行政档案管理创新思路

摘要：行政档案管理对单位发展有着重要影响，主要是对行政管理的工作情况进行详细记录，帮助相关人员对行政管理进行监督，及时处理行政管理中存在的问题，优化行政管理的内容及方法，使行政管理能够服务于单位的长久发展。因此，本文以行政档案的定义及内容为切入点，对行政档案管理创新的意义及现状存在的问题进行分析，并探究行政档案管理的创新思路，期望能为相关人员提供一些可靠的参考依据。

关键词：行政档案；档案管理；意义；问题；创新思路

近年来，随着我国社会快速发展，企事业单位的工作任务越加繁重，对行政管理提出更加严格的要求，需要进一步提高行政管理水平，保证行政管理的有效性。而行政档案管理能够将行政管理的整体情况反映出来，指导工作人员做好行政管理，对行政管理进行不断优化，促进行政管理的科学发展。通过深入分析行政档案管理创新的意义及存在的问题，探究行政档案管理的创新思路，有利于提出一些可靠的参考依据，促进行政档案管理水平的提升。由此可见，本文围绕“行政档案管理创新思路”展开分析，研究价值意义显著。

一、行政档案的定义及内容概述

行政档案，指的是各级国家行政机关根据法律规定的职权，基于行政领导与管理工作过程当中形成的具备价值的历史记录。从行政档案的内容层面分析，具体如下：1.以宪法与法律规定的行政措施，进而制定的行政法规，还包括的决定与命令等。2.编制与执行的国民经济、社会发展计划、国家预算、统计材料等。3.在领导与管理经济工作过程中，在城乡建设过程中，涉及的各类文件材料，包括教育材料、科学材料、文化材料、卫生材料、司法行政材料、监察材料等。4.在行政机构设置、划分过程中形成的文件材料，还涉及边界纠纷解决、土地征用等相关文件材料。5.国家行政机构编制材料，机关行政人员培训、考核、任免等文件材料。行政档案内容较多，通过行政档案可将国家行政机关的历史面貌反映出来，有助于机关工作效率及质量的提升。由此可见，明确行政档案定义及内容，做好行政档案管理工作至关重要。

二、行政档案管理创新的意义分析

行政档案管理是一项系统化的工作，对行政档案管理创新具备多方面的意义，具体如下：1.提高行政档案的利用率在传统的行政档案管理工作中，档案管理人员所采用的管理手段比较单一，无法保证行政档案的有效利用，使得单位发展受到影响。但在行政档案管理中应用信息技术手段，可进一步提高工作效率，发挥行政档案的使用价值，降低行政档案管理产生的人力成本。虽然有些档案管理人员开始采用信息化手段进行档案管理，但在行政档案信息化管理方面依然存在诸多问题，无法发挥行政档案信息化管理的优势，且容易带来一些新的问题，无法保证行政档案管理的工作质量。通过对行政档案管理创新，有利于促进行政档案管理的信息化及现代化发展，使行政档案的利用率得以提升。2.提升行政管理的公开化及透明化在行政档案管理中应用现代信息技术，可以对行政管理的公开化及透明化进行提升，使其能够适应单位的不断发展。具体来讲，可以将计算机网络技术与行政档案管理相结合，利用网站将行政部门的人员信息、工作计划、奖惩情况等信息展示出来，可增加对行政部门的整体情况的了解，做好相应的监督管理，实现行政管理的公开化及透明化。3.提高行政档案管理的工作效率在行政档案管理中，可充分发挥信息化技术手段的价值，对行政档案进行分类管理，进一步提高行政档案管理的工作效率，降低行政档案管理的人力成本，且行政档案管理的规范性及系统性显著提升。同时，将现代化的技术手段应用到行政档案管理中，改变传统的档案管理方式，提升对行政档案信息的准确性，对行政档案进行保护，杜绝出现档案丢失、档案损毁等情况。

