信息档案管理论文范文

导语：如何才能写好一篇信息档案管理论文，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。

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1.1时展的需要

为适应时展形势，医院信息化档案管理建设的速度应不断加快，诸如及时地开发档案管理软件、使用现代化办公设备并开发档案信息管理网络系统，做到档案信息资源共享，力求档案管理现代化，提高现有档案管理资源的应用水平及档案管理的工作效率。

1.2医院可持续发展的需要

医院要实现可持续发展，就要做到人尽其才。档案材料是发现人才和建设人才的关键，以做到人才的合理使用。医院档案管理信息化，不仅可以提高医院信息技术的使用效率，而且有利于医院人才的开发利用，为医院的发展服务。信息化技术可以是医院档案资源得以有效利用，更能够延长档案使用寿命。

2医院档案信息化管理中存在的问题

2.1信息化管理没有全面展开

医院档案实施信息化管理是时展的需要，更是推动医院快速发展的需要。在医院档案管理中融入信息技术，是医院现代化管理的重要途径。由于信息技术已经广泛应用在医院的行政管理部门、医疗技术管理及运营管理方面，档案管理中虽然采用了信息技术，通常是局限于档案的电子化管理，并没有进行全面的信息化建设。如医院的人事档案、医疗技术档案、文书档案等，还处于人工操作的阶段，只有在信息录入的时候，才会使用计算机操作，这种相对滞后的医院信息化建设严重地影响了医院的未来发展。

2.2没有建立标准的档案信息化管理体系

医院的档案管理工作要全面展开，就要将规范化、标准化的信息化管理体系制定出来。从目前医院档案管理来看，虽然出台了一系列规范，但是并没有形成相互衔接、有效贯通的信息管理体系。比如医院实施档案信息化管理，但是计算机软件的通用性存在不足，缺乏医院等特殊领域的实用性，严重制约了医院档案管理步伐。此外，医院针对计算机网络技术的信息安全问题并没有制定行之有效的技术管理标准，严重妨碍了医院档案信息化管理进程。

3做好档案管理信息化工作的有效途径

3.1实施医院档案信息管理标准化建设

医院档案管理由传统的管理模式向信息化管理模式转变，实现了实体的档案管理向信息化转向的过程，这就有必要建立信息化档案管理制度，统一制定档案信息化管理规范和技术标准，以对医院各方信息规范化、标准化管理。另外，实施医院档案管理，并不局限于档案管理部门本身，而是涉及到医院的各项工作，信息化网络服务系统，可以将医院各职能部门及医护之间的管理建立起来，促进相互之间的沟通，以快速地获得档案信息，有利于档案管理部门人员及时准确地收集医疗信息、对医疗信息进行整理，以为医院管理决策的制定提供可参考依据。

3.2提高档案管理人员职业素质

医院档案管理的信息化建设有赖于档案管理人员职业素质的提高。作为医院档案工作的主体，档案管理人员要跟得上信息化时代的脚步，就要在自身的工作领域中不断地学习、不断地探索、不断地创新，以运用现代化信息管理手段更新工作方法，提高专业技术水平。档案管理人员在更新观念的同时，还要善于将计算机数字化管理技术运用于档案管理工作中，做到两种知识的有效融合，通过建立档案数据库，完善信息资源库，将来自各方面的档案信息有效整合、统一管理，从而使档案管理的服务效率有所提高。

3.3强化档案管理保密工作

档案管理是具有服务性质的工作。医院档案的信息化管理决定了档案信息的开发利用效率达到最大化，实现了信息共享，同时档案资源的安全性有所降低。为防止档案信息数据库受到病毒或黑客攻击，档案管理人员要树立安全防护意识，做好档案管理软件的安全维护工作。另外，档案管理具有政治性，在档案人员对于医院的人事档案、病历档案进行分类管理的同时，还要做出细心鉴定，尤其对于收集到的特殊数据，要认真鉴定、严格审查，以根据档案密集程度规范档案资源的开放范围。除档案管理工作之外，档案管理人员还要对计算机的安全性负责，以避免电子文件损坏。

4结语

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有利于提高高校档案的服务水平传统高校档案管理主要采用的是手工操作模式，然而高校档案管理工作的内容比较多，工作程序较为繁杂，往往需要花费大量的人力，也会浪费很多时间，工作效率不高，而且很容易由于人为因素而影响档案质量。比如，档案装订立卷工作以传统手工方式操作，工作人员的劳动量就非常大。又比如档案信息检索工作，如果采用人工方式寻找，检索的时间很长，而且手续非常繁琐。加强高校档案管理信息化建设，可以利用现代化先进的计算机技术、网络技术、数字化技术等对等高校档案进行加工、整理，只要通过信息系统就可以完成档案管理、分类、查询等工作，而且可以通过计算机对以往档案的案卷、全引、专题等目录进行统一编目建立一个系统的计算机目录索引系统，这样可大大减轻工作人员的工作量，也可以提高工作效率，减少人为误差，提高档案管理质量。同时，档案管理信息化可使高校档案信息资源得到最大程度的开发、利用，实现信息资源共享，从而提高高校档案管理的服务质量。

2加强高校档案管理信息化建设的建议

2.1提高高校档案管理建设的标准化想要实现高校档案管理信息化建设，首先应提高档案管理的标准化，也即是指在实际工作中应严格按照相关的标准、规范执行，建立统一的工作标准和依据，从而有机组合高校档案管理的各项工作，尽可能提高高校档案管理的工作质量。目前，高校档案管理普遍存在标准不统一、各自为政的现象，而且档案信息化软件开发和信息化建设等方面较为分散，为此，应该安排专业的人员全面研究高校档案信息化建设建立一套全国统一的档案管理信息化建设软件系统，同时应制定统一的档案管理技术，而且应结合国内外档案管理标准以及档案管理发展趋势制定高校档案管理信息化建设需要遵守的准则。比如，文献索引标准、信息传输标准、通讯标准、网络数据库建立标准等。通过科学的组织、协调各高校档案信息化建设，确保各高校的工作管理软件统一，促进各高校档案信息的互联、互通，实现信息资源共享。

2.2加强档案信息数字化建设传统高校档案基本上都是以纸质档案为主，需要占用很大的空间，而且工作量非常大，需要查阅时会花用很多时间，导致每年高校档案管理费用支出不断提高。而且由于纸质材料的特点，长时间很容易出现泛黄、粘连、发脆等问题，在很大程度上会损坏档案质量。加强档案信息数字化建设可以以计算机数据库为平台，利用一些特定的软件整理、排序、存放各种档案信息，便于查询、检索。而且数字档案可以复制，计算机数据库的容量非常大，可以存放大量的档案，因此相对于传统纸质档案，数字化建设具有便于管理、安全性高等优势。

2.3加强网络安全化建设在高校档案管理信息化建设过程中，由于计算机网络的特点，安全保密问题也是需要重视的问题，高校应结合自身的实际情况制定一套科学、合理、严谨的信息化档案安全保密制度，而且需要不断加强档案管理人员的安全防护意识以及技能。同时，应引进最新的计算机网络安全防范技术，设置安全防火墙，及时、有效防范计算机“病毒”、“黑客”等不安全因素。

