行政管理支持体系构建研究

一、艺术高校二级学院行政资源的制度化管理、规范化流程

管理服务是艺术院校发展中比较薄弱的环节。近年来，高校注重管理服务队伍建设，将其作为事业发展中不可缺少的部分。人事处、学生处、财务处、审计处、科研处、学报等职能部门及各教学部门具备其自身专业性，在制度建设、职能实施的过程中，应赋予其具有舞蹈学院制度特色的运行机制。［2］(一)艺术高校二级学院决策的形成与。好的决策的形成离不开上级领导的指导，同时也是集体、个人之间平衡的结果。章程制度的修订是学校部门管理体制自我完善的必要过程，是结合学校实际落实依法治校的关键环节。在修订过程中，要维护章程的权威，鼓励多方参与，赋予相关委员会、理事会、教职工代表大会、学生会发声的权利。按章办事相比传统的人情社会，更加科学化、流程化，让办公环境多了可靠性。例如，评选一位教职工代表，可依据选民名额和参选人制定投票机制，如若未超过投票人数或获选标准，可在此基础上实施二次投票，直至选出符合民心的代表，而不是领导点名委任。部门制度需要办公室做好综合协调工作，以书面形式。要根据相关规章制度，突出民主办学，严格落实民主决策，“三重一大”事项需要通过相关部门党政联席会议审议通过才有效。决策要以书面形式在一定范围内，这一过程要求办公室准确把握，保证决策表达的完整，不能引发歧义、误解。因此，从艺术高校层面需由校办统筹，依据学校章程，由各具体部门制定出二级学院章程。(二)艺术高校二级学院流程化管理，优化行政资源。各部门流程化管理的目的是帮助学校优化教学、行政管理。科学的流程管理能够运用数字准确、动态地反映管理活动，实现学校行政资源的优化配置。只有流程化管理，才能够实现行政资源的优化匹配。第一，流程管理应当注重流程分析、流程制度、资源分配、时间安排、流程质量、流程评估、优化流程。第二，流程管理需要文件库、数据库的整理。对物资的登记造册，可能我们会觉得有些“多余”，对于一个“死物”，我们为何要付出这么大的情感或者这么多的工作呢?因为这是制度所需。物资本身没有什么，但是其进出的流程却是制度化、管理化的唯一依据，对于物资的管理反映着一个部门的管理水平，是行政资源得以优化与否的最直接体现。一个部门某一工作执行过程需要依靠流程，同时需要各环节的协同。在这个过程中，需要相应数据的统一管理，如文件文档、国有资产、项目管理等信息。如北京舞蹈学院人文学院资产管理的流程如下:严格依据人文学院内部台账细表(人文学院设备借用申请表、人文学院资产长期使用申请表、人文学院设备借用登记表、人文学院资产长期使用登记表、人文学院资料仓库管理)进行固定资产登记，并妥善保管一切材料，便于固定资产管理明确到人。相关报账制度中同样需要台账的管理，例如物资的采购，需要具体到验收材料的照片统计，需要有领取人的签字，这些均是除去发票、发票真伪验证、明细、费用报销单外新增的要求，只有通过实物验收、人员领配的流程化管理，才能体现账目出入的合法性与管理性。(三)艺术高校二级学院打造管理者。领导管理好部下，必须按照既有的规矩办事，也就是说要用制度管理，任何组织都有自己的制度，所有人都必须严格遵守并执行。如果领导将一个组织看成是其个人的团队，那么领导的公事将是团队的公事，领导的私事也可能是团队的公事。这样就容易造成对资源管理的侵占。团队的成员应围绕分工做事，而不是“乱成一气”地去做临时的非本职任务。只有优质化的分工，才会形成每个分属领域的专业，行政管理也如此。一般部门会有一套内部信息系统，通过指挥链条将信息逐级输送给决策者。而高校行政管理可反转行之，分解决策者的权力，将权力下放到产生信息与执行工作的位置。在这样的工作环境下，领导者、管理者、执行者等身份有了相应归位，不易混融，也就不会造成“不在其位却谋其职”的严重问题。每个在职工作的人员，将会充分体会到本职任务的“魅力”。按照章程办事，工作的人才会感到工作本身的科学化，才能够找到工作本身的艺术性，驾驭工作本身，也才可以更好地为人服务。试想，连工作人员本身都感觉不到制度化的幸福感，又怎能去帮助被服务者找寻到部门管理的便捷、科学化?工作环境有了改善，管理者个人会更加关注工作本身，在不断磨炼中总结经验，从而提高效率，提升工作的品质。

