档案管理论文十篇

档案管理论文篇1

1.秦汉简牍官文书档案的收藏机构和管理人员。秦汉时期是我国封建制度的初创期，从中央到地方政府各项管理制度不断建立和完善，简牍官文书档案管理已建立了一套从中央到地方比较完善的管理机构，配有专门的档案管理人员和档案库房,在中央设有石渠阁、兰台、东观、麒麟阁、天禄阁、仁寿阁、石室等，专门收藏官文书档案、图籍等，由令史专门负责官文书档案的保存和管理。班固《两都赋》曰“：天禄、石渠，典籍之府。”《汉宫殿疏》云“：天禄、麒麟阁，萧何造，以藏秘书贤才也。”《太平御览》曰“：未央宫有石渠阁，萧何所造，藏入关所得秦之图籍。”兰台隶属于御史府，由御史中丞负责管理，具体掌管图籍秘书，称为“兰台令史”，主要收藏和保存皇帝的诏令、各级官员的奏章和奏疏、国家颁布的重要法律文书、各类舆图、郡县的上计考核集簿档案等。东观是东汉时国都洛阳的一处收藏文书档案和秘书典籍的档案库。《后汉书•安帝纪》注引“:洛阳宫殿名‘:南宫有东观’。”《隋书》载：“四方鸿生巨儒，负褒自远而至者，不可胜算。石室，兰台，弥以充积。又于东观及仁寿阁集新书。”东观藏有皇帝的诏书制令、历朝注记、臣僚的奏疏、功臣功劳簿等重要的档案文书。石室是两汉时期用来存放功臣受封时所立丹书铁券的专用档案库房。《史记•太史公自序》记载：“‘小子不敏，请悉论先人所次旧闻，弗敢阙，’卒三岁而迁为太史令，触史记石室金匮之书。”《汉书•高帝纪》云：高祖“与功臣剖符作誓，丹书铁契，金匮石室，藏之宗庙。”秦汉地方各级政府和军事机构也有系统的专属分管简牍官文书档案工作的官员和专门收藏简牍官文书档案的库房。郡级行政单位设有主簿、主记室史和书佐等官职专门负责相关简牍官文书档案工作。《后汉书•百官志》“：皆置诸曹掾史。本注曰：诸曹略如公府曹，无东西曹。有功曹史，主选署功劳。有五官掾，署功曹及诸曹事。其监属县，有五部督邮，曹掾一人。正门有亭长一人。主记室史，主录记书，催期会。无令史。閤下及诸曹各有书佐，干主文书。”县级及县级以下的行政单位也设有专门的简牍官文书档案管理人员，如县令长的属吏中县丞、令史、主簿、户曹等。县丞有兼署文书档案的职责；令史的主要职责就是掌管收发文书档案相关事宜；主簿的主要职责是记事和管理文书；户曹负责管理本县的户口名籍档案等。《后汉书•秦彭传》“：每于农月，亲度顷亩，分别肥塉，差为三品，各立文簿，藏之乡县。”睡虎地秦简《编年记》载，墓室的主人喜，19岁被任命为“史”。史就是当时从事官文书管理的小吏。喜还先后担任过安陆御史、安陆令史与郡令史，专门负责掌管文书档案等工作。秦汉时期的军事边塞地区也设有专门的简牍官文书档案的管理机构和人员，汪桂海先生在其《汉代官文书制度》一书中就指出，侯官是汉代军事边塞文书档案管理的基层单位。“候官是最基层的正规的文书档案保存机构，烽隧和部收到候官所下的文书最后都要缴回候官立卷存档，所以在部与烽隧一级的单位里很少存留文书档案，而候官以上的官署则或为收藏大量文书档案的地方。”1976年出土的居延甲渠侯官遗址，就发掘一个文书管理室，出土相关官文书简牍九百余枚，整理出王莽天凤到建武初年的官文书档案四十多卷。

2.秦汉简牍官文书档案的分卷收藏。从大量的秦汉出土简牍的放置情况来分析，秦汉时期已经有意识的对简牍官文书档案进行分类收藏保管，官文书档案分级保存意识已经初露端倪，同一时期或同一类型的简牍官文书档案在处理完毕之后，会被分类捆扎成卷或捆简册的形式，在各个级别的衙署文书档案室进行妥善保存。如在睡虎地、张家山、尹湾、居延等地出土的大量秦汉时期的简牍中充分反映了秦汉时期简牍官文书档案的分卷收藏制度，官文书按照时间、内容、性质、范围等进行分类保存。秦汉简牍官文书档案按时间分卷收藏，简牍官文书档案多以月、季度或年份为分界线，分别称之为月簿（籍）、四时簿（籍）和年簿（籍），有时为了需要官文书还以日记载分类。其中以月簿最为常见。如居延汉简中的兵簿简牍文书载“，汉元始廿六年十一月庚申朔甲戌，甲渠鄣候获敢言之，谨移十月尽十二月完兵出入簿一编敢言之。”汪桂海先生在其《汉代官文书制度》一书中考证居延汉简中的案卷签牌的起讫时间，并把汉代官文书档案分卷归类为六种类型：某年某月尽某月、某年某月尽某年某月、某年尽某年、某年某月、某年、某年某月以来。除最后一种是进行过程中的文书以外，前五种都为完整的官文书档案体例。其实，可以看出简牍官文书档案多以月、季度或年份来分类。

二、秦汉简牍官文书档案立法

1.秦汉官文书档案的副本制度。秦汉时期为了防止官文书档案被篡改，设置了专门的文书档案副本制度，并制定定期核对的制度。官文书的正本由长官签署发出后，由书佐或史誊抄留底的官文书档案为副本。副本制度是秦汉官文书档案管理制度的重要组成部分，关于简牍官文书档案副本制度的记载有很多，如睡虎地秦简《秦律十八种•尉杂》曰“：岁雠辟律于御史。”里耶秦简“：库武敢言之，廷书曰令史操律令诣廷雠，署书到、吏起时。有追。今以庚戌遣佐处雠”《里耶秦简牍校释》解释“：雠律令，校勘律令。《慧琳音义》卷七十七‘雠校’注引《风俗通》云‘：二人对校为雠。’《正字通•言部》‘：雠，校勘书籍曰雠，比言两本相对覆如仇雠。’”

2.秦汉官文书档案的安全与保密制度。为保障文书档案的收藏安全，秦汉政府专门立法来防止火灾，严禁把火种带进收藏文书档案的府库。档案入库后，必须经过检查确认没有火源以后，才能关闭府库房门。制定了文书档案定期检查制度，派专人轮流值夜巡查。规定不能在收藏文书档案的府库周边新建官员居舍。睡虎地秦简《秦律十八种•内史杂》中就规定“:毋敢以火入臧（藏）府、书府中。吏己收臧（藏），官尚夫及吏府夜更行官。毋火，乃闭门户。令令史循其廷府节（即）新为吏舍，毋依臧（藏）府、书府。”秦汉时立法对于丢失官文书档案和伪造文书的官吏都予以严厉的处罚，睡虎地秦简《法律答问》规定“:亡久(记)书、符券、公玺、衡羸（累），己坐以论，后自得所亡，论当除不当?不当。“”发伪书，弗智（知），赀二甲。今咸阳发伪传，弗智（知），即复封传它县，它县亦传其县次，到关而得，今当独咸阳坐以赀，且它县当尽赀？咸阳及它县发弗智（知）者当皆赀。”秦汉时期的统治者们已经认识到官文书的运作对于保障国家政令正常传递，保护国家重大机密的重要性，为此建立了严格的官文书档案保密制度。如居延汉简中有“坐外吏窥府书，甚毋状”就是指不负责官文书档案管理工作的外任官吏不能阅览府库中的官文书，如有违反必定以重刑惩罚。

