特色教务管理系统设计与实践

【摘要】：随着我国教育改革的深化，学校的办学规模不断扩大，教学资源日益紧张，已有的教务管理系统已不能适应学校教学管理工作的需要。文章通过分析重庆医科大学教务管理系统的现状，着眼于学校正在开展的“以器官系统为主线”的整合医学教育教学模式改革和完全学分制改革，梳理、规范和优化教学业务流程，建立以教学日历为核心的教学运行子系统，构建课程管理平台，解决学生个性化学习管理难题，建成了以“学生”“教师”“课程”“教学日历”四个主体为核心的极具医学院校特色的教务管理系统，提高了学校教学管理水平和工作效率。

【关键词】：四位一体；医学院校；教务管理系统

教务管理信息系统是指在高校教务管理工作过程中，以学校教务处为主要管理部门，通过利用包括计算机技术、数据库技术和网络通信技术等在内的现代化信息技术手段搭建而成的针对各项教务管理实务进行有效管理的工作平台［1］。教务管理信息系统是学校教学正常运行的基础，是高校管理信息系统中最重要的环节，对减轻教学管理人员的工作量，提高工作效率，提高高校教学管理的科学化、规范化水平以及实现学校人才培养目标都具有重要意义。

1我国高校教务管理系统的现状

我国高校的教务管理系统多以购买商业软件为主，但基本上都需要对购买的教务管理系统进行小范围调整或二次开发，以适应该校特有的教学管理要求。虽然高校教务管理工作内容大同小异，但由于购买的教务管理系统设计理念各有不同，就导致了教务管理系统的改造程度较高，也造就了各具特色的高校教务管理系统［2］。近年来，随着我国教育改革的深化、素质教育的全面推进和高校扩招政策的出台，学校办学规模不断扩大［3］，教学资源日益紧张，同时也加大了学校内部各管理部门的工作量和难度［4］。随着现代计算机和网络技术的飞速发展，教学事务管理中的各项工作已经不难解决，但人为影响较大以及对教务管理规律性的认识不足，导致相似的教务管理工作很难有统一的教务管理系统来适应。行业性较强的院校，例如医学院校，教学点分散、课程模块多、单门课程上课教师多、实验类课程多、临床专业招生规模大、附属医院同时参与本科教学，因此，教学运行的流程与其他普通高校有所不同，在教学运行和教学管理方面存在较多的实际难题。现有的各类教务管理系统基本无法完美解决医学教学中的各项环节，尤其是涉及临床课程安排、教师调课、分项目授课、实验教学、临床见习安排等方面。另外，随着整合医学教学模式改革在医学教育领域的逐步展开［5］，各医学院校或进行小规模的改革试点，或全面实施，传统医学教育模式和整合医学教学模式并行，教学管理环节更加复杂。因此，对教务管理系统的重新设计变得尤为迫切。

2重庆医科大学现有教务管理信息系统现状

2006年，学校引入了杭州某公司的教务管理系统，主要用于七年制、普通本专科、留学生、成教本专科的教学管理。使用十几年来，该系统为重庆医科大学教学管理工作的顺利进行做出了巨大的贡献。随着学校“以器官系统为主线”的整合医学教育教学改革在临床医学专业中的全面推广和学分制改革的深入开展，基础和临床全线贯通［6］，教学管理环节更加复杂，学生个性化学习的需求越来越多，教学日常管理工作日趋繁重，现有的教务管理信息系统不能很好地适应教学管理的新的要求，目前主要存在以下问题：①该系统为学年学分制版本，不能满足学校即将实行的完全学分制的要求；②系统面向工科类学校开发，全国基本上为同一个版本，有众多不适合医学院校的特点；③系统为C／S结构，大部分功能必须在办公电脑上安装客户端后才能完成，教师在外网访问不便，且各临床学院访问速度均较慢；④系统操作较为繁琐，多类数据均须人工统计，很多历史数据不能继承，需要重复录入，智能化程度较低。因此，研发一套适合医学院校的教务管理系统迫在眉睫［7］。

