档案管理范本范文

导语：如何才能写好一篇档案管理范本，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公文云整理的十篇范文，供你借鉴。

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员工人事档案是关于员工个人及有关方面历史情况的材料。其内容主要包括：

1.记载和叙述员工本人经历、基本情况、成长历史及思想发展变化进程的履历，自传材料;

2.员工以往工作或学习单位对员工本人优缺点进行的鉴别和评价，对其学历、专长、业务及有关能力的评定和考核材料;

3.对员工的有关历史问题进行审查、甄别与复查的人事材料;

4.记录关于员工在所工作或学习单位内加入党派组织的材料;

5.记载员工违反组织纪律或触犯国家法律而受到处分及受到各级各类表彰、奖励的人事材料。

第二条人事档案保密规定。

公司人事部对接收员工原单位转递而来的人事档案材料内容，一概不得加以删除或销毁，并且必须严格保密，不得擅自向外扩散。

第三条员工个人情况变更规定。

1.员工进入公司后，由员工本人填写《员工登记表》，其内容包括员工姓名、性别、出生年月、民族、籍贯、政治面目、文化程度、婚姻状况、家庭住址、联系电话、家庭情况、个人兴趣爱好、学历、工作经历、特长及专业技能、奖惩记录等项目。

2.项目内容如有变化，员工应以书面方式及时准确地向人事部报告，以便使员工个人档案内有关记录得以相应更正，确保人事部掌握正确无误的资料。

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xx年5月18日国家事业单位登记管理局印发了《事业单位登记管理档案管理办法》,对登记档案管理工作进行了具体规范。笔者认为，做好事业单位登记档案管理工作，需要从以下方面着手：

一是增强专业性培训。档案管理人员的专业知识和综合素质的高低，在一定程度上决定着档案管理工作的水平。要把档案管理列入相对稳定的工作岗位，由专人负责登记档案管理工作的同时，需要积极支持档案员参加档案现代化管理的理论知识和操作技能业务培训，不断提高档案工作人员素质。

目前，我市事业单位登记管理局配备了3名事登干部，具体负责311个事业单位的年检登记、网上办公、事业单位登记管理监督和档案管理工作，其工作量大，业务繁重，规范和提高事登档案管理水平，笔者认为自上而下组织专门培训，增强其专业性和稳定性很有必要。

二是注重基础性工作。登记档案资料的完整性和真实性是体现档案利用价值的关键所在。档案归档的基础性工作在于各个事业单位，我们登记管理部门需要从基础抓起。

就要提高登记档案管理人员队伍的整体素质，通过举办登记档案管理知识培训班、下发事业单位登记档案标准和范本等形式，提高登记档案员的档案归档业务知识，这样就从源头规范了档案，提高了档案标准，便于后期年审、网上办公、集中进行归档等各项工作。

篇3

公司工作年限证明范本【1】兹有我单位______同志，至______年底已累计从事______专业工作共______年。

起止年月在何单位从事何种专业工作

______年______月-______年______月

______年______月-______年______月

______年______月-______年______月

在我单位工作期间，该同志遵守国家和地方的法律、法规，无任何违反职业道德的行为。我单位对证明的真实性负责。

特此证明。

单位（公章）：

经办人（签名）：____________

公司工作年限证明范本【2】公证处：

兹证明__________，本单位___________同志，男/女，于_________年____月____日出生。

自________年____月____至________年_____月，在____________________________中学（技校、中专）学习。

自________年____月____至________年_____月，在____________________________大学学习。

自________年____月____至________年_____月，在____________________________单位从事_____________工作。

自________年____月____至________年_____月，在____________________________单位从事_____________工作。

自________年____月____至________年_____月，在____________________________单位从事_____________工作。

自________年____月____至________年_____月，在____________________________单位从事_____________工作。

于________年____月____日，由____________________单位评定为__________专业的____________________技术职称。

单位盖章：

填表人签名：__________

填表日期：__________

注：此表交当事人所在工作单位（或人事档案保管部门），由组织、人事部门根据当事人档案记载填写，并盖组织、人事部门（或人事档案保管部门）印章。

公司工作年限证明范本【3】兹有我单位职工_________同志，从事_____________（专业）相关工作_____年，其主要工作经历如下：

起止年月

在何岗位

从事何专业工作

获何专业

技术资格

______年______月——______年______月

______年______月——______年______月

______年______月——______年______月

______年______月——______年______月

______年______月——______年______月

经查，该同志在工作期间，能遵纪守法，无违反职业操守的行为。我单位对本证明真实性负责。

特此证明

单位（盖章）人事档案管理部门（盖章）

经办人签字：______

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一、水产养殖档案管理工作的重要意义

信息文明是以现代信息技术为手段，以信息经济为基础，以信息资源的有效开发和在此基础上对物质资源的充分利用为核心，以实现人类社会各领域、各方面的协调发展和人类社会的整体进步为目的，以实现人类社会可持续发展和人类最高社会理想为终极目标的新时代。水产养殖档案是一定时期水产养殖情况的真实反映和记录，记录着水产养殖的过去和现在,承载着未来的发展方向。完善水产档案管理工作,对于推进水产养殖规范化管理，全面提升水产养殖水平，为保障水产品质量安全打下坚实的基础。

二、传统水产养殖档案管理方式的缺点

档案管理系统是一个水产养殖单位不可缺少的部分,它的内容对于单位来说至关重要,所以档案管理应该提供充足的信息和及时的查询手段。传统的人工管理档案方式存在着一些缺点：

（一）效率低下

传统人工的方式管理文件档案，使档案的检索极为烦琐，严重影响着档案管理的工作效率。而且在大数据时代，信息呈爆炸式涌来，过往的人工管理方式往往会让档案工作者应接不暇。

（二）保密性差

传统人工的方式管理文件档案，档案所接触的主体较多，给档案的保密工作带来了很大的威胁。没有良好的分级保密制度，只会让档案的保密性一降再降。

（三）档案查找、更新和维护困难

在传统档案管理模式下，若档案积累的时间一长，大量的文件和数据将几乎呈指数倍增长，这对于档案的查找、更新和维护都带来了不少的困难。

三、水产养殖档案管理信息化的优点

（一）档案管理不再费时费力

1.数据一次性录入即可多次利用。数据无论从文书管理录入还是从档案管理录入只需录入一次，即可在档案管理内部进行数据共享，提高了工作效率。

2.各种报表可以自动打印。数据录入后不论是文书管理还是档案管理，可以方便打印出相关的收发文单据、汇总表，可以方便打印出档案的背脊、封面、案卷目录、文件目录等。

3.自动统计档案信息。档案库中的信息需要统计，并形成报表,此工作由计算机处理，可以极大地提高管理人员的效率。

（二）档案查询更为方便

1.提供多种查询手段。档案管理人员可以从模糊查询、组合查询、分类查询中选取最佳的查询方式，在档案库中检索出需要的档案信息。

2.提供网上查询手段。单位内部员工可以根据档案管理权限从网上自行查询档案信息,极大地减轻了员工的负担。

（三）可以解决档案损坏丢失的问题

依靠手工方式来收集档案,随着时间的久远，有时候会造成个别档案的丢失和损失，档案管理实行信息化后可以避免档案的损坏及丢失。

四、实现水产养殖档案管理信息化的路径

为适应当前社会经济发展的需要，水产养殖应建立起现代化的档案管理系统，走档案管理信息化之路。档案管理工作从实体管理上升到知识管理等方面都需要引进大数据技术。作者认为实现水产养殖档案管理信息化应从通过途径实行：

