高职院校档案管理方案研究

一、目前专业档案建设存在的问题

自南京城市职业学院成立以来，从学校教务部门到各教学单位都对教学档案建设愈加重视，逐步走上了规范化的轨道，但从整体上来看仍存在一定的问题，如：教学单位对档案建设没有统一的管理制度，部分教师对日常教学管理档案收集不够重视，档案收集手段单一，经费投入不足等。紧扣高职院校评估指标初建计算机应用专业档案信息化管理方案蔡洁（南京城市职业学院，江苏南京2110038）1.档案管理制度不健全档案管理在南京城市职业学院由校长办公室专人负责，每年对学校各个部门的文书档案进行归档管理，并负责对教学部门的教学过程档案、学生活动档案、设备档案进行检查。同时，学校教务部门、科研部门、财务部门又会专门针对教学教务、科研资料、费用资料进行更为细致的检查。这样就造成了一个教学单位在一个学期中，大部分的时间都在整理资料，准备检查，且一个教学单位的档案会由学校的多个行政部门管理，既花费了大量的人力物力，也影响了档案管理的统一性、标准性。2.教师对档案收集不够重视南京城市职业学院的专职教师除了要承担教学任务以外，还要担负着一定的教学管理工作，其中就包括教学资料的收集整理、归纳总结的工作。但高校教师们受传统因素影响，认为教师就是以教书育人为主，档案收集的工作应该归教学管理人员负责，致使他们在教学过程中忽视了教学资料的收集，往往出现为了应付检查而突击“制造”教学资料的情况，这种现象显然不能达到高职院校的评估标准。3.档案收集手段单一随着学校对教学档案原始资料的愈加重视，教学单位一般都能自觉地保存好各个教学活动的原始资料。但这种“保存”是无序的、资料是杂乱的、存放是随意的，更谈不上归纳总结、多媒介保存、建立档案目录。这里就进入了一个误区，就是对教学档案收集的目的不明确的误区。教学档案的收集不光要把原始资料保留下来，更重要的是通过对原始数据的归纳和总结，使今后工作开展更有科学依据。4.经费投入不足档案信息化的建设在人力、物力上都要抓。一支高素质的教学团队如果只有满腔的工作热情和积极性，而没有足够的经费支持，那也不能很好地做好档案信息化建设。那种完全由手工操作编制档案，纸质文档保存的方式已越来越不适应当前数字、网络信息化的时代了。前面说过，档案不是只为了保存，而是为了用来共享信息，这就需要一定的计算机设备、网络设备的支持。目前看来，用于档案信息化建设的经费显然是不足的。

二、加快紧扣高职院校评估指标的专业档案

信息化建设的必要性专业档案，是指高职院校某个专业中教学、科研、党政管理、学生工作等各种活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种图、文、声、像等不同形式的历史记录。它不仅真实地体现了学院的历史面貌，同时也是衡量教学单位教学质量、管理水平、师资力量、科研水平、人才培养质量的一个重要标志。没有专业档案，就不能科学、有效、实事求是地开展高职院校的评估工作。高职院校人才培养工作水平评估是对高职高专院校以教学工作为核心的人才培养工作的全方位、全过程、全息式的综合性评估，是促进高职院校健康发展的重要手段和措施。评估工作的关键是系统地搜集学院人才培养工作的主要信息，在准确地了解实际情况的基础上，实事求是地进行科学分析，做出正确的价值判断。高职高专院校人才培养工作水平评估指标体系中有6个一级指标，15个二级指标，其中有8个重要指标，36个观测点。其中与教学单位专业建设相关的一级指标有教学建设与改革、教学管理、教学效果。相关的二级指标有产学研结合、师资队伍结构、专业、课程、职业能力训练、素质教育、管理队伍、质量控制、知识能力训练、就业与社会声誉。相关的观测点有学生与教师比例、专任教师结构、兼职教师数量与结构、校内实训条件、校外实训基地、职业技能鉴定、专业设置、教学计划、专业教学改革试点工作、教学内容与课程体系改革、教材建设、教学方法与手段改革、实践训练体系、职业能力考核、全面推进素质教育的工作状态和效果、教学管理与学生管理情况、录取新生报到率及毕业生就业率、社会对毕业生的综合评价等。为了更好地做好院校评估工作，真实、完整、准确地收集专业档案势在必行。对于第一线的教学单位来说，必须针对评估指标，合理地制定专业档案建设方案，利用计算机技术，建立专业档案数据库，将传统的文书档案、教学档案、人事档案等转换成数字档案。利用计算机网络技术，实现档案资料的实时共享，以加强交流、提高工作效率，最终更好地为评估组的专家提供第一手的原始教学资料。

