捷主动的服务。

参考文献

[1]王蓉.数字图书馆建设与网络信息技术[J].中国科技信息,2006(3).

[2]李晓林.信息网络——下一代信息服务平台.计算机世界报,2002(43).

中文书信格式篇4

【摘要题】信息资源建设

【英文摘要】The importa……

如何有效利用现代技术设备开展书目信息服务，尤其是在网络环境下整合书目信息，以便提高书目信息的服务质量与效率，是我们近几年一直进行的研究课题。

1　我国书目信息服务现状分析

在社会主义市场经济条件下，我国的书目信息服务情况可用几句话来概括：书目信息服务的内容不断增加，书目信息服务的范围不断拓展，书目信息服务的领域逐步扩大，书目信息服务的方式越来越多，书目信息服务的质量与效率逐步提高，书目信息服务的手段越来越先进，书目信息服务中存在的问题也越来越突出。

1.1　我国图书情报机构的书目信息服务状况

从武汉大学出版社出版的专著《书目情报需求与服务研究》中披露的调查资料可知，国家书目信息、专题性文献及出版物推荐目录信息、地方文献及出版物目录信息三者的被利用率，分别占调查样本数的51.7％、48.53％与33.1％，由此可见书目信息资源在人们工作和生活中所起的重要作用。书目信息服务的提供方式，一般有传统印刷型方式及现代技术型方式两种。长期以来，我国书目信息主要是以传统印刷型形式出现。1996年以后，随着因特网及其他新技术、新材料、新工艺的出现，我国书目信息服务的内容与形式明显增加，如通过网络向社会大众及本馆读者及时通报馆藏文献信息；通过网络查阅、订购、下载书目文献信息及出版物内容信息；利用网络享受联机文献借阅和复印等信息服务内容；提供CD-ROM封装盘片形式的可供货书目信息；网上并可下载的图文并茂的出版物外观、内容提要及其他书目服务信息，等等。

我国图书馆界于20世纪70年代中期开始将MARC等书目信息新技术、新规则介绍到国内。与此同时，我国高校图书馆也开始进行微型机西文编目、查目、新书通报和流通管理的试验。当时北京大学图书馆研制出“北京地区西文新书通报系统”和“西文图书联合目录系统”，南京大学图书馆采用简化MARC格式进行了“西文编目研究”，中南工业大学图书馆研制出“微型机湖南地区西文期刊目录系统”，武汉大学图书情报学院研制出“微型机图书情报西文书目检索系统”和“图书馆流通管理自动化系统”等等。20世纪80年代中期，我国有更多高等学校和科研院所进入计算机文献信息服务研究领域，陆续开发出实用的微机编目系统，并开始进行局域网环境下的联合编目工作，其中比较有代表性的有上海交大、复旦大学、中科院上海分院联合开展的“上海地区西文书目信息检索网络”研究计划，中科院、清华大学、北京大学三所图书馆联合开展的“APTLN”书目信息检索网络建设与研究工作等。

我国图书馆自动化工作开展至今已近30年。在众多图书馆自动化管理系统中，原北京图书馆与深圳图书馆的自动化系统在图书馆界有较大影响，并且已推广到全国多家省市公共图书馆与高等学校图书馆。20世纪90年代后我国图书馆界加快了编目自动化的研究进程，利用网络环境实现计算机编目的应用研究也逐步开展起来。1995年国家投资建设的“中国教育和科学研究计算机网络（CER-NET）”加快了我国高校图书馆的计算机编目和书目数据库的建设进程，全国各高校通过校园网就可进入CERNET，方便地通过网络利用其他高校的信息资源，而且还可以借助CERNET与INTERNET相联，从而直接利用因特网信息。

在国家有关政策的支持与鼓励下，我国信息化基础设施的建设取得了重大成就。20世纪90年代建成的中国公用分组交换数据网（China PAC）、中国公用数字数据网（China DDN）、中国公用计算机互联网（China NET）等，为我国高校、公共和专业图书馆开展联机编目、合作编目创造了良好的网络环境。近些年我国电信部门陆续推出了ISDN、ADSL等多种较高网络传输速度的新型数据传输方式，为我国图书情报部门提供了较过去更好的书目信息传递工具。20世纪90年代我国又推出了中国文献机读目录标准（CNMARC），为进一步推进我国文献机读目录信息的交换和共享创造了良好的条件。

1.2　我国出版发行界的书目信息服务状况

我国出版界于1991年开始正式采用CIP（在版编目）规则，1996年国家新闻出版署信息中心专门成立了CIP处，负责组织、规划、协调与管理全国的在版编目工作。目前，全国有超过百分之五十的出版社已进行CIP工作，并正在研究利用计算机处理出版社在版图书的目录信息。在数据通信和计算机网络等现代技术手段被引入出版业之前，传统印刷型书目一直是我国出版发行部门的主要书目信息服务工具。通过印刷型书目信息报纸预告新书及可供图书信息，为书店及广大读者提供有效的订购参考信息。

改革开放以来我国出版社数量不断增加，出版物的品种与数量直线上升，传统的印刷型书目信息服务方式已暴露出诸多不足。因此，引进发达国家的先进技术，利用网络环境实现出版信息的传递和出版物的交易，已成为我国出版发行部门的共识。1995年，新华书店总店与北京、辽宁、上海、江苏、浙江、湖北、四川、广东等八家省级书店联合研制我国出版发行业的互联网——“全国出版物发行信息网络（CPRN）”，并希望将该网络建设成为覆盖全国、以新华书店为主体、以出版社为源头、兼容其他发行渠道和社会读者，集批发、零售、订购、查询于一体的出版发行信息系统。1998年10月，该项目完成了网络“中心”和八个省网络“分中心”的硬件配置建设、软件安装以及与信息产业部CHINA PAC和 CHINA DDN通信骨干网的联接工作。1998年底，“全国出版物发行信息网络”投入试运行，并将工作重点逐步转向发展网络成员及建设可供书目数据库等方面。一方面，希望能够吸收更多的出版社、地市县书店、集个体图书发行机构成为网络成员，使它们能够享受通过网络订购图书的优质服务；另一方面，希望各个网络成员不断将可供书目与征订书目信息充实进网络数据库，满足网络成员订购、查询与余缺调剂的需求。该项目后期进展不理想，多种原因导致网络成员的发展工作陷入停顿，“全国出版物发行信息网络（CPRN）”的运作出现困难。目前，新华书店总店信息中心已改与网络信息技术公司联手，建设具有电子商务功能的网站，利用因特网向国内外用户提供书目信息并开展出版物销售服务。

