档案化管理范文10篇

档案化管理范文篇1

一、医院档案信息化管理存在的问题

（一）信息化水平不高且推进缓慢。原始的纸质档案，记录的信息非常混杂，且数量庞大，要想找到自己想要的信息，需要大量人力，而且需要进行大量的整理校对，不可以直接交换信息。目前，随着社会信息化水平的不断提高，大多数医院档案管理人员选择了现代管理系统。然而，医院档案的整体信息化管理水平并不高，专业管理人员也比较缺乏。一些医院和部门仍然使用传统的手工方法获取档案数据，查询档案信息时也主要采用人工方法，这种模式的效率比较低，档案信息的准确性也得不到保证，无法适应新时代人们对档案的需求。（二）人员素质无法适应档案信息化管理。随着现代科技水平的不断提高，档案信息化提上日程，很多新的开发软件都用在了档案管理上，这在有利于档案管理的正规化和高效性的同时，也对档案管理人员提出了新的要求。然而，在实际的工作中，医院各部门却认为档案管理专业性不强，人人都可以胜任，领导层面也对档案管理投入有限，没有给予应有的重视，导致人员大多兼职或临时充当，甚至还有部分管理人员是从护理科或者从其他科室临时抽调，经过简单培训甚至没有专业培训就上岗，缺乏档案管理的热情，工作积极性和认识性都不足，档案专业性和信息化能力更无从谈起。（三）工作体制不健全影响档案信息化进程。现阶段很多医院在档案管理工作中存在着标准陈旧、部门不协调、分工不明确等问题，这就使得档案信息的收集、管理工作更加随机、盲目。很多非常有价值的医疗文件没有及时收集、整理、存档，这不仅造成了信息的混乱和查询时的困难，也导致了医疗资源的巨大浪费，极大地影响了档案管理工作的完整性和信息化。再者，医院的主要服务对象是病人，病人的诊断信息、住院时日常身体状况等信息均是医院档案的内容。然而医务人员在日常工作中没有足够的精力和能力来维护档案管理，需要专门的档案管理人员来管理档案。这就使得档案信息的收集、管理发生分离，如果缺乏信息化管理，这两个环节之间产生偏差的概率就会增加，将极大地影响医院档案管理的准确性和效率。

二、破解医院档案信息化管理难题的策略

（一）提高管理人员的专业水平，为档案信息化管理提供人力支撑。医院档案管理不仅仅是资料素材的整理与利用，还包括理念输入和意识输送等内容，本质上是一种信息服务和人才教育有机结合的过程。医院应系统地培训档案保管员，提高档案管理人员的专业水平，完善档案管理方法，促进其更加科学化，将医院档案人员的培养纳入人才培养计划中，高度重视复合型人才的培养，提高档案保管员的专业水平与综合素质，实现档案的现代化和信息化管理。（二）收集与管理快速结合，为档案信息化管理夯实基础。档案信息的收集和管理环节是分开的，不能将收集的数据及时上传并进行分析，这是当前医院档案管理工作中存在的最大问题，所以需要对档案管理方式进行不断的改进完善，以解决这一问题。应当对档案管理系统进行细化与完善，将档案管理工作与医院人员的日常工作紧密结合起来，医务人员应该成为档案的第一个管理人员，利用现代科技对信息录入过程进行简化，比如医护人员可以利用平板电脑，通过档案管理录入功能对病人情况进行记录，并及时传递到档案管理系统中，这样患者就能够随时查阅，可以很好的解决档案收集慢、程序多、管理难、数据繁等问题。将档案信息的收集、上传整合在一起，不仅能够及时将收集到的档案信息及时传递到档案管理系统，还确保了档案信息的准确性，同时还能够将上传的信息进行快速分类，确保后续档案管理工作的顺利开展，切实提高档案管理的工作效率。（三）搭建档案管理信息化系统，为档案信息化管理提供动力支持。随着电子技术的快速发展，信息技术应该整合到档案管理工作中，为医院的档案管理提供更好的服务。档案管理现代化的实现需要软硬兼备，医院可以在保存纸质档案的同时搭建档案管理信息化系统，利用计算机来管理医院档案，通过电子文件的方式将医院档案进行存储，能够大幅度降低纸质档案所占空间，促进存储范围、内容以及时间的扩大与延长，进而实现医院档案管理的网络化、现代化，病例档案和文书管理、图表等分类存储，数字化管理，存储方便，查阅容易，轻松共享，更保证了信息的时效性。纸质档案存储与档案管理信息化相结合，共同为医院档案管理可持续发展提供动力支持。按照目前医院档案管理的使用情况来看，大致可以分为以下几个子系统：一是档案储存管理子系统。它能够对所存档案进行自动编号分配和管理，在档案出入档案库时进行实时定位，方便档案管理的同时也实现了档案的动态化管理。二是档案查询管理子系统。主要是在工作人员查询档案时，提供档案目录和档案的出库指令，准确的定位到档案位置，工作人员可以很快找到。三是档案销毁管理子系统。它是在档案失去存在价值时发挥作用，每份档案在存储时都设定了存储的固定周期，档案达到设定好的保管时间时，子系统会提醒工作人员进行销毁或者是自动运行程序进行档案销毁。四是档案安全管理子系统。档案安全管理子系统的主要作用就是保证档案的安全性，通过使用安全监控等现代化的电子安全技术来对档案进行保管，当有非工作人员对档案进行违法操作时，系统会自动进行报警，发送警报至档案管理人员及安全保卫部门，从而实现对档案的安全管理。（四）做好档案的信息保护工作，为档案信息化管理化解风险。信息技术为档案管理工作带来极大便利的同时，也带来了巨大的安全风险。如果数据库的服务器发生宕机或程序产生错误，将导致数据丢失或泄漏。随着互联网的快速发展，数据面临着更多的风险，病毒以及其他网络漏洞将给档案管理工作造成巨大的损失。因此，医院在加强档案管理的信息化的同时，必须重视档案信息的保护工作。医院一方面要致力于利用先进的反攻击和反黑客技术，也要在硬件上加大对防火墙等防御设备的投入，让档案信息的保存更安全更可靠；另一方面，医院要在管理层面上来加强对档案的保护，对电子档案的管理者和设备维护人员进行专业培训、开展工作交流、加强专业知识的学习，让其认识到自身的重大责任，尽最大努力把档案的管理工作做好做强。

档案化管理范文篇2

关键词：文物档案；数字化；管理

文物分为可移动文物和不可移动文物。根据《文物保护法》第十五条规定，不可移动文物保护单位要“划定必要的保护范围，做出标志说明，建立记录档案，并区别情况分别设立专门机构或者专人负责管理”，即“四有”要求。第三十六条规定，馆藏文物“必须区分文物等级，设置藏品档案，建立严格的管理制度”。不管是不可移动文物还是可移动文物，都对文物档案提出了很高的要求。在信息化时代背景之下，文物档案传统管理方式也出现了较多的问题，无法有效满足当今社会文物档案管理工作需求，所以对文物档案数字化管理进行研究有着十分重要的意义。目前，我国文物档案数字化管理明显还处在初步发展阶段，无法真正有效实现电子化管理。为了能够改善这一现状，笔者就文物档案的数字化管理工作进行了如下研究：

一、文物档案数字化管理意义

档案信息数字化就是将文物档案资料借助于纸质或者是机读的形式作为物质对象，其在实施过程中会借助于计算机来对档案资料进行收集、整理与加工，这样就能让其有效地转化为微机软件形式的二次文献信息，从而便于使用者利用。相比于传统方式，文物档案的数字化管理意义显著。首先，能够充分借助于计算机本身所具备的优势来有效提升档案使用效率。现今大多数文博单位的计算机应用模式都十分的单一，开发功能也较为简单，无法将现代化设备价值发挥到最佳，而数字化管理的落实则能有效改善这一情况，提高文物档案管理质量。其次，文物档案的数字化管理还能有效缩短文物档案信息加工时间，不管是快速加工还是检索，其需要花费的时间都十分的短，而且还能为使用者提供全面且准确的档案信息，提高文物档案的利用效率。最后，文物档案数字化管理拓展了文物保护的深度和广度，通过数字化管理构建文物大数据库，可以提高文物保护的联动性。总之，文物档案数字化管理不仅是新时展的重要趋势，也是提升文物档案管理质量的有效手段。

