高校档案管理范文10篇

高校档案管理范文篇1

一、高校教师综合档案的管理与利用现状分析

1.高校教师综合档案的管理与利用现状尽管在知识化、信息化、网络化的环境下，高校的人事管理、教学管理、科研管理等领域的数字化、信息系统化都已经成为现实，学生的选课、各类人员对教师的评价、学生课程考试成绩的录入与查询等过程都是在网上直接完成，教师的授课计划、科研成果的统计等都要求上交的是电子版。但是，高校的人事、教学、科研等各个管理部门的信息系统基本都是相对独立，彼此互不兼容。结果就是，教师的各类档案数据是分别存于不同的系统中，对利用与保管都存在不方便之处。即使对教师的同类档案来说，也基本处于多级分散的保管模式。高校的教学、科研工作是多部门多级的分散管理体制，从而在相关档案的收集与保管方式上也形成了多级多部门的分散管理模式。一般情况下，高校的教学与科研档案，一部分由院（系或科室）级的教学与科研秘书处分别收集、整理、鉴定、保管，如教师的授课课程档案、教师每年的科研成果等数据；一部分则由相关职能部门（即教学部门、科研部门等）在其职能活动过程中直接收集形成。若干年后或每年，院（系或科室）级单位会将相关档案上交主管部门或学校档案馆，各主管部门（即教学部门、科研部门等）若干年后也会再转交学校档案馆。在利用方面，基本上只是在考核或评定职称等过程时才有利用活动产生，而且各部门的档案，只是对部分管理级的用户开放；档案馆尽管对学校用户全面开放，但是有所限制，比如有的要收费，有的有时间限制，而且其收录的档案本身不太齐全，尤其是科研档案，多数根本就没有建。所以，每到考核或评定职称时，上到相关职能部门，下到教师个人，都分别忙于重新组织、查找相关资料，而相关的信息系统，比如教学档案、科研档案、档案馆等系统都无法提供全面、准确、完整的相关材料。本人曾对熟悉的几所高校做过一些调研，对教师的档案管理模式基本类似上述的分散与多级保管方式，在其利用方面基本没有主动的作为。2.高校教师综合档案管理与利用中存在的问题（1）没有形成对教师的所有档案数据统一归档与专门管理的制度，没有一个统一的信息管理平台。由于没有形成对教师所有业务活动过程的文档进行统一归档专门保管的制度，也就没有一个统一的高校教师档案信息管理平台，使得高校教师档案的统一管理与开发利用极为不便。现实中，高校档案馆很少真正有综合的教师档案这一类。对高校教师的教学档案、科研档案、人事档案采取的是分部门且多级的管理模式。即使在信息化程度比较高的教学档案管理这一块，也是多级的分散保管，而且也基本没有做到电子文档的一体化管理。（2）分散多级保管模式造成资源浪费严重。因为各部门之间数据管理模式不同，数据结构不一致，移交档案馆的过程中有个格式转换问题，格式转换本身就是资源浪费，同时还有可能造成数据丢失。（3）分散多级的保管模式导致高校教师档案的利用率较低。高校有关人事、教学、科研等部门及其二级管理部门的信息保管主要为本部门的管理活动服务，一般不对外，而档案馆的档案收集又有时滞而且不全。所以，用户使用教师档案信息很不方便，教师档案的利用率一直比较低。（4）分散多级的保管模式不利于高校教师档案知识资源价值的整体发挥。现行的分散多级保管模式导致对高校教师档案资源的整体构建与管理进行的研究也很少，尽管找出几篇有关资源整合与一体化管理方面论文，但都只是研究教学档案或人事档案的文档一体化管理，而教师的业务档案是包括多方面的。分散保管的教师档案是不便于对档案中隐性知识的挖掘，即对档案的深入整序的，同时也不利于对人才的整体评估与认识。因为只有集中统一保管的教师档案才能体现出个人或某部门甚至学校的教学、科研的整体水平与进展过程。总之，高校教师档案的分散多级管理模式不利于高校组织内知识的融合、共享、创新与传播，不利于其知识资源价值的充分发挥。

二、高校教师综合一体化管理

1．高校教师综合档案一体化管理的基本内涵如前所述，高校教师综合档案分散多级的保管现状，存在诸多问题。改进的基本思路应该是充分利用现代信息管理技术，尤其是数字化与计算机网络技术，实现高校教师综合档案数据的一体化管理与利用。一体化的基本内涵包括三个方面：其一，教师个人各类文档数据的一体化管理，即通过制定标准、统一的建档与归档制度，将教师个人的人事、教学、科研等方面文档数据集中统一保管，以方便利用；其二，教师各类业务文件的制作、形成到归档过程的一体化管理。主要是指依托校园网及相关信息管理技术，对教师的各类业务档案文件的形成过程实施全程控制，然后直接经网络鉴定、上传、归档、入库，实现教师业务档案的全程电子化管理，做到从各类文件的初级制作（包括教师个人或各级管理部门）到审批、传达、实施、归档等过程的文档一体化管理，以减少中间过程的重复劳动及数据的丢失；其三，教师个人综合档案数据在一定范围内公开、共享与利用的一体化管理。主要指依托校园网及相关技术与制度，实现在高校内部的某些范围内对高校教师个人档案数据的共享与开发利用。实现途径应该是开发出能一体化管理教师个人基本信息及各类业务档案数据的综合档案管理信息系统，系统的用户应涵盖形成档案并可能利用档案的一般教师、学生、各级职能管理部门与各级研究部门等，但共享与利用的权限或范围可依用户身份不同而专门制定。2．高校教师综合档案一体化管理的实现方略实现并达到上述三个一体化管理的目标，既要有行政管理制度方面的保障，也要有具体技术方案的支持，还要有高校各个职能部门及其管理人员与教师个人的积极配合。但最主要的还是要构建一个统一、相对规范的信息管理平台与管理制度。其实施要点包括：首先，要制定对高校教师所有业务活动过程统一建档、系统保管的专门档案管理制度，这是实现高校教师综合档案一体化管理的第一步。其次，综合运用数据库系统技术、系统集成技术、网络技术等现代信息技术，组织专门机构、专职人员，开发高校教师综合文档管理信息系统。从现实层面上来说，高校教师的各类档案应该分别保存在不同的已有信息系统中，其自动化、信息化程度应该还比较高，比如教学信息有教务管理信息系统，人事档案有人事档案管理信息系统等等。所以，实施高校教师综合档案一体化管理的关键措施是要在各子系统（如教务管理信息系统、人事信息管理系统、科研信息管理系统等）的基础上，应用系统集成技术，构建一个统一的信息管理平台，即能一体化管理高校教师个人及其各类业务文档的综合文档管理信息系统。这一过程可由高校指定相关管理部门（如高校档案馆或图书馆）与有软件开发能力的信息公司合作完成，开发的关键技术是系统集成技术与数据库系统技术。系统的开发过程必须在文档一体化管理理论、电子文件生命周期理论的指导下，运用数据库系统技术、信息系统集成技术等现代信息技术，针对高校教师业务档案的数据构成（包括教师个人的人事、教学、科研等方面数据）及各类文档的形成过程，分析并规划系统的整体构成及功能结构，包括各子系统的构成与功能结构，进而建构系统统一的数据库数据模型并实现系统的统一规划，最终完成系统的集成及其相关软件的开发、调试、实现等。该系统应该具备：利用分布式数据库管理系统原理统一保管教师个人基本信息及其所有业务活动过程的各类档案数据的功能；有完备的档案检索功能，既包括对个人各类档案数据的分别检索功能，也包括对某教师所有档案数据的综合检索功能，还包括对某个时段某类档案或某部门某类档案等的统计检索功能（可以针对考核或人才评估等的具体要求设定）等；有严格的用户类型及其权限管理措施。最后，在考虑档案数据的特定保护需求的情况下，在数据库的设计阶段，充分运用数据库保护技术与原理，设计并规划系统各类文档数据的全程控制以及数据的安全保密与数据共享的平衡控制机制。数据库系统的安全保护措施包括许多方面，此处主要是指：一是通过数据模型设计阶段的数据结构、数据操作、数据完整性约束等三个基本要素的统一设计，实现对整个数据库的数据进行统一控制的机制，最终实施对各类教师业务文档的全称控制；二是通过对系统各类用户及其权限的统一规划、管理，形成对系统档案数据的安全与完整性的统一控制，最终实现系统档案数据保管的保密要求与共享利用的平衡。其中第一方面的控制，主要由软件开发者与数据库管理员共同设计完成，相关内容的论述将在后续文章中完成，此处重点谈谈第二方面的控制。第一，针对各类教师业务档案的形成过程，明确各类参与建档、保管甚至利用档案的系统用户类型（包括教师本人，各院的教学与科研秘书，各职能部门的相关档案管理人员等）；第二，明确各类用户在系统运行过程中的职责与任务，包括要完成的相关数据的上传、鉴定、归档等过程任务等；第三，运用数据库的安全保护措施，对各类用户进行统一的权限控制与管理。包括对系统用户的名称与密码的统一管理，对系统运行过程中各类系统用户的身份识别（以保证系统用户的合法性），对进入系统的所有合法用户的审计与跟踪（以保证合法用户对系统数据的合理使用）等；第四，在上述措施下，还要制定针对档案保管、查询、借阅等过程的具体限定措施，以实现系统内各类用户对权限范围内相关数据的共享与利用。