档案管理论文篇2

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关键词] 文书档案；电子化；管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2015. 05. 119

[中图分类号] G275 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2015）05- 0246- 02

文书档案是企业档案的一个重要组成部分，是我们了解国家和行业政策法规，执行上级任务以及内部工作上传下达、互相沟通的主要载体之一，也是一个单位工作业绩与管理水平的历史记载与再现。随着信息技术、计算机网络技术的迅猛发展，在办公环境不断电子化的趋势下，组织机构的各类业务文档直接在计算机和信息系统撰写和传递的比例越来越高，档案工作的重点从面向档案实体管理为主，逐渐向实现档案信息数字化、网络化的方向发展。为适应文书档案数量的与日俱增以及档案载体和记录方式的多样化，文书档案电子化管理模式应运而生。

1 文书档案电子化的理论基础

（1）文书档案电子化的涵义。文书档案电子化管理就是档案管理理念要实现从传统的纸质文件管理向电子化管理的转变，管理方式以办公系统的计算机自动化和网络为依托，以电子文件的形式把以往手续繁杂的办公行为转变为容易储存、查找的电子信息。简言之，是一种手工模式向智能模式的转变。

（2）文件生命周期理论。指文件从产生直到因丧失作用而被销毁，或者因其具有长远历史价值而被档案馆永久保存的整体运动过程。是研究文件从最初形成到最终销毁或永久保存的整个运动过程，是研究文件属性与管理者主体行为之间关系的一种理论，是对文件到档案运动过程和规律的客观描述和科学抽象。文件生命周期理念提示了文件运动的3个阶段，即现行阶段、暂行保存阶段和永久保存阶段。

（3）前端控制理论。是根据文件生命周期理论和全程控制原则，对电子文件从生成到归档的整个过程进行统一规划、统一要求，把可以预先设定的监控功能和档案管理功能，嵌入协从办公系统（OA系统）和各业务系统，对文件、档案工作的业务流程进行重组，并在文件形成和维护阶段进行有效地监督，从而实现对电子文件的超前控制和全程管理。

（4）文档一体化。以文件的生命周期理论为主要理论基础，通过对文件处理环节和档案处理环节的有效衔接，借助计算机等现代信息技术，把“文书处理”和“档案管理”这两个管理系统看成是一个系统工程中的两个子系统，从组织制度、管理方式到工作程序都实现科学、真正的统一管理，确保文件在整体运动过程中实现全面控制和综合管理。文档一体化的实施必须依赖于规范化的公文处理，从文书处理工作开始实行规范化，对文书档案进行超前控制，使文书档案在经过规范化的处理后，形成一个最终归宿和最长久的价值体现，从而达到文件处理精炼化、完成案卷系统化、查找利用标准化，充分发挥档案的真正效果。

2 文书档案电子化的管理办法

（1）文书档案电子文件的收集与归档。随着文档一体化管理模式的运用，文书电子文件的收集与积累往往是在计算机网络系统上进行的，其收集与归档比纸质文件更为困难和复杂。由于电子文件从形成到归档有一段时间间隔，因此电子文件就有被更改的可能，而且任何修改、删除都可以做到不留痕迹，所以电子文件的收集要由形成部门及时收集并归档，然后移交综合档案室集中管理，不得由个人分散保管。此外，电子文件归档时还要有附属于每一份文件的静态数据信息和动态数据信息。静态数据信息包括满足普通用户查询的原件属性信息，以及原件存储格式、处理工具、版本等生成环境的记录；动态数据信息包括创建、校审、审定、归档、接收、变更、下载利用等贯穿于该文件的一切处理过程的记录，以加强档案原始性的认定，确保电子文件的有效利用。同时，电子文件的数据信息也是档案管理人员在接收电子原件时进行核对、审验的依据，不符合要求时发回归档人。数据信息应该以系统自动提取为主，减少人为干预。

（2）文书电子档案的存储与备份。电子档案是现代科技产物，它的生存和可读性依赖于计算机的硬件产品和软件产品。对归档的各种类型的文件，应采取通用的主流存储格式，对非通用格式的电子文件，应提供格式转换功能。对电子档案的存储设备应考虑其成熟性和发展性，尤其是对不公开的机密电子档案应具有脱机保管的能力。电子档案备份、恢复是档案管理系统运行的安全保障，应建立一个从系统备份、数据库备份、网络备份到电子原件备份的有效备份及恢复系统。一般情况下，电子档案是以脱机方式存储在磁光介质上，至少一式两套，一套封存，一套供查阅利用，必要时复制第三套，异地保存。

（3）文书电子档案双套制保管模式。档案的本质属性是原始记录性，虽然电子档案的利用有很多优点，但由于电子档案便于修改、拷贝和难以防伪的特点，以及在计算机网络环境下，电子档案传递带来的档案信息丢失、失真、泄密等问题，容易使人们对电子档案的原始性失去信任，而认为纸质档案的原始性则更具有说服力。因此，文书电子文件转化为档案一般采取“双轨制”，归档内容形成“双套制”，即纸介质与磁光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案，这就很好地解决了如果文书电子档案信息丢失，那么也会有纸质的档案内容存在。可以预见，纸质文件和电子文件双套归档的局面将持续相当长的一个时期，随着技术的成熟和各方面条件的具备，会有越来越多的电子文件独立地转化为档案，多种介质并存的状况将长期存在。

档案管理论文篇3

论文摘要:高校科研档案反映了一所大学的学术水平和实力。科学有序管理好科研档案，充分挖掘其成果价值，有助于高校的持续发展和促进地方经济社会的进步。理清科研档案管理的思路，将有利于更好地开展科研档案管理工作。

科研档案是人们在从事科学活动中形成的，并经过一定整理的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式和载体的历史记录。科研档案管理工作是高校科研活动的基础和真实记载，直接反映着一个高校的学术水平，是一所高校实力的凭证，对学校的教学和科研工作的可持续性发展起着重大作用。尤其是在高校体制改革和现代技术高速发展的今天，科技档案在整个高校档案中所占的比例也显著增加，在学校科学管理中所处的地位也越来越重要。但是对于高校的科研档案,能够完整认识到它的作用的论述并不多。多年来,受到传统观点的影响,一般档案工作者认为只有学校管理性的文件才能作为档案管理,而对教师,尤其是个人自由独立形成的学术著作、手稿等不够重视,往往把它们排斥在档案管理之外,致使高校的科研档案比较苍白、贫乏,这是目前高校档案管理工作的一个薄弱环节。这显然是与信息化时代对信息资料的大量需求相违背的。因此,国家科学技术委员会、国家档案局1987年颁发了《科学技术研究档案管理暂行规定》,对科研档案的归档与管理进行了有效的规范。如何加强科研档案的管理是摆在科研档案管理工作者面前的重要课题，本文就高校科研综合交稿日期：档案的管理进行思考和探讨。