二、文物档案数字化管理现状

就目前文物档案数字化管理现状来看，存在着一些问题，还有待完善，具体表现在以下几个方面：1.文物档案管理工作标准化程度有待提升。文物档案的数字化管理基础与前提就是工作的规范化以及标准化，可是目前我国各地区文博单位档案业务水平发展不够均衡，大多数文博单位基础工作实施情况都十分的薄弱，信息化程度也有待提升，所以文物档案管理工作呈现出来的现象就是标准化程度有待提升。之所以会如此，主要还是因为很多文博单位在实施过程中没有考虑单位发展实际，也没有从全局利益进行分析和考虑，所以促使文物档案数字化工作实施缺少统一标准，整个档案管理工作随意性较大，无法保障电子文档有效管理，直接制约了文物档案信息化管理实施与推广。2.文物档案的数字化管理有待成熟。文物档案管理工作数量较多，每一个档案所包含的信息量也十分大，尤其是在大数据时代背景之下，信息数据更是呈现出显著上升的趋势，而就目前文物档案信息数字化发展情况来看，键盘录入以及扫描属于数字化的两种重要方式，其中键盘录入效率十分低下，需要人工操作；扫描这一方式则存在着图像质量有待提升、汉字识别率不高以及扫描速度不快等缺陷。因为不同文物档案信息本身就存在差异，所以在对文物档案进行存储的时候，保密工作自然也会存在差异，这也就直接决定了哪些文物档案信息是可以数字化，而哪些又是不可以的，再加上网络开放性原因，文物档案还容易出现被复制、删改等情况，档案信息真实性有待保障和提升。3.文物档案信息管理人员素质不高。文物档案的数字化管理要想有效落实，自然需要具备现代化技术水平的工作人员来进行管理。在数字化时代背景下，文物档案管理工作人员不仅要具备基础的计算机操作能力，还需要具备较高的专业知识以及先进的技术水平。传统文物档案管理工作人员，其主要任务就是简单的抄录以及档案搬运，技术性操作相对较少，可是在数字化管理模式之下，管理人员则需要具备良好的电子信息技术水平，这样才能真正有效完成信息录入、电子文档排序、图片扫描以及网络系统安全设置等一系列高技术工作。但是，就目前文物档案数字化管理情况来看，文物档案管理部门人才匮乏，尤其是对于文物档案信息处理的复合型人才更是少之又少，这也进一步制约了文物档案数字化管理的落实。4.文物档案利用效率有待提升。就目前文物档案数字化管理工作情况来看，文物档案利用效率也有待于提升，对档案信息进行数字化处理可谓是各级档案管理部门所面临的现实问题。目前，我国各文博单位在发展过程中都构建了专属于自己的网站，可是从总体来分析的话，其现状不容乐观。这些网站虽然存在可是信息量却并不足够，很多网站的内容也仅限于办事流程介绍等等，再加上网站建设过于传统，无法有效吸引公众，所以点击浏览量也较低，无法真正有效发挥出文物档案的价值。

三、文物档案数字化管理措施

在上述分析中我们了解到文物档案的数字化管理意义与现状，为了能够更好地落实数字化管理，笔者认为文物档案管理工作者可以从以下几点着手：1.做好文物档案规范化管理。文物档案的数字化管理工作要想有序实施下去，一定要加强对电子档案信息的真实性、安全性、完整性以及规范性管理。首先，从制度方面着手对文物档案进行完善与管理，构建出权威且具有指导性的管理部门，对整个作业流程进行有效规范，以此来保障电子文档在传输过程中的安全性。其次，还可以从技术方面对文物电子档案原始记录进行管理，在管理过程中可以构建出一个专门的文物档案管理机构，例如，文物藏品档案管理局、文物档案专门管理机构等等，以此来对文物档案管理主体进行明确，同时有效提升领导层的管理意识，让文物档案数字化规范管理有效落实下去。最后，在数字化管理过程中，还可以结合实际情况来构建出完善的数字化管理体系，这样也能进一步提升文物档案数字化管理规范化与标准化。例如，可以在管理过程中定期对数字档案进行安全性检查与管理，同时做好电子档案保密设置，借助于有效的手段来进行数字化管理，从而有效保障电子档案数据信息的真实性；也可以积极构建责任风险体制、竞争机制、目标管理体制等，这样才能有效促进档案工作人员向专业型转变，从而更好地满足数字化管理工作需求。2.构建文物档案数字化管理安全防范系统。文物档案数字化管理过程中，还需要积极构建文物档案数字化管理安全防范系统，以此来有效提高文物档案管理的安全性。具体而言，在进行文物档案管理的时候，管理人员自身规范操作意识、病毒防范意识一定要不断提升，同时构建出合理的安全规章制度，通过有效的病毒查杀、预防手段来有效提升文物档案数字化管理安全性；另外，在对文物档案管理工作人员做好培训与教育工作，让其能够形成良好的安全操作意识，这样就能有效保障网络各项操作的安全性，真正实现文物档案的数字化管理。此外，为了能够有效避免文物档案管理信息数据出现丢失，在进行数字化管理的时候还可以使用一台或者是多台服务器来进行处理，直接对文物原始数据进行扫描，最好是进行高速集中扫描，同时做好保存工作，以此来有效保障文物档案数字化管理效率和质量。3.做好文物档案数字化工作队伍建设。在文物档案数字化管理过程中，还需要做好工作队伍建设，毕竟只有管理人员提高其自身素质才能有效完成高质量的档案管理工作。为此，在发展过程中一定要对档案管理人员素质进行综合考虑，结合数字化管理手段需求来进行文物档案管理意识培养。在数字化管理时代背景之下，文物档案数字化管理工作者一定要树立起较好的档案信息安全意识，在工作过程中不断完善提升自己，通过学习来不断提高自身信息技术能力，及时学习文物专业知识、档案专业知识、档案数字化相关计算机应用知识、网络技术知识等，这样才能有效提高档案管理人员素质与水平。另一方面，文物档案管理部门也应该加强对档案管理工作人员的培训与教育，让其具备良好的品质与素养，这样才能真正有效提升其数字化管理能力，从而真正有效落实数字化管理。4.加强文物档案信息化网络平台与共享机制建设。文物档案数字化管理除了上述几点之外，还需要在发展过程中构建出一套较为完整的信息化网络平台，在实际运作过程中，结合实际情况来构建出统一的数据库系统以及信息共享机制，各个部门之间需要加强合作与共享，这样才能有效发挥出文物档案数字化管理工作效率和质量。具体而言，在发展过程中，文物档案管理部门可以在对文物档案进行管理的时候，借助于文物档案信息资料库的建立来有效实现信息海量存储，这样文物档案管理者与使用者就能借助于网络来有效查阅相关文物档案信息，有效实现文物档案资源共享。

综上所述，文物档案管理是一项十分重要的工作，信息化时代背景下，数字化管理是各项管理工作实施的前提与关键，而文物档案数字化管理本就是一项系统化、长期化的工作，在数字化档案建设过程中，相关工作人员一定要不断提升科技创新能力，做好文物档案数字化建设与管理，真正将新技术与新手段有效应用于文物档案数字化管理之中，这样才能有效提升文物档案管理工作质量，有效发挥出文物档案存在的价值。

参考文献：

[1]王扬能,符史新.浅谈文物档案的科学管理[J].档案,2007(2):57-58.

[2]董杰.浅谈博物馆文物藏品档案工作[J].兰台世界,2012(z2):144-145.

[3]黄海铿.浅谈档案数字化管理的优势与弊端[J].兰台内外,2017(3):30-31.

[4]王艺宏.浅谈文物档案的建立与管理[J].兰台世界,2013(s2):157-157.

[5]张华.浅谈档案管理中档案的数字化处理技术[J].科学与财富,2014(7):388.