二、艺术高校二级学院行政管理部门办公室整体职能改革

高校教育部门行政办公室或各职能部门办公室均系学校的综合性管理机构，其作用为沟通各部门、联系师生等。只有充分重视艺术高校二级学院行政管理办公室的整体职能改革，才会取得教学管理、行政管理、科研管理、人事管理乃至组织机构的优化。(一)分工管理，高效转型。分工是在社会发展到一定阶段的基础上产生的。现代社会为了提高管理的专业化程度和工作效率，把组织的任务、目标分成各个层次，各个部门以及个人对应相应的层次。北京舞蹈学院于2015年进行改革，将原编导系、现代舞系、艺术设计系合并为创意学院，将原舞蹈学系、艺术传播系、公共基础部、思想政治理论教研部合并为人文学院，新成立教育学院。另外，对原各部门秘书岗进行整体调整，各学院办公室设办公室主任岗、行政管理岗、教学管理岗、学生辅导员岗。就像行政职能部门一样，教育部门内部也实施了相应行政管理职能改革。在往常的管理中，往往一位行政管理人员会负责科研、教务、学生、教师等各种管理工作，这容易造成低效率与重负荷，使部门松懈。另一方面，当一个行政人员负责所有行政工作的时候，会造成管理的混乱，这样的工作环境是无法形成规范的工作流程的。这样的改革，同时也会解决一个往常工作中无法规避的问题，即部门任务的职责划分问题。往常工作中，如果遇到集体的问题，因为这个部门只有一位行政管理人员，那么这个集体问题会“顺理成章”地成为一个人的事情。而在科学化分工后，如遇新突发事情，则会有专属分工，甚至具体到非坐班人员，因为具体的领域和分管的项目是覆盖至全部门的，也就是说，每个人都可能会因具体负责项目、课程、事宜而得到为整个组织分担的机会。例如，一个项目管理要有账目管理、道具管理、采购管理等行政方面的分工，要做到遇到任何的问题都有具体执行的人员来解决。同时，这样的制度形成后，还需要具体执行的人员去盯紧每个环节，进行环节上每个事情的监督、治理，这样才能够对事情本身、人员本身有一个相互的制约力，否则，再完善的制度也会在现实中“乱成一锅”。(二)构建创新型二级学院办公室组织环境。传统的管理组织强调两点，一是分工，二是分层。正如上文所述，分工强调专门的人做专门的事，只有如此，部门具体工作的效率才能得到保障。分层是指管理幅度的控制，例如，在传统分级、分层组织体系下，不同层级专业之间的人各司其职，纵向跨越层级的教职工和横向跨越专业的教职工不注重沟通，无法实现交叉与融合，技术创新也就无法得到保证。在二级学院逐步发展的过程中我们会发现，任务量会越来越大，项目也会越来越多。应将这些任务进行划分，由某一个具体的人来负责，可以分别设立文字负责人、组织负责人等，其中也突显相互交叉职能。

三、艺术高校二级学院行政管理人才驱动转型

管理文化方面的变化主要表现在领导力开放、企业家策略、战略合作伙伴关系建立，以及多样化活动和创收活动的开始等方面。如何做好高校二级学院行政管理人才的培养工作，培育具备核心竞争力的员工队伍，关系着高校二级学院行政管理支持体系的转型与发展，这是人才驱动转型的关键，也是行政管理人才培育的本质。(一)培养懂艺术、擅管理的人才。“培养人才、科学研究、服务社会、文化传承”是大学的四项重要任务和使命。教师、管理、服务队伍的素质水平直接关系到大学主要任务的完成质量。学校应不断深化内部管理体制改革，健全完善管理制度和运行机制，调动队伍积极性，提升队伍的专业化水平。随着办学水平的不断提高，管理服务也日益规范，努力建设起一支热爱舞蹈艺术、懂得艺术管理规律、有一定艺术素养和良好职业操守，把服务作为事业的高素质管理服务队伍，可以为学校事业发展提供有力保障。管理人才的培育同样需要教职工的在职教育，只有通过本职领域专业教育的再提升，才能够完善教职工的管理学理论与实践。这也是对教职工本身再学习资源的保护、鼓励，教职工本身可以从更高管理逻辑层面思考问题，反观现存管理制度、实际操作，总结出管理的方法、问题，从而提升办公水平。在学生工作模式构建中，需要学生教育、管理、培养与服务四个方面相结合，最重要的是紧紧围绕学生的成长与成才需要提供服务，要遵循艺术人才的成长规律，而不是简单地进行管与教。笔者对学生勤工较为熟悉，其中很多问题值得思考。例如学生坐班制、分属任务归属性、大学生科研项目管理等。(二)实现管理理念的路径选择。做事需要深入内部剖析，挖掘本质，去体悟，又需要纵观全局，整体分析，先“入乎其内”，再“出乎其外”。笔者对曾任北京舞蹈学院纪委书记的彭红进行过访谈，她指出:“舞蹈管理工作，第一，以人文精神之道，树立全面育人理念，促进学生成长成才;第二，构建支撑理念实现的模式，寻找艺术教育的特色方式;第三，在适应时展视角下，实现艺术管理理念的具体路径选择。”2007年，北京舞蹈学院党委确立了“高举旗帜、文化引领、依法治校、和谐发展”的工作方针，特别强调“文化引领”对学校发展的重要意义，提出用中华传统文化精髓引领舞蹈艺术发展，以高雅文化来引领学校的教育事业。所以，舞蹈学院校训丰富为“遵道崇德，天地人和，文舞相融，德艺双馨”。这就是在尊重一种价值原则，要求师生行为和道德合乎规范。舞蹈教育管理是一份充满希望的事业，需要业内人士携手创造更加美好的工作环境。管理理念的路径选择是一个具体的事情，涉及教职工本身的学位、岗位、发展的规划，不同层别的教职工会在相同的校园环境里产生天壤之别，其所涉及的管理、执行自然也有所不同。艺术高校二级学院行政资源管理机制服务于高校的科学民主决策，是各项职能的践行过程与结果，只要学校二级学院管理层认真决议、执行，认真总结、思考与提炼符合高校自身实际情况与工作环境的支撑体系，就会不断提升高校二级学院行政资源管理机制的实现水平。舞蹈教育管理是一份充满希望的事业，我们可以用开阔的视野与真正的人文关怀，透过人生的经验与历程，站在大舞蹈观的高度上，更好前行。

作者:颜煌 单位:北京舞蹈学院人文学院

参考文献:

［1］中共中央宣传部．系列重要讲话读本(2016年版)［J］．北京:学习出版社、人民出版社，2016:279．

［2］王传亮．文化引领下的艺术院校内部治理模式思考［J］．北京教育，2015(1):35．