单位：熊志云单位：湖北大学

高校档案管理范文篇2

有利于提高高校档案的服务水平传统高校档案管理主要采用的是手工操作模式，然而高校档案管理工作的内容比较多，工作程序较为繁杂，往往需要花费大量的人力，也会浪费很多时间，工作效率不高，而且很容易由于人为因素而影响档案质量。比如，档案装订立卷工作以传统手工方式操作，工作人员的劳动量就非常大。又比如档案信息检索工作，如果采用人工方式寻找，检索的时间很长，而且手续非常繁琐。加强高校档案管理信息化建设，可以利用现代化先进的计算机技术、网络技术、数字化技术等对等高校档案进行加工、整理，只要通过信息系统就可以完成档案管理、分类、查询等工作，而且可以通过计算机对以往档案的案卷、全引、专题等目录进行统一编目建立一个系统的计算机目录索引系统，这样可大大减轻工作人员的工作量，也可以提高工作效率，减少人为误差，提高档案管理质量。同时，档案管理信息化可使高校档案信息资源得到最大程度的开发、利用，实现信息资源共享，从而提高高校档案管理的服务质量。

2加强高校档案管理信息化建设的建议

2.1提高高校档案管理建设的标准化想要实现高校档案管理信息化建设，首先应提高档案管理的标准化，也即是指在实际工作中应严格按照相关的标准、规范执行，建立统一的工作标准和依据，从而有机组合高校档案管理的各项工作，尽可能提高高校档案管理的工作质量。目前，高校档案管理普遍存在标准不统一、各自为政的现象，而且档案信息化软件开发和信息化建设等方面较为分散，为此，应该安排专业的人员全面研究高校档案信息化建设建立一套全国统一的档案管理信息化建设软件系统，同时应制定统一的档案管理技术，而且应结合国内外档案管理标准以及档案管理发展趋势制定高校档案管理信息化建设需要遵守的准则。比如，文献索引标准、信息传输标准、通讯标准、网络数据库建立标准等。通过科学的组织、协调各高校档案信息化建设，确保各高校的工作管理软件统一，促进各高校档案信息的互联、互通，实现信息资源共享。

2.2加强档案信息数字化建设传统高校档案基本上都是以纸质档案为主，需要占用很大的空间，而且工作量非常大，需要查阅时会花用很多时间，导致每年高校档案管理费用支出不断提高。而且由于纸质材料的特点，长时间很容易出现泛黄、粘连、发脆等问题，在很大程度上会损坏档案质量。加强档案信息数字化建设可以以计算机数据库为平台，利用一些特定的软件整理、排序、存放各种档案信息，便于查询、检索。而且数字档案可以复制，计算机数据库的容量非常大，可以存放大量的档案，因此相对于传统纸质档案，数字化建设具有便于管理、安全性高等优势。

2.3加强网络安全化建设在高校档案管理信息化建设过程中，由于计算机网络的特点，安全保密问题也是需要重视的问题，高校应结合自身的实际情况制定一套科学、合理、严谨的信息化档案安全保密制度，而且需要不断加强档案管理人员的安全防护意识以及技能。同时，应引进最新的计算机网络安全防范技术，设置安全防火墙，及时、有效防范计算机“病毒”、“黑客”等不安全因素。

2.4加强档案管理人员队伍建设人是高校档案管理工作的最终执行者和主体，想要加快档案管理信息化建设，这就要求档案管理人员具备较强的综合素质，不仅需要具备基本的计算机技术技能，同时要求具备良好的道德修养及职业素养。因此，高校应注重档案管理人员的培训工作，制定科学的员工培训管理制度，不仅应丰富档案管理人员的信息化管理知识，也要提高管理人员的业务技能，培养一支专业的档案管理复合型人才队伍。其次，应建立合理的考核机制，定期对档案人员的实践操作技能进行考核，并且将员工的工资和考核结果直接挂钩，这样有利于激励档案管理人员重视档案信息化管理，不断提高自身的业务能力。

3结语

高校档案管理范文篇3

档案管理人员综合素质不足及缺少信息人才。首先,以往高校当中有关档案管理专业较少,这便导致了高校档案管理人才队伍素质普遍较低,很多档案管理人员专业知识理论较为缺乏。而且很多人对档案存在一定的误区,认为从事档案管理职业前途渺茫,这便导致了高校档案管理部门招聘人才很困难,而且学校对此部门重视程度较低,导致档案管理人员很少有接受培训的机会。随着新时代的到来,档案管理人员综合素质的缺乏显得极为明显,很多档案管理人员思想意识形态不够坚定,使得其对工作的影响较大;其次,信息时代高校档案管理工作人员除了掌握必要的档案收集、整理、分析等档案管理方面的专业技术外,还要求相关工作人员具备必要的计算机基本操作能力。与此同时,在网络环境较为繁杂的情况下,档案管理人员还应注重加强自身档案安全意识以及技术的培养和学习,时时做好网络安全防护工作,提高自身现代网络安全方面的技术水准,以为高校档案管理提供一个安全的网络环境。但是,目前具有精准计算机技术的档案管理人才欠缺也是当前高校档案管理的一个困境。

2、新时期高校档案管理工作的发展对策

2.1提高高校对档案管理工作的重视程度。高校相关部门应该对档案管理工作的重要性重新进行认识,同时增加对档案管理部门的资金和精力的投入。应该确保服务器、计算机、存储设备以及复印扫描设备等的办公设备的齐全,在此基础上,还应该积极努力的引进多功能以及高安全性的档案管理软件,全方位的确保档案管理工作的顺利展开。除此之外,为了能够确保档案管理的安全性,还应该配备较为齐全的防火防盗设备以及消防安全设备,从而提高高校档案管理工作的基础条件,使其能够更快的适应新时期对于高校档案管理工作的要求。2.2信息时代加强档案管理信息技术人才建设。档案管理人员的素质要求是从档案管理工作的形式、任务以及目标所决定的,为了整体提高档案管理人员的综合素质,应该从两方面入手:第一,应该注重对专业档案管理人员的大量引进,要重视专业人才的信息技术水平。因为,信息时代高校档案管理工作人员除了掌握必要的档案收集、整理、分析等档案管理方面的专业技术外,还要求相关工作人员具备必要的计算机基本操作能力。第二,应该进一步的健全档案管理人员的培训体系。学校要重视网络知识教育,从而适应新时期档案管理工作的需要。注重加强档案管理人员之间以及与其他相关专业工作者之间的业务交流,使得档案管理工作人员能够尽快的了解到其他人的先进经验,找到自身的不足,从而将先进工作经验运用到自己的工作当中去。

2.3创新档案管理机制。高校应该尽快建立健全档案管理机制,努力将档案管理工作纳入到学校的长期工作规划当中,从而对档案管理部门的设施进一步的完善,尽快实现现代化的管理水平。首先,必须率先打破论资排辈的不良工作作风,给档案管理人员一个公平公正的发展平台,充分调动广大档案管理人员的积极性。在此基础上,高校还应该建立相应的考核机制,以此来激励工作人员更加努力的工作,使得人才竞争进入到更加良好和谐的氛围中去。除此之外,还应该及其重视档案保管过程中的保密工作,认真仔细的保管档案,对于借阅以及销毁等各个环节均应该有一套严格的规定,并依此进行办理。

3、结束语

高校档案管理范文篇4

关键词：服务就业；高校；档案；管理；学籍

国家颁布的《高等学校档案管理办法》要求高校重视对学生学籍档案的管理，强化对学籍档案资料的利用度，为高校更好的培养人才打下基础。高校为大学生就业提供服务，这和学生的学籍档案管理有密不可分的联系，要注重发挥学籍档案在高校就业服务中的积极作用，在社会竞争压力逐渐增加的今天，为学生提供更好的就业服务，开创高校学籍档案管理新局面。以下就高校学生学籍档案管理的作用介绍，之后对传统学籍档案管理中存在的不足给予指出，并针对存在的问题提出对应解决措施，为高校更好开展学生学籍档案管理工作提供参考。

一、高校学生学籍档案工作对高校服务就业的积极作用

1.记录、提升学生素质。高校为社会各行业输送综合性人才，而学生档案是学生入学以来的实际表现记录，其将学生的生活、学习、实践通过数据的方式记录下来，是国家、社会考验学生、检查学生的重要依据。档案管理对提高学生综合素质也有一定促进作用。一方面，教师注重以学生学籍档案差异化教育及培养，对某方面突出的学生有针对性的开展教学，对学生有深入了解；另一方面，科学的学生档案是学生毕业就业能够证明自己的重要资料，直接反映学生背景，在就业选择中，能够提供学籍档案的学生能够得到更多信任，在就业中有更多机会。学生为了维护自己学籍档案中的优秀记录，往往在工作中全面努力，以完善自身档案，提高自身竞争力。2.就业中可增加学生从业机会。通过对学生学籍档案进行科学管理并加以利用，可以让学生更好就业。在新时期素质教育推行背景下，就业不仅仅单方面看学生学习成绩，就业更看重供需关系，表现出“双向选择”趋势。主要表现为，高校就业部门组织举办招聘会。学生学籍档案是直接反映学生实情的权威性依据，也是企业和学生更好沟通的连接线。实际工作中，事业单位选择人才，多由人才所在学校毕业生情况、学生学籍档案资料作为一手资料，了解学生实际素质情况。由此可见，高质量的学生档案是学生就业从业的敲门砖。3.学生学籍档案可保障学生就业后享有合法权益。通过对高校学生学籍档案科学管理、利用，可保证学生基本权益。部分用人单位在招聘人才时，并不要求转移档案、落实户口等，导致一些毕业生不了解学籍档案的作用。但是，当下社会人事制度逐渐普及完善，毕业生毕业后落户、缴纳社保、转正等操作都需查阅资料，一些毕业生再升学也许采用人事档案。因此，高校就业服务部门需强化对学生档案意识培养，让其认识到自身档案的重要性，毕业生毕业后及时投递档案，以此保障毕业生从业后的合法权益。

