档案管理实践十篇

档案管理实践篇1

关键词：电子档案管理；高职学校；档案管理

前言

随着我国科学技术不断进步发展，教育领域逐渐普及了信息技术。高职学校的档案管理方式逐渐趋于多样化。例如，利用Excel以及Word等相关的办公软件来对高职学校学生的档案实行文字输入以及数据处理。因此，高职学校需要构建多个含有各种功能作用的数据储存库，通过这个数据储存库来记录存储学校中教职工以及学生的档案信息。由于电子档案具有一定的收集数据能力、统计数据能力以及整理数据能力，在高职学校的档案管理工作中，大部分学校都使用电子档案管理来替代了传统的纸质档案管理，通过这样的方式来简化档案管理工作，从而提高学校档案管理的效率。为了达到新时代背景下对教育事业的标准要求，各个高职学校应当根据自身的实际情况来对电子档案管理的有效方法进行深入探索，促进高职学校的良好发展。

一、电子档案的优点

（一）将工作效率提升在使用传统的纸质档案管理的时候，如果要修订一些档案信息，必须要先在数量庞大、信息繁杂的档案信息内容中逐一寻找所要修改的学生档案，修改完成之后再放回原本的位置中。这样的查找方式不仅过于繁琐，而且极其复杂，同时，在反复翻找的过程中，纸质档案材料极易受到损坏。然而电子档案管理方式与之相比起来就简单方便得多，只在搜索框中输入所要寻找档案学生的名字，就能马上找到该学生的档案文件，对档案的信息的更改以及处理也极其快速、简便，只要确保计算机的网络环境足够安全就能完成一系列的相关操作，最终使档案管理人员的管理工作效率得到极大提升。

（二）符合当今时代的发展从现阶段我国的社会经济以及科学技术的发展情况为角度进行分析，可以发现，计算机网络信息技术地飞速发展是社会进步发展的一个必然趋势，计算机网络信息技术也逐渐应用于高职学校的教育以及管理中。例如，常见的电化教学以及多媒体技术教学，教师的办公室也逐渐实现了自动化、信息化。在这样的形势下，为了紧跟时展脚步，使高校的档案管理符合当今时代的发展，高职学校应当积极在档案管理工作中应用电子档案，从而使高职学校的档案管理工作能够和学校中的现代化教学技术维持在同一水平上，通过这样的方式来加快高职学校一体化教学及管理的形成速度。

（三）提高档案管理的质量以及水平传统的纸质档案管理无法实现永久保存，但是这一目标随着电子档案管理的到来得以实现。在高校过去的档案管理方式中，通常情况下的档案管理方式均为纸质管理，使用纸质管理来归类以及储存学生的档案，由于受到外部环境中的各种因素影响。例如，温度、湿度等，无论是储存环境湿度过高还是温度过高，都会在一定程度上损坏纸质档案，从而导致档案管理人员不得不定期将档案转移到其他地方。然而，这样的情况在电子档案管理中却得以避免，电子档案管理通过计算机就能实现快速存档，并且没有外部环境因素的限制，档案管理人员只要确保计算机网络的安全性，就能将快速存放档案以及管理档案实现，并且能够使学生的档案信息完整性在档案管理的过程中得到有效保障，从而将高职学校的档案管理质量提高。除此之外，由于社会的快速发展，国家越来越注重职业教育领域的发展，从而将高职学校招收学生的人数扩大。因此，高职学校中的学生数量呈现一个逐年攀升的趋势。学生的数量增加，在一定程度上增加了对学生信息进行记录的档案管理所需的纸张数量。在这样的形势下，档案管理工作中的建立档案的成本以及储存档案的成本均随之大幅度提高。这也促使高职学校在档案管理的工作中应用电子档案。当电子档案管理的方式逐渐在高职学校的档案管理工作中展开以后，使纸质档案管理工作中存在的管理难度以及储存难度得到了有效降低，同时，使用电子档案管理的方式来对高职学校学生的档案信息进行管理还可以节能环保，缩小档案管理所占的物理空间，并且在一定程度上节省了纸张资源，与我国当前提倡的绿色发展理念相符。最重要的一点，电子档案管理的方式使纸质档案管理中潜在的湿度影响以及温度影响均被有效地消除，继而使高职学校的档案管理保存以及储存的稳定性和安全性得到一定程度的保障。

二、高职学校档案管理工作中存在的问题

（一）档案管理制度不够健全在传统的纸质档案管理模式转变为电子档案管理模式的过程中，高职学校应当加快完善自身档案管理制度的速度，及时对其进行科学、合理的调整，积极建立一个属于本校的电子档案管理系统，并且采取相应的措施来确保这套系统具有一定的完整性以及有效性，从而构建出高职学校的电子档案管理制度。但是，观察现阶段中的高职学校档案管理工作可以发现，在高职学校的档案管理系统以及制度中依然存在很多不足，相关制度不够健全。例如，档案定位准确度不高，相关管理人员的权限以及责任分配明确性不足。在大部分高职学校中，其所具有的电子档案管理制度均与电子档案管理系统不匹配，假如在档案管理的工作中发生档案被篡改、被窃取以及档案遗失等相关不利状况时，由于档案管理制度不够健全，导致相关工作人员无法对以上情况进行及时有效的处理，最终对高职学校造成较为严重的损失。在一定程度上降低了高职学校的档案管理工作效率以及质量。

（二）电子档案对计算机设备的依赖性比较强因为电子档案是基于计算机网络技术来实现对学生档案的输入以及编制的，因此在检索相关档案信息的时候，必须使用一些计算机硬件以及软件使达到读取目的，例如，在对一些程序类的档案进行检索时，必须使用到一些类似于Matlab以及CAD的软件以及程序。因此，在对档案进行建立、储存以及备份的过程中极易被软件系统的网络环境以及运行状况所影响，在这个过程中，一旦计算机的硬件或者软件的系统出现故障，将会对档案的建立、储存、备份以及保存造成不利的影响。

三、电子档案管理在高职学校档案管理中的实践策略

（一）重视电子档案管理随着社会的进步发展，电子档案逐渐在各大高职学校的档案管理工作中普及应用，相关的档案管理人员也开始重视电子档案。为了使电子档案的应用得到落实，从而使高职学校的档案管理工作的质量以及效率得到一定程度的提升，高职学校的领导以及相关管理人员需要发挥自身的带头作用，先在自身的理念中形成具有一定正确性的电子档案管理理念，对电子档案在高职学校的档案管理工作中发挥的作用具有一定的认知以及了解。除此之外，高职学校的领导以及相关管理人员必须使电子档案在自身的档案管理工作中得到有效的落实以及应用，加大对高职学校档案管理人员的培训力度，使高职学校的档案管理人员能够对档案管理工作的重点内容以及管理精神有正确的了解以及认知。同时，高职学校还应当加大对档案管理工作人员的监督管控力度，提高对档案管理工作的要求以及标准，通过这样的方式来提升高职学校档案管理人员对高职学校档案管理工作的积极性以及规范性，继而使在高职学校的档案管理工作中应用电子档案管理的顺利开展得到有效保障。

（二）提高职工对电子档案的认知作为信息知识以及人才高度汇集的地方，高职学校应当积极向所有教师职工宣传电子档案的相关知识以及好处，将教职工对电子档案的理解以及认知进一步提升[1]，继而愿意主动配合高职学校完成电子档案的实践工作。第一，高职学校的相关负责人应当将自身具备的带头作用发挥出来，积极了解电子档案的相关理论知识以及技能知识，并且主动参加相关的培训，继而使其他教职工对电子档案管理引起高度重视；第二，高职学校必须将电子档案在学校内部的宣传力度加大，让学校的教职工能够对电子档案管理有一个正确的认识，继而积极配合档案管理人员的档案管理工作，在一定程度上将学校的档案管理工作质量以及效率提升。