国家新闻出版总署一直在积极推动建设“中国出版物在版编目数据库”，使广大读者能够通过网络查阅出版信息和可供出版物信息。与此同时，一大批书业网站（如“当当书店”、“人民时空”、“旌旗书店”、“北京图书大厦”、“上海书城”等）正通过网络向广大读者提供可供货书目信息，方便读者在线浏览与购买出版物。

2　我国书目信息服务中存在的问题

我国书目信息服务工作存在的问题，归纳起来主要有：

（1）国家书目信息报道的时滞过长，文献被重复报道的现象时有发生。与发达国家的书目报道仅需一周时间相比，我国《全国新书目》的报道周期长达一个月。此外，在《全国新书目》、《全国总书目》、《中国国家书目》中收录的文献及出版物存在大量的重复；就是出版发行行业自己编制的《社科新书目》、《科技新书目》以及省级书店的宣传书目中，重复的书目信息也不少。

（2）书目信息格式不一致。无论是出版机构在网上的书目信息，还是书店系统长期使用的传统印刷型书目信息，其格式与我国图书馆等信息服务部门的书目信息格式不完全一致，与出版社在版编目的格式也有许多差异。由于格式的不一致，直接影响了书目信息的兼容与共享。

（3）统一书目信息格式存在着困难。就CIP数据而言，它对书目信息服务部门的确重要；但对出版社而言，有没有CIP数据，CIP数据的质量如何，并不影响出版物的销售，所以它们对CIP的重视程度就不如信息服务部门，目前仍然有将近一半的出版社未执行CIP数据；那些已执行CIP数据的出版社，也存在着诸多问题，主要表现为数据不详尽、标识符号不准确、著录项目遗漏、著录格式不规范等。

（4）图书正式出版后的数据与出版前征订目录中的数据时有变动。例如图书的“估价”项，据武汉大学出版社总编室的同志介绍，有将近百分之二十的图书正式出版时，“定价”与原“估价”不同。又如“页数”、“出版时间”、“书名”等项，出版后的正式数据与出版前的宣传数据都会有所不同。如果将出版前书店的征订目录数据直接作为图书馆的目录使用，必然有部分数据在出版物到馆后需要修改。这时在图书馆机读目录数据库的多个数据文件之间，就很容易因修改的遗漏而产生记录彼此的不一致。

（5）书店征订目录不适合图书馆直接使用。一般来说，书店征订目录中没有提供图书信息检索点的排检项，其分类也比较粗略，仅指出了出版物所属大类，没有给出具体的分类号。在图书馆等信息部门的信息服务中，书目信息中的排检项十分重要，它是读者能够接受正确信息服务的切入点（如书名、作者、主题、分类号等常用的检索点）。如果图书馆直接用缺乏主题词与详尽分类号的书店征订目录作为自己的目录，将对读者通过书目进行的信息检索十分不利。

（6）出版社在版编目（CIP）数据产生的延迟直接影响书店征订目录的编制与出版物的推销宣传。书店系统编制征订目录，是希望社会公众在图书正式出版之前就能了解这些出版物的信息，以便赢得更多的订数，占有最大的市场份额，获取较好的经济收益。为了改变传统发行方式下出版物信息产生与传递不及时的问题，出版发行部门非常希望出版社能在图书正式出版前就尽早提供准确的出版物信息，以便书店及时编制出征订目录。一般情况下，出版物的在版编目（CIP）数据都是先由出版社编制，再报送并等待国家版权局审核批准，然后由出版社以订单的形式传递给发行部门。这种运作方式使得直接利用CIP数据编制征订目录的设想难以实现，也无法满足书店获取订数所需要的充足的宣传时间。

（7）书目信息来源于它所对应的出版物以及编辑生产它的出版社。出版社的编辑人员虽然具有较强的稿件编辑、组织与加工能力，但缺乏能够准确确定每一种出版物的在版编目数据的知识，也缺乏编制书店征订目录与图书馆书目所需的知识。因此，目前我国出版物的在版编目数据（CIP）质量存在这样或那样的问题，无法满足书店与图书馆等书目信息服务部门在编制书目时的各项要求。

3　网络环境下整合我国书目信息的措施

为了提高书目信息的通用性与兼容性，我国图书情报界自20世纪70年代起就采用文献信息著录交换用国际标准（MARC），并开始书目自动化应用的研制与推广工作。我国图书发行部门为了增加出版物的销售，非常重视编制与发行出版物征订目录，各种征订目录（如《科技新书目》、《社科新书目》、《上海新书目》等）一直都在为宣传推销出版物服务。出版社编制的图书CIP数据，有不少地方与图书情报界的书目不同，与书店的征订目录也有不少差异。这三类书目的数据来源、编制单位及信息传递路径都不相同。在这种情况下，寻求一种能整合三种不同书目信息的途径与方式是非常必要的，也会遇到各种阻力与困难。为此，笔者提出如下一些建议。

3.1　统一思想、提高认识是整合书目信息的前提

要使书目信息整合工作得以顺利进行，首先必须统一思想，提高认识，使三大书目信息部门的领导和有关人员都能认识到整合书目信息的重要性，并积极支持这项工作。具体而言，出版社必须加强在版编目（CIP）工作的组织及在版编目工作人员的队伍建设，提高CIP数据的编制质量；书店等图书发行部门要加强征订书目的组织工作，提高书目数据工作人员的业务素质及工作责任心，以保证所给出的出版物分类号、主题词（或关键词）的质量；图书馆与情报部门应提高对书目信息整合重要性的认识，重视对出版社、图书发行机构有关技术人员的培训，帮助他们提高CIP及征订书目数据的质量，同时需要改变自身对CIP数据及征订书目数据的不信任态度，制订直接采用CIP数据及征订书目数据的措施，为整合书目信息营造良好的软件环境。

3.2　以出版社在版编目为基础整合我国书目信息

抓源头、带全面是整合我国书目信息的主导思想。由于出版物书目信息的源在出版社，所以，建议以出版社在版编目数据（CIP）作为三种不同书目信息格式整合的突破口。具体来说，应在国家在版编目条例的基础上，制定在版编目的补充规定，对在版编目数据项做适当的修改和补充，使CIP数据成为一种能满足各方面书目信息应用要求的书目信息数据。为此，建议由国家信息服务主管部门对整合后书目信息格式的具体要求，由国家信息与文献技术标准化委员会出面组织协调，成立由国家重点（权威）出版社在版编目编制人员、书店及出版社征订书目信息组织人员以及图书馆和情报部门编目部技术人员共同组成的“中国书目信息格式整合工作小组”。在充分协商的基础上，按照国家文献书目信息交换标准（参照有关的国际标准）的要求，充分考虑各个信息服务部门的业务特点与要求，制定出符合书目信息资源共享要求的新的书目信息著录格式。出版社在版编目人员只要严格遵照新的书目信息格式组织CIP数据，经国家版权部门审核通过，就可以传递给书店、图书馆及其他信息服务部门直接加以使用。

