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企业档案统计工作体会

档案是社会组织或个人在其特定的社会活动中积累而成的,是按照一定的来源有规律地形成的、保存备查的各种形式和载体的数据、信息和知识的记录,它是现代社会的核心信息资源的重要门类,它是原始的数据、信息和知识的记录。一个企业的发展,离不开档案所发挥的作用,做好档案的收集、整理、保管、提供利用工作就尤为重要。档案的统计工作也是不可忽略的一个环节,要有足够的耐心、细心,将每个数据统计准确,使其逻辑关系清楚。通过这些数据,反映出档案库存量的不断丰富,也体现出企业不断壮大的历程。因此,档案的统计工作也是企业档案管理工作的重要组成部分。档案的统计工作就是以表册、数字的形式,揭示档案和档案工作的有关情况。档案统计工作的内容包括档案的接收、移交、整理、鉴定、保存数量和保管状况的登记,档案利用情况的登记以及档案构成、档案利用、档案机构和人员等情况的基本统计和其他专门统计。概括说来,档案统计工作包括档案的基本登记和综合统计两部分。

从统计的对象来划分,档案统计工作大致上可分为两点:一是对档案实体及其管理状况的统计;二是对档案事业的组织与管理状况的统计。河钢股份有限公司邯郸分公司档案馆负责全公司二级厂、机关部室档案的统计工作,按照上级有关要求,填写《全国档案事业统计综合年报》档基2表《档案馆基本情况年报》。按照《档案馆基本情况年报》统计表的要求,不能很好地反映出企业的具体数据。1.在企业中由于机构设置、人员配备等,有的部门可能会单独设置档案室,有的部门也有可能将档案工作职责设置在其他科室,隶属于不同的部门,如技术科、设备管理科、办公室等。2.在企业中从事档案工作的人员在做好档案管理工作的同时,他们身兼数职,有的档案人员可能还担负着本单位的女工工作、办公室办事员等工作职责,因此,他们的技术职称除了档案类技术职称之外,有的人员的技术职务可能会是政工类、经济类、工程类等,在《档案馆基本情况年报》不能很好地体现出来。3.在《档案馆基本情况年报》中馆藏全部档案以案卷、以件为保管单位档案形式表现出来,不能很好地体现出企业档案馆藏的真实情况。因此,相关工作人员应该在涵盖了《档案馆基本情况年报》的基础上,结合本企业情况,加以补充、完善,力求真实反映出本企业档案管理工作概况,即按照如下分类:1党群工作类、2行政管理类、3经营管理类、4生产技术类、5产品类、6科研类、7基建类、8设备仪器类、9会计类、10干部职工类、11地质类、12设计类、13工程施工类、14教学类、15新闻书稿类、16招投标档案、17废旧印章、18荣誉品等进行统计。因此,邯钢公司档案馆结合本企业档案管理工作中的实际情况,特制定了《档案馆藏基本情况统计台账》,包括了档案管理工作中各个方面的统计,从而加强了档案统计的基础工作。台账共设为四大部分,即档案人员及设施设备统计台账,如表1~表3;文书统计,如表4~表6、馆藏档案统计,如表7~表9、公共统计,具体内容如下表。第一,档案统计是认识档案工作的一种重要手段。它以档案工作中大量的现象为对象,通过从量、质联系中对数量的观察和研究,以指示档案和档案工作诸现象的发展过程、现状及其一般的规律性。但档案统计并不是认识档案工作中一切问题的唯一工具,在档案工作中只有以数量表现的现象,才能进行统计,而且仅靠统计本身也不能认识清楚,因此,要对档案和档案工作中各种现象的量有正确的理解,做出科学的判断。第二,档案工作也是一个系统的工程,组织档案管理系统的一系列工作,都应当胸中有数。建立科学的档案统计工作,才能把对档案和档案工作的定性分析和定量分析结合起来,以档案的大量数据作为分析的依据,才能更好地了解和掌握档案和档案工作情况,使档案工作更加完善。第三,档案统计是档案事业建设的一项重要基础工作,档案工作越发展,统计工作越要加强。建立、健全档案统计工作,可以准确地反映各级档案部门工作的真实状况,可以对各级档案部门的工作进行分析和比较,便于对档案实行科学管理,便于更好地了解和掌握档案工作的规律、水平和发展趋势,便于对各级档案部门的工作进行分类指导,监督和检查,进一步提高档案工作水平,充分发挥档案的作用。第四,档案统计工作可以为制定档案工作的方针、政策和编制档案事业发展规划提供依据。通过科学的档案统计工作,能够系统地反映档案产生的数量、速度、馆藏档案的状况和变化,利用档案的频率和发展趋势,能够系统地反映档案部门的工作量以及人力、财力的需求量,能够系统地反映档案事业在企业的经济发展中的地位和作用,为企业领导对档案事业决策提供科学数据和可靠依据。