（三）加强安全管理对档案进行安全管理是电子档案管理中尤为关键的一个环节，但是，由于互联网具有开放性较强的特点，而电子档案管理是基于互联网的一项信息技术，从而也将面临着黑客技术以及计算机网络病毒的威胁。因此，高职学校必须高度重视学校电子档案管理的相关安全管理工作，使档案内容的可靠性以及安全性得到有效保障。在具体实施的时候，首先高职学校的档案管理人员应当在建设电子档案的过程中，对计算网络的安全性进行检查[2]，在确保计算机不存在病毒的情况下才能进行建档。其次，高职学校一定要安装正版的、具有极强防护功能的杀毒软件，实时监测计算机的安全性，及时找出存在的安全隐患并且处理，及时更新计算机的硬件设施以及软件程序。最后，高职学校应当积极安装防火墙，避免发生黑客攻击或者是病毒侵入的情况，确保电子档案不会被盗取或者是丢失。此外，为了做好应对各种突发情况的准备，档案管理人员应当定时对电子档案进行备份。通过以上的方式来加强对档案的安全管理，有效防止电子档案出现问题。对自身的电子档案设备开展定期的检查以及维护工作，使设施中存在的隐患以及故障得到及时的发现以及解决。同时，必须要求高职学校档案管理中负责电子档案技术的工作人员对电子档案管理系统中的隐患以及漏洞引起高度重视，积极学习相关技术，提高自身的技术水平，从而对电子档案管理系统中存在的漏洞开展真正的修复工作，最终使电子档案管理系统的风险得到一定程度的降低。除此之外，相关的电子档案管理人员应当对电子档案的相关管理软件进行及时的维护、升级以及更新，使电子档案的应用能够更加符合高职学校的需求。高职学校应当积极对电子档案管理的硬件设施进行及时的更新以及升级，将那些老化或者破损严重的设施淘汰，积极购入与现阶段信息技术发展相符合的新型设施，使电子档案管理的设施能够达到电子档案运行系统的标准，继而实现电子档案管理在高职学校档案管理工作中的实施应用。

（四）健全档案管理机制对于高职学校的发展而言，做好档案管理工作是促进学校高效发展的一项至关重要的环节，为了能够将电子档案的管理工作做好，高职学校的档案管理人员必须结合电子档案的相关特点来健全电子档案的相关管理机制，从而使电子档案的管理质量以及管理效率得到进一步的提升[3]。第一，高职学校应当规定，每过一个特定时间就要对电子档案进行归档，同时还要对电子档案的质量进行严格的审查检验，一旦发现存在问题应当立即进行解决处理，使档案能够及时归档；第二，高职学校必须提升档案管理人员对于电子档案的理解以及认知，从而有效地制定规范的电子档案管理机制以及相关的操作方法，使档案整理、档案鉴别以及档案归档等工作更具专业性；第三，高职学校必须严格地监督电子档案的编号分类工作，使人为失误的概率得到有效控制，继而有序开展高职学校的电子档案管理工作。

（五）优化管理团队电子档案管理人员是电子档案管理的主要构成部分，因此电子档案管理人员的基本素养、专业知识以及技能、综合素质等都是直接决定电子档案管理最终的管理质量以及管理效率的关键因素。所以，高职学校必须优化自身的档案管理队伍，将管理队伍中的成员的基础理论知识以及专业技能提高，为高职学校顺利开展电子档案管理工作创造有利条件。第一，当高职学校的在对档案管理人员进行选择的时候，应当以学习能力、道德品质、思想意识、专业能力以及职业素养为筛选指标[4]，确保其专业能力、综合素质等方面达到现阶段中信息化管理的相关标准。第二，高职学校必须加大对档案管理队伍的建设力度，积极从社会中招贤纳士，将电子档案管理队伍不断地优化、扩大，从而实现高职学校电子档案管理的品质化、高效化；第三，高职学校应当积极定期组织一些相关的技能培训大会以及道德培训大会，让档案管理人员能够积极学习相关的计算机知识以及技术，并且培养其良好的道德素养、政治素质以及职业素养，避免发生学校档案信息泄露或者被用于买卖等不良现象，从而对学校的安全管理造成不利影响。

档案管理实践篇2

［关键词］档案信息化建设；医院档案管理；实践

随着社会医疗水平的提高和医院规模的不断扩大，以往的医院档案管理已经不能满足现今医院的日常管理要求了，为了提高医院管理水平，加强档案信息化管理建设已成为必不可少的课题，且档案信息化有利于医院档案管理更加规范、合理。

1档案信息化管理在医院档案管理中的意义

1.1提高收集档案的效率

由于以往的医院档案大部分是纸质的，因此，收集医院档案需要人为操作，对人工的依赖度高，收集档案效率低下。随着科技的发展，收集档案的方式越来越多，多媒体、互联网等简便的方式在档案收集中占据越来越大的比重，信息化、数字化的新型管理模式大大提高了收集档案的效率。档案信息化建设不仅仅提高了档案的收集效率，且为繁忙的医院减少了人力、物力的使用，减少了大量的人力劳动。信息化档案管理相较于传统的档案管理，更加适合医院的长期发展，还可提高医院的社会效益，加强国际间的医学学术研究。以发展的眼光看，档案信息化管理更加有利于医院的可持续发展。

1.2高效、便捷的进行档案管理

档案进行信息化处理时，可以自动运用软件进行资料收集、整理和归纳。在整理医院的档案时，管理人员仅仅只需要将新的信息输入电脑，即可完成工作。另一方面，档案管理的信息化能够促进医院的可持续发展，使繁重琐碎的工作简单化，缓解工作人员的疲劳，减轻工作人员的工作量。此外，在现代医院管理中，档案管理信息化促使其他的信息化建设速度加快，潜移默化中提高了医院整体的信息化水平。由此可见，档案管理的信息化有利于提高医院的整体信息化水平，高效、准确的进行信息查询有利于促进医院的可持续发展。

1.3有利于医院进行现代化建设

档案的信息化管理加快了医院现代化建设的进程，登录医院的档案管理软件，可查询医院的医疗器械、医疗药物等信息，为医院的长远发展打下坚实的基础。另外，医院的档案管理信息化有利于医院各部门之间进行信息共享，加快患者的就医效率，节约时间。

1.4为医疗工作提供了便利

医院的工作是救死扶伤、治病救人。信息化档案管理能够更加详细的记录患者的病例，使医生及时了解患者的病情，节约医生的就诊时间，提高医生的工作效率。此外，医生不仅需要对患者进行治疗，还需要详细而又准确的记录患者的信息，以供其他医生以及以后进行信息查询。医疗档案一经确立，各个部门便可以根据此档案进行信息查询，对患者进行系统治疗。档案信息化管理不仅能为医疗工作提供便利，还有利于医院对医护人员进行监督，提高医护人员的积极性和责任感，使其更好地为患者服务，减少医患纠纷。

2档案信息化建设在医院档案管理中的现状

2.1医院档案管理人员素质不高

医院进行档案信息化管理的首要要义是，档案管理人员的素质问题，其主要表现在以下三个方面。第一，医院档案管理的领导者不重视档案信息化建设，没有意识到档案信息化管理在现代医院中的重要性，有些领导认为只要有纸质的相关信息存档即可。第二，医院档案管理人员素质不高。现今，由于档案信息化管理刚刚起步，医院领导人员对档案信息化管理不重视，因此，档案管理人员一般由医院领导者的亲属担任，由于工作人员的素质不高，对档案信息化管理的重要性了解不够，因此，在进行档案整理时可能会出现失误。第三，档案信息管理人员对计算机的使用不熟练。由于档案信息化管理建设刚刚起步，有些工作人员对计算机的应用还不熟悉，在进行信息登记时为了简便，将信息简单化，以至于医院信息失真。

2.2医院档案管理制度不健全

在现阶段，由于医院内权责划分不明确、人员分工不确切、医院档案管理制度不健全，导致医院档案信息化管理出现混乱，与档案管理有关的法规不能起到应有的监督作用。另一方面，由于医院档案信息化管理暂时处于起步阶段，技术的使用不熟练，工作人员在对医院信息进行输入时，可能会出现漏洞，影响了医院档案管理的安全性与保密性。