二、高校传统学生学籍档案管理工作中的不足

1.观念未与时俱进。一方面，在管理主体上，档案管理观念没有及时更新，高校领导及学生档案管理人员对档案管理理论知识非常熟悉，但是没有和实践有效结合，虽然规划完善，落实上常常丢三落四。此外，高校领导对档案管理工作缺乏重视，一些档案管理的规划、内容管理及对人员的管理没有落实到位，部分档案管理人员自身观念较为落后，服务意识不强，制约高校档案管理就业服务利用。另一方面，管理客体上其档案管理意识不强。档案管理工作的好坏直接反映人们对档案管理的社会认识，影响档案对应人本身对档案需求的表达。高校档案管理工作对档案管理的宣传较少，宣传方式多为纸质媒体方式，宣传方式单一，导致学生对档案管理认识不全面。据调查显示，大学生对档案不太了解的占调查总数的52%，对档案比较了解的仅为30%，对档案非常了解的更是只有2%，学生对档案管理、利用工作认识模糊，也间接导致其档案利用率较低，限制就业服务发挥功能。2.机制不完善，服务功能弱化。（1）人员专业素质不强。部门档案管理人员专业素质不强，导致档案管理队伍综合素质参差不齐，部门档案管理人员身兼多职或本身就是兼职人员，对工作不上心，日常工作中问题不断。例如，档案转递不规范，只管发出，却不注重回执收集，以造成档案丢失，或档案漏发、错发，浪费时间精力，甚至造成不可逆的错误。（2）档案内容不全面。社会不断发展背景下，社会上各单位对人才标准逐渐提高，对毕业生不仅有技术性的要求，还重视其思想、素质、身体等多方面综合素质。但是，传统高校学生档案管理中，对学生个人的思想政治表现、交往沟通、诚信、创新等方面情况记录并不多，导致用人单位无法针对档案判断学生综合素质，对人才评价不恰当，不利于就业平稳开展。（3）管理方式无法满足需求。当下，大学生档案管理还是按照计划经济背景下方式执行，为“档走人走”，大学生就业后，档案才跟随投递到相关地区，无法满足学生就业需求。究其原因，主要是学生档案管理方式落后，高校学生学籍档案多为纸质档案，缺少电子档案，管理也以人工手动为主，管理繁琐、工作量大，学生在校的档案在班主任或学校部门中，学生毕业后才进行归档处理。若用人单位需查看学生档案，校方无法及时提供，将阻碍学生就业，降低档案原本利用效益。

三、如何以就业服务为思路，提高学生学籍档案

管理效率，提高档案利用率为确保发挥学生学籍档案真正价值，提高其利用率，推进高校人才培养，就业注重对档案管理工作思路创新，以就业服务为中心，高校在管理观念及机制上创新，以学生为中心，为其提供良好的档案管理服务。1.创新档案管理观念。（1）强化学校领导档案管理和档案服务意识。引起高校领导的重视是做好学生学籍档案管理的基础。学生学籍档案管理是高校档案工作重要环节，同时也是高校管理的基础。对学生的档案管理关系到素质教育的落实记录及学生能否平稳毕业。高校应将学生学籍档案管理放在学校综合管理前端，制定管理制度，完善制度系统，严格要求档案管理工作人员按照制度要求开展工作。在管理中，具体工作责任到人，按照管理规范搜集档案、管理档案。（2）强化学生档案意识。提高学生自身档案意识有助于培养、教育的学生，也可提高学籍档案的就业服务功能，高校要从多角度切入，强化学生档案意识。一方面，可在新生入学阶段，加强宣传，让学生认识到档案管理的重要性，进而在学习和生活中规范自己的言行，完善自身档案，提高自身综合素质能力。另一方面，在学生毕业前，高校需明确档案对学生今后发展的重要意义，将档案意识融入到教育指导服务中，以不同平台宣传学生档案的主要包含内容、如何使用、就业后如何处理等，提高学生档案意识。2.完善档案管理，强化服务功能。（1）提高档案管理人员专业素质。通过提高档案管理人员专业素质可改善原本管理队伍综合素质参差不齐的现状。新时期高校学生学籍档案管理工作专业性突出，对管理人员有较高的业务素质要求，必须建设一支管理能力突出的队伍，适应学生就业需求。高校可成立专业的学生档案管理部门，发展档案管理需求的信息化设备，给予必要经费，针对管理需求配置专业人员，注重对人员的道德建设，使人员认识到学生档案服务的作用。此外，可定期组织管理人员进行培训，不断提高其档案管理专业化能力，与时俱进，可以熟练操作现代化设备管理，提高管理效率及质量。（2）完善档案内容。完善档案内容并不是一时可以完成的工作，其需要结合时展趋势、学生就业需求及高校管理发展需要综合处理。高校要深化为社会输送优秀人才理念，为学生推荐合适用人单位，就应针对用人单位及学生需求，不断补充档案内容。因此，在传统档案信息的基础上，还要加入学生道德品质、素质、组织能力、沟通能力、创新能力等。其中，要重视档案中加入学生诚信材料。在人事制度趋于完善的今天，社会人员流动频繁，用人单位较重视人才的自身诚信情况，通过为学生建立诚信档案项目，可以为用人单位提供可靠的招聘依据，也可以约束学生在日常生活和学习中的一举一动，提高学生综合素质，为其更好就业打下基础。（3）转变档案管理方式。信息化时代背景下，传统纸质档案管理无法满足高校发展需求，电子档案自身储存及传递方便，且储存量大、检索快、成本低，性价比突出，可适当代替纸质档案，减少档案管理工作负担，同时便于用人单位针对自身需求筛选学生信息，为学生增加更多对口就业机会。此外，应积极转变档案基本管理模式，建立信息化档案管理系统，对毕业市场动态跟踪，了解不同时间就业需求变化，针对市场需求转变教学计划，为学生提供更切身的就业服务，推动学生档案管理向信息化方向不断发展。

综上所述，服务就业视角下的高校学籍档案管理要以学生为中心，分析传统档案管理工作中出现的典型问题，有针对性的提出解决措施，提高档案管理效率及质量，将档案和学生的就业服务联系起来，档案管理为学生发展提供服务，保障其基本权益，也促进用人单位科学招聘，约束学生不断提高自身综合素质，更好发展。

参考文献：

[1]朱涵.就业服务视角下聋人大学生档案管理现状分析及对策[J].档案与建设，2017

[2]易素红.心理和谐视角下大学生毕业档案的转递管理[J].山西档案，2017

[3]罗宝勇，陆璐.中美档案学硕士毕业生就业状况对比研究及启示[J].档案学研究，2017

高校档案管理范文篇5

关键词：高校；档案管理；信息资源共享

高校档案管理工作本质上是对高校学生从录入学籍一直到毕业就业的所有在校信息的全面系统汇总，是将学生的在校实践表现进行全面的数据信息集中化管理的模式。现代化社会背景下，传统的高校档案管理模式并不符合当前的社会发展需求，所以对高校档案管理模式进行优化升级就成为了必然。因此，创建合理有效的高校档案管理信息资源共享模式，对于实现高校档案管理工作的系统化、专业化、全面化具有非常重要的实践意义与社会价值。

1档案信息资源管理与信息资源共享基本理论

1.1档案信息管理。档案管理是指整个档案从数据信息的挖掘、收集、记录、利用与再生产的所有流程，通过对档案信息进行有计划的管控协调来完成各项管理工作。档案信息管理有异于传统的档案管理，主要是依据馆藏数据资源与互联网数据信息，以客户需求为导向，基于全面系统的档案资源信息，为客户搜索数据资源、制定战略决策以及解决计划等增值服务提供大量档案信息支持[1]。而档案信息管理方式是将档案管理实现层次上的优化升级，实现档案信息管理的高度集成性管理。档案信息管理是将数据信息从个体、行业、社会、地域等方面进行规划管理。高校档案信息资源管理隶属于社会层面的数据信息管理，涉及高校部门的不同层次的数据信息归纳管理。1.2档案信息资源共享。档案信息资源管理主要是用于加强高校档案系统的全面化、系统化，提高管理工作效率与服务质量而采取的现代化管理模式，资源共享机制能帮助高校构建更为成熟的信息资源实践管理体系，所以信息资源管理的终极目标是实现收集数据信息的共享。信息资源共享通常包含数据资源、资源有效传播以及使用客户三部分，分别对应着信息资源的物质基础、信息传播媒介以及最终服务目标三方面。另外，有效的信息资源共享机制必须要确保信息资源共建与共享的双重保障。信息资源模块化建设能最大限度避免出现信息资源的各自为政与重复性构建等行为，降低高校档案管理成本费用。高校档案管理信息资源共享就是在信息化建设基础上，利用互联网通讯技术、信息管理技术等将各种文字、声音、图片等档案数据，通过特定的方式进行规整处理，为信息资源共享提供数据支持。信息资源共享虽然是构建信息资源管理体系的主要目标，但也要确保共享机制的科学合理性，不能盲目进行超量信息共享，确保信息共享符合社会档案信息共享规章制度，否则会给信息资源提供方造成较为严重的不良影响。