一、高校科研档案归档范围需要重新界定

界定科研档案的归档范围之前,首先需要确定高校学术档案归档范围的原则。笔者认为应坚持成果性和记录性并举。科研档案工作主要利用科学技术研究档案的成果,“有利用价值”是保存它的重要原因和主要依据。因此,必须坚持科研档案的成果性。而科研档案的记录性强调其完整性、凭证性,有些科研档案或许没有成果性和利用价值,但是它反映了学校科学技术研究发展的现状和历史,这些档案也应当妥善保存。因此,在确定学术档案的归档范围时,一定要两者兼顾,坚持双重性质并举。科研档案的具体归档范围应包括以下内容:

（一）科研项目档案

科研项目材料档案是探索科研规律的实践活动的直接记录。主要包括：科研准备阶段中科研课题申请书、审批文件、任务书、项目计划书、委托书、开题报告、调研报告、方案论证和协议等材料；研究实验阶段中的各种载体的重要原始记录、实验报告、项目进展报告、计算材料、专利申请的有关文件材料；总结鉴定验收阶段中的工作总结、科研报告、论文、专著、参加人员名单、技术鉴定材料、科研投资情况、成果和奖励申报中的成果和奖励申报材料及审批材料，这部分档案是科研档案存档的主体。

（二）科研文书档案

科研文书档案是科研管理活动的直接记录，包括科研发展、总结、学校制定和上级管理部门下发的科研管理文件和课题管理、成果管理等专项管理活动中形成的管理性科研文件材料。这部分档案是进行科学决策、计划、组织、控制等基本管理职能和有计划、有目的、有条不紊进行项目申报、成果评奖及科研管理经验总结的依据，也是科研档案的重要部分，对科研管理工作起到很好的指导作用。

（三）科研成果档案

主要包括科研年度统计表、教师公开发表的学术论文和编写的学术著作、获奖成果和证书、专利和技术转让资料等。科研成果的多少是高校科研实力大小的依据之一，因此，科研成果档案的管理在科研管理中也占有重要位置。

二、高校科研档案管理工作存在的问题及原因

（一）高校科研档案收集不齐全。原因是：多数科研人员在科研过程中，重视科学研究实践活动，重视科研成果的与获奖，轻视科研档案资料的平时累积工作，认为这是档案部门的事，与己无关。

（二）高校科研人员档案意识缺乏。他们认为自己的科研成果为什么一定要归档，放到档案室不如放在自己身边使用起来方便，于是以关键技术资料保密为借口，在科研过程中或科技成果奖励后应归档的资料不愿上交或找理由不主动上交。

（三）高校科研档案制度不健全。科研档案的归档工作缺乏系统、完整的制度保证，不能做到上、下集中统一管理。高校档案管理没有真正实行“三纳入”、“四同步”制度，在科研档案管理工作方面缺乏行之有效的制约手段，致使高校科研归档管理工作处于失控状态。

（四）高校科研档案重心偏离。在高校科研档案中，纸质材料多、电子档案少，传统简易设备多，现代化管理工具少，不能有效地开发和利用高校科研档案材料。

鉴于此，高校科研档案中出现了“四多四少”现象，即一般性技术材料多，关键性技术材料少；鉴定、审批性材料多，工艺技术性材料少；文字材料多，光盘、磁盘、图表、照片、录像材料少；复印件多，原件少。这些问题严重影响了高校科研档案的收集和管理工作以及高校科研档案自身价值的发展和信息资源的开发利用。

三、对加强高校科研档案管理工作的几点见解

（一）建立科学管理制度，理顺科研档案归档程序。科研档案是科研课题科技成果研究的全过程的反映，但又不仅仅局限于某一项科研课题、某一项成果，它是课题及成果之间、学科之间的综合反映，因而就形成了科研档案的四个特点：专业性、系统性、集体性、和阶段性。为了规范科研档案管理工作，就必须遵循国务院的《科学技术档案工作条例》规定的“完整、明确、系统、安全和有效利用要求”归档。避免可能造成大量科研档案材料零散在外现象的出现。为此，必须把科研档案工作与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合起来，走实现科研工作与科研建档工作两者协调发展的道路，建立合理的归档程序，掌握科研档案管理工作的规律，保证高校科研档案的准确、完整、系统，最终使高校科研档案工作走上科学化、规范化的轨道，达到提高科研档案归档的质量和效率。（二）加强重点、重大科研项目的档案管理。重大、重点项目及高级别获奖成果最能反映一所高校的科研能力。重点、重大科研项目的研究时间较长，往往有一些阶段性成果，每一阶段中肯定有技术进步和新的成果，这些档案材料既是学校的历史见证，又是新技术、新创新的基础。因此对重点、重大科研项目应从立项起就实行课题组预立卷归档，然后每个阶段产生的技术进步、最新成果、新立项的子课题份年度补仓到科研档案中去，以免遗漏，这对项目研究人员、学校和国家都有重大意义。

（三）提高高校科研人员的科研档案归档意识。科研人员是科研档案形成的主体，科研人员档案意识的提高，将会使高校科研档案的管理走上规范化、科学化的良性循环轨道，将会使高校科研档案管理工作迈上一个新的台阶。

（四）推广科研档案的开发利用。美国档案学家谢伦伯格认为:“档案部门进行各种努力的目的,就是把有价值的文件保存下来,并使它可供利用。”因此,科研档案管理的工作要考虑其开发利用问题。“档案的开发利用是企事业单位管理水平的一面镜子。”目前的档案查阅仍停留在传统的手工层面上,游离于先进的信息技术之外,主要是靠手工翻阅档案目录,查阅起来既耽误时间,又浪费人力。尽管目前多数高校科研档案已开始使用计算机等信息设备,但使用范围仍局限于文档目录著入,档案利用的无纸化、电子化、网络化程度不高。这种档案管理工作的滞后,严重影响了科研档案的利用效率。因此,要充分利用和发挥档案网站的作用,使相关网站成为有效开发利用科研档案的窗口。

同时,高校的科研档案保管的是一批学者和科研人员的学术成果,它是体力和脑力劳动的结晶,包含着一定的知识产权。这就决定了高校科研档案开发利用的特殊性,在对高校科研档案的利用中,一定要注意尊重别人的劳动与知识产权,学会正确地利用科研档案,以避免有意或无意地造成侵权的后果。

为在实际利用中避免侵犯作者的知识产权,可进行这样几项工作:

(1)对科研档案中享有著作权的作品,在卷内目录上打上明显的著作权目录标记,以提醒利用者注意。

(2)对科研档案中有著作权的作品应限制在合理的范围之内利用。

(3)在利用有著作权保护的学术档案时,使用者如不是在合理的范围之内利用,应与著作权所有者签订著作权许可使用证,或征得本人的同意。

总之，要通过多渠道，采取各种方法加大科研档案工作的宣传力度，增强高校科技人员的档案意识，做好高校科研档案的平时收集、整理、开发利用等档案管理工作，提高高校科研档案的现代化管理水平，让高校科研档案为高校科研工作再出成果发挥应用的积极作用。

