档案工作论文范文

导语：如何才能写好一篇档案工作论文，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公文云整理的十篇范文，供你借鉴。

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关键词:档案管理;档案;电子信息技术;保密

一、传统类档案保密工作特点

1.档案存放地点是保密工作重点。传统纸质性档案受自身条件限制，必须集中存放在温度、湿度适宜的场所之中。《中华人民共和国档案法》规定，档案存放地点必须具备防盗措施，要制定严格的档案存放地点管理制度，无关人员一律禁止进入，最大程度上保证了档案文件的保密性和安全性。

2.注重对于档案管理人员的职业教育。《档案法》中严格规定，机关、团体和企事业单位必须有专门的档案管理人员，严格执行各项档案管理制度。近年来，大部分省市和地区已经制定了档案管理员资格准入制度，要求单位档案管理人员必须持有相关的档案管理员资格证明，并定期组织档案管理人员进行业务知识和技能培训，加强职业道德教育。管理人员的专业化保证了档案管理保密工作的顺利进行。

3.较为合理地依据档案保密程度对类档案进行分级管理。按照有关规定，传统档案按照保密程度不同，分为绝密、机密、秘密等几个密级。在我国传统档案管理体制中，不同密级的档案需要进行分类集中管理，并对不同密级档案的管理和查阅等工作进行了详细规定。与此同时，对各个密级档案的解密标准、解密时限、解密方式等进行了严格限制。这就最大限度地保护了档案的秘密性。

随着社会信息化技术的不断发展，目前我国的档案管理模式已由传统的纸质型档案发展为利用电子信息技术为主的电子信息档案系统。与传统型类档案保密工作相比，电子信息档案保密工作有其特殊之处，一些传统档案管理工作模式已经无法适应信息化要求。近一个阶段，我国出现数起利用电子信息技术进行泄密的恶性案件，给我国社会主义现代化建设带来巨大影响。如何在电子信息技术条件下做好类档案保密工作，需要档案管理工作者给予高度重视和进行认真研究。

二、利用电子信息技术进行档案管理的优势和不足

1.利用电子信息技术管理类档案的优势。首先，电子信息档案保存管理相对方便。电子信息档案由于采取数码技术进行压缩，存储介质占用空间极小，对存放场地要求相对较低。其次，电子信息档案便于调阅和使用。由于电子信息档案传输速度较快，资料上传、下载、传输管理过程便捷，方便用户使用，可以极大提高档案管理工作服务社会的能力。

2.利用电子信息技术管理类档案的不足。诚然，利用电子信息技术管理类档案的不足和优势一样显而易见。由于电子信息技术自身特点，类档案一旦泄密，其传播速度快、传播内容丰富等特点会给档案管理工作和经济社会发展带来巨大危害。电子信息技术传受主体多样性的特点决定了电子信息档案泄密后，其损失难以在短时间内弥补。三、如何做好电子信息档案保密工作

笔者认为，做好电子信息档案保密工作总的原则应该是充分利用电子信息技术的优势，结合传统档案管理工作的经验，取长补短，努力克服问题和不足。具体说来，应注意以下几方面。

1.牢固树立档案管理以及保密工作的服务意识。无论是档案管理还是保密工作，其根本出发点都是为经济社会发展提供资料。利用电子信息技术进行性档案管理，其目的是为了更好地为社会提供服务。因此说，服务意识是档案管理工作必须树立的指导思想。

2.建立完善的电子档案查询使用制度，用制度化的方式确保电子档案安全。档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。

(1)要根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行。要在传统管理制度的基础上，结合电子信息档案的特点制定更加完善的管理制度。

(2)要充分保证电子档案储存介质的安全。电子信息档案储存介质一般以光盘、软盘及硬盘为主。一方面要采取相应的防火防水措施，保证硬件安全，另一方面要及时做好相应备份，防止电子储存介质发生故障后重要资料丢失。

3.进一步提高档案管理人员的职业素质和业务素质。担负利用服务工作的档案管理人员，是利用制度的直接贯彻者，对档案的安全负有直接责任，在今后的工作中，除了要对档案管理人员加强电子信息管理技术及档案管理专业技术培训以外，更为重要的是要加强职业意识教育。要培养他们高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神，热爱档案和档案事业；要有较高的文化知识，能总结和分析利用工作中的经验与问题，从中掌握利用工作的规律。

当然，利用电子信息技术进行档案管理是一个十分复杂的系统性工程，需要动员社会方方面面的力量参与其中，形成“保密带动管理，管理带动服务”的良性互动工作模式，切实将我国的档案管理工作提高到一个新的水平。

参考文献：

[1]《中国大百科全书》，陈兆吴主编.

[2]《中华人民共和国档案法》，法律出版社，2003年5月.

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截止1996年，档案馆保管着48个全宗的19212卷档案，档案起止年代为1984年至1994年(大部分为1988年以前)。档案载体为纸制的占94%，胶片占0.9%，磁带占1.7%。档案现状一览表。档案字迹40、50年代少量档案的字迹已出现褪变、扩散现象；部分档案为纯蓝墨水、圆珠笔油、铅笔等不耐久字迹。档案载体底片、胶片保存完好；40、50年代的部分档案已发黄、老化，纸强强度减弱；因地下库房湿度较高，纸张受潮；个别档案发现虫洞，有存损。采用的保护措施档案馆的保护工作主要是从外因入手，改善外界不利因素。

从1982年起，档案馆为地下库房(新馆即将投入使用)。档案馆工作人员立足现实，采取了较为可行的保护措施。1982年安装了防盗铁门，在每间库房门口均设置了10厘米高的防水隔段，并陆续购置了除湿设力求；1991年建立了较为系统的温湿度记录，加强了对库房温湿度的控制；加强库房的日常管理，做好防尘防虫、防有害气体等各项工作，开展档案的修复工作，修补、复制解放时期字迹褪变的档案450余卷。二、档案保护工作中存在的问题：