2.3硬件与软件不完善

众所周知，医院档案进行信息化建设离不开硬件的支持。但由于现今医院档案信息化管理建设不健全，所需要的硬件与软件在医院内匹配不齐全。同时，由于软件的开发人员对软件的实际应用不了解，导致软件的开发结果不尽如人意。例如，患者在就医的过程中，由于患者的基本信息不能及时反馈于治疗部门，大大降低了医疗效率。另外，由于医院领导者还没有充分认识到档案信息化管理的重要性，所以在档案信息化建设中投入的资金不足。再者，由于医院档案管理信息化建设还没有形成科学、合理、完善的体系，医院的工作人员不能充分利用现有的软件与设备，造成了资源浪费。

2.4档案信息利用率不高

医院档案进行信息化建设的主要目的是提高档案信息的利用率，实现信息共享。医院的档案信息一方面是用于医院内部之间的交流联系，另一方面是为人们提供一个参考依据，根据网络上的病例参考信息，对自身的情况有一个大体的了解，然后选择合适的医院进行就诊。但现今，网络上可供人参考的病历档案不多，不能起到档案应有的参考价值，另外，也制约了医院之间的相互沟通与交流，使档案信息化建设不能起到应有的作用。

3档案信息化建设在医院档案管理中的实践探讨

3.1提高医院领导人对档案信息化管理的重视度

人在档案管理中扮演的举足轻重的角色，尤其是在档案信息化管理建设中。档案进行信息化管理需要大量的资金支持，但由于有些医院领导人对档案管理的信息化管理建设重视度不够，导致在为其提供的资金方面难以满足档案信息化管理的需要。因此，只有转变医院领导人的观念，才能有足够的资金扶持档案进行信息化管理，为档案信息化建设提供齐全的软件与硬件设备，为信息化档案管理打好基础。信息化档案与纸质档案相比，不仅易于查看，还便于保存，节约了纸资源。在实际应用中，高效合理的档案信息化管理更能延长档案的保存寿命和使用年限，提高档案的管理水平。

3.2充分利用网络平台，实现资源共享

随着科学技术的日新月异，医院规模的不断扩大，为了适应繁重的工作需求，医院内部大多已建立了自己的内部管理平台。在档案的信息化建设中，相关人员应充分利用网络平台，实现资源共享。将部分患者病例置于网络中（部分内容保密），以供人们参考，实现医院档案管理的利用价值。

3.3重视档案的保护

尽管网络技术的发展大大改善了人们的工作效率和工作环境，但另一方面，档案信息泄露也成为了一个非常严重的问题。在医院档案信息化管理中，档案信息泄露与篡改等严重影响了医院工作的正常运转。因此，加强对档案管理的保护已成为档案信息化建设中必不可少的一项举措。具体措施包括：运用先进的加密手段，设置数据密码，将内网与外网隔开，设置必要的安全屏障，备份数据，以便受到黑客攻击时能迅速恢复数据。

3.4聘请专业人员管理

档案信息化建设的关键是人为输入信息，网络资源与信息技术在档案化建设中的应用程度。传统的档案管理对工作人员的要求不高，对信息技术的使用没有特定的要求，致使现今医院中缺乏专业的管理人员。在新时期的医院档案管理要求中，工作人员不仅要会整理医院的信息资料，还要对信息技术有一定的了解。为了达到此目的，医院应对档案管理人员进行专门的培训。

4结语

随着信息时代的到来，医院档案信息化管理已成为促进医院整体信息化水平提高的重要举措，其有利于促进医院整体水平的发展与医疗水平的提高。现如今，医院档案信息化管理建设还处于开始阶段，要找到一套适合我国国情的医疗界档案信息化建设，还需要进行不断的探索。医疗机构的发展影响着社会的稳定，因此，重视医院档案信息化管理也是必不可少的一项课题。

主要参考文献

［1］王晓坤.档案信息化建设在医院档案管理中的价值及地位［J］.现代养生:B,2014(24).

［2］任亮.医院档案信息化建设的实践及思考［J］.卷宗,2016(9).

［3］周露沙.浅谈医院档案信息化建设［C］//全国医院管理理论与实践学术年会,2007.

［4］和赣红.档案信息化建设在医院档案管理中的价值及地位［J］.中国市场,2012(41).

［5］方孝梅,明星辰,杨婷.档案信息化建设在医院档案管理中的价值及地位［J］.办公室业务,2013(13).

［6］潘啸.对档案信息化建设在医院档案管理中的价值及地位研究［J］.才智,2015(33).

档案管理实践篇3

【关键词】档案管理，病历，功能定位，实践

作为档案管理的一个重要分支—医院档案管理，其在推动单位内涵发展中起到着不可替代的作用。与其它档案管理一样，医院在档案管理中也涉及到病历管理、人事管理等项目。但从目前业界的关注度来看，似乎对于病历档案管理的重要性缺乏足够认识。由此，笔者将针对病例档案管理（以下简称：档案管理）为考察对象。

在众人眼中医院就是一个救死扶伤的单位，实则不然，医院在履行医疗救助职责的同时，还会进行教学和课题研究。而后者的开展不仅能促进本医院的业务成长，还能为社会提供更多的医务工作者。此时，就对档案管理提出了更高的要求。实践表明，正是因为长期以来未能充分挖掘档案管理的功能，导致诸多文档资源无法构成医院核心竞争力的组成元素。

鉴于以上所述，笔者将就文章主题展开讨论。

一、医院档案管理的功能定位

若要充分发挥档案管理的功效，首先就需要解析其的功能定位。笔者认为，在遵从一般档案管理的功能外，病历档案还具有自身特殊的功能。为此，以下将从两个方面进行讨论。

（一）一般定位

1.汇总整理资料。与一般档案管理一样，管理人员需要将已发生医疗活动的文档资料进行汇总和整理。汇总和整理的目的在于妥善管理这些敏感信息，从而避免造成患者隐私的外泄。同时，作为本单位医疗活动的记录，将在汇总和整理过程中，形成医院宝贵的历史资料。

2.提供业务资料。当各业务科室针对某一患者进行诊断时，其不仅需要借助以往的治疗案例进行对比；若是复诊病人，还需要根据他以往的治疗记录给予比较。因此，这时档案管理还涉及到提供业务资料的功能。当然，这依赖于档案的标准化管理模式。

（二）特殊定位

特殊功能的形成归因于医院社会职能的多元性，其不仅扮演着众人熟悉的救助职能，还承担着临床应用型课题和教学任务。此时，在以案例教学为导向，以及将以往治疗经验融入课题研究中时，档案管理的特殊功能便产生了。

1.辅助科研。不可否认，并不是任何医院都能承担起科研任务。但至少存在这方面的需求，即使在与医科大学或其它科研机构进行合作研究的情况下，将本单位病历档案作为问题载体，也将促进自身业务的提升。

2.辅助教学。诸多医院都会接受实习生，甚至部分医院就属于教学、科研、临床为一体的大型机构。这时的档案管理就能在充实教学人员的授课内容，以及进行专题讲座提供关键的案例支撑。

二、医院档案管理的实践

尽管解析出病历档案管理的诸多功能，但在现实中似乎只是满足了一般。究其原因是多方面的，但缺乏组织建设、制度建设和信息化建设的状况下，这种功能缺位的存在也就并不奇怪了。为此，以下将围绕着上述三项建设进行实践探讨。

（一）档案管理组织建设实践

作为独立的职能部门，在医院组织结构设计中实则已经考虑到了组织建设问题。但随着目前诸多医院逐渐步入内涵发展的道路，以往的组织结构已难以适应当下的信息化管理要求呢。因此，在现有组织基础上应增设信息化管理科室（或专职人员），从而为各项功能的发挥提供技术支持。同时，档案管理的职能隶属关系应给予明晰，从而在实施汇总、整理、信息挖掘等功能时，能得到相对独立的决策权。