2.4加强档案管理人员队伍建设人是高校档案管理工作的最终执行者和主体，想要加快档案管理信息化建设，这就要求档案管理人员具备较强的综合素质，不仅需要具备基本的计算机技术技能，同时要求具备良好的道德修养及职业素养。因此，高校应注重档案管理人员的培训工作，制定科学的员工培训管理制度，不仅应丰富档案管理人员的信息化管理知识，也要提高管理人员的业务技能，培养一支专业的档案管理复合型人才队伍。其次，应建立合理的考核机制，定期对档案人员的实践操作技能进行考核，并且将员工的工资和考核结果直接挂钩，这样有利于激励档案管理人员重视档案信息化管理，不断提高自身的业务能力。

3结语

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通过对医院档案管理过程进行分析可知，受到多种因素的影响，医院的档案管理效果还不够理想，在档案管理过程中主要存在以下几个方面的问题：

1.1档案资料在保存过程中存在较大难

储存医院档案传统的做法是以纸质为主要的存储介质，部分以磁带、影像带、胶片为介质和部分电子文档资料。这些存储介质很容易出现发黄、霉变、破损、受潮等问题，所以难以永久保存和备份。因此，如何提高医院档案资料的存储质量，并充分满足医院档案管理需要，成为了制约医院档案管理发展的重要因素，只有有效解决档案资料的存储问题，才能提高档案管理工作水平。

1.2档案资料在管理和查询过程中存在一定难度

目前很多医院仍沿用了传统的以人工为主的档案管理模式。传统的档案资料查询的流程是：查作者，到案卷目录，再查到文件目录，根据文件目录记录的档案号信息查到档案在库房的存放地址，然后通知库房调卷，办理相关手续，查阅非常耗时、耗力。由于缺乏现代化手段的应用，医院的档案管理还停留在手工状态，不但制约了医院档案资料的查询和应用，还影响了医院档案资料的查询效果。因此，档案资料的查询难度问题必须得到有效解决。

1.3档案材料的利用率低

没有得到充分利用纸质档案具有易损坏、低效率、不便于统计和查询等问题，这些问题使档案的利用率显著降低。在医院档案信息方面，各种处方用药以及药效、药的配伍、药的副作用都具有统计意义，单纯用人工查阅这些原始资料，然后统计这些信息，工作量太大了。考虑到医院工作实际，档案资料数量较多是档案管理所面临的现实因素，如果不采取现代化的分类和查询手段，医院档案资料的查询和利用难度问题将难以得到有效解决。

2.医院档案管理应用信息化手段的具体措施

鉴于医院档案管理的现实需要，以及医院档案管理中应用信息化手段的必要性，只有认真分析医院档案管理实际，把握医院档案管理原则，才能保证医院档案管理取得实效。为此，我们应从以下几个方面入手，在医院档案管理中应用信息化手段：

2.1在医院档案的保存过程中积极应用信息化手段

医院由于档案信息材料较多，采用传统保存手段不但需要建立专门的档案保存室，还要定期对档案材料进行整理，工作量非常大。并且传统档案保存对环境要求较高，一般场所难以满足实际保存需要。基于这一现实要求，在医院档案管理中应用信息化手段，将档案信息材料经过电子化变成电子文档，不但节约了档案保存成本，同时也提高了档案保存质量，满足了医院档案管理需要，提升了医院档案管理水平。

2.2在医院档案的管理和查询过程中全面应用信息化手段

应用信息化手段之前，在医院档案的管理和查询过程中，主要是根据档案文件名进行检索。由于医院各类档案资料数量较多，人工检索的周期很长，给档案管理和查询带来了较大的困难。在这一困难面前，应用信息化手段是医院档案管理的必有之路。基于信息化手段的优势，在医院档案管理和查询中，积极使用计算机技术和网络管理手段，是提高医院档案信息查询效果的重要措施，对医院档案管理而言具有重要意义。

2.3在医院档案的调用过程中有效应用信息化手段

要想满足医院档案资料的调用需要，单纯采用人工调用手段不但费时费力，整体工作效率也十分不理想。基于这一现实需求，在医院档案的调用过程中，积极应用计算机技术和网络化手段，不但实现了快速调用档案材料，同时也提高了医院档案的管理效率，对满足医院档案管理需求，提升医院档案管理效果具有重要的促进作用。

3.医院档案管理应用信息化手段取得的积极效果

通过对当前医院档案管理过程进行分析后可知，应用了信息化手段之后，医院的档案管理工作在实效性上有了明显的提高，信息化手段对医院档案管理的促进年作用也十分明显。结合医院档案管理实际，医院档案管理应用信息化手段取得的积极效果主要表现在以下几个方面：

3.1信息化手段提高了医院档案的保存效果

应用了信息化手段之后，医院的纸质档案大部分都转化成电子档案，不但节省了档案的存储空间，同时也提高了档案的存储质量和保密效果，有利于延迟档案的存储时间，保证医院档案能够在规定时间内实现良好存储，满足医院档案存储需要。从当前信息化手段的应用来看，信息化手段的应用提高了医院档案的保存效果。

4.2信息化手段满足了医院档案的管理和查询需求

鉴于医院档案管理和查询的实际难度，在医院档案管理中应用了信息化手段之后，计算机技术和网络手段为档案管理和查询提供了有力支持，既保证了档案能够快速查询，同时也提高了档案查询的准确性和整体效率。因此，信息化手段的应用满足了医院档案的管理和查询需求。

3.3信息化手段提升了医院档案的调用效率

在医院档案调用过程中，由于传统人工手段难以满足实际需求，信息化手段的应用成为了必然。通过对医院档案调用现状进行分析后可知，信息化手段既提高了档案调用效率，同时也保证了档案调用的准确性。由此可见，信息化手段的应用，对提升医院档案的调用效率起到了关键作用。

4.结论

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(一)人工管理人事档案的劣势

一另外时间一长,会产生大量的工作文件和人事数据,对于档案的查找、更新和维护来说有着很大的困难。企业在耗费了大量人力进行陈旧的人事档案管理工作,一方面加大了员工的工作量,使员工的负担过重,难免产生较大的工作压力;在这样负面的工作状态下,很难人事保障档案的准确性、可靠性和机密性。由于企业人员流动大,再加上社会不断地发展和迁移,许多由人工记载的历史资料在迁移的过程中还会发生丢失或者严重的残缺。如此负面循环,会造成诸多不便,使企业无法得到更好的发展。在信息化、网络化、数字化得到广泛应用的今天,企业如果仍然采用陈旧,落后的手工方式进行人事档案管理,那么档案管理工作的就极易出现这样那样的纸漏,人力、财力等方面的资源浪费仍将持续,这与“厉行节约、反对浪费”的时代强音很不和谐。