(一)库房与设备不符合规范要求。档案库房与设备是保管档案最基本的物质基础。地下库房的弊端显而易见：湿度高，不利于通风，不利于维护档案的安全。从维护档案的设备上看，存在单一、老化的问题。新馆的建成解决了档案保护工作最基本、最首要的问题。

(二)档案保护意识缺乏。档案保护工作是为利用工作服务的。当前由于过分强调为经济建设服务，在一定程度上导致了保护意识的减弱，表现在实际行动上就有所松懈。大的方面，如资金的投入，人员的安排；小的方面，如在接收、利用、整理、编研工作中忽视保护工作，修补档案未用专用浆糊，将档案放置地上，不注意防尘等。从中可以看出，档案保护意识在工作人员头脑中还相对淡漠。

(三)档案保护技术的培训研究不够，档案保护技术人才缺乏。

1培训不够。档案人员参加的档案培训，尤其是档案保护技术专题的培训相当有限。随着科学技术的发展，办公自动化的普及，档案的载体已呈现多样化的趋势，以胶片、磁性材料为载体的档案所占比例将有所增加。它们的保管、使用同纸制档案发生了根本变化。档案人员如果不随时补充知识，保护工作将无从谈起。各有关单位组织的培训不仅次数有限，而且由于资金、时间等原因难以保证参加。

2档案保护技术的研究不够。档案人员不仅要做好档案管理的日常工作，而且应加以总结、研究。在我局、馆人员撰写的论文、业务研究、调查报告中，很少有专门涉及档案保护技术课题的。

3档案保护技术专业人员缺乏。近几年，档案馆人员的学历、职称都有明显提高，但具有理论知识，又有丰富实践经验的保护专业技术人员却相当匮乏。档案保护技术是一门综合性的应用技术，档案专业人员虽有一定的理论知识，实际操作技能却很有限。

出现以上问题，也有某些客观原因：档案馆人员多是身兼数据职，征集、接收、整理、提供利用都要参与，难以保证“专”；部分保护技术很少接触，如裱糊、去酸等。

(四)制度不够完善。档案保护在档案馆的各项制度中都有所体现，但从总体上讲还存在着不深入、不细致的问题。在制度执行方面也存在一定的疏漏，由于人员少、时间紧，有的制度没有严格执行；工作只停留在表面上，缺乏必要的分析。

(五)财力投入不够。保护是一项专业性较强的工作，档案库房温湿度的控制、档案的修复、专门档案的特殊保护要求、专业培训等都需要相关的设备和资金为后盾。档案并无专项保护资金，使档案馆除维持日常的管理工作外，难以有足够的财力购置较为先进的设备及进行保护技术的开发、利用。如何进一步提高档案保护工作水平，我认为应当加强以下几方面的工作：

一、提高档案保护意识。认识提高了才能付诸行动。保护工作直接关系到档案的寿命，一旦遭到破坏，为经济建设服务也只会成为空谈。加强培训。开展、组织多种形式的培训、讲座。因档案保护工作的技术性较强，培训的内容不但要注重理论的指导，还要增强实际操作能力的培养，

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1、爱岗敬业，争取领导的重视。领导是否重视文档工作，在很大程度上取决于对文档人员工作的满意度。因此，要想使单位的文书档案工作有起色，首先要争取领导重视，文档工作人员还要注重完善自我，热爱本职工作，忠于职守，忠实肯干，发挥主观能动性，干出业绩，干出水平，让领导满意，更好地为单位的发展服务。

2、加强宣传，增强领导的档案意识。单位领导对文档工作不够重视，大多都是因为缺乏档案意识，认为文书和档案工作不是主要的部门，可有可无。这就需要文档人员经常向领导宣传文档工作。首先，要勤向领导汇报文书和档案工作情况，使领导受触动、受启发；其次，要努力做好档案服务工作，及时为领导提供上险恶机关和档案部门下发的相关文件材料，为领导提供档案利用信息，使领导逐渐认识到文书档案工作的重要性。

二、实施文档管理现代化是加强文档管理工作的必由之路

随着改革的深入发展，文档管理面临着许多亟待解决的问题，诸如文件和档案数量越来越多，给保管和提供利用带来困难。管理方法手段的落后直接影响了文件和档案质量等，只有实现文档管理现代化，才能有效地加以解决。

1、掌握现代化管理技能，提高综合素质。电子计算机技术在文档管理中的运用，使文件的形成、运行、积累、转换等各个环节与自动化办公相衔接，系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、统计等工作，这种现代化管理技术，迫切需要文档管理工作者去掌握和运用。文档管理数字化、信息化是信息社会对文档工作的必然要求，也是文档工作者的努力方向。所以，文档管理人员要结合本岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息技术的学习，努力使自己成为综合型文档管理人才。

2、利用现代化技术整理档案。纸质档案的整理工作繁琐，劳动强度大。而利用计算机整理文件，则可以收到事半功倍的效果。在人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，虽然都按照统一的标准，但因每个人的理解同，对同一个文件的分类不尽相同，就不可避免地产生分类不准确的，影响案卷的质量，给今后的利用工作带来不便。而按照新的《归档文件整理规则》，不需要拟定案卷标题，以件为单位，不仅省时省力，而且利用计算机检索达到方便快捷，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又可发挥计算机管理优势，提高了工作效率。真正达到了简化整理、深化检索的目的。三、加强在职教育，提高文书档案管理人员的整体素质

文书和档案管理人员的业务能力直接影响档案管理工作的质量，为了使档案工作人员能够适应工作的需要，要充分发挥档案工作工作人员的积极性、主动性和例行性，努力提高文档人中贩知识水平和管理能力。由于文件及档案种类和载体的多样化，管理方法要不断更新，因此，对文档工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原来那些传统的业务知识与工作方法，已不能适应新的形势，所以，必须对文档人员进行在职教育培训，尽快培养一批既能掌握新技术，又能熟悉文档专业知识的人才。

