高等学校会计信息化论文

一、高校网上收费管理现状

以笔者所在高校为例，目前虽然已经实行网上缴费，但对票据的管理依然是传统的管理模式，对票据的领用、发放、核销、查询等管理工作仍然采用传统的手工记录方式，这样的管理手段已然落后，而且工作量大、效率低，差错难以避免，不符合现代财务管理理念，更不符合高校信息化发展的要求。对于网上缴费形成的收入，也只能等银行入账单到达本单位时，票据管理人员按照形成收入的经济业务给予分类并打印相应的票据，审核人员才能随即完成记账凭证的录入，至此才算是完成了收费工作的全部事项。可以看出，网上缴费、票据管理和财务记账核算三者处于割裂状态，缺乏相应的监管过程，在流程和程序上也不尽合理。

二、高校网上缴费、票据管理和财务核算一体化架构的技术研究

（一）高校缴费及票据管理的信息流向

为了实现高校缴费业务、票据管理及财务核算三者之间的联动管理，真正做到统一监管，需要在三个独立管理系统中建立有效的联动机制，实现缴费业务、票据管理、财务核算之间的信息流转及闭合的回路管理。根据高校缴费业务、票据管理以及财务核算的实际，给出三者关系，如图1所示。

（二）统一缴费和票据管理平台及管理流程介绍

通过统一缴费和票据管理平台的建立，可以为高校收费项目提供统一的收费途径及通道，缴费者通过银行网银或者应用第三方支付在网上完成相关费用项的支付。将缴费平台与职能部门的管理系统进行对接，整个流程类似网上一站式购物，实现管理数据采集与缴费动作一并完成，实现数据在管理部门与财务部门的实时共享，为收费管理部门提供一个统一的缴费信息反馈途径，可随时了解相关收费项目的进度；也为财务部门提供了一个统一的收费管理、票据使用监管平台，随时掌握学校收费工作进展及票据使用的情况，并可根据到款、开票情况自动生成财务核算凭证，与到款信息、开票信息实现完整的信息链路，做到严密的财务监管。统一缴费和票据管理平台主要流程：1.费用项申请/审批流程（见图2）收费业务部门（如教务处、研究生院、校内其他部门等）作为整个收费工作的发起部门，首先在统一缴费和票据管理平台发起费用项目的缴费申请。在统一缴费和票据管理平台上填报收费项目的名称，收费金额、收费依据、缴费人员的角色、收费起止时间、需要票据的数量等信息。如果缴费人员名单已经知晓，还需要提交缴费人员的清单。发起部门提交的申请通过系统流转至财务部门，由收费管理岗位核实信息，进行审批，审批意见通过平台反馈给收费业务部门。第一步骤的内容是后续流程的基础，提供了初始的信息，而且通过财务部门的审核，保证了该项目的合法性、合规性，有效预防乱收费、票据串用等违法乱纪的现象，起到了事前监管的效果。财务部门作为收费管理部门或者收费管理部门的意见执行者，根据票据管理的要求，在统一缴费和票据管理平台中对收费业务部门的申请进行票据的使用配套及收费方式认定。需要设置相关费用项缴费的优先级、对应的票据类型以及票据数量、是否开启绿色通道等，并对收费业务部门的收费申请作出审批意见。审批通过的费用项目只要在统一缴费平台上立项，相关人员便可以缴费。缴费人员通过登录统一缴费和票据管理平台，可以看到与自身角色相匹配的费用项信息，根据缴费的优先级及缴费顺序的设定，按照提示和程序要求便可以完成网上缴费，获取缴费确认单。票据可由财务部门集中打印，交由业务部门发放或可以在网上缴费过程中设置票据交付环节选项，财务部门根据缴费人意愿直接将票据邮递给缴费人。2.票据管理流程（见图3）票据管理是收费工作的重要环节。根据高校的经济往来活动内容，财务部门管理着行政事业收费票据、资金往来票据、专用发票以及各类内部票据，掌握着各类票据的使用方法及用途。财务部门作为票据的管理部门，日常工作中应加强票据的全流程管理，把握票据管理关键点。在票据购入时，首先应对票据作入库登记，在缴费和票据管理系统中录入购买票据的信息，包括：购买日期、票据的种类、数量、起讫号等；其次，还要在统一缴费和票据管理平台程序中预先设置各类票据及数量，待收费业务部门提交有关收费项目时，财务部门管理人员需核准相应的票据类型及数量，为收费项目分配发票，以备该网上缴费项目的批量使用。需特别指出的是如下一种情形：收费部门如果因特殊业务（如主办会议收取会务费、学术活动收取相关费用项）有自行收费的需求，通过网上申报（上述第一步流程）审批同意后，可以到财务部门进行票据的申领、借用。收费业务部门根据缴费人员的缴费内容，开具相应的票据，并对收费活动涉及的票据使用情况进行及时上报及缴销。收费结束后，所有未用的票据缴回至财务部门，并将所有票据使用情况按要求制作电子表格，导入票据管理系统，以便财务部门实现对票据的集中、完整的信息化管理。统一缴费和票据管理平台根据票据申领部门上报及缴销情况自动生成财务核算凭证。在票据的申请、使用、上报、稽核、缴销过程中，收费业务部门和财务管理部门均可通过统一缴费和票据管理平台对票据的使用情况进行即时的统计查询，根据各自的需求了解收费的动态，实现各自的有效监管。3.财务核算流程缴费完成后，统一缴费和票据管理平台根据银行或者第三方支付的到款信息，自动生成当天的对账单，财务人员可以对照银行入账单，核对本次收费的金额和其他相关信息，确认无误后，通过平台系统切换至财务核算模块，按照程序预设好的途径方法，读取缴费、票据系统的信息，利用智能模块准确无误地自动生成该笔业务的到款凭证，保证实际到款与记账凭证的一致性。整个过程从缴费发起、票据管理以及财务核算环环相扣，既满足财务核算和监督的要求，又大大提高了效率。该平台另外一个突出的功能是通过财务核算凭证可追溯查询到具体的到款明细、每笔款项开具票据的类型及号码等信息，在票据系统中也能查询每张开具的票据记载的详细信息及入账信息。无论是从信息查询还是从业务部门的功能管理上都得到了满足，最大程度上保证了收款数据与票据管理数据的一致性和严密性，也实现了票据管理和财务核算之间的信息共享和互相印证的统一体系。