(二)人事档案信息化管理的优势

随着社会的发展计算机系统管理随着社会的发展计算机系统管理己经逐渐替代人工管理,采用信息化管理手段的事实档案管理体制己逐步形成,在社会主义市场经济条件下进行探索和研究,逐渐进入了人事档案管理的新模式。作为计算机应用的一部分,使用计算机对人事档案进行管理有着局域手工管理无法比拟的优点,比如:检索迅速、查找方便、可靠性强、存储量大、机密性好、寿命长、成本低等。因为人事档案管理信息系统是一个非常典型的管理信息系统,所以它能够为用户提供很好的窗口界面、充足可靠的信息数据、简单方便的维护手段和灵活多变的查询方式,以便快捷准确的查询出结果。圈加强人事档案管理现代化和信息化建设是实现人事档案管理服务于人事工作、人事制度改革与发展的需要,有利于材料的完整保存。利用计算机建立人事档案不同类型的数据库,通过信息统计,对个人政绩、业绩的评价提供量化依据,实现计算机对人事档案完整和动态、立体的管理体系,可以及时、准确和全面的提供人事资料和相关数据,从而极大地提高组织人事部门的工作效率。

二、如何加强人事档案管理信息化建设

(一)建立科学完整的现代化管理体系

人事档案管理工作的好坏,在很大程度上决定了企业能否更好的发展,它直接影响着企业正常运行的决策与管理,然而,不少企业对于人事档案管理缺乏科学的认识,仍然采用陈旧的管理方式,不仅耗费了大量的人力,也无法取得事半功倍的工作效益。这种现象,在社会急速发展的今天,对于一个企业,无疑是致命的。企业利用计算机的现代化技术和专业的网络人才,构建科学完整的信息系统,能够充分的使用资源,达到资源共享的信息化建设,及时对那些不适应新时势、新要求、新手段的规章制度进行改正,确保建立安全合理、科学、规范、民主、公正、严谨的人事档案管理制度。实现计算机对人事档案完整、准确的工作定位,产生立体的管理体系,能够及时的配合人事的调配和企业工作的需要,提高组织人事部门的工作效率。

(二)注重系统的管理与维护

由于利用计算机对人事档案进行管理必须以电力支持为前提,所以,这种先进的管理方式也有局限性。一旦失去电力支持,整个人事管理系统会进入瘫痪界面。因此,我们要在保管好实体档案的基础上,将有关信息全部录入计算机,实现人事档案的电子化,利用干部人事档案信息对干部队伍进行综合分析,使得档案的检索和查询更加迅速和便捷,为提拔、选用干部和人员考核提供信息和决策依据。在录入数据库的基础上,建立每个人的个人档案信息平台,以姓名、岗位、身份证号、本人照片等重要信息作为检索,以人事档案的目录作为条目链接。随时通过计算机增加个人的考核、奖惩、教育、成果等数据资料。在丰富个人信息的同时,突出个人特色,实现档案的动态管理和补充。实现上述目的,需要建立在一定软件系统的基础上,还要添置必要的设备,比如计算机、打印机、扫描仪等设备,加大对档案管理的资金投入,使事业单位的人事档案管理工作真正实现现代化和信息化。

(三)确保档案信息数据化和服务网络化川

收集人事档案信息是为了能够充分使用资源,达到资源共享的效果。以人事档案信息系统为中心,建立计算机网络分系统,以人事档案管理系统为中心,还可以实现跨界的工作调配,方便快捷。如通过人事信息系统完善财务工资系统,人事上的工资变动可以直接通过网络系统传发给财务科发放,有些直接可以发放到员工本人手里,而其它的行政管理系统也可以直接从人事信息系统中获取收益。因此,一目了然的数据化信息可以提供准确便捷的信息,可以让企业管理者主观的感受到个人和企业的具体情况,为当今快节奏的社会发展节省了不必要的时间。

(四)为人事档案信息化提供硬件设施和技术保障

科技不断的更新和迅速发展中,计算机也在不断的推旧出新,因此,需要企业的财力支持,引用最先进的技术和硬件设施,保障人事档案信息化工作系统的正常运行,为人事档案管理工作更好的适应现实需要打好坚实的基础。各级领导要充分重视人事档案工作,在加快相关软件开发的步伐的同时,加大对人事档案工作者培训的力度,使他们熟练掌握运用现代化设备管理人事档案的本领,不断提高人事档案的管理水平,同时开展相关的人事档案信息开发工作,从而适应人力资源开发的需要[4j。相关部门也可以针对性的招纳一些符合人事档案现代化管理和信息化建设,具有较强能力的综合性人才,全面开创人事档案管理工作的新局面。

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1.1信息技术与档案管理工作的融合度不高。

虽然许多高职院校都构建了档案管理的信息化，但是通过对档案管理工作的实效分析，信息技术应用到档案管理中的深度不够：首先高职院校的档案管理平台缺乏互动性环节，由于实施电子文件的数字化处理，导致高校信息平台会出现大量的文字信息，而对于数字信息由于没有对其进行深入的分析，导致无法了解档案信息需求者的要求，不利于高职院校档案管理的转型。比如学生通过档案管理系统平台查阅相关档案信息时，只能按照该系统的要求输入相关的信息，由该系统自动筛选出符合要求的相关信息，而如果该系统查询不到相关信息后，其却不能将这些情况进行自动反馈；其次当前高校所应用的电子档案文件格式存在某些方面的局限性，这样导致档案信息需求者在查询相关资料信息时，需要将相关的文件进行转换才能阅读，这样大大影响用户的使用率。

1.2高校档案信息化建设所需要的基本设施不完善。

高职院校实施档案信息化建设必须要依靠完善的硬件基础设施和相应的软件系统，但是根据当前高校的信息化建设现状分析，高职院校的档案信息化建设所需要的硬件设施和软件系统都存在问题：一是高职院校的硬件设施不完善。高职院校的信息化建设需要高职院校投入更多的资金用于构建相应的硬件设施，同时还要提供一定的场地构建信息运行中心，这些相对苛刻的条件会导致高职院校购置档案信息硬件设施的主动性降低，例如笔者对四川省10所高职院校的档案信息建设情况进行问卷调查发现：大部分的高职院校都构建了档案信息化管理系统，基本实现了档案信息化管理，但是该系统的使用率普遍不高，分析其原因很大一部分与高职院校的基础硬件设施不完善有关，很多学校虽然购置了相应的计算机设备，但是扫描仪、打印机等设备比较短缺。因此设备结构的不完善影响档案信息化建设。二是高校档案数据库之间缺乏统一的管理平台，信息共享性比较差。高职院校档案管理会因为机构部门的不同而不同，比如对学生的档案管理由学生处负责、对教师的人事档案管理则由人事处负责，而对教学工作的安排则由教务处负责，这些不同内容的档案，因为他们所使用的软件不同，而导致不同信息档案的共享性不高，影响档案信息的使用。

