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中小学内部控制探索

摘要:近年来,各中小学为了保证会计信息的真实性和可靠性,增强学校资产的完整性和提高有效利用率,提高自身对风险的防范意识及规范学校的教育教学活动,根据上级相关文件及要求,纷纷建立了内部控制制度。从2014年推行至今,许多中小学内部控制制度在制定、实施和监督评价方面还存在不少问题,如领导层对内部控制认识不够导致制度制定不完整,制度的制定与实施过程脱节导致执行不到位及对现行的内部控制缺少监督与评价等。文章对目前大多数中小学内部控制存在的问题进行一一的分析,并提出相应的建议。

关键词:中小学;内部控制;问题及建议

一、中小学内部控制概述

(一)中小学内部控制的内容。内部控制在现如今的企业单位是一个很重要的角色,它能够保障我们的资产安全完整及会计信息的真实可靠,并在单位内部起到自我约束的作用。事业单位是从2014年1月1日起正式实施财政部印发的《行政事业单位内部控制规范(试行)》,此时,各中小学才陆续对自身的内部控制逐渐的重视和关注。内部控制,是各中小学基于全面性、重要性、制衡性和适应性原则,为实现内部控制的目的与目标,学校各部门依据事件本身以及相关经验,对活动中可能出现的风险进行防范,进而制定出各种与事件相关的制度、此类事件再次发生时的应对方法和措施以及各种执行制度时的流程。中小学内部控制的目标主要有:保证会计信息的真实性和可靠性,增强学校资产的完整性和提高有效利用率,提高自身对风险的防范意识以及规范学校的教育教学活动等。(二)中小学内部控制的重要性。对于中小学来说,内部控制由各部门制定的与本部门有关的制度构成,一整套完整及优化的内部控制,一方面,有利于提高学校财务的质量,另一方面,有利于提高学校的管理水平。随着教育事业的不断普及,科技进步教学设备的不断更新,文化差异高层次人才的不断引进,规模扩大建设项目的不断增加,使得学校面临更多的挑战。一套相互制约和相互监督的内部控制制度体系能够使得教育资源得到均衡以及合理化的配置,教育经费的更高效使用,帮助学校管理者,朝着期初制定的战略目标健康蓬勃发展。

二、中小学内部控制的现状

(一)学校领导层对内部控制认识不够。学校的根本目标是教书育人,所以大多数学校领导层的干部都是从基层的一线教师过来的,他们对管理的认识仅仅只是管理学生、人生经验与阅历的结合,对财务管理经验也只是道听途说,缺乏实战经验,对内部控制更是了解甚少。基于上级部门的考核及检查,虽然各处室都有了自己的相关管理规范与制度,但因领导层对内部控制的认识不足,没有深入学习相关知识,相关的规范与制度在制定时有的是效仿其他学校,有的是临摹网络上的知名制度,未结合本学校的实际情况,并且互相之间联系甚少,处于独立状态,只对外做到了应付,对本学校未起到内部控制的作用。同时,很多领导都认为内部控制只是财务室的工作,只需将财务管理制度健全与完善,只要财务上的票据报销需要,那就是内部控制制度,完全将财务管理制度等同于内部控制管理制度,没有从全局考虑,导致很多其他内部控制制度的制定都成为了摆设。(二)学校各处室内部控制实施不到位。内部控制的实施,缺乏必要的内部牵制,这在多数学校是普遍存在的。例如学校核定的编制数是按照师生比来核定,那么在有限的编制下,必定出现人手紧张,出现兼岗现象,不相容职务未分离,就会导致在业务活动中,责任分工不清晰的情况。比如,小规模的学校,会计人员由学校的年轻教师兼任,在完成会计本职工作的同时,还要对学校的资金进行管理,甚至还需要对学校的资产及存货进行管理,一个会计人员就相当于一个总务处,这在很大程度上违背了不相容职务分离的原则。在应付检查上,各种票据都按照各种制度中规定的人员签字,客观上表现出来的,都已很完善,但实质是一人经手,未实现内部牵制,这种现象很容易造成舞弊、贪污现象。《行政事业单位内部控制规范(试行)》第十四条,单位应建立健全集体研究、专家论证和技术咨询相结合的议事决策机制。而在目前实际操作中,很多重大事项未通过市场调研,未听取大多数教职工的建议,只是少数领导的片面意见与建议,认为事情可行可做,未结合学校实际与市场需求,就随便决定了,并且到集体研究会议时,只是通知的形式转告其他教职工,没有真正地实现民主集中制,让制度流于形式。(三)学校的内部控制体系不完善。缺乏一套健全完善的内部控制制度,虽然部分学校有,但是,没有实际运用起来,形同虚设。目前,我们中小学大多数的财务核算及管理工作,都是由教育局会计核算中心负责的,学校只完成报账部分。这样的管理模式及背景下,学校的财务人员只是机械的完成工作,而让真正的财务管理者远离了学校的实际工作,也使上级教育监审部门很难深入到学校内部,监督作用在实际工作中没有充分有效的发挥。而且各个学校在制定内部控制制度时,仅对票据上反映出的现象,和上级主管部门觉得我们哪些需要改善,哪些需要效仿其他学校的优点,未贴合本学校的实际情况与特色,使得制定出的内部控制制度过于笼统。(四)学校内部控制缺乏监督与评价。学校内部控制的监督,外在主要依靠财政、审计、物价等部门,内在主要依靠上级教育局的计财、监审等部门。大多数学校重点对教育经费的运用是否合理、合规以及够用等方面进行监督,对于学校是否建立合理有效的内部控制制度,以及是否对建立的内部控制制度进行有效的执行,都未进行监督和评价。缺少有效的外部监督力量,使学校内部控制制度体系完善失去外部推动力和约束机制。缺失有效的校内评价机制,很多内部控制建设措施在实施上无法得到保障,使得建立的内部控制制度成为了摆设,导致往后对于内部控制建设的意识缺失。

