高校档案管理论文十篇

高校档案管理论文篇1

论文摘要:高校科研档案反映了一所大学的学术水平和实力。科学有序管理好科研档案，充分挖掘其成果价值，有助于高校的持续发展和促进地方经济社会的进步。理清科研档案管理的思路，将有利于更好地开展科研档案管理工作。

科研档案是人们在从事科学活动中形成的，并经过一定整理的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式和载体的历史记录。科研档案管理工作是高校科研活动的基础和真实记载，直接反映着一个高校的学术水平，是一所高校实力的凭证，对学校的教学和科研工作的可持续性发展起着重大作用。尤其是在高校体制改革和现代技术高速发展的今天，科技档案在整个高校档案中所占的比例也显著增加，在学校科学管理中所处的地位也越来越重要。但是对于高校的科研档案,能够完整认识到它的作用的论述并不多。多年来,受到传统观点的影响,一般档案工作者认为只有学校管理性的文件才能作为档案管理,而对教师,尤其是个人自由独立形成的学术著作、手稿等不够重视,往往把它们排斥在档案管理之外,致使高校的科研档案比较苍白、贫乏,这是目前高校档案管理工作的一个薄弱环节。这显然是与信息化时代对信息资料的大量需求相违背的。因此,国家科学技术委员会、国家档案局1987年颁发了《科学技术研究档案管理暂行规定》,对科研档案的归档与管理进行了有效的规范。如何加强科研档案的管理是摆在科研档案管理工作者面前的重要课题，本文就高校科研综合交稿日期：档案的管理进行思考和探讨。

一、高校科研档案归档范围需要重新界定

界定科研档案的归档范围之前,首先需要确定高校学术档案归档范围的原则。笔者认为应坚持成果性和记录性并举。科研档案工作主要利用科学技术研究档案的成果,“有利用价值”是保存它的重要原因和主要依据。因此,必须坚持科研档案的成果性。而科研档案的记录性强调其完整性、凭证性,有些科研档案或许没有成果性和利用价值,但是它反映了学校科学技术研究发展的现状和历史,这些档案也应当妥善保存。因此,在确定学术档案的归档范围时,一定要两者兼顾,坚持双重性质并举。科研档案的具体归档范围应包括以下内容:

（一）科研项目档案

科研项目材料档案是探索科研规律的实践活动的直接记录。主要包括：科研准备阶段中科研课题申请书、审批文件、任务书、项目计划书、委托书、开题报告、调研报告、方案论证和协议等材料；研究实验阶段中的各种载体的重要原始记录、实验报告、项目进展报告、计算材料、专利申请的有关文件材料；总结鉴定验收阶段中的工作总结、科研报告、论文、专著、参加人员名单、技术鉴定材料、科研投资情况、成果和奖励申报中的成果和奖励申报材料及审批材料，这部分档案是科研档案存档的主体。

（二）科研文书档案

科研文书档案是科研管理活动的直接记录，包括科研发展、总结、学校制定和上级管理部门下发的科研管理文件和课题管理、成果管理等专项管理活动中形成的管理性科研文件材料。这部分档案是进行科学决策、计划、组织、控制等基本管理职能和有计划、有目的、有条不紊进行项目申报、成果评奖及科研管理经验总结的依据，也是科研档案的重要部分，对科研管理工作起到很好的指导作用。

（三）科研成果档案

主要包括科研年度统计表、教师公开发表的学术论文和编写的学术著作、获奖成果和证书、专利和技术转让资料等。科研成果的多少是高校科研实力大小的依据之一，因此，科研成果档案的管理在科研管理中也占有重要位置。

二、高校科研档案管理工作存在的问题及原因

（一）高校科研档案收集不齐全。原因是：多数科研人员在科研过程中，重视科学研究实践活动，重视科研成果的与获奖，轻视科研档案资料的平时累积工作，认为这是档案部门的事，与己无关。

（二）高校科研人员档案意识缺乏。他们认为自己的科研成果为什么一定要归档，放到档案室不如放在自己身边使用起来方便，于是以关键技术资料保密为借口，在科研过程中或科技成果奖励后应归档的资料不愿上交或找理由不主动上交。

（三）高校科研档案制度不健全。科研档案的归档工作缺乏系统、完整的制度保证，不能做到上、下集中统一管理。高校档案管理没有真正实行“三纳入”、“四同步”制度，在科研档案管理工作方面缺乏行之有效的制约手段，致使高校科研归档管理工作处于失控状态。

（四）高校科研档案重心偏离。在高校科研档案中，纸质材料多、电子档案少，传统简易设备多，现代化管理工具少，不能有效地开发和利用高校科研档案材料。

鉴于此，高校科研档案中出现了“四多四少”现象，即一般性技术材料多，关键性技术材料少；鉴定、审批性材料多，工艺技术性材料少；文字材料多，光盘、磁盘、图表、照片、录像材料少；复印件多，原件少。这些问题严重影响了高校科研档案的收集和管理工作以及高校科研档案自身价值的发展和信息资源的开发利用。

三、对加强高校科研档案管理工作的几点见解

（一）建立科学管理制度，理顺科研档案归档程序。科研档案是科研课题科技成果研究的全过程的反映，但又不仅仅局限于某一项科研课题、某一项成果，它是课题及成果之间、学科之间的综合反映，因而就形成了科研档案的四个特点：专业性、系统性、集体性、和阶段性。为了规范科研档案管理工作，就必须遵循国务院的《科学技术档案工作条例》规定的“完整、明确、系统、安全和有效利用要求”归档。避免可能造成大量科研档案材料零散在外现象的出现。为此，必须把科研档案工作与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合起来，走实现科研工作与科研建档工作两者协调发展的道路，建立合理的归档程序，掌握科研档案管理工作的规律，保证高校科研档案的准确、完整、系统，最终使高校科研档案工作走上科学化、规范化的轨道，达到提高科研档案归档的质量和效率。（二）加强重点、重大科研项目的档案管理。重大、重点项目及高级别获奖成果最能反映一所高校的科研能力。重点、重大科研项目的研究时间较长，往往有一些阶段性成果，每一阶段中肯定有技术进步和新的成果，这些档案材料既是学校的历史见证，又是新技术、新创新的基础。因此对重点、重大科研项目应从立项起就实行课题组预立卷归档，然后每个阶段产生的技术进步、最新成果、新立项的子课题份年度补仓到科研档案中去，以免遗漏，这对项目研究人员、学校和国家都有重大意义。

（三）提高高校科研人员的科研档案归档意识。科研人员是科研档案形成的主体，科研人员档案意识的提高，将会使高校科研档案的管理走上规范化、科学化的良性循环轨道，将会使高校科研档案管理工作迈上一个新的台阶。

（四）推广科研档案的开发利用。美国档案学家谢伦伯格认为:“档案部门进行各种努力的目的,就是把有价值的文件保存下来,并使它可供利用。”因此,科研档案管理的工作要考虑其开发利用问题。“档案的开发利用是企事业单位管理水平的一面镜子。”目前的档案查阅仍停留在传统的手工层面上,游离于先进的信息技术之外,主要是靠手工翻阅档案目录,查阅起来既耽误时间,又浪费人力。尽管目前多数高校科研档案已开始使用计算机等信息设备,但使用范围仍局限于文档目录著入,档案利用的无纸化、电子化、网络化程度不高。这种档案管理工作的滞后,严重影响了科研档案的利用效率。因此,要充分利用和发挥档案网站的作用,使相关网站成为有效开发利用科研档案的窗口。