1、进一步提高文档管理人员对文档工作的认识。增强管理意识。文档管理是一项专业性很强的工作，它要求管理人员既要有高度的工作责任感、良好的职业道德、求真务实的工作态度、乐于奉献的工作精神，又要有扎实的专业理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理文档的基本技能。因此，文档管理工作人员只有具备扎实的专业知识，开拓视野、优化知识结构、提高综合素质，才能做好新时期的文档管理工作。一是通过各种形式宣传《档案法》、《档案人员职业道德》、《文书学》和国家有关文档工作规定，使文档案管理人员充分认识到搞好文档管理工作是自己应尽的法律责任和义务；二是把文件材料的形成、积累、归档、收集、整理、鉴定、统计和开发利用作为档案人员的职责范围，建立一个文档管理组织的领导体系，加强对文档工作的领导、检查和考核，不断提高文档管理工作水平。

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[关键词]档案管理；企业管理

档案管理工作做好了，一方面为企业高层管理人员及时了解企业整体经营状况，适时调整经营策略提供准确依据，为经营决策提供支持性证据；另一方面有利于社会各方准确认定企业经营成果，为企业与各有关方面进行有益合作奠定坚实的基础。在我国经济全面发展的历史背景下，做好档案管理工作，不断地更新档案管理观念，勇敢探索和尝试新的档案管理手段，以全面、真实地反映企业整体发展状况和经营成果。档案管理成果同企业经营管理的有机结合决定了该企业资源配置的取向和模式，决定着企业的商业版图和未来发展，对于实现该企业经营战略，不断提高管理效率具有深远的影响。因此，做好档案管理工作对于促进经济社会的全面发展、不断提升企业在市场经济中竞争力具有重要意义。

档案管理工作对我国现代企业制度的健康发展起着至关重要的作用。本文研究如何做好档案管理工作的目的是立足于我国现代企业管理的现状，吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果，不断适应档案管理工作的新形势，指导我国的档案管理工作，达到逐步培养档案管理工作人员的历史责任感感和使命感，进而激发广大档案管理工作人员工作热情的目的。

档案管理工作的重要性进一步淡化，很多人对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识，认为档案管理工作可有可无。再加上一些企业的档案管理工作人员自身就对档案管理工作没有给予高度重视，在档案管理工作中缺乏高度的工作责任感，良好的职业道德，办事细心的工作态度，乐于奉献的工作精神，又没有积累扎实的档案管理的理论知识、科技知识，因而不能充分认识到档案事业在社会发展中的战略作用和实际意义。工作中存在失位现象，工作责任心不强，对档案管理工作重要性的宣传力度不够，档案管理无用论在本部门滋生蔓延到整个企业。不利于形成企业管理层关心、重视档案管理工作的氛围，整个企业的档案意识进一步弱化。从而导致档案管理工作在管理方式新旧更替的历史进程遇到新的障碍，在整个企业发展进程中有边缘化危险。

随着数字化、网络化的不断深入档案本身也发生了转变。首先档案本身在数字化的冲击下其形式由原先可视记录识别型转变依赖机器识别的代码型（电子档案）。档案管理模式也从传统手工模式不断发展，历经单机数据管理模式、网络信息管理模式到知识管理模式，并且随着管理模式的不断变化其管理流程、手段等也发生了相应的变化。以前基于手工的档案管理流程需要针对电子档案管理特点相应调整。20世纪对档案管理理论影响最大的就是档案生命周期理论的产生和发展。档案生命周期理论将档案形成到销毁或转化为档案看做是一个整体过程、档案整体运动过程由于档案价值形态的变化可划分为若干个阶段、不同阶段的档案与服务对象、保存场所和管理方式之间具有内在的对应关系。档案生命周期理论为档案的阶段管理奠定了理论基础，档案生命周期理论准确揭示了档案运动阶段的前后衔接和相互影响，为实现档案一体化管理、为前端控制提供了理论依据。

缺乏运用办公自动化对档案管理方法进行更新改造。目前，一般档案管理都是采用一台微机一套软件的管理办法，档案管理与提供利用远远适应不了档案网络化发展的需要。档案管理手段的落后，给档案工作带来消极后果，主要是落后的档案管理技术跟不上日益增长的档案利用需求。造成档案技术落后的主要原因有两点：一是部分领导缺乏对档案工作重要性的足够认识，财力投入少；二是一些单位虽然购买了不少先进的档案管理设备，但由于档案管理人员操作不熟练，导致先进设备没有起到先进作用。三是，领导重视不够，虽有微机和档案网络，但档案并没有录入电脑，还按手工在进行工作。档案工作缺乏制度化的管理程序当前企业档案管理不规范主要表现在：一是档案收集不规范。在收集过程中，制度形同虚设，想交就交，不想交就不交，档案收集考核不明确；二是档案整理不规范。企业近几年发展较快，新档案人员不断进入，档案人员的专业素质参差不齐，在立卷过程中有的没有按照卷内文件目录顺序进行排序组卷，卷内目录与实际整理文件不相符，卷内资料漏失现象比较普遍。此外，在立卷时间上，有时会累积起来一次立卷，既不符合事毕立卷要求，又不利于查找利用；三是档案综合管理力度不够。由于现在综合档案管理室以一个班组存在，在行政上无法对各大部进行管理，在进行这项工作时，须向主管领导汇报，但主管领导一般都是兼任，本身的各项工作时间都较紧张，档案人员要想向领导说明一项工作较为困难，各项工作开展起来也较为困难，现在某些部门自设资料库，给档案的综合管理也造成困难。四是档案利用不规范。档案管理人员对档案借阅内松外紧，借出的档案没有按期归还。

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论文摘要：本文以文件生命周期理论为线索对文档一体化和文件中心进行分析指出了在我国进行文档一体化改革和建立文件中心具有必要性、可行性。同时用文件生命周期理论对二者进行比较进而指出文件中心是文档一体化之下当文件运动到暂时保存阶段时研究其保管方式、存放地址时的一种有益补充它不能也决不是实现文档一体化的一种具体模式、方法。文档一体化是必由之路文件中心应在文档一体化的思路指导下建设。