2高校档案管理中信息资源共享模式构建重要性

2.1社会信息化建设发展需求。随着社会信息化建设与城市现代化进程的加快，社会信息资源已经与传统的物质资源等成为当前促进我国社会经济发展的关键性资源，其自身特有的社会经济价值备受社会各界的关注。信息资源的开发与高效利用特性，能够对资源的能源搜集、原材料加工生产等起到降低成本提高增值价值等作用，真正做到利用信息资源带动工业化发展。但当前我国高校信息资源开发共享机制远远滞后于国际发展水平，所以充分利用挖掘高校档案资源开发深入与广度，是实现高校的长久可持续发展的重要渠道。2.2社会公众服务知情权要求。档案管理机构是社会数据信息的最大集中管理者，在发展初级主要是为了满足相关领导层的决策需求，逐渐转变成现代社会的民众受托机构，所以档案管理机构本身就承担着公众数据信息的公开责任，这是对公众档案信息资源的知情权的一种强制性保护。社会经济的发展使人们对于数据信息的需求量急剧增加，涉及人们生活工作的方方面面，所以在档案管理中引入信息技术，创新档案信息资源的共享服务机制，已经成为社会发展的必然趋势。2.3高校教育发展的改革需要。一方面，高校档案是教师与科研成员的教学研发成果，能对高校科研教育资源的共享与高效利用，提升高校教学层次，实现各高校间优势信息资源的互补互用，有利于高校的协调共进。另一方面，能有效提高高校教育资源信息化程度，促进高校档案管理建设的发展。高校信息资源作为公共信息服务系统的重要组成部分，能够满足当前社会对大量高校数据信息的需求。所以深入挖掘高校档案信息的潜在实践价值，引入现代化信息管理技术，创建更为系统完善的高校档案管理模式，是高校教育发展改革的必然需求。

3高校档案管理中信息资源共享模式构建存在的主要问题

3.1缺乏对档案管理的重视程度。由于档案管理工作并不是显著性管理工作，不会对学生的学习能力与教师的教学研发能力造成一定程度的影响，所以极易受到高校管理层与教师的忽视。但是档案管理信息资源共享模式的创建本身就需要高校中各个部门的协调配合，如果管理层与教师并没有给予应有的重视，会造成数据信息搜集不完全或不能及时进行更新[2]。另外，在信息管理资源共享机制创建过程中，前期准备工作需要投入更多的社会资源与资金，而高校则需要承担很大一部分的专项资源，如果重视度不够，会使创建工作很难真正有效开展。3.2档案管理信息化程度过低。虽然大部分高校将数据信息技术引入到档案信息化管理工作中，但从实践创建结果来看，管理工作仍旧存在服务管理系统信息化程度过低、模式单一等问题，如信息化档案管理机制应用单纯用于对学生档案的更新替换或查询搜索等管理工作，对于挖掘整理更深层次的数据信息共享机制欠缺必须的信息技术支撑。另外，学生数据信息共享中的资料包含学生就职规划等在内，但这些十分重要的应用价值欠缺高层次的信息化技术，不能深入挖掘更为有价值的档案信息，导致高校档案管理工作实践效率不能得到有效提高。3.3无法打破高校档案信息共享屏蔽。这种信息屏蔽是造成高校间、高校各部门间档案信息互相隔绝，不能进行有效共享的主要壁垒。在现代化社会中，各种信息资料根本社会价值是交流共享，实现资源价值的最大化。但在实践管理中，高校档案管理的封闭性导致高校学生与教师个体很难真正进行资源查阅，更不用说社会上其余人员。这就导致各个高校间无法建立有效的信息档案共享机制，严重限制了学生就职途径，影响学生的就业成长。

4高校档案信息资源共享模式构建对策意见

4.1给予高校档案信息资源共享构建应有的重视。高校档案信息资源共享模式建设需要大量的资金、技术以及设备支持，特别是对构建初期的基础设施引进、系统优化调整等工作，需要高校管理层与相关部门给予足够的重视与支持。另外，要充分重视高校档案信息资源共享模式后期维护工作，不仅要配备专职档案管理技术人员，对高校支持资源进行合理分配，并且对管理系统配备设施软件等定期进行优化升级，为信息共享管理系统的高效化开展提供有力保障。4.2创新优化高校档案信息管理共享服务机制。信息共享服务机制从本质上讲是为了实现高校档案信息资源的公开化、透明化，使大量档案信息资源能够为高校师生与社会公众提供有效服务，扩大服务管理范围。同时由于档案信息服务机制包含信息资源的整理、保管与服务三方面，所以需要逐步完善档案工作整体程序，确保档案管理服务工作的实效性与开放性，使其能更好地满足社会不同层次、不同领域人群的个性化需求[3]。4.3创建高校档案信息资源集成体系。高校档案信息资源共享机制需要为包含全校师生与社会公众在内的所有人提供及时有效的资源信息共享服务，虽然当前我国大多数高校已经进行了档案信息化建设，但受高校资金、设备以及技术等方面因素限制，在建设过程中暴露出越来越多的问题。同时为了满足学校自身发展需求，高校间的档案信息共享管理机制的建设往往各自为政，在管理系统创建过程中采用的软件设施与信息技术平台等均存在一定的差异性，导致高校档案信息资源出现共享屏蔽状况，很多有价值的资源只能在高校自身内进行使用，无法形成有效的信息交互共享机制，针对这种情况，各高校应该进行联合协作，创建内容更为丰富化、专业化的档案信息管理资源库，为实现信息资源共享体系的系统化、开放化提供有力的物质支撑。

5结束语

综上所述，随着市场经济发展与教育体制改革优化，高校的档案管理数量规模迅速扩大，社会对高校方案信息的需求量日益增加，在传统的档案管理模式中引入信息资源共享机制，降低管理工作成本耗费，实现档案管理服务的公开化、个性化，已经成为高校现代化管理发展的必然趋势。

参考文献：

[1]解学香.高校档案管理中信息资源共享模式的构建途径[J].人力资源管理，2018（01）：207.

[2]赵旭.简析高校档案管理中信息资源共享模式的构建[J].办公室业务，2018（11）：47.

高校档案管理范文篇6

1人事制度下高校人力档案管理的现状

人事档案管理不同于一般的管理工作，其需要落实的规章制度较多。同时，在长久的工作中，相关的规章制度在不断的健全，告别冗杂规章制度的同时，还增加了很多的新内容和条款。从理论上来讲，固有的人事档案规章制度，足以对工作做出正确的规范，并且指导各方面的工作走向正轨，向着积极的方向去发展。可是，这些规章制度在实际的工作中，能够落实的条文寥寥无几，几乎是成为了一种摆设，未能够在实际上对人事档案管理产生积极作用。另一方面，规章制度虽然表面上在健全，实际上得不到真正的落实，导致高校人力资源管理陷入了一种恶性的循环，在信息和数据较少的情况下，只能凭借主观上的经验进行管理，造成了很多的矛盾和分歧，这些都是日后需要重点解决的部分。

2人事制度改革下的高校人事档案管理与高校人力资源管理

2.1修订规章健全制度，增强意识规范管理

根据人事改革制度的要求，今后的高校人事档案管理与人力资源管理，需要进一步的修订规章和健全制度，要在客观上增强意识范围的管理，促使大家主动的遵循规章制度，积极配合人事档案管理工作。首先，必须促使收集、整理、立卷等工作环节的制度化和规范化。高校的人数较多，需要处理的档案内容也比较大，不能再按照以往的经验来进行，必须根据相关规定和方法，规范化的处理档案，减少各种细节错误的发生，要在总体上对高校人事档案管理有一个较强的掌控，逐步的完成人力资源管理水平的提升。其次，必须根据新的形式发展、新的任务制定，健全科学的人事档案管理制度，促使每一项工作都具有充足的依据。

2.2维护人事档案的真实性、全面性、个性化

人事档案管理工作，虽然是按照规章制度来办事的，但也要顾及到实际情况，条文是硬性的，活泛的运用才能更好的促进工作发展。为此，在今后的工作中，还要进一步的维护人事档案的真实性、全面性、个性化。首先，需要保证既有的人事档案，是完全真实的，再结合时间等因素，对部分工作人员的档案予以健全，无论是功劳还是过错，都要详细的记录到档案之中。其次，部分工作人员的职位比较特殊，其在日常工作中，与高校的发展密切相关，这部分人应特殊对待，选择针对性的规章制度和方法，完成个性化的人事档案管理，健全人力资源管理中的薄弱环节，以此来促使人事制度改革能够得到充分的落实，不再是一句空话。