3.3　充分利用网络环境实现书目信息的整合

为了满足书店征订目录与图书馆藏书目录多方面的要求，可以考虑充分利用网络资源，将出版社、批发书店与图书馆联系在一起，形成全国范围的庞大书目信息广域网。审核后的出版社在版编目（CIP）数据可经过这个网络迅速传递到批发书店和图书馆等信息服务部门，使它们在第一时间就能直接用CIP数据编制征订目录和馆藏书目。为此，整合后的书目信息格式必须与在版编目（CIP）数据格式高度统一，书店、出版社、图书馆（包括信息所等信息服务部门）都必须具备网络应用条件。为了给规范化的书目数据的传送奠定物质基础，需要加快“金版工程”建设。应在国家信息产业部与新闻出版总署的指导和协调下，继续完成“全国出版物发行信息网络”和“全国新闻出版管理信息网”以及与之配套的四个大型数据库的建设。这四个大型数据库为“新闻出版管理数据库”、“中国百科术语数据库”、“图书在版编目数据库”和“国家新闻出版版权数据库”。一旦“金版工程”完成，就能从根本上解决在版编目信息、征订目录信息传送慢的问题。这项工作可以在新闻出版总署“金版工程”的统一规划下，集中全国出版社、书店、图书馆、电信部门与网络公司等多方面的力量，建设这个全国性的网络平台；各出版社可以通过该网络直接将本社出版物的CIP数据传递给国家版权局审核，核准后又可以经由网络传递给书店，书店据此能顺利地转换成征订目录。国家重点信息工程中国教育与科研网（CERNET）已运行了五年多，它在上世纪末就已吸收我国大多数高校及科研院所的图书馆入网，使数以百计的我国高校图书馆通过该网络共享书目信息资源。如果再将全国公共图书馆自身的自动化管理系统也接入CERNET，就能实现以图书馆系统为基础的书目信息服务广域网。由于CPRN与CERNET都以电信数据通信网为基础，所以，通过电信部门的网络平台完全可实现这两个全国性的广域网的对接，使整合后的书目信息能够真正在网络环境下快速传递，实现书目信息资源的网络化利用与共享。

中文书信格式篇5

〔关键词〕文献保护与修复；数字资源；纸质文献；技术保障

高校图书馆馆藏文献资源是信息资源开发和信息服务的基础和保障。在信息化时代，信息总量呈几何级数动态增长情况下，高校图书馆馆藏资源建设在学校教学与科学研究工作需要的推动下取得了长足进步。随着图书馆信息中心地位逐渐提高和数字图书建设的加快，信息资源长期保存成为近年来图书馆界讨论与研究的重点，成为数字图书馆建设过程中一个不容忽视的重要问题。本文试图从实现信息资源长期保存目标出发，依据馆藏资源特点，提出重视纸质文献和数字资源的日常保护工作，建立完整信息资源保护体系，探讨高校图书馆信息资源长期保存有效方法。

1 信息资源概述

1.1 信息资源分类

在《普通高等学校图书馆规程（修订）》［1］第10条提到“高等学校图书馆应根据学校发展的目标和教学科学研究的需要，根据馆藏基础及地区或系统文献资源布局的统筹安排，制定文献信息资源建设方案”、“……在文献采集中应兼顾纸质文献、电子文献和其他载体文献”。高校图书馆经过多年的发展建设，馆藏信息总量逐年增多，建立起较为完备的藏书体系，成为学校教学和科研工作坚实的信息资源库。

信息资源按照载体形态不同分为纸质文献资源和数字化资源两大类别。

纸质文献资源属于实体馆藏，其主要特征是文献信息内容以纸为载体，以印刷为手段记录文字信息。主要形式有图书、期刊、报纸、图片、画册等，其中图书、期刊、报纸对人类保存和传播知识信息起到了巨大的作用。纸质文献以其出版数量大和增长速度快、价格低廉，便于携带、具有随意性和直观性，更符合人类阅读习惯等优势受到广大读者欢迎。

数字资源是随着信息技术的发展而出现的新型信息资源，它是指经过计算机等设备处理、存储在磁性材料介质上，可以在计算机上或网络上运行的图像、文字声音、视频等多媒流文件。数字资源以其存储空间小、信息量大、不受时空限制、扩展性强、检索功能齐全等优势，逐渐成为图书馆馆藏文献信息的主要资源。

1.2 信息资源保存过程中的问题

1.2.1 纸质文献自身材料不足

任何纸质文献材料都有一定的有效使用寿命，随着时间的推移，文献载体原有的物理化学性能会发生不可逆的变化，使得载体不法超越自身的有效使用寿命而长期的保存下去。纸张毁损是一个渐变过程，其主要原因是纸张的主要成分――纤维素与自然环境中的物质如氧化剂、酸、水等物质发生了氧化和水解反应，使纸张逐渐发黄、变脆；另一个主要原因是纸张酸性大，酸是机械造纸过程中脱木素和施胶的条件，酸对纸张中纤维素发生水解反应起着催化剂作用［2］，最终的结果表现为纸张发脆，直至呈片渣或粉末。所以，酸是纸张破损最主要的原因，这是国内外学者共认的事实，因此，国外将纸张去酸作为长期保存文献的首要工作。

1.2.2 数字化资源自身不足

数字化资源是计算机网络化时代技术发展的产物，数字资源需要通过特定的技术来实现数字资源的保存和呈现，数字资源保存技术一直是长期保存研究领域的重点，它所面临的一个很重要的挑战就是逾越随着时间的变迁而产生的技术障碍，具体说就是数字信息的存储格式标准过时作废以及用户需求的变化(如应用程序的升级、改版)等，可能会造成原有数字信息的真实性、完整性和可用性的严重丢失［3］。数字资源也存在着不可忽视的局限性：(1)数字资源的使用和阅读必须借助于相应的信息技术设备才能阅读。(2)数字资源的建设资金投入巨大，硬件软件升级、改版周期短、变化快，维护量较重。

2 建立信息资源长期保护组织管理机制

在高校图书馆中数字资源所占的比例逐年提高，但是，传统纸质文献仍然是获取教学信息、积累知识的主要信息资源，纸质文献信息资源在高校图书馆馆藏文献中占据重要地位。随着图书馆在高校中信息中心地位逐渐增强，信息资源长期保存与利用也成为近几年来各个高校图书馆研究与实践的重要课题，在数字资源长期保存逐步纳入各个图书馆等文献机构重要工作范畴的大背景下，如何采取技术措施做好纸质文献日常保护工作，并将其纳入到高校图书馆整体资源长期保存体系内，这是摆在高校图书馆面前刻不容缓、亟待解决的问题。