一、文档一体化与文件中心的理论依据及其必要性

所谓文档一体化就是将目前档案工作现实中各机关相对分散独立的文件管理和档案管理统一成一个有机整体进行管理而文件中心是介于文件产生形成机关和档案馆之间的一种过渡性文件保管机构国内学者一致认为它们的理论依据是文件生命周期理论。

文件生命周期理论告诉我们文件从其产生形成到最终销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程这一过程可分为若干阶段由于各阶段有其不同的价值、作用和特点各阶段文件存在着与之相对应的保管地点和存放方式。国内外学者对周期理论阶段划分不一各执一词。笔者认为比较适合我国国情和比较合理的是国内学者陈兆??的四阶段划分法将文件的生命运动过程划分为制作阶段、现实使用阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段。

文件生命周期理论强调文件从始至终都是一个完整的、动态的、连续的生命运动过程。而我国档案工作通过归档口的设置将文件的第一、二阶段作为文件将第三、四阶段作为档案并采取非统一的标准和方法进行管理使文件运动的不同阶段相对独立因此造成文档分离的不正常现象。要解决这一实际工作的难题必须实现文档一体化将文件和档案即将原来分离的二、三阶段揉合起来这种揉合是符合文件运动的特点的这两个阶段的文件都处于现行和半现行阶段都具有不稳定性、中间性和过渡性的特点都主要是为产生文件的机关、为发挥其原始价值服务的。从本质上四个阶段都是文件只是其价值、特点、存放地址不同因此文档一体化在现实中主要是对二、三阶段文件的一体化管理。

依据文件生命周期理论文件运动的不同阶段需要不同的管理方式、保管场所其中暂时保存阶段文件尤为特殊这一阶段的文件要经受时间的考验有的可能没有价值可以销毁有的一段时间内有价值然后再销毁有的具有永久保存价值将来还需要进馆保存因此需要一个过渡性的中间机构来专门对其进行整理、保管和利用。于是文件中心这一机构便应运而生了。国内外学者对文件中心的实践范围各说不一但其管理的对象、内容是一致的。

文档一体化和建立文件中心具有理论依据在理论上是成立的在实践中是否切实可行是否确有必要呢?回答是肯定的。

文档分离带来大量的弊端造成大量失控的具有重要价值的账外文件档案部门由此馆藏质量降低进而导致不能很好的发挥参考服务作用导致档案部门信息服务功能降低也导致了档案部门地位的降低。

随着我国高新技术的发展文件档案的计算机管理提上了议事日程。文件档案的计算机管理克服了以往工作环节、工作程序的重复雷同将文件和档案作为统一的系统工程加强文件管理的超前控制保证了档案的质量从而充分发挥了档案的作用。档案工作者提前介入文件的生命周期从信息源头做起的思想在世界范围内受到一致欢迎这种思想主要来源于为解决文档分离使电子时代档案工作从根本上动摇而提出的也是解决现实文档分离的根本办法。

最早产生于美国并在国外许多国家广泛流行的文件中心是否适合我国国情、能否在我国建立和推广至今在学术界仍未取得完全一致的认识。我国档案工作在集中统一管理原则指导下在全国范围建立了各级各类档案室、档案馆和档案事业管理机构构成一个严密完整的组织体系文件也经历着从现行文件阶段到机关档案室阶段再到档案馆档案阶段的生命运动过程也存在着类似文件中心的管理中间性过渡性半现行文件的机关档案室。然而笔者认为这并不排斥文件中心在我国建立推广只要注意文件中心的适用范围后文将详述它可以成为我国档案管理机构的有益补充。从目前试点的模式来看文件中心在我国是可行的而且是必要的，文件中心能改变中小机关档案工作薄弱的现状。档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节，在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。日益丰富的工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。

一、提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证

不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。

二、实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节

相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

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一是档案交接不及时。一些基层单位对档案交接工作不够重视，领导把关不严。老档案人员离了岗，新档案人员进了岗，而档案交接手续还未办妥，以致出现档案数量等问题责任不明、界限不清。甚至有的基层单位领导或人事干部认为档案交接只是一串钥匙的交接，从而使得一部分基层单位档案工作前后脱节。

二是档案交接手续不严密。按工作性质和岗位职责要求，档案人员交接应是一项认真细致、手续严密，责任重大的工作，而在一些基层单位档案人员离岗或调动工作时，移交不按程序办事，手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签的字也不签，从而出现一些基层单位档案交接只有一串钥匙的现象，忽视了档案交接工作中的重要内容，忽视了档案交接工作的基本要求。

三是档案监交工作不严格。一部分基层单位的领导把档案交接当作事务性的工作，看成是档案人员之间的事情，从而对档案交接准备工作很少过问，就连档案监交之时也懒得光临，使得基层单位档案监交工作不严格，工作程序不完整。

笔者认为：做好档案交接工作，不仅是明确档案人员责任，维护档案安全完整，确保档案工作连续不断有序进行的需要，而且也是《档案法》及《档案法实施办法》赋予档案人员的职责。如何做好档案交接工作，笔者认为应做好下列工作，采取如下措施：

一是档案交接要纳入基层单位的议事日程、工作程序和规章制度之中。档案交接是基层单位档案管理中的重要环节，应引起基层单位的重视，尤其是基层单位负责人应把档案交接工作摆上重要议事日程，在档案人员离岗或调动工作单位时要把好关，做到档案人员离职离岗先办理工作交接手续，然后再办理调动手续，对未办理档案交接手续的档案人员，不得签发调动工作通知，不得办理工资转移手续，不得离开原工作岗位，并要把档案交接工作纳入单位工作制度，列入有关人员的岗位职责之中。当地档案行政管理部门要加强基层单位档案交接工作的监督检查，对那些明知档案交接手续未办理妥，仍然随意签发调令的人员，要查明原因，分清责任，依法进行处理。