档案化管理范文篇3

【关键词】事业单位；档案；管理；优化策略

事业单位档案储存了本单位真实的历史资料，真实记录了工作人员在工作中产生的有价值的资料，是事业单位工作执行的依据和标准。规范化的档案管理工作有利于提高单位的工作效率，提高档案的利用率。本文重点探讨了事业单位档案管理的特征、规范化管理的重要性及内容，并针对存在的问题提出了优化建议。

一、事业单位档案管理的特征

事业单位档案管理具有公共服务性和保密性。首先，事业单位是一种公益性组织，保存的各类档案汇总了社会各行各业的信息。事业单位通过档案管理对这类无法自动参与市场资源调配的社会信息进行管理。事业单位的公益性决定了其将为社会无条件地提供档案信息的查询、咨询和借阅服务，秉承为社会服务的宗旨。其次，事业单位是我国重要的信息管理机构之一，其存放的档案具有保密性，主要服务于国家机关，为其提供档案信息和管理支持。

二、事业单位档案规范化管理的重要性

（一）促进单位发展。事业单位档案管理记录了员工的信息，是单位发展的重要基础。衡量事业单位管理能力的标准之一是档案管理的规范化。档案管理水平的高低对领导了解单位运行状况和作出决策有重要的作用，因此应提升档案管理的规范化程度。为加强事业单位档案管理工作，如实反映单位的发展状况，应不断创新管理理念，探索有效的管理途径。档案管理的规范化能够提高事业单位的竞争力，促进单位的健康持续发展。（二）提供参考依据。事业单位的档案资料包含员工的信息资料和单位发展的历史过程，体现了对单位的集中管理。档案能够合理地评价事业单位的管理水平，通过查询相关档案信息，为事业单位后期工作提供参考依据，进而制定出有利于单位发展的决策。

三、事业单位档案规范化管理的内容

（一）收集阶段。档案收集是档案管理工作的第一步，其质量关系着后续工作的开展。收集的档案数量少或内容不真实都会影响档案的整理及鉴定，进而影响单位的正常发展。首先应加强本单位各部门工作人员之间的交流，明确档案收集的内容和流程，严格按照本单位归档文件管理制度以及档案材料收集范围和保管期限表的要求，定期收集本单位形成的文书、业务、基建、会计、音像、照片图片等各类档案材料以及个人形成的工资晋升、年度考核、荣誉证书、学历学位材料、政审材料、职称材料、培训材料、出国等各类档案材料，确保本单位各类档案材料的完整性。其次整理入卷进行移交。（二）整理阶段。把收集的材料通过分类、组合和编制对档案内容进行整理，使其更加清晰化和条理化。无序的档案管理影响后续的查阅，导致利用率下降。因此整理档案时，应对收集阶段的工作质量进行确认，合格后再编目进行系统整理。（三）鉴定阶段。根据其固有价值大小确定档案的保管期限，对于保存价值不高的进行及时销毁。档案的价值取决于其是否能促进单位的健康持续发展。（四）保管阶段。档案的保管质量影响其规范化管理，保管的失误会使档案的利用率降低。高效化的保管会提升档案的价值，提高档案的利用率，低效化的管理会造成信息的泄露，影响事业单位的健康发展。档案的管理应该环环相扣，档案管理人员和保管人员应相互沟通，确保其有序开展。

四、事业单位档案规范化管理优化策略

（一）提高认识。事业单位各级领导和职员应高度重视档案管理工作，加大对档案管理工作的重视力度是档案规范化管理的前提。因此，应该加强档案管理工作的宣传力度，使本单位人员进一步认识和了解档案管理，意识到档案规范化管理的重要性。应配备专人管理档案，制定奖罚分明的长效机制调动工作人员的积极性。还应该加强对档案管理工作人员的管理，定期听取其工作进度报告，对于存在的问题及时总结。（二）健全制度。制度具有规范性和约束性，发挥制度作用的同时应确保制度的有效性、稳定性和长期性。要想提高档案管理的规范化水平，就必须建立规范化的制度，以制度为准绳，引导其规范化发展。首先完善相关制度，以其为依据，推进档案管理工作规范化。同时应及时清理过时的制度，根据时代的需要建立适合本单位发展的档案管理制度，坚决杜绝不规范的档案管理行为。其次，应建立科学合理的监督机制，对档案管理工作进行全面监督以引导其朝着规范化的方向发展。（三）加强培训。先进的档案管理工作能提升单位的运行效率，促进单位发展。目前很多事业单位工作人员缺乏耐心，忽视档案管理工作，使档案失去了其应发挥的效应。事业单位领导班子应该加强档案管理人员的培训，提高他们的认识，使其认识到档案管理规范化的重要性。为强化档案管理工作的地位，可以定期举行相应的评比活动，调动工作人员的积极性。与此同时，应该加强档案相关知识的培训，聘请专业化的档案管理人士定期到本单位进行培训讲座。（四）配套现代化。信息时代下，计算机越来越普及，计算机技术的应用能够提高档案管理效率，更好地归档，为单位决策人员提供更全面更系统的信息。事业单位可以通过计算机建立档案共享平台，方便对档案资料的查询和利用。为提高档案信息的全面性和清晰性，应充分利用计算机搜集记录涵盖文字、影音和图像的档案信息。应配套先进的硬件，并加强对档案管理工作人员的相关培训，提升工作质量和效率。（五）加大监管。部分单位忽视档案管理工作，对档案管理工作监管不到位。要想提高档案管理规范化水平，提高档案管理工作的质量，应该不定期地检查档案管理工作人员工作状况，注重档案的核查，加强监管，发现问题及时指出并督促其改正。对于工作优秀的档案管理工作人员应给予表彰，并鼓励其他人员以其为榜样。此外，还应建立督查小组，专门检查档案管理工作，为其规范化发展提供保障。

五、结语

事业单位档案规范化管理在档案管理中扮演着十分重要的角色，规范化的档案管理可以提高单位工作的质量和效率，为单位的运行决策提供正确的方向。为了更好地适应时代的发展，更好地迎接新的挑战，事业单位档案规范化管理必须进行优化，与时俱进，为单位和社会的发展增油添力。

【参考文献】

[1]李亚红.事业单位档案管理规范化路径探讨[J].办公室业务,2016(17):109.

档案化管理范文篇4

关键词：机关事业单位；财务档案管理；信息化

一、机关事业单位财务档案信息化管理存在的问题

1.财务档案管理信息化意识薄弱。一直以来，我国机关事业单位的相关人员并不是十分重视财务档案信息化管理方面的问题，而且存在部分人员甚至一些领导干部都不是完全了解财务档案工作，只是简单认为保管档案不丢失、不泄密，并能应付外调及查档就是财务档案的主要工作，没必要对其过度关注。财务档案的管理人员大部分都是身兼数职，而且没有接受过对档案知识的专业培训，不了解档案的主要工作，包括管理档案的要求、档案的重要性和档案材料的收集、整理、归档、装订等，档案管理方面的意识薄弱。2.财务档案管理缺乏完整性。在实施会计核算电算化之后，机关事业单位并没有妥善保存其产生的大量新的财务档案信息载体，比如电子文档、程序文件、备份文件等形式的数据，所以当软件进行升级之后，由于版本不同致使之前的数据根本不能使用，而且也没有制定相关的电算化财务档案保护制度，在不同的经办人手中各有财务数据文件，使得财务档案归档资料极易缺失。3.缺乏财务档案管理专业人员。对于机关事业单位来说，对财务档案的相关信息进行全面的收集与储存属于其主要工作之一，却没有明确规定财务档案管理工作隶属哪个部门。由于财务档案工作的责任没有确切落实，造成财务档案出现许多问题，包括档案缺位或错位等。财务档案管理需要制定一套具体流程，包含专业分类、归档、存储等，但是财务档案管理工作的专职管理人员极度缺少，造成一系列严重问题的发生，比如财务档案分类不明确、归档时间滞后以及经常丢失等，给机关事业单位带来了很大的不利影响。