参考文献：

1、关月英.高校科研档案管理工作初探[J].新疆医科大学学报，2007.10.30（10）

档案管理论文篇4

一是以前传统的仲裁案卷工作以普通的白纸文件为材料工作对象，而有了计算机后，电脑中的文件取代了以往的白纸为主的文字材料，它是由作者直接写在专门办公软件上，并在WORD上进行修改，一旦完成后，马上存到电脑系统数据库中，由专业计算机人员掌握。白纸式的档案管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程如仲裁案卷的立卷归档制度。仲裁文件的立卷归档工作是仲裁档案工作流程的起点，也是仲裁院专职文书工作和专职档案工作的结合点，仲裁案卷形成后，由仲裁文书部门收集归档后，交专业档案管理部门，一年一般归档二次。而计算机文件随时产生，每时每刻都能变，安全存放在电脑中。因此，它对电脑有很强的依赖性。如果想要归档，必须以存盘形式移交，归档界限也不能只是“具有保存完整价值”的文件，还应包括此文件的阅读功能甚至更高级系统。二是电脑文件信息与它主体的可分开性，仲裁档案分类也可能被模糊分类整理所取代，因为仲裁档案分类的结果只能体现一种从性联系，因为排列的方式是简单手动操作管理仲裁档案的需要，但在当今由电脑管理所有文件的大背景下，档案文件的形式发生了变化，仲裁文件可以通过电脑系统进行迅速、有效、多层次的按顺序排列，不再需要对它进行象普通白纸文件那样的简单整理分类。不同的客户可以根据不同的需要，利用电脑自动化系统对电脑上的文件进行自由分类组合。三是电脑里的文件保存价值同时取决于仲裁案件其我价值的实现，其判断的程序、本身的内容及价值都发生很大变化，原来的仲裁档案价值也将随之扩大，要分析电脑中的文件的操作系统。要根据以前的档案价值鉴定理论，仲裁文件应依据自我价值和价值确定保管其中的期限，而电脑中的文件一是由于方便完成，将产生比以往更多的文件，二是由于客户的需要，数据信息不断地改进和加入，因此很难确定一个完整的保管年限，况且电脑中文件的自身价值还不能保证。因此，其确认、管理方法更无法来下结论。

二、做好仲裁档案电脑管理制度的措施及建议

为了更好地发挥仲裁档案的作用，着力加强和规范劳动人事争议仲裁档案管理工作，进一步完善仲裁电脑中的档案管理可以按照以下办法：一是实现电脑中的仲裁档案管理由一个人专门负责。做好仲裁电脑中的文件归档处理工作，实施电脑文件管理长远目标。通过技术加工处理，将已归档的电脑中的文件改为在电脑中可阅读文件，即只能读不能改写的文件，从而区别和保护电脑文件的最原始结构，保证电脑文件的可靠性，使之与象白纸文件一样发挥效用。同时设置专门档案员具体负责档案文书材料的整理、立卷、归档、保管等工作。将档案管理责任落实到个人，有利于提高立卷、归档的质量和效率，杜绝结案之案卷久不立卷、立卷之案卷久不归档等现象。二是使档案管理向多个方向发展。伴着电子文件的加入，仲裁档案种类在丰富化，其简单工作和基础工作也都具有各自的特点了。因此，在原有结构基础上，又增加了一项档案电脑信息内容，就构成多种空间，形成了电脑化的管理结构。推进仲裁档案整理规范化。仲裁档案做到一案一卷，分正卷、副卷两部分立卷。在组卷整理时，做好材料的筛选、检查和修补工作，确保材料齐全、手续完备、格式规范。正、副卷均按照案卷目录将各类文稿排序、编码、组卷、装订，做到科学编目、利于检索。三是严格仲裁档案保管制度。仲裁档案实行统一保管、专人负责，档案管理员定期对归档情况进行检查，按照规定的保管期限保管仲裁档案。仲裁档案管理人员要忠于职守、熟悉法律业务、严格把关、严守秘密，积极认真地做好仲裁人事档案的收集、整理、计算机录入、转递、保管和统计等工作。档案收集要严把归档质量关，收集和转递应做到及时、完整、手续完备；整理要求对归档手案卷及时盖归档章，核定保管期限；计算机录入要将年度仲裁行政文书、业务等档案全部输入计算机，并打印成索引目录、全引目录；保管要做到月检查、年清点，统计工作要做到数据准确、内容完整，上报及时并将报表归档保存。建立健全仲裁档案内外查阅、借调等档案使用制度。建立档案利用台账，严格查阅、借调登记制度和归还档案验收手续。四是管理仲裁档案人员知识构成的改革近在眼前。仲裁档案人员要适应电子技术和档案事业的近几年发展趋势必须采取积极措施做好更新知识，适应新的电脑技术的成果，使专职档案人员拥有丰富的专业知识，以适应在新形势下仲裁发展的需要。

三、结语

档案管理论文篇5

随着欧美各国档案专家对档案服务与互联网络关系认识的深入，越来越多的档案馆在国际互联网上建立了自己的网站，迄今为止，已有2000多个档案馆开通了自己的主页。

美国档案与文件署网站：简称NARA网站，其网址为：HTTP://WWW.NARA.GOV.NARA是美国联邦国家档案馆、文件中心和总统图书馆的业务领导机关，1949年由国家档案馆改组而成。改组后，国家档案馆成为该署的一个组成部分。该网站维护比较及时，主页更新周期最短，大约每10天进行一次。更新后的页面，不仅保留了前几期的最新内容供检索，还会刊登出最新馆藏信息及公众通知。该网站内容含量丰富。美国档案与文件署设有：国家档案馆司、行政管理司、联邦文件中心司、联邦登录处、文件管理司、总统图书馆司等。浏览者可以通过联机方式阅读其丰富多彩的内容，只需简单的点击，就可跨越美国3个世纪的历史，涵盖美国联邦机构工作和档案馆工作的方方面面，包括与档案相关的法律法规、行业规章、NARA的发展战略、总统手迹等。更值得推荐的是网站的展览大厅，存放着美国珍贵的历史文件，每隔一定时间，都会予以更新。NARA网站在注重档案内容的同时，还兼顾了档案管理、保管与服务的一些相关信息，如总部及各分馆和文件中心的开放时间、最新动态、展览、培训、讲座等，检索方式便捷。NARA在主菜单中设计了检索标签，提供“检索NARA网页”与“搜索NARA网站数据库”两种方式。美国政府专门成立了保护与存取委员会(CPA)。

CPA是美国图书馆资源委员会的团体会员，它的信息保护与存取研究受到某些基金会的支持，其研究活动受到大专院校、档案馆、图书馆、出版部门及有关协会与组织的支持。它的目标和任务是扶持与发展图书馆、档案馆等机构的合作，以保证各种形式的信息能得以保护。CPA在英特网上有一个网页，专门介绍CPA的出版物。在网页的出版物一栏，可以浏览CPA的《通讯与交流》、《新闻文札》与《报告》。《通讯与交流》是对用户进行保护信息的教育，《新闻文札》是公布CPA的重要活动。在《报告》这一栏可以查阅到信息保护、电子存贮、非纸质文件保护及对国家信息网络的评价。这些研究报告有的可以免费浏览其全文与摘要，有的是以网络收费的形式有偿提供信息服务的。