三、行政档案管理工作现状存在的问题分析

虽然行政档案管理工作创新的意义较多，但是从现状来看，行政档案管理工作仍存在一些较为明显的问题。具体问题如下：1.对行政档案信息化缺乏重视性大部分单位将工作重心放在自身的经营发展上，对行政档案管理的重视性不足，未能认识到信息化在行政档案管理中的价值，在行政档案管理信息化建设方面的投入不足，使得行政档案管理信息化建设的阻力较大，无法发挥行政档案信息化管理的作用。由于行政档案管理信息化建设的投入不足，容易出现人员数量不足、设备设施不全等问题，严重影响到行政档案管理的工作效率，且难以保证行政档案的安全性，使得行政档案管理中存在诸多隐患。2.档案资料多，管理难度大根据以往行政档案管理工作情况来看，主要是对行政工作的整个过程进行详细记录，且行政档案的时间跨度较大，想要对行政档案管理进行创新，则需要对档案进行重新核查。在传统的行政档案管理中，普遍都是采用纸质化的档案管理模式，但在行政档案管理朝着信息化的方向不断发展的情况下，档案能够以电子化的形式存储于计算机系统，可以降低纸质档案的存储成本，对档案管理程序进行简化，有效提高行政档案管理的工作效率。但行政档案管理的信息化发展存在经验不足，使得行政档案管理信息化建设面临着较大挑战，所面对的工作任务较多，整个过程存在人力和资金消耗较大的情况，而行政部门缺乏足够的精力和时间完成这一工作。在行政档案管理创新中，工作人员不熟悉新的档案管理手段，容易出现档案录取错误、管理混乱等情况，不利于行政档案管理的有效进行。由于受到传统管理模式的影响，档案管理人员的习惯及观念已经固化，使得行政档案管理创新面临着较大阻力。3.人员因素，制约档案管理创新发展在我国市场经济迅速发展的背景下，功利主义对单位发展产生极大的影响，使得单位为降低自身的风险，获取更高的经济效益，不愿增加在行政档案管理创新上的投入，无法保证行政档案管理的创新效率。比如，在创新行政档案管理时，必须对档案管理制度创新，那么，行政部门的人员则需要采用新的工作方式，有些人员的适应能力较弱，导致整个队伍的士气受到影响，容易发生惰性工作的状况。在行政档案管理中应用信息化技术，对设备设施的需求较大，这一过程资金耗费较多，且单位申请资金的手续比较烦琐，使得行政档案管理的创新面临着较大阻力。同时，单位的领导盲目追求行政档案管理创新，未能做好相应的风险评估，使得行政档案受到损坏，无法保证档案的完整性，给档案查阅与利用带来更多隐患。4.行政档案管理创新局限于工具层面在行政档案管理创新中，需要将转变档案管理人员的思维方式作为创新重点，有效提高行政档案管理水平。然而就实际情况来看，行政档案管理创新局限在工具创新，简单地将纸质档案转化为电子档案，在电子档案的录入及监管方面存在制度不完善的情况，使得电子档案的查阅存在较大困难，且电子档案被外传的风险较大。虽然行政档案管理创新能够促进单位发展，但也要认识到行政档案管理创新带来的挑战，要求档案管理人员具备良好的风险意识，对新档案管理方法可能带来的问题有效预测，采取具有针对性的措施进行处理。由于档案管理人员的思想转变不受重视，使得行政档案管理系统中的漏洞较多，比如黑客攻击、病毒入侵等问题造成的档案泄漏及档案损毁。

