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企业行政事务数据研究

摘要:数据分析对企业发展有巨大的作用,不仅表现在业务方面,在内部管理方面也有极高的利用价值。但在目前阶段,数据在协助业务方面更受企业青睐,对内部管理的价值还有待开发。比如现在很多企业都会设立相应部门负责数据的收集和分析工作,但主要是用作于业务线或产品线的决策参考。

关键词:成本控制;过程管理;优化升级;对比分析

企业作为市场的主体,在追求市场的同时也应该重视内部管理,特别是成本的控制,“开源”和“节流”并行才能达到公司利润的最大化。作为“节流”环节的重要组成部分,行政事务一般都比较零碎,数据的分布也比较分散,容易被人忽略,如果不给予足够的重视,就会造成公司资源的极大浪费。本文便从数据分析的内部管理价值角度出发,以企业行政事务数据(某互联网公司真实案例,文中简称A公司)为基础,阐明数据分析必要性并根据实际案例进行分析,为企业管理决策提供参考。

一、行政事务数据分析的作用

1.企业管理成本的有效控制。行政事务数据分析可以直观的了解成本的构成及变化趋势,同时利用数据对成本进行对比分析(同期横向对比以及不同期纵向对比)也是决策的制定及效果跟踪唯一有效的方式。案例1:差旅管理—-滴滴打车企业版数据分析为方便员工差旅用车、有效控制差旅打车成本,A公司引进滴滴打车企业版,在提升管理的同时也拥有了丰富的后台管理数据,其中包含用车类型、时长、金额、行程等。对这些数据进行分析,可以轻而易举的筛选出员工出行轨迹、用车时段、费用划分等有价值的信息,同样也可分析出存在的问题以及需改进的领域。比如,在数据跟踪分析中A公司发现差旅费用一直呈上升趋势,但整体出车频率并没有太大变化,经过各方面的数据对比,最终锁定了专车费用(滴滴分为快车、专车等细分服务,专车成本较高),比例高至18.7%。A公司再通过对专车费用的数据进行深度分析,发现管理中一些有待提高的地方,随即发出了关于滴滴打车使用的一些补充条款,并在下期的数据分析中对决策效果进行及时跟踪,取得了不错的效果(专车金额占比由第一季度的18.7%降低到第二季度的13.5%,使用次数减少了二分之一)。案例2:员工福利管理--公寓管理数据分析员工福利是企业以福利的形式提供给员工的报酬,在实际的管理中,对员工福利整体监控存在着一定的难度,如一项福利制度的实施过程监督、周期性调整、制度效力等事宜。数据分析能有效解决员工福利管理中的问题。以A公司为例,在发展前期,因办公位置较为偏僻,公司借助政府优惠政策(为企业提供公寓成本减免)为外地员工提供免费公寓。为更好的对该项福利进行把控,A公司行政部门对员工公寓数据进行了详细记录,包括金额、员工公寓类型、住宿员工信息等,并与HR部门配合,对入住员工的实时信息进行把控。随着公司的发展以及当地政府公寓政策的收紧,公寓福利对公司成本的影响直接体现在行政部门的数据中。根据对数据的深度分析,行政部门对该项福利政策提出了优化方案,提出对成本构成、入住标准、公寓房型等进行重新调整,有效规避成本占总成本近27%、公寓空置率降至2%以下。A公司对决策的制定均来自对数据的深度分析,比如:每增加一套公寓,公司承担费用将会增加2.4%;公寓类型中两室一厅是被选择最多的房型,占总房型的59%;两室一厅住两位员工的房屋性价比最高,占据其中的33%。依据这些数据信息,A公司发现在其他条件均等的情况下,房型和居住条件成为了影响公司每月承担费用比例的主要因素。2.管理流程的优化。数据能侧面反馈出制度执行中存在的问题,并提醒对制度流程进行优化升级。比如,企业在OA办公软件中,可以提炼出公司审批流程的有效操作及操作时间,可清晰的分析出各流程中的各节点重复率以及各节点时间消耗,及时更新优化流程设置。案例3:会议室数据分析为提高会议室使用效率,A公司把会议室的管理并入了OA系统,在更加有效管理的同时也丰富了数据的呈现,其中包括会议室使用的时长、频数等。对于这些数据进行分析,可以直观了解到员工使用会议室的规律,进而对会议室管理给出决策建议。例如,在对会议室的预订分析中,行政部门对整体预订时间、预订频次、会议室数量等数据进行汇总,可以直接得出会议室的预订曲线图(包含满负荷状态以及实际使用状态的对比、会议室预订时间曲线等信息),该曲线图可以有效解决实际使用过程中员工反馈会议室的资源不足问题。参考曲线图信息并结合会议室设备情况,公司对员工的会议室预订进行了有效引导,如:在会议中无需设备的情况下可优先选择无设备的会议室;除公司重要会议外,会议时间尽量避开曲线中的高峰期;分享高效会议相关知识等。在解决实际问题的同时,极大的提高了会议室资源的利用效率。3.企业知识资源管理。行政事务数据分析很容易将企业知识资源的隐性知识转化为显性知识。将依据数据而做出的决策以可视化或制度化的形式表现出来,这就大大加速了企业知识资源管理中的“外化”过程(SECI模型)。这样就可以有效避免企业管理中出现因人员更迭而产生的决策前后不一或管理断层的现象。案例4:办公区用电数据分析大多数企业中,用电成本是比较大的一项行政支出,但多数只是知道每个月用了多少度电、费用总计是多少,并没有对数据进行细致的分析。A公司在引入数据分析的理论后,对成本数据通过“区域”、“月份”、“用电类型”、“季节特征”四个维度进行了细致分析,成果显著。例如,通过对数据按照“用电类型”的细致分析得知空调用电量占全年总用电量的60%,对空调用电的有效控制可以直接影响公司的用电成本;按“区域”进行细致分析,可以分析出用电的集中区域,并分区域进行个性化的处理方式,提升决策的针对性和效率。A公司在对用电数据进行长期跟踪时,发现数据的分析有利于企业知识资源的管理。如首创“单位面积用电量”概念,即:以A公司实际用量为基础数据,核算出每单位平方米办公面积分别在制冷期、采暖期以及平常期要耗费的电量。该概念的提出有助于用电数据的实时监控,更重要的是对公司用电成本管理实现了可遵循、标准化操作,完成促成隐性知识向显性知识的转化。4.企业内部资源的合理分配、有效利用。企业内部资源以数据可视化的形式呈现,并在企业内部共享,可有助于资源的合理分配,提高资源的利用率。案例5:闲置资源信息共享以A公司库房数据为例,在进行数据统计前,因资产信息只有行政部门了解,而且只是作为固态存放在库房里,并没有流动起来发挥价值。这直接导致公司出现:(1)资产重复采购,造成浪费;(2)资产的使用率较低,产生多余的折旧成本;(3)闲置资源过多,管理成本增加。对此,行政部门对库房资产进行可视化数据统计,提出优化建议:库房数据加入OA系统,部门或员工因公需求,可以申请领用,提升库房资产的利用率,同时,与公司采购部门流程进行挂钩,避免重复采购;对库房有时间效力特点的物资(食品、淘汰的物资等)进行数据细化,提出处理建议,以内部销售或外部有偿转让的方式进行处置。经半年的努力,成果明显,库房的库存量降低了近40%,因库房数据共享而产生的营业外收入近万元。

