档案文献管理范文10篇

档案文献管理范文篇1

1学校档案与文献管理的特点

1.1学生信息档案数量巨大

学校的档案大多数都是以纸质形式进行保存，而且即使有电子档案也依旧以纸质为准。规模较大的中高等院校的档案管理工作中，有很大一部分是学生、教职员工的人事档案，另外则是各类资料、图书。中等学校每三年就毕业一批学生，而高等院校与较大的中高职校动辄就是数千人的在校生规模。因此，学校需要保存的学生档案的数量巨大。综合类的高校以及较大规模的高中等学校，基础教育与专业教育对教育资源的需求量也十分巨大。

1.2档案及文献的重要程度高

规模较大的学校，比如一些高等院校保存的档案的重要程度都很高，尤其涉及学历档案与科研资料。当前虽然教育部也有电子数据可以查询学历信息，但是一旦学历学位证书遗失，最终回到学校补办时，还是要以学校存底的档案信息为依据。而高等院校中还保存有大量重要的科研信息，包括硕博士的论文原本、科研项目资料、科研成果等，因此更是不容有失。

1.3重要文献资料使用频繁易破损

学校的文献资料主要集中在图书馆，尤其是高等院校，其图书馆的藏书规模往往很大，老牌院校还保存着一部分数十年甚至上百年历史的珍贵文献和图书。当前中学以下的学校图书馆基本是完全开架，学生们能够随意借阅，不过多数都是较为常见的普通书籍。高等院校图书馆则采取开闭架并行与研究层次权限分级的方式。不过，纸质的重要文献还是直接借阅，因此依旧容易使之破损。

1.4档案与文献查阅不便

由于档案与文献的数量巨大，为了有序保存与整理，往往需要一套复杂的分类与存放管理制度。因此在查阅时，往往需要耗费较多的时间进行查找。而直接借阅纸质档案与文献，当归还时需要重新入库，又需要逐册进行归类，一去一回十分繁琐，不仅查阅者不便，还需要档案管理人员大量的精力。

2档案与文献信息化管理系统概述

国家在1997年召开了全国第一次的信息化工作会议，并于2006年以后开始全面大力推广，其信息化管理体系主要是包括以下几个方面的内容：

2.1档案及档案信息数字化

将借阅频率高、信息量大、重要程度高的纸质档案进行数字化保存与借阅。主要还分为两个方面，即人事方面的档案信息和教育科研方面的文献资料。人事档案如教职工履历信息、职称信息、毕业学生的学历、学位信息等；教育科研方面的文献资料包括利用率极高的通识基础教育书籍、专业书籍、科研资料、科研成果、论文等。数字化的形式有多种，常利用扫描技术、计算机图形文字处理技术等将纸质档案转化为电子档案存储。档案资料进行数字化后，还必须将档案资料的信息进行数字化，即建立目录与索引，才能将体系完善。

2.2档案文献管理的自动化

主要的方式是建立档案数据库，方便人事档案信息的查询、传输、存储。现在已经建立较完善信息化档案管理系统的学校，一般是利用数字图书馆与档案数据库的形式进行自动化管理实现查询、借阅的自助化。数字图书馆一般只在校内可用，为了防范社会上的破坏与恶意利用，一般配合权限、账户与登录线路的限制。利用计算机搜索技术，实现快速查询，利用VPN通道等实现安全下载与上传，配置专门的服务器进行数据的存储。

3当前学校档案文献信息化管理中存在的问题及对策

3.1管理制度落后

当前，有不少学校，即使已经引入了信息化管理系统，仍然采用陈旧的管理系统，多数情况下还采取传统模式与信息化体系并存的方式，尤其是借阅登记等管理，纸质登记与电子记录并存，常常发生两者不符的现象。因此，应该在管理制度上，将能够信息化的手续实现信息化的管理。

3.2管理人员计算机技术水平较低

利用信息化系统进行档案的管理，要求具备一定的计算机技能，比如熟悉电脑数据库软件的操作，维护人员更要有信息安全与计算系统维护方面的专业技能。同时，他们还应该具有较高的职业操守，对待档案管理的工作能够认真细致、耐心谨慎。不过，当前多数学校数字化图书馆与档案数据库依旧是原来管理传统档案的人员进行管理，计算机数据库技能上普遍偏低，难以发挥信息化系统管理上的优势，而且在信息安全上存在一些漏洞。

3.3缺少通用性较强的数据库系统软件

档案文献管理范文篇2

本文作者：孙秀丽工作单位：开封文化艺术职业学院

从1997年欧阳锋在《档案行政处罚工作要点概述》（《贵州档案》）一文中，首次提出“档案行政管理对象”概念后，到2012年6月的近16年间，只有半数年份有相关文献发表。年均只有1篇，与同期包含“档案行政管理”文献年均1016篇的数量相比，几乎可以忽略不计。具体情况是：1997年1篇，1999年1篇，2001年2篇，2002年2篇，2003年2篇，2005年1篇，2011年4篇，2012年3篇。虽然，文献的发表时断时续，但总体呈现出缓慢上升的趋势。从期刊分布看，16篇文献分布在9种期刊上，其中，档案学期刊8种，大学学报1种。《档案管理》以8篇占全部文献50%的数量成为相关研究的核心与中坚，《北京档案》、《档案与建设》等各1篇。

从文献作者情况看，16篇文献出自13位作者（单位）。其中3篇1人（吴雁平），2篇2人（刘东斌、黄志勇），1篇9人（胡春林、沈国建、徐莹、晓章、宋慧蓉、欧阳锋、黄志文、、谌汉业），1个单位（《档案管理》评论员）。吴雁平、刘东斌、黄志勇3位同志以7篇文献，占文献总数近一半（43.75%）的比例成为这一研究的核心作者。从文献的作者单位分布看，16篇文献中的14篇署明来自9个单位。在9个单位中，档案行政管理部门6个（河南省档案局、河南省开封市档案局、福建省大田县档案局、河南省濮阳市档案局、湖南省溆浦县档案局、江苏省东台市档案局），发表文献11篇；高等院校3个（上海空军政治学院、中山大学、开封大学），发表文献3篇。其中，河南省开封市档案局3篇，河南省档案局2篇，河南省濮阳市档案局2篇，福建省大田县档案局2篇成为这一研究的核心单位。

从题目中使用的主要关键词分析。从16篇文献的题目中提取的主要关键词来看，涉及“档案行政管理”的9篇，占全部文献的56.25%；涉及“档案行政处罚”的3篇，占全部文献的18.75%；涉及“档案行政奖励”、“档案法律法规建设”、“档案管理体制”、“档案执法”各1篇，各占全部文献的6.25%。在9篇题目中，“档案行政管理”的文献分别涉及档案行政管理职能、范围、对象、WTO的影响及有关思考。而以“档案行政管理对象”为题目主要关键词的文献只有1篇，仅占全部文献的6.25%。从文献使用的中文关键词分析。16篇文献共使用21个中文关键词，使用频率在2篇以上的，只有档案行政管理(3篇)和档案(2篇)两个，集中度并不高。在19个使用频率只有1次的中文关键词中，与档案行政管理直接相关的有8个（管理对象、档案事务、行政奖励、行政管理、管理边界、管理范围、目标、特征）；与档案管理体制相关的有4个（体制、体制改革、局馆合一、档案管理体制）；与档案法制建设相关的有4个（行政执法、信息立法、档案法律法规、档案立法），其他的3个（档案局、档案馆、社会转型）。

从上述分析看，“档案行政管理对象”研究文献仅涉及2个学科，学科集中度高；文献均属社科类，偏重于实践性，理论性稍显薄弱；文献数量少，研究时断时续；档案学期刊是研究的主要阵地；已有几位高产作者成为研究的核心，其所在单位也成为该研究的核心研究单位。《档案管理》与河南省对这问题关注度最高，是发表相关文献最多的杂志与省份。从文献题目的主题词与文献的中文关键词来看，文献主要关注点在与“档案行政管理”相关的多个问题上，对“档案行政管理对象”的研究还非常少。因此，在积极推进“依法行政”的大环境下，开展有关“档案行政管理对象”问题的研究，不仅是档案行政管理部门“依法行政”实践的需要，也是档案学理论发展的需要。

