高校固定资产信息化管理思考

摘要:高校现行固定资产管理方式进行剖析，发现存在管理松散，责任缺失、倚重宏观，忽视微观、资产实时监控乏力、无法实现资源共享、账实难以核对等五大弊端，通过分析阐述新建本科院校实行固定资产信息化管理可带来的四大优势，提出高校应变革传统管理方式，推行管理创新，实行固定资产信息化管理。

关键词:新建本科院校；固定资产管理；信息化

人类迄今为止已经历了六次信息革命，即语言、文字、印刷术、无线电、电视和互联网，现在正在步入第七次信息革命，即“互联网＋”。信息革命以其迅雷不及掩耳之势渗透进各行各业，给各行各业的工作方式带来了翻天覆地的变化。高校作为培养未来领军人物的基地，对于社会所发生的变革应具有敏锐的洞察力和感召力，然而信息技术尤其是互联网在许多高校的固定资产管理领域还尚未被应用，新建本科院校尤如此［1］。新建本科院校由于大多是从专升本或校际合并而来，固定资产管理模式还停留在原来传统的手工操作或单机版管理模式，工作效率低下［2］。随着资产规模的迅速扩大，这种管理模式所带来的各种弊端日益凸显，固定资产信息化管理模式将现代信息技术嵌入进固定资产管理中，优势明显，越来越为高校所推崇备至。

一、固定资产信息化管理的内涵

目前学界关于固定资产信息化管理的内涵研究，观点大体一致，主要是认为固定资产信息化管理就是通过网络系统或平台对固定资产的生命周期进行实时动态管理。如肖喜明、刘辉等认为所谓高校固定资产信息化管理就是重新利用信息化技术管理固定资产，改变传统固定资产管理使用方式，提高固定资产的利用率等［1］。宋庆宝、张博、张时瑞等认为固定资产信息化管理是计算机及网络技术的应用，建立固定资产管理信息网络系统，对固定资产从申请、审批、购置、领取、验收、使用、调配到报废等整个周期实行实时控制和动态控制，掌握固定资产的实时动态［2］。范俊麟认为高校固定资产信息化管理就是通过学校现有的校园网，建立学校统一的资产数据库，全校数据集中处理，可以很好地避免了信息孤岛现象，校内的各个部门均可通过校园网页查阅全校资产的相关信息［3］。陈文相认为运用先进的信息化管理手段，实现资产管理由传统方式向信息化转变，是改进高校固定资产管理方法手段的重要内容［4］。综上所述，固定资产信息化管理是信息技术与先进管理理念相结合的产物，是现代信息技术在固定资产管理中的运用，通过建立固定资产管理信息网络系统，对固定资产从申购、建账、使用、调拨到报废等整个生命周期进行实时和动态控制的过程。

二、高校固定资产管理的弊病

（一）管理松散，责任缺失

目前在高校中，对于固定资产的管理从上到下都存在着管理意识淡薄、领导不重视的问题，“重钱轻物，重购轻管”的现象普遍存在。二级学院和机关部处的资产管理员基本上是由新进人员担任或兼任，他们普遍缺乏资产管理的责任意识，对于固定资产管理的规章制度也不甚了解。在管理实践中，甚至还有些二级资产管理员拒绝办理固定资产入库工作，供应商为了迅速回流资金，只能硬着头皮自己去办理入库工作，因不熟悉入库流程，往往到处碰壁，这在很大程度上也影响了学校的声誉。

（二）倚重宏观，忽视微观

固定资产的宏观管理是指学校资产管理部门对于固定资产的管理，主要侧重于固定资产管理的大局，包括政策制度的制定、对外沟通协调以及对二级学院及机关部处固定资产管理的指导与监督。固定资产的微观管理是指二级学院及机关部处对于固定资产的管理，包括执行国家、省（市）及学校的相关政策及制度，实施本单位固定资产生命周期管理，接受学校资产管理部门的监督。由于受“重钱轻物，重购轻管”的管理观念的影响，目前，许多高校对于固定资产的管理还主要停留在宏观管理层面，微观管理较少涉及甚至没有，例如固定资产的建账入库工作。许多院校此项工作都是由学校的资产管理员来完成，人员少任务重，工作量之大可见一斑，二级学院及机关部处的资产管理人员基本上没有真正参与固定资产的管理。这样的管理方式已经严重束缚资产管理工作的开拓性发展，对学校的改革和发展也构成了一个较大的羁绊和束缚。

（三）资产实时监控乏力

在传统的资产管理方式下，固定资产动态信息的获取变得困难重重。高校为了获取固定资产的准确信息，都会定期开展资产清查核查工作，然而当资产核查工作结束后，往往许多资产的信息又发生了变更，由于信息不对称，学校的资产管理部门就无法实时准确全面地掌握固定资产的动态信息，这使得固定资产清查核查工作变得不具实质意义，固定资产数据的准确性也大打折扣，最终将影响学校的最高决策，不利于学校的建设和发展。