（一）提高档案标准化、规范化水平

档案管理实现信息化，首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案管理信息化建设，就必须把握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。

（二）抓好水产养殖档案数据库的建设

目前，档案信息自动化系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。数据库的含义是依托先进的信息技术对资料进行科学的管理和方便的使用。目前，档案馆知识服务的技术核心为技术引擎。新型知识服务引擎包括资源及学术搜索引擎、资源及服务推荐引擎、知识服务社区实体（包括用户及资源）行为智能分析引擎、用户知识需求预测引擎和多维度信息资源获取、组织、分析及决策引擎等，利用大数据技术可以构建档案馆的新型知识服务引擎。

（三）档案工作者必备良好的素质

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档案是历史的见证，是人类智慧的结晶，是党和国家宝贵的文化财富。学校档案不仅具备一般档案的特点，同时也有一些其它档案不具备的特性——专业性、周期性和分散性。而信息化技术恰以其方便、快捷、开放，为学校的档案管理开启了新的窗口。

一、当前中小学档案工作普遍存在的问题

1.档案意识淡薄、档案材料不全。一方面，由于学校教学工作任务繁重，导致各部门不能及时地提交各类档案材料，从而导致档案的收集不全，可能使重要材料流失，归档材料质量不高，缺乏完整性；另一方面，在学校本文由收集整理教学过程中，有很多教师对档案重视程度不够，档案归案意识不强，档案信息资源开发不足，造成档案利用率不高。

2.档案管理手段落后、硬件设施不达标。目前，大多数学校，尤其是中小学校档案管理多是进行基本的材料收集、整理与保管，没有形成主动对档案资料进行分析、编研，以便有效地提供利用服务的意识，操作上也都是传统的、低效率的手工方式，极少运用计算机及网络技术进行管理，还处于一种被动的、消极的状态，这些都不能充分发挥档案的作用及利用价值。

二、档案信息化的内涵

所谓档案管理信息化狭义理解是使有现实开发价值的档案内容数字化、传递网络化，不仅要发挥档案的凭证作用，更要注重发挥档案信息的功能。依据《全国档案信息化建设实施纲要》提出的全国档案信息化建设的目标和主要任务，在学校信息化改革中要本着统筹规划，统一标准，分级建设，安全保密的原则，加强档案信息化基础设施，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，推动档案管理的数字和数据库建设。档案信息化建设具有广泛的内容，它包括了档案信息资源的有序整理、档案信息数据库的建设、档案信息网络的建设、档案信息资源的开发利用、档案信息化人才队伍的建设以及促进档案信息资源开发利用的政策。因此，不能简单地把各类档案的数字化、档案信息网络的建设等同于档案信息化建设，而应从多方面入手促进信息化建设。

三、中小学校档案管理信息化的意义

1.教育发展表明，中小学档案管理信息化对于促进教育现代化、学校管理规范化、提高教育资源利用率、实现资源共享、优势互补越来越发挥着纸质档案无可替代的重要作用。

2.中小学档案管理信息化是学校其它各项工作的规范化、标准化基础。因此，中小学档案管理信息化系统的建设和完善必将有力地促进中小学校各项工作的改进和提高，促进教育管理水平和办学水平的提高。

3.中小学档案管理信息化系统是重要的教育资源，它不仅能够方便快捷地实现对学校所有师生员工档案的日常管理，积累管理经验，而且可以逐步实现与名校名师建立合作联系，发现、改进、创新自身工作，不断提高管理工作效率和学校管理水平。

四、中小学校档案管理信息化的路径和方法

为适应当前社会经济发展的需要，学校应尽快建立起现代化的档案管理系统，走档案管理信息化之路。本文笔者认为实现学校档案管理信息化应从以下途径进行：

1.着力提高档案标准化、规范化水平。目前，档案信息自动化系统的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。笔者认为对这一问题取得共识是系统建设思想上的一次飞跃，它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。这一认识上的转变给我们的启示是：档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案自动化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。

2.抓好学校档案数据库的建设。目前档案信息自动化系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。数据库的含义是依托先进的信息技术对资料进行科学的管理和方便的使用。

3.强化管理，不断提高档案管理工作水平。随着教育标准化建设的全面展开，档案管理工作也应更新观念，加快发展。如何实现档案管理工作的规范化、现代化。首先，观念要现代化，即要树立中小学校档案是重要的教育资源这一观念。其次，在管理上要与时俱进，要确立加快发展中小学校档案管理的理念，制订一整套与现代化管理相适应的管理体系和运行机制。第三，要有计划地逐步在档案管理中实现管理科学化、技术现代化。四是中小学校要在“农远工程”的基础上，加强计算机档案管理软件的开发应用，建立校园网或学校网站，与周边学校或名校建立长期的网络合作关系，逐步实现资源共享。

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一、档案资料数字化建设的必要性

（一）档案资料数字化，可改善档案管理工作

只有实现档案数字化，才能冲破档案利用的种种局限使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理、为社会提供高效、优质的服务。

（二）档案资料数字化是形势发展的需求

当前，各部门把数字化建设摆在了十分突出的位置，无疑是十分及时和正确的。如我档案馆就是区委、区政府保管和提供利用档案信息的职能部门。馆藏是东安区最有实用价值的信息资源库，这样一大批珍贵的档案信息资源应很好地为各级领导和广大公众利用，充分实现信息共享，所以要建设数字化工作，首先要建设数字档案馆。近年来，档案载体逐渐并迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代或更替，电子档案的出现给档案馆提出了一个亟待解决的课题，那就是电子档案的收集、保管、保护和利用手段，而解决这个问题的途径只有一个，那就是档案馆的数字化。目前，档案馆的档案保管、利用与形势的发展要求不相应，仍然停留在纸质档案的管理及较原始的检索利用水平上，使得绝大部分电子档案无法采集、收集和提供利用，甚至绝大部分电子档案已经被清洗、丢失，这是一个极其重大的损失和无法挽回的错误。