（二）档案管理制度建设实践

无论医院档案管理的功能如何重要，它本质上都体现为一个服务部门。抓住这一点，就要求该部门首先应与各业务科室建立起互动、交流的长效机制。为此，制度建设的切入点就在于，促使档案人员履行跨部门的协同工作。期望通过这种方式，来不断获取各业务科室以及教学、科研的需求需求信息，从而为挖掘档案资源提供方向。同样，各业务科室将病历资源及时送报和归还，也应在制度约束下来进行。

（三）档案管理信息化建设实践

目前，大部分医院都开展了档案的信息化管理模式。借助信息化平台，不仅加速了部门的服务效率，也在准确性上得到的显著提升。然而，当下仍需开展一项工作。那就是根据本医院的要求，运用数字化管理形式来为档案进行编号和归类（如使用条形码技术）。这样一来，就能全方位的履行医院档案管理的各项功能。

综上所述，以上便构成笔者对文章主题的讨论。不难看出，本文在独特的视角下对文章主题进行了有益的探索。

三、小结

根据本文的探讨，医院档案管理的功能定位可区分为：一般和特殊。实践表明，特殊仍处于缺位状态。因此，在实践中应围绕着：组织建设、制度建设、信息化建设展开工作。

参考文献：

[1]张毅.重视医院档案价值 强化医院档案管理[J].决策探索，2012（10）.

档案管理实践篇4

一名合格的档案人员的思想政治素质主要体现在以下三方面：

（一）提高档案专业人员政治品德素养

中学档案专业人员必须具备社会上各类专业工作人员所应共同具备的基本政治素质，热爱党，热爱社会主义，热爱祖国和人民，坚决执行党和国家的各项法律和各项方针政策，讲道德，守纪律，不为名，不为利，不计较个人利益，有献身精神。正确理解党的路线、方针政策，不断提高政治觉悟和党性修养。

（二）要牢固树立正确法治观念

在涉及档案工作的路线、方针、政策的重大原则问题上同党中央高度一致的政治觉悟。恪守档案工作纪律，贯彻执行《中华人民共和国档案法》、《档案馆工作通则》等档案法律法规文件。树立正确的法制观念，强化依法治档的意识，提高明辨是非的能力，遵纪守法，确保档案在政治上的安全。

（三）遵纪守法，严守机密

由于档案工作具有一定的机密性和较强的政治性，因此，档案人员尤应具备守口如瓶、严守国家秘密的政治素质。同时，档案工作的服务性特点还应要求，档案人员应具有良好的为师生服务精神。总之，正确地处理档案利用与档案保密关系，确保档案的信息安全。

二、中学档案人员.应加强职业道德素养

从业人员必须具备该行业的职业道德，概括起来大致有三个方面：

（一）热爱档案事业，培养良好的职业道德

档案工作是学校管理的重要组成部分之一，要求从事这一岗位的人，热爱档案管理事业。具有高度的工作责任感，良好的职业道德，严谨的工作作风，为学校档案事业忠诚献身精神，这是档案人员首先具备的职业思想。

（二）甘为人梯，热心服务

学校档案工作是一项条件性、服务性的工作。档案人员首先更新观念，爱岗敬业、创新服务方式，提供多渠道的档案服务，充分发挥档案作用。档案人员必须具有甘为人梯，热心服务的职业道德，想利用者之所想，急利用者之所急，热心为利用者服务。这是做好档案工作的可靠前提。

（三）尊重档案、尊重历史

档案职业道德要求档案人员必须维护档案和历史事实的原貌，才能真正体现档案价值。因此，据实立档，据实用档，是档案人员应当树立的职业思想和行为准则。在收集、整理、保管、利用的过程中，都应该坚持尊重档案原貌的原则，无论在什么情况下，都要实事求是，坚持据实立档，据实用档，尊重历史，忠于职守，维护档案的历史真实面貌，养成严谨的工作风格。

三.中学档案管理人员要有过硬的专业知识素养

（一）系统掌握档案学的基础理论和专业知识

档案学理论来源于档案工作实践，档案工作实践又迫切需要档案学理论的指导。档案分为理论档案和应用档案学。理论档案学包括档案学原理、档案术语学、档案法规学、中国档案史、外国档案史、档案学史等；应用档案学包括档案管理学、科技档案管理学、档案文献编篡学的、档案保护技术学、档案缩微复制技术、计算机辅助档案管理等。以上是档案人员必须掌握的理论知识，并认真总结从而探索档案工作的规律。

（二）精通档案管理各环节的流程和方法

学校档案人员要熟悉档案业务工作的各个环节，从档案收集、整理、保管、编研、提供利用等步骤都要了如指掌，并且能熟练的操作实践；而且还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法。社会进步和科技发展，促使新生事物层出不穷，档案的门类和种类也在不断地丰富。对于新出现的档案，档案人员要有一种大胆创新的精神，勇于探索科学合理的管理方法，提高自身处理新事物的技能和技巧。

（三）要有精干的办事能力

档案事业是动态性的系统，是发展着的，不是静止的。档案工作要开创新局面，需要有一批精明干练、办事能力强的专业干部。档案工作的特点，要求档案管理人员不仅要埋头苦干，而且要头脑清晰，思路敏捷。一个档案馆保管着数以万计的案卷，管理人员要熟悉馆藏，及时准确地提供利用，开展咨询服务，帮助利用者解决问题等等。如果没有一批精干的、办事能力强的管理队伍，这些任务很难完成。

四、面对电子档案具有实践技能素养

档案管理实践篇5

1.在建立电子档案时，要对现今档案管理的发展进行全面的分析，以此构建完善的具有先进性的电子档案系统。保证电子档案系统能够有效的实现电子档案和纸张档案系统。纸张档案主要是为了保证企业档案不会出现散失，保证档案资料安全为主要目的，同时也要有效的完成电子档案的开发和利用。电子档案的应用能够在很大程度上保证企业档案的安全性，促进企业管理水平。

2.在电子档案中所配备的计算机和存储器等设备，并由专门的高科技人员进行日常的管理和维护，同时可以利用扫描仪等设备能够有效的实现纸张档案和电子档案的转换，便于企业档案的输入和管理。

3.利用电子档案可以将企业的规程、措施、图纸和文件档案全部进行数字化存档，同时在利用计算机和管理软件可以对企业档案资料进行分类和管理。另外，在查阅企业档案时，档案资料可以以电子文档的形式显示出来，便于管理人员对档案资料的查阅。

4.在企业各个部门中建立有效的企业局域网系统，领导者在查阅电子档案时，直接可以通过网络进行查询。企业的各个技术人员在查询企业档案资料时，也可以通过电脑终端利用授权文件进行电子档案的查询，方便对相关资料的查询。

5.电子档案在很大程度上保证了企业档案的安全性。在利用电子档案时，为了确保企业档案的安全性，可以对档案进行保密管理，设置一定的进入和查询权限，利用密钥进行相应的管理。为了保证电子文件和数据不会被任何一个人查阅，可以设置相关的身份验证系统，要想查阅相关资料，必须要输入相关的身份验证。当用户在输入身份验证等信息时，计算机可以对用户所输入的数据信息进行核对，如果验证合格后，用户就可以登陆进入，进行相关资料的查询，以此保证企业档案的安全性。

6.建立完善的电子档案系统和服务系统。在建立完善的电子档案系统和服务系统时，首先要加强专业人才的培养工作。电子档案系统需要工作人员具备着较高专业知识和先进技术，然而许多企业的管理人员没有具备较高的现代化技术，并且管理人员也没有很好的处理信息档案技术，这些都导致了电子计算机技术无法发挥其本身的巨大作用。

7.电子档案实现了办公自动化、无纸化的目标。比如在进行一份档案的起拟、签订、催办以及归档的过程，都可以利用计算机和通讯线路进行工作。在档案存档的过程中实现了无纸化和办公自动化的目标，档案工作人员需要能够很好的运用电子化档案，并可以将档案信息数据综合系统的提供出来。