二、加强机关事业单位财务档案信息化管理的策略

1.增强财务档案管理意识，实现财务档案规范化管理。为实现财务档案的规范化管理，需要使机关事业单位全体职工对档案管理工作的认识得到提升，改变员工对档案管理工作的看法。通过积极宣传档案相关法律，鼓励员工学习，以及举办档案工作的座谈会来构建档案工作的良好氛围。除此之外，实现档案信息化管理的重要中间环节就是推动档案工作规范化、标准化，机关事业单位不但需重视软硬件的建设，同时还需加强文书的处理，并对档案进行及时有效的归档，这些都是推动财务档案工作实现规范化发展的重视措施。另外，单位财务人员在进行会计核算时，需以既定的格式要求记录与储存各类凭证和账簿，并以科学的会计凭证传递程序为基础，确保财务档案能够及时归档，保证其完整性与规范性。在进行财务档案的整理装订时，不但需确保时间的及时性，同时还需分工明确，这主要是因为：其一为避免会计凭证的遗失，通常需安排指定的会计凭证管理人员，以每个月的记账凭证数量为基础，来对其进行定期的整理，并装订成一份完成的报告；其二为通过记账人员来对会计账簿进行整理和装订，通过经办会计来对会计报告进行整理和装订，通过各相关经办人员来对备查类以及各种需归档的资料进行整理和装订，整理完后再通过财务档案管理员来进行整体的归档。若财务档案已经由档案室保管起来，便不能再随意拆封，若实在需要拆封使用，则需确保原卷宗的封装依然完好，同时，还需由档案室和原经办人员以期进行拆封，使用完后再重新存档，以明确各自的责任；如果是暂时存放的财务档案，需要拆封时应向财务处负责人申请，获取同意后在指定人员的监督下进行拆封，使用完后重新进行归档。2.注重财务档案的收集与保存，确保财务档案的完整度。首先，为了保证财务档案不被篡改和便于了解使用过文件的人员，机关事业单位应实行电子签单制度，构建完善的财务档案管理责任制，把握好电子文件的签入、签出以及安全工作。另外，为保证财务软件顺利升级，使各个软件得以互相兼容，需提高财务数据储存的标准性及可续性。其次，完整收集财务档案。财务部门需完整的备份各项财务数据及文件，以确保计算机硬件系统损坏后可以及时恢复公司的会计电算化系统，从而降低损失。另外，机关事业单位还需将计算机硬件系统的型号、存储大小以及配套设备等记录下来；掌握好财务软件的编程语言及数据库系统类型；将财务软件所涉及的销售与维护公司信息详细的保存，并将财务软件系统的相关说明书放置在统一的位置，以便于找寻。第三，完整保存财务档案。因财务档案是由磁性介质或者光盘来储存的，考虑到这些载体所具备的物理特性，在保存这些档案的过程中需进行备份，即保存双份，可以通过“AB备份法”的方式来将数据备份，并将档案归档时间及操作员姓名标注上去，分别将两份文档储存于不同的位置，以避免地震或火灾等意外事故的发生导致整个财务系统崩溃，无法复原。储存这些档案的位置需避开磁场，确保干燥干净。对于以磁性介质储存的财务档案，则需安排人员进行定期的检查，并将其复制下来，以避免因磁性介质损坏所导致的财务档案损坏或丢失。3.提高财务档案管理人员专业素质，提高档案利用率。对于财务档案管理人员，其不但属于财务档案管理工作的实施者，同时也是财务档案管理的策划、执行和监督者，因此，为了保证财务档案管理工作的实行科学高效，档案管理人员需要拥有完善的档案知识和专业修养。在机关事业单位工作的财务人员，对财务档案的整理、编码、归档以及储存，都必须遵循会计流程进行。除了具备专业知识外，财务档案管理人员还要熟练现代信息知识技能，鼓励财务档案管理人员积极参加业务培训，不断提升自身的管理水平，与此同时，也要对档案管理人员的职业道德培训加以重视，定期教育本企业负责财务档案保管的人员，这不是一般的上课形式，是为了使他们在一定时期内，能快速增强自己的专业能力，丰富其财务档案管理的工作经验，从而更好地管理财务档案，提高工作效率。机关事业单位还可以从高等院校应届毕业生中挖掘高技术人才，吸引他们到本企业担任信息化财务档案管理专门人员，比如那些对现代数据库技术、财务核算业务和便携式档案管理较为精通的综合型人才。还可以与当地政府的财政部门和税务部门相互合作，共同对财务档案信息化管理专业人员进行再教育，灌输最新的职业道德知识，使得他们能自发的形成遵纪守法的思想。

通过以上论述可以得出，在信息化和网络化的高科技时代，要想促进档案管理发展，必须做好数据挖掘和整理，完善财务档案信息网络建设和财务档案管理决策系统建设，将相关人员的信息化素质不断加强，只有这样才能为经济发展提供高质量的服务。

参考文献

1.欧博温.内控背景下高校会计档案信息化管理探究.管理观察，2016(18).

档案化管理范文篇5

1档案数字化意义

1.1实现信息资源共享。档案数字化管理使档案管理从传统的重实体向重内容转变，由纸质型向电子型资料管理转变，从到档案室查询利用向借助互联网平台检索转变。在此大背景或模式下，档案数字化管理成为实现信息资源共享的必然举措和现实要求。1.2提升档案利用效率。据国家档案局1994—2003年的统计数据显示，我国仅有不足10%的馆藏档案得到了利用。档案数字化管理，深刻地改变了档案信息的载体及形态；互联网技术的应用，突破了档案利用的时空限制，极大地提升了档案利用效率。1.3利于档案自身保护。实体档案的保护对外在环境有着严格要求，每一次的查询、复印都会对档案原件产生不可逆的影响。档案数字化管理后，利用查询的档案不受查阅次数影响，有利于档案自身的安全。此外，档案数字化管理也是适应办公自动化和电子政务建设的需要，能够满足用户的个性化需求。

2档案数字化步骤

2.1数字化输入。利用计算机、扫描仪、数码相机等先进设备仪器将纸质或实物档案输入计算机管理系统中，建立专门的档案数据库。2.2数字化压缩。档案信息数字化输入后，需要对静态图像、动态图像、视音频信息以及其他类型的数字档案信息进行数字化压缩，以便于档案数字信息的传输、管理和利用。2.3档案信息上网。将档案信息进行数字化输入、压缩后，通过WebServer数据服务器，将各种档案数字信息传输上网。档案利用者通过浏览器实现查询和浏览，通过USBKEY、网络防火墙、数字证书等确保数字档案安全。2.4格式标准化。档案数字化后的格式有图像文件格式，有文档格式，还有视音频格式等，要统一每一类型的标准和格式，实现数字化档案管理或利用。

3档案数字化管理对策

3.1思想上，高度重视档案数字化管理。档案管理部门的负责人及具体档案从业者要高度重视档案数字化管理工作，将档案数字化建设纳入部门业务工作实际中，为档案数字化管理添置必备的计算机、扫描仪、数码照相机等先进信息设备，注重档案数字信息的采集、加工、传输等。完善档案数字化管理规章制度，针对部门档案数字化管理的现实需要，研究制定档案数字化管理、查询、利用等规定。此外，要优化人员配置，根据档案数字化管理工作的实际需要，配置数字化、信息化和网络化档案管理所需的复合型人才队伍。3.2技术上，积极应用档案数字化技术。一方面，要结合部门工作职能，加快档案数字化管理的总体设计、软件开发、扫描录入、光盘备份、设备选型和查询管理等系统工程建设，为档案数字化提供先进的平台支持。另一方面，要完善信息技术支撑系统搭建。利用光纤、磁盘阵列等，确保系统具有良好的可扩展性，确保档案存储容量需求。此外，要运用各类PAID保护级别，满足不同用户需要，从阵列控制、链路控制、双口光纤硬盘等方面，保障系统的可靠性。

档案化管理范文篇6

1.1医院档案管理设备落后，管理人员不专业

档案管理属于医院建设“软实力”的内容，却没有受到足够的重视、引起足够的关注。一方面，在档案管理规范化中出现档案管理人员缺乏专业知识、档案管理人员队伍不稳定的情况，转岗、工作轮换致使档案管理人员的随机性、流动性增大，带来许多问题与隐患。档案管理人员的专业知识与技能匮乏，没有受到专业的训练，管理素质差异大，降低了档案管理的效率，延缓了档案管理规范化的进程。另一方面，档案室的设备落后，使档案检索复杂、耗时且检索方式单一，影响档案的使用价值，阻碍档案管理规范化的发展。