档案统计工作的要求。第一,要保证统计资料的准确性、客观性和科学性,这是档案统计的重要要求。第二,档案统计工作要符合企业建设要求,对档案统计要标准化,统计调查工作要科学化、系统化,统计服务优质化。第三,充分发挥档案统计工作的服务和监督作用。档案统计工作,不仅是有关部门从事研究、进行决策不可缺少的耳目和参谋,不局限于一般的登记、填送报表,同时,还是通过档案统计发现问题、解决问题的依据。邯钢公司非常重视档案统计工作,公司档案馆承担全公司档案管理职责及档案业务指导工作。在档案管理工作中责令各单位定期开展自纠、自查、自改工作,形成文字报告上报公司档案馆,便于掌握一手资料,统筹管理。同时,由公司档案馆牵头,组成检查小组,由档案馆馆长带队,2~3名具有副研究馆员职称的人员为组员,不定期地对公司所属二级厂、机关部室的档案部门进行检查工作,依据本企业制定的《档案馆藏基本情况统计台账》所涵盖的各项工作逐条逐项进行检查,核实所统计数据的准确性、真实性,发现问题,及时提出整改意见,对个别问题由公司档案馆检查组事后汇总,形成文字报告上报相关部门,请求支持。通过一系列举措,加强了档案统计基础工作,确保档案统计数据准确、翔实,才能更好地服务企业生产、经营等项工作。邯钢公司档案馆承担着全公司档案基本情况统计工作,公司档案馆指定专人负责档案统计管理工作,按照国家、省、市档案局的有关要求,在本公司制定的《档案馆藏基本情况统计台账》基础上,认真填写《全国档案事业统计综合年报》档基2表《档案馆基本情况年报》,针对这一项工作,公司档案馆利用公司内部局域OA网、电话等形式下发通知,要求公司所属29个具有档案室的单位报送统计表。并对报送的4200条数据逐条、多次审核,直到数据准确、逻辑关系清楚,汇总后经过公司领导签字、盖章,将电子版、纸质报表报送邯郸市档案局,圆满完成历年来《全国档案事业统计综合年报》统计、上报工作。加强内部培训,提高档案人员业务能力,确保档案统计工作顺利进行。在企业降低成本、挖潜增效、节能减排的主旋律下,机构的整合、人员配置调整、人员到龄退休等情况经常发生,从事档案管理的人员也经常发生变动,给档案管理工作也带来了一定的影响。邯钢公司档案馆针对这种情况,在要求各单位报送统计数据之前特举办一期“档案统计工作业务”培训班,对全公司档案工作专、兼职人员进行培训。培训班内容针对《档案室藏基本情况统计台账》《全国档案事业统计综合年报》档基2表《档案馆基本情况年报》进行逐条讲解,阐明各数据之间的逻辑关系,强调了重点部分、共性问题。例如,在统计报表中有一项“未整理零散档案排架长度”是按米为单位计算统计的,因为是未整理零散的档案,可能会以捆、箱、包等形式存放,但是在统计时不能以几捆、几箱、几包来统计,会使档案的实际数量统计不精确。对个性问题举例说明,引以为戒。培训班的实用性、可操作性很强,受到广大档案人员的一致好评,特别是对新接手档案工作的人员帮助很大,帮助他们理清了头绪,找准了切入点,解答了疑难问题,为做好档案统计工作创造了条件。培训班由公司档案馆具有副研究馆员职称的人员担任讲师,讲师自行制作授课课件,该讲师也是档案检查组成员,所以对基层工作也很了解,在授课时能够抓住重点,对学员提出的问题能够一一解答。通过加强内部培训,讲师能够从基础工作入手,照顾到点、面的问题,学员能够带着本单位实际问题来咨询,从而提高了学员业务能力。通过内部培训形式,减少了外培经费,也为企业降低成本发挥微薄之力。档案统计工作是档案管理工作的重要组成部分,也是档案管理基础工作,通过对档案的收集、移交、整理、鉴定、保管、提供利用等情况最基本内容的记载,揭示了它们形成过程、现状和变化,反映出企业由小到大的历程,因此,档案工作者要有高度的责任心、事业心,在加强提高业务能力的同时,以一颗平凡心做好档案统计工作,为企业建设、发展贡献自己的力量。

作者:杨 芳 陈林涛 徐志红 单位:河钢股份有限公司邯郸分公司

参考文献:

[1]许爱香.试述档案统计工作存在的问题与对策[J].山西统计,2002(8):28.

[2]韦公远.做好档案统计工作,推动档案事业发展[J].青海统计,2010(7):36.

[3]刘宏伟.浅谈撰写档案统计分析报告的方法与要求[J].山东档案,2000(2):24.

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