婚姻登记档案规范化管理研究

【摘要】随着经济社会的发展，人们对于档案信息的需求越来越高，同时也认识到公共档案尤其是婚姻登记档案管理的重要性。婚姻登记档案是证明夫妻双方婚姻关系的重要文件，与婚姻关系中的财产、房产等有着密切的关系，直接关系到婚姻当事人的利益，因此在新形势下加强婚姻登记档案的规范化管理工作显得尤为重要。

【关键词】婚姻登记;档案管理;规范化

随着经济的发展，人们的生活水平越来也高，现在很多人都有购房和出国等需求，尤其是作为婚姻双方的当事人来说，在办理很多业务和手续时都需要用到婚姻登记档案，随着档案信息利用率的不断提高，在部分档案管理中存在的问题也逐渐显现出来。因此在新形势下加强婚姻登记档案的规范化管理就成为了档案管理人员必须要重视的问题。

一、目前婚姻登记档案管理存在的问题

1、婚姻档案管理人员责任心不高，资料保存不完整。在婚姻登记档案管理中，由于档案管理人员的工作能力不强，责任意识不高，很容易出现婚姻登记档案资料的遗失或者资料保存不完整，比如婚姻当事人的身份证或者户口簿等复印件不齐全或者婚姻登记档案一些重要的材料登记用的笔墨纸不规范，或者一些复印件不清楚等，这些都不利于婚姻登记档案的长期保存。存在这些问题的客观原因是婚姻登记档案比较分散，时间跨度较大，很多婚姻登记档案的保存都经历了地方行政区域划分的变更或者乡镇的撤销合并，没有专门的人员对其进行管理，也没有固定的档案存放地点，导致婚姻登记档案在移交过程中出现遗漏或者丢失、毁损的情况。主观原因是很多婚姻登记档案管理人员的责任心不强，很多婚姻登记档案登记管理人员都没有经过专业的业务培训，工作水平和能力较差，不知道如何科学地对婚姻登记档案进行管理，再加上平时缺少上级部门的监督，工作散漫马虎，没有认识到婚姻登记档案对婚姻双方当事人的重要性，导致很多档案资料归档不及时、不完整，甚至该归档和移交的不归档、不移交，造成婚姻登记档案的损失。2、婚姻登记档案硬件建设落后。婚姻登记档案的管理工作不同于其它的工作，不能直接产生经济效益和社会效益，因此工作人员的业绩很难得到肯定，再加上有些领导对于婚姻登记档案管理的重要性认识不足，没有把科学严谨的婚姻登记档案规范纳入到平时的议事日程当中，而婚姻登记档案管理也不是由专业的档案管理人才担任，这就会导致婚姻登记档案的硬件建设水平落后，有些婚姻登记档案管理部门没有专门的档案储藏室，或者储藏室不符合档案长期保存的要求，通风不好、潮湿、保存条件差都很容易对档案造成一定的影响。其次是婚姻登记档案建设不规范、不科学，缺乏现代化的档案管理办公设备和安全设施，信息化条件落后，没有配备专门的婚姻登记档案管理软件，导致档案的查询和保存效率低下，由于没有信息化系统的帮助，在婚姻登记档案调阅时耗时较长，加大了管理人员的工作负荷，影响工作效率。3、婚姻登记档案管理制度不健全。目前在婚姻登记档案管理部门很多档案管理制度不健全，尤其是在档案传递和利用的过程中没有明确的责任分工和工作流程安排，没有严格按照程序进行办理，对于使用者的身份审核不严格，婚姻登记档案保密性差，这样就会造成婚姻登记档案在使用过程中造成的档案资料遗失和泄密无法追责，不但损害了婚姻双方当事人的利益，而且造成了不良的社会影响。最主要的原因就是管理制度不健全、缺乏必要的约束管理机制，而对于档案管理工作也缺乏必要的奖惩机制，工作干好干坏一个样，干与不干一个样，导致婚姻登记档案管理人员工作积极性不高。