档案文献管理范文篇3

关键词:档案知识管理;文献计量;引用统计;著者分析;学科主题;期刊分布

为了全面了解中国档案知识管理研究状况,本文基于中国知网学术文献总库进行了检索。由于档案知识管理研究涉及知识经济、档案管理范式、数字档案馆、知识挖掘等相关方面的内容,如果只以题名中出现“档案知识管理”的文章作为检索对象,将遗漏部分相关文章,为了提高查全率和查准率,作者选取主题和题名两个字段进行检索,制定检索式“SU=知识管理andTI=档案”,共检索出2000年至2009年出版的文献257篇。本文即以这一检索结果作为研究对象,从多个角度对十年来中国档案知识管理研究状况进行全面整理与分析论文。

1文献量统计与分析

在检索到的257篇文献中,223篇为中国学术期刊论文,21篇为中国优秀硕士学位论文,6篇为中国重要会议论文,6篇为中国重要报纸文章,1篇为中国博士学位论文。把这257篇文献按照文献出版年进行统计,见图1。

从图1可以看出,十年来的总文献量、核心期刊发文量及获中国优秀硕士学位论文的数量都在不断上升,说明学界持续关注档案知识管理研究,尤其是2002年和2007年,2002年总文献量较2001年增长108%,2007年较2006年增长50%,这两年的总文献量都较其前一年有较大幅度增长,学界对档案知识管理的研究呈现阶梯式递增趋势。另外,核心期刊发文量和获中国优秀硕士论文的数量不断攀升,说明学界档案知识管理研究的理论水平不断提高,对档案知识管理的研究日益深入和系统。图1中拟合曲线表明:总文献量在近十年中呈指数增长趋势,增长速度较快;而核心期刊发文量和中国优秀硕士论文数的增长趋势稍缓,大致呈对数函数增长,不难发现,论文质量和研究水平较高的文献的发展还存在较大空间。说明:本文是在2009年12月底收集的文献,由于数据库收录文献具有一定的滞后性,因此,2009年的文献数量是不全的。

2文献作者统计与分析

在257篇文献中,以第一作者发表2篇以上的有14名作者(见表1)。

从表1中可看出,丁华东、徐拥军等部分学者对档案管理范式、档案管理与知识管理的关系、档案知识管理系统及元数据、档案人员隐性知识挖掘等理论问题进行了研究,以寻求开展档案知识管理的理论根基。在知识经济时代,知识和信息就是金钱和效益,档案作为一种独有的信息,在知识管理中具有许多独特的作用,合理开发档案中蕴含的知识和信息同样能创造可观的效益,因此,许多学者从经济发展的角度出发,探讨了与市场结合紧密的企业档案的知识管理问题,表1中,张斌、郝建苹、彭明或、张涛等就探讨了企业档案知识管理问题。还有部分学者结合不同类型档案具体探讨其知识管理问题,如城建档案信息集成管理问题、科技档案的知识管理问题等。

3研究机构统计与分析

从发表文献的机构来看,发表3篇以上档案知识管理研究文献的机构共有10个,其名称和发文篇数为:中国人民大学25篇、上海大学13篇、苏州大学8篇、南京政治学院5篇、安徽大学5篇、湘潭大学4篇、中山大学4篇、四川大学4篇、山东大学4篇、湖北大学3篇。可以看出,中国开展档案知识管理研究的机构主要集中在高等学校,包括高等学校相关教学研究部门及档案管理部门,尤其以各高等学校相关教学研究部门为档案知识管理研究的主力军。

中国人民大学排名第一,它是国内最早创建档案学专业的高等教育与研究机构,多年来,人大在档案学研究方面积累了深厚的研究底蕴,是中国档案学高等教育与研究的领头兵。2003年,人大在档案学院基础上成立了信息资源管理学院,从而为档案学与图书学、情报学的交叉研究提供了更为有利的条件,在人大发表的25篇文献中,21篇是在2003年之后发表的。人大在档案知识管理方面的研究,既注重研究档案知识管理的基础理论,如档案管理与知识管理的关系、档案知识管理系统构建、档案元数据、档案后保管范式等,同时探索了城建档案信息集成管理、企业档案知识管理等实际应用问题。上海大学重点研究档案管理范式,提出档案管理必然由史料管理范式向信息资源管理、知识管理范式转变。苏州大学对企业档案知识管理进行了系统的研究,从整体上分析了知识管理环境下企业档案管理的变化,提出了企业档案工作与知识管理环境协同的策略,并进行了企业档案知识化管理策略的探索,同时,对客户档案管理中的知识挖掘等具体问题进行了研究。山东大学和湖北大学侧重于档案知识管理系统设计,探求在操作层面将档案知识管理运用于实际。

4来源期刊统计与分析

刊载档案知识管理研究论文4篇以上的期刊共有12种(其中8种是档案学专业核心期刊),12种期刊及其载文数量为:《档案学通讯》16篇,《档案管理》10篇,《兰台世界》10篇,《山西档案》9篇,《机电兵船档案》8篇,《档案与建设》和《档案学研究》各7篇,《湖北档案》和《中国档案》各6篇,《浙江档案》、《科技情报开发与经济》和《城建档案》各4篇。专业核心期刊刊载的文章能反映专业研究的最高水平,且其文章研究的内容也多是专业研究的新点、热点与难点。12种期刊共刊载档案知识管理研究论文91篇,其中,档案学专业核心期刊刊载69篇,占7518%。这说明档案知识管理是近年来档案学界研究的一个新方向,对此,档案专业核心期刊起到了反映专业研究风向标的作用,对档案知识管理研究予以了持续关注。十年来,核心期刊刊载档案知识管理研究论文的数量不断增长,说明学界对档案知识管理的研究仍呈上升趋势,要使档案知识管理真正付诸实施并产生相应的效益尚有大量问题有待研究和解决。

5被引用情况统计与分析

档案知识管理研究文献的平均被引用频次约1.7次/篇,被引用率相对较低。被引用频次最高的是28次/篇;被引用10次以上的文献有10篇,占总来源文献的3.9%;被引用2次以上的文献有68篇,占总来源文献的26.5%;被引用O次的来源文献有141篇,占总来源文献的54.8%。

被引用频次最多的(28次,篇)文章研究的是在知识经济背景下如何开展档案信息资源管理,指出知识经济时代要改变档案信息资源管理的传统模式,使档案馆从“信息库”提升为“知识库”,并推进图情档一体化建设。第二多的(20次,篇)是档案知识服务研究,探讨了档案信息资源开发与知识服务的异同,指出知识服务是未来档案管理工作的新目标。被引用频次排名第三的(15次,篇)文献有2篇,分别探讨了新世纪档案工作发展趋势及企业档案知识管理,指出在知识经济时代,档案工作性质属于知识管理的范畴。被引用频次排名第四的(14次,篇)文献有3篇,均对企业档案的知识管理问题进行了探讨。公务员之家

由以上分析不难看出,被引用频次较高的文献探讨的多是档案知识管理的基础理论问题,说明档案知识管理理念引起了学界的广泛关注,另外一方面也说明,学界对于档案知识管理的实践问题研究较少。档案知识管理研究文献的均篇被引用率较低,说明档案学界在知识管理研究方面值得借鉴的优秀文献数量有限,获得公认的研究成果较少,其在不同学科间相互学习参考的程度较弱。

6主题统计与分析

为了了解10年来中国档案知识管理研究的重点,对档案知识管理研究相关文献的关键词进行了统计,通过统计得出,知识管理、档案管理、知识经济、企业档案等关键词出现篇次在lO篇以上,档案馆、知识服务、信息资源、数字档案馆等出现篇次在4篇以上,知识共享、数字化、知识组织、企业、档案管理范式、资源共享、城市建设、科技创新、信息管理、范式理论等出现篇次在2篇以上。这些关键词的出现频率相对较高,涉及的研究内容也是档案知识管理研究的重要方面。

7结语

总体来看,档案知识管理研究文献的数量逐年上升,但相对于计算机与信息系统、图书情报等领域而言,档案学界发表的知识管理文献的绝对数量要低得多,说明档案知识管理虽然是国内档案学界关注的热点问题之一,但研究热潮不高。大多数学者的研究重点是宏观层面的理论研究,少有微观层面的实践探讨,研究深度不够,鲜有档案学界独创性成果。

参考文献:

[1]丁华东.档案管理范式的转型与社会变迁[J].档案学通讯,2006(6):9.