同时,高校的科研档案保管的是一批学者和科研人员的学术成果,它是体力和脑力劳动的结晶,包含着一定的知识产权。这就决定了高校科研档案开发利用的特殊性,在对高校科研档案的利用中,一定要注意尊重别人的劳动与知识产权,学会正确地利用科研档案,以避免有意或无意地造成侵权的后果。

为在实际利用中避免侵犯作者的知识产权,可进行这样几项工作:

(1)对科研档案中享有著作权的作品,在卷内目录上打上明显的著作权目录标记,以提醒利用者注意。

(2)对科研档案中有著作权的作品应限制在合理的范围之内利用。

(3)在利用有著作权保护的学术档案时,使用者如不是在合理的范围之内利用,应与著作权所有者签订著作权许可使用证,或征得本人的同意。

总之，要通过多渠道，采取各种方法加大科研档案工作的宣传力度，增强高校科技人员的档案意识，做好高校科研档案的平时收集、整理、开发利用等档案管理工作，提高高校科研档案的现代化管理水平，让高校科研档案为高校科研工作再出成果发挥应用的积极作用。

参考文献：

1、关月英.高校科研档案管理工作初探[J].新疆医科大学学报，2007.10.30（10）

高校档案管理论文篇2

关键词：高校、人事档案、信息化管理

近年来，计算机网络技术的广泛应用使档案信息管理进入现代化管理的先进行列,并为档案信息管理提供了可靠的保证，传统的高校人事档案管理方式面临着越来越严峻的挑战。为了充分发挥档案工作在信息社会中的重要作用,高校应该积极地将信息技术与档案管理技术和方法结合起来,促进档案的信息化管理。

1．信息技术在人事档案管理中的作用

人事档案是纪录个人从事各种社会活动的文件,是高校人事部门对个人管理的重要凭证和开展各种工作的基础,对学校考察和识别干部选拔优秀人才,加强高校师资队伍建设,促进教学、科研、党政管理的开展具有重大作用。在档案信息计算机检索系统中采用现代计算机网络通信技术,可以将档案信息检索方式由脱机检索、联机检索,发展为智能检索及网络检索,实现档案信息传递网络化。另外，人事档案通过计算机的管理,对档案信息资源进行分类、提取、分析、加工,可以直接提高档案工作的效益。并且，与传统档案资料相比,数字档案更易于保存、查询、修改,并且可以通过网络快速传递，提高了档案的利用率,降低了档案管理的成本。

2．如何搞好人事档案的信息化管理

2．1提高档案管理的现代化意识

人事档案工作者向来以默默无闻、无私奉献著称，封闭意识较强，要改变这种局面，不断更新观念、勇于进取，努力学习邓小平建设有中国特色的社会主义理论，关注改革开放的新形势、新问题，把高校人事档案工作与社会活动结合起来，使档案工作由封闭型向开放型转变。在信息化时代，强化档案管理的现代化意识、科技化意识、计算机管理档案意识,在加快档案由手工管理向计算机数字化管理的转变工作中是至关重要的。增加档案人员计算机技能管理内容十分必要。档案管理中应用计算机技术时，要从重管理、轻利用的传统模式中解脱出来，变“封闭型”为“开放型”，主动面向知识经济主战场，把档案工作的重心转到为知识经济和各项事业发展提供优质服务的轨道上来。

2．2增强档案信息化管理的安全意识

信息技术为档案的管理提供了高效、快捷的手段和方法，但也给档案管理带来了安全隐患。目前，一些单位在进行档案信息化建设时，安全意识往往不够，往往造成档案信息的丢失和泄密，带来巨大的损失。而且对电子文件保存中存在的更新版本的不兼容性和不可识读性，存储材料及载体的易损毁问题的忽视，往往会造成宝贵档案信息资源的丢失。在管理中，一定要对人事档案管理的相关政策进行认真的研究，在对各种信息资料的密级进行严格界定的基础上，正确运用好计算机的加密功能，对通用数据库的数据根据使用权限进行系统的分类加密，要正确处理好档案资料的保密与利用的关系，既要克服求稳怕险、不思进取的保守观念，又要防止不设界限、随随便便的麻痹思想。另外，电子档案对保存环境和保存方式手段的要求都很高，管理人员要注意防潮、防高温、防辐射、防病毒工作，切实加强档案资料的安全性研究，认真搞好电子档案的及时备份与维护工作，要正确处理好电子档案与纸质档案的关系，确保档案资料的安全完整。

2．3完善管理人员的专业素质

尽管技术进步对信息环境的构建起着至关重要的作用,但是人仍然是决定的因素,档案工作人员素质的提高和电子环境下工作意识的培养是档案信息化的关键所在，这就需要培养一支专业化干部队伍。随着信息时代的到来，对每位档案工作者在业务素质上提出了更高的要求，管理人员要加强专业知识学习，不断拓宽自己的知识面，提高文字能力、综合分析能力，并且还要加强计算机知识及人事档案管理软件知识的学习，掌握现代信息管理技术，努力使自己成为既熟悉档案管理业务知识，又懂得计算机管理技术的具有双重知识结构的复合型人才。另外，由于人事档案工作人员在档案建设和管理中承担着十分重要的责任，因此还要不断加强档案管理人员政治思想和职业道德教育，使他们具有较高的政治思想觉悟，以及坚定的政治责任感、政治敏锐性和政治鉴别力。

2．4强化档案管理的法规建设

档案管理需要相应的法律环境和有力的法律保护。档案管理部门与形成档案的社会各个部门或个人的关系往往存在一系列复杂关系和法律问题，这就需要相应的法律法规加以调整。档案的收集、保管和利用也需要法律法规加以保护。可以说，依法治档是保证档案工作健康发展的重要手段。高校党委、人事及各组织部门领导，要增强档案意识，了解、熟悉、研究人事档案工作，组织人员学习《档案法》等一系列法规文件，强化人事档案管理意识，要根据社会和学校的改革发展对人事档案工作的需求，制定人事档案工作发展规划，备好人事档案管理工作所需的软、硬件，建立健全人事档案管理工作的各项规章制度，使人事档案工作有章可循。

3．小结

可以说，信息化的人事信息管理模式及人事档案管理现代化建设对实现高校的人事人才信息管理工作的社会化服务有非常突出的现实意义。高校档案管理人员要积极创造条件，尽快实现人事档案管理的信息化，实现高校的档案管理的根本变革。

参考资料：

[1]朱小琪.科技人才的流动与动态[J].山西科技,2000(5)