1.2医院档案管理制度不健全，档案安全意识不强

档案管理工作在医院管理系统中占有重要位置，但各医院的风险档案管理制度并不健全，例如，光片、财务及病例等档案资料分散于各管理部门，使档案不完整，缺乏系统性的安全管理。档案资料的分散，造成风险档案不能得到持续、全面的后期更新，因此，建立具有统一标准的档案管理制度非常必要，这对于医院“软实力”的提高以及质量安全的改进不可或缺。档案管理制度不健全降低了档案管理人员的工作积极性，使其档案安全意识薄弱，从而导致档案信息滞后、档案管理工作落后于医院建设。

2医院档案规范化管理的有效措施

2.1建立完整的风险管理档案工作组织

医院组建管理组织，成立以院长为领导的三级管理委员会，制定医院风险管理政策，对管理工作进行评审和改进；制定医院风险管理程序，处理与风险管理档案有关事宜；定期召开会议评估风险，并组织危险因素调查，根据问题发展的态势，制定出解决方法和改进措施。医院质量控制部要按照风险管理原则制定调查表或报告，按时向医院管理委员会报告。

2.2创新管理档案信息

根据大医院体系庞大、部门数量多以及科室林立的情况，实现档案信息化管理是今后发展的必然趋势，它可以实现档案管理的规范化和具体化，具有开发性和实用性。为实现现代医院档案管理的规范化和价值性，信息化档案管理可以使档案资料准确、完整和可信。医院各部门要根据具体情况，结合自身条件，使用多元化的档案信息管理手段，使信息化管理既与现代化医学管理相连接，又形成独立的信息化管理系统。

2.3完善档案管理制度

医院档案管理必须具有严格性，条理清晰，提高医院档案管理水平离不开系统完整的档案管理制度，要制定严格明确的规章制度，设立高效合理的管理程序，积极完善档案管理制度。查找现存管理制度上的缺陷，认真调查档案信息管理中的漏洞，做好信息的收集、整理工作。根据各个部门的需要，具体情况具体分析，实行多种载体存档，档案统一监督，为后期信息档案的查找、利用与开发打下良好基础。

2.4提高档案管理人员的专业素养

医院风险档案管理需要较高专业素质的管理人员，以提高档案管理的效率，进一步推动医院档案管理的规范化。例如，在《档案法》中规定档案管理人员必须尽职尽责，遵守纪律和规则，与此同时，要不断提高自己的专业知识。档案管理人员专业素养的提高，可通过培训、实行高位责任制以及配合硬件设施建设等形式，提高管理人员的工作积极性，提高其责任心，并定期进行工作总结。

2.5加大资金投入

第一，改进档案管理环境，安排专门的档案室，建立独立的档案室、阅览室以及办公室，设置陈列室、微机室。关注档案保护，配备全套的保护设备，制定完整的档案资料保护措施。例如，防火，防潮和防虫等。档案管理人员要保持档案室的清洁、整齐，延长档案资料的保存时间。第二，更换档案管理硬件设施，配备计算机、网络、打印机、扫描仪；安装防盗门、铁窗栏、遮阳布；添加温度计、吸尘器、灭火器；配备档案柜、密集架等，做到“八防”。

3医院风险管理档案规范化的重要性

档案化管理范文篇7

关键词：医院；档案管理；信息化

1引言

随着信息化时代的到来，信息技术被全面应用到医疗行业当中，全国各大医院都在逐步推进数字化医院建设。早在2008年的中国医院信息化发展研究中就指出，全国绝大部分三级医院已建立了医院信息管理系统[1]。如今，从最初的医院信息系统（HIS），到现在的手术麻醉管理系统、冷链管理系统、医院综合运营管理系统（HRP）等，从临床技术应用到信息化办公，全面数字化医院建设正如火如荼进行。然而，档案作为医院最重要的留存资料之一，其信息化管理却并没有得到足够的重视。相较于医院其他信息系统的建设，档案信息化管理依然处于起步阶段。本文将结合多家医院的档案管理现状，解析档案信息化管理进程中存在的问题，为今后更好地推动医院档案信息化建设提供借鉴和参考。

2医院档案管理现状

2.1忽视档案管理的重要性。绝大部分医院通常只注重医疗、教研工作，而忽视档案管理工作。医院档案包括文书档案、病历档案、科技档案、人事档案、设备档案、声像档案等等，其中除病历档案能得到较为专业化的管理外，其他档案管理都不被医院重视，甚至部分管理人员认为档案管理只是医院普通的后勤琐事，不能给医院带来任何经济效益，对于医院发展无足轻重。对档案管理的认识严重不足，忽视庞大档案数据背后的价值，直接导致了档案信息化管理意识不到位、对档案管理信息化建设的投入不足、医院档案管理信息化进程缓慢。2.2档案工作标准化程度低。目前，医院的档案管理工作缺乏系统化、规范化，往往以各科室为单位，按以往的工作经验进行人工管理[2]，具有较大的盲目性和随意性[3]。如在医疗设备档案管理中，只按要求对贵重仪器进行了建档管理，而忽视对小设备的档案管理，或者是档案文件收集不齐全，没有严格规范归档标准，比如，只保存了设备购买合同，而没有保存设备说明书、保养维修记录、相关授权材料等。另外，医院不同部门之间的同类档案整理标准也不统一，登记表格杂乱，职能科室监管不到位，没有全程跟踪建档，各科室主任和护士长随意地决定哪些资料需要存储留档，自行封装档案，信息登记不齐全、不规范。2.3停留于档案电子化。医院档案信息化管理基于办公自动化、无纸化，因而将档案信息化管理简单理解为把传统的纸质档案存储变为电子版存储。大多数医院只是在电脑上建立了电子版的数据文件，如电子表格等。档案管理软件的缺失直接阻碍了信息化实时处理档案数据的目的实现。即使在部分医院引进了档案管理软件，也存在着软件更新和应用滞后的问题，并未建立功能完备的信息管理系统。另外，部分已建立档案管理系统的医院在信息化建设的过程中缺乏全局意识，逐步引进的财务系统、设备管理系统、病历管理系统、档案管理系统等各有规格标准，因接口不同、数据存储格式不同而无法交换兼用的问题普遍存在，各系统独立运行，导致共享程度低，直接造成了数据更新不同步等问题，如设备管理系统和财务管理系统的不对接，导致无法一次性同步更新新购进或报废设备的信息，需要双方科室分别人工录入数据，一旦某一方数据更新滞后，对相应数据的统计就会出现误差。每次出现数据统计误差之后，又需要双方再次核对各自登记的数据，查明误差根源并更正，极大增加了不必要的工作。2.4专业管理人员不足。大多数医院档案管理人员均非专业人士，其中很多是从临床一线退下来的护士和医技人员，既不懂档案管理的专业知识，也不懂先进的计算机技术，依然依赖老旧观念进行档案管理，对档案管理的认识也仅停留在资料保存上，对如何科学分类、更新档案以及最大化开发利用档案价值全无概念。档案信息化管理最重要的是为了挖掘档案数据价值，因而在这个新环境下，要求档案管理人员不能局限于简单的计算机系统操作，而是要对医院档案数据进行深度分析，精通数据处理方法，并且能即时处理系统故障，这是目前各大医院档案管理人员极缺乏的能力。