（三）档案资料数字化是社会的强烈需求

当今，人们的时间意识越来越强，领导做出重大决策需要迅速、准确；各职能部门工作查考要求快速及时；社会广大公众对档案信息需要量不断增加，如婚姻档案，有一些农村，尤其是较偏远的农村的利用者要查阅婚姻档案，非常不便，他们迫切要求信息共享。还有一些投资者，他们想了解我区的整体情况，才敢于投资，那么要了解我区的详细内容恰恰只有区档案馆才是最全、最新、最直接、最方便的一个场所，这就迫使区档案馆这个信息保管和提供利用的部门必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段，以现代化、多功能的服务措施，使档案馆馆藏的信息能及时、方便地提供给各方面的需求者。

二、档案资料数字化建设的内容

（一）推进档案资料数字化，必须提高档案标准化、规范化水平

目前，档案信息数字化的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案数字化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。

（二）有重点地抓好数据库建设

目前，我们档案数字化系统从总体上看仍处于由文件处理向数字管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库的建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对档案进行科学的管理和方面的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进的过程。在此过程中，必须领导重视，统一认识，突出重点，面向应用，由单一库向系统库发展。

三、对档案资料数字化建设的思考

档案数字化建设要运用辩证思维，既不能盲目从新，脱离实际，也不能墨守成规、固步不前；既要看数量，更要讲质量；既要着眼于本身，也要关注相关事物。档案数字化建设是一项复杂的系统工程，需要慎重选择，在具体实施的定位中应该多做调查、分析、研究。

（一）加强领导，提高认识

加快档案数字化建设，要更新各级领导的知识领域，档案管理的现代化，首先是档案管理者的现代化，否则档案管理现代化、信息化就是一句空话。同时，应聘请专门的档案管理人才组织相关的业务培训，改变现有档案干部的知识结构，以适应现代化管理的需要。努力把档案信息化建设作为政务建设的一个重要内容，提高工作水平和工作效率、提高服务质量。

（二）加大投入，配备管理软件

将纸质档案信息转化为数字化信息，就是为了让档案信息变成流动的、有生命力的资源，要实现这一点，必须依靠网络，构建档案馆内部局域网，并接入外部网或者互联网，是信息化建设得以进行的必要基础。如果有足够的资金购买充足的设备，就能按照自身要求构建网络实体。有了网络没有相应的档案管理软件，硬件就会像一盘散沙，无法运作。现在市场上专业化的档案管理软件种类很多，但是从经济实用角度出发，适合档案部门的不多。如将纸质档案进行数字化扫描必须购置相应的扫描设备、计算机等硬件设备。平板扫描仪扫描价格便宜，但速度慢，不适合档案部门短期内完成数字化转化的要求。快速扫描仪适应档案数字化建设，但价格高。同时，相应等级的档案管理软件也价格不菲。因此，档案部门应根据自己的实际情况，按照经济实用、功能齐全、安全保密、操作方便等原则来确定。

（三）改变工作方式，健全工作规范

档案信息化建设的第一个成果就是馆藏档案的数字化，馆藏档案大部分以数字形态存在，以往适用于传统纸质载体档案的管理方式已经不适用管理数字化档案了，必须改变工作方式，建设工作规范。大力开发档案信息资源，实现档案信息资源的社会共享是档案信息化建设的根本目标，区级档案馆应不断加大档案信息资源的开发利用的力度，促进档案信息资源的社会共享。档案馆信息化建设必须充分发挥主观能动性，在深入了解一定时期本地区的重要实践活动，本地区发生的重大事件，社会发展的基本情况的基础上走创新之路。以进一步加快区档案馆馆藏存量档案数字化，努力构建档案信息资源共享体系。

（四）提高人员素质，培养现代化管理人才

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一、新建本科院校教学评估档案管理存在的主要问题

虽然教学档案对于新建本科院校有着重要的作用，但是却仍然存在以下问题：

（一）新建本科院校办本科时间不长，教学档案总体建设缺乏规范

新建本科院校的教学档案建设工作随着升本筹备工作的开展和深入，逐步走向规范，但是离《普通高校档案管理工作办法》的要求差距还很大。新建本科院校大多由两个或者两个以上规模相当，类型相近学校组建升格而成，由于原各校建立的时间或早或晚，各校办学指导思想、办学宗旨、办学层次以及千差万别 ，新组建本科院校后存在原各校档案体制管理不统一问题，有的新建本科院校实行统一管理，有的新建本科院构实行分散管理。另外，由于办学经费匮乏等原因，某些高校领导对教学档案的管理与建设缺乏足够的认识，在重视教学工作以及其它管理工作的同时，忽视了档案工作的存在， 在“迎评”过程使得教学档案建设与管理存在管理不规范等一系列问题也暴露无遗，主要表现在教学档案的总体建设进展缓慢 ，存在着档案材料不完备 、档案数据不全面、重新排序以及管理体制重新理顺等问题。这些问题严重阻碍了新建本科院校教学管理规范化和现代化的步伐。

（二）教学档案管理手段滞后，制度不健全，缺乏规范化的管理

新建本科院校由于大多数办学时间不长，硬件设施跟不上。组建合并前的原各学校，有的学校已配备专用的计算机，实行教学档案机检，有的学校特别是原来中等职业学校教学档案管理手段落后，还停留在纸质档案、档案柜保管的状态，有的甚至缺乏存放教学档案的场所，且大多数档案还依靠“半手工式”手段进行操作处理，工作效率低，严重影响了评估档案的有效利用。教学档案的管理是一项复杂的工作，它需要严格的制度规范和科学的管理。近几年由于不断扩招，学校各院系教学评估档案缺乏规范化的管理，档案规章制度不健全，管理方法欠缺不到位 ，学校、各二级学院、教研室三级建档和存档部门没有严格落实岗位责任制 ，没有切实明确权责，建档归档机制也不够完善，从而导致了本科教学工作合格评估档案存在材料重复归档和建档，教学档案材料整理不规范，甚至出现不归档或者漏档的现象。

（三）教学档案管理人员业务水平整体素质较低

1999年至2007年，教育部先后批准建立了208所普通本科院校，占全国740所本科院校的28%。这些新建本科院校院校虽然学校级别提升了，但是档案工作并没有随之提升，人员的配置仅能应付基础档案收集、整理、归档和利用，处于低层次的开发利用状态。另外，在新建本科院校的发展过程中 ，对学校办学定位、办学模式、人才培养等宏观问题的认识和做法会发生变化 ，教学管理机构也多次进行整合变动 ，教学管理队伍流动性大，导致造成教学档案资料的不连续性和不完整性。有少数新建本科院校教学档案管理还没有配备专职的档案管理人员，基本采取兼职管理办法，教学档案基本上由教务处人员和各院（部）教学秘书、教务员兼任，它们受过档案专业知识 、专业技能培训的机会较少，业务水平整体素质较低。由于教学管理人员档案意识淡薄，往往造成学校评估结束后，出现教学评估档案支撑材料交接不清，被当事人拿走（当作私人财产），而未能将重要的或起关键作用的支撑材料复印件存档 ，造成教学工作合格评估档案不完整而导致以后的评估复查的困难和利用不便。