二是档案人员离岗离职之前要认真做好档案移交准备工作。档案交接分为移交和接收两个方面，而认真做好档案移交前的准备工作，是确保档案交接工作顺利进行的前提。对于移交方来说在正式移交之前主要做好五项工作：1对所保管的档案进行一次全面清理，做到帐物相符、心中有数；2对借出的档案要及时催还，一时归还不了的要问明原因，整理好借据，并在借据上注明原因及催还情况；3对未整理的零散文件材料要分类存放、清理排序，做到系统有序；4按档案移交要求编制档案移交文据及表格；5撰写档案移交说明。对于接收方来说，在接收之前要做好三项工作：1了解移交单位职能活动内容和工作活动情况；2向前任档案人员了解档案保管和档案工作情况；3必要时要了解或检查档案移交准备工作情况。只有交接准备充分，才能保证交接工作顺利进行。

三是认真做好档案监交工作。档案监交工作对档案交接起着鉴证和监督作用，因此无论是档案机构负责人交接，还是一般档案人员，特别是负责档案保管接待人员的交接，都必须安排专人负责监交。档案监交人员要认真履行职责，坚持原则，按程序办理。一般档案人员交接，可由档案机构负责人监交；档案机构负责人交接，可由分管档案工作的领导或档案行政管理部门派人监交。交接双方在监交人员的监督之下认真做好移交、接收工作，做到帐物相符，手续齐全，并要在交接文据上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名职务及移交清册册、页数等。移交文据一式3份，移交人、接收人各执一份，单位存档一份。交接工作结束之后，移交人、接收人、监交人应在移交文据上签字盖章，以示对交接工作负责。

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近几年全市乃至全国开展的档案目标管理考核工作，对于机关档案工作的规范化管理就是一种很有效的方法。但是档案目标管理市级标准是针对全市档案工作水平较好的单位而制定的，有些硬件要求较

高，对于某些办公条件紧张，没有房间做为档案专用库房，档案数量较少的单位，升级就是短期内可望而不可及的事情。这些单位也往往成为档案部门触及不到的地方。针对这种情况，就需要有一个比

较有效的方法来对所属行政区域内所有单位的档案工作进行监督指导。

当社会的档案意识还达不到应有的程度时，就必须通过一定的手段强化人们的档案意识，使之成为机关工作人员及公民的自觉行动。经过多年档案工作的实践，我认为档案工作检查可以说是档案行政管

理部门依法行政的一种有效手段和方法。因为档案检查标准和条件可以根据本地区档案工作的实际制定，适用于每个单位档案工作状况。档案检查可以触及到所属区域内各个行政企事业单位，又强调档

案的基础业务建设和档案的开发利用，有利于档案行政管理部门对各行政企事业单位的监督指导。这样做档案工作不仅可以引起各级领导的重视，将其纳入机关的议事日程，而且档案也在各项工作中发

挥了重要作用，可以收到较好的效果。丰台区档案局从一九八六年开始，就坚持对全区各行政企事业单位的档案工作进行检查评比和合格验收，即年初将档案工作的诸多要求制定出检查标准和条件，每

年六月底之后对照标准对各单位逐条逐项检查，检查前加强监督指导，检查时严格要求，检查后有问题的单位认真整改，检查结果向全区通报，档案工作在全区引起了各级领导的重视，档案工作管理水

平相应得到提高。经过十几年的不断修改和改善，现在检查标准已经接近北京市二级标准，并纳入了一部分市一级标准的内容，侧重档案基础业务建设和开发利用。����旜????X閷

档案工作检查在档案行政管理部门依法行政的诸多方法和手段中，有明显的作用，归纳起来主要有以下几个方面：

一、可以引起各级领导对档案工作的重视。

现阶段，有些机关的档案意识相对薄弱，仅凭档案部门的工作人员去做工作，还不能引起一些机关和部门领导的重视，而做为地区档案行政管理部门，代替政府履行行政管理职能，由档案局组织检查验

收，必定会引起各级领导的重视，随之会安排一定的人力、物力去从事档案工作，必然也会取得一定的效果。

二、有利于档案的综合管理，推动档案基础业务水平提高。

档案目标管理工作有力地推动了档案工作水平的提高，但是在档案目标管理工作中难免出现盲目追求升级单位数量，不顾升级质量等问题，从而达不到实际意义上的综合管理，某些单位档案工作中仍有

死角。而档案工作检查对文书、专门、科技、声像、实物档案的立卷归档情况一并检查，绝不留死角，改变了以往档案室只保存文书档案而不管其它档案的状况。由于每年检查，不会形成积存文件，不

搞突击，也保证了档案案卷质量。机关的会议档案、专业档案、基建档案、设备档案、照片档案、录音录像档案以及实物档案得到了综合管理或集中统一管理。档案的门类增加了改变了室藏结构，提高

了档案的综合管理程度。而且检查有利于发现立卷归档案卷中的质量问题，便于及时纠正，对于提高档案基础业务水平十分有益，也保证了档案馆档案来源的质量。同时也可以避免因盲目追求升级数量

而忽视或影响档案案卷质量的问题。

三、变消极等待指导为主动请求监督指导。

在社会档案意识仍相对薄弱的现在，一些单位对档案工作还不能得到应有的重视，档案人员兼职较多，哪个部门的工作抓得紧，就给哪个部门干，档案部门不主动有些单位就从来也不与档案局联系，甚

至立卷归档工作也不能按时完成。进行档案检查无疑会使这种状态得到改变。丰台区档案局在进行了十年档案检查之后，现在各立档单位不仅档案意识提高了，而且主动请区档案局进行监督指导，发现

问题请档案局帮助解决，一改以往消极等待的状况，档案工作出现了一种新的局面。

四、标准适合，使行政区域内各单位档案工作平衡发展。

近年来，全国大部分省、市进行档案目标管理考核，有力地推动了档案工作水平的提高。但是，档案目标管理是在各单位自愿申请的基础上进行的，一些单位只满足于完成每年的立卷归档工作，或受某