高校档案管理论文篇3

（一）从载体形式上看，以传统手工纸质材料档案为主

档案载体大体经历了从甲骨、金石、竹简到纸张等多次变革，从东汉时期改进造纸术到今天，纸张作为信息的主要载体已有两千多年的历史。高校档案，尤其是二级学院的档案室的档案基本上都是以纸质、实物为主要载体。纸质和实物载体档案，直接决定了档案保存的时间受到很大限制，不能长期保存。另外，也降低了档案信息的利用率。二级学院作为高校教学单位，决定了从属于二级学院的档案室主要为教学服务，同时兼顾科研、管理服务。具体而言，在档案材料方面，主要以学生的学业考试材料的存档管理为主，同时包括教师科研及管理材料。而学生的学业考试材料又占所存档案材料的绝大多数，包括学生每个学期末的考试材料和学生在第四学年的学位论文和实习材料。学生在学期末的考试材料存档主要以教学班为单位，一个教学班一个档案盒，如果材料太多一个档案盒放不下，要两个档案盒存放。而一个教学班的单门科目的考试存档材料主要包括存档标示、存档脊背、考试考核方案、试题（试卷）材料、审查表、原始成绩报告单、原始成绩分析报告、学业成绩报告单、平时成绩材料（支撑材料一般保存5-10份）。学生的学位论文存档材料一般包括论文、过程指导表格等。过程指导表格又包括本科毕业论文（设计）备选题目审批表（教师用表）、本科毕业论文（设计）工作记录封面、本科毕业论文（设计）选题申请表（学生用表）、本科毕业论文（设计）任务下达书、本科毕业论文（设计）文献综述（学生用表）、本科毕业论文（设计）开题报告书（学生用表）、本科毕业论文（设计）选题变更审批表（教师用表）、毕业论文（设计）选题落实情况统计表、本科毕业论文（设计）中期检查及指导记录表（教师用表）、毕业论文（设计）书面成绩评分参考标准（教师用表）、本科毕业论文（设计）指导教师评分表、本科毕业论文（设计）评阅人评分表、本科毕业论文（设计）答辩记录表、本科毕业论文（设计）答辩成绩标准、本科毕业论文（设计）答辩成绩评分表、本科毕业论文（设计）成绩评定书、本科毕业论文（设计）成绩汇总表、本科毕业论文（设计）公开发表情况统计表、本科毕业论文（设计）质量评估标准、本科毕业论文（设计）管理工作评价表等：（个表格，每个学生平均：,页左右。在以上这些材料中，绝大多数二级学院观念陈旧，以纸质材料存档为主，以电子信息存档的占极少数。纸质材料存档有诸多弊端。首先，纸质材料不易长时保存，保存时间一般8至10年，超过10年的都要销毁。其次纸质材料查阅困难，利用效率低；再次，纸质材料档案占用空间极大，存放困难。高校二级学院一般都是临时把一些空房间利用起来作为档案室，空间有限。再加上纸质材料档案占有一定空间，且每个学期都要新存入大量的学生学业考试材料，所以一般档案室只存放近两至三年的档案材料，其余的都堆放在其他地方。这些都决定了传统以纸质材料管理档案的方式落后了，必须用更先进的方式来代替它。

（二）资金相对短缺，硬件建设不够，信息化程度低

高校二级学院的档案室建设，大都面临着资金相对短缺的困难。场所大都是由学院提供，一两台计算机，计算机的作用主要是用来打印，其他硬件建设根本谈不上，更不要谈什么信息化了。这也是二级档案室主要以纸质档案材料为主的主要原因所在。不难看出，要加快档案信息化发展，困难是资金。只有资金充裕，才能加强档案的信息化建设，才能购置计算机、路由器、扫描仪、缩微设备等，开通内部局域网，连接外部网络，进行信息安全防护等。有了这些设备，才能把纸质档案转化为电子信息档案，进一步促进二级学院档案管理的信息化发展。

（三）管理人员复杂，档案管理规范化程度不够

高校档案管理的信息化对档案管理人员要求比较高，不仅需要有专门而系统的档案专业知识，而且还要有信息化方面的技能。而现下高校普遍缺乏高素质的档案管理专业人员，就更不要说什么二级学院了。这些二级学院的档案室管理员大都是半路出家，或者直接从专任教师转来，或者是由一些教学水平排后的教师转来，亦或者是由课时较少的教师临时借调兼任，情况比较复杂。二级学院档案室管理人员专业素养低，直接导致了档案管理规范化程度不够。就纸质档案材料而言，首先是体式不一，有的是手写体，有的是打印体。其次，纸张大小不一。这具体体现在学生的平时成绩支撑材料上，纸张大小不一，非常不美观，不整齐。就电子档案来说，没有进行分类保管，到处乱存，更谈不上什么保密措施了。

二、信息化背景下高校二级学院档案管理的新举措

（一）从手工到现代，从纸质到数字化

首先，实现传统档案业务工作的改变，真正做到从手工到现代的转变。二级学院传统的材料立卷归档，大多是手工和打印纸质稿相结合，一些材料必须要打印纸质稿，然后再手工签字盖章。在完成这些后，再立卷、归档，劳动强度比较大，且周期长。必须改变这种手工与打印纸质稿相结合的现状，真正实现档案业务的现代化处理。具体而言，就是利用网络，将相关电子信息档案输入到计算机中，针对档案信息的保密程度的不同，为不同人群设置一定的权限（绝对保密性的档案信息设置为禁止查阅，一般保密性的档案信息设置为验证查阅，可以公开的档案信息不设置查阅权限，对大众公开查阅），这样，可以方便不同的部门及人员查阅相关档案文件信息。其次，实现传统档案管理模式的改变，真正做到从纸质到数字化的转变。档案信息的数字化就是指利用当前先进的数字化技术将纸质形式等载体方式存储的信息转化为可直接被计算机利用识别的形式，从而实现对数字化信息的合理有效的管理和利用。传统的档案工作是对实体档案进行管理，而在数字化档案管理中，档案的管理完全虚拟化。信息的存取，按照设立的软件程序进行整理、排序，然后输出。具体而言，对于二级学院的学生考试材料，学生考试试卷直接通过扫描的形式转化为数字化形式，而其他的相关材料只需要收集电子稿就可以了，然后再分门别类以学年、学期、科目等逐渐缩小的目录文件保存并上传就可以了。而对于学生的毕业论文和实习材料，把打印纸质稿的过程直接省略，只保存电子稿就可以了。也可以把纸质版的材料保存份，如果上级检查，可以把这,)份给他们。当然，检查人员也可以直接到网上查阅。这样，既节约了纸张等打印的办公经费，也节约了存放纸质材料档案的空间，可谓一举两得。

（二）大力加强二级学院的软硬件和数据库建设

首先，加大资金投入，加快软硬件基础设施建设。软件基础设施是指必须开通网络，即开通内部局域网，连接外部互联网。硬件基础设施是指必须购置先进的数字化的技术设备，像图文影像扫描仪，数字化的音像制作系统、服务器、存储设备等，这是提高档案信息化的必要工具。其次，加强二级学院的数据库系统建设。对于作为高校档案馆的组成部分、为教学单位服务的定位而言，二级学院档案室可以直接利用高校档案馆的数据库，成为学校数据库的一个分支和组成部分，这就对高校档案馆的数据库系统建设提出了更高的要求。

（三）提高档案管理人员素质，加强档案管理规范化建设

二级学院档案室加强档案管理规范化建设，加速培养高素质的档案专业管理人才是核心所在。二级学院档案室的电子文件归档、电子档案保存及开发利用等，都需要专业管理人员。二级学院档案室的信息化建设是建立在档案学与计算机科学专业基础之上的。他们既应该具有专业的档案学知识，也应该掌握现代网络技术。为了提高高校二级学院档案室管理人员的素质，应加强对管理人员的再教育和再培训，使其掌握专业而系统的档案学和电子信息学知识，从而为二级学院档案室的档案信息化程度的提高提供人员方面的支持。同时，也只有管理人员的素质上去了，档案管理的规范化建设才能成为可能。

高校档案管理论文篇4

1.1高职院校档案信息数字化管理的基础是要做好归档收集工作电子文件的归档意识不强和电子文件收集归档制度尚不完善造成了在高职院校档案工作中经常出现一些收集不到或丢失文件的现象。在完成收集工作时必须将以下问题解决：第一，要建立相应的电子文件的收集制度；第二，对于电子文件内容、原始性、保存、识读有关的技术状况的鉴定工作应当充分重视，为了协调好利用与建库成本的关系，应当将不应归档的电子文件剔除在外，将重要文件打上归档标记；第三，对于归档前与归档后的著录工作也应当重视起来。最后，注意加密工作，特别是要防止泄露、篡改和破坏。