二、实现高校教学评估档案科学管理的措施

（一）以评估为契机，完善教学档案建设，构建评估档案管理的制度和体系

首先，高校教学工作合格评估工作既是对新建本科院校教学质量水平的检查 ，也是对高校档案管理水平的一次重要检验。要高度重视各部门教学档案管理工作，学校成立评建工作领导小组，将教学评估档案建设列入学校的工作计划，投入专项经费，配备相应档案用房，不断改善学校档案室馆舍和二级学院（部）档案用房条件 ，适当添置专用电脑、复印机、扫描仪、光盘刻录机等现代技术设备 ，符合本科教学工作合格评估对学校档案馆舍和二级学院（部）档案用房硬件方面的要求。

其次，《高等学校档案工作规范》与《高等学校档案实体分类法》是新建本科院校档案业务建设的重要基础和依据。没有规矩难以成方圆，任何一项工作如果没有相应的制度管理， 势必难以有效地开展。为了切实发挥评估档案管理的作用，促进高校教学评估档案管理的规范化，必须根据国家有关档案法规和本科教学工作合格评估指标体系，切实建立健全高校教学评估档案管理的工作规章制度，完善教学评估档案管理的体系，如教学档案工作规范 、部门归档立卷制度、教学档案实体分类办法、电子档案的归档管理办法等 ，使评估档案材料管理的各个环节有章可循，使高校档案管理的建设纳入规范化、科学化、制度化的管理轨道。

（二）规范教学评估档案的整理，确保教学评估系统性与完整性

本科教学工作合格评估对于档案工作是一次全面的考验和检阅。“迎评”学校要顺利通过本科教学工作 合格评估 ，首先要认真学习《普通高等学校本科教学工作水平评估方案 （ 试行） 》，领会普通高等学校本科教学工作合格评估指标体系内涵，，围绕“指标体系”做好支撑材料的整理归档工作。

一是要做好常规教学档案与评估档案的无缝衔接。档案在教学评估中的作用非常重要，但同时对教学档案管理工作也带来不利影响。因为常规的教学档案管理是按《高校档案管理规范》进行收集、分类、整理、归档的，而在本科教学工作合格评估中形成的评估档案是按评估指标体系归档 ，由于要求不同、分类不同形成差异 。所以，我们抓住迎评阶段的有利契机 ，抓好两者之间的无缝衔接，在整理常规教学档案的时候要有意识地关注评估指标体系中所需要的材料 ，需要复印的就复印。在迎接评估过程中整理的评估档案同样也须关注常规教学档案的需要，对那些原先在教学档案中没有的材料 ，特别是有保存价值的材料应补充到常规教学档案中去，使得常规教学档案内容更加全面、丰富。

二是教学评估档案应评估指标体系进行模块管理。教学评估档案管理应进行分级模块管理――校级评估档案室和二级学院（部）评估档案室管理 。在本科教学工作合格评估过程中很多指标体所需档案不在校级归档的范围内，所以我们应按照评估的实际需要，加强和完善二级归档的内容，建立二级学院（部）为主的二级档案保管单位。评估档案建设与日常教学档案建设要求也存在差异，评估档案建设具体回 应《普通高等学校本科教学工作水平评估方案 （ 试行） 》中提出的每一个问题 ，客观地反映近3年来新建本科院校本科办学的工作状态教学档案，是以日常教务职能活动的写真记录为主要内容，比如试卷、毕业论文（设计）等。我们对于评估档案类别号应按评估指标 “一级指标 、二级指标 、观测点”的顺序进行编号分类与编号设置，按照原始性、真实性、针对性、时效性的原则对佐证材料进行收集、筛选、凝炼、整合加工、审定、立卷等环节进行模块管理 ，模块管理必须符合唯一性 、稳定性的要求 ，即同一立档单位的档案不得重号 ，并方便插卷但不能随意变动。

（三）加强教学档案管理人员计算机应用能力培训

档案工作水平的高低，取决由于档案工作人员素质的高低，由于档案工作专业性较强，教学管理信息复杂多样，档案管理人员需要较强的业务能力和管理技术。所以新建本科院校应该结合自身特点对教学管理人员，特别是教学秘书、教务员进行不定期计算机应用技术方面的培训 ，提高他们的档案业务素质 、管理技术和现代化服务水平 ，使其更好地为广大师生员工提供档案信息服务。

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[关键词]高校档案管理 信息化 建设

[中图分类号]G271；G647 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2013）06-0067-02

高校档案既是国家档案系统中的一个要素，同时也在社会信息系统中占有重要地位。随着信息化的不断推进和数字化校园的建设，高校信息化管理系统在校园的各个方面广泛开展。积极推进高校档案信息化建设是档案管理现代化的客观要求，是高校档案工作适应社会信息化的必然趋势，同时也是高校档案工作改革与发展的必由之路，只有这样才能充分实现高校办学最大效益，满足教育发展和社会主义经济建设的迫切需要。

一、信息化环境下高校档案管理的重要性

高校档案管理信息化建设是与时俱进践行科学发展观的要求，实际上也是档案自身发展的一种必然趋势，更是顺应高等教育改革和社会市场经济发展的必然结果。

（一）高校档案管理信息化更利于档案自身的保管、开发及使用

电子信息化未出现前，传统的档案管理方式全部为手工操作。随着社会的发展，档案的信息量逐渐增多，这种档案管理方式的局限性也日益突显。检索效率较低，查阅繁琐甚至困难，尤其是电子类型的档案，传统的管理方式很难对其进行采集、整理、归档及供阅，这就容易造成档案的丢失。所以，信息化道路是高校档案管理必走之路。信息化建设使得档案信息的采集、保存、归档及查阅变得省时省力。高校档案管理的信息化建设可以使得高校日常教学及科研活动更加有序地开展。因为信息化建设可以对各个部门档案信息资源的整理与共享并为其提供相关信息的查阅服务，促进部门间的沟通，提高部门的工作效率，提升学校的教学、科研水平。

建立档案的直接目的是向有需要的使用者提供服务。信息化建设可以更好地为教职员工、在校学生及毕业学生提供服务。如果说高校档案仅仅以记录各类信息为目的，而不是为了向需求者提供服务，那么档案也就失去了其存在的意义。所以，在进行档案的信息化建设时，要考虑档案的信息能否为档案的需求者提供有价值的参考。高校档案的信息化建设要不断地适应高校及社会的发展，科学地采集记录档案信息，规范化管理，从而更好地为学校的教学科研工作及社会发展提供档案服务。