1.3档案信息的安全性不高。

实施档案管理信息化，虽然为信息需求客户提供了便利，但是由于网络上存在很多不安全的因素，导致高职院校的档案信息被泄露。高职院校的档案管理人员由于受到技术因素的限制，他们在使用档案信息时因为不懂得安全技术防范措施而导致信息泄露的事件非常多。

2信息技术在高职院校档案管理中应用的可行性分析

随着我国科学技术的发展，高职院校的档案管理信息化建设发展战略已经摆上了高职院校重要的议事日程中，利用信息技术管理档案工作已经成为高校建设工作的重要内容，因此信息技术在高职院校档案管理中具有切实可行的应用：

2.1高职院校管理者对档案信息化建设的重视程度不断提高。

信息化建设已经成为高职院校自我发展的重要内容，高校管理者已经意识到校园信息化建设的重要性。档案信息不仅是反映高职院校发展建设的重要资料，也是为高职教育提供服务的重要渠道。构建档案信息化管理系统能够提升档案信息的使用效率，从而更好地为高职院校的师生提供服务，促进高职教育的发展，因此高职院校管理者对档案信息化建设的重视程度越来越高，这就为信息技术在档案管理中的应用提供了组织保障。

2.2信息技术的不断发展为档案信息化管理提供了技术支撑。

随着我国科学技术的不断发展，将信息技术应用到档案管理工作中所带来的效益被越来越多的人所认可，进而就会促使高职院校采取注重信息技术在档案管理中的应用。信息技术在档案管理应用的进步与发展体现在：一是档案信息管理系统的软件功能越来越完善。当前高职院校的档案信息管理系统的内存越来越大，有效的避免了因为数据存储量过大而造成的运行效益过慢的问题。二是高职院校的网络系统越来越完善。高职院校的校园网络系统功能越来越完善，为档案管理信息管理平台的运行提供了重要的保障。三是高职院校信息资源共享的要求促使高职院校发展档案管理信息化。随着高等教育的不断发展，高校教育资源的共享是未来发展的主要趋势，为此需要高职院校要为资源共享构建相应的平台。

2.3高职院校档案管理人员的信息技术水平不断提高。

随着高校对信息化建设要求的不断提高，高职院校档案管理人员的信息技术水平也在不断地提高，首先高职院校加强了对档案管理人员应用信息技术应用能力的教育培训，高职院校每年都会组织档案管理人员进行一次或者数次的信息技术培训。二是档案管理人员的创新意识也在不断提高。高职院校档案管理人员对档案管理信息化的认识在不断的提高，他们已经意识到档案管理信息化建设的现实意义，因此基于现实因素的考虑，档案管理人员从自我职业生涯考虑，他们也在不断的提升自我的综合业务素质。

3信息技术应用到高职院校档案管理中的途径

3.1加强档案意识，力求“三个到位”，统筹规划档案信息化建设。

将信息技术应用到高职院校档案管理中，前提就是要改变传统的档案管理模式，树立“信息化”管理的档案意识，强化档案管理人员对档案信息化建设的认识。同时高职院校也要加强对档案信息化管理的宣传，在宣传中抓落实，力求三个到位：一是高校管理者、档案管理人员认识到位。高校管理者不仅要把它当作高校管理工作的重要内容来抓，而且还要把其当作高职院校长期发展的战略来对待。二是高职院校的建设资金要到位。高职院校的档案信息化管理建设需要消耗大量的资金，档案信息化建设不仅前期需要大量的资金，而且在后期的维护上也需要大量的资金和人力资源，因此需要高职院校针对档案信息化建设设立档案信息化建设专项资金。三是管理到位。要通过建立规范的档案管理工作流程，明确档案管理人员的具体职责，并且将工作内容落实到具体的人，实现档案信息规范化管理。

3.2依托云技术构建档案信息资源共享平台。

基于云计算的档案信息化管理系统主要由基础硬件设施和云管理平台以及云档案管理应用程序所构成。基础计算设备主要包括计算节点、网络交换器以及各种网络安全技术等；云平台管理系统则是实现基础硬件设施功能的集成；档案管理云应用程序主要是面向档案信息用户，对档案进行相关操作管理的软件。通过构建云计算档案管理平台可以实现档案信息资源的共享，提高了高职院校不同部门档案信息封闭的缺陷，同时有效的避免了高职院校重复构建信息管理系统的弊端，大大降低了高职院校的档案信息化建设成本支出。

3.3加强档案信息安全性保障体系。

信息技术在档案管理工作中具有高效、快捷的特点，但是同时也带来一些有关安全的漏洞和不足，例如在建立档案信息化的过程中，经常会出现档案中的信息丢失或者泄密的情况；或者对于版本更新不兼容、不可读、储存载体容易损坏等问题，都会给学校带来无法估计的损失。所以在实际的管理中，学校一定要对可能发生的意外做好充分的准备，要利用计算机的加密功能对不同级别的档案资料进行加密，以及对不同档案设置使用权限的设置；对于档案资料的利用与保密要做到一个合适的度，既要保证机密的安全也要方便于操作和使用。

3.4提高档案管理人员应用信息技术的能力。

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现代计算机网络技术的发展，为我国档案信息管理提供了现代化的管理手段和方式。档案信息是社会生产活动的真实记录，是一种不可否认的社会史实；另外站在更高的角度来讲，档案又是一种重要的信息资源，与社会生活和经济活动密不可分。从目前来看，可利用的社会资源越来越少，社会上的虚假信息越来越多，人们为了自身的发展，不惜一切代价获取真实的信息资源。重要的档案信息资源对个人来说，可能为个人的成功提供了机会；对一个企业来说，可能是帮助企业渡过难关，获得最大效益的法宝；对一个国家来说，信息资源甚至决定国家的兴衰。由此可见，档案信息资源在国家社会生活的方方面面发挥着深远的影响，具有重要的价值。因此，做好档案信息的安全管理工作是当前档案工作的重中之重。

二、档案信息安全管理的现状分析

近年来随着计算机网络技术的发展，我国的档案管理模式基本上分为两种：实体档案信息管理和电子档案信息管理。下面针对不同的档案信息管理模式，对其现状和存在的问题进行分析。

1.实体档案信息管理

实体档案信息管理是长期以来一直沿用的管理方法。实体档案信息管理需要大量的档案馆库做支撑，但是我国目前的档案馆库多是20世纪80年代的建筑，特别是在经济发展相对缓慢、生活贫困的地区，其中不少档案馆库及设施在漫长的岁月演变中变得破败不堪，档案库房的功能大大减弱，这对档案信息的存放和保管构成了严重的威胁。不仅档案馆库等建筑设施的状况影响档案信息的安全，在档案信息管理中同样存在严重的安全漏洞。主要表现在以下几方面：首先，字迹不清晰。受到历史条件的制约，以前很多纸质档案书写所用的材料不符合规范，形成大量的铅笔、圆珠笔字迹，再加上时间久远，档案保护不当，造成档案字迹模糊不清晰。其次，档案信息保护环境不良。在档案存放和保管过程中，由于存放环境的恶劣导致档案的破坏屡见不鲜。最后，档案的自然损坏严重。档案信息的自然损坏主要是历史原因所致，由于存放时间比较久远，记录档案信息的载体经过漫长的时期发生了不同程度的损坏，导致所记录的档案信息随之发生损坏。