加拿大国家档案馆网站：简称NA(NATIONALARCHIVEOFCANDA)网站，网址为：HTTP://WWW.ARCHIVES.CA。加拿大国家档案馆是加拿大唯一一个中央级的联邦国家档案馆，成立于1872年，由于历史原因，加拿大的档案采用英、法两种语言文字，因此NA的网站也使用两种文字版本。该网站在关于NA中说：“政府历史档案包括60多公里的文本、地图、照片，19000公里的缩微胶卷，2000多公里的数据卷宗，它们记录了加拿大从18世纪至现在的各方面历史。”它还和加拿大省和地区档案馆、国际档案理事会、加拿大网上档案资源、加拿大国家图书馆进行了热点链接。“在线研究工具——档案网”可以帮助用户从加拿大国家档案馆的各种数据库及自动系统中查找到大量信息。按载体形式分类，可分为文本档案、声像档案、胶片档案、照片档案等；按主题分类，则可分为“土著居民档案”，“邮政档案”、“战争档案”等。“公众服务”栏里，浏览者可进行家谱研究、军事档案和其他历史题材的档案发掘，这里还注明了来访、咨询、复制、借阅及有关法律、限制等信息。“政府服务”栏里提供了政府关于档案保管与利用的措施。“出版物”栏里刊登了国内最新的档案图书、《档案工作者》等期刊出版的情况，极大地方便了国内外的档案研究者。“展览”栏里展示加拿大档案珍藏。该网站较有特色的是保护信息网络数据库(CIN)，CIN它可经由加拿大文化遗产数据库(CHIN)得到，是国际互联网上可免费浏览的保护信息资源。它的职能是便于用户检索有关文献、档案、文物保护与修复方面的资料。在数字环境下，磁盘、光盘、缩微品、远程网络提供等多种载体形式将大量运用。这样，利用者使用档案信息时更加方便和快捷，只需对档案信息进行简单处理即可直接使用，从而加快了档案信息的传播速度。CIN的信息资源来自以下几个部门：加拿大保护协会、加拿大保护分析实验室、国际文化遗产保护与修复中心、国际博物馆理事会及国际遗址理事会。该数据库的大多数文献是以英文撰写的，主题关键词以英、法两种文字标出，文章标题保留出版物的原始文种，并附有英文译意。其中有：保护信息目录数据库(BCIN)：BCIN是保护信息网CIN的目录数据库，共收入16万条保护技术方面的目录与引文，它们包括：保护技术报告、保护记录汇编、论文、著作、视听资料、未出版的资料，从世界各地网络上收集到的最新信息等大量有参考价值的保护技术文献。信息服务智能化，从而能够提供强有力的新技术支持，使用户能够细化需求，分析结果，变换信息形态，更好地利用档案信息资源。保护用品数据库(MCIN)：MCIN是保护信息网络CIN的保护用品数据库，它含有1000多种用于保护档案、文献的商业产品以及这些产品的技术数据、使用经验等。厂商数据库(ACIN)：ACIN是保护信息网络CIN的厂商数据库，它含有全球范围内700多个制造保护用品销售商信息、224个零售商、43个批发商及217个可提供400多种以上保护商品的供应厂商信息。此外，还以表格形式列出保护用品及与40多个国家的保护技术厂商联系的信息及电子邮件信箱。

澳大利亚档案馆网站：简称NAA网站，网址为：HTTP://WWW.NAA.GOV.AU/。“馆藏特色”栏里介绍了内阁文献、英国皇家专门调查委员会文件、联邦政府与各部门档案以及总督总理部长的材料。时间跨度从“1901年澳大利亚联邦成立时”开始，还包括一些“19世纪殖民地档案”。在“法律与管理支持”栏里，分别从控制与检索、处置、保护、贮存、保管、利用、电子文件、收费等方面详细阐明了澳大利亚的档案法律法规以及NAA的档案管理制度，还介绍了各州和地区档案馆、专业协会、其他专业档案馆等资料。PADI是保护数字信息存取工作组的英文缩写。它是1993年12月由澳大利亚档案馆、澳大利亚图书服务信息委员会、澳大利亚国家保护办公室与澳大利亚电影录音档案馆共同组建的特别工作组，用以指导电子格式的文件、资料的保护与管理。现今，PADI除以上主要成员外，还吸收了数学与信息学会、通讯技术部及澳大利亚国家博物馆参加。PADI的目标与任务是为澳大利亚的数字信息和非数字信息的存取提供最大程度的保护，保护国家数字信息的调研，制定信息存取与保护的原则、策略等。PADI在国际互联网上有一个网页，在此公布PADI的研究成果（全文数据库）、提供数字信息保护与存取方面的最新信息、论文、研究报告，与保护有关的书目提要、情况研究、有关政策与策略及即将召开的学术会议。在该网页上还链接有数字信息保护与存取的其他数据库的网址。PADI在网页上留有该特别工作组的电子邮件信箱，可以在浏览文献过程中随时与PADI进行学术交流。

欧洲档案信息一体化网络形成及发展：1998年英国国家的档案委员会在名为《英国档案馆的发展道路》的报告中提出了建立英联合王国网络档案馆的计划及15条具体的建议。该计划的实施，由英国皇家历史手稿委员会负责建立并维护国家总网站，提供英联合王国的档案目录，并链接到所属的全部网站。其中，英格兰档案网络与苏格兰、威尔士及高教系统等的档案子网络共同构成了全英联合王国的一体化档案网络。通过该网络全国各种档案机构所提供的档案目录信息都能展示给用户。欧盟档案界开展了跨国界的协作，并将其作为专业发展的新方法，共同为欧盟档案一体化网络（简称EUAN）的建立而努力。EUAN计划是由欧洲档案委员会提出并资助的，它本身是欧洲“信息2000年计划”的一个组成部分，目前已有多名成员加入了该网络，包括：瑞典国家档案馆网络、苏格兰国家档案馆网络、意大利国家档案馆网络和世界社会历史学会网络等。其中，以瑞典国家档案馆网站为总网管。创建一体化的档案网络比各档案部门分散上网更易实现档案系统整体优势的最佳化，从而充分发挥其潜在价值。

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环保档案是对以往工作情况的及时记录、工作得失的分析、研究和总结，能够为后续环保工作的开展提供极具参考性的信息资料以及良好的研究基础，能够有效避免重复错误的一再出现，有助于环保工作的不断优化、完善，推动环保技术人员的不断创新。一些落后的保护方法被不断改进或直接弃用，另一些高效的保护方法则被继续沿用并持续优化。同时，通过整合、判断环保档案中的相关数据，能够对当地的环境质量的优劣状况及变化趋势进行准确评估与预测，明确后期环境工作重心。此外，这些数据还能为污染事故、污染纠纷的处理提供具有说服力的依据，方便环境执法、政府决策以及科学研究。