3推进医院档案信息化管理的对策

3.1加强对档案管理的重视。档案是管理者了解、掌握医院运营情况的最有效的途径与方法[4]，是医院在不断发展的过程中累积下来的重要财富，能够为提高医疗水平、研究课题、创新技术等提供有力依据。医院档案信息化管理可极大减少医院财力、物力、人力的投入，促使医院现代化建设快速发展。在医院档案信息化建设的进程中，从根本上转变管理人员的认识是解决问题的关键。从医院领导层到基层档案管理工作人员都必须正确认识到档案管理的重要价值以及实现档案信息化管理对医院发展的重要作用，正确对待档案管理工作，将档案信息化管理工作列为医院发展建设的重要内容。3.2健全档案标准化与规范化管理制度。制度是保障医院档案管理工作标准化、系统化的准则。制定可行、完善的档案管理制度，才能为档案信息化管理打好基础。医院应根据《医药卫生档案管理办法》《电子文件归档与电子档案管理办法》以及等级医院评审标准的要求，完善医院现行的档案管理制度，对各部门的建档形式、格式设定严格统一标准，所制定的档案工作标准必须符合信息化管理的要求。医院还必须成立专门的档案管理部门，对全院的档案资料进行统一归档管理，由专人负责核查资料的规范性和完整性，不符合要求的资料不得归档。要求医院各科室配合档案管理工作，按期定时报送，同时，建立责任追究制，严格约束档案管理人员按照工作标准进行归档，并将各科室的档案移交工作与该科室的绩效奖惩挂钩，对资料不齐全者进行质控扣分，从而更好地推动档案信息化管理工作的完善。3.3建设功能完备的档案信息化管理系统。档案信息化管理除了使档案工作更加高效、便捷之外，也为相关的数据统计工作提供相应的支持。实现电子档案存储只是信息化过程的第一步，更重要的是实现信息录入、查询、更新、筛选、统计、网络共享等功能，以便医院员工能随时调用档案资料，提高档案的使用率，发掘档案价值，为医院技术创新等提供更为便捷的服务。医院应与具有一定实力的软件公司密切合作，根据医院实际需要和现有信息系统的接口标准，为医院量身定做一套功能完善的档案管理系统，为档案信息化管理提供软硬件基础。对于还未全面展开信息化建设的医院，则可以从全局考虑，规划各信息系统的引进流程，尽可能一次性实现各信息系统之间的完美对接、数据无障碍互通共享，避免不必要的麻烦。3.4配备档案管理专业人员。在全面信息化建设的要求下，医院档案管理人员不但要具备医学专业知识、档案管理知识，还需具备一定的信息技术素养，最好懂得深度数据分析，最大限度挖掘和利用档案数据价值。因此，必须要大力引进复合型专业人才，为档案信息化建设提供必要的保障。但引进高素质人才不可能一蹴而就，医院无法立即大量引进这方面的人才，所以加大对现有档案管理人员的培养力度，提高现有人员的信息化管理水平才是当务之急。第一，将业务水平的提升与职业晋升、工资福利等挂钩，充分调动档案管理人员自我提高的积极性，积极主动地学习专业知识；第二，邀请院外专业人士定期来院进行业务培训，同时，安排骨干人员外出学习、交流经验，逐步提升业务能力；第三，在引进档案管理系统时，要求厂家对档案管理人员和该系统的使用人员进行培训。总之，通过多层次、多方位的培训，尽可能地提升现有人员的能力，保证其跟上信息化的步伐。

4结语

医院档案是医院历史的见证，更是医院科研技术创新的数据支持和基础，对提升医疗水平、提高医院核心竞争力具有独特的作用。现代化的档案信息化管理能为医院再开发与再利用档案价值提供良好便利的条件，而全国各大医院实现完善的档案信息化管理依然任重道远，医院管理人员必须改变对档案管理的认识，从思想、制度以及信息软件和专业人才的引进等各方面全力推进档案信息化管理进程，为推动卫生医疗信息化、数字化作出积极贡献。值得强调的是，档案信息化管理最终目的是“用”，是通过档案信息管理系统的熟练运用，实现对档案数据的便捷使用，实现医疗档案信息共享。档案信息化管理的最终价值体现在它为临床服务的深度和广度上[5]，只有将档案数据“用”好，其信息化建设才有意义。健全相关制度、完善软硬件系统设施和配备专业人才等全面推进档案信息化建设，都是为今后档案信息化“使用”服务，为医院医疗水平提高、创新技术服务，为医院以及整个医疗事业的长远发展服务。

参考文献

[1]中国医院协会信息管理专业委员会.《中国医院信息化发展研究报告2008-2013（白皮书）》摘录[J].中国数字医学,2014,3(10):7-19.

[2]叶敬连.关于信息化建设下医院档案管理的几点思考[J].科技经济导刊,2017(8).

[3]王小雨.医院突发公共卫生事件档案的特点与管理初探[J].现代医院管理,2009,7(1):58-60.

[4]周娟.档案信息化建设在医院档案管理中的价值和地位[J].中国保健营养旬刊,2014,14(6):3547-3548.

档案化管理范文篇8

【关键词】交通工程科技档案；数字化；管理

当前正处于交通工程科技档案管理技术改革的关键时期，伴随着交通工程建设不断发展，数字化、信息化和数据库技术的成熟，有必要对传统的交通工程科技档案管理模式和管理向数字化进行探讨，利用现代数字技术建立数字档案并进行科学化管理和深层次的开发。采用数字化与传统纸质档案并存管理相结合的手段，提高交通工程设计、施工、监理建设全过程和维护等方面的信息收集建档，提高档案管理效率和利用水平。

一、交通工程科技档案数字化管理的意义

（一）有利于促进档案管理工作良性循环。数字化管理是今后档案管理的必然趋势，在针对交通工程科技档案进行管理的过程中，利用数字技术和数据库可以促进档案管理工作良性循环。同时，在交通工程科技档案管理过程中采用科技手段建立数字档案，不仅可以为档案管理工作提供便利条件和提高档案管理质量，而且可以有效提升档案查询的快捷服务和增加档案查阅者的满意度。此外，交通工程科技档案数字化更有利于档案的永久保存，档案管理工作良性循环有显效。（二）有利于档案信息管理系统的开发和充分利用。交通工程科技档案数字化建设，利用科技手段促进档案资料信息管理系统的开发和充分利用，同时提高档案管理水平和推动档案管理趋向市场化创造条件，可以把档案数据库保存到云端服务商，部分不涉密的档案可以向社会公众开放，这样交通工程科技档案不仅仅是项目工程的重要组成部分，同时也是社会信息的重要组成部分。交通工程科技档案数据化的发展可以在一定程度上促进数字技术的进步，相关的档案管理部门也可以借助交通工程科技档案数字化进行深度开发。但是值得注意的是，在对交通工程科技档案进行市场化推广的过程中，一定要注意知识产权保护，相关责任单位和部门始终要秉承和遵守我国的知识产权规定和重要机密资料保密规定。严禁将一些属于机密范畴的档案资料纳入市场推广范畴。

二、交通工程科技档案数字化发展存在的问题

（一）交通工程科技档案归档不及时。交通工程科技档案资料至少需要保存两套，一套留存在建设单位之中，供建设单位后期管养使用；另外一套需要上交给相关档案行政管理单位，档案行政管理单位还要对已归档的档案进行验收，同时档案必须按规定备份处理。就目前实际归档情况，从档案载体看纸版档案比重较大，数字化建档缓慢，工程技术资料归档不及时、分类建档滞后，往往工程交付使用后，因工程结算和竣工验收不及时，档案很难与工程竣工验收同步完成，导致档案收集、整理、归档、编研及检索利用不便，备份没与建档同步也时有发生，为工程科技档案的管理工作埋下了隐患。（二）交通工程科技档案前期管理薄弱。交通工程从项目立项到建设设计、施工和建成投入使用涉及多个阶段、多个专业，建设过程耗时长，档案形成周期长、时间跨度大，每个阶段产生大量的档案资料且内容复杂，同时建设前期档案管理工作意识薄弱，制度不完善，导致工作过程中存在档案资料缺失甚至遗失，以上种种因素都容易对整体的交通工程资料收集建档产生影响。鉴于此，相关行政部门认识到交通工程科技档案的重要性，出台了相关文件进行规范，加强过程检查和建档验收，避免因工程建设周期长或者工作人员变动导致工程资料丢失和资料凭空编造等现象发生。（三）数字化档案应用便利与安全隐患并存。档案数字化作为一种新的技术管理手段，还处于探索阶段，但此前已做了许多工作，就是把纸质档案转换成图片保存。科技档案建设要走向数字化和建立数据库，并利用第三方提供的云服务，还有待政府的支持和企业的努力。科技档案数字化建设必定给我们带来方便和快捷，为工程维护管理提供最优质服务，但也存在安全隐患，需要通过技术手段和制度约束消除隐患。在做好档案安全防护之外，针对涉及机密的文件，按分级原则必须由专人负责加强管理。同时，相关的行政档案管理部门还要对档案安全进行定期和不定期检查，避免档案管理系统和数据库被攻击，防止机密信息数据泄漏或数据库遭受破坏。