[2]陈海静.基于知识管理环境的企业档案工作研究[D].苏州:苏州大学,2008.

[3]张海燕.企业档案的知识化管理策略研究[D].苏州:苏州大学,2008.

[4]虞亚梅.知识经济时代档案信息资源的管理与利用[J].档案学通讯,2002(1):27-28.

[5]周毅.知识服务:档案管理部门的新目标[J].中国档案,2002(5):48-50.

档案文献管理范文篇4

关键词：档案管理现代化问题研究与思考

随着科技的发展，现有的档案管理工作单纯依靠手工检索、人工调卷，满足不了为经济建设服务，适应不了时展的要求。档案工作者必须强化信息意识和信息观念，变静态档案信息为动态档案信息，搞好信息资源的开发和利用。电子文献信息将构成档案信息的主体，随着知识经济时代的到来，对档案信息的利用要求量与日俱增，要将信息工作纳入档案管理工作中去，充分利用高新技术手段，促使档案管理信息广泛交流、扩散和利用，利用科技手段快速获取档案信息，档案部门要把大量有价值的档案信息开发出来。实现档案的电子文件化管理，是档案现代化管理的重要环节。

档案工作要顺应潮流发展，造就出一批一专多能复合型人才，坚持不断更新，勇于探索，学习新知识，掌握新技能，是适应现代化档案管理工作的需要。

首先，要正确认识档案的地位和价值。

1.档案是社会信息的重要组成部分。文献信息是信息资源的主体，开发和建设好文献信息资源，将对社会信息化起巨大作用。已纳入信息系统的档案工作，在管理上必须建立科学的信息接收、加工、存储、输出、反馈系统。档案工作者必须强化信息意识和信息观念，变静态档案信息为动态档案信息，搞好信息资源的开发和利用。目前，许多电子文献信息已收入数据片中（包括以纸质、磁盘、光盘为载体的文献档案），并已加工上网。信息化档案，一方面担负信息资源的建设重任，另一方面要为网上信息服务。档案的网络化、数字化、自动化，是档案管理进入高层次的表现形式。档案自动化经过网络化改造，打通信息与外界进出口通道，增加计算机存储与处理的力度。

这样，档案管理的大量工作由计算机来完成，综合管理能力、信息服务质量与业务人员来完成，综合管理能力、信息服务质量与业务人员素质大大提高，使档案信息管理趋于现代化、规范化和法制化，最终实现档案信息管理的社会化。

2.增强经济效益观念。保存档案的目的在于开发利用。档案来源于社会实践，又应用于社会实践，具有广泛的社会价值，能够为社会各界进行有效的服务。所以，以开发、利用档案信息为突破口，开展有偿服务，既有利于社会进步，又有利于自身的发展。从开发利用上突破，就是要利用多种办法、形式和手段，实现档案的价值，尽快地把档案信息转化为生产力。

3.加速观念更新步伐。高新技术推动下的档案管理工作要求档案工作人员既要有较高的政治素质，有高尚的情操志趣，对国家社会有强烈的使命感和责任感，还要有坚实的档案理论基础，掌握多专业、多学科的科学知识，有严谨的科学态度和追求真理的强烈欲望以及朴实的工作作风，也要有创新思维、善于思考、勇于探索和乐于奉献的精神。

其次，大力开发档案信息资源。

知识经济时代到来，社会对档案信息的利用需要量与日俱增，要求档案管理工作必须实现信息化管理，就是将信息工作引入档案管理工作中去，充分利用高新技术手段，促使档案管理信息广泛交流、扩散和利用，这是时代赋予档案工作的重要内容。

1.利用科学手段，快速获取档案信息。随着档案信息量的剧增和电子文献等新载体的大量出现，人们需要采取先进技术，实现档案全方位、多层次、多功能的现代化管理，应用计算机，引入多媒体技术，使档案信息存储方式发生深刻变革，即传统的纸质载体的档案管理可以进行全文、全图、全声的光盘储存，实现细微保存及全屏幕自动检索，打破传统档案利用时空限制，为实现资源共享及远程传递。档案信息的快速获取，有赖于选用一套先进的、符合国情的、标准统一的应用软件，用来完成档案的综合管理，并在此基础上继续扩展，延续开发，使系统在较长的时间内保持其先进性和稳定性，提高档案管理的现代化水平。

2.尽快介入电子文献的收集和管理。电子文献的特性：

(1)依赖性和不可识别性；

(2)技术更新快，寿命短，体积小；

(3)载体稳定性；

(4)载体形式多样性；

(5)信息易控制、可变性与易丢性；

(6)信息共享性与无原件概念；

(7)动态与虚拟文件特征。由于电子文献的上述特点，传统的保存和管理文件方法不再有效。应建立电子信息管理系统，从它的产生之初就开始业务监督，以确保信息的持久性。此外，还要有一套鉴定、跟踪、检索、接受、保管的具体办法和规章制度，同时还应对现有的档案保存部分或全部文件进行保存，以免档案流失。

再次，强化对档案的信息管理。

1.建立集成系统，丰富档案储藏，增加信息的储存量。增强综合开发功能，全方位、多角度、多层次地收集档案信息，实行一体化管理，形成档案信息管理网络，以保证档案的完整。

2.注重档案信息的质量，努力使各门类档案齐全，结构合理，完整精炼，为开发档案信息资源打好质量基础。

3.对档案实行规范化管理，实现档案实体分类、编号、排架的标准化和规范化，做好档案业务基础工作，为利用档案信息资源奠定检索基础。

4.档案部门要把大量有价值的档案信息开发出来，做到传递、输出的档案信息的及时、准确性，因而必须建立计算机检索系统，建立数据库，以满足科学管理的需要。

最后，档案的电子文献化管理。

档案的电子文献化管理首先要把纸质档案转化为电子文献档案，并能在信息网上流通。使用计算机进行处理后，具有容量大、速度快、应用广泛、传输简便等特点。

1.电子文献档案的利用。对档案部门来说，电子文献档案可供利用的方法有三种：

(1)提供拷贝，通讯传递，直接利用，为用户提供打印件或缩微品；

(2)可通过对点转播数据通信或联结网络来实现；

(3)可以直接利用方式为使用者提供技术支援，根据档案信息系统中可从直接利用的信息资源解决使用者所需的档案信息。

档案文献管理范文篇5

关键词：成人院校档案室；在学生档案；管理

《中华人民共和国档案法》第一章总则第二条将档案表述为：档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。就成人院校档案室档案而言，可分为：文书档案、人事档案、财务档案、在学生档案等。它是成人院校档案室工作活动的历史记录，特别是在学生档案，如：读者档案、藏书档案、参考咨询档案、地方文献档案、在学生辅导档案等，真实地记录了在学生的活动过程和成果，对今后与工作具有重要的指导和查考作用。伴随成人高等教育的不断发展，进一步贯彻落实“办好继续教育事业”，成人院校档案室在各项日常教育教学活动中，会产生一系列具有参考、利用价值的文献资料，通过收集、整理、保存，最终形成了办公文件处理中所说的档案。成人院校档案室工作系统化完整化，是档案工作规范化的重要组成部分，同时必将促进成人院校档案室各项在学生档案管理工作的发展。

1在学生档案在成人院校档案室工作中的作用

成人院校档案室在学生档案的作用主要有两个方面：1.1历史资料存留。档案是具有价值的历史文献文件的集合体，是国家和成人院校在学生档案建设的历史记忆，是传承成人高等教育的重要裁体，是成人院校档案室在学生学习经历全面的、准确的、真实的反映。成人院校在学生档案是在学生成人院校全部活动中的文献文件记载，它为成人院校档案室存史编志提供了原始依据。1.2文献资料参考。档案是第一手的原始资料，记录了历史活动的真实实践经过，记录了社会各个方面各项实践活动中思想政治的发展，社会经济实践活动中的经验和科学研究以及艺术文化创新成果。所以，成人院校档案室在学生档案是成人院校档案工作实践中，成人院校档案室制定贯彻执行相关法律法规、政策计划拟定、文献文件启始、教训经验总结以及进行成人院校档案室在学生档案工作的依据，是表明成人院校档案室在学生档案管理工作具有文献资料参考利用价值，是在学生档案存储活动工作原始数据记录载体。