2.电子档案信息管理

随着经济发展水平的不断提高，特别是计算机、互联网和信息技术的出现和应用，为档案信息管理提供了新的管理手段和方法。电子档案信息管理不仅保证了档案管理的高效性，还节省了档案信息管理的经济成本。但是由于受到技术发展水平的限制，电子档案信息管理受到网络黑客的攻击和威胁，电子档案信息管理工作同样面临严峻的安全问题，主要存在以下两方面问题。

(1)档案信息在查询利用过程中面临安全威胁

由于目前经济发展水平的限制，电子档案信息管理并没有形成统一的机制。因此导致电子档案信息系统平台不一致，在管理上无法达到统一规范，造成电子档案信息管理网络环境不稳定，极易遭受网络攻击。目前并没有专门为电子档案信息管理建立的安全可靠的局域网，也没有针对档案信息安全管理的完善的法律法规，这种管理上的不到位致使电子档案信息在利用的过程中受到网络环境的影响和损害。

(2)电子档案信息管理系统功能不够强大

电子档案信息是一种重要的信息资源，一个单位档案信息的失窃可能会给一个企业带来巨大的经济损失，一个国家的档案信息泄漏，严重的会引发国与国之间的矛盾或战争。尽管国家对电子档案信息管理十分重视，并且出台了涉及国家秘密的信息系统审批管理相关法律法规，但是由于受到各种条件的限制，不少地区的电子档案信息管理系统功能并不能达到国家相关规定的要求，从而使档案信息安全面临极大风险。具体到系统的登录权限、身份识别、数字认证、指纹识别等功能都有待进一步的完善和提高。

三、档案信息安全管理措施探析

1.增强档案实体管理

档案实体管理是一种重要的管理形式，针对档案实体管理中出现的问题，应着力发挥国家的财政支撑作用，对不符合标准的馆库及时进行修整，对库房的防护功能定期进行检查和确认，确保档案信息管理硬件环境的安全。

2.营造电子档案网络安全环境

众所周知，档案信息具有严格的保密性，是十分重要的信息资源。这就要求我们一定要营造一个安全的电子档案网络环境。首先对于网络应用的硬件和软件系统要进行有效的保护，防止网络黑客及病毒的袭击是不容忽视的，要不断研究和升级防范网络黑客攻击的技术，将档案信息的安全隐患降到最低。其次还要对电子档案的网络系统功能进行完善和升级，对网络系统的登入采用先进的指纹识别技术，进行严格的身份验证，从而建立强大的网络系统。

3.加强行政保护

档案信息来源于社会生活和社会生产，为国家经济建设和经济活动的开展提供必要的信息支持。随着国家经济建设的不断发展，档案信息的发展与传播步伐也越来越快，并逐渐对社会生活的各个领域产生不可估量的影响和作用。首先国家要重视并宣传档案信息的重要性，使人们普遍树立档案信息的保密意识，其次还要采取一定的行政手段，制定相关的法律法规，约束和规范档案信息安全管理，特别要对电子档案网络安全管理系统制定严格的规范，从而在制度保障的前提下建立强大的档案信息安全系统。

四、结语

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医院档案信息管理制度的完善，是推进医院档案管理工作规范化的重点。医院档案管理工作存在着分散又众多的部门，管理内容极为复杂、繁多。相关制度建设的涉及面也极为广泛，具体涵盖档案利用、制订档案保管期期限、归档制度，以及档案收集制度与保管等等制度。相关制度的确立，不仅需要参考《档案法》等相关法律法规，还需要加入责任制的考核办法，这样才能够让复杂性的医院档案管理工作，变得更具专业性与实效性。因此，在制度不断完善的同时，还需要网络体系的构建来辅助档案管理工作的高效运行。一套完善、科学、系统、规范以及切实可行的档案收集、保管、利用和整理等档案管理制度，能够更进一步地推进医院档案管理与医疗业务同步的发展。

二、加强医院档案管理信息化建设

在市场经济条件下，医院管理向更加专业化、职业化的方向发展，需要医院档案管理的信息化建设。医院档案的信息化建设，能够有效地提升医院的市场竞争力，让医院档案的检索和使用更加的方便快捷。将医院档案信息化处理之后，可以利用电子文档和电子目录进行归档，能提供快捷的电子信息查询系统，检索的效率更高、速度更快、范围也更加广泛。与此同时，档案信息化的利用，还能够更好的服务于医院档案信息资源的共享与整合。在将医院档案进行信息化处理之后，利用医院所有的电脑进行网络化建设，相互之间增强联系，可以提升对原始档案的应用程度和应用范围，更有利于医院各部门、各医疗科室按需浏览。在网络化的构建下，诸多医院档案信息可以随时保持随机存取状态，提升了医院档案原件的利用率，同时也最大限度地完成了医院档案信息资源的共享。

三、重视医院档案的开发利用

随着医疗市场的竞争趋势和压力不断增加，对医院档案信息管理工作提出了很多新的考验。重视和开发利用医院档案信息资源，提升医院档案管理的服务水平，绝对是医院综合管理工作中的一个重要环节。医院档案信息需要为临床一线提供最大限度的服务，同时还要服务于医院的科研服务，为社会服务，这样才能够适应现代化医疗模式的转变性发展，才能够真正地发挥医院档案信息资源促进医院发展的作用。这就要求医院档案信息管理者要树立现代化的发展理念，提高医院档案的利用和服务开发意识，医院档案管理工作者要经常性地深入到医院的各个职能部门及临床第一线进行考察和调查，有针对性地为科研和医疗、教学工作提供档案信息服务。只有当医院档案信息被最大力度地开发利用，帮助到医院的各个部门与机构，才能够让人们真正地意识到医院档案工作的价值，进而更深入地支持医院档案管理工作。

四、提升医院档案管理人员的整体素质

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各级单位应高度重视档案信息化工作，把档案信息化工作作为事业发展的一项重要指标，在发展基础建设中，应规划如何通过为电子档案管理搭建一个公共的支撑环境和平台，实现对各类档案统一的采集、管理、查询、加载及展现，实现电子档案统一入口、电子资料统一管理、档案流程统一管理等核心功能。电子档案为档案工作人员及用户带来了传递、收集、整理和使用上的便捷和规范，但是也不能回避和忽略档案管理电子化在信息安全领域存在和面临的问题，并有必要对增强其安全性进行探讨和研究，从而采取有针对性的措施杜绝各类危害档案安全事故发生，确保档案资料安全和最大限度的延长档案寿命。

二、目标

（一）信息安全网络结构

信息安全网络结构方面的建设目标，是以安全域划分为基础，使安全域划分成为信息安全建设过程中一个不可忽视的重要环节。良好的安全域划分是安全管理的体现，不仅可以大大提高网络整体安全性，而且可以节省大量的管理成本。