1.2选择符合高职院校特点的档案管理软件是数字化管理的关键电子文件，是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。大量的电子文件产生以后，首先需要解决的问题是软件平台。目前，档案管理比较混乱，很多软件的功能单一，跟不上高职院校的发展需要。针对档案管理软件种类繁杂的实际，档案工作上水平，高职院校应选择以档案原文扫描为基础的媒体管理软件。

1.3建立高水平高素质的专职档案队伍，增强档案管理的制度建设人在档案信息数字化的过程中是重要的，要做好档案数字化建设就必须要提高档案工作人员素质以及培养电子环境下工作意识。要充分了解电子计算机技术，熟练掌握档案学理论、原则和经过改革的档案管理方法和技术，只有这样才能在技术上对档案数字化网络建设提供足够的支撑。档案工作人员要具有高度的责任感和保密意识，具备较强的政治觉悟和良好的职业道德。高职院校档案部门应当加强对在职人员的培训的工作，及时引进双重知识结构复合型人才。第一，进行档案数字化培训和专业的定期考核。应当根据不同岗位有针对性的进行培训以适应工作需求，在进行系统的数字化管理培训的过程中更新管理人员的技术知识和提高整体专业素质。第二，使人员配置机制更加灵活。采用竞争上岗的方式，对外引进优良人才，使管理人员实现良好的流动。第三，建设专职数字化管理队伍。作为现代化办公之上的一种知识密集型工作，档案管理工作既要高职院校档案管理人员具有很强的分析能力和相应专业知识，还要管理人员具有较高的素质和技能来保证使用者能够提供大量数据档案信息，在这个过程中将传统的档案管理转型为数字化管理，在IT行业和信息时代迅速发展的过程中。高职院校档案的数字化管理将成为档案管理的重中之重；同时，要注重加强高职院校的档案管理制度建设，促进高职院校档案数字化建设进程。

2结语

高校档案管理论文篇5

【关键词】民族地区；高校；档案管理

随着中国高等教育的迅速发展，学生人数激增，并且由于网络技术的普及，以及学生毕业后的弹性就业等一系列问题，这对高校档案管理工作提出了更高的要求，对工作人员来说，也是一种新的挑战。高校领导应该高度重视，努力提高档案管理的水平，更好地发挥档案信息服务的功能，不断开创档案管理工作新局面，以适应社会主义现代化建设的需要。

一、民族地区高校档案管理工作存在的问题

（一）从业人员素质低

目前，民族地区高校档案管理的工作人员普遍素质不高，大多数以前都不是学档案管理的，没有高学历，对自身工作的认识也不够，有“做一天和尚撞一天钟”的思想，缺乏学习本职工作的积极性，创新更无从谈起。有的工作人员就是高校为了吸引或留住人才而解决的教授、博士的配偶和子弟，有的甚至是校外聘用的临时工，专业人才相当匮乏，同外界交流也少，没有见识，档案管理还是过去计划经济体制下的工作的延续，相对比较呆板，没有活力，领导也不是很重视，导致高校档案管理工作停滞不前，阻碍了高校档案事业的发展。[1]

（二）基础设施有等完善，管理混乱

由于高校工作人员对档案管理认识不同，看法片面，在实际管理工作中往往被冷谈或忽视。开展工作的经费就是那一点死工资，调动不了一线工作人员的积极性。档案部门的领导在高校权力也不大，申请一个最新档案管理的软件或组织工作人员外出学习的报告递交上去往往是高层领导一托再托，一年半载没有回音，久而久之，档案管理工作地变成了没有行政能力的行政办公室。没有配套的设备，电脑不是现代化的电脑，更有甚者，有的电脑是别的院系用过了的旧电脑，经过设备科维修了的。档案工作平常也不是很紧张，忙的时候工作人员深夜都加班加点，导致档案管理工作漏洞百出，经不起社会的检验。好的工作人员把这个岗位作为一个跳板，有比这好的工作就跳槽了或直接考研深造去了，使得一些档案管理的经验和技术白白流失。总之，民族地区高校档案工作技术和设备的落后，又缺乏外在压力和内在的推力，档案管理处于乏力状态。[2]

（三）档案材料收集欠全面，诚信度不高

目前民族地区的高校档案无非是学生档案，科研档案等，而这些档案主要是各院系上报而来，经过的环节多，流程杂，难免失真，而档案管理工作人员也不可能去跟踪调查，因此大多数档案材料的内容都是按照当事人的意志而收集，“报喜不报忧”，有个别污点也能轻松抹去，供用人单位参考的价值不大，导致了当今用人单位只看能力，不看档案的现象，既使档案拿来了用人单位也只是走马观花随使翻阅一遍，走走过场而已；毕业生自己弃档的也比比皆是，有的甚至毕业几年了，档案还未提走，这给工作人员保存档案带来了一定的压力。[3]

（四）缺乏档案保护意识，没有真正发挥档案管理的作用

档案保护是一项非常细致的工作，要定期检查，随时反省，防患于未然，要深深地知道自己的一个疏忽将会给社会带来的危害及其无法换回的损失。而目前高校档案管理工作人员的工作比较被动，没有按规章制度办事，缺乏档案保护意识。也就是你自己不来理顺，我不会太多管理，也没有一个明确的档案管理责任人，出问题了相互推托，界限不清。对于档案的质量、数量，工作人员感到一片茫然。[4]由于档案管理现代化，档案管理多采用光盘，磁盘等现代化手段，而这些材料对紫外线、阳光都很敏感，应定期复制，延长电子文件的寿命，而真正做到这些实质性的工作的比较少。高校档案管理应真正为教学、科研及社会服务，在实际中笔者发现档案真正发挥的作用并不大。

二、搞好民族地区高校档案管理工作的对象

（一）提高工作人员素质，加强档案队伍建设

对高校现有的档案管理工作人员，应定期培训，不断学习，加大对计算机方面的知识培训力度，同时不可忽视思想政治方面的教育，提高综合素质，了解档案专业的最新发展动态等。今后对新进来的人员应严格考核制度，不是学本专业的坚决不予录用，把住人才进口关。校领导应高度重视，不要象以前那样把档案室归属于某个部门的附属机构，应直接在校领导的领导之下开展工作。对所有工作人员应实行一年一考核，对于不合格者下岗或待岗，引入竞争机制，打破原有的干与不干一个样，干多干少一个样的局面。档案工作是一项长期实践经验的积累的过程，因此，对于优秀的员工或受岗敬业的员工，应大力表彰，并适当给予精神奖劢和物质奖劢，稳定档案工作队伍

（二）完善档案管理工作制度，实行管理的规范化

高校档案管理工作人员及其领导应经常学习《中华人民共和国档案法》，用国家法律法规规范自己的行为，约束自己的一举一动，并规定每周工作例会后集体学习一次《档案法》，杜绝请假。针对高校档案来源的渠道多的特点，工作人员应及时调查理顺，各院系要划分明确的责任人，档案每到一个地方都要求经手人签字划押，严防作弊，保证档案的真实可靠性。高校内部应制定一些制度措施，如《高校档案管理工作制度》、《保管制度》、《移交制度》、《工作人员职责》等，用法律和制度规范每个人的工作，实行规范化的管理，确保档案管理工作开展有序。[5]

（三）加强档案部门的基础设施建设

近几年，民族地区高校受到党中央、国务院的高度重视，对民族地区的教育投入的经费比重很大，校领导应借此时机，不断提高档案馆的硬件建设，改善库房保管条件，增添现代化的计算机设备，保障档案馆的资金投入，把档案馆的建设提高到一个新的水平，这必将使高校的档案事业再上一个新的台阶。[6]