2加强成人院校档案室在学生档案管理

做好在学生档案管理工作有利于成人院校档案室工作的交流，提升、促进成人院校档案室在学生档案管理工作更好开展。成人院校在学生学习经历的全过程，是由成人院校档案室在学生档案完整记录的。但是，为了更好适应当下并贯彻落实关于“办好继续教育事业”的指示精神，成人院校档案室在学生档案管理工作中，必须认真处理好以下方面的问题：2.1需对成人院校在学生档案原始文献文件资料进行收集与积累。原始文献文件资料是组成成人院校在学生档案最小最基本的单元，在学生档案是成人院校档案室在学生在院校学习以及其他活动中最原始的文献文件资料，是成人院校在学生学习全过程的真实的全面的记录。有的原始文献文件资料会稍纵即逝，所以成人院校在学生档案必须及时收集原始文献文件资料，采取多次、多层次、多方面地开展收集相关活动的原始文献文件资料，避免事后补救和做假材料，影响在学生档案的真实性。2.2成人院校在学生档案整理不规范。在以往档案管理评估检查过程中，发现成人院校在学生档案原始文献文件资料尚未归档，只是按同类性质存放在一起，所以还需要检查立项，应该抽出此项原始文献文件资料。应按类依项将原始文献文件资料存放在同类立项设卷档案库内，以便于保存，便于查找。2.3成人院校在学生档案需要专人管理。成人院校在学生档案原始文献文件资料必须设立配备专人管理。忽视成人院校在学生档案的建设管理，或成人院校档案室因管理人员异动，就会对成人院校在学生档案建设和管理带来共享与利用的困难。所以，为了促进成人院校档案室在学生档案建设工作标准化、规范化，在做好其他辅助工作的同时，必须加强档案馆室建设成人院校档案室在学生档案的管理。

3成人院校档案室在学生档案的收集与整理

3.1成人院校在学生档案的收集。成人院校在学生档案收集工作是做好成人高等教育院校档案工作的起点，是整个成人高等教育院校档案工作中极为重要的环节。为了做好收集工作，首先应制定归档制度，其内容包括归档的范围、归档时间和归档要求。归档范围是指处理完毕的成人院校在学生档案原始文献文件资料，规定了需要归档和不需要归档范围。归档时间是指根据具体相关规定和档案整理立卷同类立项设卷等特点，确定何时归档较为合适。归档要求是对需要归档的在学生档案原始文献文件资料提出完整性、系统性等质量上的要求。建立了正规的档案制度，归档前的立卷和整理等工作由成人院校在学生档案室来进行，只有成人院校在学生档案室熟悉在学生档案原始文献文件资料的内容、用途和形成过程，才能更好地保证成人院校在学生档案原始文献文件资料收集的完整性、准确反映在学生档案原始文献文件资料之间的内在必然联系。3.2做好成人院校在学生档案的整理。依据档案管理保存的相关要求，要对归档的成人院校在学生档案原始文献文件资料进行整理。一是归档检查。在按照归卷的原则基础上，详细检查每款中积累的成人院校在学生档案原始文献文件资料是否完整，认真检查与案卷类目是否一致，是否排列合理，如发现成人院校在学生档案原始文献文件资料有问题需及时补充、纠正。二是填写卷内目录和案卷封面。卷首为卷内目录，含顺序号、作者、内容摘要、文件日期、所在位置（页码号），备考等。案卷封面有在学生档案名称、相关系别或类别、案卷标题、起止日期文件张、案卷号、保管期限等项。“在学生档案名称、相关系别”项：由于是成人高等教育院校成人院校在学生档案室在学生档案，应由成人院校在学生档案室为单位填写。“案卷标题”项。在拟写案卷标题时，要求简练、准确地把卷内成人院校在学生档案原始文献文件资料内容表达出来。三是成人院校在学生档案案卷装订。装订的目的是固定与保护卷内在学生档案原始文献文件资料，避免丢失与损坏。四是在学生档案原始文献文件资料的保管。对成人院校在学生档案室应设专职人员保管，档案管理工作人员应定期对在学生档案进行检查、验收，做好案卷的整理、立卷、归档工作，对已归档的案卷，为了便于利用查考，要编制案卷目录。同时要做到“五防”：防尘、防火、防光、防潮、防虫鼠。3.3成人院校在学生档案需用现代化管理方法管理。计算机是档案工作现代化管理手段中的重要工具，运用计算机管理可极大地节省人力、物力和财力，对减少成人院校在学生档案贮存空间，方便快捷地存取档案和检索档案信息，为开发利用在学生档案原始文献文件资料提供快捷服务。

4开发利用成人院校在学生档案

成人院校档案室在学生档案是成人院校档案室工作历史真实全面的反映，对成人院校在学生以后在社会机关企事业单位聘用中具有重要的参考价值。成人院校在学生档案的收集整理只是过程，目的是积累在学生档案原始文献文件资料，为成人院校档案室事业发展提供参考。开发利用在学生档案原始文献文件资料信息源，使之为成人院校档案室在学生档案事业建设服务。成人院校档案室制作在学生档案年报，它是汇集成人院校档案室年终的重要时事及统计资料的汇总，具有累积、总结、统计作用的一种编研资料，是高容积、高质量成人院校在学生档案原始文献文件资料的情报信息载体。编制工作年报：成人院校在学生档案年度工作要点和总结；人员设置及调动情况；各类数据；档案室人员培训学习；成人院校毕业就业事项及政策法规制定情况；相关大事记；等等。成人院校档案室要充分利用在学生档案原始文献文件资料资源，共享成人院校在学生档案原始文献文件资料，提升成人院校档案室在学生档案建设管理、拓展成人院校在学生档案原始文献文件资料的社会影响。总之，成人院校档案室在学生档案管理工作应与成人高等教育院校其他文献文件档案工作一样受到关注和重视。“今世可以知古，后世可以知今。”档案是历史的真实的全过程记录，任何的匆匆足迹都会通过档案留下记载，所以要促进成人院校在学生档案的管理和开发利用。

参考文献：

［1］黄存勋.档案文献学［D］.成都：四川大学出版社，1988.

［2］和宝荣.档案工作基本知识［M］.北京：档案出版社，1982.

档案文献管理范文篇6

关键词：农业科研院所;档案信息化;电子文件;策略研究

一、引言

党的十八大报告中提出信息化也要实施创新驱动发展战略，在此背景下的信息化更加强调坚持走中国特色自主创新之路。2016年5月①，中共中央、国务院印发了《国家创新驱动发展战略纲要》，强调科技创新是提高社会生产力和综合国力的战略支撑，在促进社会经济快速增长、刺激信息社会、知识社会形态蜕变的同时，也给档案信息化带来巨大的挑战。农业科研院所作为科技创新的引领支撑力量，在日常科研活动中直接形成的科研数据、科研图谱等原始记录具有重要的保存价值。本文以“农业科研院所”和“档案”、“档案信息化”为主题词在中国知网、维普、万方中进行高级检索，剔除重复文献、会议文献，共检索到32篇相关期刊文献，检索结果如下：通过检索结果，（1）从数量上来看，检索到的文献总量只有32篇，说明我国对农业科研院所档案信息化的关注度较低，处于起步价段。（2）从期刊来源上看，2/32的文献发表在核心期刊上，大部分文献发表在非核心期刊上，期刊来源一定程度上代表了研究水平，所以农业科研院所档案信息化研究有待进一步发展。（3）从研究内容上看，现有文献以文书档案、科技档案、科研档案管理研究为主，档案信息化研究涉及较少。（4）文献最早发表于2003年，这与陈忠海②的调研结果基本一致。下面本文结合文献调研与具体工作实践分析农业科研院所档案信息化面临的问题，并探讨应对策略。