二、行政事务数据分析注意事项

(1)数据的记录一定要保证真实性,这是行政事务数据分析的基础。行政事务比较繁琐,但一定要有记录的习惯,而且尽可能以数据的形式进行记录。同样,数据的收集需要有统一标准,这样有利于数据的整理。(2)数据的记录一定要保证全面性。企业行政事务的数据虽然比较零散,但整体量级并没有达到大数据的规模,所对数据的整理分析更要坚持“样本=总体”的原则。基础数据要全面,不可采用抽样调查的方式,避免因基础数据不全面而导致出现数据分析偏差。(3)数据的记录与分析一定要保证持续性。数据分析工作并非一次性的数据展示,而是需要固定期的持续分析跟进,持续优化,这样才能及时关注企业管理的状况同时能跟进决策实施的效果。为此我们对行政事务数据的管理可借鉴PDCA模型,也就是管理中常用的“戴明环”。行政事务比较分散,需要分析的数据也很多,我们仅列举了部分有代表性的数据进行了分析,阐述数据分析在行政事务管理中的作用和需要注意的事项。在企业的管理中,数据分析的应用还有很大的发展空间,如何更好的使用数据分析这个工具,我们只是做了初步的研究,相信数据分析将会在企业内部管理中发挥越来越重要的作用。

参考文献

[1]维克托•迈尔-舍恩伯格,肯尼思•库克耶著,盛杨燕,周涛译.大数据时代[M].浙江人民出版社,2013.

作者:丁华云 邹璇 詹玲 李浩帆 庞伊蓓 单位:未来电视有限公司

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