中学档案数字化管理现状及对策

摘要：中学档案数字化对实现中学档案数据集合优化，提升档案管理效率，促进中学教学和管理水平的提升具有积极的现实意义。本文从数字化采集、保管和利用等方面分析了中学档案数字化管理的相关内容和中学档案数字化管理的现实意义，详细分析了当前中学档案数字化管理工作存在的现实问题，并针对存在的问题提出了具体的解决对策，对提升中学档案数字化管理水平具有积极的现实意义。

关键词：中学档案；数字化；档案管理概述

档案数字化是指档案管理部门利用计算机数据采集、存储、传输和读取技术，对档案以数字化形式进行全过程的现代化管理模式。与传统的实体档案管理不同，档案数字化是以档案数据库为基础，将档案数据模型组织起来，对实现档案数据集合优化，提升档案管理效率，促进中学教学和管理水平的提升具有积极的现实意义。

1中学档案数字化管理内容

从档案管理流程来看，中学档案数字化管理的内容主要包括三个方面：1.1数字化采集。数字化采集是中学档案数字化管理的前提和基础，在电子档案与实体档案“双轨制”管理模式下，档案数字化采集主要包括两个方面内容。一是，电子文件的数字化采集。随着OA办公自动化系统的在教学和教育管理领域中的应用，中学教学和管理过程中会产生大量的以电子文件为主要内容的数字化档案材料。这些电子文件信息需要及时录入到数字化管理平台，以实现信息的数字化采集。二是，利用扫描、文字识别等技术，将中学教学和管理中的各种纸质文件转换或录制成数字化电子文件，实现档案信息的数字化采集。1.2数字化保管。从严格意义上说，中学档案数字化保管就是将各种已经数字化的档案数据信息存储于档案数据库，并做好数据信息的维护与备份，将这些保管的中学档案数字化建立起内部的逻辑关系和全宗秩序，并做好数字化档案管理的载体安全和信息安全，保证中学档案数字化软硬件的正常运行，为后期的档案数字化利用提供保障。1.3数字化利用。档案的价值在于利用。借助计算机及数据技术，可以实现中学档案数据信息的关联；通过计算机等技术的应用，可以实现档案数字化的显示、读取和复制。目前，常用的中学档案数字化应用系统正是基于此，利用B/S模式架构，在中学档案组织系统内部实现档案的本地或跨地区远程查询、利用。为保障中学档案的信息安全和保密，数字化档案查询利用多采用加密信道传输模式以保障档案数据信息的利用安全。

2中学档案数字化管理的意义

2.1提高管理效率。中学档案数字化信息采集、存储和利用，极大地减少了档案管理所需的时间，提高中学档案的后期管理效率。传统中学档案管理主要依靠档案人员的手工操作，不仅浪费时间，还降低了管理效率。中学档案数字化后，查询、利用档案将不再受到时间、空间的限制，广大教师和教育行政主管人员可以利用网络传输数据，及时查询到所需的档案资料。2.2降低管理成本。中学档案数字化管理技术能够降低档案管理的人力、物力，节约时间等成本。传统的中学档案管理，对人员数量、办公场地空间的要求较高，尤其是随着中学档案数量的不断增加，传统档案管理模式下的档案管理人力成本、硬件成本等都随之增高。档案数字化管理后，计算机读取技术代替了传统的纸质档案载体信息，只要登录相关的档案管理软件平台，通过身份信息审核，即可查询到所需的档案信息资料，无论是档案管理的时间成本、人力成本，还是资金成本都实现了大幅度降低。2.3保护档案安全。中学档案数字化管理取代了传统的纸质档案管理模式，后期的档案利用将减少对档案原件的侵扰，有利于档案资料的安全。利用档案时，只要登录计算机档案数据应用系统即可调阅出相应的档案信息，减少了对原始档案的翻阅，有利于较长时间的档案保护。此外，档案数字化管理，对档案数据信息进行采集、保管后，数据信息的可编辑性也提升了档案的利用价值，丰富了中学档案编研成果，提升了中学档案的编研能力和水平，为和谐校园建设提供智力支持和保障。