2.1 信息资源保存中存在的问题

①图书存储场所不符合纸质（包括数字资源）文献存储环境要求，如温度、湿度及光线等方面均达不到保存要求；

②许多重要文献资源没有经过脱酸处理，无相应防范措施阻止纸质文献中的酸的传播；

③文献修复服务工作任务繁重，虫蛀破损、霉烂破损及老化变脆的破损在文献破损中最为常见，并有扩大范围的趋势；

④缺乏具体文献载录格式转换计划，缺乏馆藏转换、数字影像、扫描、缩微等设备；

⑤数字资源种类与数量逐年增长，原有的数字信息的存储格式标准过时、或存储媒体发生朽坏缺乏相应长期保存管理体制和技术，可能会造成数字信息的真实性与完整性丢失。

2.2 建立文献保护组织管理体制

为实现文献资源能够被长期保存和使用的目标，在管理方式上建立文献资源长期保存技术保障机制，以法规制度的方式统筹管理图书馆文献保护工作。

文献资源的长期保存作为图书馆文献资源建设而开展的一个新的工作内容，应当受到学校及图书馆各部门的重视，纳入图书馆文献资源建设的整体规划和日常工作中。图书馆首先要对信息文献资源状况进行调查，摸清家底，分清主次进行相应修复及保存。其次，在文献保护方面，成立专门机构，负责文献保护计划与策略的制定和管理，编制文献日常保存制度、有关环境控制和日常维护规范，并且认真贯彻落实到图书馆日常工作中。再次，信息文献资源的老化是一个客观现象，所以要定期开展信息文献老化速度的监测，评估文献保护现状，并结合现代分析技术和材料科学的发展，对文献修复制度进行必要的改进，对信息文献长期保存整体工作进行系统地研究，形成完整保护体系，确保馆藏信息资源未来的可获得性。最后，在馆员培训、用户培训（为教职工和学生提供培训材料）、图书馆馆藏的搬运与清洁等具体工作方面进行统筹管理。

3 信息资源文献保护体系方法研究

图书馆应根据不同类型的文献资源（含数字资源）自然属性各异的特点，从环境控制、图书脱酸、日常文献修复、载体转换、数字资源转存、灾难预案等多方面入手，建立文献保护手段完整的保存体系。

3.1 存储环境控制与维护

资源保存环境对文献能否长期保存至关重要，对于重要的文献可建立密集储存库，采取高度密集式储藏设备，使用中性无酸的图书存储盒可防止可能存在于纸质文献中的酸的传播，利用冷藏库技术控制温度在摄氏10℃、相对湿度为35%的恒定状态下，加装空气循环和过滤系统用于过滤掉空气中的微粒和有害气体以确保存储环境。图书馆定期检查馆藏文献馆舍建筑及环境，监测馆内的温湿度及光线，及时发现可能引起馆藏损毁的因素并采取改进措施，依照有关环境控制和日常维护规范做好文献保护工作。

3.2 文献修复

文献修复项目包括对修复对象的评估、清洗、处理以及保护装具的制作等，对馆藏善本图书、手稿及珍贵历史照片等进行修复工作，对要进入数字化项目流程的普通馆藏进行加固修复。文献保护致力于使用永久性和耐用的材料、科学可行的修复技术和高效的手段，并严格遵循图书馆的文献修复程序，做好修复工作，具体分为以下3个方面：①在预防性保护方面，加强图书馆的环境控制，对所藏图书进行批量脱酸工作，防止含酸纸质文献的进一步恶化；②在补救性保护方面，图书馆需要加强文献修复室建设，通过预防文献原件的损害和对破损文献的修复、流通馆藏修复到采购文献及装订服务，针对文献的类型和特点区别对待，确保文献能够得到长久的保存；③在再生性保护方面，通过文献载体和记录格式的转换，不仅使文献的内容能够广泛地为读者所使用，还可以有效地保护原始文献。

3.3 载录格式转换与数字资源的长期保存

载录格式转换旨在保护濒临灭失的馆藏资料的载体和记录格式的转换服务。载录格式转换主要包括两种形式：一是缩微；二是数字化，目前载录格式转换以数字化为主要方式。载录格式转换不仅可以有效地保存馆藏原件，也可以维持数字资源的长期可用性，为读者提供更为便捷的获取方式。图书馆在进行保护性载录格式转换尤其是数字化项目的时候，第一，确定的是符合长期性要求的格式，分别就音频、视频、文字和图像制定相关标准和指引；第二，选择符合长期性原则的存储结构、设备等，并定期维护；第三，对馆藏的数字资源，要确定保存的文献格式以及格式转换方法，当遇到存储格式标准过时、存储媒体发生朽坏以及应用软件升级改版等变化时可采用迁移、仿真保存［4］或封装保存等技术实施数字资源迁移保存，从而保证数字资源可以在新的环境中被识别、使用和检索。

3.4 灾难预案与灾后恢复

图书馆制定详细的文献保护灾难预案和灾后恢复程序，建立一支应急保障队伍。

3.4.1 应急计划

包括馆藏抢救方法、馆藏抢救的优先次序、应急材料的储备及存放地点、紧急情况的安全措施、紧急情况联系人等。

3.4.2 应急训练

针对馆藏等具体情况，定期组织馆员开展各种各样的教育和培训，宣传和讲授与灾难有关的文献保护应急措施和恢复程序与方法等。

3.4.3 灾后恢复程序

第一要确保人员的安全；第二是确保应急人员和恢复人员到位，稳定存储环境；第三是迅速评估灾难状况；第四是避免馆藏受到进一步的破坏；第五是进行全面的受灾状况调查和评估；第六是保存各种受灾记录，联系保险公司等。

4 对图书馆有序开展数字资源长期保存的建议

4.1 逐步建立完善的资金保障体系

信息资源长期保存是一个持续性极强的工作，同时，由于保存资源的数量大，类型复杂，需要大量及长期资金投入，这就需要文献保护单位拥有持续稳定的资金来源来保障工作的顺利开展。纵观国外信息资源长期保存活动实践，资金主要来源无一例外来自各种基金会以及专业机构，甚至还有一部分来自捐助等。美国以国家立法形式为保存项目提供资金保障，以法规的形式避免各种因资金无法到位出现的情况。这种资金保障方式值得我国借鉴。国家要加大投入，拓展多元化经费来源，吸引更多的社会团体和基金会组织赞助各种项目的研究实施。图书馆也要充分发挥主观能动性，探索有效的合作模式，积极寻求合作者，争取各方面资金支持，尤其是一些有实力的基金会的赞助支持。