二、农业科研院所档案信息化发展存在问题及原因分析

笔者通过文献调查以及实际档案工作中遇到的问题，农业科研院所档案信息化发展存在问题及原因总结如下：1.重视程度不够。该领域相关文献数量、期刊来源在一定程度上可直接反映公众对其重视程度及发展水平。一方面，从检索到的相关文献数量“32”以及每年相关文献的发表数量不足“10”这两个数字来看，农业科研院所对档案信息化的重视程度不高。根据杨静③的调查结果，自2007年以来，我国每年档案信息化相关文献数量基本维持在200篇左右，我国档案信息化理论已趋于平稳发展和完善时期，对比之下，我国农业科研院所档案信息化研究处于起步阶段。另一方面，我们可以从文献发表的期刊来源窥探目前农业科研院所档案信息化理论研究的质量水平，现有大部分相关文献刊发在非核心期刊上，核心期刊上的相关文献仅占6.25%，这些数字表明农业科研院所档案信息化研究尚未成熟，农业科研院所档案信息化作为我国档案信息化的一部分，显然，农业科研院所档案信息化的发展落后于整体档案信息化发展水平。农业科研院所档案信息化涉及基础设施建设、档案资源建设、档案人才队伍建设、信息安全保障体系建设以及档案应用管理，涉及层面广、内容繁杂，因此，领导的重视与支持是档案信息化过程的主要推动力。目前我国农业科研院所对档案信息化重视程度不够，基本都有“大力推进档案信息化”的规划，但实际上由于缺乏执行力而导致发展动力不足，发展水平有待提高。2.档案材料分散，归档不及时。目前农业科研院所档案管理中普遍存在的问题是规章制度不健全，各类档案例如文书档案、基建档案、科技档案等多散落在各个归口部门中，存在同一文件不能集中存放的现象，而且常年档案材料积压，未能得到及时有效归档，也导致了查找利用不便。管理比较规范的农业科研院所制定了档案管理规定以及归档材料保管期限表，但在归档范围划分上归档说明上还存在模糊，不能准确归档。例如一份文件材料若被认为是重要的则被划为30年的保管期限，若被认为是一般的文件材料则被划为10年的保管期限，由于缺乏对“重要的”和“一般的”的确切说明以及档案管理员归档时对档案材料持有的主观性，在一定程度上造成档案的误存甚至是档案的丢失。尤其近些年来科研项目形成的档案较少，档案基本上放在科研人员手中，收集过程较困难。归档缺乏规范性指导文件，且档案材料种类较多，经常面临变化，归档材料未规范统一编号，造成档案分散、不完整且查找利用困难等现象。3.缺乏专业性档案人才。人员配备方面，农业科研院所多没有专职档案管理人员，现有各类档案管理人员多为非档案专业人员，既兼职日常科研工作或管理工作，又承担各业务科室档案管理工作，人员配备无法满足日益增加的工作任务。同时，职工的档案意识有待加强，有些干部职工对档案工作不够重视，一方面归档意识不够强，另一方面存在归档材料前后信息不一致的情况，没有充分考虑到档案材料的真实可靠性。其次，农业科研院所档案信息化过程中缺少系统的档案管理体系，档案工作人员其知识机构、专业技能以及文化背景大多不能适应、满足新形势下档案信息化的需要，要实现档案人才队伍稳定、长远地发展，需要相应专门人才的输入档案意识薄弱、专业档案人才队伍的缺乏，一方面导致我国科研院所档案信息化建设起步较晚，另一方面导致档案信息化过程的非专业化。随着“互联网+”的深入融合，掌握现代化技术的高级管理人才，特别是掌握档案管理和现代化科学技术复合型人才的价值得以凸显。责任主体不明确、职责分工不清晰使得农业科研院所档案信息化呈现一种相对分散、无人领导的局面，许多有价值的电子文件因责任的相互推诿而得不到及时采集和保存，造成重要社会文化遗产的流失。因此，确定主体职责，引入专业化档案管理人才是农业科研院所档案信息化过程中必须重视和解决的问题。4.档案信息化硬件设施不完善。农业科研院所档案信息化的实现需要现代化档案库房、档案管理系统以及相关设备的支撑和保障，当前农业科研院所档案硬件设施配备不齐全，例如库房面积、管理设备、温湿度、消防等硬件设施不达标，需要安装空调设备、防盗门窗、遮光窗帘、除湿机等，档案数字化设备有待完善。大部分农业科研院所仍通过excel著录档案材料，提供检索字段，这种方式已不能满足海量档案信息资源存储和管理的需要，也不能实现档案资源共享。我国政府的财政拨款是农业科研院所实施档案信息化建设的主要资金来源，但是目前农业科研院所档案信息化建设并未全面铺展开来，只有少数农业科研院所开发了本单位的档案管理系统，部分传统纸质档案实现了数字化管理，大部分有价值的电子文件仍在以不可见的速度消失，未得到充分重视和保管。因此，对于大部分尚未进行档案信息化建设的农业科研院所来说，巨大的资金投入仍然是阻碍档案信息化建设的羁石。5.存储技术亟待更新。当前农业科研院所档案采用单机存储方式，这种方式不仅存储容量小、查找利用复杂，而且安全系数低，对长期存储档案信息资源来说没有安全保障，没有采用异质异地备份的方式备份档案信息资源，一旦发生突发损坏性状况，存储的档案信息将永久的丢失。社会上超过80%的有用的信息资源是通过政务网站或办公平台的④，而且这些信息资源正呈指数型增长⑤。目前农业科研院所一般是几TB的存储容量，从长远来看，这些存储容量已完全不能满足档案长期保存的需求。其次，部分网站存在由于技术滞后而造成的文件链接失效问题，如系统运行故障、404NotFound、ServiceUnavailable以及只有题目没有内容等，由于文件在存储数据库的位置发生变动、Web服务扩展锁定策略阻止访问请求或者MIME映射策略阻止访问请求致使网页URL生成规则发生变动、网页链接导入时出现拼写错误等，使得原来的统一资源定位符的地址无法访问，当网络服务器接到类似请求时，则会向用户的服务器返回一个404error状态码，通过浏览器告诉用户请求的资源并不存在⑥。因此，引入新兴存储技术并及时安全备份是防患于未然、解决因技术落后而导致资源丢失的有效途径。