（四）档案管理、专业技术人才应与时俱进

在当今市场经济条件下，大学生就业呈多元化、弹性化态势，社会上的各行各业都在走向正轨和完善，迫使高校档案管理应适应时展的需要，建立符合当今时代特色的档案信息服务新体系，其目的是充分利用档案资料为高校的管理、教学、科研而服务，同时也为社会上的各个用人单位提供一个真实的依据。对于档案管理工作人员来说，要作到这些，没有良好的道德素质和一定的计算机功底是不能胜任此工作的。这就要求工作人员很轻松的掌握档案材料的收集、分类、编排、归档、保护等多个环节的操作流程，同时又要不断学习新的专业知识和理论，补充新的管理思想和方法，还要学习现代计算机知识，掌握办公自动化、网络化、计算机病毒防范等高科技技术，提高工作效率和服务水平。根据当今时代的特点，用户的需求要求方便快捷等特征，档案部门应充分利用现代化的网络技术及数据库和多媒体等手段，能为用户提供最好、最快、最优质、最满意的服务。高校也要根据自身改革的需要和社会各个阶层的需要，档案管理工作人员应把那些分散的或零星的信息尽可能最大限度的予以整合，把它变成系统的、集中的、处于动态的档案信息，并拓宽信息交流渠道，扩大信息的交流量，更好地为学校科研服务，为社会经济建设服务。[7]

三、结语

档案资料是社会交流的重要渠道，在这瞬息万变的信息时代，没有先进的管理技术和科学的管理方法是行不通的。民族地区高校要提高自身的核心竞争力，不可忽略档案资料的辅助作用。作为一名档案管理工作人员，应本着对过去、现在和将来负责任的态度，做好自己的本职工作。但现实终究是残酷的，面对犯罪分子、电脑黑客的病毒攻击，档案管理工作任重而道远，我们应不断探索，寻求解决问题的有效途径。“路漫漫其修远兮，吾将上下而求索”。

参考文献

[1]李金霞.高校档案编研工作存在的问题与对策[J].云南档案，2007，（3）．

[2]李红.论新形势下的档案管理现代化[J].中国水运，2006，（2）.

[3]李敏玲.大学生人事档案、诚信档案问题与对策[J].兰台世界，2007，（4）．

[4]刘巧元.浅谈职业学校档案资料的保护与利用[J].科技咨询导报，2007,（14）．

[5]谢开明，叶方莲.浅谈高校的档案管理[J].安康师专学报，2005，（2）．

高校档案管理论文篇6

关键词:高校;档案管理;现代化

随着经济、信息与科技的发展,高校档案作为重要的信息资源,其服务领域也由原来的高校内部逐步向社会诸多领域扩展。社会发展需要高校加速以自动化、信息化、社会化建设为主的档案管理现代化建设。因而,高校档案开放式的网络现代化管理与服务,已成为高校广大档案工作者共同关注的课题。

一、高校档案管理现代化建设的内容与意义

高校档案一般有文书档案、教学档案、科技档案、声像档案、编辑档案、外事档案、会计档案、人事档案等,有的学校划分的类别更细。这些档案都是师生在工作、学习中产生的,应视为一个整体,实行统一管理。每一类档案的管理、每一个环节的工作都有其专业要求。业务的统一管就是要使每一类档案业务工作的开展都在学校档案机构的督促、检查之下,即严格要求档案工作人员按照不同的业务规范要求,认真完成每一道工序,使档案的整理、归档、技术保护等各个方面达到档案业务建设的要求,有效地为高等学校各项工作服务。

(一)档案管理现代化的内容

档案管理现代化是指应用现代科学技术的原理和方法,遵循档案工作的客观规律,通过计划、组织、指挥、协调和控制行动,合理地使用档案系统的人力、财力、物力,以最小的投入实现最大的服务功能。档案管理现代化的内容包括档案管理观念的现代化、档案管理装备的现代化、档案管理人员素质的高级化、档案管理工作的法制化、档案管理方法的科学化。

1.档案管理思想现代化

在科学发展观思想指导下,创新高校档案的建设、管理和改革工作,使这项工作有责任、有秩序、上水平、提质量,使其真正成为领导的智囊库、参谋部,为各项工作和“史”、“志”工作打下良好的坚实基础。要使这项工作达到四有,即有人员、有馆舍、有设备、有制度。要对档案人员定期或不定期地进行以档案专业为基本内容的培训、考核,提高档案管理人员的档案管理意识、管理水平和素质。

档案管理人员要专业化、知识化,最好年轻化,要自上而下,形成体系。档案管理人员要有高度自觉和不怕苦累的敬业精神,要像媒体记者一样吃苦耐劳,勤奋进取,积极主动,善于采访、收集、积累各类素材,而绝不能贪图安逸,“守株待兔”。

2.档案管理组织现代化

实现高校档案组织管理,这是时代的要求。我国档案部门从20世纪80年代初开始探讨计算机管理档案,目前已取得了长足进展。

实现高校档案自动化管理,购置设备、开发软件,仅是必备的基本条件。在实施自动化管理的过程中,还必须处理好大量的数据输入与有限的人力、物力的矛盾,要尽快实施和完善文档一体化管理,这样可以避免大量未数字化处理的档案数量成倍递增,“老账”未清,“新账”又来,如此循环往复,数据准备工作将顾此失彼。

3.档案管理方法现代化

目前,针对高校合并、规模加大和“一校多区”的具体情况,通过建立教学档案网络管理系统的办法,改进高校院系档案管理工作,效果明显。(1)加大档案管理宣传力度,增强教职工及有关领导的档案管理意识。(2)运用各种现代化信息技术建立电子档案,形成以电子档案为主、纸质档案为辅的档案管理系统。(3)及时收集完善各种院系档案文件,提高归档资料的完备率和规范程度,同时坚持开放档案文件,方便师生检索查询,发挥档案的资料价值。(4)加强电子档案的安全管理。目前的电子档案资料散存于部门或个人的电脑中,不规范、不系统,安全性也令人担忧。如果遇到电脑病毒或人为操作失误,就容易造成电子文件的丢失。

4.档案管理手段现代化

档案管理手段现代化是指运用现代科学技术管理档案,达到优化目的,取得最佳效益的过程。高校档案管理的现代化主要包括三个方面:一是观念现代化。要确立高校档案是重要的信息资源这一观念。二是管理现代化。

要正确确立高校档案管理的概念,并要制定一套与现代化管理相适应的政策、法规、管理体制和运行机制。三是技术现代化。要用计算机、扫描仪、档案管理软件等现代化办公设备,对档案信息资料进行收集、整理、利用,提高档案的服务水平。建设现代化还必须有进行现代化建设的理念、现代化的技能,尤其需要的是坚持科学发展观,充分调动方方面面的积极性,保持高校档案事业各项工作全面协调、持续、快速、健康的发展,从而为学校和社会大众提供更优质的服务,使学校档案现代化管理、信息化建设总体上达到国际先进水平,更好地为社会主义现代化建设事业服务。

5.档案管理人才现代化

高校档案是反映学校历史面貌和发展变化轨迹的真实记录,是一个重要的信息源,是学校的宝贵财富。因此,建设一支忠诚事业、业务精良、作风过硬、一专多能、结构合理、相对稳定的档案人员队伍,是做好高校档案工作的重要保证,也是高等教育发展的需要。根据高校档案管理的具体要求和发展需要,高校档案管理人才队伍建设有以下策略:争取领导重视,保障档案管理人才队伍的建设;更新观念,提高高校档案管理人才队伍的创新意识;强化激励机制,稳定高校档案管理人才队伍;加强继续教育,提高档案管理人才队伍的素质。