4.2 文献机构之间建立紧密的合作关系

完善的信息资源长期保存不是一个国家或者一个机构可以独立完成的工程，各个文献机构之间的相互合作是信息资源长期保存活动能够有效开展的前提［5］。信息资源长期保存技术保障机制应该建立在各成员馆合作框架下，成员馆在信息资源保存内容和保存技术方案的选择上相互协调。首先要明确各馆信息资源的保存范围，达到资源的最优配置；其次，保存技术应考虑采用最简单的技术对数字资源进行保存，在将来才有可能通过最简单的操作来读取和理解保存的信息；再次，成员馆之间应该就优质信息资源保存方法、保存经验和技能开展积极沟通与交流，发展和支持优质优量的数字保存实践方式，从而推进信息资源长期保存的技术研究与应用工作稳步向前发展。

4.3 努力做好文献保护的教育与人才培训工作

信息资源长期保存及运行需要专门的技术队伍给予保障，不仅文献保护馆员从事文献保护工作，而且还要通过各种培训加强全体馆员和读者的文献保护意识和知识，使每一个接触文献的人都明白如何正确地保护文献。图书馆应该制定一系列面向整个大学的文献保护教育培训课程、研讨会及保护宣传品和指南等，图书馆鼓励相关技术人员参与国际和国内学术交流；鼓励馆员向读者提供有关文献保护方面的知识咨询服务，不断提高图书馆馆员队伍的信息素质。

参考文献

［1］百度法律.普通高等学校图书馆规程（修订）［EB／OL］.，2011-05-20.

［2］李景仁，等．中国古籍文献的酸化与防酸化［J］.中国图书馆学报，2002，(5):80-83.

［3］王培凤.数字图书馆信息资源长期保存中存在的问题及应对策略［J］.情报探索,2008，(6):42-43.

中文书信格式篇6

企业英文邮件格式(一) 英语书信结构、书写款式及要求

1.书信结构

英语书信结构一般有以下几个部分组成：

信封(envelope)

英语的信封和中文的一样，有三部分组成，即发信人地址、收信人地址和邮票。只不过英语信封的格式除了邮票所贴的位置(信封的右上角)和中文的一样外，英语信封上要写的发信人和收信人的地址和中文的大不一样。发信人的地址应写在信封的左上角，收信人的地址应写在信封偏中右偏下处，英文书信的地址应从小写到大，先写门牌号码，再写街道、城镇、省或州及邮政编码，最后是国家名称。国家名称的每一个字母都要大写。如下：

信头 (heading)

公司信纸上方居中一般都印有其名称、地址和联系号码，这就是通常所说的信头。在没有信头的普通信纸上写信，作者就需要写明回邮地址和联系号码。

称呼(Salutation)

称呼是一封信开头对收信人的称呼，写在封内地址或提示句下两三行。称呼后可以写冒号或逗号。在商业信函或其他正式书信中，用冒号。

在非正式书信中，称呼后用逗号。(注意：尽量避免使用To Whom It May Concern 或Dear Sir or Madam,因为这种称呼已经过时，并且不很友好。改进方法是争取确定收信人的姓名，或使用Dear Human Resources Manager，Dear Friends这样的称呼。在给律师或外交领事写信时，可以使用Esquire或Esq.这样的头衔，但它们不应出现在称呼中。同样，如果收信人的姓名后面有Jr.或Sr.如George Bush,Jr.也不能把它们包含在称呼中。)

主题句(选择性)Subject Line(optional)

电子邮件最重要的部分是主题，假设我们都是很忙的人，在打开邮箱阅读邮件时，第一眼看到的就是邮件的主题。所以，主题应当做到言简意赅并突出邮件重要性。英文邮件的主题需要注意不超过35个字母，将位于句首的单词和专有名词首字母大写。比如：Some questions about C++.在比较正式的格式中，需要把每个单词的首字母大写(介词、冠词除外)。

正文(Body of the Letter)

正文的格式多种多样。商业信函最好使用齐头式。而私人信件通常不用齐头式。在齐头式书信中，全部内容包括日期和信尾问候语，都从左侧顶格开始。段落开头不空格，各段之间空两行。

修正齐头式，是使用最为广泛的一种格式，商业和私人信件都可以使用，尽管在私人信件中不一定要写回邮地址和封内地址。使用没有印刷信头的普通信纸时，这种格式最合适。与齐头式不同，发信人地址、日期，信尾问候语和签名都从中间开始写。其余部分从左边开始。

齐头式信件写信，其正文与称呼之间空一至二行。每段的第一句句子不需要空格，但段与段之间需要空一至二行。齐头式信件的信尾客套话和签名可以有两种款式。第一种写在左下方，这是最常用也是最正式的。另外也可以写在右下方，这种形式则表示写信人与收信人之间的关系比较熟悉随便。

结尾语(com#plimentary Closing)

结尾语在正文之后添加。注意一般结尾语中只有第一个单词首字母大写而剩余单词都小写，此处与称呼不同。

一般电子邮件：

Sincerely,

Sincerely yours,

私人电子邮件：

Regards,

Best wishes,

Best regards,

With best wishes,

Wish best regards,

20xx英文信函格式公共英语

Yours,

Cheers,

As ever,

With love,

Affectionately,

20xx英文书信格式

1、信头(Heading)

指发信人的姓名(单位名称)、地址和日期，一般写在信纸的右上角。一般公函或商业信函的信纸上都印有单位或公司的名称、地址、电话号码等，因此就只需在信头下面的右边写上写信日期就可以了。

英文地址的写法与中文完全不同，地址的名称按从小到大的顺序：第一行写门牌号码和街名;第二行写县、市、省、州、邮编、国名;然后再写日期。标点符号一般在每一行的末尾都不用，但在每一行的之间，该用的还要用，例如在写日期的时候。

日期的写法，如1997年7月30日，英文为：

July 30，1997(最为普遍);

July 30th，1997;

30th July，1997等。

1997不可写成97。

2、信内地址(Inside Address)

在一般的社交信中，信内收信人的地址通常省略，但是在公务信函中不能。将收信人的姓名、地址等写在信头日期下方的左角上，要求与对信头的要求一样，不必再写日期。

3、称呼(Salutation)

是写信人对收信人的称呼用语。位置在信内地址下方一、二行的地方，从该行的顶格写起，在称呼后面一般用逗号(英国式)，也可以用冒号(美国式)。

(1)、写给亲人、亲戚和关系密切的朋友时，用Dear或My dear再加上表示亲属关系的称呼或直称其名(这里指名字，不是姓氏)。

例如：My dear father，Dear Tom等。

(2)、写给公务上的信函用Dear Madam，Dear Sir或Gentleman(Gentlemen)。注意：Dear纯属公务上往来的客气形式。Gentlemen总是以复数形式出现，前不加Dear，是Dear Sir的复数形式。

(3)、写给收信人的信，也可用头衔、职位、职称、学位等再加姓氏或姓氏和名字。例如：Dear Prof. Tim Scales, Dear Dr.John Smith。

4、正文(Body of the Letter)

位置在下面称呼语隔一行，是信的核心部分。因此要求正文层次分明、简单易懂。和中文信不同的是，正文中一般不用Hello!(你好!)