8.提高现代先进技术的使用率。在许多企业利用计算机信息技术进行档案整理时，都很单一，只是将档案进行存储，或者是起草档案时进行打字起草，没有深度开发计算机功能。没有很好的利用计算机，造成档案工作的低效率，在很大程度上浪费了大量的人力、物力和财力，同时也浪费了大量的时间。

9.在利用电子档案时，能够在很大程度上扩大社会影响力，在一定程度上拓宽电子服务范围，提高了档案部门的地位。

10.在利用电子档案时，可以与现代社会先进的技术进行联系，这在一定程度上提高了企业的现代化水平，确保企业能够及时的跟上时展潮流。

二、电子档案在企业管理中的实践

1.电子档案在企业管理中的应用时，首先要保证工作人员具备着较高的技术水平和综合素质。领导人员要对电子档案的基本运作进行熟悉的了解，同时要提高管理人员的专业知识和技术水平。

2.建立有效的电子档案管理制度。电子档案在企业管理中的实践时，必须要保证科学有效的制度作为实践的基础。在应用电子档案时，通常需要经过一个复杂的过程，在电子档案应用的过程中，若是没有进行合理的处理，很容易导致电子档案出现遗失或者是修改的现象。因此，必须要建立完善的电子档案管理制度，要对电子档案在生成到利用的过程中进行严格和全过程的管理和控制。保证电子档案的完整性和安全性。

3.鉴定电子档案。电子档案的运用，虽然有着传输快捷和方便复制拷贝等优点，但是由于这些优点也增加了电子档案的虚假性。因此，必须要提高电子档案的鉴定水平。为了保证电子档案在传输的过程中不会泄露和改动文件，确保企业利益不会受到损害，可以对文件添加相应的密钥等方法。同时在归档文件时，要对电子档案的价值进行准确的鉴定，将具有价值的文件进行有效的保留，也要确保电子档案具备着完整性和准确性。

4.归档管理电子档案。在应用电子档案时，必须要做好对电子档案的归档整理工作。在归档管理时，要将电子文件的属性进行确定，并要将电子档案进行有效的拷贝以此进行存储，但是不能改变电子档案原有的存储方式和存储位置，然后在网络上对电子档案进行逻辑归档。在归档电子档案时，首先要保证电子档案质量的过关，保证电子档案的完整性、真实性和安全性，同时要将电子档案的属性进行确定；其次电子档案的能够与纸质档案同步归档；最后就是归档的电子档案具备着统一标准，要详细的说明电子档案管理标准，建立完善的电子档案管理制度。

档案管理实践篇6

关键词 初中美术；档案袋评定；电子档案袋

中图分类号：G633.955 文献标识码：B 文章编号：1671-489X（2013）07-0013-02

1 问题的提出

随着新时代、新课改的需要，很多教师积极地投入质性评价中去，这样就造成美术档案袋滥用的场面。而学生只是把美术档案袋单纯地当作储存各种材料的容器，或者把它当作垃圾袋，也没有对美术档案袋妥善保管，经常遗失。基于这些问题，笔直对档案袋在初中美术教学中的管理实践做初步的探索研究。

2 理论依据

义务教育美术课程标准（2011年版）中对教师评价，鼓励运用美术学习档案袋、展示和课堂讨论等质性评价方法。美术学习档案袋是一种用来记录学生在档案袋中汇集美术学习全过程的资料，包括研习记录、构想草图、设计方案、创作过程的说明、自我反思（如对自己的学习历程与作品特征的描述、评价、改进的设想）、他人（如老师、同学、家长）的评价等。

3 初中美术档案袋评定的实践研究

3.1 什么是档案袋评定

档案袋评定（Portfolio assessment）也称成长记录袋评价，指教师和学生有意地将各种有关学生表现的材料收集起来，并进行合理的分析与解释，以反映学生在学习与发展过程中的努力、进步状况或成就。在美术教育领域，它是指学生美术作品的系统收集。美术档案袋的一个重要特点就是它要不断地更新，以反映个人成就和技艺的进步[1]。

3.2 档案袋评价的优势

1）为学生提供美术学习展示的机会。学生的进步和发展需要得到老师、同学、家长的鼓励和认可，档案袋的评价给学生提供了展示自己学习成就的舞台，学生得到鼓励与赞同，学习的信心和动力就加强了。

2）鼓励学生反思，提高其评价作品优点和不足的能力，养成良好的学习方式。学生学会反思、学会评价就是学会了解自己的不足，发挥自己的长处，从而改进自己的学习，使学生在美术教学中获得最大收益。

3）促进教师和学生、学生和学生之间的合作、交流。档案袋评价过程不仅仅是学生独善其身的过程，更是知识交流和融汇的过程，相互学习、相互影响、相互促进，共同发展和完善的过程。

4）通过展示学生作品，建立一种与家长沟通的有效方式，创建一种以学生为中心的家长会机制，向家长展示学生一段时期发展情况和当前所具备的技能。这样使家长也能参与到学生的学习中来，关心他们的美术素养的发展，还能提供相应的鼓励和帮助[2]。

3.3 初中美术档案袋的类型：初级档案袋、精品档案袋、电子档案袋

1）初级档案袋（The primary Portfolio）装入学生个人资料，本学期需要准备的材料，各单元所设计的草图以及评价表。初级档案袋一般是每学期一开学就布置的任务，它能够起到管理学生作品的作用。因为学生经常采用单页的纸完成美术作业，如果不妥善保管，到期末一张都找不着，所以要求每个学生开学的第一个作业就是完成档案袋制作。要求：用美术字写“美术档案袋”，以及班级、姓名。同时要对档案袋进行装饰，因为这是美术学科的作品，要有图案，与文字进行呼应。到期末时，把所有作业都放进去，进行评比，再上交老师，成为学生的成长记录袋。

2）精品档案袋（The Celebration Portfolio）装入学生自评、互评出的优秀作品；设计思路以及感想。他们可能会在家里展示这些他们最喜爱的和最为之骄傲的东西，或者向别人展示他们在学习过程或课堂活动中那些进步的例子。学生学习评价表的设计以评价内容、评价方式为主，评价内容包括技能水平、想象力、创新力、个人参与度、合作与交流等；评价方式由学生自评60%、课堂参与者评价40%两部分组成。另外还设计了一系列问题：你认为今天的课什么地方最有趣？你认为今天谁的作品给你印象最深？你在今天的课上学到了什么？等等。通过这种活动，培养了学生自我分析、自我反思、自我评价、自我决策的能力，同时学会了听取别人的意见和建议，学会发现同伴的优点，学会了宽容别人的缺点。

3）电子档案袋（The e-Portfolio），基于标准的档案袋，允许档案袋开发者应用电子技术以多种媒体形式收集、组织档案袋内容（音频、视频、图片、文本），采用数据库或超链接将标准、典型作业和反思之间的关系清晰地显示出来。

随着校园网的建立，教师开始使用电子档案袋评价学生的进步。

1）电子档案袋最大的优势。

①电子档案袋比纸质档案袋更灵活，便于携带。传统的档案袋适合保存平面作品，而对于立体的作品、电脑设计的作品等，电子档案袋是最佳之选。它还可以随意对原作进行再创作，可以加音频、视频文件。

②电子档案袋具有复制性，备份储存更安全，实现传统档案袋所无法拥有的多份化。

③电子档案袋更有利于交流，促进学生多主体评价。它可以通过网络的交互性、开放性，突破传统教室的束缚，不受时空的限制，学生、教师、家长可以随时随地查询，实现资源共享，自由地表达自己的看法，提出疑问，展开远程交流、评价。