（二）高校档案管理信息化体现了高校改革发展的必然性

档案建立的基础是学校教学科研工作中出现的有价值的信息资源。随着社会发展经济进步，高校的管理已经步入了数字化、信息化及自动化时代，因此创建档案管理的信息化势在必行。档案管理的信息化建设不但不会让档案的根本价值发生变化，而且会极大地推动其价值的实现。档案只有提供给需求者使用，才能实现其价值，而且利用程度越高越能体现其价值。在信息化时代已经到来的今天，高校正在进行数字化校园的建设工作，作为数字化校园建设工作的一部分，高校档案管理必须进行信息化建设。而且档案的信息化建设也应列为国家信息化建设工作中。在档案管理信息化的过程中，基础的准备工作应当是完善档案网络建设，工作核心在于档案信息资源建设，最终目的在于档案信息化资源开发利用。只有这样才能加快信息服务网络化和管理标准化的建设，最终促进档案资源的数字化。

（三）高校档案管理信息化可以促进社会资源与高校资源的互动性

科学技术是第一生产力。当今社会处在信息化高速发展的时代，文化和科技无时无刻不体现着其重要的社会发展的推动价值，而高校是科技、文化资源的汇聚地甚至是发源地，高校档案又承载着文化科技资源采集与传播责任，加强这些资源的传播与利用，可以更好地促进社会的发展。

二、高校档案管理信息化建设存在的问题

为了顺应形势的发展，各个高等院校采取了诸多积极措施来推进高校档案管理的信息化进程。尽管这一建设已经取得了很大的进步，但是高校档案管理信息化建设总体还处在初级发展阶段，依然存在很多的问题。

（一）传统的档案管理理念满足不了信息化的发展需求

虽然档案的信息化建设已经逐步发展，但传统的“重藏轻用”的档案管理理念依然“根深蒂固”。信息化是社会发展的主流，信息化建设是知识经济发展的必然要求。档案是最初的信息源，将档案信息资源更快更准确地传播出去并转化为社会生产力，更高效地服务于社会的发展是信息时代的要求。摒弃“重藏轻用”的管理理念，更新档案的管理理念，用活用好档案的信息资源，才能为档案管理工作注入新的力量，适应并推动社会发展。

（二）基础设施落后，建设管理费用不足

虽然档案管理信息化建设迫在眉睫，有关部门也意识到建设的必要性，但是建设管理费用目前还没有得到有效的解决。当前档案管理的基础设施较为简陋落后，不能满足信息化的要求，需要资金进行升级建设。为了实现档案管理的信息化，同样需要资金进行相关设备的配置及维护。费用不足是现阶段束缚高校档案的信息化建设的最大瓶颈。

（三）档案管理人员的整体素质有待提高

档案管理虽有着重要的社会意义，但是由于档案信息管理人才培养机制不够健全，导致档案信息化管理的人才比较短缺，精通信息化的档案人员更是稀少。现阶段，从事档案管理的工作人员几乎没有档案专业的，甚至有很多的工作人员是高校为了引进人才安排其家属，更不用说是否懂得现代化系统化的档案管理理论知识，对他们的培训不但少而且还不科学。部分档案管理工作的领导，思想守旧，缺乏对档案信息化建设重要性的认识。就目前高校的情况看，档案管理人员的素质有待提高。

（四）档案管理信息化标准缺乏统一

档案馆藏数字化标准、档案信息网站的系统设计及应用标准、高校的档案数据库与地方的档案数据库互联的标准等亟需规范。保证电子文件的真实性、完整性及原始性问题，电子签名的真实性、认证性问题等不但需要严谨的技术保证，还需要有标准的支持及法规法律的保障。

（五）档案信息化资源不够集中且安全保障体系不完善

随着信息化的日益膨胀不断更新，大量有价值的电子信息需要被及时存储，但由于档案管理体系与高校整体自动化系统脱轨，导致各部门产生的不断堆积的电子文件资源相对分散，进而使信息化档案接收的任务变得繁重。再则数字化技术飞速发展极大方便了文档的数字化，从而方便了其信息化管理。同时，由于档案管理信息化安全保障体系不够完善，因此这也加大了泄密的危害程度、增多了泄密的渠道、增加了保密手段的困难等，增加了安全隐患。

三、现阶段加强高校档案管理信息化建设的有效对策

（一）通过资金投入加强基础设施建设

想要建立完备的档案管理信息化系统至少要拥有一系列现代化软硬件设备。这样需要高校加大资金投入，满足基础的设备需求，在此基础上，高校档案馆要建成档案局域网式的自动化集成管理，使得馆内工作人员可以进行档案的整理、编目等主要业务工作，使全馆业务管理在自动化的基础上形成一个整体，并向来馆的利用者提供检索和查询等联机服务；再则，链接数字化校园网向档案局域网覆盖范围内和权限范围的各个部门以及个人提供服务。

（二）强化档案信息化意识，不断加强高校档案管理信息化人才队伍的建设

高校各级领导首先要从思想意识上改变传统档案工作观，树立现代化档案管理的意识，重视档案工作的重要性，制定符合现代档案管理规律的规章制度，将其纳入数字化校园建设中。这就要求我们要树立信息化观念，变革传统，在档案管理模式中采用现代化信息技术的一些新观念、新设备以及新方法。因此，这就要求高校档案工作者不断自我更新，顺应信息化要求，具备一定的信息化专业技能；同时，高校管理者也应当高度重视档案工作人员的培训和继续教育工作，将培养符合信息化建设要求的档案人员也纳入高校师资队伍的建设中，从人才培养上保证高校档案管理信息化的建设。

（三）建设功能齐全的档案信息数据库

我们一般将档案信息数据库看做有组织、系统化的数字大集合。对于高校而言，要建设功能齐全的档案信息数据库，那么，其信息首先在于档案馆自身现存的馆藏档案，我们可以通过一些利用数字化技术手段将其他形式存储的所有馆藏档案数据信息转化为数字记录方式，完成现有馆藏档案信息向数字化的转化。此外，可以通过资金投入购买一定数量的数据库，填补自身数据库的不足，扩大数据库的规模。最后通过校园网连接互联网，扩大档案管理信息化区域，实现全球高校档案资源共享。

（四）规范档案信息化建设的标准和制度

规范标准化建设，是档案管理信息化建设的重要环节，因为数据标准不统一就会给档案的收集、保存、利用和日后的资源共享带来不便。为顺应档案管理信息化进程，国家出台了《CGD电子文件光盘存储、归档与档案管理规范》《电子文件归档与管理规范》等相关标准，以规范标准制度。所以高校档案馆应该从自身实际出发，逐步按照计算机软硬件系统的标准、网络传输的标准、机读格式标准、著录规则的标准、文献标注的标准等来规范本校档案信息化建设。

（五）加强相应的信息化安全措施建设

尽管档案管理信息化可以提供快捷、优质、高效的服务，同时也存在诸多安全隐患。因此，信息化自身建设方面有必要采取一定技术手段构建各类安全防护体系，诸如建构计算机系统安全防范体系、网络安全防范体系等，而且要对系统进行定期维护更新以消除不必要风险。此外，完善安全管理制度建设，设定安全登录权限，防止非法操作，从每一个环节解决信息失真的隐患。

四、结论

随着信息时代的到来，高校档案管理信息化建设势在必行。这一举措不仅有利于高校自身建设的发展，为日常教学和科研等工作的顺利进行提供保障，而且对整个社会的资源共享、文化交流、文明进步有着重要的推动作用。因此我们要正视目前档案信息化建设过程中存在的困难和问题，增强信心，采取积极有效的措施，从基础设施入手稳步推进信息化建设，使高校档案信息化工作步入正轨。

【参考文献】

[1]韩香兰.高校档案信息化建设刍议[J].河南图书馆学刊，2010（8）.