3结语

本文对人事制度改革下的高校人事档案管理与高校人力资源管理进行讨论，从目前的工作来看，由于积极落实了人事制度改革的要求，因此人事档案管理和人力资源管理，均得到了提升，二者的互相积极作用也比较大。未来，我们应根据高校的发展，在人事档案管理方面，加强制度的建设和落实；在人力资源管理方面，加强实际情况的掌控和具体事件的有效处理，从而帮助我国的人事制度，完成从内到外的改革。

作者:马晓珊 单位:湖南交通职业技术学院

第二篇

一、当前高校人事档案管理所面临的新问题

1.相关制度体系不完善。对于高校来讲，在发展自身教育事业的过程中，其将绝大部分的精力都放在了教学与教研等活动上；而对于人事档案管理工作，当前国家虽然出台了一系列的法规条例，但是并没有针对高校人事档案管理工作进行明令规定。在此背景下，高校并没有针对自身档案管理工作所需建立完善的规章制度体系，相应的职责落实不到位，监管失效等都使得档案管理工作无法实现规范化、高效化管理。

2.管理方式与管理模式滞后。首先，在管理方式上，当前高校人事档案管理工作依旧是以人工管理的方式为主，档案主要是以纸质的形式进行保存，整体档案管理信息化水平相对较低，相应的管理系统尚未得到完善，管理软件有待进一步更新。其次，在管理模式上，高校主要采用的是分散式管理模式，导致人事档案资料缺失，相应管理人员专业能力素质过低。随着高校教育事业的发展，高校人事制度改革的过程中，使得相应的人事档案管理工作量加大，而信息化的融入对相应的管理人员提出了更高的要求，因此，要想满足当前高校人事档案管理工作的实际需求，就要求相应管理人员具备较高的专业能力与素质。

二、新形势下高校实现人事档案管理改革的途径

1.提高对人事档案管理工作重要性的认识。要想解决当前高校在这一管理工作上所存在的问题，以充分发挥出人事档案这一信息资源的价值与作用，进而全面提升高校的整体管理水平，就需要首先强化高校领导层对这一工作重要性的认识，要与时俱进的更新思想观念，将人事档案管理工作纳入到高校整体管理工作之中，全方位给予人力、物力及财力上的支持，为人事档案管理工作的顺利开展奠定扎实的思想基础。

2.健全相关的管理制度体系。所谓无规矩不成方圆，要想强化对人事档案的管理，就必须进一步完善相应的管理制度体系。这就要求高校要以现有的法律条例等为基础，结合当前自身人事档案管理工作的实际需求特点，实现对相应管理制度体系的完善，包括档案收集装订、借阅以及保管等，以确保依法实现对档案的管理。

3.创新管理方式，并实现集中管理模式的构建。首先，在管理方式上，要求高校要积极的引进信息技术手段，通过对现有信息化网络建设工作的进一步更新与完善，来实现档案管理的信息化操作，以在降低档案管理人员工作压力的同时，确保档案的完整性与真实性，为最大化发挥出档案信息资源价值奠定基础。其次，在管理模式上，要逐步构建出集中化管理模式，建立相应的管理职能部门，落实来实现各职能部门的划分，以综合管理的形式来实现对档案的集中化管理，以强化管理效率，并提高档案信息资源的利用率。

4.全面提升相应管理人员的专业能力素质。全面落实这一管理工作的关键在于人才队伍的打造上，针对当前高校人事档案管理工作人才队伍能力素质偏低的问题，要求高校首先要结合这一工作岗位的实际需求，实现人员数量的合理分配，在此基础上，要加大对相关管理人员的培训力度，确保管理人员能够具备较强的专业能力，并具备较高的职业道德素养，能够在满足信息化管理工作需求的基础上，踏实认真的做好本职工作；同时要积极吸收新鲜的血液，将具备较高专业能力素养的综合型人才积极的引入这一管理队伍之中，最终打造出一支专业能力素质过硬的管理队伍。

三、结语

综上所述，高校人事档案管理工作对于高校来讲有着十分重要的作用，因此，为了充分的发挥出这一档案信息资源的价值，并全面提升自身的管理能力，就需要针对当前这一工作中所呈现出的问题给予一一解决，以实现人事档案管理的创新与改革，进而在实现对人事档案有效管理的基础上，为高校教育事业的稳步前行奠定扎实基础。

作者:潘娟 单位:中国民航飞行学院绵阳分院

第三篇

一、高校干部人事档案管理系统的现状分析

高校干部人事档案管理系统，虽然在刚开始的时候没有太过突出的表现，但是在大量的实践和改革后，现今所使用的系统已经增加了很多的功能，实现了档案管理的较大进步。例如，在实际的干部人事档案管理中，档案目录和职务变动信息的录入，就告别了以往的繁杂手段。通过使用档案管理系统录入、更新和打印这两项数据，大大提高了档案整理工作效率，也避免了人工手写的文字材料难辨认等问题，使人事档案更加清晰、美观，方便利用。同时，有的系统还有目录打印时空白条目的设置功能，即打印出来的纸质目录中，每个类别下多预留一些空白条目，便于新增材料时手工添加纸质目录信息，不必每新增一次材料就重新制作一份纸质目录。

二、高校干部人事档案管理系统的设计方案

在之前的工作中，高校干部人事档案管理系统，虽然在部分方面取得了较大的积极成就，但并不意味着完全成功，应在设计上进一步的努力，丰富系统的组成部分，促使系统的功能更加协调，完成较多工作的同时，提高效率和质量，实现干部人事档案管理水平的进步。在此，本文主要对高校干部人事档案管理系统设计进行论述。

（一）档案基础业务管理模块

高校干部人事档案管理系统的设计工作，应首先在档案基础业务管理模块上设计，保证记录的录入和分析工作，能够较好的完成，不要给后续的档案管理造成混乱。结合以往的工作经验和当下的工作标准，档案基础业务管理模块，应包括基本的信息管理、档案目录管理、信息查询等等。以信息查询为例，高校干部人事档案管理的过程中，应保证对档案的基本信息进行查询利用，在该模块的设计当中，应充分满足自定义的需求，一方面可以实现模糊查询，另一方面可以通过多个条件的写入，完成共同查询等，以此来满足日常的档案调取和录入工作。

（二）部门间档案交接管理模块

高校干部人事档案管理系统的设计，还需要协调多个部门来完成，在多个方面实现档案管理的较大提升。因此，在系统的设计过程中，需在部门间档案交接管理模块上努力，完成较多的数据记录、查询、共享。部门间档案交接管理模块，主要包括采集管理、移交管理、接收管理等等。以接收管理为例，当人事管理部门，在系统中提交相关的清单后，档案管理部门，就能够在相关的地方查找到记录，一般是在“待办事务栏”中进行查询，根据结果来进行档案的接收工作、转递工作。综上所述，高校干部人事档案管理系统的设计，能够应对较多的工作内容，并且在多方面完成档案管理水平的提升，减少了过去的冗杂管理，日后可积极设计系统。

三、总结

本文对高校干部人事档案管理系统的设计进行讨论，从现有的工作来看，该系统的设计，不仅实现了干部人事档案管理水平的提升，还能够进一步的减少工作量，提高工作质量，是日后管理的重要工具。值得注意的是，高校干部人事档案管理系统的设计，应在遵循“大标准”的基础上，积极融入高校自身的实际情况，要落实具体的系统标准，不要一味的追随其他高校，要逐步完成系统的个性化设计，从而提高档案管理工作。

作者:马晓珊 单位:湖南交通职业技术学院

第四篇

1高校人事资源档案管理现状分析

1.1领导重视程度、支持度不足

领导的重视和支持是做好各项工作的基础和前提，但从目前的情况看，高校领导对人事资源档案管理的工作认识不足，人事资源档案管理没有得到应有的重视。比如，在高校不断深化改革的情况下，高校各部门开始实行定编、定岗位制度，减少了办公室人员，导致档案人员处于地位低、责任重、工作难度大的境地，严重限制了档案管理工作的开展。

1.2人事资源档案管理投入经费不足

资金投入不足导致当前档案管理的工作环境无法适应工作需求，库房、办公、查阅未分离的现象大量存在，档案管理需要的现代化设施、设备不到位。

1.3工作人员的素质较低

档案管理工作人员的素质直接决定着人事资源档案管理的工作质量，但当前高校的人事资源档案管理的工作人员在思想素质、业务素质和工作作风等方面仍有很多需要改进的地方。

2改进策略

随着当前高校改革的不断发展，高校人事资源档案管理也应上到一个新的台阶，以便为今后的人才培养、选拔、任用提供依据，从而进一步推动高校人事工作的发展。创新是一个民族进步的灵魂，高校的人事资源档案管理也应如此。

2.1加大宣传力度，提高重视程度

要想做好高校人事资源档案管理工作，绝不单单是档案管理部门的事情，需要领导、全社会各方面的关注和重视。从以往的经验可知，要想做好高校人事资源档案管理工作，就要努力争取各级领导部门、新闻媒体等方面的支持，引起社会的重视，提高全民的档案管理意识，积极营造出良好的档案管理工作氛围。比如，学校领导应投入一定的人力、物力，为档案管理工作提供必要的物质基础，经常过问人事档案工作的进展，提高档案管理工作人员的工资、福利，重视档案管理工作人才的培养和提拔。同时，档案管理部门也应利用好当前的良好发展形势，善于把握机会、抓住机遇，结合自身所处的具体情况，稳定、有序地开展各项工作，以推动自身的发展，并加强档案管理的宣传教育工作。