(二)加强高校档案管理现代化建设的意义

高校档案管理现代化建设有利于提高档案信息资源的利用率,通过网络可以使信息共享,减少重复劳动,提高档案管理人员的工作效率与工作质量;高校档案管理现代化建设有利于提高档案管理水平,增强服务意识,使档案工作与时俱进,更好地为社会大众服务;高校档案管理现代化建设有利于实行档案标准化、规范化的工作程序和方法,提高档案管理基础工作水平。即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作;高校档案管理现代化建设有利于实行档案综合管理,提高档案工作的整体水平。

二、高校档案管理现代化建设存在的问题

近几年,全国高校加强了对档案管理工作的改革,高校档案管理已步入现代化建设进程并取得了一定的成绩。

但是,目前大多数高校档案管理对计算机的应用单一、功能简单、利用低效。各高校档案管理现代化建设的进展十分不平衡,经费紧张,档案信息化建设滞后,管理人员综合素质低等,在不同程度上制约了档案工作管理,使其处于低水平重复的状态,造成了财力、物力、人力的巨大浪费,—105—致使高校档案管理现代化建设的进程缓慢。

(一)缺乏统一的网络化协调机构

网络化是高校档案管理现代化的重要内容,但受高校管理体制和运行机制的影响,各高校档案管理工作形成了条块分割、自成系统、各自为政的局面。尽管许多高校档案部门已意识到资源共享的重要性与必要性,但还是比较缺乏馆际之间的合作。目前,还没有一个统一的组织机构来规划协调高校档案馆网络化建设和资源共享工作。

(二)标准化水平偏低

由于历史的原因,高校档案管理现代化建设走的是一条各自为政、自给自足的发展道路。目前,研制出的不少档案系统应用软件都没有遵循国际标准,功能单一,标准化水平低,数据不完整,致使大多数档案馆无主题标引,共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准,各馆的发展存在着较大的盲目性。

(三)数据库建设滞后

经过多年的努力,高校档案馆大都建成了规模大小不等的档案数据库。但缺乏整体性,数据库大都自建自用,规模小,标准化程度低,类型单一,数据无规范化控制,社会服务水平较差。而且大多是条目数据库,缺少全文数据库和多媒体数据库,无法满足用户的多种需求。许多高校档案馆虽然联网,但只能访问其主页,无法实现实质性的资源共享。

(四)人员素质较低

目前,高校档案人员队伍整体素质仍普遍较低,不适应高速发展的计算机工作环境,档案管理工作严重缺乏既懂计算机技术、通讯技术、网络技术,又精通档案业务的复合型人才,不适应档案网络化建设和高校档案事业发展的需要。

三、加快高校档案管理现代化建设的几点建议

(一)抓好档案管理标准化

档案管理标准化是档案管理现代化的技术保障和重要前提。没有标准化,就没有现代化。所以,在当前和今后一段时期,加强标准化建设是档案管理现代化的核心内容。这是应用计算机技术的重要前提,也是一项十分艰巨和细致的工作。

(二)加快档案信息化建设

档案管理模式正转向以档案实体数字化信息这种主要形式向社会提供服务为中心,目标在于实现档案信息接受、传递、存储和提供利用的一体化以及档案信息高度共享。而数字化、网络化建设,是实现这一目标的关键。网络是档案信息传输、交换和资源共享的重要途径,在具备网络条件的高校,档案网络化建设的重要环节在于制作各种接口,在自己的网站、网页上建立各种数字化的档案资料库,实现档案信息的网上接收、管理和传输。

(三)促进档案信息利用的社会化

高校档案管理部门应当在保证整体利益不受损害的前提下,更大范围地向社会各方面提供档案信息服务。广大高校档案工作者既要强化服务意识,打破只为学校内部党政管理、教学、科研服务的思维定式,还要注意提高服务水平和服务效果。

(四)加强档案管理现代化软硬件基础设施

建设软硬件基础设施是高校档案现代化建设的基础。目前,高校自身对档案管理部门的投入仍然有限,成为高校档案管理现代化建设的瓶颈。加大经济投入,加强基础设施建设,是保证高校档案管理现代化建设得以进行的先决条件。在硬件方面,高校应给予财力上的支持;在网络和软件方面,高校档案部门应发挥教育网、高校校园网的平台作用,吸引和运用校内计算机、信息等学科的技术、人才力量,以高性能软硬件基础设施为档案管理系统提供保障。

(五)优化队伍结构并提高人员素质

档案人员的素质高低,是影响档案管理现代化的重要原因之一。要解决这一问题,人才开发是关键。一方面通过高等院校培养高层次档案现代化管理人才。充分发挥高等院校设施齐全、师资力量雄厚、科研水平高、辐射面广等优势,培养高层次档案信息化管理人才。研究生教育中设定档案信息化建设研究方向,本科生教育中加大现代化、信息化管理等方面的课程分量。同时还可以用委培、进修等形式为各省、市培养高层次的管理人员。另一方面通过继续教育的形式,普及信息化管理知识。通过专题培训和实际操作,使人人成为档案信息产品的使用者、档案信息的管理者、档案信息利用的解答咨询者、档案信息的传播者。同时通过岗位培训,使档案信息管理知识成为入门必读,这是有效而不可缺少的重要渠道。

总之,加强高校档案管理现代化建设,创造条件实现档案管理现代化,是档案事业适应时代和社会发展的必然选择,是加速档案管理规范化、科学化的客观要求,也是提高档案信息开发与服务水平的必由之路。因此,高校档案管理现代化建设是一项长期、系统、艰巨的工程。除了高校自身的重视和努力,还需要国家和高校档案主管部门的宏观调控及信息部门的大力支持。

参考文献:

高校档案管理论文篇7

目前高校教师业务档案管理现状很不乐观，主要表现在：意识淡薄，缺乏开放性；管理混乱，缺乏共享性；更新不及时，缺乏时效性；管理手段落后，缺乏现代化。再结合笔者在高校的工作经验，发现高校教师业务档案管理方面存在的问题，同时对这些问题进行深入的思考，进而产生一个设想，就是研究开发高效、安全、简便的管理系统。笔者通过调查、研究分析，对、SQLServer2005数据库管理进行深入学习、研究，进一步研究、开发科学高校教师业务档案管理系统。

2相关内涵界定

所谓教师业务档案，通常情况下是指教师个人在教育、教学和科研等方面，形成的各种材料记录，这种材料记录往往具有保存价值，通过这些材料记录可以进一步反映教师的业务能力、学术水平和工作业绩等。教师业务档案一方面可以真实地反映教师的个人情况，另一方面可以展现学校的整体素质、师资队伍结构和办学水平等，为高职院校师资队伍建设、教育教学改革、职称评审、学校各项评估等工作提供了真实可靠的依据。

3系统功能需求分析

对于高校教师业务档案管理系统来说，其用户类型通常情况下主要包括普通的教师和系统管理员。其中，教师的功能表现为：编辑、查询和修改本人的信息，同时可以对本人的登录密码进行修改。对于系统管理员来说，其功能需求主要表现为：一方面具有教师的所有功能，另一方面能够查询、修改所有的用户数据，同时能够注册新用户，并且可以对用户进行删除操作等。对于教师业务档案管理系统来说，其基本功能主要包括：查询、输入和存储教师信息，并且教师可以添加、更新个人的信息，同时可以设定和修改密码；对于管理员来说，能够对数据库进行更新、删除、添加等操作。在设计方面，利用模块化方式对管理系统进行处理，将整个系统的各个功能划分为若干个模块，通过对模块进行开发和设计，完成系统的修改与更新，同时维护数据库，进而在一定程度上满足用户添加、删除、更新、查询和打印相关数据的需要。根据需求分析该系统设计了以下功能模块：教师个人信息、任课信息、科技项目信息、论文信息、著作信息、社会兼职信息、学术团体兼职信息、国内进修学习信息、出国（境）学习工作信息、专家信息、教师教学工作量、教师业务考评信息、教师实践经历和管理工作信息。