三、农业科研院所档案信息化建设应对策略

结合文献调研及工作实际，农业科研院所档案信息化需要加强重视，从引入专业人才、完善档案信息化管理规定、建立责任合作体系、拓宽资金来源渠道和加强硬件设施建设等方面着手，进一步提升农业科研院所档案信息化管理水平。1.加强重视，引入相关人才。档案作为农业科研院所在各项组织管理活动和科研活动中产生的真实记录，既代表了农业科研院所在各个时期的物化成果，也是“十三五”期间促进科技创新、增强科技实力、实现大发展大跨越的有力支撑，而领导的重视与支持是档案信息化有效开展的前提，要增强领导及全体职工档案信息化的责任意识，重视档案管理工作。我国农业科研院所档案信息化实践才刚刚起步，档案管理员大多为兼职，且承担其他办公任务。而文书档案、财务档案、科研档案等数量多、利用价值高，伴随着信息技术与科研院所的深度融合，迫切需要引进兼具计算机技能及档案管理相关技能的专业人才。通过专业人才的引入，可以规范农业科研院所档案信息化管理流程，同时可以定期对参与档案信息化实践的兼职档案管理员进行专业培训。2.完善档案信息化管理规定。近年来，美国联邦政府相关机构接连出台多项电子文件管理重大政策与战略部署，以加强政府电子文件管理规划，服务于开放政府和数字政府的发展大趋势。结合“十三五”时期我国档案事业发展规划，综合管理部门要把握全局，制定档案管理规定、档案信息化流程、档案工作者职责、档案存储管理标准等，档案信息化管理标准规定的制定要考虑农业科研院所档案的形成、管理与维护、鉴定与保存以及利用等全过程⑦。首先，综合档案室应与各业务部门进行协商，统一电子文件的生成格式，方便信息的采集；明确采集类型，鉴别电子文件价值，确定采集范围。在档案编目过程中，建立统一的编目标准，并为其建立索引，以便后期的查找利用。借鉴国外实践经验，统一信息保存格式，在统一的规范下，综合档案室可以更全面准确地记录电子档案的各个元素，充分反映其价值，有助于打破跨部门之间的档案检索壁垒，为档案联合检索创造条件，从而方便社会对档案的广泛利用⑧。3.合理分工，建立责任合作体系。建立以综合管理部门为主，专职档案管理员、信息技术人员和各科室兼职档案管理员共同参与的责任合作体系，如图1。参与管理的各方要明确自身担负的责任，遵循电子文件全程管理思想和前端控制原则，构建跨部门协同合作、共同分担且职责清晰、义务明确的责任合作体系，实现农业科研数据、档案信息资源的合理流动、优化配置。综合管理部门。综合管理部门相关人员负责整个农业科研院所档案的统筹管理，参照国家档案管理政策和相关标准制定符合自身院所档案建设的管理规定和管理流程。制定档案收集、整理、鉴定、保管、登记和统计以及提供利用等各个阶段的具体管理措施，为各个阶段提供管理遵循。定期开展专职档案管理员、信息技术人员和兼职档案管理人员之间的学习交流活动，总结经验，弥补不足。专职档案管理员。专职档案管理员是档案管理的核心主体，其主要责任贯穿整个科研院所档案生命周期始终。其主要职责包括：协助综合管理部门制定档案管理规定、管理流程、长期保存规划，处理各种安全风险；负责综合档案室建设，包括综合档案室档案管理、库房管理以及档案流转；对各个科室移交的档案进行质量审核、接收，并制定移交清单；通过定期与各个科室兼职档案管理员的交流，对其进行档案管理的业务指导；进行档案信息资源开发、著录描述并编制资源利用目录，提供利用。信息技术人员。参与科研院所档案管理系统的开发，进行档案管理系统的日常维护；提供相关存储系统、管理设备的技术支持和运维管理；做好数据异地异质备份工作，以便在原始数据丢失或遭到破坏的情况下利用备份恢复原始数据；启动科研院所内部网站和信息系统安全检查，建立统一的监控、评估机制和网络与信息安全通报机制，确保科研数据始终安全。兼职档案管理员。各科室兼职档案管理员根据综合管理部门制定的档案管理规定定期收集在科研、办公活动中产生的档案，根据档案内容鉴别价值，确定保管期限并定期向综合档案室移交，严格遵循前端控制原则，保证档案的可靠性和完整性；在日常档案收集、整理时，注意保密信息的监督管理，严禁泄露。4.建立成果转化、宣传制度，拓宽资金来源渠道。农业科研院所档案信息化管理的最终目标在于通过档案信息资源的整合为科研、管理提供决策、科研数据等需要，而要实现长期发展，就必须有持续的、强大的资金支持，因此做好电子档案的宣传、转化和应用工作就显得尤为重要。综合档案室要做好宣传工作，鼓励公众查档、用档，重视其思想和研究成果的传播，不但要提供档案的利用工作，而且还要通过用户反馈指导今后的工作。广泛传播档案信息价值，使其成为与学术界、新闻界、实业界、广大民众以及官方联系的纽带，使更多的人了解农业科研院所档案的价值所在，通过引导舆论和社会思潮达到吸引个人基金组织、公共基金、公司和学术机构资金投入的目的，也可以借此扩大电子档案的社会影响。5.加强硬件设施建设，利用新兴存储技术与设备。根据档案信息化的建设需求，配置必需的硬件设备，包括档案信息化的采集设备、处理设备、存储设备以及检索设备，引进适应自身院所档案管理发展需要的数字档案管理系统或平台，建立健全人防、物防、技防“三位一体”的档案安全防范体系詽謼，确保档案资源始终安全。云存储具有支持海量存储、动态扩展与保存、可信赖程度高、高效备份和实时迁移等技术优势，并兼具实时监控的管理优势和一次性消费的经济优势，因此笔者认为云存储技术是值得考虑的方向。本文拟利用技术较为成熟的Hadoop这一开源云计算平台，采用HDFS分布式存储技术方案来实现云存储架构（如图2所示）。该云存储架构主要分为两个部分，一部分是存储平台应用，另一部分是文件实体存储环境，即由HDFS文件系统及相应数据库所组成的Hadoop存储集群。用户通过网络既可以传统存储器上的数据，也可以访问利用虚拟服务器上的存储数据。

四、结语

档案文献管理范文篇7

（一）档案文献编研是开发利用档案资源的有效方法。

档案文献的提供利用，一般是采取利用者登门查阅的方式进行的。这种传统的提供利用方式，虽然利用者可以看到档案文献的原件，但由于受地点、时间等条件的限制，加上案卷繁多、查阅不便，所以往往不能及时地利用，而且会使利用者饱受往返奔波之苦、大海捞针之难。档案文献编研工作则可以克服这种弊端，打破以往档案“养在深闺人不识”的局面。较好地适应利用者的要求。

（二）档案文献编研工作是科学研究的基础和条件。

科学研究必须在有各种材料的基础上进行，特别是系统大规模的研究工作，更需要占有大量的资料。然而随着社会的前进，档案文献的数量越来越多，利用起来确有“望洋兴叹”之感。如果把这些档案文献按一定专题整理编研，就会大大方便利用，提高科研工作的速度，有利于科研成果的早日完成。

（三）档案文献编研工作是保存，积累、传播历史典籍的重要措施。

档案文献是党和国家的宝贵财富。加强对档案文献的保护，最大限度地延长档案文献的寿命，是档案部门的重要职责，通过档案文献的编研，可以使许多重要的档案资料复制和流传。所以说，档案文献编研活动又是积累和传播知识的重要手段。

二、做好档案文献编研须重视的几项工作

（一）加强档案资料的收集，保证归档材料的齐全完整。

在档案工作的起始阶段，人们没有实践经验，难以确定、区分资料的价值，面对众多的档案材料，总觉的“存之无用，弃之可惜”，这是很正常的。一个单位的档案积累了数十年之后，面对成千上万的档案史料又会出现“存时嫌多，用时嫌少”的局面。我局在文献编研和档案利用过程中发现，过去有些重大事件、重要活动，既未留下文字记载，也未留下照片资料，仅凭一些老同志的回忆。但随着时间的流逝，每个人的说法不一，这是十分令人惋惜的。还有一些重要的依据、协议查无下落，为今后土地、资产的处理留下后患。这些都为我们敲响了警钟，要求我们档案工作人员在接收档案时，必须认真细致地对每个单位的案卷按照职责范围、上下级关系进行检查验收，发现问题，及时补救。还要将社会上和个人手中散存的重要文献、资料收回，并妥善保管，绝不能因现在的疏忽而愧于后人。（二）编制多种形式的检索工具，为编研工作提供利用创造条件。

编制检索工具与开发利用工作的关系极大。搞档案文献编研，也需要摸清库存，了解家底，全面地掌握档案情况。在档案数量不断增多、类型多种多样、内容丰富的情况下，如果没有多种形式档案检索工具，不仅查找效率低，而且常常查不准，查不全，甚至有的档案找不出来。所以，应该象同志教导我们档案工作人员时指出的那样：“不仅要整理保管好文件，更重要的是熟悉业务，多做些索引、目录，使利用查找方便”。

（三）充分发挥档案工作人员的优势，积极开展档案加工利用。

档案人员比较熟悉本单位库存档案的情况，要注意发挥这种优势，挖掘档案信息，搞好档案文献编研，为利用着提供系统的史料。过去档案工作侧重于对档案的整理和保管，对利用档案进行研究却不多。实际上，在这方面档案工作人员是近水楼台，得天独厚。他们开展档案文献编研工作，不但是档案工作的一项基本内容，也是科学研究的一支生力军。通过对档案文献的编研工作，还可以摸清档案的保管情况、改进管理，提出理论与实践的依据。

（四）积极采用现代技术，全面提高管理水平。

档案文献管理范文篇8

一、我校教职工教学档案的现状

目前我校的教学档案收集管理中存在许多不足之处。不可否认，各个学院各自做过一些这方面的工作，但是也存在着许多问题。如：有些文献资料即使收集了，但内容填写有遗漏，书写不符合要求等。究其原因，主要是对教学档案作用的认识和了解不够，意识薄弱，远远落后于现代化发展的要求。为了更好地发挥教学档案在教学中的作用，为了切实提高教学档案的质量，逐步实现教学档案管理的标准化、规范化和现代化，在高校教学档案管理工作中应重视以下问题。