2.2完善存档资料的交接工作手续

在档案管理工作中，要做到有法可依、有章可循，确保各种档案材料的保存质量。各高校应根据我国当前已有的法律制度建立适合自身运行的具体管理办法，完善档案资料的管理工作。对于档案材料的收集、归档和移交档案室统一管理的全过程，应形成制度化，防止档案资料的分散、流失；对于档案资料的日常管理，比如保管、借阅和利用等情况，应制订一套完整的工作流程，同时，对于需要永久或长期保存的档案材料，应定期向档案馆移交。

2.3提高档案管理工作人员的素质

人事档案资源管理工作具有专业性、技术性和政策性，关系着高校和个人的切身利益。只有不断提高档案管理工作人员的素质水平、提升管理水平，才能保证档案资源的合法、有效利用，从而为高校教育事业的发展作出贡献。要从思想政治素质、业务素质等方面培养工作人员，保证其具有较高的政治觉悟，严格遵守法律法规，从而提高档案管理工作的效率。同时，在工作人员之间，应经常开展相应的工作业务培训，尤其要提高工作人员的计算机应用能力，保证工作人员不断更新自身的知识，提高自身的服务意识，保持良好的工作作风。

2.4加快人事资源档案管理信息化建设

随着科学技术水平的不断提高，高校人事资源档案管理也应充分吸收科技成果，提高档案管理的工作效率和质量。高校代表着知识的最高水平，是科学技术的集合地，对于档案管理，也应积极地吸收当前先进的科学技术，不应只停留在打字、打印目录等简单的计算机操作上。高校人事资源档案管理信息化建设要求将信息技术和成熟的档案管理软件充分应用到人事资源档案管理工作中，实现高效人事资源档案管理的信息综合管理和利用，实现档案管理的信息技术革新。

3结束语

高校档案管理范文篇7

关键词:高校;档案管理;法制化建设;思考

一、开展高校档案管理法制化建设工作的重要价值

高校在发展管理中可能涉及诸多方面的问题与工作，通过档案管理，能够使相关的教学成果与资源得以保留，利用文字、图片或视频的方式加以记录，以供其他教师以及相关教育工作者使用和借鉴，进一步丰富高校的教学资源内容，使档案管理能力提升。档案资料文件是高校档案管理工作的重点。无论是合理鉴定档案文件，还是对相应的文件资料加以搜集整理，都是最基础的工作内容，通过对高校校园数据库资源的有效使用，可以在教学过程中发挥其应有的功效。

二、当前高校档案管理法制化建设工作过程中存在的问题

1．高校档案法规章制度欠缺，有待进一步健全从当前的情况来看，国内的档案法规制度通过几十年来的积累与建设，获得了不断完善，但仍有很多不健全的漏洞。究其原因，一方面，高校自身的能力有限，意愿不足，过度依靠政府部门的管理。当地立法与高校档案法规的建设深受影响，进而导致高校档案法规章制度严重缺失。另一方面，高校档案法律规章制度与当地的档案法律制度匹配度不高，法规内容中存在矛盾和差异性，影响到二者的管理与配合。无论是高校，还是地方的法律建设，均站在自身发展的立场角度，形成了各自不同的制度体系，使矛盾激化。2．高校档案执法落实度较低，执法模式较为单一、固定一般来说，普通档案管理工作的内容和高校的档案管理是相同的，同样存在着不同形式的违规操作，例如:对档案资料的擅自收藏、安保规定的违规操作、档案资料的延期移交以及档案资料的私自变卖，等等。上述问题在高校的档案资料管理工作中也可能存在，然而这些违规行径却很少受到相关部门的惩处，执法落实力度较低的问题十分明显。执法模式较为单一和固定，造成了不良影响。3．高校档案法制化管理意识薄弱，存在一定的滞后性由于社会性质、风俗习惯、历史因素等诸多方面的影响，全民法治意识依然存在滞后性，这给高校的档案法制化建设工作带来了很大的困难。

三、关于高校档案管理法制化建设工作的思考

1．加强法制教育推广，为档案管理法制化建设做好铺垫为了实现高校法制化档案管理的目的，加强法制教育推广显得尤为必要。要强化法制教育意识，制定科学、合理的法律法规机制，通过宣传使民众的法制化意识得到增强，从而为档案管理法制化建设做好铺垫。针对高校档案管理人员实施必要的法制教育指导，以便提升相关工作人员的整体思想意识。2．推进法制教育培训工作，增强档案从业人员的法制观念高校档案管理法制化建设工作的开展离不开高素质、高水平档案管理人员的付出，所以其综合管理能力的高低直接影响到高校档案管理的效果。通过推进高校档案从业人员的法制教育培训工作，以定期的形式加以指导和培训，可以让相关工作人员的法制化意识和能力逐渐获得提升。3．构建合理的高校档案监管制度，发挥执法功效为了不断推进高校档案法制化管理工作，应该将相应的法律规定作为重要的管理依据，进而获得良好的管理成效，依靠严谨、科学的档案监管制度，发挥执法的功效，让相关从业人员在工作当中认识到其重要性和关键作用。对于档案管理部门和相应的行政管理、落实机构等加以联合监管也十分必要，利用各个部门机构的力量，使高校档案法制化管理工作的效果得以凸显，使高校档案法制化管理发挥应有的作用。

四、总结

综上所述，对于高校而言，档案管理工作的重要性是不容忽视的。无论是运用科学的手段和技术方法进行管理，还是依靠健全的档案法律法规制度加以有效约束和监管，均是高校档案法制化管理过程的重要环节。要不断推进高校档案法制化管理进程，加大推广力度，促进我国档案管理事业的不断进步，做到有法可依、科学规范。

参考文献:

［1］王冠男．高校档案管理法制化建设初探［J］．科技信息，2015(19):482－483．

高校档案管理范文篇8

关键词:科研档案;地方高校，管理;对策

高校科研档案是高校科研人员在科学研究、成果转化、社会服务等方面开展科学技术研究活动中，逐渐形成的具有保存价值和意义的文字、图形、声音等各种文件材料。高校科研档案是科技活动的真实记录和科研发展情况的历史记载，是高校科研人员通过科学实验和调查而形成的各种技术性资料和研究成果，具有很强的科研和信息资源价值［1］。地方高校作为我国高等教育的重要组成部分，在满足人们接受高等教育和高等教育大众化进程中发挥着重要作用。地方高校因其处于特定区域，往往会把当地的经济文化、民生等需求作为自己的研究对象，具有较强的针对性，学科的专业特色明显，研究方向鲜明。同时，也要面向地方性高校，并与地方经济社会发展相结合，形成具有地方性高校特色的发展之路;地方性高校只有走特色之路，才能避免被其他高校同化、与地方经济文化建设相脱节以及失去个性和特色。地方高校作为区域科技文化创新的重要聚集地，有力地促进了高等教育更加贴近地方经济社会发展的需求，形成具有特定价值和地方鲜明特色的科技信息资源。因此，加强地方高校科研档案管理和科研信息资源建设具有重要的现实意义和较高的实用价值［2］。

一、地方高校科研档案管理中存在的问题

一些地方高校因高层次人才缺乏、思想观念落后、创新能力不强等原因，对科研档案资源价值认识不足，直接导致科研档案有效开发利用相对滞后。一是科研档案管理制度不够细化，还未建立科研档案的标准和制度，特别是学校下设的二级学院，还没有统一的标准和要求，在档案归档、档案缺失、卷宗混乱等方面存在不规范现象。科研项目立项、验收、成果鉴定与科研资料归档并没有实现完全同步，科研档案工作比较滞后。二是科研档案的信息化程度不高，相当多的科研信息档案还处于手工输写模式，目前市场上还未有与之相结合的科研档案软件，而且只在职称评审、项目审计等方面使用科研档案，使用率非常低。三是科研档案管理人员的专业技能和业务水平有待提高。很多科研档案管理人员没有经过专业培训，归档操作不够规范，科研档案信息开发和资源数字化建设能力有待加强，必须建立一支稳定的高水平科研档案管理队伍。

