服务就业下高校学籍档案管理研究

摘要：国家重视高校学生档案的管理及利用，学生档案的高效管理是教育管理经久不衰的话题。为进一步促进高校学生档案管理向制度、系统、正规方向发展，应探究高校学籍档案管理新模式。高校为社会各行业输送大量综合性人才，但是，当下大学生就业形势不容乐观。大学生人数不断增多，不同的岗位对学生要求不同，学生档案对其将来就业发展有直接影响，档案为大学生就业提供数据服务。因此，下文在服务就业视角下分析高校学籍档案的管理，旨在为高校进一步完善学籍档案管理工作奠定坚实基础。

关键词：服务就业；高校；档案；管理；学籍

国家颁布的《高等学校档案管理办法》要求高校重视对学生学籍档案的管理，强化对学籍档案资料的利用度，为高校更好的培养人才打下基础。高校为大学生就业提供服务，这和学生的学籍档案管理有密不可分的联系，要注重发挥学籍档案在高校就业服务中的积极作用，在社会竞争压力逐渐增加的今天，为学生提供更好的就业服务，开创高校学籍档案管理新局面。以下就高校学生学籍档案管理的作用介绍，之后对传统学籍档案管理中存在的不足给予指出，并针对存在的问题提出对应解决措施，为高校更好开展学生学籍档案管理工作提供参考。

一、高校学生学籍档案工作对高校服务就业的积极作用

1.记录、提升学生素质。高校为社会各行业输送综合性人才，而学生档案是学生入学以来的实际表现记录，其将学生的生活、学习、实践通过数据的方式记录下来，是国家、社会考验学生、检查学生的重要依据。档案管理对提高学生综合素质也有一定促进作用。一方面，教师注重以学生学籍档案差异化教育及培养，对某方面突出的学生有针对性的开展教学，对学生有深入了解；另一方面，科学的学生档案是学生毕业就业能够证明自己的重要资料，直接反映学生背景，在就业选择中，能够提供学籍档案的学生能够得到更多信任，在就业中有更多机会。学生为了维护自己学籍档案中的优秀记录，往往在工作中全面努力，以完善自身档案，提高自身竞争力。2.就业中可增加学生从业机会。通过对学生学籍档案进行科学管理并加以利用，可以让学生更好就业。在新时期素质教育推行背景下，就业不仅仅单方面看学生学习成绩，就业更看重供需关系，表现出“双向选择”趋势。主要表现为，高校就业部门组织举办招聘会。学生学籍档案是直接反映学生实情的权威性依据，也是企业和学生更好沟通的连接线。实际工作中，事业单位选择人才，多由人才所在学校毕业生情况、学生学籍档案资料作为一手资料，了解学生实际素质情况。由此可见，高质量的学生档案是学生就业从业的敲门砖。3.学生学籍档案可保障学生就业后享有合法权益。通过对高校学生学籍档案科学管理、利用，可保证学生基本权益。部分用人单位在招聘人才时，并不要求转移档案、落实户口等，导致一些毕业生不了解学籍档案的作用。但是，当下社会人事制度逐渐普及完善，毕业生毕业后落户、缴纳社保、转正等操作都需查阅资料，一些毕业生再升学也许采用人事档案。因此，高校就业服务部门需强化对学生档案意识培养，让其认识到自身档案的重要性，毕业生毕业后及时投递档案，以此保障毕业生从业后的合法权益。

二、高校传统学生学籍档案管理工作中的不足

1.观念未与时俱进。一方面，在管理主体上，档案管理观念没有及时更新，高校领导及学生档案管理人员对档案管理理论知识非常熟悉，但是没有和实践有效结合，虽然规划完善，落实上常常丢三落四。此外，高校领导对档案管理工作缺乏重视，一些档案管理的规划、内容管理及对人员的管理没有落实到位，部分档案管理人员自身观念较为落后，服务意识不强，制约高校档案管理就业服务利用。另一方面，管理客体上其档案管理意识不强。档案管理工作的好坏直接反映人们对档案管理的社会认识，影响档案对应人本身对档案需求的表达。高校档案管理工作对档案管理的宣传较少，宣传方式多为纸质媒体方式，宣传方式单一，导致学生对档案管理认识不全面。据调查显示，大学生对档案不太了解的占调查总数的52%，对档案比较了解的仅为30%，对档案非常了解的更是只有2%，学生对档案管理、利用工作认识模糊，也间接导致其档案利用率较低，限制就业服务发挥功能。2.机制不完善，服务功能弱化。（1）人员专业素质不强。部门档案管理人员专业素质不强，导致档案管理队伍综合素质参差不齐，部门档案管理人员身兼多职或本身就是兼职人员，对工作不上心，日常工作中问题不断。例如，档案转递不规范，只管发出，却不注重回执收集，以造成档案丢失，或档案漏发、错发，浪费时间精力，甚至造成不可逆的错误。（2）档案内容不全面。社会不断发展背景下，社会上各单位对人才标准逐渐提高，对毕业生不仅有技术性的要求，还重视其思想、素质、身体等多方面综合素质。但是，传统高校学生档案管理中，对学生个人的思想政治表现、交往沟通、诚信、创新等方面情况记录并不多，导致用人单位无法针对档案判断学生综合素质，对人才评价不恰当，不利于就业平稳开展。（3）管理方式无法满足需求。当下，大学生档案管理还是按照计划经济背景下方式执行，为“档走人走”，大学生就业后，档案才跟随投递到相关地区，无法满足学生就业需求。究其原因，主要是学生档案管理方式落后，高校学生学籍档案多为纸质档案，缺少电子档案，管理也以人工手动为主，管理繁琐、工作量大，学生在校的档案在班主任或学校部门中，学生毕业后才进行归档处理。若用人单位需查看学生档案，校方无法及时提供，将阻碍学生就业，降低档案原本利用效益。