二、较高的科学技术价值

当前，我国环境污染问题十分严峻，已经成为阻碍我国经济健康与可持续发展的关键原因。基于这一现状，相关学者们展开了大量研究，以期找出有效的应对方法，显著改善我国环境现状。而环保档案中所蕴含的丰富信息，为学者们展开研究提供了大量的研究资料与重要的参考数据。例如，通过对比、分析被保护区域环境的水质、鱼群种类、水生植物类等的历年保护结果，并作进一步的研究论证，能够为展开该区域的环境科研工作提供重要的信息来源与论据。

三、环保档案管理的实施步骤

1.严格遵循档案管理相关规定。我院严格遵循国家颁发的相关规定与条例，建立专门的档案管理室，安排专职人员有序进行环保档案的收集、整理与管理工作。档案管理专职人员必须熟知《中华人民共和国档案法》、《全国环保管理条例》、《环保档案管理办法》以及《环保档案管理暂行规定》等重要规定。

2.准确界定档案材料归档范围。在档案管理的过程中，往往涉及的档案材料的数量较大、类别较多，一旦管理人员对这些材料的摆放或存储过于随意化和无序化，不仅查询时耗时耗力，而且还容易造成一些重要文件的丢失。因此，必须对这些档案材料按一定依据进行分门别类，对其归档范围进行准确界定，实现有序、便捷和高效查询和利用。通常可按表1所示进行有序归档。

3.档案材料的管理。在准确界定档案材料归档范围后，就要对档案进行存储管理，这是档案管理工作的重中之重。按照存储介质划分，我院的环保档案主要分为电子文件与纸质资料。第一，电子文件。所谓电子文件，是指一类以光盘、磁盘以及磁带等为储存载体，以计算机等数字设备为阅读、处理媒介，在通信网络上实现自由传输的文件，该文件以数码的形式产生于数字设备与数字环境中。我院经历了硬磁盘、磁带、一次写光盘以及只读光盘等阶段，目前常用只读光盘来归档电子文件。对于电子文件的管理，我院主要按照以下流程进行:

(1)做好归档前的检查工作。对于将要归档的电子文件，档案管理人员必须首先按照相关业务规范来核查电子文件的内容，确保内容的真实性与完整性;随后对光盘进行检查，确认其表面洁净、无划痕;最后确认存储在光盘上的内容无病毒、可读性好。

(2)做好光盘的存储工作。在将光盘存档的过程中，必须做好光盘的保护工作，尽量避免对光盘记录涂层的触摸、擦和划，以免光盘的失效。在实际存储过程中，应尽量做到以下几点:为了防止光盘在存储时擦划失效、挤压变形，对于容易损伤的光盘，应加设光盘保护盒。我院采取硬质塑料光盘盒;为了防止挤压变形，对于单片光盘，应将其装入盒内，竖立存放。我院在单片竖立存放的同时，将其与纸质资料分开;光盘存放的场所应远离强热源、强磁场，隔绝有害气体的污染。我院在档案室中建有独立的密集柜，可满足一般要求;尽量保持档案室维持一定的温度和湿度，我院通过放置温度计、湿度计以及干燥剂等方式来实现对储存环境的及时调控。

(3)做好光盘的定期检查工作。在电子文件的实际存储过程，常常会因为光盘变形、划伤或格式不兼容等情况而使得一些重要数据与文件流失。为了确保这些光盘使用效能的长久性，必须对其进行定期检查，检查这些光盘的表面清洁度、可读性以及内容完整度。一般情况下，光盘超过四年就要进行一次机读检验，并且其合格率应为百分之百。同时，当更新相关处理设备(如计算机)后，应及时检查设备运行环境，确认光盘与计算机光盘驱动的兼容性。如果无法兼容，则要对光盘进行转换。此外，为了避免光盘出现问题而无法读取，可刻录两份，其中一份留作备用。第二，纸质资料。我院环保档案中的纸质资料主要含有:环境评价报告书、检测报告、合同书，任务书、项目批复以及公众参与等内容。尽管随着科学技术的进步，以电子文档式的信息储存方式被越来越广泛的用于档案管理，但这并不就意味纸质资料存储的落伍，它仍然是档案管理中的重要组成部分。

(1)做好归档前的审核工作。我院在提交纸质资料之前，首先由资料产出部门对资料的真实度、完整度与可靠度进行初审与复审，确认资料合格后，再提交至档案管理部门。随后，档案管理部门对上交的纸质资料再一次进行审核，确认材料满足归档要求后进行归档。

(2)做好纸质资料的保存工作。基于纸质资料易燃、易潮、招虫且占用空间较大等特性，在保存纸质资料时，除了给纸质资料预留足够的储存空间外，还要做好相应的防火、防潮、防虫、防尘、防盗等工作。我院在纸质资料储存室放置了温度计、湿度计、干燥剂、灭火器、除虫丸等物件。

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众所周知，档案的属性有一般属性与本质属性之分。我国档案界的传统认识是将原始记录性作为档案的本质属性。近年来，档案界又有人提出了几种全新的观点。笔者拟综合这方面的 研究 情况作一简要述评。 一、原始记录性 吴宝康教授主编的《档案学概论》明确指出，“档案是 历史 的原始记录，或说原始的历史记录。这是档案的本质属性”，“档案在与其他事物相比较而存在的过程中所显示的独有的特性，就是原始记录性”①。 应该说，这一认识是正确的。然而查启森同志却对这一传统认识提出了质疑：其一，如果原始性是档案的本质属性，那么“原始记录就是原件，具体地说就是原稿。如果这样的话，那么档案就是原稿，一切非原稿以外的记录，因为不是原始记录，就不能算是档案了。而事实上在为数众多的档案中，不一定都是原稿，还包括根据原稿而形成的打印件”。其二，“原始记录，当包括文物和图书手稿，即文物和图书手稿，它们也具有原始记录性”，因而“原始记录性是三者的共性，而不是档案所特有的本质属性。”② 笔者认为，上述质疑是值得探讨的。其一，我们不能机械地理解原始记录性。对形成文件的机关来说，文件的原稿的确是原始记录，但文件的打印件也是原始记录。原稿是印制打印件的依据，打印件是机关处理事务的依据，两者是一个完整的有机整体。因此，打印件也属于原始记录则是无疑的。其二，不可否认，图书手稿是档案，有的文物也是档案，但我们不能因此而否定原始记录性是档案的本质属性。虽然图书手稿也是印刷图书的依据，但图书产生的主要原因和直接目的是为了供众多的人去阅读。而档案则不然，“档案是人们处理事务过程中遗留下来的副产品，它是人们进行 社会 实践活动附带的产物，或者说它是 自然 形成的，而不是纯粹人为的结果。”③当然，有的原始记录既是文物也是档案，“凡具有原始记录作用且含义明确的实物即可作为实物档案看待。”④《档案法》第十二条规定，“博物馆、图书馆、纪念馆等单位保存的文物图书资料同时是档案的，可以按照 法律 和行政法规的规定，由上述单位自行管理”。可见，同样是原始记录，并不 影响 我们对档案与图书、文物进行区分与管理。 也许有人会说，既然原始记录性是档案的本质属性，那么文件与档案的本质属性岂不完全相同?的确，由于“文件与档案记录的 内容 相同”、“文件与档案的物质形态相同”，因而“文件与档案的本质属性相同。原始性和记录性的有机统一。是文件和档案的共同本质属性。”⑤所以，文件与档案从本质上来说则属于同一事物。但是，有人据此认为，既然文件与档案本质属性相同，那么“文件与档案属于同一概念”⑥。其实，这是对文件与档案关系所作的错误理解。文件与档案之所以属于同一事物，是由于两者的载体与内容完全相同，这就决定了两者的本质属性相同。但同一事物在根本性质不变的情况下，次要性质可以发生变 而恰恰是这种变化使得同一事物的 发展 呈现出阶段性。所以说，文件与档案是同一事物，但并不是同一概念。我们通常所说的文件与档案是同一事物在不同阶段的两个名称，也就说明了这一点。 二、客观记录的归档保存性 查启森同志对原始记录性提出质疑，并进而认为“档案的本质属性是客观记录的归档保存性”，“构成档案的根本条件，是归档保存。归档保存是文件向档案转化的关键。没有这一程序，也就没有档案。”⑦这一认识似乎是正确的，因为档案保管机构保存下来的档案一般是经过归档这一程序的。但 问题 在于，归档并不是档案保管机构获此档案的唯一途径。文书部门和业务部门的归档，相对于档案保管机构来说就是档案的接收。档案保管机构除了正常的接收之外，还有向社会征集和搜集档案这一补充手段。如果把客观记录的归档保存界定为档案的本质属性，那么未经归档保存的客观记录就不是档案。这无异于否定了档案保管机构的征集与搜集工作。若此，档案的收集工作岂不仅仅成了档案的接收工作?对此，张辑哲同志指出，“是否集中保存不能作为档案的必要属性看待。实际情况是，无论是否集中保存，档案就是档案，非档案就是