二、提升地方高校科研档案管理的对策

1.建立规范有序的档案归档管理制度。要实现科研档案的科学管理，必须建立一整套科学有序的档案管理制度。地方性高等院校要将科研档案集中划入到学校档案管理的制度范围内，出台相关的科研管理文件和规章制度，确保档案管理与科研活动相吻合。强化科研档案管理的主体责任，明确科研活动的负责人为档案管理的第一责任人，使项目负责人能够参与科研活动的全过程，对科研档案的形成和归档进行全方位的管理，在科研项目负责人和档案管理人员之间进行协调，减少科研档案的流失，减少档案管理人员督促归档的工作量，集中精力做好科研档案的归档管理工作。明确职能部门、二级学院以及在职教师在科研活动中的责任和义务，高校的科研处、计财处、人事处以及科研活动人员需要互相配合，确保科研档案管理工作能够顺利开展。建立健全科研档案保管和使用管理制度，明确科研档案的政策法规及科研档案的分类标准，对各种保密等级的档案使用流程做出详细标识，避免科研档案的流失和失密泄密等事件发生，使地方高校科研档案管理工作走上科学化、规范化的道路［3］。2.加强地方高校科研档案数据资源建设。地方高校因大多数处在非中心城市，人才资源不足，科研创新能力有限，一些高校对科研档案资源建设还不够重视，因此，加强对地方高校科研档案资源建设十分必要。在科研档案收集方面，一定要保证科研档案资源收集的全面和准确，归档部门和工作人员应在提供完整的纸质文档的同时提供完整的电子文档，这就对归档工作提出了更高要求。在科研档案归档方面，要按相应标准执行，更加详细、科学、规范地进行分类，保证科研档案的系统性，方便使用者快速检索和利用，使科研档案信息资源能够随时被使用者独立获取并利用，发挥科研档案的最大利用价值。随着高校智能化、信息化的校园建设，科研档案数字化建设是信息化校园建设的有机组成部分，要加强地方高校科研档案信息化资源建设，充分利用大数据技术手段对各种科研档案信息进行合理分类，开展精准化管理，制定高校科研档案管理的信息化操作程序，如科研项目软件、中期检查、结题管理、验收鉴定等数字化操作规程;学术活动中的音视频数字化操作规程［4］。同时，还要强化数字档案的安全意识，提升地方高校科研档案信息资源的安全技术水平。3.加强地方高校科技档案管理队伍建设。要做好地方高校科研档案管理工作必须要有一支熟悉业务、责任心强、素质高的科研档案管理队伍。一是要了解熟悉高校科研活动的基本流程，包括申报立项、中期管理、结题管理、成果申报以及转化应用等各个环节，熟悉其档案管理流程。同时，还必须要有责任意识、大局意识，勇于和善于做深入细致的科研档案归档工作。二是档案管理人员要熟悉计算机办公软件，熟悉OFFICE、EXCEL等常规性办公软件，也要熟悉PHOTOSHOP等图形操作软件，特别是运用现代信息技术在科研档案保管等方面的应用，提高高校科研档案管理应用的现代化水平，提高科研档案的检索、查询的自动化水平，使科研档案资源共建共享。三是了解地方高校科研创新的前沿领域，对地方高校和科研特色、学科方向有所了解，科研工作的复杂性要求从事高校科研管理的档案人员具有不同的学科背景，及时更新学科知识领域，才能适应变化快的科研档案管理工作。

三、结束语

地方高校的科研档案是学校获取相关科研信息的唯一资源，是高校科技活动最为真实的记载，它不仅记载了科研成果，也记载着与之相对应的科研活动过程，特别是为地方高校开展区域性研究提供了独有的科研信息资源，是借鉴相关经验、分享特定成果的重要文献［5］。为充分发挥地方高校科研档案在地方经济文化服务中的作用，首先要重视科研档案管理工作，建立起规范有序的科研档案管理制度，把好科研档案的质量关，确保档案资源的完整性和真实性。同时，加强科研档案的数字化、信息化资源建设，利用大数据技术对地方高校科研档案开展信息挖掘，通过数据信息技术的使用，使地方高校的科研档案资源能够为社会提供更好的信息服务，从而提高地方高校的学科建设水平。

参考文献:

［1］毕保良，郝一沁，吕霞．浅议高校科研档案管理的问题及对策［J］．农业科技管理，2010，29(6):61—63．

［2］米军．高校科技档案管理存在的问题与对策［J］．兰台世界，2017(10):47—48．

［3］高桐．浅议高校如何更好地利用科技档案［J］．办公室业务，2018(2):152．

［4］马国胜，李高峰，王文慧．高校科研档案数字化策略与措施研究［J］．兰台世界，2018(2):58—60．

高校档案管理范文篇9

一、合并高校档案管理中存在的问题及原因

1并校期间文书立卷、归档的问题

合并高校在并校前已归档的档案，由于有严格的档案管理制度和档案工作人员高度的责任心做保证，基本不会出现散失等问题。关键是并校期间牵涉各部门尚未立卷归档的文书，由于合校前夕人心思动，工作状态不稳定，一些正常的工作不能按常规办理，自然给档案资料的收集工作增加了难度。如果是责任心强的部门档案管理人员会把没有立卷的文件材料收集整理、编拟目录、安全存放；而遇到责任心不强的档案管理人员则不予闻问；更有甚者，在部门调整、办公室搬迁过程中，将大量的文件材料随无用材料一并处理，致使一些珍贵的档案资料该移交的未移交或丢失严重，无处寻找，严重影响了档案的完整性。造成这一问题的主要原因：一是合校期间组织管理出现空白；二是部分档案部门档案管理人员责任心不强，无制约措施；三是领导忙于合校中的大事，档案工作顾及不上。

2档案的集中管理问题

按照规定，机关各种门类和载体的档案应集中统一管理，以便于积极提供利用，为各项工作服务。这就要求合并高校的档案尽快集中。而实际情况是，合并高校的原组成院校大都处在不同的位置，距离有远有近，由于各方面的原因，很难集中到一处，大多实行分校区管理的模式。在这种情况下，合并高校面临着教学硬件配备、科研资金扶持、学生食宿保障等一系列棘手的问题，档案工作因其效益滞后等特点，此时更不易摆上领导案头，加之并校前原各校档案管理层次水平不同，人员素质不一等，这些共同成为并校后档案难以集中管理的重要因素。

3档案网络建设问题

高校合并后，机构重新设置，人员重新划分，原有的档案工作领导和档案员随并校后归属岗位的变化而发生了变化，并校前的各校经多年努力建设的档案网络随之解体，新的档案网络在建设中因并校后分校区办学、管理上的分散性、兼职档案员与档案馆（室）综合管理人员之间联系困难等因素，使档案网络建设存在沟通欠畅等一系列实际问题。造成这一问题的主要原因，客观上看，在于校址不集中所致；主观上看，仍在于档案工作没有被提上议事日程、档案队伍的稳定未引起领导的高度重视等因素造成。

4档案排序、管理重新理顺问题

合并高校大多由两个或两个以上规模相当，类别相近的院校并建而成，由于原各校建立的时间或早或晚，隶属关系不一，各自的办学宗旨及基本职能有所差异，合并后档案全宗由原各校的一个全宗成为并校后若干全宗，而各校的档案类目设置、类目排列及档号的编制不尽相同，老校基本沿用文书类、科技类的分类方法，成立较晚的学校基本统一到了高校档案实体分类法上。这便牵扯到档案排序及管理的重新理顺问题。另外，合并高校档案管理存在着原各校档案管理体制不统一及档案管理手段参差不齐等问题，如有的合并高校，原各校区档案或实行集中管理，或人事档案归人事处管理，科研档案归科研处管理，声像档案归电教中心管理等；有的合并高校，原各校区或已配备计算机，实行档案机检，有的档案则分散于各职能部门，由兼职档案员管理，档案管理处于原始的手工检索阶段等；……这些问题也严重制约着合并高校档案管理工作的开展。为此，笔者以为合并高校的档案工作要走出困境，应对症下药，采取有效的解决措施。

二、合并高校档案管理应把握的几个问题

合并高校搞好档案管理工作的关键是进一步强化档案意识，建立健全并校后的档案管理工作制度，合理配备档案管理人员，妥善确立档案工作目标。

1强化档案意识，规范档案管理

前已述及，档案文件材料未能及时清理归档的重要原因是部分档案工作领导及档案管理人员思想重视不足，因此，合并高校应将强化档案意识作为搞好档案工作的前提。因为就档案工作而言，文件材料的收集工作是最为基础的工作，它有赖于各部门的配合与全员的支持。合并高校应通过档案法律、法规的学习与宣传，增强各级领导和广大教职员工的档案意识，使之充分认识到档案是党和国家的宝贵财富，是社会各项事业得以延续和发展的重要条件，是不可再生和替代的信息资源。每位教职工都必须按照《档案法》的要求，维护档案的完整与安全，从而使并校前散存于各部门或个人手中的一些有重要保存价值的文件材料及时归档。同时，要针对并校前各校档案管理方式、方法不尽相同的问题，及时调研，确定整齐划一的档案管理方法，便于档案的集中保管、利用，以形成档案工作的良性循环。

2建立健全档案管理工作制度，依法治档

总书记指出：“档案工作是一项基础工作，有很多问题没有档案说不清楚，要狠抓这项工作。如果现在不重视这个问题，将来我们要负历史责任”。因此，建立健全档案管理工作制度，使档案工作按程序化、规范化、科学化的轨道运行，是合并高校搞好档案工作的关键。在这方面，一是要用制度去规范档案工作，如，建立健全各部门档案管理工作责任制，实行分工负责；制定《党政档案管理规范》、《教学档案管理规范》、《科研档案管理规范》等，指导档案工作。二是要用制度去保障档案工作，如，通过建立健全《综合档案室管理人员职责》、《兼职档案员职责》、《档案材料清交规定》、《损坏、丢失档案材料处罚条例》等一系列配套管理制度，将档案工作纳入学校各部门的日常工作，确保档案工作有序开展。