3中学档案数字化管理现状

3.1数字化基础建设有待夯实。多数学校对数字化管理的重要性认识不足，重教学轻档案管理的现象依然存在，档案数字化、信息化程度不高。此外，受人员编制、经费投入等限制，中学档案管理的数字化基础十分薄弱，大多数中学未建立专门的档案室，很多都是从一些临时办公、教学场所改建而来。档案数字化所需的计算机、扫描仪等仪器设备不足，中学档案数字化基础亟待夯实。3.2数字化管理素能有待提升。中学阶段，学校面临着较大的升学压力，教育、教学在中学管理中占据着主导性地位，普遍存在档案管理人员的配置力量不足，对档案工作者的后期业务培训开展的较少。此外，从现有中学档案管理人员的知识结构、年龄结构以及经验来看，与数字化档案管理要求还存在一定差距，档案管理人员的数字化信息素能有待提升。3.3数字化管理体系有待完善。中学档案数字化管理，既要适应中学档案的发展规律，也要保障中学教学的现实需要。积极构建中学档案数字化存储、保管和利用体系，是做好中学档案数字化的重要制度性保障。但从现实来看，中学教学主管部门尚未将中学档案数字化管理纳入到教育管理体系中，中学档案数字化管理缺乏相应的考核、验收制度设计，学校自身缺乏相应的、完善的数字化档案管理制度。因此，中学档案数字化管理工作的规范化、科学化和制度化有待进一步提升，数字化管理的总体水平不高。

4中学档案数字化管理对策

4.1加大投入，夯实数字化管理基础。中学档案数字化是中学教育事业的重要组成部分，也是中学宝贵的教育资源。首先，中学教育主管部门及其领导要高度重视档案数字化工作，提升档案工作的数字化意识，加强中学档案数字化工作的组织和领导。其次，要给予中学档案数字化管理所需的人、财、物的支持和保障力度，配齐配强中学档案管理所需的专业化、信息化人员，加大经费保障和投入力度，为中学档案数字化管理添置必要的计算机、扫描仪、照相机，以及各种档案应用软件，为中学档案数字化管理提供必要的仪器设备。此外，还要加大硬件建设的投入力度，建立专门的档案管理场所，并为数字化管理留有必要的场地。总之，要从硬件和软件两个方面夯实中学档案数字化管理所需的必要的人、财、物支撑，夯实中学档案数字化管理基础。4.2加强培训，提升数字化管理能力。中学档案工作者是中学档案数字化管理的重要保障和能动性因素，其业务水平、业务技能会直接影响到数字化管理的效果和质量。数字化技术的应用和管理使中学档案管理面临着重要的发展机遇，同时，也对中学档案工作者提出了新的更高要求。首先，要掌握必要的档案管理基础知识，结合中学教学、教育管理特点和规律，做好中学档案数字化管理的信息资料收集、整理；其次，要善于借助网络环境加强计算机、数字化信息技术的学习，提升中学档案数字化管理所需的专业知识和岗位信息技能水平，不断丰富自身的知识结构和知识储备，为中学档案数字化管理提供深厚的理论支持和全方位的素能支撑。再次，中学行政管理部门及领导要经常性地组织中学档案工作业务培训，突出做好档案学、数字化、网络化等数字化档案管理所需的理论知识培训，不断提升档案工作者数字化应用能力和水平。4.3完善制度，健全数字化管理体系。在中学档案数字化管理过程中，电子档案目录不规范、标准要求不一致等问题阻碍了数字化档案管理工作的进程。因此，中学档案管理部门要加强与中学教学、行政管理以及教学服务等工作系统建立互联互通和兼容共享体系，防止档案数字化资源与档案数据库存储之间的格式不一致、不统一，避免给后期的档案数字化存储、传输、利用造成障碍。为此，中学档案管理部门应坚持以《档案著录规则》《纸质档案数字化技术规范》《文献档案资料数字化工作导则》为依据，结合中学档案数字化管理的现实需要，制定相应的实施细则，统一中学档案数字化分类标准，规范数字化档案管理题名，建立数字化档案查询、利用、销毁等规章制度，提高中学档案数字化管理的规范化、制度化水平。

参考文献：

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［2］陈青云.中学档案数字化管理现状及路径分析，兰台内外［J］.2017（5）：24—25.

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［4］王婷婷.关于中学档案的数字化管理探讨，办公室业务［J］.2014（3S）：160.

作者:付馥蓉 单位:西安市第三十九中学