2）电子档案袋的实施过程：利用网络平台让学生申请美术档案袋的个人博客，在每位学生的个人博客页面上设置“我的地盘”“我的美术作品”“我最得意的作品”等几个栏目。

①“我的地盘”，主要是学生的个人信息资料，包括姓名、班级、性别。

②“我的美术作品”，主要是学生根据学习以及评价目标选择存放在个人页面上的美术作品，有平面的、立体的，也有学生设计的电脑作品。点击栏目中的作品，即可浏览作品和评价。在此界面上，有作者资料、作品、评价记录等。

③“我最得意的作品”，里面有学生自己最喜欢的美术作品、最喜欢的欣赏作品或进步最大的作品。

3.4 初中美术档案袋评定实施建议

1）确保你的学生“拥有”他们的美术档案袋，需要老师和学生妥善保管。

2）美术档案袋不是单纯地储存各种材料的容器，更不是“垃圾袋”，收集应当是有目的的，而不是随意的。为了“搜集而收集”的做法要摒弃，只有将美术档案袋的应用与教学有机结合起来，才能充分发挥其促进学生进步的积极作用。

3）要求学生不断对其美术档案袋作品进行评估，评估要求是客观、公平的。

4）调动家长参与美术档案袋评价过程，强调创作的过程，让家长更为直观地了解孩子的情况，也为对学生的评价更为客观更为有效。

总之，档案袋，各有其优缺点。一方面能够记录学生的成长过程，真实地反映他们在美术成长过程中的成功与挫折，让学生体验成功，感受成长与进步；另一方面，档案袋也为教师、家长和其他人提供了更加丰富的评价材料，使教师能够更加开放地、多面地、全面地评价每一个学生。不管是哪种档案袋，都有其优缺点，应该根据自己学校、老师、学生的实际情况选择适合的档案袋。

参考文献

[1]祁宏玲.档案袋评价法简介[J].西安文理学院学报：自然科学版，2003（4）：46-47.

档案管理实践篇7

【关键词】医院；电子档案；管理

一、医院实行电子档案管理的重要意义

首先，医院电子档案能促进档案信息的整合共享，提高档案的利用效率。档案管理作为医院内部管理的一项重要工作，能够有效促进医院事业发展。医院电子档案管理工作比以往查阅档案原件更加简单、易操控，节省了大量的时间与精力，大大增强了原始档案的应用程度。医院各部门可以更加自如地提取档案，从而大大提高了档案信息的利用率。其次，医院电子档案能够为珍贵的档案原件提供保护，为医院的改革发展提供帮助。随着医改进程的不断加快，医院的改革与发展迫在眉睫。一个医院的档案记载了该医院的发展历程、各个阶段的医疗水平以及医院的运营情况，可以说是承载了该医院文化资源。将医院的档案进行电子信息化处理，不仅能够为档案原件提供有效保护，还能够避免因为过多借阅档案原件而导致档案遗失的风险。再次，医院电子档案为医院进行内部数据分析提供可靠的资源。医院在进行内部数据分析时，很难从纸质文件中获取到有效、有准备的数据资源，但是通过电子档案数据库的建立与使用，数据库中包含了全员的资料与档案，有效缩短了查阅档案的时间，从而能够在很短的时间内生成临床所需的数据分析结果，并制定出相应的诊疗方案，为医院工作效率与服务质量的提高提供了便利，并有效降低了医院运营的成本。最后，医院电子档案能够为医院提供个性化的诊疗服务。随着医改的不断深入，个性化医疗已然成为了一个十分热点的问题。电子档案管理也是个性化服务中的一种，相关部门可以从医院上报的相关数据进行筛选统计，以最快的速度做好可能发生的新疫情的预防工作。从而有助于国家医疗成本的降低，进一步提高国民的身体素质。

二、以科学合理的措施完善医院电子档案管理实践

（一）完善档案软硬件设备，以提高电子档案的安全性。医院电子档案管理工作离开了计算机设备，那电子档案的优势就无从发挥。对此，医院应该不断加强电子档案的软硬件设备，将落后的计算机设备淘汰掉，配备完善的电子档案管理的软硬件设备。比如，以电子刻录设施与光盘等等来为工作人员处理电子档案信息提供便利，从而增强医院电子档案的时效性，确保电子档案能得到安全储存与有效利用。同时，医院档案管理部门应该建立起完备的档案管理信息系统，从而以现代化的网络安全及时来避免电子档案信息被不法分子修改与泄露。针对电子档案文件的可复读性强、修改编辑不留痕迹、载体无法统一、一些能够鉴别文件原始佐证的关键信息十分容易被更改等等问题，可以通过建立身份加密验证的保护措施确保电子档案信息在传输、处理以及利用的过程中出现变更，此外还需要做好电子档案信息的异地备份处理。以此来提供电子档案信息的安全性，为医院电子档案的科学管理提供切实有效的技术帮助。（二）建立健全的档案制度，切实提高档案管理人员的素质水平。为了促进医院电子档案管理工作的进一步发展，医院领导应该要提高对电子档案管理工作的重视程度。从电子档案管理工作的特点出发，根据目前社会对医院电子档案信息的需求来制定相关的档案制度来约束、管理电子档案，从而确保医院电子档案管理工作更加规范。此外，作为医院档案管理人员，应该不断提高自身的综合素质，努力学习有关电子档案方面的知识以不断提高自己的工作水平。电子档案管理人员一定要做好下面四点的安全：1.严禁使用电子档案管理的计算机设备访问互联网。2.严禁随意在电子档案管理的计算机设备上运行任何软件。3.严禁使用U盘等移动设备移交档案。4.严禁打开、运行一些不清楚的文件，以确保电子信息档案的安全。（三）有针对性地采取纸质与电子档案双套归档。医院在进行电子文件归档时，其归档的范围可以参照纸质文件的归档范围来开展，确定电子文件的类型，归档的电子档案要及时做备份处理，避免电子档案被删除的风险。医院还应该结合自身的工作实际，凡是在医院一切活动中产生的具有价值的档案都应该收集并及时做好归档处理。但是由于大多数医院仍然在电子档案的管理制度、技术与方法、管理与通信设备等等方面存在着各种各样的问题，因此，要有针对性地采取纸质与电子档案双套归档的措施，实行纸质与电子档案的归档、鉴定、整理、著录、使用等同步进行。

三、结语

医院的档案管理随着科学信息技术的不断进步与发展也随之产生了很多新的变化。电子档案是社会进步的产物，也是档案管理一个崭新的课题。医院档案管理工作人员应该不断改进档案管理的思想、方法、手段等等，不断创新医院电子档案管理，为医院档案管理水平的不断提高奠定基础。

【参考文献】

[1]王晶选.对医院电子档案规范化管理的思考[J].现代医院，2014（08）：134-136.

档案管理实践篇8

通过信息技术与缩微技术的结合，实践缩微数模系统与档案管理系统的集成管理，实现在档案管理系统中能够方便、快捷地进行缩微信息的检索和利用，改善缩微品手工检索的不便捷，不断提升不同载体档案信息资源的管理水平。

一、缩微技术应用现状

20世纪70年代，缩微技术逐步开始应用于档案管理领域，目前已经发展成为一项较为成熟而稳定的技术，在改变档案储存方式和开发档案信息资源，以及创新档案管理服务新模式中发挥了重要作用。采用缩微技术对产品数据的图纸和技术资料文件进行拍摄，或者通过纸质扫描成电子文件／电子文件打印成缩微胶片，以此作为主要的永久储存技术手段。

缩微技术的实施与应用具有其显著的优势：胶片介质稳定，且保存时间长，缩微胶片本身具有稳定的保质期，拍摄在胶片上的图纸和技术资料信息能够保持很长时间，可达百年之久；储存空间小，档案管理库房大量的图纸拍摄成35mm或16mm缩微胶片，只需要几个档案的标准文件柜将其存放，将大大减少档案资料的存放空间；根据档案法相关规定，缩微品具有法律效力，能够作为法律凭证使用；缩微品的图像分辨率很高，在制造行业以工程数据较多，形成的缩微信息以工程数据为主，高分辨率的缩微品才能够很好还原工程数据。