三、如何以就业服务为思路，提高学生学籍档案

管理效率，提高档案利用率为确保发挥学生学籍档案真正价值，提高其利用率，推进高校人才培养，就业注重对档案管理工作思路创新，以就业服务为中心，高校在管理观念及机制上创新，以学生为中心，为其提供良好的档案管理服务。1.创新档案管理观念。（1）强化学校领导档案管理和档案服务意识。引起高校领导的重视是做好学生学籍档案管理的基础。学生学籍档案管理是高校档案工作重要环节，同时也是高校管理的基础。对学生的档案管理关系到素质教育的落实记录及学生能否平稳毕业。高校应将学生学籍档案管理放在学校综合管理前端，制定管理制度，完善制度系统，严格要求档案管理工作人员按照制度要求开展工作。在管理中，具体工作责任到人，按照管理规范搜集档案、管理档案。（2）强化学生档案意识。提高学生自身档案意识有助于培养、教育的学生，也可提高学籍档案的就业服务功能，高校要从多角度切入，强化学生档案意识。一方面，可在新生入学阶段，加强宣传，让学生认识到档案管理的重要性，进而在学习和生活中规范自己的言行，完善自身档案，提高自身综合素质能力。另一方面，在学生毕业前，高校需明确档案对学生今后发展的重要意义，将档案意识融入到教育指导服务中，以不同平台宣传学生档案的主要包含内容、如何使用、就业后如何处理等，提高学生档案意识。2.完善档案管理，强化服务功能。（1）提高档案管理人员专业素质。通过提高档案管理人员专业素质可改善原本管理队伍综合素质参差不齐的现状。新时期高校学生学籍档案管理工作专业性突出，对管理人员有较高的业务素质要求，必须建设一支管理能力突出的队伍，适应学生就业需求。高校可成立专业的学生档案管理部门，发展档案管理需求的信息化设备，给予必要经费，针对管理需求配置专业人员，注重对人员的道德建设，使人员认识到学生档案服务的作用。此外，可定期组织管理人员进行培训，不断提高其档案管理专业化能力，与时俱进，可以熟练操作现代化设备管理，提高管理效率及质量。（2）完善档案内容。完善档案内容并不是一时可以完成的工作，其需要结合时展趋势、学生就业需求及高校管理发展需要综合处理。高校要深化为社会输送优秀人才理念，为学生推荐合适用人单位，就应针对用人单位及学生需求，不断补充档案内容。因此，在传统档案信息的基础上，还要加入学生道德品质、素质、组织能力、沟通能力、创新能力等。其中，要重视档案中加入学生诚信材料。在人事制度趋于完善的今天，社会人员流动频繁，用人单位较重视人才的自身诚信情况，通过为学生建立诚信档案项目，可以为用人单位提供可靠的招聘依据，也可以约束学生在日常生活和学习中的一举一动，提高学生综合素质，为其更好就业打下基础。（3）转变档案管理方式。信息化时代背景下，传统纸质档案管理无法满足高校发展需求，电子档案自身储存及传递方便，且储存量大、检索快、成本低，性价比突出，可适当代替纸质档案，减少档案管理工作负担，同时便于用人单位针对自身需求筛选学生信息，为学生增加更多对口就业机会。此外，应积极转变档案基本管理模式，建立信息化档案管理系统，对毕业市场动态跟踪，了解不同时间就业需求变化，针对市场需求转变教学计划，为学生提供更切身的就业服务，推动学生档案管理向信息化方向不断发展。

综上所述，服务就业视角下的高校学籍档案管理要以学生为中心，分析传统档案管理工作中出现的典型问题，有针对性的提出解决措施，提高档案管理效率及质量，将档案和学生的就业服务联系起来，档案管理为学生发展提供服务，保障其基本权益，也促进用人单位科学招聘，约束学生不断提高自身综合素质，更好发展。

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作者:陈露露 单位:西安翻译学院档案馆