4系统总体设计思路

高校教师业务档案管理系统基于B/S体系结构，真正实现零客户端。采用浏览器/应用服务器/数据库服务器的分层体系结构开发设计该系统，无需安装相应的客户端，进而在一定程度上方便了用户的使用和管理。为了保证数据的安全性与交互性，系统采用SQLServer2005，对数据进行储存、检索和维护等管理。该系统具有良好的兼容性，同时能够容纳大量的专业知识，在安全性、准确性、运行速度等方面表现得尤为突出，在一定程度上为客户端提供快速、稳定的运行环境。前台的开发工具选择MicrosoftVisualStudio2005，该开发语言由Microsoft公司推出，并且基于.NET2.0框架，这一开发平台具有较强的战略性，Microsoft公司所有的编程语言的开发环境被框架统一起来，并且可以创建、配置和运行Web服务以及Windows平台，可以很好地连接SQLServer2005。它以构件化方式进行开发，统一了接口，并且访问简单、升级容易、易扩充等，在一定程度上迎合了当今IT技术的发展方向。在传统的客户/服务器结构的基础上研究开发出B/S (Browser/Server)模式的三层架构模式，这一模式具有严格的分层定义，首先对整个软件系统进行分解，将其分成相对简单的小分块，每一层只实现系统相应层的功能，相邻层对应的功能模块通过相互调用的方式完成层间的交互，由接口完成信息的传递。系统功能利用三层架构来实现，在一定程度上为系统提供一个可行性方案，对于程序设计人员来说，可以方便地将该方案转换为实现应用系统功能的B/S模式，这一计算方式由传统的C/S发展起来。对应于三层架构的多层结构，其含义是一样的，只是细节有所不同。三层分别是：表现层、业务逻辑层、数据访问层。三层之间的关系主要表现为：通过访问数据库操作层提供的接口，业务逻辑层可以对数据库操作层进行访问，对于同样的数据库操作层来说，访问数据库访问层则是通过访问数据库访问层提供的接口来实现，对于客户端来说，通过界面层对业务逻辑层进行访问。在三层架构之间派生类去实现接口，对派生类的方法和属性进行调用，并且三层之间可以相互调用。

5结束语

高校档案管理论文篇8

一、学生课程成绩与毕业论文档案资料特点

在高校，每一个学生都有自己的成绩单，都要提交一份自己的毕业论文（少数专业学生没有毕业论文要求）。学生课程成绩与毕业论文是反映教学效果和质量的重要档案资料，两类档案资料的显著共性特征是学生身份信息唯一和明确具体，体现在每位学生的学号具有唯一性。在教学进程中，这两类档案资料的时间属性也很明确，学生课程成绩每学期都有记载，毕业论文在本科学制最后一学期提交归档。此外，学生课程成绩具有私密性、调用频率高等特性；毕业论文属于学生科研成果，成果归属权清晰，学校有对成果进行使用的权利，除保密论文外，一般毕业论文均具有开放性，可供其他人和机构查询。毕业论文还具有页码多、图表字数多等特点，纸质档案占据较大的保存空间。归纳和理解学生课程成绩和毕业论文档案资料特点，是开展档案管理和编研工作的基础。

二、以身份信息为支点的档案组卷及双重管理

传统的常用的成绩档案和毕业论文档案组卷方法是采用入学年度与院系别（专业）相结合如组卷方法，或者采用以毕业年与院系别（专业）相结合的组卷方法。例如：××学校××级××院系（专业）学生成绩册（毕业论文），××学校××届××院系（专业）学生成绩册（毕业论文）。由于受到院系、专业调整和更名的影响，受到办学模式多样化的影响，受到学分制和学籍异动等影响，这种组卷方法具有一定的弊端[4]。

就目前高校教学档案管理的实际而言，学生成绩和毕业论文一般都采用了纸质档案和电子档案双重管理，但这种双重管理还存在不少问题。例如：学生成绩电子档案一般依托高校教务管理部门的教务管理信息系统，学校档案馆无权调阅；学生成绩电子档案虽然采用了学号查询入口，系统也具有一般的统计汇总功能，但对学生课程成绩的统计分析功能开发的软件还远远不够，难以满足教学管理的较高级需求；毕业论文电子档案一般是做成光盘，或者简单存贮在院系教学管理工作者计算机硬盘中，不利于长期保存、扩充内容和查询浏览。这说明，目前的所谓教学档案双重管理还仅仅是初步的、分离的档案保存，不能充分体现纸质档案管理和电子档案管理各自的优势，不能满足档案管理的要求和用户服务需求。

因此，建立以学生身份信息为支点的档案组卷及双重管理值得深入探索。朱惠钰，刘美娟（2001）提出，在新生入学时候，教务管理部门可以建立一个学号姓名及身份证号对应的数据库，实现使用学号或身份证二选一的查询方式。以学号为支点组织成绩档案，形成的案卷题名为：××学校学生成绩总册（学号范围），把学号与档号一起贴在案卷脊背上排架，一目了然，有利于快速准确调档[4]。同时在教务管理信息系统中，建立以学号或身份证入口的查询界面，在主字段学号目录后面，添加更多的其他信息子目录，例如：姓名、院系、专业、学期、班级、课程名称、课程性质、授课教师等，充分实现多维学生课程成绩数据分析的功能，为做好档案编研工作打下基础。谭玲玲等（2009）把整个学生成绩档案信息化管理分为五大功能模块，即成绩录入、成绩查询、成绩修改、成绩分析、成绩输出，每一个功能模块下面又设立若干子模块，共计11个子模块[5]。在毕业论文电子档案信息化管理过程中，杨焕海（2007）提出了基于web的高校毕业论文档案管理信息系统设计方案，对系统分析与结构、关键技术，以及系统实现进行了论述，提出的系统具有录入、修改、查询、浏览、编审、检索和汇总等功能[6]，该毕业论文电子档案管理信息系统也是基于学生学号关键身份识别信息而建立起来。以学生身份信息为支点，可以把纸质档案和电子档案对应联系起来，实现双重管理。同时，利用计算机网络信息的强大技术，可以最大限度地体现教学档案的价值。

三、学生成绩与毕业论文档案的编研要点

档案编研工作是档案部门以馆藏档案为主要对象，以满足社会利用的需要为主要目的，在科学研究的基础上，编辑史料，编写参考资料，参加编史修志及撰写专门著作的工作。它是一种主动提供或报道档案信息，为学校和社会服务的形式。档案编研工作是档案管理的重要环节，是充分开发档案信息的有效手段。高校档案编研工作应立足于服务学校，做好选题规划，体现学校特色[7]，对于反映教学效果和教学质量的学生成绩和毕业论文，学校和院系档案管理工作者可充分利用纸质档案和信息化电子档案，选择一些关键选题，开展教学档案编研工作，供教学管理者和教师参考，便于了解教学质量状态，进一步改进教学工作，加强高校内部教学质量监控。例如：对于学生课程成绩，可选择的编研题目有全校公共课大学英语、高等数学、计算机基础等课程的一次性考试通过率；英语四级六级通过率；班级大面积不及格课程分析；学生学籍异动警示分析等。对于学生毕业论文，可选择的编研题目有结合教师科研和生产实际题目的比例；历年选题的重复情况分析；不同职称教师指导学生人数情况分析；本科毕业论文质量分析等。

学生课程成绩和毕业论文是重要的教学档案资料，是学生学习历史的记载。对其开展科学管理和编研工作，不仅有利于实现一般的快速查询功能，还能实现纸质档案和信息化的电子档案优势互补，弥补档案管理中存在的不足之处，充分挖掘和利用该类档案的价值，便于为用户提供优质档案服务，为改进教学和教学管理，提高教学质量提供优质档案服务。

参考文献：

[1]张含卓，欧雪梅.加快高校教学档案信息化建设的思考[J].华北煤炭医学院学报，2011，13（3）：427-428.