[2]张秀岩.档案信息化管理所面临的问题及对策[J].中国地名，2010（3）.

[3]夏燕玲.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].云南档案，2010（3）.

[4]王亚敏.信息化下的高校档案管理对策研究[J].中国档案.2009（7）.

篇9

【关键词】档案意识 培养 档案工作效益

【中图分类号】G271 【文献标识码】A 【文章编号】1674－4810（2012）07－0023－03

档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。档案作为一种社会财富，一种重要的信息资源，近年来随着档案部门管理水平和宣传力度的不断加强，正日益为广大民众所认知，并在社会传播过程中受到越来越多的关注和使用。大众对档案的认知水平有所提高，但对档案价值的认识和利用还远远不够，据调查，当需要探究某个未知对象时，83.6%的人选择使用网络，67.7%的人会选择去图书馆或资料室，而只有14.2%的人会想到或可能会去档案馆。除了对象属性、使用效率等客观因素的影响外，档案作为一种有原始记录特性的资源，其利用率显然大大低于前两者，与档案本身巨大的历史和参考价值相比明显不成比例。这虽然与档案工作的硬件建设有关，但更与大众的档案意识直接关联。

一 档案意识淡薄是高职院校当前普遍存在的问题

档案意识是人们对档案及档案管理工作在社会各个领域实践活动中所处的地位、所起的作用、所具有的性质的一种认识，这种认识的正确与否和强弱程度，直接关系着档案效益的发挥。社会上各行各业、担负着不同工作的人们，对档案和档案工作的认识水平，共同构成了社会的档案意识，它反映着整个社会对档案和档案工作的认识和态度，表现出社会对档案和档案工作的重视程度，也是反映社会文明程度的一个重要方面。从上述的调查数据中可见，当前社会的档案意识尚未普及，如何提高人们对档案和档案工作的认识水平仍然是我们增强档案社会职能、提升档案工作效益的关键环节。笔者通过对高职院校档案工作的了解和研究发现，高职院校师生也不同程度地存在档案意识淡薄、档案管理工作质量不高的现象，而且档案意识淡薄是我国高职院校当前普遍存在的问题，在一定程度上制约着高职院校的整体发展，需要进一步从教育发展、人才培养的高度去看待档案意识的培养问题，并采取切实措施，为增强档案意识、提高档案工作效益做出积极努力。

二 当前高职院校档案意识淡薄的主要表现和原因

作为社会档案意识反映的一个缩影，高职院校档案意识淡薄有其历史原因和现实的客观原因，主要表现在以下方面：

第一，历史的原因造成了许多档案馆（室）工作与公众的距离，让人们有一种敬而远之的心理，不关心档案的作用和价值，也不会产生利用档案的念头。各院校“养在深闺人未识”的档案馆（室），俨然是一个保密机关，较为封闭，档案和档案工作被蒙上了一层神秘的面纱，因此不少人根本不知道档案到底为何物。在高职院校，一般职工觉得档案馆（室）是保密重地，与自己没有关系，除非因工作需要必须查阅存档的文件，否则不会轻易地踏进档案部门的大门；学生更认为学校档案工作与己无关。这种状况，正是直接导致学校师生的档案意识淡薄的主因。

第二，学校各级领导对档案工作重视不够。档案工作是高职院校一项政策性、业务性都很强的重要工作，由于受传统观念、工作方法和思维习惯等主客观因素的影响，不少高职院校领导并没有从根本上认识到档案工作的重要性，在潜意识中存在重建设、轻档案的思想。如在档案工作人员的配备上，许多高职院校的绝大多数档案管理人员没有按档案工作要求去配备；不少院校没有落实必要的档案专用经费，不太重视档案的保管条件，不能实现“两室”“三室”分开；院校领导对档案工作疏于过问，不把档案工作纳入议事日程等。领导对档案工作的认知观念无形中影响着干部职工对档案工作的态度；同时，领导忽视往往给档案部门带来人员缺少、经费不足、设备陈旧的尴尬局面，在很大程度上制约了高职院校档案工作的有效发展和师生对档案工作的认识水平。

第三，档案工作人员职业意识不强，对档案的作用和意义认识不足。档案是人类社会活动的原始记录，具有很高的凭证价值，隐藏着许多信息，在政治、军事、经济、科学、技术、文化、教育等方面都可发挥其特有的重要作用。当前，我国有相当一部分高职院校是合并组建院校，档案分散，档案管理人员变动大，加之合并重建档案的难度大，部分档案工作者对档案工作的重要性认识不到位，导致很多高职院校档案工作效率较低，还主要依靠手工处理，档案人员还存在“坐堂等客”的工作方法，没有从被动的保管员转为主动的服务者，未能从封闭走向开放、主动融入社会，为社会和学校的发展服务。

第四，高职院校许多基层部门没有充分认识到档案管理工作在整个教学、科研和管理中的重要作用，归档意识不强，不能很好地配合学校档案馆（室）做好档案的归档、管理工作。有的基层部门兼职档案管理人员归档拖拉，对应归档的档案材料不能按时按规定移交。有的工作人员只图自己在工作中使用方便，没有把文件、资料保留存档的习惯，造成了工作中各个环节的文件材料不全，或归档材料不规范、不完整，在很大程度上影响了正常的教学、管理工作秩序，同时也影响了档案材料的真实性。这些问题的发生，归根到底还是因为档案意识不强，档案工作不到位，致使高职院校档案工作无法进行有效的统一管理而产生的。

第五，高职院校大学生档案意识极为缺失，对自身档案内容不了解，对学校和社会的档案管理制度及转档程序知之甚少，甚至还存在大学毕业生“弃档”现象。很多大学生毕业后，不清楚自己在校学习期间所形成的学生档案会在自己毕业后成为干部人事档案或工人档案，不清楚自己的档案会随着自己的毕业离校而发生转递的情况；有些毕业生虽然知道，但对此事不关注。这两种情况都使大学生毕业后没能及时关注自己人事档案的下落。如果学生有档案意识，毕业后能及时了解自己的人事档案的下落，发生档案丢失的情况就会大大减少。

