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房地产档案管理问题及改善方法

1前言

房地产档案是指有关行政管理部门对房地产证的登记、交易买卖、房屋拆迁等一系列活动,再经过相关部门的收集信息、整理信息、判定信息形成的能够反映产权人、房屋状况和建筑用地情况,并将这些信息通过一定的方式(文字、图纸、照片、录像带等)详细的记录下来,作为日后参考的依据。随着我国的改革开放的深入,人们对居住环境的需求也越来越大,更多的房地产事业应景而生。在这一栋栋的高楼大厦的背后,是一项至关重要的房地产档案管理工作,这项工作的存在促进了房地产事业的稳健发展,也是房地产事业发展过程中较为重要的环节之一。只有完善的房地产档案管理,才能稳步促进房地产事业的发展。目前我国市场经济背景下,房地产档案管理工作种类很多,也逐渐改良了传统的管理工作,但是仍旧会存在一些问题。这个无法脱离房地产事业的快速发展所带来的根源影响。房地产档案数量较大,并且具有一定的法律效益,对于其中的弊端和风险要做好必要的评估,才能保证房地产事业的稳步发展。

2房地产档案管理工作存在的现状

2.1房地产档案收集信息的途径单一。由于收集信息汇总成资料的途径单一,受到收集信息不全面的影响,导致了目前房地产的现状与所收集汇总的档案记录信息不符,导致了所有权信息对应不上的问题,造成了产权人无法受到合理的法律权利的保护。为了保证每个登记和变更过程文件资料的完整收集,必须要改变当前单一的收集信息方式。2.2多载体产权档案未受到重视。多样化的载体管理,有利于保护档案信息受不可控条件的影响,比如自然灾害这类不可控的因素对档案的工作造成遗失,信息的缺漏;同时更加有效地全面性真实记录,增加记录信息的可靠性。但是目前房地产的档案载体也较为单一,通常都是以纸质档案为主,即使也有了磁盘等新媒介的加入,不过在实行的过程中并没有广泛的使用。2.3档案管理工作鉴定不足。档案管理工作的鉴定关系到档案的存放时间以及销毁时间和是否需要优化档案。目前存在的现状是国家没有明文规定房地产档案的管理期限,导致了管理过程中工作得不严密性,可能会造成了档案的损坏。比如档案到了一定的年限是要被清除的,但是在后来需要进行数据统计的时候缺有恰好失去了该档案的真是记录。随着房地产档案的日益增多,分类也是不尽相同,若是不及时进行有效的鉴定控制档案的去留,很可能会发生档案成堆的危机。2.4缺失复合型专业人才。在房地产档案管理工作中需要复合型人才,不仅需要一定的计算机技术,还需要有专业的房地产档案管理知识,同时具备一定的职业素养。当前,房地产档案管理工作发展速度较慢就是因为缺失具备计算机能力人才和复合型人才。如何快速的发展档案管理工作,需要及时的发现人才,留住人才,培养人才才是目前需要关心的重点问题。2.5对风险的抗击能力不足。目前房地产档案工作还存在一个问题就是对风险的抗击能力不足。档案的管理一般会分为纸质档管理和电子档管理,但是纸质档档案容易收到环境和自然灾害的影响,比如天气潮湿,导致纸质档案受潮,或者是洪水造成纸质档案的破坏等等;而电子档案的管理工作可能会受到一些黑客的入侵、管理员的操作失误以及病毒的入侵导致的信息缺失和破坏。若是抗击风险指数不高,信息安全很容易受到威胁。

3房地产档案管理工作对策

经过一系列的调查研究,对于目前所存在问题,需要从培养人才、加强数字信息化管理、收集信息规范化、添加风险评估、提高社会利用价值等方面入手。可以通过以下几点改善:3.1加强人才培训,明确工作责任。由于房地产档案管理工作的重要性和现代化信息建设发展,表明了需要一个专业的团队带领。作为档案管理工作的工作人员是至关重要的岗位,需要明确其工作职责,方能提高工作效率。同时,及时引进专业的计算机人才,对档案管理工作的人员进行系统专业化的培训,培养出能为档案管理工作付出的复合型人才。3.2增强数字信息化,采用多载体进行存储。房地产档案管理工作受到现代信息化科技的影响,纷纷采用了信息化进行档案管理。通过信息化的档案管理,更能收集到详细的信息,进行系统全面的整理,录入系统,使得管理工作变得更加便捷。电子文件的记录成为新形势的录入方式。同时要采用多种方式将收集的信息进行整理记录,现实档案载体多样化。由于采用了新形式的数字信息记录,在查询的时候可以有选择的调出所需要的数据,大大的加强了信息的可查询能力。3.3规范收集与鉴定的方式。房地产的收集信息工作是整个环节中最为重要的环节,收集信息的可靠性会直接影响到之后档案录入的真实性,若是收集工作处理不到位,很容易造成管理工作的损失。档案管理工作的人员不能单一的局限在等级确权的环节,要对每一个变更的环节都要进行跟踪了解,将其工作职责规范化。档案的鉴定工作是为了降低档案的损失,那么就要形成科学系统的分析,对不同的档案内容进行科学有效的判定,根据价值的大小确定保存的时间,尽可能的提高档案的效益性。3.4增加风险评估。目前房地产档案管理工作存在着大量的风险,比如信息化风险,人才风险、投资风险等,这些风险若未能形成统一的意见,很容易在今后的管理工作中爆发出危机。风险评估就是要对风险进行量化,分析风险的大小,是否需要采取相应的防御措施。3.5主动服务,满足客户需求。房地产档案管理工作不是坐在办公室等待别人上门,应当主动出击,加强宣传力度,提高自身的影响力。一边可以通过电视、广播、网络等方式进行宣传房地产档案的价值所在,一遍开设咨询服务,让更多的人了解到档案工作的重要性,才能促进房地产档案事业的扩大和使用范围,为社会提供更高的价值。

作者:周斌 单位:眉山市房地产管理局

参考文献:

[1]石巧明.论土地测绘档案网络化管理[J].工程技术研究,2016,(7):237.

[2]彭鸿荣.浅谈房地产档案管理现存问题及对策[J].兰台世界,2014,(S1):59.

[3]毕建洁.房地产档案管理存在的问题及对策[J].山东档案,2013,(4):44-46.

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