档案管理论文篇8

1、我国传统档案管理体制的弊端要求档案管理转型我国传统的档案管理体制从建国后受高度统一的计划经济体制和中央集权发展方向的影响，按照“计划一切，管理一切”的模式，“统一领导，分级管理”的原则，并随着社会生态环境的变化，逐步形成了“条块分割”的集中式的档案管理体制。我国的档案管理体制从建立之初起就存在着自身的弱点，主要包括：条块分割严重，集中统一与分级管理的矛盾，地方性档案管理问题。由于我国经济体制改革要求政治体制与此相适应，在改革的初期形成了收权与放权、集中与分散、中央与地方的矛盾，使得我国的档案管理体制改革要向市场化、社会化、法制化、现代化的转型。

2、与国外档案管理的差距要求档案管理转型与欧美档案工作相比较，欧美的档案管理现代化程度已经发展的比较高，并且明显的表现为“三化”，即管理手段上简易化，管理方式上社会化，管理原则上的法制化。因此，我国档案管理需要向着现代化的程度、社会化的方向、法制化的进程向前迈进。欧美现代社会在论述档案原则和实践时提出应当实现从“国家模式”向“社会模式”的三个转变。转变之一，随着档案概念基础的变化，档案工作重点也发生了戏剧性的变化，由保管记录活动的证据变为确保这种证据的确实产生，进而确保上述活动本身有可信证据作为证明。转变之二，社会应确定其自身的价值，档案文件必须如实地反映这些价值。转变之三，档案进一步开放与信息的自动检索。[2]由此可见，欧美国家的档案管理已经走向扩大和社会化，而我国的档案管理正在寻求向社会化转型的路径。比如英国的档案管理已经步入社会化，实现了资源整合和依法治档以及档案扩大与服务公众。在这个问题上存在着范式转化的问题。首先，在管用的关系上，应该是管用并重，而不是现在存在的重管轻用。其次，我们需要国家推动和社会需求相结合，既要在国家力量下，也要在社会价值的取向下，推动档案管理发展。最后，档案保管与开放利用并重，它能够体现档案二维度下档案学的丰富与改变。

3、从档案管理的发展阶段看要求档案管理转型在美国的信息资源管理学家马尔香和克内斯莱英（J.C.KressLein）的信息管理理论中，将信息管理分为四个发展阶段，即信息的物理控制阶段，信息的技术管理阶段，信息资源管理阶段，知识管理阶段。现在的欧美许多国家在信息资源管理上正处在向知识管理过渡的阶段，档案工作者也是朝着管理知识服务目的去推动的。正如库克所说的：“档案工作者由实体保管员向知识提供者的过渡，正是档案界为应答电子时代的挑战，由保管时代向后保管时代过渡的要求。”与欧美档案管理发展相比较，我国档案管理表现为以下几个特点：第一，档案信息的物理控制在我国仍占主导地位；第二，对档案信息的认识全社会还处在初步认识阶段，未达到自觉行动的地步；第三，对档案信息的开发利用还缺乏科学方法的有效组织，不能达到知识服务的目的；第四，在微观上各类主体对信息资源的管理（包括档案信息管理）缺少明确可行的规划，更未将信息资源管理与其它各类规划进行密切联系。在我国，有人根据信息管理理论将档案管理归纳为四个阶段，即档案的物理控制阶段，档案信息的技术管理阶段，档案信息资源管理阶段，档案知识管理阶段。我国的档案管理现正处在第一阶段向第二阶段的过渡阶段，欧美诸国已经进入第四阶段，可见我国档案管理与欧美诸国在发展阶段上的差距。

4、档案概念性质的变化要求档案管理转型当前，我国正在进行之中的档案管理转型，主要内涵是从单纯微观管理到包括宏观管理在内的全面管理，从只关注档案的自然属性到同时关注自然属性和社会属性，其外在表现除了档案概念上的变化外，实践中主要有以下方面：其一，档案管理领域拓展，私人档案资源纳入管理范围。其二，宏观管理模式多样化。由此可见，传统的档案管理已经不适应现代档案概念和性质的变化，它需要由单一模式向二元模式转型，才能适应当今国家和社会的需求。

二、档案管理转型的目标

我国档案管理的转型使得政府的档案行政管理开始向宏观层面转向，由“国家模式”向“社会模式”转向，由单一模式向双元模式转向，同时又使得档案概念标准划分更加细分，不只是微观管理上的有限范围，更多的注意到社会性划分标准。简单来说，档案管理转型的影响主要有以下三个方面：第一，动力来源实现社会化。档案管理的动力来源不只是过去的那种单一的国家动力，随着社会的发展和社会的需求，社会这个大的群体也逐渐成为档案管理的动力来源。第二，服务对象实现社会化。为了满足社会的需求和人民群众的利益，本着“以民为本”的原则，服务对象实现了大众化下的社会化，有利于实现知识管理和服务意识目的。第三，管理主体实现社会化。伴随着档案的管理和利用，档案管理不只是简简单单的行政机构下的管理，当今更多的趋向于人民大众下的管理，这也是社会主义国家人民的责任，是历史主义意识下自觉的责任。