3合理配备档案管理人员，加强档案工作队伍建设

不言而喻，人作为档案工作的主体，对档案事业的兴衰起着决定性作用。没有人，档案工作的各个方面均无从谈起。因此，建设一支忠诚事业，业务精良，结构合理的档案工作队伍，是档案工作摆脱困境的重要保障。对此，首先要建设好档案馆（室）队伍，确保一定数量的专职档案人员，并力求这支专职档案工作队伍在年龄结构、专业结构、业务水平等方面比较合理，便于发挥整体效应；其次要整体推进，大力加强档案网络建设，发挥各部门兼职档案领导和兼职档案员的作用。实践证明，档案工作涉及学校各个方面，仅靠档案部门单枪匹马，无疑是杯水车薪。只有建立稳定的校区档案工作网络，同时采取定性与定量相结合的工作方法及相应的激励措施，提高兼职档案员的工作积极性，才能增强档案工作的向心力。

4确定档案工作目标，使档案工作开展有的放矢

高校档案管理范文篇10

论文摘要:高校科研档案反映了一所大学的学术水平和实力。科学有序管理好科研档案，充分挖掘其成果价值，有助于高校的持续发展和促进地方经济社会的进步。理清科研档案管理的思路，将有利于更好地开展科研档案管理工作。

科研档案是人们在从事科学活动中形成的，并经过一定整理的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式和载体的历史记录。科研档案管理工作是高校科研活动的基础和真实记载，直接反映着一个高校的学术水平，是一所高校实力的凭证，对学校的教学和科研工作的可持续性发展起着重大作用。尤其是在高校体制改革和现代技术高速发展的今天，科技档案在整个高校档案中所占的比例也显著增加，在学校科学管理中所处的地位也越来越重要。但是对于高校的科研档案,能够完整认识到它的作用的论述并不多。多年来,受到传统观点的影响,一般档案工作者认为只有学校管理性的文件才能作为档案管理,而对教师,尤其是个人自由独立形成的学术著作、手稿等不够重视,往往把它们排斥在档案管理之外,致使高校的科研档案比较苍白、贫乏,这是目前高校档案管理工作的一个薄弱环节。这显然是与信息化时代对信息资料的大量需求相违背的。因此,国家科学技术委员会、国家档案局1987年颁发了《科学技术研究档案管理暂行规定》,对科研档案的归档与管理进行了有效的规范。如何加强科研档案的管理是摆在科研档案管理工作者面前的重要课题，本文就高校科研综合交稿日期：档案的管理进行思考和探讨。

一、高校科研档案归档范围需要重新界定

界定科研档案的归档范围之前,首先需要确定高校学术档案归档范围的原则。笔者认为应坚持成果性和记录性并举。科研档案工作主要利用科学技术研究档案的成果,“有利用价值”是保存它的重要原因和主要依据。因此,必须坚持科研档案的成果性。而科研档案的记录性强调其完整性、凭证性,有些科研档案或许没有成果性和利用价值,但是它反映了学校科学技术研究发展的现状和历史,这些档案也应当妥善保存。因此,在确定学术档案的归档范围时,一定要两者兼顾,坚持双重性质并举。科研档案的具体归档范围应包括以下内容:

（一）科研项目档案

科研项目材料档案是探索科研规律的实践活动的直接记录。主要包括：科研准备阶段中科研课题申请书、审批文件、任务书、项目计划书、委托书、开题报告、调研报告、方案论证和协议等材料；研究实验阶段中的各种载体的重要原始记录、实验报告、项目进展报告、计算材料、专利申请的有关文件材料；总结鉴定验收阶段中的工作总结、科研报告、论文、专著、参加人员名单、技术鉴定材料、科研投资情况、成果和奖励申报中的成果和奖励申报材料及审批材料，这部分档案是科研档案存档的主体。

（二）科研文书档案

科研文书档案是科研管理活动的直接记录，包括科研发展、总结、学校制定和上级管理部门下发的科研管理文件和课题管理、成果管理等专项管理活动中形成的管理性科研文件材料。这部分档案是进行科学决策、计划、组织、控制等基本管理职能和有计划、有目的、有条不紊进行项目申报、成果评奖及科研管理经验总结的依据，也是科研档案的重要部分，对科研管理工作起到很好的指导作用。

（三）科研成果档案

主要包括科研年度统计表、教师公开发表的学术论文和编写的学术著作、获奖成果和证书、专利和技术转让资料等。科研成果的多少是高校科研实力大小的依据之一，因此，科研成果档案的管理在科研管理中也占有重要位置。

二、高校科研档案管理工作存在的问题及原因

（一）高校科研档案收集不齐全。原因是：多数科研人员在科研过程中，重视科学研究实践活动，重视科研成果的与获奖，轻视科研档案资料的平时累积工作，认为这是档案部门的事，与己无关。

（二）高校科研人员档案意识缺乏。他们认为自己的科研成果为什么一定要归档，放到档案室不如放在自己身边使用起来方便，于是以关键技术资料保密为借口，在科研过程中或科技成果奖励后应归档的资料不愿上交或找理由不主动上交。

（三）高校科研档案制度不健全。科研档案的归档工作缺乏系统、完整的制度保证，不能做到上、下集中统一管理。高校档案管理没有真正实行“三纳入”、“四同步”制度，在科研档案管理工作方面缺乏行之有效的制约手段，致使高校科研归档管理工作处于失控状态。

（四）高校科研档案重心偏离。在高校科研档案中，纸质材料多、电子档案少，传统简易设备多，现代化管理工具少，不能有效地开发和利用高校科研档案材料。

鉴于此，高校科研档案中出现了“四多四少”现象，即一般性技术材料多，关键性技术材料少；鉴定、审批性材料多，工艺技术性材料少；文字材料多，光盘、磁盘、图表、照片、录像材料少；复印件多，原件少。这些问题严重影响了高校科研档案的收集和管理工作以及高校科研档案自身价值的发展和信息资源的开发利用。

三、对加强高校科研档案管理工作的几点见解

（一）建立科学管理制度，理顺科研档案归档程序。科研档案是科研课题科技成果研究的全过程的反映，但又不仅仅局限于某一项科研课题、某一项成果，它是课题及成果之间、学科之间的综合反映，因而就形成了科研档案的四个特点：专业性、系统性、集体性、和阶段性。为了规范科研档案管理工作，就必须遵循国务院的《科学技术档案工作条例》规定的“完整、明确、系统、安全和有效利用要求”归档。避免可能造成大量科研档案材料零散在外现象的出现。为此，必须把科研档案工作与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合起来，走实现科研工作与科研建档工作两者协调发展的道路，建立合理的归档程序，掌握科研档案管理工作的规律，保证高校科研档案的准确、完整、系统，最终使高校科研档案工作走上科学化、规范化的轨道，达到提高科研档案归档的质量和效率。（二）加强重点、重大科研项目的档案管理。重大、重点项目及高级别获奖成果最能反映一所高校的科研能力。重点、重大科研项目的研究时间较长，往往有一些阶段性成果，每一阶段中肯定有技术进步和新的成果，这些档案材料既是学校的历史见证，又是新技术、新创新的基础。因此对重点、重大科研项目应从立项起就实行课题组预立卷归档，然后每个阶段产生的技术进步、最新成果、新立项的子课题份年度补仓到科研档案中去，以免遗漏，这对项目研究人员、学校和国家都有重大意义。

（三）提高高校科研人员的科研档案归档意识。科研人员是科研档案形成的主体，科研人员档案意识的提高，将会使高校科研档案的管理走上规范化、科学化的良性循环轨道，将会使高校科研档案管理工作迈上一个新的台阶。

（四）推广科研档案的开发利用。美国档案学家谢伦伯格认为:“档案部门进行各种努力的目的,就是把有价值的文件保存下来,并使它可供利用。”因此,科研档案管理的工作要考虑其开发利用问题。“档案的开发利用是企事业单位管理水平的一面镜子。”目前的档案查阅仍停留在传统的手工层面上,游离于先进的信息技术之外,主要是靠手工翻阅档案目录,查阅起来既耽误时间,又浪费人力。尽管目前多数高校科研档案已开始使用计算机等信息设备,但使用范围仍局限于文档目录著入,档案利用的无纸化、电子化、网络化程度不高。这种档案管理工作的滞后,严重影响了科研档案的利用效率。因此,要充分利用和发挥档案网站的作用,使相关网站成为有效开发利用科研档案的窗口。

同时,高校的科研档案保管的是一批学者和科研人员的学术成果,它是体力和脑力劳动的结晶,包含着一定的知识产权。这就决定了高校科研档案开发利用的特殊性,在对高校科研档案的利用中,一定要注意尊重别人的劳动与知识产权,学会正确地利用科研档案,以避免有意或无意地造成侵权的后果。

为在实际利用中避免侵犯作者的知识产权,可进行这样几项工作:

(1)对科研档案中享有著作权的作品,在卷内目录上打上明显的著作权目录标记,以提醒利用者注意。

(2)对科研档案中有著作权的作品应限制在合理的范围之内利用。

(3)在利用有著作权保护的学术档案时,使用者如不是在合理的范围之内利用,应与著作权所有者签订著作权许可使用证,或征得本人的同意。

总之，要通过多渠道，采取各种方法加大科研档案工作的宣传力度，增强高校科技人员的档案意识，做好高校科研档案的平时收集、整理、开发利用等档案管理工作，提高高校科研档案的现代化管理水平，让高校科研档案为高校科研工作再出成果发挥应用的积极作用。

参考文献：

1、关月英.高校科研档案管理工作初探[J].新疆医科大学学报，2007.10.30（10）