3以“四位一体”为核心的医学院校特色教务管理系统的设计

为适应医学教育的发展和学校教学工作的实际情况，学校开展了新教务管理系统的设计和研发工作。新的教务管理系统紧密服务于学校正在开展的两项重大教育教学改革：一是在临床医学专业和儿科学专业全面实施的“以器官系统为主线”的整合医学教育教学模式改革，与传统的以学科为中心的“三段式”教学模式截然不同；二是从2017级普通本科开始实施的完全学分制改革，学生的学籍管理办法、成绩计算方法、课程考核方式与以往的学年学分制也有很大的不同。3．1以用户需求为导向指导系统设计。为满足学校教学管理的实际需求，首先对各类用户分别进行访谈和咨询。对学校教学管理人员进行一对一地访谈和试用，并根据其提出的意见和建议，指导新教务管理系统的整体框架设计；与附属医院的教学管理人员进行充分沟通，适应各附属医院的实际教学运行要求；邀请部分教师、学生、学院教学管理人员和学生管理人员参与系统的试用，根据其提出的意见和建议，优化新教务管理系统的设计、研发和各项教学管理业务流程［8］。3．2以修订教学管理制度为抓手，优化教学管理业务流程。制定和修订相关的教学管理制度并汇编成册，深刻分析、认真梳理学校的教务管理业务流程，并进行重构和优化，使教学管理制度建设与教务管理系统的业务设计同步进行，通过新教务管理系统对课程、培养计划、教学任务、学院、教研室、教师、学生、教学日历、考试、成绩、选课信息、学生评教等数据进行解构和聚合，实现各个业务模块之间的在线数据联动与共享，避免因不同业务部门分管不同的业务模块而导致的线下数据传递，如图1所示。3．3重构教学运行系统，提高管理效率。结合医学院校多名教师承担一门课程的特色，在教学任务落实时只需要填报课程负责人和教学秘书，将所有的授课教师、上课地点列入到教学日历中，重构了以“教学日历”为核心的教学运行子系统，通过在线采集、共享和分析教学日历的授课日期、节次、授课内容、教师、授课形式、授课语言、上课地点等内容，可以方便地完成教师调课、教学工作量统计、教师个人教学周课表和学生个人周课表查询、学生评教、教学巡查、课表查询等功能，如图2所示。同时，根据以“教学日历”为核心的教学运行子系统，首次创新地提出了“教学日历周课表”的概念，即以教学日历为数据来源，生成包含周次、日期、节次、授课内容的一种课表，与传统的从排课数据生成的课表是完全不同的两个概念。教学日历周课表针对不同的对象，分为教师个人教学周课表和学生个人课表，既方便教师查询每周的教学工作安排，给教师上课起到了提醒作用［9］，同时也为学生的个性化学习提供了指导。教师个人教学周课表准确、清晰地反映了一名教师整个学期的所有教学安排，包含了授课名称、节次、授课地点、授课对象，如图3所示。因教学日历处于教学运行子系统的核心位置，为保证其数据准确性、数据一致性和完整性，教学日历需要经过严格的系统自动校验、审核和人工审核，如图4所示。3．4构建课程管理平台，解决学生个性化学习管理难题。新教务管理系统在课程库的基础上构建课程管理平台，把名称相同、学时、课程性质相同的课程归为同一个课程平台，在满足培养计划要求的前提下，同一个课程平台下面的课程可以重修、补修。通过构建课程平台，解决了该校学生重修、补修只能采取线下方式报名的问题，并根据学生选课结果和教室座位分布直接随机安排学生的考试座次，避免了教师监考时无法确定重修、补修学生的考场和座次的乱象［10］，能让教师直接通过教务管理系统录入重修、补修成绩，并将学生的多次重修成绩与第一次正常修读的成绩进行自动关联，明确体现重修归属，从而准确地计算学生的平均学分绩点，如图5所示。3．5以“四位一体”为核心的医学院校特色教务管理系统的形成。新教务管理系统采用B／S架构，服务器操作系统为RedhatLinux，Web服务器为Tomcat7．0，数据库为Oracle11g，开发工具为MyEclipse9．0，采用JSP＋Ser－vlet＋JavaBean技术构建。新教务管理系统以“学生”“教师”“课程”“教学日历”四个方面为主体，各个主体相互联系，不可分割，实现了系统数据的无缝对接和实时统计。新教务管理系统以满足“教师”“学生”“教学管理人员”“学生管理人员”四类用户的良好操作体验为出发点，经过从理论到实践历时3年时间的艰辛探索和实践，终于建成了“四位一体”为核心的极具医学院校特色的教务管理系统。