三、交通工程科技档案数字化管理措施

（一）解放思想、转变观念、勇于创新、把握机遇。交通工程科技档案属于建筑行业中的重要信息数据源，对促进我国交通建设行业的发展有着非常突出的作用，相关单位已经采取必要手段做好其开发和利用工作。长期以来，交通工程科技档案管理工作都属于我国行政事业范畴，依靠国家的统一财政拨款进行，其主要工作是围绕工程技术档案资料的查询和借阅展开。但是随着事业单位改革步伐的加快，交通工程科技档案管理也逐步趋于市场化发展。鉴于此，如果想要促进交通工程科技档案管理工作改革，一定要解放思想，转变落后的管理观念，利用数字化、信息化和数据库提供高效优质服务。（二）交通工程科技档案数字化管理的开发。为进一步提高档案管理工作的质量、效率和服务，有必要充分利用现有科技成果，将原有的档案管理模式以及管理结构转到数字化和数据库方向，尽管还存在投入需增加、数据化方向意见分歧和法律的滞后等问题，但先进的技术就是生产力，是历史发展的趋势，值得探索和讨论研究。例如档案管理部门在传统的交通工程技术资料档案管理过程中，主要工作多集中在工程技术档案资料管理结构技术上，档案数字化建立后，借助云服务提供商（如阿里巴巴云服务，安全等级高，访问不堵）或托管服务器建立交通工程科技档案数字化数据库，为档案内容进行备份，解决档案查询借用出入库等繁杂工作，降低工作强度，提高工作效率和服务水平。通过这样的管理模式，使交通工程科技档案数字化管理工作更趋于多元化发展。（三）交通工程科技档案市场管理的开发。结合前文可知，交通工程科技档案信息的市场化发展是必然趋势。在市场化推动下，不仅可以带动数字化档案服务企业的发展，同时也可以进一步提高交通工程技术资料档案的管理服务水平。例如，在对工程技术资料档案进行信息化开发的过程中，首先可以按照档案的内容和类别将其组成不同组别的信息体系，然后再根据市场需求和服务对象的实际需求为其提供对口和专业的工程资料服务内容。一般情况下，交通工程技术资料的服务对象多为交通工程建设单位、设计企业、交通路线导航企业、高校和科学研究等单位。同时，档案管理单位还应该针对服务对象的类别建立多层次的信息服务平台，进而更好地为市场需求服务。但是需要注意的是，由于工程技术资料档案的信息化开发是一个非常庞大的工程，在开发的过程中需要兼顾方方面面，鉴于此，在实际的信息化开发过程中，相关的管理部门必须要制定符合国家法律法规要求的信息数据交换规则和标准，并按照统一的数据标准对各类信息进行处理，将不符合标准的数据信息特别是需保密的信息剔除在外。（四）交通工程科技档案数字化管理内容。1.交通工程科技档案数字化标准建设。为有效提高交通工程科技档案数字化，标准建设是关键，标准建立后，数字档案根据标准整理采集来建立数字化档案，在数字档案基础上进一步建立数据库，建立科学的数据库后，提供高质量高水平的服务。因此，交通工程科技档案数据标准化建设是重中之重。在开展标准化建设过程中，必须有档案行政管理部门参与，建立具有行业领先和权威的标准。2.交通工程科技档案数字化管理制度建设。开展数字化档案建设，严格管理制度必须同步建立。内容有：档案的收集、分类、编制建档工作；出库入库管理；查询借阅归还管理；档案信息安全管理；保密信息分级管理；档案信息系统使用管理；档案工作人员职业培训等。通过制度管事，通过制度管人，通过制度落实数字档案的安全管理和服务正常运行。3.引入先进的数字化管理体系。结合前文可知，交通工程科技档案数字化管理，开发建设是一个非常复杂的工程。在实际的档案管理工作中，不仅要采用数字化科技手段，还要引入先进数字化管理硬件和软件来建立数字化档案体系，结合实际的工程科技档案情况开发出相应的数字化管理平台。数字化管理平台建立后，不仅可以实现交通工程资料的便捷查询，同时也可以利用互联网技术向社会提供服务。（五）交通工程科技档案数字化管理要有高素质的人才。做好交通工程科技档案数字化管理工作需要人才。随着交通工程科技档案数字化管理的推进，特别是在数字化信息时代，数字化知识不断更新、计算机网络和信息化不断应用，档案管理数字化提高。不仅要求工作人员政治素质高，并具有工作细心、耐心、无私奉献的职业品德，而且更需要有专业管理人才。在实践工作中，要重视档案管理专业人员的待遇，解决他们的合理诉求，吸引有能力、有专长的人才加入。同时做好相关知识和技能培训，并对员工进行定期考核，提高档案专业人员的综合素质。加大硬件设备和档案管理软件研发的投入，提高档案专业管理人员的成就感。通过这样的方式，最大限度地为交通工程科技档案数字化的持续推进和提升作出贡献。

四、总结

综上所述，目前交通工程科技档案数字化管理与国家科技发展已经成为必然趋势。为了进一步推动我国交通工程科技档案数字化管理质量和水平，首先需要对交通工程科技档案数字化管理中存在的各类问题进行逐步解决，然后结合实际工作采取相应的管理措施，创新管理理念档案数字化是方向，利用现代科技，建立档案数字化技术管理体系，强化科技档案数字化管理信息安全工作，逐步提高我国交通工程科技档案数字化管理能力，提升服务质量。

【参考文献】

[1]李海涛,甄慧琳.档案数字化外包项目管理现状问题及对策研究——以广州市调研为例[J].档案学研究,2019(6).

[2]王倩,刘晓华.新形势下科研单位档案数字化管理存在的问题与对策[J].现代国企研究,2019.

档案化管理范文篇9

对档案管理制度进行完善

任何工作的开展，制度是关键，制度的完善可以为工作的落实提供强有力的支撑。因此，在规范档案管理工作过程中，必须从完善档案管理制度入手，对档案管理的职责、具体流程、管理标准等进行量化确定。同时，基于新形势下的档案种类不断增多，档案管理理念也在不断地更新，在制度完善中，还需要充分考虑这些方面的因素，不断地进行制度的创新和更改，以此确保档案管理制度能够符合实际，能够为档案管理人员落实工作提供具体的参考依据。

制订档案管理方案

当前，随着信息技术应用的日益广泛，档案管理工作已经步入信息化时代。在此时代背景下，一些传统的档案管理方式将被逐步淘汰，新时期的档案管理需要不断地创新发展，形成新的管理方案。在档案管理方案制定过程中，工作人员必须要将新时期的档案管理要求和现阶段的档案管理实际情况融合起来，总结出当前档案管理工作的特点，在此基础上，确定档案管理工作的阶段性目标。这样一来，制定出的档案管理方案才是有价值的，档案管理的有效性才能充分体现出来。

采用信息化管理方法

在信息化时代，数字化的工作方式为我们提高了管理效率。因此，信息化的档案管理工作方式将逐步替代传统模式。开展档案管理工作的各单位，应构建档案信息数据库，在此数据库中，将所有的档案资料集中起来，进行分类的存储，以方便今后的查询。过去的档案管理主要是纸质档案管理，纸质档案在存储方面要求较多，不仅需要宽敞的空间，同时需要保证内部环境的适宜，一旦保存不当，档案就容易被损坏。因此，采用电子化管理方式以后，不仅存储方便，而且节约空间，但需要注意网络安全。

开放档案信息利用

档案资料有着较高的利用价值，对其进行合理的利用，可以将其作用最大化地发挥出来，因此开放档案信息利用思路是非常重要的。在档案管理工作实践中，应创新档案资料利用的思路，创新现代化的档案服务方式，使得档案管理工作取得更好的效果。例如，在档案信息快速增长的情况下，面对数量繁多的信息，档案管理部门应采用横向联合、信息资料共享的方式来进行档案信息利用，以此来实现档案信息作用最大化的目标，实现档案管理的规范化开展。

档案化管理范文篇10

1.1档案管理体制不健全，标准不统一

医疗设备档案管理制度不健全以及相关的操作不够规范是如今医院医疗设备档案管理工作的主要问题。档案管理工作主要涉及职能科室、使用科室和档案室，但在实际工作中，职能科室、使用科室和档案室的责任和分工不够明确，工作不协调，不能充分发挥各个科室的职能，档案管理机构的设置较为混乱分散，且各个部门的档案由不同的人员分开管理，信息资料的完整性和连续性难以保证，且可能重复收集信息，浪费资源的同时增加了查找的困难，不能实现管理的科学化[3]。