三、结语

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抓好基础数据文件工作，首先要从思想上重视档案管理工作，提高认识，从管与监两方面入手，做为分管档案工作的领导应给予各方面的支持和提供资源保障，用信息化、规范化、标准化来要求档案的收集、整理工作。做到数据齐全，内容完整。要达到此目标，应该重视抓好资料的收集工作，坚持地质项目建档工作按照档案管理规范要求与项目施工、竣工验收同步，坚持档案部门与基层单位相结合，把地质档案资料、工程勘察档案、桩基基础资料、基建档案、测绘资料、文书档案等正确区分，齐抓共管，进一步做好基础档案收集工作。抓好基础数据，比如地质档案包括区域地质调查档案、固体矿产地质档案、石油地质档案、海洋地质档案、物理勘探和化学勘探档案、水文地质档案、工程地质档案、地质科研档案等。其具体内容是在地质勘探活动中产生的原始记录、表报、总结和有关的依据、指示性文件，以及成果报告和有关的图件、附表等。所以在收集和整理时按照档案管理的法律法规及相关规定的有关规定与标准，对已经收集的文字、图片、图纸、声像等资料，应根据数据文件形成的特点和规律，在便于利用和保管的前提下，进行科学分类整理，设置相应的归档类目，按原始地质立卷归档规则，如：编号与编目、范围、术语与定义、规范性引用档、归档范围与分类、立卷归档要求等。应根据本单位的实际情况和具体要求，制定本单位的数据文件管理实施细则。

2．档案信息化，纸质档案数字化

我院采用的是科怡档案软件，档案信息化就是把我院现有传统档案转化为信息化档案。档案信息化其实质是档案管理模式和工作方式从传统的以档案实体保管为主向现代化的档案信息数字化收集、存储、转送，以信息化的形式为社会提供服务的转变过程[2]。地质资料档案信息化建设是一项长期复杂的系统工程，行业不同，信息化管理模式也不同。面对信息化带来的挑战与机遇，地质单位与其它企业一样面临市场化和国际化竞争的挑战。所谓档案信息电子化，就是以馆藏档案数据纸质或机读形式的为主要物质对象，用微机对档案进行收集、筛选、加工，使之转化为微机软件形式的二次文件信息电子文文件数据供利用的过程。把地质资料数据文件归档电子化，充分利用计算机、扫描仪把纸质档案数字化。例如在建立地质档案资料时，地质档案资料由分队，普查组提交的原始地质资料及复制成果地质报告，经大队资料室严格检查验收合格后，由档案管理工作人员及时分类、编号、立卷、归档，经过计算机数字化转换处理[3]，建立科怡档案查询服务系统，实现地质档案资料的数字化管理，其它档案如工程勘察档案、桩基基础资料、基建档案、测绘资料、文书档案也都根据上述情形，将纸制档案信息化，建立全文数据库，既是地质工作现实要求，也是档案管理必然取向。因此地质单位必须快速更新观念，迅速实现档案工作网络化，为地质找矿工作服务，推动其它各项工作的现代化进程。

3．档案管理信息化的优势

提高地质档案管理效率，加强地质档案管理的信息化建设，不但使地质资料信息得到有效利用，而且可以使匮乏的资源得到开发，适应较复杂的工作环境，体现出地质资料管理带来的经济效益。

3．1地质资料档案管理信息化，提高地质档案检索效率。

传统的地质资料档案管理方式，绝大多数数据的收集和管理都依靠人工进行，收集数据相对麻烦、更新起来也比较繁琐，在这种情况下，地质资料档案数据更新就慢。地质部门采用人工管理档案还会造成数据疏漏，首先从这方面来说信息化地质档案的管理方式就比传统方式更为准确。其次，在对数据查找时地质资料档案信息化管理方式也比传统的方式更加快捷、方便。地质档案管理人员，可以利用该检索系统，根据使用者的要求，可以输入任意一项检索词，如类别、资料名称、编著、矿种、勘查程度或几项检索词的组合等，都可从科怡档案数据库中，检索出相关的地质档案信息，节省了管理人员和使用者的时间，提高了检索效率。

3．2地质资料档案管理信息化，提高地质工作效率。

地质资料档案管理信息化为相关部门制定政策提供比较系统、详细、及时的资料信息，为制定部门提供合理、适时的技术支持和数据。随着新技术、新理论越来越多的在地质档案管理工作中得到应用，在管理方式上对地质档案信息化管理不断创新，地质工作就会越来越简单，越来越适应社会环境和复杂的地理环境，越来越适应新时代不断发展的需要。

3．3地质资料档案管理信息化，有效地利用和开发了地质资料。

地质资料档案管理信息化系统的有效建立，在地质工作中，我们就可以利用信息化地质资料资源，提供有效、准确的数据资料，可以为地质工作节约成本，节约无谓投资，提高地质项目成功率，为地质工作带来可观的经济效益。

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关键词：监督档案；规范化；信息化

工程质量监督档案是指在工程质量监督实施过程中形成的文字、表格及音像资料，是工程质量监督机构和监督人员从事监督管理工作的原始记录和重要凭证，也是上级建设行政主管部门对监督机构和人员开展考核的重要依据。加强工程质量监督档案收集、整理、归档的规范化管理，对于促进工程质量监督管理水平进一步提升，体现质量监督管理工作的科学性、公正性和权威性有积极作用。因此，做好工程质量监督档案管理工作意义重大。

一、工程质量监督档案管理中存在的问题

（一）工程质量监督档案标准不明确，材料内容参差不齐。住房和城乡建设部第5号令《房屋建筑和市政基础设施工程质量监督管理规定》要求质量监督机构需建立工程质量监督档案，但未对工程质量监督档案的具体内容进行明确。具体到地方，以湖北省为例，《湖北省房屋建筑和市政基础设施工程质量监督管理暂行办法》（鄂建[2011]79号）明确了工程质量监督档案的立档时间要求及保管期限，但也未对监督档案具体内容提出意见。内容标准的不明确，造成各地质量监督机构在形成监督档案时随意性较大。有的监督档案资料浩繁，有的却寥寥数页；有的把施工、监理等单位的技术资料甚至工程图纸均收集存档，真正反映监督工作开展的记录却难觅踪影，材料内容不符合要求。（二）囿于实际困难，监督档案资料不同步，不连续。质量监督工作主要在现场展开，在现有的条件下，监督检查记录一般由监督人员在检查结束后回到办公室予以补记，监督记录的同步性较差。同时，随着市政基础设施建设规模的日益扩大，监督人员的监管任务屡创新高。在一名监督人员同时监管数十项工程的前提下，完全将监督抽查与监督计划逐一对应且同步记录还有一定的实际困难，监督档案资料的连续性存在差距。（三）重视程度不够，监督档案资料不规范、不交圈。部分监督人员重实际检查、轻文字记录，往往出现监督记录字迹潦草、内容简单、签证不全等问题。有的监督档案中有针对质量问题的整改通知，却无责任单位的回复报告及现场复查记录；有的在监督记录中提出了监督意见，而后续的检查记录中没有相关的落实情况。（四）市政基础设施工程特殊性造成工程质量监督档案归档难。市政基础设施工程战线长、断面多，有的甚至边拆边建，造成大多市政基础设施工程履行基本建设程序不足，无证施工、先施工后办理注册登记手续、未经竣工验收备案即投入使用的情况比较普遍。建设行为的不规范给工程质量监督档案收集整理造成很大困扰。有的工程介入监管时已经开始施工，前期相关资料难以收集；有的工程已经投入使用但迟迟不办理竣工验收手续，工程档案资料长期滞留在监督人员手中难以移交，随着时间推移难免出现遗失、损毁等情况。

二、加强质量监督档案管理的建议