（四）无法实现资源共享

由于互联网没有应用在固定资产管理领域，固定资产数据无法实现资源共享。上至学校的决策层，下至二级学院、机关部处和普通教职员工都无法浏览学校的固定资产信息和个人名下的资产，由此所带来的弊端主要有以下三方面。第一方面，不利于固定资产微观管理的开展，无法调动二级学院及机关部处资产管理人员的积极性和主动性；第二方面，不利于盘活闲置资产，实现资产尤其是贵重仪器设备在院际间的调拨使用，提高使用效率；第三方面，学校领导对学校的固定资产信息不甚了解，会影响学校的有关决策，容易造成盲目采购现象，滋生铺张浪费之风，这与当下所提倡的“节约型社会”是背道而驰的。

（五）账实难以核对

固定资产账与价值账分离管理，在实务中经常产生对账难的尴尬局面。学校财务管理部门与学校资产管理部门各有一套独立的管理系统，而两者在固定资产的界定上又存在理解上的偏差，因此固定资产账与价值账不相符的现象时有发生，财务一般都未建立固定资产明细账，因此对账难就成为司空见惯的事情。

三、高校固定资产信息化管理的对策

（一）全员参与，宏微兼顾

固定资产信息化管理，意味着各级资产管理员可以在所赋予的权限范围内在互联网上便捷地完成固定资产从申购、建账、使用、调拨到报废等一系列的操作，简化了办事流程，节省了在多部门间周旋的时间，大大提高了工作效率。同时这彻底打破了以往均由校级资产管理员完成固定资产管理的所有操作流程的管理窘境，从管理技术上实现了管理的合理分工，使得各级资产管理员都可以各司其职。全员都能够对自己管辖范围内的资产做到清清楚楚、明明白白，有利于厘清责任，增强固定资产管理的责任意识，减少随意性，降低固定资产流失的风险。各级资产管理员各司其职，分工协作，宏微兼顾，创造资产管理全校一盘棋的新局面。

（二）加强内部控制，掌握实时数据

在传统固定资产管理模式下，学校的资产管理员计划通过资产核查来了解资产的实时信息，但往往事与愿违［4］。而固定资产信息化管理，则可以掌握固定资产数据的实时动态。学校的资产管理员通过下放一定的管理权限给二级资产管理员，例如修改资产存放地点、资产管理员等信息，二级资产管理员可以在固定资产管理平台上，对发生变更的固定资产数据进行实时更新，而学校的资产管理员可以通过网络跟踪资产的变更操作，实时掌握资产动态，加强内部控制，防止资产流失。

（三）打破信息不对称，实现资源共享

传统的固定资产管理模式极易产生信息孤岛现象，信息化技术的应用可以打破信息不对称，实现资源共享。人人都能在所赋予的权限范围内查询资产信息，了解资产动态，与资产信息零距离接触，从而搭建起一座防止资产资源闲置浪费的无形的天然屏障，创造资产资源有效利用的外部约束机制和相互制衡机制，提高资产使用效率。同时，领导层可以随时随地掌握学校的资产状况，在准确的数据基础上做出决策，一则更加使人信服，二则可以减少决策失误，实现学校的可持续发展。

（四）避免对账尴尬，实现无纸化对账

固定资产信息化管理系统，实行角色和权限分配管理，各级管理员被赋予一定的操作权限，财务也被赋予相应的审核权限，通过阶梯式的递进管理，达到信息化集群衔接的效果，实现固定资产集群管理系统化，从而高效避免账实不相符的现象发生，提高工作效率。

四、结语

随着高校教育规模的不断扩大，其资产规模也将迅速增加。实践证明，传统的固定资产管理方式已无法适应现代高校的飞速发展，改革势在必行。创新是发展的不竭动力。信息技术的迅猛发展及在各行各业的普遍渗透使固定资产信息化管理逐渐成为高校灸手可热的一款应用工具。事实证明，固定资产信息化管理与传统固定资产管理方式比较起来具有无法比拟的突出优势，当务之急是改革传统的固定资产管理方式，推行管理创新，促进创新型管理工具的广泛应用，把信息化技术应用到固定资产管理领域，实行固定资产信息化管理，实现高效快捷的管理方式，提高工作效率，促进固定资产朝着良好健康的方向发展。

作者:李小燕 单位:龙岩学院国有资产管理处

参考文献：

［1］喜明，刘辉．浅谈高校固定资产的信息化管理［J］．广东外语外贸大学学报，2007（2）：105－108．

［2］宋庆宝，张博，张时瑞．浅谈民办高校固定资产信息化管理［J］．农业网络信息，2013（9）：69－70．

［3］范俊麟．高校固定资产信息化管理浅谈［J］．改革与战略，2007（S1）：62－63

［4］陈文相．高校固定资产信息化管理研究［J］．实验室科学，2014（5）：179－181