正文有缩进式和齐头式两种。每段书信第一行的第一个字母稍微向右缩进些，通常以五个字母为宜，每段第二行从左面顶格写起，这就是缩进式。

但美国人写信各段落往往不用缩进式，用齐头式，即每一行都从左面顶格写起。商务信件大都采用齐头式的写法。

5、结束语(com#plimentary Close)

在正文下面的一、二行处，从信纸的中间偏右处开始，第一个词开头要大写，句末用逗号。不同的对象，结束语的写法也不同。

(1)、写给家人、亲戚，用Your loving grandfather，Lovingly yours，Lovingly等;

(2)、写给熟人、朋友，用Yours cordially，Yours affectionately等;

(3)、写业务信函用Truely yours(Yours truely)，Faithfully yours(Yours faithfully)等;

(4)、对上级、长辈用Yours obediently(Obediently yours)，Yours respectfully(Respectfully yours)等。

6、签名(Signature)

低于结束语一至二行，从信纸中间偏右的地方开始，在结束语的正下方，在签完名字的下面还要有用打字机打出的名字，以便识别。职务、职称可打在名字的下面。当然，写给亲朋好友的信，就不必再打了。

7、附言(Postscript)

一封信写完了，突然又想起遗漏的事情，这时用P.S.表示，再写上遗漏的话即可，要长话短说。通常在信末签名下面几行的左方，应于正文齐头。

注意：在正式的信函中，应避免使用附言。

8、附件(Enclosure)

中文书信格式篇7

我们在初中阶段学到的应用文有通知、启事、总结、计划、电报、书信、读书笔记等。这一次我们先来谈谈与日常生活关系最密切的书信的写法。

书信分一般书信和专用书信两大类。前者指家信和亲朋同事之间使用的书信；后者指有专门用途的书信，如介绍信、证明信、感谢信、祝贺信、申请书、倡议书等。

下面介绍一般书信的写法：

（1）信封的写法

A．左上角小方格内写清邮政编码，邮政编码下一行写收信人地址，地址要详细准确具体，从省、市、县、区到街道（村）门牌号、楼号、房间号都要写清楚，字迹要工整。

B．信封中间写收信人姓名，字形可稍大些，姓名后边空两三个字的地方可写“同志”、“先生”等，也可不写。但不要写收信人与寄信人的亲属关系，如“××父亲收”，“××兄收”。

C．信封的右下方写寄信人的地址、姓名，要写得准确详细，字迹可比收信人姓名赂小一些，同时要写上发信人的邮政编码。

D．信封上的字不要用铅笔写，以免模糊不清，也不能用红色笔写。

(2）信的写法

普通书信一般由抬头、正文、结尾、署名及日期四部分组成。

A．抬头。即对收信人的称呼。写在第一行，顶格书写、单独成行，称呼之后加冒号。这里的称呼按平时称呼即可。

B．正文。从称呼下一行空两格写起，转行时要顶格。根据内容适当分段，另起一段时仍需空两格。正文部分与写文章一样，要求叙事清楚，语言简洁。一般书信往来应包括以下内容：a．向对方表示问候；b．说明何时收到来信，询问对方情况；c．谈自己的情况； d．表达希望、要求等。

C．结尾。一般写祝愿或表示敬意的话。常见的写法有：a．正文写完后，紧接在最后一个标点后写“此致”（或“致”），然后另起一行顶头写“敬礼”；b．在正文下另起一行空两格写“此致”（或“致”），再起一行顶头写”敬礼“。根据情况，也可在结尾写其他祝愿之词。

中文书信格式篇8

一、信息化条件下文书档案管理的基本现状

随着信息化的推进，文书档案管理领域也广泛的应用信息化工具，包括文书档案的内容与保存、文书档案的管理与应用等方面，这有效的提高了文书档案管理质量，推动了文书档案管理模式的转变。

（一）文书档案内容及其保存的实现信息化

首先，从文书档案内容来看，当前文书档案大多以Word文档形式存在，并可以实现在这种文档中进行修改以至于最终成文，这就实现了文书档案内容的信息化。特别是，对于长期以来形成的纸质文档，也可以利用扫描、重新录入等方式将其转变为电子文档，扫描后的文档也可以利用相应的软件将扫描件转变为Word文档，从而可以实现统一的文档格式。其次，从保存来看，一般的单位都是利用专门的计算机，通过建立文件的形势进行保存，并且这种文件可以分类保存，并记录保存的时间、责任人等信息。

（二）文书档案管理与应用的信息化

首先，从管理来看，目前文书档案管理大多通过建立文书档案目录来推进，如将一年的文书档案进行汇总并编制目录，部分单位通过在Excel办公软件中建立详细的目录进行管理，这就提高了管理的效率，便于查询。其次，从应用来看，对于一些非保密性的文书档案，单位通过在互联网、QQ群共享等渠道公布，帮助各主体甚至社会主体获取文书档案的相关信息，契合了当前信息公开的需要，有效的推动了文书档案的应用。

二、信息化条件下文书档案管理存在的问题

虽然信息化条件下文书档案管理取得了明显的成效，但也还存在一些问题，表现在文书档案信息化程度不够，信息化应用能力不足，信息化配套管理制度不健全等方面。

（一）文书档案信息化程度不够

文书档案信息化程度不够是指尚未全面发挥信息化的作用，首先，从现存的文书档案来看，部分单位文书档案仍然只是保存纸质文档，电子文档没有保存，或者虽然保存了电子文档，但电子文档的内容与纸质文档存在差异，如没有将最终领导签章确认的电子文档保存等，这就导致两者之间存在差异，不利于文书档案的开发利用。其次，从历史文书档案来看，没有利用扫描仪等将纸质文档转变为电子文档，或者转变为扫描件文档后没有转变为统一格式的WORD文档，导致文档查询等管理难度大。特别是对于单位内部下属各科室的文书档案，由于各种因素的影响，其文书档案电子化更加滞后，甚至出现电子档案丢失等问题。