三、完善中小学内部控制的建议

(一)强化内部控制意识。虽然教育教学工作是学校的首要任务,但各管理层干部对内部控制意识的提高,会降低财务风险,提高资金使用效率,能够更好的为教育教学工作保驾护航,起到事半功倍的作用。要从只要不出现财产问题,学校有经费正常运转就好这种观念,往有经费但要使有限的经费在不违背相关法律法规及政策下,发挥出其最大的效益上转变,各管理层干部应多学习相关的财务知识与管理理论,多借鉴相同规模的兄弟学校成功经验,多探讨适合本学校实际的制度与规范,使得制定出来的内部控制制度能够满足自身发展需要,能够更好的为本单位服务。要充分认识内部控制不仅仅是财务部门的事,不仅仅一个财务制度管理就能规范,而是需要学校各个相关处室的积极配合。要提高各处室间的协作性、制约性、配合性,调动相关人员的主观意识,使教育经费的使用更加规范、更加有效,能够更好的为教育教学工作提供保障,其余内部控制制度和财务管理制度要并行。(二)严格内部控制实施。对于不兼容岗位未有效分离的现象,究其原因,一是专职人员配备不足、人员分工及协作不协调造成的,学校可以通过开展学习培训的讲座或到兄弟学校交流学习来提高相关人员的专业水平,加强学校管理岗位的绩效或业绩考核并可以适当倾斜,用以提高该岗位的地位及吸引力,让更多的教职员工参与到学校的管理中来;二是应合理分工、明确岗位职责,在有限的编制人员内,发挥每个人的强项,加强各部门的互助与协作,强化各个岗位的责任,定期检查并实施奖惩制度,进一步加强内部审计,提高事后控制力度。对于除正常的教育教学活动外,发生的重大的事项,必须严格按照《规范》中的要求来,建立严格的责任追究问责制度。在进行集体会议并作出决策时,撇开传统观念,让人人参与到事件其中,并由记录员现场形成书面的会议决策纪要,将整个会议过程如实记录与反映,且将每一位与会成员的意见和建议一一记录下来,会议结束后,要求与会成员对会议记录进行核实,无异议后进行签字确认。真正做到有规章可依据,确保内部控制制度与工作高效结合,真正让内部控制制度的存在有意义起来。(三)建立健全内部控制制度体系。内部控制制度是一个涵盖学校各个方面工作的系统完整的管理体系。各中小学应当从本校的发展战略及发展需求出发,对内部控制制度的内容不断进行更新及优化,可以效仿其他学校或者网络资源,但必须剔除一些对本校没有实际意义的内部控制制度内容,多跟兄弟学校探讨、多向主管部门咨询,力求制定出更加合理及优化的制度,并特别注重学校管理制度、采购制度、财务管理制度等内容的完善,在实施过程中发现内部控制的漏洞和薄弱环节时,能够及时进行落实和提出补救措施。这样使得制定的内部控制制度的相关内容,在很大程度上提升其在工作实践中的主观能动性,进而促进学校其余内部控制工作效率的不断的提升与加强。一系列的制度在内部控制体系中存在着相互监督相互制约的关系,所以需要全校各个部门之间相互合作,相辅相成,使学校在完整的内部控制体系下,圆满并高效的完成每一项教育及教学任务。(四)建立内部控制监督机制。教育局的监审部门在监督学校正常的教育和教学活动、提高学校教育经费的管理和使用效益等方面起着极其重要的作用。教育局的监审部门在三年轮审或者校长离任时进行经济责任审计,通过审计和监督,从侧面对学校制定的内部控制制度可行性及有效性进行相应的检验和测试,并且对内部控制的各个环节进行检查,及时发现存在的问题,并加以调整,以此类审计活动来帮助各个学校完善现行的内部控制制度,提高内部控制执行人员的管理水平,发挥其业务指导的作用。中小学加强内部控制建设也需要细化相应的评价与监督机制,并强化评价监督机制对内部控制建设活动开展的支撑和保障性作用。各中小学应以校长为第一责任人,建立健全内部控制建设评价与监督小组,大家集思广益,发挥所长,对学校内部控制制度进行监督与管理,并根据内部控制规划方案和既定制度,定期对现行的内部控制建设情况及执行结果进行评价与监督。可以通过个别访谈法或者实地观察法对学校内部控制建立和执行是够有效进行评价,研究分析是否存在内部控制缺陷,据此对方向与策略进行调整,依托常态化的监督,则能够较好发现自身在内部控制建设活动开展上存在的不足,同时,也能更有针对性地对各种内部控制建设问题进行解决,那么相应的内部控制建设能力就能够得到不断的提高和增强。

总之,内部控制制度的制定以及内部控制的执行是否科学有效,都将影响到学校能否实现可持续发展的战略目标,并且是学校提高教育教学活动和教育经费高效使用的途径之一。学校不仅要从思想的源头上引起高度重视,不断的修订和完善各个内部控制制度,还要在实际操作中让制定的内部控制得到有效的实施。一套操作性强、系统完整、规范合理、行之有效的内部控制制度,必然能够提高我们的会计报告质量,防范财务风险,保证学校财产的安全和完整,使学校管理水平登上一个新台阶。

参考文献:

[1]卢桂珍.对中小学内控制度建设的探析[J].中国总会计师,2017(11).

[2]薄婧.关于中小学内部控制问题及对策浅析[J].行政事业资产与财务,2017(09).

[3]余丹.中小学加强内部控制建设研究[J].行政事业资产与财务,2018(08).

作者:王洁如 单位:缙云县工艺美术学校

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