（二）信息安全技术体系

信息安全技术体系方面的建设目标，主要是依据国标《信息安全技术信息系统安全通用技术要求》，以现有的网络环境和技术防护为基础，针对电子档案管理系统所面临的安全风险，从区域边界安全、通信网络安全、计算环境安全、安全管理中心等层面规划相应的安全防护系统，实现必要的安全功能，达到降低安全威胁，控制安全风险的效果。

（三）信息安全管理体系

信息安全管理体系方面的建设目标，主要是依据国标《信息系统安全等级保护基本要求》中的管理要求而设计，实现对通信中心电子档案的决策、管理、运维、服务、监督与保障。

三、电子档案管理安全领域探讨与研究

（一）档案分类

以交通行业某单位电子档案为例，可以存储类型进行分类：由计算机处理，记录信息方式分为文字档案、图形档案、声像档案、数据文件档案。以组织职能进行分类：有党群工作、行政管理、各事业部经营管理、各交通行业管理、基本建设、会计管理类的档案。以数据来源进行分类：有卫星信息管理、公路信息管理、水运信息管理、运输信息管理、职能交通信息管理、航海保障信息管理等。以数据属性特征进行分类：以保密周期为依据，结合各单位的特点，期限划分为永久和定期（定期一般分为30年、10年）。对上述档案根据从存储类型、组织职能、数据来源、数据属性划分后，归入电子档案分类管理，从而形成一套完整的档案体系，在访问电子档案时，对不同类型的档案，提供相应的查询检索，并控制权限。

（二）权限控制

电子档案在分类后，需要根据档案的档案密级划分设定访问权限，其中密级分为绝密、机密、秘密、内部四个级别，绝密级档案禁止调阅；机密级档案只能在电子档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时；内部级是没有公布于社会的文件，只限于内部有关人员使。秘密级档案的借阅必须主管领导批准。在完成电子档案密级管控基础上，可按管理级别、部门、用户级别设定访问权限。利用通信中心网络环境实时浏览检索到的档案文件、图像、图形等，还可在权限允许范围内下载档案。可将档案部门现有的档案目录管理系统中的数据直接转入新的企业档案管理系统，可在系统中继续管理上传文件，提供借阅、归还、催还等功能。同时日志库自动记录对档案库的所有检索、调档、增加、删除、修改等操作。

（三）信息安全体系

1.物理设施安全。物理设施包含电子档案系统物理设备（网络、服务器、存储等设备）及所在环境的各种基础设施（机房、供电设施等）。

（1）环境安全。机房选择在具有防震、防风和防雨等能力的建筑内，避免设在建筑物的高层或地下室，以及用水设备的下层或隔壁。设置避雷装置、交流电源地线、火灾自动消防系统，将重要设备与其他设备隔离开。安装对水敏感的检测仪表或元件，同时采用防静电地板。设置温、湿度自动调节设施。机房出入口安排专人值守，控制、鉴别和记录进入的人员；实行区域管理，在重要区域前设置交付或安装等过渡区域。设置冗余或并行的电力电缆线路为电子档案系统供电，并利用光、电等技术设置机房防盗报警系统。

（2）设备安全。电子档案系统将主要设备放置在机房内，并对主要部件进行固定，设置明显的不易除去的标记；将通信线缆铺设在隐蔽处，铺设在地下或管道中；对介质分类标识，存储在介质库或档案室中。

2.网络结构安全。对电子档案系统进行安全区域划分，保证网络拓扑具备冗余结构，并根据不同功能、重要性和所涉及信息的重要程度等因素划分不同的子网和网管，同时避免将重要网段部署在网络边界处且直接连接外部信息系统。

（1）内外分区。首先实现对电子档案系统的安全区域划分，安全区域的划分应根据网络性质、数据流传输方向、连接性质等因素相结合的方式综合分析、统一规划。

（2）科学分域。在分区的基础上，通过所属安全域、网络性质、服务对象、网络连接类型、数据流向、Internet连接情况、潜在风险级别等方面进行综合分析，对分区进行进一步的分析并细化。

（3）纵深防御。在确定安全区域以后，从安全域边界、安全域内部、多个层面（网络、主机、应用、数据安全、安全管理等）进行信息安全防护，形成纵深防御体系。

（4）认证加密。电子档案系统涉及的业务范围多、范围广，并且用户的网络情况复杂、无法完全掌控，面对众多的接入类型和不可控的用户网络环境，在用户身份认证及数据加密传输两个方面加强安全防护措施，以保证用户身份的可信性和数据传输的私密性。

3.区域边界安全。在电子档案系统网络层进行访问控制需要部署防火墙和Web应用防护（WAF）产品，对所有流经防火墙的数据包按照严格的安全规则进行过滤，将所有不安全的或不符合安全规则的数据包屏蔽，杜绝越权访问，防止各类非法攻击行为。同时可以和入侵防护系统、入侵检测系统等进行安全联动，为网络创造纵深的安全防御体系。

4.通信网络安全。在电子档案系统网络层进行传输保护需要部署防火墙或VPN等产品，对所有流经网络的数据包按照严格的安全规则进行传输加密。

5.计算环境安全。为提高主机系统层面安全性，保障各种应用的正常运行，对主机系统需要进行一系列的加固措施，加固包括身份鉴别、访问控制、安全审计、资源控制等方面。同时部署网页防篡改产品实现了在应用层面对静态网页和脚本的实时检测和恢复，更可以保护数据库中的动态内容免受来自于Web的攻击和篡改，彻底解决网页防篡改问题。

6.安全管理中心。通过对电子档案系统安全管理风险与需求分析，需部署补丁管理系统、综合监管平台、数据库审计系统、安全漏洞扫描系统、网络管理系统、堡垒主机系统、安全接入平台、PKI/CA系统等产品实现系统管理、安全管理和综合审计管理，明确管理员职责和权利，并通过三权分立原则，在各管理员之间形成相互制约关系。

（四）管理手段

企事业单位电子档案的信息安全领域，不但需要体系化分类、基础设施保障和权限的分配，规范明确的管理手段也至关重要。管理手段包括制度、人员、电子档案实物三方面，如下：

1.制度管理

（1）日常管理制度：文件形成部门负责电子文件的形成、承办、运转、收集、登记，确保其真实性、完整性、有效性和安全性，并定期向档案管理部门移交；档案管理部门应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，规定电子文件的归档时间、范围、技术环境、相关软件、版本、检测数据等要求。

（2）周期管理制度：为保证电子文件的完整、真实和有效在安全领域达到要求，从电子文件产生时就应按照制度要求，妥善管理，以确保其不散失、不损毁、不失真、不超限传播，达到安全保密要求。