[2]钱爱华.高校教学档案分类探讨[J].安庆师范学院学报（社会科学版），2010，29（12）：100-103.

[3]王玉武.网络环境下高校教学档案管理工作浅析[J].黑龙江档案，2011，（5）：52.

[4]朱惠钰，刘美娟.浅谈高校学生成绩档案组卷方法[J].浙江档案，2001，（12）：25.

[5]谭玲玲，邹妙玲，谭年元.基于教务网络管理系统的高校成绩管理的探索与实践——以湖南工程技术学院为例[J].湖南医科大学学报（社会科学版），2009，11（3）：190-192.

高校档案管理论文篇9

1民办高校档案管理存在的问题

1.1管理意识薄弱，对其认识不够

教书育人一直是民办高等院校教学的中心任务，以培养技能型的人才为主要目的，对档案管理工作重要性认识不够，尤其是领导意识淡薄，使得档案管理人员职责不清，影响民办高校档案管理工作的发展。

1.2制度不够完善，职责不清

制度是工作的基础，但从当前我国民办高校的档案管理情况来看却缺乏切实可行的制度，影响档案管理工作的完整性，无法实现规范化与科学化的管理，导致工作人员的职责不清，影响整体效率。

1.3管理人员的素质亟待提高

当前我国民办高校的档案管理人员多数为兼职，这必然会影响其工作的效率，无法进行专业训练，因此，必须在未来的工作中不断提升管理人员的综合素质。

1.4基础设施相对较为落后

随着人们对档案工作的重视不断提升，对其基础设施也提出了更高要求，但实际情况却不尽如人意，缺乏保存意识，导致档案丢失情况颇为严重，同时现代化设备不到位，影响档案保存的效率。

1.5管理方式落后，信息化管理手段缺乏

当前，传统的管理方式仍然是民办高校选择的首要方式，与时展脱离，无法满足时展对档案管理的需求，更无法为学校的发展提供高质量的服务。

二改进民办高校档案管理工作水平的有效措施

1增强管理意识，提高对档案工作重要性的认识

第一，领导要转变观念，加强对档案工作的重视。作为民办高校的领导，必须要将档案工作放在教育的首位，将其作为教学管理的重要组成部分，做到分工明确。第二，强化高校教师的认知，使其更加重视档案工作。教师是高校教育的主体，其对档案工作的重视直接影响到学校的整体教育工作，因此，在工作中要加大宣传力度，提升档案工作的效率。

2建立并完善档案管理制度，职责明确

在上级档案部门的领导下，根据《普通高等学校档案管理办法》，民办高等院校要立足实际，制定与实际相符的目标责任制，明确职责，调动员工的积极性，使其可以全身心的投入到档案管理工作中，推动学校档案管理工作水平的提高。

3增强档案管理人员队伍建设，提高其专业素养

做好一项工作必须要有一支专业素养过硬的队伍，因此，民办高校必须要采取有效措施强化其队伍建设，培养素质过硬的专业队伍，提高其工作水平，改善其责任意识。同时，新时期的档案工作人员也要定期参加培训，学习专业知识，善于运用现代化的知识武装自己，提高其管理水平，建立服务理念，更好的为高校档案事业的发展服务。

4改善档案建设设施条件，提升信息化的管理水平

首先要将档案工作纳入到整体规划中，从意识上强化对其重视，关注起经费、人员、设备等问题，改善现有的工作条件，保证其工作的顺利开展。在完善硬件环境的基础上，提升软件实力，建立档案管理的信息网络，实现现代化的管理目标。新时期的档案人员更要善于运用现代化信息技术，利用文档一体化把上级来文和学院形成的文件直接进入档案馆数据库，减少档案信息的重复录入工作；其次，对档案馆收集到的各种档案如文书、声像和图片等进行数字化处理，一并存入数据库，并对库存的各种信息进行分级、分类管理，积极公布一些共享信息，为不同用户提供所需信息。另外，档案人员要能够积极利用现代化管理条件和方法，有效开发学校档案信息资源，充分挖掘和利用本校档案的价值。

三结束语

高校档案管理论文篇10

民办高职院校毕业生在离校之前没有落实就业单位的学生，需要将档案返回生源地由院校就业指导中心派人送至即人才交流中心进行登记编号，毕业生择业期一年内可以进行免费存放。

二、民办院校就业档案服务程序

1.开具证明。择业期内未落实就业单位并且档案还存放在市人才交流服务中心的毕业生可以享受一下服务：凭就业报到证开具存放档案证明、开具未就业证明其他与档案相关的证明。

2.档案提取。择业期（2年）内就业手续办理完的毕业生，可以凭就业报到证、加盖公章的就业协议书，到各级人社局进行档案提取。择业期内没有就业毕业生不能进行档案的提取。

3.对于自谋职业、出国留学、择业期未满的毕业生档案和派遣期内自谋职业或自费出国留学以及择业期满后仍未就业的毕业生，可在各地市人才交流服务中心办理人事档案保管。

三、民办高职院校学生“学籍档案”与“人事档案”的主要区别

民办高校毕业生学籍档案是指学生通过参加全国统一高考并被录取的学生档案，它以文字资料形式记录学生在校期间的学习成绩、家庭状况、高考成绩、在校期间表现、在校期间的奖惩情况等。民办高职院校毕业生的人事档案是由学籍档案转换的，毕业生毕业后将其学籍档案中放入该毕业生的报到证当中，然后由学校将档案转交毕业生就业单位或人才交流机构。学籍档案也就正式成为毕业生的人事档案，它需要通过毕业生与用人单位或人才交流机构签订就业协议，取得报到证后才能得以实现。

四、民办高职院校毕业生档案存在问题及解决办法

一是毕业生进入国家机关、事业单位、国有企业，这些用人单位本身具有人事管理权，他们可以直接接收毕业生档案。二是各类非公企事业单位与民营机构他们没有档案管理权。毕业生毕业后一定将档案交由各级人才交流服务机构进行统一管理。档案存放在人才交流中心，方便又安全。三是毕业生在档案的转递过程中需要注意一下几点：

1.在不能完全搞清楚用人单位是否具备人事管理权之前，不能把档案转入该用人单位，应将档案转交给该用人单位所在地的人才交流中心进行管理。

2.个别没有档案管理权的单位违规接收档案，导致档案丢失。为了避免上述情况发生，毕业生应首先询问用人单位的性质，在确定对方是否具有人事档案管理权限后再决定将档案投向哪里。

3.档案的归属是有相关规程的，学生在离开学校之前要制定好档案调离时间，不要将档案来回调离，最好做到一步到位。

4.毕业生毕业后在异地找到工作单位，户口不落回本地的毕业生、考研的毕业生以及无法确定是否在用人单位长期就职的毕业生，这部分学生可以将自己档案交由人才交流服务中心进行托管。

五、民办高职院校毕业生工作后档案提取及补办办法