长期以来，我校即未设立过管理教职工教学资料的专业机构和人员(基本是各个学院各自保存)，也没有任何机构把它有价值的文献当作一种信息源来揭示信息内涵的工作。以至多年来，许多优秀的教学档案没有发挥出它应有的作用。例如，已故的化学专家朱景梓教授五六十年代的圆弧齿轮方面的教学资料；已故的化学专家徐文肠教授在承担国际863重点科研项目催化剂方面的教学资料；固体力学专家杨桂通在固体力学方面的教学资料；煤化工专家谢克昌院士在煤化工方面的教学资料。现在有31位，2003-2010年的部级、省级教学名师的教学资料；24门，2003-2010年的部级、省级精品课程的教学资料；21个，2004-2010年的部级、省级特色专业的教学资料。这些宝贵的、反映学校不同时期的、不同领域内的教学资料，都没有很好的保存、重视、宣传。有部分原件，现在可能已经很难收藏完整，所以尽快开展整理我校教职工教学资料的工作，并且应该引起学校和档案馆领导的重视。

二、整理我校教职工教学档案的范围和方法

收藏范围：由于我校历史悠久，人才众多，各个历史时期的教师教学档案种类繁多。如果我们对所有教职工的教学档案不分主次地兼收，那样就太繁杂，不会显示出收藏的最高水平。所以我们要根据建校以来各个历史时期，针对影响较大的、反映个人教学水平高的教学档案，去粗取精，进行收藏。具体的收藏范围，需要认真研究再定。但对于教学名师、精品课程、特色专业的教学资料文献要重点收集。收藏方法：教职工的教学档案资料和其他的文献有不同之处，它属于非卖品，因此收集教师教学档案资料的方法和途径不能照搬图书、期刊等文献的方法。笔者认为主要有以下两种方式收集：(1)建立严格的校内教师教学资料档案保存制度，尤其是教学名师、精品课程、特色专业和高级职称以上教师的教学档案。以前，对于保存教师教学资料档案保存的重要性认识不足，因此学校没有明确的呈交制度，现在，既然我们已经认识到它的重要性，就应由学校颁发专门文件，就校内教师教学资料档案的缴送数量、缴送方式、缴送期限、接收单位、奖惩的内容做出明确的规定，校内所有教师教学资料档案，都应当严格按规定的要求，在教学任务完成后的一定期限内，向学校接收单位缴送规定的资料文献。学校应当建立各学院、档案馆两级组成的管理委员会，监检查教师教学资料的缴送与接收等工作的进行情况。(2)广泛宣传收藏本校教师教学资料档案的重要性，积极动员广大教师，尤其是教学名师、精品课程、特色专业的教师，要积极、主动、按时缴纳个人的教学资料档案。

三、建立我校教师教学资料档案数据库

随着信息社会的不断进步和各种学术成果的迅速发展，档案馆对学术文献应该改变原有的传统管理模式，可以考虑建立我校教师教学资料档案数据库来管理我校教师教学资料。围绕教师教学资料档案数据库的建设，谈谈我个人的一些设想。

有关文献数据库方面，我国截至目前已陆续建成了中国学术期刊全文数据库(CNKI远程)、中国优秀硕士学位论文全文数据库(CNKI)、中国博士学位论文全文数据库(CNKI)、中国重要报纸全文数据库(CNKI远程)、学术会议论文全文数据库(万方)、学术会议论文全文数据库(万方)、专利文献数据库(万方)、外文文献数据库(万方)、中外标准文献数据库(万方)、科技成果数据库(万方)、法律法规数据库(万方)11个不同行业类型的文献库。对于高校教师教学资料档案建立数据库，还不多见。同时，粗略统计我校高级职称以上教师教学资料每年都在200篇以上，以上这些条件给档案馆开展这项工作创造了十分有利的条件，档案馆要抓住有利时机开展这项工作。

档案文献管理范文篇9

孔德缔造了实证主义并认为哲学应当以实证自然科学为根据，以可观察的事实及知识为内容，摒弃神学和思辨形而上学所研究的那些所谓绝对的、终极的，然而却无法证明的抽象本质。[1]但是，孔德本人并没有运用实证方法进行具体的研究实践，法国社会学家E•杜尔克姆(EmileDurkheim，1858-1917)是孔德实证主义的继承者和发扬者，也是将实证的思想、理论转化为实际研究的践行者，其代表作《自杀论》是实证研究的经典著作。[2]实证研究方法根植于实证主义的认识论，通过对研究对象的实验、调查，获得关于研究对象的数据，然后对数据进行统计分析，根据统计分析的结果来验证理论假设、描述研究对象的现状、探索研究对象的内在规律。[3]实证研究方法与实证研究范式不同，前者内涵狭窄，范围清晰，是指运用数理统计、定量或实验研究方法，分析和确定有关因素间的数量关系和作用方式，揭示复杂环境下事物的相互联系和影响方式。后者的涵义则丰富得多，既是一种方法，也是一种思想、一种学风。[4]通过中国知网进行相关性检索，共获得相关文献89篇。从中可以看出，运用实证研究方法的相关文献依然较少，已有的文献多从中外比较[5]、统计和分析实证研究方法的主要类型[6]、中国档案学实证研究的范式[7]等角度入手，统计和分析数据多数停留在2010年之前，借鉴和启示意义欠缺。因此，本文从相关文献分布、数据收集方法、研究主题等方面进行统计分析，对档案学核心期刊论文实证研究方法运用的现状加以总结，寻找存在的问题，提出相应的改进措施。