事物都具有其两面性，缩微技术同样也存在其固有的不足之处：缩微技术的专业性很强，缩微胶片制作工艺过程比较复杂，拍摄的质量受人为因素干扰较大，不具有专业操作的水平会影响缩微品的质量；缩微胶片虽然能保存的时间很长，但是对保存缩微胶片的环境要求高，缩微品存放环境的温湿度必须保持在一定范围内；需要专业的缩微设备(缩微阅读仪、缩微还原机等)进行读取；缩微品的检索和利用比较困难，查找所需的缩微图纸和技术资料不是很便捷，需用专业机械设备完成缩微品的翻阅、查看、还原。

为此，运用缩微技术与信息技术的手段，将缩微系统与档案管理系统通过集成接口进行整合，实现集成管理和扩展缩微品利用方式，同时可以做到异质、异地存储备份，为不同载体档案信息资源的长期安全提供保障。

二、缩微系统与档案管理系统的集成

(一)集成管理架构

档案管理系统中的电子文件的属性信息与缩微系统制作缩微品后形成的缩微胶片影像信息实现对应关联关系，满足归档电子文件、缩微胶片的信息共享，便于检索和利用。

从缩微系统产生的索引文本文件中获取索引信息，缩微系统在制作缩微胶片后形成了包含完整缩微信息的文本文件。档案管理系统从文本文件中获取缩微胶片的缩微号、画幅号等缩微信息，通过其对应关系导人档案管理系统的数据库中。集成接口示意图如下：

(二)集成管理设计

1　集成管理过程描述

档案管理系统采集归档电子文件：档案管理人员手工著录；业务管理等应用系统的归档数据等；档案管理系统将需要进行缩微处理的条目信息采用Txt、Excel或Xml等中间文件格式导出，导出的目录信息所对应的电子全文信息，保存到本地指定目录中；在缩微数模整合系统中将电子全文进行缩微处理，制作成缩微品，并将生成的缩微号等数据信息补充到Txt、Excel或Xml等中间文件所对应的目录信息中；将补充和完善的Txt、Excel或xml等中间文件通过集成接口导人到档案管理系统中，这样就将缩微品的缩微号、画幅号等信息补充到了档案管理系统电子文件中，完善了缩微品的关联信息。

2　集成接口功能模块

(1)集成功能描述

缩微准备：需要进行缩微处理的数据，对符合缩微处理要求的文件进行环境设置，并生成数据文件；接收缩微信息：对经过缩微处理后，返回的缩微处理数据信息进行重新录入；缩微准备导出：从档案管理系统中将需要进行缩微处理的电子文件属性信息导出，形成Excel或Txt等中间文件。缩微信息导入：经过缩微处理后生成的缩微信息存储在Excel或Txt的文件中，通过导人功能模块将其上载到档案管理系统中。集成管理后能满足如下查询功能：

智能查询：根据所包含记录字符，系统自动进行模糊检索。

简单查询：根据需要列出所包含的字段，在字段上著录需要查找的内容，可以根据多个字段进行“或”关系的模糊检索。

高级查询：根据多个字段，通过“等于”、“大于”、“小、于”、“包含”以及逻辑运算符组合成“并且”、“或者”的形式，进行组合项检索。

(2)缩微准备

在档案管理系统中，选取需要进行缩微处理的电子文件，在生成缩微系统需要的中间格式文件前，这些电子文件的信息提交用户确认。系统中设计一张临时表，存储进行缩微处理前电子文件记录，以便作为导人缩微处理结果信息后的对照依据。从档案管理系统中导出电子文件信息，形成缩微系统需要的Txt或Xml文件格式，把电子全文导出并存放于指定路径。

(3)接收缩微数据

设置缩微处理系统输出的Txt文件或Xml中间文件路径，缩微系统在中间文件需要取得电子文件在档案管理系统中的档案管理库的节点，同时获取其文件级表名。

接收经过缩微处理完毕的电子文件信息，根据文件号和电子全文个数关系，档案管理系统自动进行查找匹配，把缩微处理过程中形成的“缩微号”、“画弧号”等写入档案管理系统中相应电子文件属性信息的字段下。

三、缩微档案信息的集成管理实施与应用

根据缩微系统与档案管理系统集成管理设计架构和功能需求，完成开发集成管理模块，并进行了初步的实践和应用。

(1)通过对档案管理系统进行开发，在档案管理系统进行功能性扩展并建立与缩微系统的接口模块。即档案管理系统中缩微处理的接口功能模块。

(2)通过缩微处理接口模块进入到缩微集成处理工作界面，根据工作需要，在档案管理库中选择需要进行打印缩微胶片的电子文件目录及其电子全文信息，如文件号、题名、全文ID、表名等。

(3)完成需要进行缩微处理打印成胶片的电子文件选择后，在工具栏的“文件”中选取“缩微准备”，然后出现缩微准备任务的工作界面，确定导出文件的存储路径，单击工具栏中的“导出”功能按钮，生成中间Txt文件，其中包含电子文件的目录信息，同时在存储路径下存放目录信息所对应的电子全文。

(4)将档案系统中导出的电子文件，在缩微系统中将其打印成缩微胶片，同时在缩微系统中生成缩微品的相关属性信息，如画幅号等。通过缩微系统将这些属性信息记录到中间Txt文件中，同时在其中完善缩微号等信息。

(5)将经过补充和完善了的中间Txt文件，通过档案管理系统中的缩微处理功能模块的接收缩微信息功能，将缩微号、画幅号等缩微信息补充到相应的电子文件的属性信息中。

档案管理实践篇9

【关键词】医院电子档案管理 实践

医院在工作中通过对护理、医疗、教学、管理活动的总结建立档案，对具有价值的文字、研究、图标与音像等进行记录与保留，对于医院以后的研究与调查提供资料与指导作用。随着经济的发展与社会的不断进步，高新技术与计算机在医院档案管理中得到了广泛的推广与使用，其在提供很大便利的同时也带来了比较多的问题。本文根据医院电子档案优点与缺点，结合医院在管理工作中使用电子档案应该注意的问题，论述在医院档案管理中电子档案的重要性。

1.医院电子档案管理的现状

近年来，国内医院电子档案管理得到了迅速的发展，医院加大资金投入用于档案的管理，充分的运用网络技术，实现了档案管理的网络化与数字化，综合档案信息资源的管理取得了较大成就。然而科室管理还存在着一些问题，这些问题影响了医院技术的提高与发展。

1.1档案管理人员水平与素质缺乏

档案管理并不只是单纯的看管，一些医院在进行档案管理时由于存在认知的错误，对档案管理的重要性不能充分的认识，档案管理人员的选用上大多不是专业人员，这些人员由于对档案管理知识的缺乏，在管理时存在着严重的失误，分类不严密，管理不科学等问题广泛存在，医护人员需要档案进行研究时，不能有效及时的提供，耽搁科研工作的进行。现代社会的发展，许多医院实现了档案管理的信息化管理，原有的管理人员在计算机操作水平上知识欠缺，不利于推动医院电子档案管理的数字化，影响了医院推动信心化、数字化管理的进程。

1.2协调机构的空缺

现代医院各部门的档案管理相互分离，国内虽然医院众多，然而各医院之间的资源相对独立使用，资源获得上来源较少，各医院缺乏交流导致医院资源的浪费，而国内目前尚未出现统一协调的机构来引导医院之间实现资源共享，这导致医院之间交流较少，不利于我国医疗科研结果的创新与发展。

1.3档案管理水平较低，标准不统一

许多医院的档案管理硬件设施并不完善，规模较小的医院没有足够的资金支持，而一些大医院虽然硬件较先进，但是并不能满足医院众多档案管理的需要，且医院不愿意投入更多的资金与人力进行档案的管理，这就造成了档案系统管理的不完善，人力与硬件的缺乏导致在数据输入时出现差错，且资源共享不能有效的实现，标准化较低是医院采用网络对电子档案进行管理时存在的突出问题。