（3）信息保密制度：档案管理人员应严格保密档案人员的个人信息以及其他的档案材料的内容。

2.人员管理

制定人员行为管理规范，确定人员管理范围及职责（如：信息系统工程验收人员管理规范、信息系统运维管理规范、信息系统人员保密协议规范、信息系统外部人员管理规范等）。制定信息系统人员管理流程，从信息系统人员的需求、审查、招聘、离职等方面进行规定；制定信息系统人员监管机制，明确各类人员的管理机构和职责。如：内部员工由谁管理、外部人员由谁管理、人员的职能执行情况如何等；制定信息系统人员考核机制，对职能完成情况进行评定、奖惩；制定信息系统人员培训机制，加强信息系统人员管理水平、保障技能、安全意识教育培训，并形成管理、技能、安全意识考核机制。建立信息系统人员沟通机制，随时与IT信息部门、第三方权威安全机构互动，了解最新的安全态势的安全漏洞。

3.电子档案实物管理

归档电子文件的电子数据及封存载体不应非法拷贝、外借。未经批准任何单位或人员不允许擅自复制电子文件。

四、结束语

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档案信息自动化系统是一项需要运用多种学科知识，多专业配合，多部门协作，多环节配套的复杂系统工程，系统建设发展到目前阶段，研究探讨对系统的协调组织、加强管理和科学决策，是十分必要的。

加强对档案信息自动化系统管理的目的在于开发应用，离开推进应用水平的提高，就脱离了实际。加强管理的指导思想，一是要积极进取，开拓创新，争取条件采用先进技术；二是要充分掌握系统的综合性、系统性、统一性，统筹兼顾，全面安排，调动各方面的积极性；三是要从现实出发，循序渐进。如何提高应用水平，需要深入考察与自动化系统相关的诸多方面的情况及变化趋势，分析存在的问题，寻求解决的途径。本文试从经常遇到的几个问题，阐述个人的一些看法。

一、推进自动化，必须提高档案标准化、规范化水平

目前，档案信息自动化系统的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。目前系统的主要矛盾不是硬件设备的缺乏，而是硬件的功能并没有充分发挥。笔者认为对这一问题取得共识是系统建设思想上的一次飞跃，它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。这一认识上的转变给我们的启示是：档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案自动化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。

二、自动化建设要着眼于提高系统的整体水平

根据系统论思想和集成化要求，档案信息自动化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，以取得值得推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点应是为了提高系统的整体水平，只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。

三、有重点地抓好数据库建设

目前档案信息自动化系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对资料进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过试点，数据库经验中最主要的有：领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”；突出重点，由单一库向系统库发展等。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目录库建立起来，通过网络联接形成开放的分步式数据库群，将使自动化系统效率大大提高一步。

四、慎重选定技术路线

信息技术的飞速发展成为当代技术革命的主要特征。目前，对我国档案信息自动化工程影响最大的技术是微机工作站、服务器性能的提高，网络技术的成熟及数据库技术和应用软件开发工具的发展。网络技术的发展促使局域网、广域网以及信息高速公路的建设和开通。在信息技术发展日新月异的条件下，选择档案信息自动化系统的技术路线是十分重要的，应当推行适应的先进技术，使经济效益的合理性和技术的先进性相统一，技术路线的选择要符合我们的实际。档案部门对先进技术的潜在需求很大，但现实的需求又往往跟不上，宏观监测需要的信息量和使用频率同微观经济需求有很大差别，因此不断发生买了设备不能充分利用，建了网络而传输量很少的情况。要实事求是地分析现状，充分考虑先进技术的发展，再进行每一项具体的决策。

五、实事求是地改进管理体制

集中统一是管理任何社会化大生产所必需的方式，信息自动化这一高新技术系统也不例外。人机结合是自动化系统的建设方针，其含义为档案业务人员直接使用微机开展工作，这亦是研究自动化系统管理时必须考虑的原则之一。档案信息自动化系统的管理体制，要能使高度集中管理和方便使用相结合。目前我国档案信息自动化系统的管理体制，同时存在集中统一管理不力和使用不方便的问题，主要方面是集中统一管理不力，这同我国档案工作是在各专业基础上发展起来的和系统建设从“微机起步”有关。应下决心解决分散现象，从管理制度上保证业务技术规范、标准，硬软件的选用，上下各个层次和各专业办公自动化等都应纳入统一的档案信息自动化系统管理之中，实行集中统一管理，不能各行其是自建系统，造成信息分割和资源浪费。也要下决心解决方便使用的问题，如长期将档案部门的“硬任务”集中于一个部门，在档案部门这一信息系统之内再组建一个“档案信息系统”，就很难提高档案工作整体水平。建立集中统一管理下的分散式系统，是较理想的模式，但这种高技术结构，必须有较强的管理能力和技术能力，不具备这些条件，从集中向分散过渡，反倒有可能退回到分散式。

六、充分发挥系统建设资金的使用效益

档案自动化系统建设是档案部门投资最大的项目，在资金筹集和管理使用方面，较好的做法是多渠道筹措资金，实行中央拨款、地方拨款、单位自筹和争取外援相结合，资金使用上做到按项目管理，进行项目论证并跟踪考核。目前存在的主要问题之一是没有在国家和地方财政长期建设发展计划中立项，档案信息自动化项目资金大多通过领导特批解决，为此耗费了各级档案部门领导很大精力。“九五”建设规划被国家经济信息化联席会议作为国家经济信息化优先发展的重要工作之一，定名为“金信工程”，为档案信息自动化系统列入国民经济和社会发展计划打下了良好基础，但要落到实处，还有许多工作要做，各地也应及早积极争取。存在的问题之二是在资金管理上不够科学合理，有分散和浪费现象。如有的项目因各种原因不能充分发挥应有作用，这都有待于今后注意改进。

七、重视人才管理

推进档案信息自动化的关键是人才。加强培养教育，造就一大批复合型人才的重要性，已被广泛关注。档案信息自动化系统的骨干力量是计算机技术队伍，其素质水平直接影响自动化水平的提高。当前有些单位的队伍不稳，有人才流失现象。计算机技术人员的培养教育和管理是一个重要课题，要有针对性地对他们进行政治思想教育，培育其事业心和奉献精神；有计划组织进修，掌握信息技术的新知识；在工作条件和生活待遇上给予关心和照顾，解除其后顾之忧；研究专门人才成长和流动的规律，以形成最佳人才结构等方面都需要给予重视。在管理上，还需要研究如何增强计算机机构和人员的活力，例如

引入竞争机制，对某些项目实行项目管理，在保证完成档案建设的前提下，开展对社会有偿服务等等。

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［关键词］食品检验；档案信息化管理；人才培养

疾病预防控制中心的主要职责是保障人民群众的身体健康，维护社会稳定，可是近年来发生的“地沟油”“瘦肉精”“毒生姜”等食品安全事件已对人民群众的健康造成了严重的威胁。因此，作为疾控中心的工作人员我们有责任和使命对食品生产经营行业进行严格监管，在强调食品生产经营者必须保证食品安全、承担社会责任的同时，要了解食品安全监管及食品检验档案工作的重要性，因为它是食品监管工作不可缺失的组成部分和重要的辅助工具，对食品生产经营行业监管过程中形成的各种记录资料进行规范化管理，能为食品安全监管工作的正常、有效运行提供有力的保障。