（三）相关管理办法的制定

高校缴费、票据管理、财务核算一体化的管理，不仅仅需要借助信息技术手段，更需要以完善的管理制度作为依托和保障。将缴费业务、票据管理和财务核算实现贯通和全过程联动管理需要有多项制度及规范操作流程作保证。1.建立高等学校统一会计相关信息平台机制的政策高校缴费、票据管理、财务核算一体化只是满足了高校在管理缴费业务过程中的系统化要求，为了实现数出一门、资源共享的目标，应当构建以高校标准化会计相关信息为基础，便于财政部门、教育主管部门、社会公众及中介机构等有关方面高效分析利用的统一会计相关信息平台。该平台应当涵盖数据收集、传输、验证、存储、查询、分析等模块，具备会计等相关信息查询、分析、检查与评价等多种功能，为高等学校内部的人、财、物相衔接的数据挖掘，为绩效评价为宗旨的财务监管体系等提供数据支持。2.建立健全高等学校缴费业务内部控制流程信息化根据行政事业单位内部控制规范制度的要求，将高等学校缴费业务过程的内部控制流程、关键控制点等固化在信息系统中，通过系统控制、会计信息处理控制、会计信息档案安全控制等途径，使高校缴费、票据管理等内部控制规范制度的设计与运行更加有效。主要有以下两个方面：（1）明确规定使用缴费和票据管理平台的人员及权限分别在收费业务部门和财务部门指定专门的人员进行该统一平台的管理和操作，对同一业务的不同环节，要设置经办人员和主管审批身份的认定识别，对不同身份的人员设置不同的权限，未经授权的人员，一律不得进入该收费统一平台。收费业务是高校的重要经济行为，通过专门人员和权限的设定，可以形成适当的内部牵制，健全内部控制制度，保证收费管理平台的严肃性和安全性。（2）健全和规范各类票据管理制度，通过信息化的手段加以控制和管理票据管理是高校财务管理工作的重要组成部分，是高校合法收费、维护学校经济秩序的有效途径。高校应建立健全票据的管理制度，制定收费票据管理的暂行规定，明确票据管理的职责和权限。财务部门应设立专门的票据管理制度，如《票据管理办法》、《票据领用、缴销制度》、《票据违规使用的处理办法》等制度，明确票据保管人员、领用人员和票据审批人员的职责。对票据的分配、领用、开票、缴款、核销、销毁制定一个合理的流程，将学校所有的票据纳入票据管理系统统一管理，从制度上保证票据领用和使用的安全性。3.完善对缴费、票据等相关业务的管理制度高等学校应当建立与缴费、票据管理相关业务的申报、审批、实施、稽核等环节的控制制度。针对各部门提交的收费申请，财务部门应严格审核收费项目的合理性、合法性，对审核通过的项目在系统中给予票据的配对分配，并对各类票据的使用作出具体的规定和要求，对于违规使用票据的院系部门以及由此造成的不良后果，明确应承担的经济责任以及相关的处理办法，避免票据串用，出现“张冠李戴”的现象，也有利于从源头上控制各种乱收费、私设“小金库”、票据使用和管理中的违规行为。缴费、票据管理过程中，应当设立专门人员进行稽核，以完善工作的内部控制制度。

三、结语

高校的收费和票据管理工作是财务日常管理工作的重要组成部分，也是最基础的工作之一。建设适合学校管理要求的统一收费、票据管理、财务核算一体化的平台，并辅以各项制度的完善，最终达到闭环运行的目标，应能保证高校收费管理与票据管理更加规范，缴费者支付更便捷，收费部门管理更通畅，财务部门监管更全面、严密，整体工作效率和管理效益得到明显提升。随着高等教育体制改革的进一步深化和信息技术的迅猛发展，现有的管理要求和管理手段同样也会不断提高。高校网上缴费、票据统一管理、财务核算闭环运行的过程，也是一个不断摸索、不断改进、不断提升的过程。只有不断提高自身的管理水平，改善管理软件的各项功能，才能适应日益变化的高校管理和财务监管的要求。

作者：沈平燕单位：上海交通大学医学院