三 大力加强档案意识培养工作，切实提高高职院校档案工作效益

笔者认为解决当前我国高职院校师生档案意识缺失，提高高职院校的档案利用率和档案工作效益，应从以下方面入手：

1．强化高职院校各层次领导的档案意识

“工作好不好，关键看领导”，只有领导充分认识到档案工作对学校教学、管理等工作的重要性，才会将档案管理工作列入议事日程，认真开展档案工作的研究、规划、布置、考核和检查指导，帮助解决学校档案工作中存在的问题和困难，才能对教职工增强档案意识起到积极的推动和影响作用。同时，档案工作者也要抓住有利时机，把党和国家有关档案工作的法规、方针政策和工作要求等多向领导汇报，使领导更加了解和认识档案工作。同时在工作中要勤于向领导请示汇报，善于利用档案工作中正反两方面的经验教训，加强领导对档案工作的感性认识，帮助解决工作中的实际问题。

2．不断提高档案管理人员的业务素质和档案意识，尤其要强化档案服务意识

档案人员的思想政治素质及业务能力充分反映在档案管理的质量和水平上，而且与档案人员的档案意识息息相关，因此，建设一支高素质档案工作人员队伍，是做好档案工作的基础。

第一，注重档案管理人员的培养，不断提高他们对档案工作重要意义的认识，加强工作责任感和事业心。要从政治、工作、学习、生活等方面关心档案管理人员，使他们安心工作，在工作岗位上更好地发挥作用。

第二，帮助档案管理人员在工作中解放思想，不断学习调整知识结构和能力结构，定期组织他们参加有关培训或外出参观学习，更新业务知识和技术水平。

第三，要强化档案服务意识，提高档案的利用效率。档案管理人员必须牢固树立“服务第一”的思想，全心全意为教学、科研、管理等各项工作服务。要深入基层及时了解学校师生对档案信息的需求，开发好档案信息资源，更好地发挥档案工作在学校发展建设中的作用，以自身的工作实效改变人们对档案的消极看法，不断提高人们对档案的重视程度。

第四，要重视和加强兼职档案人员队伍建设。兼职档案队伍对贯彻档案法律法规和落实学校档案工作起到重要的支柱作用，但往往由于部门不够重视，兼职档案员档案意识薄弱，加之兼职档案管理人员流动性大，工作责任不明确，许多兼职档案人员存在应付思想，导致档案材料收集难、保管难、归档难。因此，对兼职档案人员的教育和培养不容忽视，高职院校应进一步稳定兼职档案人员队伍，强化其责任心，提高业务能力，使兼职档案员能够真正成为高职院校基层档案工作的骨干力量。

3．积极开展多种形式的学习宣传活动

开展档案法规和档案知识的学习、宣传，是增强广大师生档案意识的重要手段，高职院校应对此项工作常抓不懈。要结合实际组织学习和广泛宣传，使学校师生能增强档案意识，形成人人重视档案，支持档案工作的良好氛围。由于长期受档案神秘传统意识的影响，人们对档案材料的开发利用不同程度地存在顾虑，重存、重保、轻用，许多富有价值的档案材料都没有被学校师生有效利用，从而制约了学校档案服务功能的有效发挥。学校在这方面一定要解放思想，充分认识新形势对档案工作的新要求，积极探索档案开发利用的新思路、新方法，为广大师生员工服务，为社会各界服务。高职院校可采取多种多样的学习宣传形式，如：通过校报、黑板报、橱窗、书籍、智能办公系统和校园网等，宣传国家档案法规及相关管理制度，让广大师生学习档案基本知识，分清文书、教学、科研档案及人事档案等的区别，学会利用档案的基本方法，充分认识档案资料的价值和作用，增强档案意识，从而更加重视和支持档案工作。

4．建立健全档案管理制度，使档案工作制度化、规范化、科学化

增强档案意识，要有相应的约束机制，其重要的一条就是要用规章制度管人管事，懂规矩，才能明事理而强意识。事实证明，一些部门档案工作规章制度落实不好，工作人员的档案意识就差；反之，制度坚持好，档案基础工作做得好的，工作人员的档案意识也较强。所以，制度是基础，落实是关键。高职院校应根据实际情况，建立科学规范的档案管理制度，在实际工作中做到有法可依，有章可循。同时，档案工作制度的落实也必须敢于“动真格”，把档案管理工作纳入各部门和各级管理人员的岗位责任，作为考核工作职责和管理水平的内容之一，与各个部门、各级管理人员的考核、晋职、奖惩、绩效挂钩。同时，要抓好检查指导，监督和推动档案工作的开展。通过建立制度，抓好落实，使档案工作由抽象到具体，由“幕后”到“台前”，真正融入到教学、科研、管理的各个环节，形成各级领导重视、全体教职工自觉配合的良好局面，使档案工作向制度化、规范化、科学化的方向发展。

5．重视和加强在校大学生的档案意识培养工作

高职院校大学生是一支未来的国家建设的生力军，是一个正在集中接受教育的庞大群体和后备力量，是档案知识宣传教育的薄弱环节，但同时也蕴藏着较好的档案意识培养时机。抓好大学生的档案意识培养，对社会档案意识、家庭档案意识提升均有积极的意义。高职院校可从以下几方面着手培养在校生的档案意识：

第一，利用新生入学教育的机会培养学生档案意识，在新生入学教育中增加档案基础知识与档案信息运用技能的内容，特别是与学生有密切关系的内容。如印发有关“学生档案”的资料，让学生了解自己的档案应包括哪些内容，在学习阶段形成的档案哪些会装入学籍档案，今后社会和工作单位会如何利用自己的档案等。还可利用新生填写学籍表、学年鉴定表、团员登记表、入团、入党申请书、志愿书等机会培养学生的档案意识。老师在指导新生填写这些材料时，应因势利导地告知学生作为档案保存的这些材料有什么要求，填写不规范会有什么样的影响等。

第二，加强对大学毕业生档案使用的宣传教育。毕业生就业指导课、就业讲座可加入档案意识培养内容，介绍档案对求职及个人发展的重要作用，说明档案转递的基本程序和要求，教育毕业生重视自己的档案、关注毕业生档案转递去向、利用新的工作单位的档案材料加快适应新工作岗位等档案知识。

第三，在平时的课程学习中教会学生利用档案。例如，在《应用文写作》及选修《档案管理学》教学中，除了让学生掌握基本的档案理论知识外，更重要的是要培养学生的动手能力，学会利用档案。可以拿出一些档案复印件或重份的档案，如公文范本档案，让学生亲手接触档案，使教学更直观，对学生档案意识的培养起到潜移默化的作用。