四、行政档案管理的创新思路措施分析

为解决行政档案管理工作存在的问题，则需要明确创新思路，落实有效措施。结合实践工作经验，具体创新思路措施如下：1.提高对行政档案信息化管理的认识在信息化时代，利用信息技术手段完成档案工作，已成为行政档案管理发展的必然趋势，要求管理层提高对行政档案信息化管理的重视，充分了解行政档案信息化管理的优势及特点，转变传统的档案管理理念，学习行政档案信息化管理的相关程序、法律法规、流程和技术，树立信息化的管理理念，从而促进行政档案管理的信息化及现代化发展。可以组织员工对行政档案信息化管理讨论，探索行政档案管理信息化建设的途径，明确行政档案管理信息化建设的目标，确定行政档案管理信息化建设的思路及方法，使档案人员能够对行政档案信息化管理产生全面的认识。2.加强制度建设，为行政档案管理创新提供保障目前，行政档案管理工作受到高度重视，想要保证这一工作的顺利进行，必须提高领导干部对档案管理的重视程度，以传统工作为基础创新，不断完善行政档案管理制度，发挥制度具有的作用，促进各项工作的顺利进行。在行政档案管理创新发展中，充分利用创新转变流程，对档案管理人员指导，使其能够参与新档案管理，掌握新的档案管理方法。有些员工无法适应行政档案管理的发展，或是工作任务较多，很容易出现管理错误，这就必须为档案管理人员提供一定的过渡时间，使其能够逐步熟悉新的档案管理模式，按照新的方式完成行政档案管理，避免在行政档案管理创新中出现不必要的风险。同时，应提高制度的执行力度，保证档案管理人员按照要求开展工作，对员工查阅档案等行为进行规范，档案使用人员的基本信息，杜绝重要档案外借或拷贝。此外，应制定合理的奖惩制度，按照制度要求对违规人员处罚，使行政档案管理的有效性得以提升。3.加强人员培训，提高人员素质在行政档案管理创新中，应考虑档案管理人员的综合素质产生的影响，对档案管理人员培训，不断提高档案管理人员综合素质，有利于促进行政档案管理朝着更好的方向不断发展。需要做好行政档案管理的宣传工作，对档案管理人员定期培训，将新的专业知识及管理技能传授给档案管理人员，将现代化的管理手段应用到行政档案管理中，切实提高行政档案管理的工作水平。同时，需要档案管理队伍建设，对行政档案管理的工作情况进行检查，结合工作情况对档案管理工作方法完善，做好相应的考核工作，促进行政档案管理的标准化及规范化发展。此外，需要培养行政档案管理人员的工作意识，能保持正确的工作态度，做好行政档案的维护及监督，及时指出行政档案管理中的问题，以此保证管理人员能够严格履行职责，维护单位的利益。4.更新管理设备设施，满足档案管理物质需求在行政档案管理工作中，需要充分考虑行政档案的安全性，容易出现行政档案损坏的情况，应采用合理的手段对行政档案进行保护，提升行政档案的安全性。从纸质档案管理方面讲，需要将档案存放在环境适宜的档案室，做好档案室内的防潮、防虫、防火、防盗等工作，降低环境因素及外部因素对档案安全的影响，保证档案的完整性及真实性。从电子档案的管理方面讲，需要充分利用病毒查杀技术、备份技术、数据加密技术及其他技术，对电子档案进行保护，避免出现档案丢失、档案泄漏、档案被篡改等情况，从而保证档案的完整性及真实性。同时，需要增加档案管理的资金投入，根据工作需要对软硬件设备设施进行完善，确保软硬件设备设施的数量及性能符合需求，从而促进行政档案管理工作的顺利开展。5.加强行政档案管理信息化建设为适应时展的要求，发挥信息化在行政档案管理中的作用，需要强化行政档案管理信息化建设，提高行政档案管理的信息化水平。在行政档案管理中，可以采用条形码、扫描仪等进行行政档案管理，尤其是云计算技术在行政档案管理中的使用效果较好，可利用云计算技术将行政档案服务站及存储站连接起来，使其成为一个可供档案查阅及分享的“档案云”，提高行政档案的使用效率。就目前行政档案管理情况来看，数字化档案管理模式被广泛应用到档案工作中，有些单位在基础设施建设方面存在不足，借助云计算能够降低硬件方面的要求，使行政档案管理的成本投入得以降低。通过发挥云计算技术的优势，可以为档案存储、查阅提供更多便利，且能够突破时空限制，将档案资源分享出去，解决纸质档案在这方面的不足。同时，可根据用户对行政档案的需要，开展具有针对性的档案服务，提高用户的满意度。就行政档案安全而言，利用云计算技术对档案资源进行统一存储，构建出可供档案查阅及分享的档案云，那么在某个用户终端数据出现受损情况后，可利用其他设备设施的原始档案资源实行数据恢复，使行政档案的安全性得到保障。

五、结语

综上所述，为促进行政档案管理的有效进行，需要提高对行政档案管理创新的重视，了解行政档案管理创新的必要性，分析行政档案管理创新中存在的问题，采取科学合理的方法对行政档案管理创新，发挥行政档案管理对单位发展的促进作用。具体来讲，在行政档案管理创新中，应做到提高对行政档案信息化管理的认识，加强制度建设为行政档案管理创新提供保障，加强人员培训来提高人员素质，更新管理设备设施以满足档案管理的需求，加强行政档案管理信息化建设，从而提高行政档案管理工作水平，能够更好地服务于单位发展。

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作者：樊纪芹