些硬件及其它一些客观条件的影响，根本就不申请升级，这样就有可能成为档案部门触及不到的死角单位，使一个地区各单位之间档案工作发展不平衡。进行档案检查则不同，所属区域内各单位都要参

加检查，接受档案行政管理部门的监督指导，必须完成检查要求的各项内容，而且检查验收标准也可以纳入档案管理体系、制度建设、基础业务建设、档案信息开发利用等内容，同样可以达到目标管理

考核的主要要求，即使档案保管条件相对较差的单位，也可以保证档案软件建设水平，从而保证一个地区档案工作能够平衡发展。坚持档案检查，还会使各单位由被动应付检查变为主动自觉地开展档案

工作，而且对于防止升级单位档案工作滑坡也是一种有效的手段。

五、促进档案开发利用工作。

档案检查不仅促进了档案基础业务水平的提高，为档案的开发利用工作提供了坚实的基础，而且档案检查时对各单位的档案开发利用工作可以提出各种要求，有利于各单位利用工作水平的提高。丰台区

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中小学校档案是中小学校在各项管理工作及教学、教研等活动中直接形成的具有查考价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。它涉及面广，包括综合管理、校园文化建设、招生、学籍管理、课堂教学与教学实践、毕业生工作、教学研究、校园环境建设、校园文化建设等方面的文字材料和声像载体。

中小学校档案真实客观地记录了中小学校发展的历程，是中小学校重要的信息资源。它既是一个中小学校长期教学活动中各个方面的实践经验总结，又是促进中小学校在今后工作中扬长补短不断继续前进的重要条件。分析中小学校档案，可以全面掌握中小学校教育教学工作等方面的延革和演变情况，更好地总结学校自身形象和价值观建设的得失、成败，为新的时期学校建设提供借鉴和依据。同时，中小学校档案汇集了中小学校现有的知识成果，记录了中小学校优秀的传统和历年来先进教职员工的事迹，形成特色的教育教学总结，是中小学校成长和奋斗的沉淀和记录，能有效的推动中小学校自身形象和价值观的发展。

二、当前中小学校档案工作普遍存在的问题

1.档案意识淡薄

长期以来，由于人们档案意识不强，在中小学校教学过程中，上至学校领导下至一线教师，他们“重教学、轻档案”的意识还在相当程度上存在，认为档案工作可有可无，认识不到档案工作在中小学校建设中的重要性和必要性。由于对档案重视程度不够，档案归案意识不强，档案信息资源开发不足，造成档案利用率不高。

2.档案材料残缺不全

中小学校档案应为中小学校的发展留下真实生动的轨迹，应该客观完整记录下中小学校各方面的工作。但目前在很多中小学校普通存在两种现象：一是没有综合档案室，学校各科室按照传统惯有的做法，只负责把自己科室自认为有用的材料加以收集整理汇总，档案保管各自为政；二是学校各部门与档案室协调工作严重脱节，档案工作人员没有深入各科室全面收集，各科室教职工贪图一时之便，也没有主动移交手中的档案资源。加之没有健全的档案管理制度，又缺少必要的监督机制，档案的错归错放、随意归档、缺失散失现象相当严重。

3.档案管理手段落后

中小学校档案不仅是一种历史资料，更是一种信息资源。因此，如何更为有效地利用这种资源成为中小学校工作发展的关键。目前的学校档案管理多是进行基本的材料收集、整理与保管，没有形成主动对档案资料进行分析、编研，以便有效地提供利用服务的意识，操作上也都是传统的、低效率的手工方式，极少运用计算机及网络技术进行管理，工作上也只是“你查我调”，还处于一种被动的、消极的状态，这些都不能充分发挥档案的作用及利用价值。三、做好中小学校档案工作的几点思考

1.增强档案意识，健全各项制度

增强全员档案意识是搞好档案工作的重要保证。首先，中小学校领导要经常向全体教职工宣传《档案法》，通过举办档案法讲座、开展档案知识竞赛来提高教职工的档案意识。其次，制定明确的岗位目标责任制，从而使各部门重视档案的收集、整理、归档。第三，建立档案的收集、保管、立卷归档和借阅制度，使档案资料进、出（室）及时，真正实现资源共享。第四，各部门要积极参与和配合，及时收集有关资料，使档案资料的完整性、准确性得到保证。

2.认真开展档案业务工作

档案工作是一项积累性工作，这首先需要档案工作者在日常工作中注重中小学校各类材料的收集和整理。档案工作者要加强宣传，密切保持与学校各科室、部门的联系，全方位收集中小学校本身产生的档案，同时，努力拓宽档案收集范围，挖掘档案资源，比如收集分散的知名校友档案等，使室藏档案内容丰富充实起来。二是制定符合中小学校档案特点的管理规范，包括归档范围、立卷程序、保管期限及密级规定；三是将档案信息及时提供给中小学校领导、各教研组和社会有关部门，使他们亲身体验到档案信息的价值，促使他们更积极主动地配合档案部门做好建档工作。

3.合理运用现代化科学技术

随着社会科技的进步，档案管理的现代化、信息化已是新时期档案事业发展的重要方向。现代化管理主要体现在两个方面：一方面是利用现代化高科技手段提高档案工作效率，克服以往档案工作的人工操作的落后性，不断地添置现代化的设备，如利用计算机进行检索，档案的缩技术、扫描技术、传真技术、网络技术及现代化的档案保护技术，使档案工作从落后的手工操作走向现代化的管理。另一方面是利用现代化管理手段推进文档一体化的管理，克服中小学校各部门之间归档材料衔接不紧、重复劳动等问题，通过计算机技术对文件、档案的全部信息进行统一管理，对文件信息的生成、档案信息的转化、档案信息的全文提供及利用实行一体化管理，使中小学校档案室不仅是管理部门，更是一个信息供应中心。