三、专业档案信息化建设的措施

1.学习评估指标，提高教师自觉收集档案的意识随着南京城市职业学院的报备成功，五年一轮的教学评估尽在眼前，全体教师都必须高度重视。教学单位除了要注重原始教学资料的收集，更要结合评估指标的学习，对资料进行必要的整理和分析。同时，还要加强档案信息化建设的宣传、培训和指导，使全校教职员工统一思想认识，充分认识到专业教学档案信息化建设对专业评估、教学改革、人才培养质量都有十分重要的影响，从而在平时的工作中养成随时积累档案资料的习惯，关心档案、重视档案。2.学校制定方案，组织档案信息化建设的实施专业档案信息化建设是全校性的一项系统工程，不是某一个系的特色，尤其针对专业评估的要求，该项工作必须做全局化的考虑。在实施前，制定好实施方案，明确全校各部门在档案信息化建设中的任务，明确建设目标、内容、范围、步骤，数据载体的形式、大小、参数等，按计划有条不紊地开展。3.健全档案信息化管理制度，以评促建档案信息化建设的良好开展，离不开科学合理、切实可行的管理制度。为了更好地达到评估要求，必须严格落实档案信息化过程管理的责任。可由分管院长负责，教务部门、教学单位明确各自的分工和职责，对各级档案配备专门的档案管理责任人，对档案工作进行监督、检查。4.提高档案管理的技术手段先进的档案管理手段不但可以提高档案工作的效率，还能更好地实现信息共享，是保障档案信息化建设的基本前提。院校应适时地根据需要加强档案信息化建设软硬件的投入，加大计算机设备的配备，信息化管理软件的开发和利用，建立全校统一的电子文档综合管理目录和档案信息数据库，为不同的电子资料设置不同的访问权限，加强保密工作。记录下每个文件的变更过程，对文件进行实时归档、备份等，在校内实现信息最大化的交流、共享，在校外也是一个展现院校良好管理制度的窗口。

四、计算机应用专业档案信息化管理实施方案

教育部《普通高等学校高职高专教育专业设置管理办法》提出，高职院校设置专业要以社会实际需求为依据，对人才需求进行广泛深入的调查研究、预测和可行性论证，努力减少粗放性和盲目性；把学科专业发展规律和市场经济发展规律结合起来，正确处理适应需求变化多样性和保持专业的相对稳定性的关系；设置专业应符合学科专业发展和建设规划，应与本校的办学方向、层次、特色和规模相适应；应该具备相应的办学条件，有科学、合理的人才培养方案。南京城市职业学院计算机应用技术专业是南京市重点建设学科，其专业建设的内容严格按照评估标准来开展。为了很好地体现专业建设过程，该专业十分重视教学档案的收集、归纳和整理工作，通过对高职院校专门评估指标的学习，逐步制定了适合学校发展和评估要求的专业档案信息化建设的管理方案。具体做法是：针对高职高专评估指标，制定档案目录，设定目录及用户规范，由专门教师负责制定目录资料的收集整理。同时在计算机上设立档案存放目录，并为每个目录指定教师访问权限，利用局域网和FTP技术，实时将原始资料上传至FTP服务器，分管领导不定期抽查归档情况。

五、总结

对高职院校评估指标的学习不是一朝一夕的事情，必须在平时的教学、教学管理实践中将其一一落实，并在实践过程中重视过程资料的收集整理和归纳总结，通过信息化手段实现信息共享、成果展示，指导今后的工作。虽然南京城市职业学院计算机应用技术专业在若干年前已经开始实施此项工作，但还不能完全体现评估指标，还需要在今后的工作中将其逐步完善。

本文作者：蔡洁工作单位：南京城市职业学院