（二）信息化应用能力不足

首先，信息化管理软件开发滞后，部分单位特别是基层单位仅仅简单的利用计算机设备存储电子文档，而没有开发出相应的管理软件将所有的文书档案纳入到数据库当中进行统一管理，这既不利于文书档案的保存，也不利于文书档案的开发利用。其次，信息化后的电子档案开发利用不足，部分单位虽然保存了电子文书档案，但长期没有对文书档案进行归纳总结，没有统计分析，难以形成完善的研究报告供领导者参考，从而没有发挥信息化的作用。

（三）信息化配套管理制度不健全

首先，信息化条件下的文书档案格式不统一，没有制定统一的、标准化的电子文书档案格式，这使得单位内部不同部门的电子文书档案格式不尽相同，甚至差异较大，不利于统一管理。其次，信息化条件下的文书档案借阅管理制度不健全，部分单位文书档案特别是电子文书档案存在利用互联网随意传递等问题，这种传递没有履行必要的审批手续，容易导致信息泄露。再次，信息化条件下文书档案安全管理制度不健全，部分单位虽然有保存电子文档的意图，但只是简单的存放在计算机设备中，而没有建立安全管理制度。

三、信息化条件下文书档案管理创新思考

信息化给文书档案管理带来了重要的发展机遇，利用这种机遇，必须创新理念规划文书档案管理工作，创新工具强化文书档案管理，创新模式规范文书档案管理。

（一）创新理念规划文书档案管理工作

首先，要从长远发展的视角出发规划文书档案管理工作，长远来看，文书档案必定会实现电子化、数字化，甚至纸质文书都可能不再保存，因此，单位必须从长远发展的视角出发，加快规划文书档案工作，以适应发展需要。其次，要从信息化的视角出发规划文书档案管理工作，要从文书档案内容、保存、管理、应用等方面明确如何推进文书档案信息化，明确文书档案信息化的目标即实现全面的电子化管理，明确文书档案的途径、重点内容和保障措施。

（二）创新工具强化文书档案管理

首先，要积极开发文书档案信息管理系统，单位要积极与开发商合作，根据自身的需求、文书档案的总量规模开发出符合自身要求的数据库，这种软件要具有基本的查询、文书档案上传、录入、编辑、打印、下载等功能。其次，要积极利用信息化工具强化文书档案管理，如规定单位内部各部门出台的文书档案要在正是成文之日上传到信息化管理系统中，文书档案管理部门要对上传的内容进行审核，以解决文书档案保存滞后、管理不规范等问题。

中文书信格式篇9

以燕山大学为例，电子文献资源的语种包括中文和外文两种；所属学科包含经济/管理、法律/政治、材料科学、机械工程、生物科学/生物工程、体育、光学/仪器、化学/化工、环境科学、交通运输、电气/控制/自动化、艺术/传媒、语言/文学、哲学/宗教、数学/物理、信息科学/计算机/电子技术、土木工程/建筑、动力/能源/矿业、图书馆/情报/档案，共19个学科；应用学院包括机械工程学院、材料科学与工程学院、电气工程学院、信息科学与工程学院、软件学院、建筑工程与力学学院、车辆与能源学院、环境与化学工程学院、经济管理学院、理学院、外国语学院、文法学院、公共管理学院、马克思主义学院、艺术与设计学院、体育学院，共16个学院；资源类型包括期刊、学位论文、报纸、视频、年鉴、参考工具、电子图书、工具书、专利、会议论文、标准、音频、案例、科技成果、法律法规、事实型数据，共16种；揭示深度包括全文、文摘、题录、目录、事实5种；文献来源分为购买数据库、免费数据库、NSTL提供、国家图书馆提供、自建数据库、试用数据库6类。另一方面，电子文献资源的采购方式和采购年限也并不统一。中文电子文献资源多采用自主谈判的方式进行，外文电子资源分为DRAA组团和自主谈判两种采购方式。采购年份根据学校经费情况以及DRAA联盟采购方案要求分为1年合同、2年合同以及多年合同。电子文献资源类型的多样化、采购方式及采购年限的差异化加大了高校图书馆电子文献资源采购管理工作的难度，对电子文献资源采购工作的规范化、系统化管理成为图书馆建设的重中之重。高校图书馆迫切需要一套基于网络化应用的、可内部共享的、便于使用与维护的电子文献资源采购管理系统，以实现对电子文献资源生命周期全过程的高效管理。

2电子文献资源采购流程的设计

电子文献资源在图书馆的生命周期包括选择评估、提供试用、试用情况评估、沟通谈判、组织购买、使用评估几个阶段。其中，对于参加DRAA联盟组团的外文电子文献资源的采购可以省去沟通谈判环节。在电子文献资源的采购工作中，资源评估是前提工作，谈判购买是核心工作。高校图书馆要对每一个新增电子文献资源进行试用前评估，分析新增资源是否与已有资源重复、是否能对教学科研起到辅助作用以决定是否提供试用；要对每一个试用电子文献资源在试用期内的使用情况进行评估，以决定是否组织购买；要对每一个购买数据库在合同期内的使用情况进行评估，以决定是否续订。对通过评估的电子文献资源，图书馆可以通过参加DRAA联盟组团和自行谈判两种方式开展采购工作。

3系统功能实现

图书馆电子文献资源采购管理系统读入图书馆采购电子文献资源的基本信息、年度采购信息、联系人信息以及集团采购方案信息，可按照年度查询本年度电子文献资源采购完成情况以及下一步工作任务，可按照指定数据库查询该数据库历年采购情况，以明确数据库价格涨幅情况，并对数据库的采购价格进行预测。该系统还具有电子文献资源合同信息扫描件上传的功能，实现电子文献资源采购信息的数据化。另外，系统后台数据储存时指定文件上传的物理路径并对上传电子文献资源信息的命名格式化。该系统操作简便、实用性强、功能齐全，实现电子文献资源购买和相关服务的流程化、规范化、平台化管理，提高电子文献资源采购、信息维护、服务、保存等业务和管理工作的效率。

3.1系统安全登录

系统严格审核执行电子文献资源采购任务的工作人员的角色和权限，根据工作人员角色、权限的可定制功能实现用户分级管理，超级管理员可实现对整个系统的读写操作，一般采购人员只可实现读操作，不可进行写操作。由于图书馆电子文献资源采购管理系统中涉及电子文献资源合同期限以及价格等敏感信息，为了保证系统内容的隐私性，系统对管理员的活跃时间进行限制。如果管理员超过15min未对系统进行任何操作，系统默认管理员已经离开，再次操作时会出现超时提示。