4.努力与校园文化建设相结合

中小学校档案是展示中小学校自身形象和价值观建设成果的重要载体，因此中小学校档案工作要站在广阔的社会文化背景之下，努力体现多姿多彩的生命魅力和独具个性的文化氛围，最大范围反映中小学校的文化风貌。为更好的满足校园文化建设的需要，使档案室的档案信息资源能够通过多种渠道与方式开发和传递给利用者，从而实现档案信息的活化和共享，档案工作者要争取校领导的支持，进一步完善学校档案室的功能建设，努力与德育教育各类活动相结合，把档案室建设成集宣传、教育、信息服务和学术交流于一体的文化机构，成为校园文化建设的重要基地。

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1其考核程序基本覆盖了高校近期档案工作的发展进程

(1)增强档案意识，建立高校档案领导体制

近年来，凡申报考评的学校基本建立起相应的档案工作领导体制以及与学校整体发展相适应的档案工作机构。一些高校档案馆的建立，表明高校档案工作地位正稳步提高，标志着档案工作迈出了与学校整体建设同步发展的第一步。多数高校采取有效措施，加强领导对档案工作进行决策、监督、执法、调控的力度，如成立校级档案工作委员会等。多数学校将档案工作纳入学校的中期规划和年度工作计划之中，为学校档案工作的发展创造了良性发展的环境。

(2)加强队伍建设，档案管理形成网络

随着学校对档案工作认识程度的加强，档案干部队伍建设逐步得到重视，队伍结构不断优化，人员年龄呈现年轻化趋势，知识层次及专业素质均有较大幅度提高。多数学校已形成由学校领导分管、校办主任主管，专职档案人员负责，兼职档案人员配合的档案工作网络体系。为学校档案工作的正常开展提供了可靠的组织保障。与此同时，各校建立了相应了岗位责任制，与考核制度互为制约，将档案工作“目录管理”融入学校的“目标管理”中，从而形成“目标管理”的公共环境。因而有效的保证了档案工作“目标管理”全过程的实施。

(3)建立健全档案管理制度，与档案工作进程保持同步发展

由于档案工作程序日趋完善，档案管理制度的修订、完善、更新的任务日渐艰巨、为适应档案工作快速发展变化的特点，各校采取一系列措施，如将档案规章制度重新修订后汇集成册，制订特色档案管理制度等。通过制度建设，规范了学校档案管理方法和程序，档案材料的系统性得到制度保证，同时档案人员通过完善的制度建设，对档案进行实时控制成为可能。

(4)档案基础业务建设步入规范化、标准化轨道。

高校档案工作“目录管理”将传统的档案管理注入了生机和活力。自此，打破了传统模式中由于缺乏统一的工作标准而出现的分散管理局面，提出了科学、规范、标准的操作方式。部分高校档案部门据此展开各具特色的有益尝试。此外，档案部门与有关部门密切配合，参与学校科研成果鉴定、基建项目竣工、设备开箱验收等重大活动，一定程度上实现了档案工作和学校主要职能活动的同步管理。档案分类日趋势科学、合理，逐步形成了适合学校档案工作实际的档案分类方案，并在实体分类的基础上，开始多途径的尝试信息分类的实践。多数试点高校在经历了整改过程的“短期阵痛”后，已开始步入良性发展阶段。并为档案工作再上新台阶奠定了基础。

(5)引入现代化手段，主动开发档案信息资源

高校档案部门在积极探索利用途径，不断丰富检索工具的基础上，围绕学校的中心工作和重点任务，分析档案需求信息，编制出大量适合当前高校改革和发展的档案编研资料。转换被动服务方式，突出主动服务特色。依托现代科技，制备出多层次档案编研成果，不仅满足了利用者的需求，而且深化了档案编研的层次。

2其实施效果给档案部门带来双重收益

(1)硬件设施地更新、充实，使档案管理条件和信息开发手段得到改善。

高校普遍增加了对档案工作的投资份额，为档案部门单独配备或更新了现代化设备，并配备了与之相应的专业人员，辅助档案现代化管理工作的开展，并已取得可喜成果。

(2)软件收益显著提高：

领导档案意识加强，为档案部门解决了大量现实问题。通过“目标管理”使档案部门获得与其他教学部门等同的位置，接授档案专业考评，其考核过程和结果在校内引起关注和重视，客观上提高了档案部门在学校的知名度，为档案工作在学校综合管理中赢得了相应的地位。档案人员的业务能力和工作水平在实践检验中全方位得到锻炼。考核和提高。档案工作的规范化、标准化、现代化程度大幅度提高，档案信息开发成果倍出，为今后的工作奠定了坚实的基础。

从其整体收益不难看出，高校档案目标管理不仅是对高校档案部门综合能力的全面考核，而且是帮助高校档案部门从档案管理的初级阶段步入中、高级发展阶段的转折点。

3从推进程度分析其实施过程的难点“目标管理”推广实行后，一些学校在实施过程中，遇到了某些实际情况和“目标管理”的有关条款不兼容的难题，突出体出在档案工作与学校整体工作要求保持“四同步”发展等问题。究其原因，高校档案“目标管理”是从档案工作发展角度出发，对档案工作的主体环节及周边方面加以规范，力争使之尽量合乎标准。然而，档案管理作为一门边缘学科，其承载内容涉及各个领域，管理方式渗透到多个层面。如果将档案作为一个隔离体研究，则将失去其存在的意义。同样，档案工作作为一种动态的存在方式，应考虑到它与周边介质的相互作用与影响。上述问题的主要症结是“目标管理”的设置初衷没能找准档案工作的位置——服务性、辅，过分夸大了档案部门的职能和作用。其基础性、局域性表明它无法与学校整体的中心工作和重点任务并举，更不能单方面越级协调学校的整体规划和片面干预教、科、研工作的实施过程。相反，如果从档案行政管理部门的角度出发，重新审视高校“目标管理”的难点，站在管理者的高并，与平等级别的管理机关协调和处理档案工作及周边关系，相对而言则简单些。从所周知，横向协调和纵向隶属的关系在处理问题的方式上显然是不同的。据此可见，如欲加快高校档案工作“目标管理”的推进速度，应当采用“最小阻力法”，将问题的难点由制发机关与教育行政主管机关协商解决。以此保证其下行的通达性，加强实施的可操作性。