4新教务管理系统的优点

4．1融合多种学籍管理制度。融合学年制、学年学分制、完全学分制三种管理制度［11］，实现了学校的普通本科（含5＋3）、高职专科、留学生和成人教育本专科，主修专业和辅修专业，老生和新生在同一教务管理系统下的管理。4．2体现完全学分制理念。体现学校实施完全学分制的理念，实现按个性化培养的学分制理念［12］，如学生个性化的学习计划、选课、周课表、考试管理、成绩管理、学费收取、学籍监控、毕业审核等，覆盖了学生从入学到毕业的全过程。4．3适应学校教学改革需要。适应了学校“以器官系统为主线”的医学教育教学改革，针对整合课程授课教师多、授课地点多、授课形式多的特点，优化了器官系统整合课程的教学安排［13］，解决了实验和示教教师及地点安排的操作困难和系统显示等难题，如图6所示。4．4适应附属医院（含教学医院）的教学运行管理。附属医院（含教学医院）承担的课程，尤其是临床类课程，示教学时多，示教分组多，参与上课的教师多，教务管理系统需要适应附属医院的教学运行特点及管理难题［14］。同时，系统支持校园网、互联网等不同的网络环境，使处于外网的各附属医院能够方便、快捷地访问系统，充分实现了教学资源的数字化、信息化和网络共享。4．5改善用户的操作体验。系统提供了良好的界面和流程，操作简单、方便，改善了教师、学生、教学管理人员等各类用户的使用体验，如减轻了教师在教学日历填报、成绩录入、教学工作量计算、教师调课等方面的重复劳动，采用周课表的形式方便教师查询每周教学工作安排，也给教师上课起到了提醒作用。同时，系统方便学生进行重（补）修报名、平均学分绩点计算、选课、排名统计、缓考和免修申请等个性化学习。4．6实现灵活的选课管理。能够分批次自定义选课的范围、轮次、时间，保证较高的并发数，保障学生选课及成绩查询高峰期系统的稳定运行。4．7线下业务线上化、流程化学校有多个校区，教学点分散，各院系教学管理部门不集中。因此，需要将线下纸质进行的各类流程在教务管理系统中线上化和流程化，例如学生的各类申请、学院和教师的各种申请均可在教务管理系统中进行。4．8为其他业务系统提供外部接口。新教务系统运行质量高、开放性好，便于移动、扩展，采用多种方式为第三方软件系统及数字化校园平台提供丰富的外部接口，并为学校的其他管理系统（如智慧教室管理系统、教务自助打印系统）的部署和使用奠定坚实的基础。

5结束语

新教务管理系统投入使用以来，提高了学校教务管理水平和工作效率，减少了教师在日常教学工作中常规、繁琐和重复的劳动，为学生个性化的学习需求提供了良好的指导［15］，提高了广大师生的满意度，有力地促进了学校其他与教学相关的管理应用系统的建设，如为人事教师绩效考核系统提供准确的教师教学工作量，为智慧教室管理系统提供准确的排课信息，为财务系统提供准确的学生选课信息，为教务自助服务系统提供准确的学生成绩和学籍信息等，大大提升了学校的信息化建设水平，并为学校全面实施的“以器官系统为主线”的医学教育教学改革和完全学分制改革提供了充分保障，先后有部分院校来学校就新教务管理系统研发进行专题交流和讨论，对其他高校尤其是医学院校的教务系统应用起了良好的示范作用。

作者:陈戈 徐晨 钟朝晖 何光军 单位:重庆医科大学教务处