6．加强高职院校档案管理的信息化建设，提高档案管理工作效益

档案管理人员要不断提升档案信息开发利用能力，提高档案的现代化管理水平，创新档案管理方法，实施档案信息化，充分利用网络信息管理优势，建立健全档案工作网络体系，实现学校档案信息的资源共享和档案利用价值的最大化，充分发挥档案的功能和作用，提高档案服务质量，随时主动为学校的中心工作和建设大局提供优质服务，让师生员工真切感受到档案工作在学校发展建设中的重要作用，深入体会到档案的价值，进而促进广大师生档案意识的提高。

综上所述，高职院校档案工作是一项重要的管理工作，也是对师生进行教育的一项重要内容，只有重视档案意识的培养，加强管理制度的建立健全和检查落实，加强信息化建设，提高档案利用率和服务水平，才能唤起师生的认同和重视，形成各部门、各级管理人员支持配合、师生共同做好档案工作的良好局面，从而切实提高高职院校档案工作的效益。

参考文献

［1］谢宝琴.关注大学生档案意识的培养［J］.兰台世界，2007（6）

［2］尧欣.提高档案的社会关注度［J］.北京档案，2010（9）

篇10

关键字： 医院 基建 档案资料

【分类号】：R197.322

随着近年来医院基础建设项目增加、规模扩大，并且因为其还具有建设周期长、资金投入大、协调环节多的特点，所以医院基建档案资料的整理归档就显得十分重要，其不但体现了工程质量的实际状况，反应工程的真实面貌，而且也是整个医院档案的重要组成部分，可以为医院的建设、维修、管理、改扩建服务。

1 基建档案在医院管理中的作用

医院的基建档案资料主要是基建项目从立项到竣工交付使用后的各种手续、证件、批复、合同协议、变更等各种类的资料。档案资料是一种不可再生的宝贵信息资源，参与建设的每位人员都有义务和职责做好收集、保护、归档工作。

医院工程基建档案资料体现了参建单位按照建设法律法规、规范标准、强制性条文的执行建设过程中的全面控制情况，并且是为工程质量责任提供真实有效的法律依据，还为城市基础建设及现有工程新建、扩建、改建、维修、管理提供现实数据，同时通过对档案资料的数据统计分析发现和处理质量、安全、管理等各方面的问题。

2 医院基建工程档案的管理

医院基建工程档案资料的管理是一个全过程控制工作，工程档案资料应保持真实可靠性，不可随意涂改，并按照工程进度同步进行收集、整理、移交。工程档案资料一般应使用原件并且具有字迹清楚、图样清晰、图标整洁，当使用复印件的时候要具有可追溯性；需要多方签认的资料文件应由责任单位负责，并且签字盖章齐全，内容完整真实，并且逐步进行信息化管理，适于长久保存。

对于作为建设单位的医院主体来说必须对资料的管理负总责，并建立资料管理规章制度，并和监理一同督促和规范施工单位资料文档的管理制度，将资料管理纳入到工程建设的各个环节和各个人员的职责范围，医院建设单位应该负责过程中勘察、设计、监理、施工等单位组卷归档的工程资料；特别是对列入城建档案管接收范围的工程，建设单位应在组织竣工验收前提请城建档案馆对竣工资料进行预验收。

3 医院基建档案文件的形成

从医院项目立项建设开始到竣工验收资料提交过程中，期间要针对各个阶段形成各种档案资料文件，一般如下：

1 项目申请阶段主要进行《项目建议书》的编制及主管部门对项目建议书的批复。

2 在项目立项阶段主要是进行《可行性研究报告》和《规划意见书》的编制及主管部门批复。

3 对列入年度建设计划的医院项目进行年度计划项目申报及上级部门下发年度计划项目表。

4 在征地阶段主要进行《规划意见书》、《建设项目用地预审意见》、《建设用地规划许可证》、《建设用地批准书》、《国有土地使用证》、《地形测量报告》等文件的办理形成。

5 在勘察阶段进行勘察招投标工作，形成《建设工程勘察合同》、《工程地质勘察报告》、《水文地质勘察报告》等。

6 设计阶段进行设计招投标工作，形成《建设工程设计合同》、《建设工程设计概算》、《初步设计及设计说明》等；报审阶段形成《设计方案审查意见》、《建设工程规划许可证》

7 施工图编制阶段形成《施工图及设计说明》、《设计计算书》；报审阶段形成《施工图设计文件审查通知书》、《施工图审查报告》、《建设工程消防设计审核意见》等。

8 监理招投标阶段形成《监理中标通知书》、《建设工程委托监理合同》。

9 施工招投标阶段形成《施工中标通知书》、《建设工程施工合同》。

10 办理开工手续形成《建设工程质量、安全监督手续》、《建设工程施工许可证》、《施工现场移交单》

11 在施工阶段要注意《工程变更及签证》、《专项验收文件》。

12 在预验收前形成《建设工程竣工档案预验收意见》、《单位工程竣工预验收报验表》、《单位工程质量控制核查报告》、《单位工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录》、《单位工程观感质量检查记录》、《工程竣工报告》、由勘察、设计、监理单位出具的《工程质量检查报告》。

13 验收阶段形成《工程竣工报告》、《单位工程质量竣工验收记录》

14 工程移交阶段形成《竣工移交证书》、《房屋建筑质量保修书》

15 移交后办理《建筑工程竣工验收备案表》并向城市档案馆移交工程资料。

上述资料应该按照类别按照形成的时间先后进行归档整理编号，必须包括立项文件，建设用地、征地、拆迁文件，勘察、测绘、设计文件，工程招投标及合同文件，工程开工竣工过程资料文件，工程影音文件等。

3 医院基建档案资料管理需要注意的问题

医院基建档案管理工作的关键是全员重视，而工程的管理、设计、技术人员和施工人员全程参与工程项目，大量的档案产生于此，必须发挥全体参战人员的档案意识，及时归档，认真整理，确保档案资料的完整、准确、真实性。同时应该把医院基建档案管理工作要纳入医院计划管理中，从制度上提升档案管理的重要性，真正解决档案不被重视管理的问题。 伴随着医院的发展，要做好基建档案利用、再开发工作，基建档案资料所能提供信息逐步放大，积极开发利用档案信息，提高档案工作的效率，实现档案管理现代化，满足不同的利用要求，从而达到档案价值的真正目的。

4 结束语

医院基建工程是关系到社会民生的百年大计，而基建档案资料的科学管理、有效利用则是保障医院建筑建设、维护、使用的基础，因此必须把医院基建档案资料做到规范化、标准化、信息化，积极开发医院档案信息资源，为医院发展提供完整、正确、真实的基建资料，充分发挥基建档案在医院管理决策工作中的重要作用。

参考文献：