4从高校档案部门对考评工作的反馈意见分析其可能产生的中期影响

从目前高校档案部门对考评工作的反馈意见看，认为考评基本反映出高校档案工作的特点和档案管理的全过程，具有较强的可操作性。但是，经过整体考评过程后，总感觉有些缺憾。在实际考核和验收过程中，似乎比较偏重申报性文件资料的齐备与否，而实际工作的量化程度及考评前后的差异状况未能充分体现出来。这样会出现一些负效应，一些学校在初步了解了考评程序后，在申报文件和自检报报告上大作官样文章，而较多的忽略了档案工作扎实内功的修炼，致使高校档案工作“目标管理”的效果大打折扣。如据此预测其中期效果，终究会对高校档案工

作“目标管理”的整体运作蒙上一层阴影。另外从考评结果看，一些学校反映考评后的奖励由于学校受到某些因素的制约无法兑现，若此现象发展至在数量上具有一定的代表性，势必在一定程度上影响档案人员继续取进的积极性。既然是依法治档，档案行政管理机关能否以此为依据，向有关的财政部门申请专项经费用于此项活动的表彰和奖励。这样，既可缓解不校经费紧张状部分，又可保证此项工作持续执行的效果。高校档案工作“目标管理”对高校档案工作产生的影响实行高校档案工作“目标管理”对高校档案工作总体发展水平不均衡，档案工作尚未与高校整体工作完全实现“四同步”，档案干部素质差异较大，档案部门环境设施有待进一步改善，档案信息开发薄弱于基础业务建设等高校档案工作现存的问题，具有较好的“医治”作用。一定程度上可以改善或缓解目前存在于高校档案部门的尖锐矛盾，相信经过一段时间的努力，高校档案工作的整体水平会在现有基础上整体提高。此外，随着档案工作“目标管理”等级地递进，从“目标管理”的内容，可见档案工作重点逐步从基础建设转至现代化管理，其所占比重也在逐步递增。既然高校档案工作“目标管理”设置者在其设置初衷，已预测到档案工作发展趋势，主观规定了其发展轨迹，相信在进一步推向深入的过程中，客观上会在中期发展阶段看到其显著轨迹，相信在进一步推向深入的过程中，客观上会在中期发展阶段看到其显著成效。但是，前文述及的某些问题也不容忽视。倘若在近期解决不好，势必成为阻碍发展的隐患，其日积月累的负面效应，会逐渐吞噬高校档案工作“目标管理”的主体。

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档案管理基础工作时对档案进行收集、整理、编研、著录和保存等，在具体工作中要以科学的方法对其实行标准化、规范化操作，具体工作如下：

（一）加强档案清查工作

档案管理中对档案室收集的文件资料，必须进行严格分类，整理、著录、归档这些程序，才能实现档案标准化、规范化管理。

（二）统一档案分类号

应用现代化进行档案管理能够方便人们对档案资料的快速查找需要。因此，对企业档案室的档案进行统一分类号是非常必要的。遵循国档发[1991]20号《工业企业档案分类试行规则》（企业档案十大类分类法）的要求，以本企业全部档案为对象，依据管理职能，结合档案内容及其形成特点，作出科学的、统一的档案分类号，制定了本企业《档案分类细则》，从而保持档案之间的有机联系，便于科学管理和开发利用，共设置十个一级类目，采用0—9标识。例如：党群工作类一分类编号“0”、基本建设类—分类编号“6”等。结合各大类档案形成的不同的特点，可以设置二级类目、三级类目。如：地形—分类编号“6.11.13”。

（三）规范使用题名提高检索准确率

首先要保证档案题名与档案内容相符；一般照实抄录。没有标题或标题不规范的，应自拟标题，外加“[]号”，有副标题的文件，如果正题名能够反应文件内容时，则无需抄录副提名。其次独立性强的文件附件，可在正提名后抄录副提名，外加“（）号”，如：“关于进一步加强精神文明建设的决定（附：市民公约）”。最后，需要根据用户检索需求，正确填写档案内容。如：“关于聘任李玉等2名同志专业技术职务的通知（质计部：李玉，生产部：王东）。”利用计算机一次输入多次输出的功能将人名、地点、时间与机构分别著录为日后制作等检索工具打下了基础。

二、加快数据准备推进档案现代化管理进程

档案基础工作数据量非常的大，因此需要采用科学的、规范的工作流程才能够最大限度的提高档案现代化信息管理进程。

（一）抓重点，循序渐进进行整理

档案管理的工作重心是提高档案的利用率，因此在档案基础工作整理中，要抓住档案内容重点，满足实际需要，快速建立起与实际应用的沟通机制。在对档案进行综合整理过程中，首先，对应用价值高、利用率高的档案进行优先整理，其次，对开放性的核心档案进行加工整理，再次，对不开放的档案进行整理，最后对利用率低的档案进行整理。档案整理不可盲目性和随意性，要严格按照整理历程循序渐进进行。

（二）分等级、分层次著录

在进行档案著录过程中可以根据档案的等级进行分层次著录。在对档案进行分级时，大体可以分为四个等级，第一等级是利用率高的重要文件；第二等级是利用率高的一般文件；第三等级是利用率低的重要文件；第四等级是利用率低的一般文件。在分级的档案中又可对其进行分层次著录，可以分为三个层次，即：文件级著录、组合级著录和案卷级著录。文件级著录是档案包含内容庞杂，理论点多的文件；组合级著录是档案涉及文件多但内容相同或者相关；案卷级著录是档案反应问题单一的文件。分等级、分层次著录能够区分出档案的内容和特征，同时又可以在整理中有序进行省时省力。

三、结束语