1食品安全监管及食品检验档案工作规范化管理的作用

食品安全监管及食品检验档案工作，是指过去和现在的食品安全监管部门在从事食品安全监督检查、监测、许可等活动中直接形成的对监督机关和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。食品安全监管及食品检验档案工作规范化管理的作用包括以下三个方面。

1．1了解食品生产经营状况

完整、规范的食品安全监管及食品检验档案工作包含了食品生产经营者的单位名称、地址、负责人、经营项目、联系方式、许可办理情况、从业人员健康检查情况以及抽样检测情况、日常监督情况、投诉举报情况、行政处罚情况等内容。利用这些档案资料有利于监管者了解食品生产经营者的经营状况，以便及时、准确食品安全相关信息，引导社会公众进行安全、健康的饮食消费。

1．2掌握食品安全监管概况

食品安全监管及食品检验档案工作详细记载了日常监管工作中的各种信息，是日常监管工作的真实记录。通过研究食品安全监管工作档案，可以获知区域食品安全监督覆盖率、监督频率、食品相关产品的抽检合格率等指标，有利于掌握区域食品安全监管情况，从而指导食品安全监督机构高效开展食品安全监督。

1．3提供食品安全措施实施依据

随着社会的发展，科学管理和有效利用档案已成为食品安全监管工作的重要环节。通过分析食品安全监管工作档案，监管部门能对一些食品安全风险进行预测，从而有目的地开展食品污染以及食品中有害因素的监测，由此制定预警工作计划，采取有效的食品安全防控措施。

2食品安全监管及食品检验档案工作规范化建设存在的问题和困难

2．1制度不健全

食品安全监管及食品检验档案工作制度建设不健全，没有针对食品安全监管及食品检验档案工作的规范制度，使得食品安全监管档案工作无法做到标准化、规范化，其工作开展也得不到有力保证。

2．2归档意识不强

一些同志对食品安全监管及食品检验工作的档案重要性认识不深，忽视食品安全监管工作档案资料的收集、整理、归档和利用工作，导致食品安全监管及食品检验工作归档材料内容不全，归档形式多样，而且档案遗失、损坏等现象时有发生。

2．3管理水平不高

目前，监督员队伍的专业素质和工作能力参差不齐，部分人员专业知识老化，对新知识学习能力不强，计算机操作水平跟不上时展的需要；加之近年来由于机构改革、人员轮岗等原因，致使食品安全监管及食品检验档案工作的管理水平不高，食品安全监管工作档案的延续性受到了严重影响。许多评先评优、提档升级、行政处罚等重要档案材料未能及时归档，使食品生产经营单位的食品安全信息不能全面、准确地显示出来。

2．4信息化建设不够

当前，人民群众对自我保健高度重视，对食品安全监管及食品检验工作也提出了更高的要求。如果还停滞在保持纸质档案的收集阶段，面对不断增多的电子档案、声像档案的收集认识不上去，档案的开发利用仅靠传统的管理方法和落后的技术手段，想迅速准确地查找出利用者所需的档案材料存在一定困难。因此，只有逐步改变原来落后单一的手工操作方式，代之以现代科学的管理方法和先进的科学技术，开发食品安全监管及食品检验档案工作的管理软件数据库，利用计算机和计算机网络进行食品安全监管及食品检验工作档案的整理、立卷、编号、制作检索工具、存储、查找调阅，才能迅速、准确、全面、系统地管理和提供档案材料，充分发挥档案的作用。

2．5资金投入力度不够

加快食品安全监管及食品检验档案工作规范化、信息化建设，需要资金的保证。档案室、档案柜、档案盒，还需要计算机、路由器、扫描仪、打印机、复印机等设备，开通内部局域网，连接外部因特网，进行信息安全防护等等，这些建设都需要大量的资金投入。而当前大部分区级疾控中心没有投入资金和人员开发相应的管理软件，还是停留在原有的手工管理基础上，这样就使得食品安全监管及食品检验档案工作的信息资源不能充分利用，发挥其应有的价值。

3食品安全监管工作档案规范化管理应采取的对策

3．1完善制度，加强管理

健全的食品安全监管及食品检验工作管理制度是档案规范化管理的重要保障。因此，应建立食品安全监管及食品检验工作的档案管理与收集、整理、保护和利用等方面的制度，加强对工作档案转递、归档、存档、保管等各项工作的规范管理，加快食品安全监管及食品检验工作档案现代化的步伐。

3．2提高认识，加强领导

至今仍有不少食品监督员，对食品安全监管及食品检验工作档案管理意识还较淡薄。认为档案工作可有可无，认识不到档案工作在防病治病中的重要性和必要性。针对上述情况，我中心把档案管理工作纳入重要议事日程，与防病业务建设同步规划、同步发展。让全体职工都能充分认识档案的重要性，认识档案与自己日常工作和生活的密切关系，同时，将档案管理工作纳入目标管理，从而促进全员档案意识格局的形成。使中心的档案为卫生防病工作充分发挥其社会效益。

3．3更新知识，加强培训

要加强对食品监督员档案管理相关知识的培训，使其了解食品安全监管及食品检验工作档案是由哪些类型的文件材料组成的，日常监管中哪些资料属于有保存价值的材料，以及如何进行整理、归档等等。同时，食品安全监管工作人员要加强对计算机网络、数据库等基础知识的学习，不断更新知识结构，以适应信息化社会的需要。

3．4加强档案信息化人才的培养

档案信息化管理以计算机技术为载体，需要有档案管理软件、网络技术等方面的人才。档案信息化工作非一般打字员就能胜任，如果档案管理人员没有现代化意识，纵使有一流的管理设施，也不能算档案管理现代化。因此，要培养复合型的人才，既要通晓档案专业知识，又应会计算机操作技能，更要懂得科学的管理方法。所以，要加强培养档案人员驾驭现代化设备的能力，定期组织档案人员去参加培训，学习计算机知识、档案专业知识，提高档案人员的业务能力；学习探索档案管理新模式；档案工作人员更要增强工作责任感，要深刻认识到加强自身素质修养的必要性，面对信息技术带来的挑战，努力学习掌握和提高应用计算机、网络技术的能力和水平，对骨干人才进行重点培训和继续教育。同时，推广食品安全监管及食品检验管理系统的运用，推进食品安全监管工作档案综合目录数据库的建设，实现日常监管工作信息的电子检索，只有这样才能很好地应用管理软件管理好本单位的食品安全监管及食品检验工作档案，为广大人民群众的身体健康提供有力的保障。

4结语

总之，我们食品安全监管及食品检验工作人员要肩负起保障人民群众身体健康、维护社会稳定的重任，不断提高自身素质，深入开发完善食品安全监管及食品检验工作档案管理信息系统，多途径、多层次培养人才，这是保证食品安全监管及食品检验档案工作正常、有效运行的根本对策。

作者:姚春华 单位:长春市南关区疾病预防控制中心

参考文献