二、做好婚姻登记档案规范化管理的几点建议

1、加强组织领导、重视档案管理工作。婚姻登记档案是登记机关在当事人进行结婚登记、离婚登记等过程中形成的具有重要凭证作用的工作记录，内容繁多，是具有非常重要的现实凭证价值和历史凭证价值的资料。而婚姻登记档案管理部门的主要职责之一就是要对涉及到婚姻双方当事人的各种资料进行收集、整理、保管以及合理的使用。当地民政部门要切实负起责任，与档案管理部门一起做好对婚姻登记档案管理工作的沟通和协调工作，要从思想上重视婚姻登记档案管理工作，将与档案管理工作相关的各项内容纳入到重要的议事日程当中，加强组织领导，对于在婚姻登记档案管理工作中出现的困难和问题要及时加以解决。要提升婚姻登记档案室的硬件配备，做好档案室的防潮、防火以及防盗工作;同时要切实做到主要领导亲自抓、分管领导具体管，业务科室和登记管理部门共同负责的工作格局，上下一致做好婚姻登记档案的规范化工作。2、完善婚姻登记档案的各项规章制度。婚姻登记档案管理工作是一项科学化和系统性的工作，必须有相关的管理制度进行完善和规范，这也是促进婚姻登记档案正规化、科学化管理的必然要求，是婚姻双方当事人的个人信息能够得到保护的最大保障。婚姻档案管理记录着大量的人员信息，如果没有科学的制度约束和管理办法的指引，婚姻登记档案管理工作人员的日常工作就无章可循，工作也就无从开展。婚姻登记档案不同于一般的档案管理，除了具有普通档案具有的共性特点以外，还有属于自身的专属特性。比如婚姻登记涉及到的是双方的隐私，因此要求的法定性和保密性更强。婚姻登记机关应当根据《婚姻登记法》等一系列法律法规，结合本单位工作实际，建立健全婚姻登记印章、证书、档案及数据等事项的管理制度，如《婚姻登记档案管理员职责》、《保密工作制度》、《婚姻登记档案查阅制度》和《应急预案》等，使各项工作流程都能按照统一的规章制度进行，确保依法行政、程序合法，从而保证档案信息的保密性，使登记人合法权益得到有效保护。3、利用现代化的信息手段加强婚姻档案管理。婚姻登记档案涉及到的信息量非常庞大，如果全靠人工进行管理那将是庞大的工作量，现在档案管理已经进入了信息化时代，作为婚姻登记档案管理也必然要步入信息化的轨道。我国的婚姻档案管理办法规定婚姻登记档案的管理期限长达100年，对于一些具有保存价值的资料甚至需要保存更长时间，这些都要求婚姻登记档案从传统的书面档案向信息化档案转化，将现代科学信息化技术应用到婚姻登记当中，这样不但能够让婚姻登记机关、司法机关以及公安机关能够实现信息共享，避免纸质档案在传递过程中出现丢失和毁损现象，而且通过信息化能够及时掌握公民个人的婚姻信息，提高工作效率，避免在婚姻方面出现违法违规的情况，同时能够更加准确便捷地获取婚姻登记信息，大幅度提升婚姻登记档案管理工作的准确性和便捷性。需要注意的是在信息化的管理过程中必须注意网络的安全问题，避免公民的个人隐私遭到泄露，保证公民的婚姻自由得到充分的保护。4、提升婚姻登记档案管理人员素质。婚姻登记档案主要是依靠管理人员的工作，工作人员的素质和能力高低直接影响到婚姻档案管理的水平，因此必须提升档案管理人员的专业素质和水平，加强对婚姻登记档案管理人员的继续教育和培训。对于业务能力的提升可以采用不同的办法，比如可以采取全员定期集中培训和工作人员自学相结合，利用案例教学、相互探讨、教授讲课等方式展开学习，特别是要提升管理人员的计算机操作能力，这样才能适应信息化条件下的婚姻登记档案管理工作。婚姻登记管理工作涉及到了公民的个人隐私，因此档案管理人员也要提升自己的职业道德素养，确保婚姻双方当事人的各项利益。5、加强对于婚姻登记档案管理人员的激励与考核。为了提升档案管理人员的工作积极性，应该在公平和公正的前提下给与管理人员适当的激励，让他们具有更高的工作积极性，要建立婚姻登记档案管理目标责任制，明确每一位工作人员应该达到的工作目标，考核的重点主要是人员的德能勤政等方面的工作表现，通过适当的奖励措施，让档案管理人员保持工作的热情，并更加积极主动地完成各项工作任务。

三、结语

婚姻登记档案管理工作涉及到公民的个人信息以及切身利益，必须引起相关部门的足够重视，进一步加强婚姻登记档案管理工作的规范化管理，明确目标责任制和档案管理工作所要达到的目标与标准，这样才能促进婚姻登记档案的规范化管理。

【参考文献】

［1］姜雪，李昕岑，巩春兰．我国档案管理人员职业现状与继续教育［J］．继续教育，2013(1)

［2］岳梅．新形势下做好婚姻登记档案规范化管理的几点建议［J］．中国管理信息化，2016(18)

［3］范晓丽．加强婚姻登记档案管理提高服务水平［J］．办公室业务，2015(4)

［4］李玲．对婚姻登记档案管理工作的调查与思考———以双鸭山市部分区县为例［J］．黑龙江档案，2012(1)

作者:许晓晖 单位:福建省宁德市古田县民政局