1.2缺少专业管理人员，缺乏专业精神

大部分医院档案管理人员并非是专业人员，行政、护理、医技等人员均可能转行从事档案管理工作，文化水平差异较大，人员流动性大。由于医院档案管理缺乏专业的管理人员，兼职人员对档案管理工作缺乏专业精神，重视度不够，不能集中精力专心从事档案管理，导致档案管理工作发展缓慢，难以创新[4，5]。另外，目前从事档案管理的工作人员法制意识较为薄弱，在工作中难以做到有法可依。

1.3现代化管理水平低

由于目前医院档案管理机构的设置较为混乱分散，档案管理人员缺乏专业精神，档案管理的现代化步伐缓慢。传统的档案管理采用手工提取数据，出错概率较高，且难以保证相关数据的准确性，难以适应新形势新医改的发展趋势[6]。在实际工作中，多数医院只重视对医疗设备的考察、论证、引进。引进新的医疗设备后只重视医疗设备的安装、验收和调试，对医院医疗设备档案管理工作抓得不到位，没有专人负责管理医疗设备档案，导致医疗设备档案资料收集不全甚至丢失。

1.4重管轻用

目前绝大多数医院的档案管理普遍存在重管轻用的现象，医院在收集整理保管档案后就很少再被利用，难以开发档案信息资源，浪费了许多极为宝贵的对医疗、科研、教学具有重要意义的病历档案。不能充分利用医院档案信息，则失去了档案管理的意义。传统的档案管理查找困难，信息不全。由此可见，重管轻用严重阻碍了医院档案管理的进一步发展[7，8]。

1.5档案管理重视度不够，不能很好地利用档案

在医院，通常更加重视医疗工作，将医疗工作视为医院的首要头等大事，但医院常常忽略了对档案管理的重视，领导干部在思想意识上缺乏对档案管理工作的重视，领导干部将医院的经济效益放在首位，没有考虑到医院卫生档案对医院未来的发展、对医院医疗经验的传承、对科研工作等多方面的重要性[9]。医院领导机构对医疗卫生档案管理工作投入较少，甚至忽略档案管理工作，这将导致档案管理工作者对做好医疗卫生档案管理工作的意识更加淡薄，不能与时俱进，总是持着旧的思路来工作，不能充分利用档案，档案利用率低，档案室在医院形同虚设。

1.6档案管理工作不规范，档案归档内容不清晰

伴随社会的日益发展，现代化社会科技发展与日俱进，医院卫生档案管理工作的标准日显陈旧且不规范，档案管理工作者甚至不能很好地界定归档内容，医院总是根据自己的需要来收集管理医疗卫生档案，具有较大的盲目性和随意性[10]。许多有价值的医疗卫生档案资料没有得到足够重视和有效收集，造成资源的浪费，破坏了档案工作的完整性。伴随医院档案管理的变化，医院必须制定一套统一规范的管理标准和模式对医疗卫生档案进行管理，否则将无法适应新形势下医院经营管理的新模式。

1.7档案管理制度不完善，归档工作不及时

大部分的医院在医院的管理考核体系中缺乏对档案管理工作考核的具体内容，缺乏专业的档案管理组织架构、没有统一的档案管理流程和制度、档案管理工作人员职责不明确，缺少对档案管理工作具体情况检查考核评价措施。档案管理制度不完善、档案管理措施不到位，档案管理工作者工作积极性不高，档案移交不及时、档案收集难度大、档案管理工作效率低，大大降低了医院档案信息的有效利用率[11]。

1.8档案监管机制不完善、档案信息安全无法保障

目前部分医院的档案管理仍处于各个临床科室分散管理的状态，没有统一的监管机制[12]。这种管理方式极其不利于档案的统一规范管理，难以发挥档案信息资源的整体优势，无法保障档案的信息安全。借阅档案人员，不能及时归还借阅的档案，造成档案遗失、破损，丧失了档案应有的价值。

2医疗卫生档案对医院管理及医院发展的意义

2.1医疗卫生档案可以为医院的管理工作提供发展动力

医疗卫生档案属于无形资产的一种，是医院资产的重要组成部分之一，医疗卫生档案对医院的管理具有精神推动作用，把医疗卫生档案贯穿整个医院的管理、经营、临床、科研等实践活动中，并对其进行完整地记录，可为医院的可持续发展提供前进的动力[13]。与此同时，医院档案资料中蕴藏着极为丰富的智力资源和极有价值的科研潜力，把这些智力资源和科研潜力应用到医院的管理实践中，可调动医院全体职工的工作积极性，在工作中发挥员工的主动性和创造性，有助于促进医学知识创新与现代化和科学化的医院管理。

2.2医疗卫生档案是医院管理工作的信息来源

医疗卫生档案真实地记录了往复不断的现象和过程，使瞬间的疾病有了永恒的记录，为人们研究疾病的本质、准确寻找疾病的内在规律提供可靠的依据。凭借真实记录的医疗卫生档案，有助于医务人员了解过去、把握今日、创新明日。医疗卫生档案通过文字、数据、表格、影像、彩图等资料真实地反映出医疗、教学、科研等信息，这些档案资料作为原始素材有助于提高医疗技术水平和服务质量，医院管理者可通过医疗卫生档案总结过去、把握现在、开创未来，加快医院的全面协调和可持续发展。

2.3医疗卫生档案为医院管理者提供科学决策依据

医院的日常管理中，医疗卫生档案信息应渗透到管理工作的每个环节，通过积累和传承各种档案信息资料，促进医院管理工作发展。利用医疗卫生档案促进医疗质量的进步，为新业务、新技术的开展提供科学的原始依据，医疗卫生档案是医院落实“以质量为核心”的根本保证，医疗卫生档案可促进医学科研成果与技术的发展，可通过医疗卫生档案综合研究各种常见病、多发病和疑难病，提高医学诊疗技术。医疗卫生档案还可推动医院管理决策更加科学化、系统化、规范化，有助于提高医院管理者的能力和水平。

2.4开发利用档案应为医院发展战略服务

医疗卫生档案可真实反映医院建设与发展的历史，医疗卫生档案是医院提高医疗质量和技术水平的必要条件。医院在制定其长期发展规划战略和工作目标时，医疗卫生档案可为其提供翔实依据，有了医疗卫生档案的资料与信息的支持和保障，医院的发展规划才能长久可持续。有效合理f开发利用医院档案资源，为医院业务、医院管理及患者服务是医院档案管理的主要目的。

3新形势下医院档案管理工作新思路

3.1健全档案管理制度，规范管理模式

健全医院档案管理制度可从多方面开始执行：如完善档案的利用及保管，制定档案保管的期限，制定相应的考核和奖惩制度，充分调动各个科室及档案管理人员的工作积极性[14]。同时医院制定的档案管理制度应符合医院的具体情况，选择从事档案管理时间较长的具有管理经验的人员组成档案管理小组，同时档案管理小组中应包括相关的技术人员，必要时给予专业技术指导，档案管理小组应广泛收集各临床科室的意见，认真总结临床科室的具体要求，同时结合档案管理的经验，制定切实可行的管理制度，规范管理模式，让医院档案管理真正做到有章可循，有法可依，规范化管理，保证档案资料的完整性和连续性。

3.2强化管理意识，提高业务水平

医院档案管理人员的业务水平直接影响医院的档案管理质量[15]。医院档案管理工作，并不是将各临床科室的档案简单集中起来进行保管，医院档案管理是将医院档案管理工作科学化、规范化、制度化、现代化，这就要求档案管理人员具备一定的业务水平。但当今医院档案管理人员素质普遍较低，医院可通过组织业务培训等方法来强化管理人员的管理意识。医院应将培养医院档案人员纳入人才培养计划重视培养复合型人才。专业培训、继续教育等方法均可提高档案管理人员的业务水平和业务素养。档案管理工作人员也应定期进行考核、制定奖惩制度，充分调动工作人员的积极性，使其热衷于档案管理工作，有利于发挥档案管理的创新性。提高医院所有人员对档案的管理意识，得到领导的支持，提高全院对档案管理的重视，同时还应提高档案管理人员的法制观念。

3.3引进现代化档案管理技术