2档案学实证研究方法相关文献调查结果统计分析

2.1文献分布分析。2.1.1时间阶段分布分析。为了解89篇相关文献中档案学实证研究方法实际运用和发展情况，笔者从年份、篇数、研究流程情况三部分进行统计分析。从时间分布来看，1989年至2010年期间为档案学实证研究方法运用的萌芽阶段，提及实证主义、实证分析和实证研究的文献较多，真正运用该方法的文献较少，且流程不具有规范性。在此期间，没有实际运用实证研究方法的文献占这一时期文献总量的52.63%。其他实际运用实证研究方法的文献较少，研究流程分别为“案例分析”“问题-理论-案例-结论”“问题-理论-数据-结论”“理论-案例-结论”“问题-数据”“问题-案例-结论”“问题-数据-结论”等。从这一时期具体的时间节点来看，2002年档案学实证研究方法被学者正式提及。王文兵认为，实证方法也称“客观方法”，包括调查法、实验法、比较法和历史法等，其共同点都是直接面向应用，通过调查与论证、比较与分析来获得对现实的精确的、准确的认识。[8]2004年张培在《模糊的存在:在校研究生人事档案意识》一文中，采用问卷调查法收集数据。[9]2007年裴友泉、马仁杰、程潜龙在谈到档案学运用实证方法时认为，实证分析是档案学研究从纯文献研究法到注重调查研究，解决实际问题的重大变化，研究工作开展之前要有充分的科学理论假设与严密的工作程序设计，实验结果出现之后要及时予以科学分析，整理出能上升到理论层次的、能指导后续工作的理性结论。[10]这一阶段学者们努力秉持实证主义思想和精神，从较为宏观的角度认识和把握实证研究方法，认为问卷调查法、案例分析法等同于实证研究方法的现象较为普遍。2011年至2019年为实证研究方法运用的逐步规范与整体的缓慢发展阶段，文献数量开始增多，档案学实证研究意识提高，较为规范和严谨的实证研究方法运用成果不断呈现。学者们逐渐意识到档案学实证研究的重要性，积极鼓励采用实证研究方法进行档案学研究。马玉杰、赵淑芳认为，档案学的社会学科属性和研究对象决定了档案学的主流研究范式应该是实证研究。[11]丁海斌指出中国档案学研究方法的不足之处还有很多，如定性研究、价值判断过多，实证研究较为缺乏。[12]潘连根提出在档案学研究中要鼓励引导档案学者更多尝试采用实证的研究方法，以此弥补目前占主导地位的定性研究的不足。[13]最后，从研究流程情况来看，这一时期的研究多采用“问题-数据-结论”、“问题-理论-数据-结论”的步骤和流程，直到2011年才出现“问题-理论假设-数据-检验-结论”较为规范的实证研究方法研究流程和步骤的文献。[14]诸如“数据-结论”、“理论-数据”、“问题-数据”三种步骤和流程的文章，以及无相关问题提出、无理论假设或者无验证、无结论的“实证研究”的文章仍然存在，说明在档案学研究中较为规范和严谨的实证研究方法在逐步得到运用的同时，学者们对运用实证研究步骤和流程的认识还有所欠缺，实践中瑕疵较多，档案学实证研究方法的运用仍然处于缓慢发展阶段。2.1.2期刊分布分析。档案学的研究对象是档案现象，而档案现象产生于社会实践，采用实证研究方法有利于档案学实证研究朝着科学的方向发展。笔者统计了7种档案学核心期刊的论文数量和刊载档案学实证研究方法相关文献的数量，并分别计算出各期刊刊载档案学实证研究方法相关文献的数量占其期刊的全部论文数量的百分比，结果见表1。从各期刊刊载档案学实证研究方法相关文献数量来看，档案学界目前更多的是把实证研究作为一种研究精神，运用实证研究方法进行规范研究的文献数量较少，这与档案学界近年倡导实证研究的呼声较高但实证研究仍处于逐步规范与整体的缓慢发展阶段的发展特性有关。从占比看，《档案学通讯》《档案学研究》和《档案管理》对发表运用档案学实证研究方法论文的偏好程度相对高于其它档案学核心期刊。2.2数据收集方法分析。实证研究的本质是深入实践获得系统的、大规模的相关实际数据，对数据深入分析得出符合实际的理论。[15]数据收集方法指研究者如何获得能用于解答其研究问题的经验数据，主要有测验、问卷、访谈、小组讨论、观察和已有或二手数据等六种方法。[16]笔者删除提及实证主义、实证分析和实证研究而没有运用该方法的文献，剩余58篇论文。首先，运用已有或者二手资料的方法是指研究者使用的文档资料、物理数据和档案数据是从官方网站、数据库、文献资料和档案馆等渠道获得，占档案学实证研究数据收集方法的58.62%；其次，运用问卷法收集研究数据，占29.31%；再次，混合法主要是以访谈法与以上两种方法混合使用综合收集数据资料，占6.90%；最后，观察法运用极少，多依据论文作者的工作实践经验资料，占5.17%。测验法、小组讨论等方法在档案学实证研究中暂时还未见到运用实例。2.3研究主题分析。2.3.1研究主题内容分析。运用内容分析法和参照知网的主题分类，可归纳为档案学教学、师生和档案工作者调研、档案网站及新媒体、档案法与档案行政权力、档案管理、档案资源与档案信息化建设、企业档案、档案用户、档案安全与保护、档案学期刊、档案可视化、档案文化、民生档案等若干方面。以档案学教学、师生和档案工作者为调研主题的文章，多与档案工作者职业状况与职业认同度及满意度、档案专业人才与区域经济相关性分析等内容相关。在档案网站及新媒体方面，档案网站互动功能的调查、信息传播的效果、信息服务质量的评价、安全风险的分析与应对以及档案政务新媒体的研究等成为学者们实证研究的对象。在档案法和档案行政权力研究方面，以现行法律法规和规范性文件等为来源进行研究，关注我国档案地方立法、档案行政诉讼案件、档案行政权力清单中的共性权力的实证分析。以档案管理为主题的文章，大多针对档案的开放利用、管理模式、新技术的运用等展开探讨。与档案资源和信息化相关的文章关注档案信息资源的老化及开发、档案信息化建设、专题档案资源建设与管理和档案资源的整合等问题。同时，围绕企业档案、档案用户、档案安全与保护、档案学期刊、档案可视化、档案文化、民生档案等主题所展开的实证研究，也深化了学者们对实证研究方法的进一步理解和认识。2.3.2研究主题与数据收集方法对应关系分析。研究发现，在档案学实证研究中，针对档案学教学、师生和档案工作者的研究多采用问卷法，侧重于各种影响因素的分析。在以档案网站及新媒体应用、档案法与档案行政权力、档案管理、企业档案、档案学期刊、民生档案为主题的实证研究中，实证数据多来自于官方网站、文献数据库、实地查询获得的已有或者二手的资料。

档案文献管理范文篇10

西部民族档案文献遗产分散保存因素分析

1.历史遗存因素。在各民族历史发展过程中，掌握民族文化的大多是民族土司、土官、头人、喇嘛、毕摩、和尚、巫师、寨老、民间歌手等，建国后，这些民族知识分子所保存的民族文献一般都传给子女或徒弟。以彝族毕摩为例，云南楚雄州禄劝县著名的彝族毕摩张兴生于1930年，为毕摩世家，6岁开始从父学习毕摩知识。张兴毕摩家传彝文古籍众多，曾将上百部捐献给国家。该县另一彝族毕摩李天贵生于1915年，为六代祖传巫师，6岁开始从父学习彝文。他原有祖传、师传彝文古籍120余部，中有近百部被抄掠损毁，其后将18部捐献给楚雄彝族文化研究所。再以云南省勐海县佛寺傣文经书的遗存情况为例，勐遮乡的曼垒寺遗存有傣文经书76种451册，曼刚寺有44种172册，曼短寺有31种201册，曼纳麻寺有27种101册，曼柔寺有19种125册；打洛镇的曼厂寺遗存有56种248册，曼掌寺有34种201册，曼蚌寺有82种554册，曼景寺有27种64册；勐混乡的曼蚌寺遗存有49种422册，曼养寺有46种315册，城子寺有35种213册。[2]历史遗存因素是西部民间散存有大量民族档案文献遗产的重要原因。2.文化传承因素。民族档案文献遗产是承载民族文化的重要载体和媒介，其传承尤其是非物质档案文献遗产的传承，除文字记录传承外，大多是以民族性的集体传承为主。如盘王节是瑶族祭祀始祖的重大宗教节日，每年农历十月十六举行。节日短则三天两夜，长达七天七夜，除举行大型的祭祖仪式外，更以跳鼓舞和唱盘王歌以及反映历史、生产、爱情的民歌为主要内容。《盘王歌》又称《盘王大歌》、《盘古书》、《大路歌》等，主要叙述人类、民族、天地万物的形成和发展，以及瑶族祖先迁徙发展和生产生活情况，是研究古代瑶族社会历史、文化科技、宗教祭祀、经济生活等状况的重要口述档案遗产。盘王节不仅保留了瑶族口述档案遗产，对传承瑶族宗教文化、舞蹈文化、音乐文化等其他非物质档案文献遗产亦发挥了重要历史作用。[3]此外，许多民族档案文献遗产则通过父子、师徒等以口耳相传的方式进行传承，如贵州毕节著名彝族毕摩陈作真1895年生于世传巫师家庭，七岁跟父亲学习彝文，14岁学习彝文经书和宗教礼仪，19岁开始作法师，29岁承袭父职，任当地土司家族专职巫师。陈作真精通彝族宗教礼仪、彝文经书以及本民族历史，在传承民族历史文化方面发挥了重要作用。[4]西部少数民族历史文化的传承还有火塘传承、学校传承、寺院传承等方式。3.体制设置因素。为保护与传承中华民族悠久的历史文化，我国分别设置了档案馆、图书馆、博物馆和文化馆等系统，负责历史文化及其载体文献的征集与保护工作。1984年，根据《国务院办公厅转发国家民委关于抢救、整理少数民族古籍的请示的通知》，各民族地区民委都设立了“少数民族古籍整理出版规划办公室”，负责民族古籍的整理工作。由于学科视角不同，民族档案文献遗产多具有古籍、文物等多重属性。一般而言，“民族古籍是指曾经在中华人民共和国疆域范围内生活过的各少数民族和正在生活着的各少数民族在历史上遗留下来的一切用文字，具有某种文化涵义的符号即口头语言记录下来的文化载体。这种文化载体可以分为四大类型，原生载体古籍、金石载体古籍、口碑载体古籍和书面载体古籍。”文物则是有文化价值的历史遗留物，其形态主要是过去人们直接使用形成的实用性物品，如器具、工艺制品、建筑物和墓葬、遗址等，也包括金文、古籍、文档、印章、贝叶和石刻等文献。从民族档案文献遗产的内涵来看，其本质特征是具有原始性，而许多民族古籍、文物都具有这一本质特征。就外延而言，民族档案文献遗产中金石档案、口述档案和纸质档案等都与民族古籍和文物有较大的交叉性。基于此，图书馆、博物馆、民族古籍办等都把许多民族档案文献遗产纳入征集范围，这就导致了诸多文化机构和政府部门参与其保护工作，形成大量档案文献遗产为众多收藏单位分散保存的现实状况。

文化遗产框架下西部散存民族档案文献遗产保护问题