3.2按年度查询采购情况

系统可提供指定年度电子文献资源采购统计信息，包括采购电子文献资源总数、续订电子文献资源总数和新增电子文献资源总数，方便管理人员明确采购的方向。同时在电子文献资源列表中将电子文献资源采购重点信息展示，方便资源查看和对比。系统采用JS控制实现将新增电子文献资源高亮显示，方便管理员查看。

3.3按资源查询采购情况

系统可以实现按照电子文献资源名称查询特定电子文献资源的历年采购情况。在电子文献资源详情页面可显示电子文献资源采购的年度信息、基本信息、联系人信息，并提供电子文献资源的扫描文献下载专区和集团采购方案下载专区。其中，年度信息提供电子文献资源历年合同起止时间、合同价格信息、数据库商以及付款商合同签署时间、发票时间以及冲账时间；基本信息提供电子文献资源的内容、类型、回溯年限、涉及科目、网址等基本信息；联系人信息提供电子文献资源采购联系人的基本信息以及联系方式；扫描文件下载专区提供历年采购合同、回执、发票等纸质文件扫描版下载；集团采购方案下载专区提供历年采购方案扫描版的下载。

超级管理员登录系统后可实现对电子文献资源采购信息的上传提交，分为基本信息提交、年度信息提交、联系方式提交、扫描文件上传、采购方案上传5个子模块。其中，基本信息提交、年度信息提交、联系方式提交是电子文献资源基本信息，对年度采购信息以及联系人信息进行人工录入系统。扫描文件上传、采购方案上传是将电子文献资源的采购纸质文件以及采购方案电子化并上传到指定的物理路径。

3.5后台数据存储

系统通过扫描文件上传页面以及采购方案上传页面上传的电子化文件，按照程序指定的物理路径进行存储。同时，系统的一大特色是对上传电子文献资源信息的格式化命名功能，上传的电子文件在上传至指定文件夹的同时，会自动将文件命名格式化。例如，电子文献资源的采购信息在上传后，文件名称自动格式化命名为“年份【数据库名称】（开始时间—结束时间）文件类别”。通过指定文件上传的物理路径以及对上传电子文献资源信息的格式化命名，后台数据存储更加规范化，电子文献资源采购人员可以清晰地根据文件夹名称以及文件名称快速找到所需要的信息。

4结语

中文书信格式篇10

写情书的格式，很值得研究，我们写普通的来往信件，大多数是依着信笺的格式而书写，信笺有直有横，故我们写起来的字行也有直有横。但是在情书方面，因为情书是代表写信者心中隆重的爱，也是一件爱的礼品，所以不能随笔之所至，来任意敷衍几行。

虽然，我们写情书也不能脱离了写信的格式，可是我们在字行与纸的映衬间，却不能不下一番装饰底功夫。一样的纸笔墨，在善于写情书的人们，写起来行行清晰，字句分明，纸面上显着无限的光洁雅致。反之，不会写情书的人，就像普通尺牍一般地写，既俗又不雅，实难引起对方的美感。

一般的格式

情书书写的普通格式有二：一为横行，一为直行。凡是爱情的程度还未达到成熟时，互相来往的情书，当求其格式较为普通一点为佳。

但是，这种横行或直行的写法，亦应该字行布置得齐整美丽，兹将其分排法及适用性分述于后：

（1）横行的：

横行的书信，切不可用文字把整张纸都铺满，务须在四周留一些空白，俾增加整封信上的美观。

（2）直行的：

直行写法，惟其字行的编排格式，亦须四周多留空白，以增加光洁美观。

别致的格式

许多写情书的人，为了要使纸面上美观，挖空心思，想出许多别致的编排法。他的用意，无非是要增加对方的良好印象，使读此信者，感到新颖别致而已！兹试举例于后：

（1）玲珑小字：

用很小的字体，写成很小的一块在洁白的信笺上，字要端整，行数要齐，式样美丽非凡。

（2）独占一方；

书信的字行，偏占一方，假若编排适宜，亦甚美丽动人。

（3）心片：

用淡色彩纸剪成心形，再将情书写于其中，既甜蜜，又香艳。这实在是一个最吸引对方的办法。但是双方的感情尚未达到成熟时，骤用此式，似乎有唐突之嫌

（4）香帕留迹：

寄给异地的爱人和写给远别多时的爱人，或于爱情热烈如火的时候，把情书写在手帕上寄出去，其意义的深长，实为一般信笺所不能比拟。

情书格式拓展阅读：（附范文）

1.情书概述

情书就是情人之间为了爱情而相互沟通的往来书信。爱情，是一个玫瑰色的梦，一个绚丽光彩的梦，一个温馨的梦。爱情，是生命的真谛，社会的需求。爱情，也是心灵的需要，是在两颗心灵之间架起的彩桥，是一种能产生使世间一切都显得新美而神妙的力量，是生活中的太阳。

求爱，是人生爱情喜剧的序幕。情书，则是抛向心上人的彩球。当你想向久慕的心上人倾吐炽烈的爱慕之情，但羞于当面启齿的时候；当你想向寻觅到的佳偶当面求爱，但又怕陷入被拒绝的尴尬境地的时候；当你与心上人分离，想表达心中不尽的思念和眷恋，但苦于天各一方，难以传情的时候……每当这种时候，人们就会悄悄地展开信笺，提笔给恋人写上一纸情书。

古往今来，自从有了情书为媒，人们萌发了多少美好的爱情，缔结了多少幸福的婚约。有人称情书是“爱情的鸿雁”，有人叫它是“爱情的天使”，更多的人将它比喻成求偶的彩球。

因此，掌握写情书的艺术很有必要。

2.情书写作要点

（1）称呼

情书一开头，先要写上称呼，即写信人对收信人的称谓。称呼很能体现出写信人与收信人之间的关系，所以一定要恰如其分，谨防过于热情或冷淡，使对方产生误解或引起不悦的感觉，把好事办坏。

称呼要在信纸的第一行顶格写起，既显得突出、醒目，又表示对对方的尊重。称呼后面，要用冒号，提示对方注意下面要讲的内容。然后，另起一行，空两格，写上“您好”、“近好”等字样。

（2）正文

正文是情书的主要内容。正文的开头要在“您好”的下一行空两格写起。内容可分几部分，把自己想要说的话写清楚。一段一段地写。

（3）结尾

正文写完后，要在结尾处写上一些表示祝愿的问候语，如 “祝你健康犷，、”祝你进步“祝工作顺利r，、”新春愉快，、“握手，、”再见，、“多保重，、”盼你来信，等等。

另外，还可根据对方的工作性质，写上一些带有特点的祝愿语，如对方是工人时，可写上“祝你成为生产标兵”；对方是编辑人员，可写上“编安，‘；对方是战士，可写上”早日立功“；对方是作家，可写上”著安“或”撰安“字样等。

（4）署名和日期