2.电子档案管理的优点

首先电子档案主要采取磁盘以及光盘等能够被计算机读取的介质为载体，当前计算机已经能够达到每秒数亿次的运算速度，从而有效的缩短了档案检索时间，同时方便了工作人员查阅档案。

其次由于电子文本自身也属于网络资源一种方式，因此其也能够采用电子网络来进行有效传输。同时其还拥有传统的传输方式所无法超越的优势，具有比较快的传播速度，能够满足当前人们高传播速度的要求，带来比较大的经济效益。

最后电子档案通过电子文本的方式来储存，可以通过网络来传输，一些相关的部门能够依据网络协议来科学有效的检索电子档案，从而发挥电子档案的优越性。

3.解决电子档案管理问题的对策

3.1加强档案管理教育，增强管理人员的意识

档案管理虽然在医院发展中起着巨大的推进作用，然而医院管理人员意识较淡薄，忽视了档案管理的重要性，不利于档案管理与医院的发展。档案管理者在管理中思想陈旧、单一，档案只是用来收藏而不能得到有效的利用，且档案管理人员的水品不足，导致电子档案管理存在着严重的问题，针对这一现象，可以对管理人员进行专业知识的培训，针对现代社会对档案管理的要求，引进专业而又复合型人才，保证医院电子档案的科学发展。医院要将电子档案管理工作作为重要工作内容，对电子档案管理的职能进行充分的完善，注重收集与使用。

3.2建立良好的规章制度

由于档案工作属于一项比较严肃的工作，尤其医院档案关系到人的生命安全，其权威性是确保档案价值的主要前提与基础。针对这种情况，需要医院构建相关的制度，从而有效规范档案部门的相关作业流程，来保证电子档案真实性。

4.结束语

医院电子档案管理对于医院的科研、提高医院的医疗水平，改善护患关系有着重要的作用，因此，医院在日常工作中要引起足够的重视，提高医院的其他业务水平的同时，加强科室管理，实现二者的共同发展。

参考文献：

[1]吴晓琪.医院档案与医院文化建设[J].江苏卫生事 业管理，2002，13（6）：44-45

档案管理实践篇10

【关键词】电力企业；档案管理；重要性；实践；探索

电力企业档案是记录电力企业历史发展的真实写照，伴随着我国电力工业的飞速发展，以往的电力企业管理已经不能应对当前的社会发展了。目前的电力企业已经暴露出许多问题急需解决，尤其是电力企业档案管理问题。为了更好的与社会发展进程相适应，电力企业必须做出调整，勇于创新，与时俱进。在解决电力企业档案问题这个难题的同时，也要将这次改革看成一种机遇，为未来的电力工业建立良好的发展平台。

一、电力企业档案管理的重要性

电力企业档案管理是电力企业管理工作不可或缺的一部分，也是电力企业管理的重要环节，是电力企业赢得市场竞争主动权的有力保证。一个科学有效的电力企业管理制度不仅可以提升企业的竞争力，还可以为企业的发展提供有力的支持。电力企业档案记录着电力企业活动最原始的数据，对生产经营有着十分重要的作用，是电力企业成长发展历程的真实写照。当电力企业出现意外情况时，可以通过查询电力企业档案找出相应的应对措施，这样既提高了工作效率，还增加了工作经验。换句话说，电力企业管理就是电力企业不可估量的宝贵财富。因此，就目前我国的电力企业管理情况来看，档案部门需要加强对档案管理的重视，应该以科学创新的理念，制定出适合现代电力企业的档案管理制度，加快企业档案管理信息化步伐，为电力企业发展提供有力的资源，促进电力企业向着更好更强的方向发展。

二、新时期电力企业档案管理的探索

1.强化管理，优化档案管理队伍建设

要提高档案管理水平，那么首先必须有一支精干的档案管理队伍，电力企业要强化管理，优化档案管理队伍建设势在必行。

（1）提高思想认识，将档案管理作为一项基础统筹工作来抓，在企业内构建出多层管理体制，企业总经理亲自抓档案管理工作，档案管理部门负责人做好管理工作，各个科室的档案人员做好各个档案的收集、整理、保存等工作，形成三层档案管理组织结构。将档案管理工作与员工的业绩考核结合起来，并辅之以合适的激励机制，促使相关工作人员不断提高自身素质，提高工作效率，促进档案的有序管理。

（2）规范管理工作流程。电力企业的档案非常多，分为很多不同类型，因此，首先要对企业经营业务进行划分，然后对档案进行划分，明确每种类型档案的记录、保存方式，促进档案管理的规范化。

（3）监督指导到位。定期组织档案管理人员对各个部门进行档案管理指导，定期对下属公司进行档案管理业务指导。在电力工程项目中，事前下发档案管理任务书，事后监督检查档案管理情况，事后验收档案管理，全过程控制档案管理，提高档案管理水平。

2.规范电力企业档案管理制度

在建立健全电力企业档案管理制度的过程中，应该严格遵循《中华人民共和国档案法》、《基本建设档案资料管理暂行规定》等法律法规，在掌握电力企业档案管理工作具体细节的基础上使现有的法律法规更加规范。同时还要强调责任制，将明确的分工理念融入到档案管理工作中去，严控管理流程。在实际管理中，不能仅仅依靠法律文件，还要结合具体而细化的责任管理方法，通过细化的责任编制方案可以避免出现资料整理上的麻烦，明确资料收集的方向。档案管理制度的建设一定要突出较强的可操作性以及科学合理性，使其按照一定的顺序进行，对过程中的归档范围和立卷归档以及交接验收进行更加明确的规定。此外，还要落实档案整理入档责任制，以此提高员工的档案意识，保证档案管理的内容更加完整、服务更加优质、系统信息传递更加准确、操作流程更加规范。

3.促进档案管理信息化建设

信息技术已深入到社会生活的方方面面，电力企业电子档案也越来越多，但是，电力企业却并没有为档案管理建设起专门的信息化系统。在当前形势下，电力企业要加大档案管理投入，利用信息化技术对档案管理进行改革。首先，企业领导者要认识到档案管理信息化建设的重要性，并对档案管理信息化建设进行统筹规划。其次，利用现代化信息技术和信息数字设备，聘请专门人员来建设档案管理信息化系统，充分利用企业现有资源，促进信息化建设。最后，信息化系统投入运行之后，要有专门的管理人员对信息系统进行维护管理，保证信息系统的安全运行，促进企业档案管理水平的提高。

4.做好档案利用服务工作

档案管理的重点是提高档案的利用水平，使历史档案真正为企业发展做出贡献。因此，企业要做好档案利用服务工作。首先，档案管理人员根据档案管理制度来形成科学合理的档案保存方法，建设完善的档案检索系统，要利用档案时，可以迅速通过检索系统获知档案的信息。其次，减少纸质化档案的利用，多利用电子档案。使用电子档案后，可以多个人同时利用一份档案，也可以实现快速利用档案的目的，节约时间。当然，档案的原件必须是以纸质档案存在，这样避免因电子档案丢失导致企业遭受巨大损失，同时尽量减少纸质档案的利用。

5.加强法制宣传，提高“依法治档”的自觉性

电力企业的档案管理应纳入法制轨道，促进档案管理的制度化和规范化。首先，加强法制宣传，如《档案法》、《档案法实施办法》等法律法规的宣传教育，切实落实国家相关档案管理的政策方针，提高档案管理的法制化水平。其次，依法治档。电力企业的档案管理工作要用相关法律法规来约束自己的行为，提高依法治档的自觉性和档案管理水平。

三、结语

随着电力企业面临的竞争压力越来越大，电力企业要看到自身档案管理中存在的问题，注重档案管理的改革创新，努力促进档案管理水平的提高，促进档案管理的现代化，以高效优质的档案管理来促进企业可持续发展。电力企业要充分利用信息化技术，注重档案管理信息化建设。与时俱进、开拓创新，不断寻求档案管理的改革创新。

参考文献：